ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX FRAIS PROFESSIONNELS AU SEIN DE LA SOCIETE MODIS France

ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX FRAIS PROFESSIONNELS AU SEIN DE LA SOCIETE MODIS France

La Société Modis FRANCE, autrement dénommée l'Entreprise, SAS, au capital de 10 495 935 euros dont le siège social est situé 0 xxx Xxxxx Xxxxx 00000 Xxxxxxxxxxxx, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon sous le n° 353 150 261, représentée par XXXXXXX XXXXXXX en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines,

D'une part,

E t

- L'organisation syndicale CFDT, représentée par XXXXX, en qualité de délégué syndical ;

− L'organisation syndicale CFTC, représentée par XXXXX, en qualité de délégué syndical ;

− L'organisation syndicale CGT, représentée par XXXXX, en qualité de délégué syndical ;

− L'organisation syndicale CFE-CGC, représentée par XXXXX, en qualité de délégué syndical ;

D'autre part,

Table des matières

1. ARTICLE 1- PRINCIPES GENERAUX 3

1.1. OBJET ET CHAMPS D'APPLICATION 3

1.2. NATURE DES FRAIS REMBOURSES 3

1.2.1. PRINCIPES 3

1.2.2. AVANTAGES EN NATURE 4

1.3. DEFINITIONS 4

2. ARTICLE 2 — INDEMNISATION DES FRAIS DE REPAS EN FRANCE METROPOLITAINE 5

2.1. INDEMNISATION DES FRAIS DE DEJEUNER DES COLLABORATEURS 5

2.2. EXCLUSION 6

2.3. L'EXCEPTION 6

2.4. INDEMNISATION DES FRAIS DE DINER DES COLLABORATEURS EN DEPLACEMENT PROFESSIONNEL OCCASIONNEL 6

2.5. INDEMNISATION DES FRAIS DE PETIT DEJEUNER DES COLLABORATEURS EN DEPLACEMENT PROFESSIONNEL OCCASIONNEL LORSQUE CELUI-CI N'EST PAS COMPRIS

DANS LA RESERVATION HOTELIERE 6

3. ARTICLE 3 — INDEMNISATION DES FRAIS D'HEBERGEMENT (HOTEL ET PETIT DEJEUNER) EN FRANCE METROPOLITAINE LORS D'UN DEPLACEMENT OCCASIONNEL 7

3.1. LES FRAIS D'HEBERGEMENT DES COLLABORATEURS EN DEPLACEMENT PROFESSIONNEL OCCASIONNEL 7

4. ARTICLE 4— INDEMNISATION ET PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE TRANSPORTS 7

4.1. LE PRINCIPE : UTILISATION DES TRANSPORTS EN COMMUN : MODALITES DE PRISES EN CHARGE ET INDEMNISATION DES FRAIS LIES A L'UTILISATION QUOTIDIENNE DES TRANSPORTS EN COMMUN 7

4.2. EXCEPTION : UTILISATION DU VEHICULE PERSONNELA DES FINS PROFESSIONNELLES 8

4.2.1. UTILISATION DU VEHICULE PERSONNELA DES FINS PROFESSIONNELLES DANS LE CADRE D'UNE MISSION 8

4.2.2. INDEMNISATION DES FRAIS LIES A L'UTILISATION DU VEHICULE PERSONNEL PAR LES COLLABORATEURS EN DEPLACEMENT OCCASIONNEL • 9

4.3. REGLES D'UTILISATION DU TRAIN (EX : TGV, CORAIL, TER ...) ET DE L'AVION 9

4.3.1. UTILISATION DU TRAIN ET DE L'AVION DANS LE CADRE D'UN GRAND DEPLACEMENT OU D'UN DEPLACEMENT OCCASIONNEL 9

4.4. REGLES D'UTILISATION DES METROS, BUS, NAVETTES ET TAXIS 10

5. ARTICLE 5— INDEMNISATION DES FRAIS DANS LE CADRE D' UNE MISSION SANS RETOUR QUOTIDIEN AU DOMICILE : LE GRAND DEPLACEMENT 11

6. ARTICLE 6 - POLITIQUE AUTO 14

6.1. VEHICULE DE FONCTION 14

6.2. VEHICULE UTILITAIRE/DE SERVICE 15

6.3. LOCATION DE VOITURE 15

7. ARTICLE 7 - DEPLACEMENTS A L'ETRANGER 15

7.1. MODALITES DE VOYAGE ' 15

7.2. ASSISTANCE RAPATRIEMENT 16

8. ARTICLE 8 - ETABLISSEMENT DE LA NOTE DE FRAIS 16

8.1. LA SAISIE D'UNE NOTE DE FRAIS 16

8.2. LE CONTROLE ET LA VALIDATION DES NOTES DE FRAIS 17

8.3. ECHEANCE DE RECEPTION DES NOTES DE FRAIS (MOIS M) 17

8.4. LE PAIEMENT 17

9. ARTICLE 9 - LA « CARTE AFFAIRES » 17

9.1. Qui ? 17

9.1. POUR PAYER QUOI ? 17

9.2. COMMENT ? 18

9.3. POURQUOI ? LES AVANTAGES POUR LE PORTEUR 18

1. ARTICLE 10 - DISPOSITIONS FINALES 18

10.1. ENTREE EN VIGUEUR 18

10.2. DUREE DE L'ACCORD 18

10.3. REVISION 18

10.4. DENONCIATION 18

10.5. DEPOT 19

10.6. SUIVI DE L'ACCORD 19

ANNEXE 1 20

Préambule

A la demande des organisations syndicales, estimant que la note relative aux frais professionnels déployée au sein de l'entreprise, ne permettait pas de couvrir la majorité des situations existantes et pouvait parfois présenter des ambiguités d'interprétation, les parties ont décidé d'ouvrir des négociations portant sur les modalités de prise en charge des frais professionnels.

Les parties ont donc convenu de définir les modalités de remboursement des frais engagés par les collaborateurs lors d'une intervention en clientèle et lors de déplacements professionnels qui soient conformes aux normes URSSAF et en adéquation avec l'activité de l'entreprise. Cet accord a pour vocation de définir le cadre général sans toutefois avoir la prétention de couvrir toutes les situations particulières pouvant se présenter. Néanmoins, ces dernières seront traitées dans le respect des principes visés dans le présent accord.

A cet effet, 4 réunions réunions de négociation se sont déroulées les 14/12/2016, 05/01/2017, 06/02/2017 et 28/02/2017.

Cet accord annule et remplace les notes et procédures précédentes relatives à ce sujet ainsi que toutes les pratiques ou usages éventuels qui auraient pu exister.

1. Article 1- PRINCIPES GENERAUX

1.1. Objet et champs d'application

Les règles et barèmes définis dans le présent accord s'imposent à l'ensemble des collaborateurs de la société Modis France.

1.2. Nature des frais remboursés

1.2.1.  Principes

Les sommes versées par la société au collaborateur dans le cadre d'une intervention en clientèle ou d'un déplacement professionnel ont pour but exclusif de rembourser les frais engagés par le collaborateur intervenant en clientèle ou accomplissant une mission pour le compte de la société Modis FRANCE en dehors du lieu auquel il est contractuellement rattaché.

Les sommes versées ont la nature d'indemnité. En aucun cas elles n'ont le caractère de salaire ou de complément de salaire. En conséquence les frais ne doivent être, ni une charge financière, ni une opportunité de gains pour les collaborateurs.

L'indemnisation peut se faire sous des formes différentes selon les cas décrits dans le présent accord :

Soit la société verse au collaborateur une allocation forfaitaire pour les dépenses exposées dans le cadre de son activité professionnelle, auquel cas ces allocations forfaitaires doivent respecter les montants maximum de remboursement fixés par l'administration fiscale (URSSAF). Dans ce cas aucun justificatif ne doit être produit par le collaborateur, excepté pour les indemnités kilomètriques.

Soit la société rembourse le collaborateur sur la base des frais réels, auquel cas le salarié doit systématiquement produire les justificatifs permettant de prouver les dépenses engagées. Exceptionnellement à des fins de contrôle, la société se réserve le droit de demander le relevé du compte de carte de crédit pour justifier la réalité des dépenses engagées par le Collaborateur (notamment en cas de perte par le salarié des justificatifs).

Il est utilement précisé que les frais relevant d'une utilisation et consommation personnelle ne sont pas pris en charge par l'entreprise (journaux, café, ...).

Les notes de frais doivent être établies au mois le mois et ne doivent pas concerner des frais antérieurs à 4 mois, sauf cas exceptionnels.

Les frais engagés par les collaborateurs et pris en charge par l'entreprise sont actés entre le manager et ledit collaborateur via l'ordre de mission. En cas de désaccord ou de mésentente sur les modalités à mettre en oeuvre, il appartiendra à la Direction des Ressources Humaines de proposer une solution qui convienne aux deux parties.

1.2.2.  Avantages en nature

Les outils et supports informatiques professionnels qui sont mis à disposition des collaborateurs pour l'exercice de leur fonction ne doivent pas être utilisés à titre privé. Cette règle s'applique à tous les outils issus des nouvelles technologies. Ainsi l'utilisation à titre privé des ordinateurs et des téléphones portables n'est pas autorisée.

Toutefois une utilisation raisonnable et modérée de ces outils se justifiant par des besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale est tolérée.

1.3. Définitions

utilisation aes transports en commun aans ie cadre aes aeplacements professionnels

L'utilisation des transports en commun est privilégiés par les collaborateurs pour se rendre sur le lieu d'exécution de la mission et dans le cadre des déplacements professionnels.

Néanmoins, les collaborateurs sont libres de décider d'utiliser leurs véhicules personnels. Dans ce cas, ils ne peuvent prétendre à aucune prise en charge de la part de l'entreprise.

Par exception lorsque l'utilisation des transports en commun s'avère très incommode ou impossible en raison de l'absence de transport en commun ou de liaisons, de la durée excessive du trajet liée à la multiplicité des correspondances ou d'horaires décalés, le collaborateur pourra utiliser son véhicule personnel après accord écrit préalable de son manager formalisé via l'ordre de mission avec une prise en charge forfaitaire par l'entreprise.

> Définition du domicile

Il s'agit de la résidence principale au sens de la définition URSSAF (résidence habituelle avec la famille) dans laquelle réside le salarié et qu'il a déclaré au service du personnel. Un justificatif de ce domicile pourra être demandé.

> Définition du site de rattachement contractuel

Il convient d'entendre par site de rattachement contractuel le lieu de travail indiqué comme tel dans le contrat de travail du salarié / bulletin de paie.

> Définition du lieu de travail habituel

C'est le lieu indiqué dans le contrat de travail qui est en général, le lieu de rattachement. Il peut s'agir également du lieu indiqué dans la lettre de mission du salarié intervenant sur un site client pendant une longue période (> 3 mois).

> Définition de la mission en clientèle

Par intervention en clientèle, il faut entendre les prestations ou les missions entraînant une affectation des collaborateurs sur le site du client, client qui peut être également un autre site de la société Modis France.

⮚ Définition du déplacement professionnel occasionnel

Par déplacement professionnel occasionnel, il faut entendre tout déplacement en France métropolitaine ou pays frontaliers de quelques heures à quelques jours, n'entraînant pas de modification durable du lieu de travail habituel. Ce type de déplacement concerne généralement le collaborateur sédentaire.

Il s'agit notamment des rendez-vous extérieurs pris dans la journée de travail, des déplacements liés à des stages de formation professionnelle ou encore le déplacement de collaborateurs structure ou des déplacements ponctuels demandés par les managers aux collaborateurs en prestation.

⮚ Définition de la mission avec retour quotidien au domicile

Le collaborateur est en mission chez le client et regagne chaque soir son domicile.

⮚ Définition de la mission sans retour quotidien au domicile : le grand déplacement

Le collaborateur en mission chez le client ne peut regagner son domicile chaque soir. Il est autorisé à ne pas regagner son domicile chaque soir lorsque :

La distance séparant le lieu de son domicile du lieu de mission est au moins égale à 50 km pour un aller ;

ET

Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 pour un aller.

Compte tenu de la diversité des situations géographiques et des conditions de transport le retour quotidien au domicile pourra être retenu malgré une distance ou un temps Aller/Retour supérieur aux limites fixées ci- dessus sur accord du Manager. Dans ce cas, le collaborateur ne pourra pas prétendre aux indemnités forfaitaires URSSAF versées dans le cadre d'une mission sans retour quotidien au domicile.

2. ARTICLE 2 — INDEMNISATION DES FRAIS DE REPAS EN FRANCE METROPOLITAINE

2.1. Indemnisation des frais de déjeuner des collaborateurs

Un titre restaurant est attribué à tout collaborateur pour une journée effectivement travaillée. Seuls les jours de présence effective du salarié ouvrent droit à l'attribution d'un titre restaurant.

La répartition de la valeur financière du titre est répartie ainsi :

− 60% à la charge de l'employeur ;

− 40% à la charge du salarié.

Cas du collaborateur en formation :

Les collaborateurs en formation sont couverts par un titre restaurant pour leurs déjeuners.

Cas du collaborateur en déplacement pour la fournée :

Les collaborateurs en déplacement pour la journée sont couverts par un titre restaurant pour leurs déjeuners.

2.2. Exclusion

Sont exclues du bénéfice des titres restaurant les situations suivantes :

- Les collaborateurs dispensés d'exécuter leur préavis quel que soit le motif de la rupture du contrat ;

− Les collaborateurs travaillant à temps partiel dont l'heure de déjeuner n'est pas comprise dans leur horaire de travail ;

Les jours de congés payés ;

− Les jours d'arrêts maladie ;

− Les autres jours d'absence au titre des congés pour événements familiaux, maternité, paternité, sans solde, des repos compensateurs et des jours de Rn;

− Les collaborateurs travaillant à temps plein et qui s'absenteraient une demi-journée (matin ou après- midi).

− Les collaborateurs en inter mission à domicile

− Les collaborateurs en déplacement à l'étranger bénéficiant de la prise en charge aux frais réels plafonnés

2.3. L'exception

Les salariés en mission auprès de client de l'entreprise dont le restaurant d'entreprise refuse en mode de paiement les titres restaurants (carte dématérialisée) peuvent demander la prise en charge de leur repas du midi sur note de frais, dans la limite de la participation employeur aux titres restaurants. Ce crédit journalier, s'il n'est pas utilisé, n'est pas reportable d'une journée sur l'autre.

Chaque fin de mois le collaborateur établi une une note de frais à laquelle il joint l'ensemble des justificatifs permettant de justifier de la dépense pour le déjeuner.

Le passage du titre restaurant dématérialisé à la prise en charge sur note de frais n'est possible qu'une fois par an sur la même mission. Une fois ce choix effectué il est acté pour une durée d'un an.

En cas de situation exceptionnelle, le collaborateur pourra revenir aux titres restaurant sur demande motivée auprès de son manager et du service du personnel.

2.4. Indemnisation des frais de dîner des collaborateurs en déplacement professionnel occasionnel

Les frais de dîner sont remboursés via note de frais sur la base des dépenses réelles plafonnées et sur production des justificatifs dans la limite de 22€.

Il est rappelé qu'aucune indemnité n'est versée pour le repas du midi puisque ce repas est indemnisé par l'attribution d'un titre restaurant.

2.5. Indemnisation des frais de petit déjeuner des collaborateurs en déplacement professionnel occasionnel lorsque celui-ci n'est pas compris dans la réservation hôtelière

Les frais de petit déjeuner sont remboursés via note de frais sur la base des dépenses réelles plafonnées et sur production des justificatifs dans la limite de 8 C.

3. ARTICLE 3 — INDEMNISATION DES FRAIS D'HEBERGEMENT (hôtel et petit déjeuner) EN France METROPOLITAINE LORS D'UN DEPLACEMENT OCCASIONNEL

3.1. Les frais d'hébergement des collaborateurs en déplacement professionnel occasionnel

Dans le cadre d'un déplacement professionnel occasionnel en France métroplitaine, les frais d'hébergement (hôtel et petit déjeuner et taxe de séjour) sont indemnisés sur la base des frais réels (sur justificatifs + note de frais) plafonnés aux montants suivants :

France

Hôtel & Petit déjeuner

Province

100 €

Région Ile de France

120 €

Le remboursement s'effectue sur note de frais.

Lorsque le petit déjeuner n'est pas compris dans le prix de la nuitée, Les frais de petit déjeuner sont remboursés sur la base des dépenses réelles plafonnées via note de frais et sur production des justificatifs dans la limite de 8 € (cf 2.5).

4. ARTICLE 4 — INDEMNISATION ET PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE TRANSPORTS

4.1. LE PRINCIPE : utilisation des Transports en commun : modalités de prises en charge et Indemnisation des frais liés à l'utilisation quotidienne des transports en commun

Le principe en vigueur dans l'entreprise est de systématiquement privilégier l'utilisation des transports en commun.

Les titres de transport sont pris en charge à 100% par l'entreprise sur envoi mensuel au Service Paie et Administration du Personnel (xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx) des justificatifs exceptés pour les abonnements annuels qui ne font l'objet que d'un seul justifiatif par an.

Pour la prise en charge, les documents suivants doivent être transmis : Les justificatifs

Copie PASS transpole, navigo

Formulaire « demande de transport Modis » disponible sur l'intranet

Remarque : les souscriptions d'abonnements annuels sont remboursés à 100% tout au long de l'année sans décompte des périodes d'inter contrat et de congés.

En revanche lors d'un congé maternité, d'adoption, congé parental à temps plein, maladie, ou toute absence de longue durée, la prise en charge sera suspendue jusqu'au retour effectif dans l'entreprise.

Délais de remboursement : les remboursements s'effectuent avec une rétroactivité maximum de 4 mois avec prise en compte du mois en cours.

Il ne pourra être dérogé à cette règle d'utilisation des transports en commun que dans les cas prévus ci- dessous.

4.2. Exception : utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles

4.2.1.Utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles dans le cadre d'une mission :

L'entreprise peut verser une prise en charge au collaborateur pour l'utilisation de son véhicule personnel lorsque le recours aux transports en commun s'avère très incommode en raison :

De l'absence de transports en commun à proximité du site d'intervention du client ;

De situations de grossesse (femmes enceintes) nécessitant d'éviter les transports en commun ;

D'une durée excessive du trajet en transport en commun liée à la multiplicité des correspondances. On considère une durée exessive de trajet en transports en commun au-delà :

• De 1 heure 30 minutes pour un trajet Aller en Ile de France ;

• De 1 heure pour un trajet Aller pour la Province ;

• De surcroit l'utilisation du véhicule personnel doit aussi permettre de gagner un minimum de 30 minutes sur un trajet Aller.

Remarque 1 : Ce sont deux conditions (seuil au-delà duquel la durée est considérée comme excessive et le gain de temps en véhicule) sont cumulatives.

Remarque 2 : Ces durées sont établies selon le site internet de référence « Google Maps » avec l'utilisation du trajet le plus rapide en temps, sans circulation.

En cas de co-voiturage, seul le conducteur désigné comme habituel par les salariés concernés est habilité à bénéficier d'une prise en charge.

L'accord du manager pour l'utilisation du véhicule personnel est formalisé via l'ordre de mission.

Le salarié qui est autorisé à utiliser son véhicule personnel doit être en règle : carte grise, permis de conduire et assurance couvrant les trajets domicile/lieu de travail habituel. Il doit envoyer une copie de sa carte grise au Service Paie et Administration du personnel (xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx).

Si l'utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles augmente le prix de l'assurance du collaborateur, celui-ci pourra présenter une note de frais accompagnée du justificatif afin de se voir rembourser le différentiel.

Remarques :

− Le personnel de structure ou les collaborateurs travaillant sur leur agence de rattachement qui utilisent leur véhicule personnel pour se rendre sur le lieu de travail ne peuvent pas prétendre à l'indemnisation pour l'utilisation de leur véhicule de par la nature sédentaire de leur activité.

La direction pourra proposer la mise à disposition d'un véhicule de service conformément à l'article 6.2 du présent accord notamment en raison de la fréquence des déplacements, de sites clients non desservis ou mal desservis par les transports en commun.

Le trajet à indemniser est calculé selon les modalités suivantes sur la base des jours réellement travaillés et plafonné comme suit :

Nombre de km AR dom/site client	Forfait mensuel (plafonné à 20 jrs)	Forfait journalier
< 3 km	6,00 €	0,30 €
>= 3 km et <10 km	16,00 €	0,80 €
>= 10km et < 20 km	35,00 €	1,75 €
>= 20km et < 30 km	50,00 €	2,50 €
>= 30km et < 40 km	65,00 €	3,25 €
>= 40km et < 50 km	90,00 €	4,50 €
>= 50km et < 60 km	110,00 €	5,50 €
>= 60km et < 70 km	130,00 €	6,50 €
>= 70km et < 80 km	135,00 €	6,75 €
>= 80km et < 90 km	175,00 €	8,75 €
>= 90km et < 100 km	190,00 €	9,50 €
>= 100 km	220,00 €	11,00 €

Les distances visées ci-dessus sont calculées en utilisant le site web « google Maps » (trajet le plus rapide sans circulation).

Pour tout trajet AR domicile-site client supérieur à 100 KM : voir avec la Direction des Ressources Humaines.

Il est convenu entre les parties que le forfait pourra faire l'objet d'une révision lors de la commission de suivi annuel. Ainsi, en cas d'augmentation des prix de l'essence de plus de 3% sur une période de minimum 6 mois consécutifs les forfaits seront automatiquement revalorisés de 2%.

4.2.2.Indennnisation des frais liés à l'utilisation du véhicule personnel par les collaborateurs en déplacement occasionnel :

Les collaborateurs contraints d'utiliser leur véhicule personnel pour des déplacements occasionnels et exceptionnels dans le cadre d'une mission, ou en cas de déplacements multi sites, sont remboursés sur la base du barème de 0,45 Euros par kilomètre.

Sont compris dans l' indemnité kilométrique: les frais d'usure du véhicule, les pneus et l'entretien, la dépréciation du véhicule, l'assurance, le carburant.

Il est impossible de cumuler des indemnités kilométriques et un remboursement de carburant.

En cas de co-voiturage, seul le conducteur désigné comme habituel par les salariés concernés est habilité à recevoir des indemnités kilométriques.

La prise en charge s'effectue via note de frais du mois concerné, avec précision du motif du déplacement, du lieu de départ, lieu d'arrivée et de la distance.

4.3. Règles d'utilisation du train (ex : TGV, CORAIL, TER ...) et de l'avion

4.3.1.Utilisation du train et de l'avion dans le cadre d'un grand déplacement ou d'un déplacement

occasionnel :

Dans le cadre de sa mission ou de son poste, le collaborateur peut être amené à effectuer un déplacement occasionnel.

Le choix du trajet pris en charge par la société se fait sur la base du moyen de transport le plus économique entre l'avion et le train.

En accord avec la hiérarchie, le choix du mode de transport remboursé doit être arrêté avant le départ du salarié et choisi en fonction notamment de la distance à parcourir et du temps de trajet.

✓ Le train :

L'ensemble des collaborateurs voyagent en 2nde classe.

L'achat d'un abonnement Fréquence sur un trajet n'est envisageable qu'à partir d'au moins 6 Aller/Retour pour le compte de l'entreprise sur ce trajet et nécessite l'accord préalable formel du supérieur hiérarchique.

La réservation des billets de train doit se faire via l'adresse xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx Le remboursement de billets de train sur note de frais ne sera qu'exceptionnellement accepté.

Exception : L'utilisation de la 1ère classe est possible dans le cas suivant : Cas particulier des collaborateurs effectuant plus de 10 déplacements par an en TGV : voyage en lère classe autorisé sous réserve d'être titulaire d'une carte fréquence. La carte fréquence est achetée par l'entreprise. Le collaborateur et/ou le manager ayant connaissance de la fréquence des trajets sont invité à contacter leur référent RH afin que les formalités afférentes à la mise en place de cette carte soit effectuées.

✓ L'avion :

De manière générale, l'avion n'est autorisé que dans les cas où la distance géographique le rend incontournable. L'utilisation de la classe touriste (économique) est obligatoire pour les trajets inférieurs à 10h de vol. Au-delà de 10h de vol la classe immédiatement supérieure à la classe économique est proposée.

L'adhésion à un programme de fidélisation ne doit en aucun cas prendre le pas sur le choix d'une compagnie dont les tarifs sont plus avantageux.

Les billets low-cost sont systématiquement choisis lorsque disponibles. Lorsque c'est possible, l'entreprise recommande de choisir des billets non-échangeables car plus économiques.

La réservation des billets d'avion doit se faire via l'adresse xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx Le remboursement de billets d'avion sur note de frais ne sera qu'exceptionnellement accepté.

4.4. Règles d'utilisation des métros, bus, navettes et taxis

L'utilisation des transports en commun (métro, bus, navettes aéroport...) doit être systématiquement privilégiée lorsqu'ils sont disponibles. L'utilisation d'un taxi doit être exceptionnelle et ne peut être acceptée que lorsqu'aucun autre moyen de transport ne peut être utilisé ou en cas d'horaires tardifs et de nuit.

Prise en charge : Les frais seront remboursés via note de frais sur justificatif. Le justificatif des frais de taxi devra mentionner, outre le montant, le point de départ et d'arrivée ainsi que l'heure du déplacement.

5. ARTICLE 5 — INDEMNISATION DES FRAIS DANS LE CADRE D'UNE MISSION SANS RETOUR QUOTIDIEN AU DOMICILE : LE GRAND DEPLACEMENT

Les collaborateurs en mission chez un client qui ne peuvent regagner leur domicile en raison de l'éloignement de leur domicile du lieu d'exécution du lieu de travail sont indemnisés pour le dîner sur la base du barème URSSAF en vigueur au ler janvier de chaque année.

La société suit et applique la mise à jour de ces barèmes ainsi que la dégressivité prévue par l'administration pour les missions d'une durée supérieure à 3 mois. (Voir annexe)

L'octroi de l'indemnité dite de grand déplacement, telle que prévue par les barèmes URSSAF, exonère le collaborateur de produire un justificatif. Elle est versée mensuellement sur la paie du collaborateur sous forme d'indemnité forfaitaire et est variable en fonction du nombre de jours effectivement prestés.

L'indemnité grand déplacement est formalisée et mise en place après accord du manager lors de l'établissement de l'ordre de mission. En cas d'absence à quelque titre que ce soit (congés, RTT, arrêt maladie, préavis non effectué...), les indemnités prévues ci-dessous sont suspendues.

Néanmoins, et compte tenu de la diversité des situations géographiques et des conditions de transport le retour quotidien au domicile pourra être retenu, à la demande des collaborateurs, malgré une distance ou un temps Aller/Retour supérieurs aux limites fixées ci-dessus, sur accord du Manager.

Si après échanges et analyse de la situation, devant nécessairement tenir compte de la fatigue que pourra engendrer la multiplicité des déplacements, des solutions d'aménagement pourront être proposées (ex: retour 1 jour sur 2 ...)

5.1.Les frais liés à l'hôtel et aux repas :

L'indemnité forfaitaire de grand déplacement comprend :

• Les frais engagés pour l'hébergement (hôtel & petit déjeuner)

• Les repas du soir.

+ Si en raison du trajet lieu d'affectation/domicile, le collaborateur doit passer la nuit du dimanche au lundi hors de son domicile (ou toute autre nuit précédant sa mission), il sera indemnisé sur la base des forfaits URSSAF pour l'hôtel et le petit déjeuner et sur justificatif pour le dîner.

4 En cas de retour tardif au domicile le vendredi soir (ou tout autre jour de la semaine correspondant au jour de fin de mission) au-delà de 21H30, le repas du soir peut être pris en charge par l'entreprise. L'hôtel n'est quant à lui pas pris en charge.

Ces repas de retour tardif ou départ anticipé sont pris en charge sur la base des frais réels plafonnés et pour lesquels des justificatifs doivent être joints.

Il est précisé que lors du grand déplacement, le collaborateur bénéficie pour son repas du midi de son titre restaurant.

Concernant les modalités de réservation des hôtels : Le collaborateur a le choix entre les trois modalités suivantes :

5.1.1.Prise en charge via le service de réservation voyages de l'entreprise:

Dans ce cas et en principe aucun remboursement du collaborateur n'est nécessaire puisque les frais sont pris en charge directement par l'entreprise dès la réservation effectuée par le service Réservation voyages.

Par exception, dans l'éventualité où certains frais ne seraient pas couverts par le service de réservation de l'entreprise (taxes de séjour, petits déjeuners non inclus...) les frais subsistants sont pris en charge sur présentation des justificatifs via note de frais.

5.1.2.Prise en charge sur la base des forfaits URSSAF

Dans ce cas il n'est pas nécessaire de produire des justificatifs.

Les barèmes de remboursement URSSAF sont revalorisés au 1er janvier de chaque année. La société suit et applique la mise à jour de ces barèmes ainsi que la dégressivité prévue par l'administration pour les missions d'une durée supérieure à 3 mois.

5.1.3.Exception : remboursement des frais engagés pour l'hébergement (hôtel & petit déjeuner) sur la base des frais réels plafonnés

Pour des raisons d'organisation, à titre exceptionnel, et après accord du manager, le collaborateur pourra recourir aux frais réels plafonnés aux montants visés ci-dessous. Dans ce cas, les frais d'hébergement (hôtel et petit déjeuner et taxe de séjour) sont indemnisés sur la base des frais réels (sur justificatifs + note de frais) plafonnés aux montants suivants :

France	Hôtel & Petit déjeuner
Province	100 €
Région lle de France	120 €

Lorsque le petit déjeuner n'est pas compris dans le prix de la nuitée, Les frais de petit déjeuner sont remboursés sur la base des dépenses réelles plafonnées via note de frais et sur production des justificatifs dans la limite de 8

€ (cf 2.5).

5.2.Le trajet pour se rendre sur le lieu d'execution de la mission dans le cadre du grand déplacement :

5.2.1.Principe : utilisation des transports en commun

En accord avec la hiérarchie, le choix du mode de locomotion (voiture, train ou avion) doit être arrêté avant le départ du salarié et choisi en fonction de la distance à parcourir.

En règle générale, la voiture ne pourra être retenue que pour les distances inférieures à 250 km et l'avion pour celles supérieures à 600 km.

Les frais de trajet aller/retour pour se rendre du domicile à la région d'exécution de la mission sont remboursés selon les modalités prévues ci-dessous et précisées dans la lettre de mission.

− Soit ils sont pris en charge par le service de réservation des voyages en cas de recours aux transports en commun selon les modalités prévues à l'article 4.3.1;

− Soit ils sont pris en charge selon les modalités en vigueur dans l'entreprise en cas d'utilisation du véhicule personnel selon les modalités prévues à l'article 4.2.1.

5.2.2. Exception en cas de recours au véhicule personnel :

Le salarié qui est autorisé à utiliser son véhicule personnel doit être en règle : carte grise, permis de conduire et assurance couvrant les trajets domicile/lieu de travail habituel doivent être à jour.

Il doit envoyer une copie de sa carte grise au Service Paie et Administration du personnel (xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx).

La prise en charge des frais d'utilisation du véhicule se fait via note de frais sur le mois concerné en précisant le lieu de départ, le lieu d'arrivée et de la distance parcourue sur un trajet aller/retour.

Pour mémoire, cette indemnité kilométrique comprend les frais d'usure du véhicule, des pneus et d'entretien du véhicule, sa dépréciation, l'assurance et le carburant. Il est de ce fait impossible de cumuler des indemnités kilométriques et un remboursement par ailleurs de carburant.

Les frais de stationnements et de péages éventuels sont pris en charge sur présentation des justificatifs via note de frais.

5.3. Le voyage détente :

Pour les missions d'une durée d'un mois consécutif, les frais de retour à domicile sont pris en charge dans les limites suivantes :

Distance déplacement	Type de transport	Nombre d'AR pris en charge	remarques
< ou = 250 km	Voiture	1 AR par semaine le we	Ds le cadre d'une mission en France métropolitaine avec prise en charge d'un plein d'essence par voyage maximum.
>250 et < ou = 600 km	TGV, TER, Corails ...	2 par mois	Ds le cadre d'une mission en France métropolitaine
> 600 km	Avion	1 par mois	Ds le cadre d'une mission en France métropolitaine
> 600 km	Avion	1 tous les 2 mois	Ds le cadre d'une mission à l'étranger

6. Article 6 - POLITIQUE AUTO

6.1. Véhicule de fonction

Certains emplois commerciaux et managériaux donnent droit à l'affectation d'un véhicule de fonction. Dans ce cas, l'attribution donne lieu à un avantage en nature passé sur le bulletin de xxxx (déduction de charges en paie et déclaration fiscale).

L'attribution d'un véhicule se fait en priorité par la réaffectation d'un véhicule disponible, à défaut par commande d'un véhicule neuf par le supérieur hiérarchique. La demande formalisée via le document « Demande de véhicule particulier» est complétée par le collaborateur puis transmis au N+1 et à la Direction des Ressources Humaines pour validation.

Une fois le bon de commande validé, celui-ci devra être envoyé au service Parc Auto Adecco Groupe France par le collaborateur.

Conformément à la réglementation, le véhicule société confié à une personne pourra lui être retiré en cas d'absence supérieure à un mois et plus particulièrement en cas d'absence pour longue maladie ou de suspension de contrat.

Toutes les informations relatives au véhicule de fonction figurent sur le site du groupe ADECCO dans la rubrique « Clés en main fonction/support » puis « Immo, Achats, Facility » puis l'item « Automobile ».

Carburant et péage :

Les frais de carburant liés à l'utilisation d'un véhicule de fonction sont pris en charge par l'entreprise, toutefois seuls les frais d'essence liés à utilisation professionnelle du véhicule sont remboursés.

Les notes du week-end, de vacances, ou celles concernant les prises du vendredi, suivies le lundi par d'autres notes, ne peuvent être acceptées (sauf justifications par des activités professionnelles le week- end).

Il appartient aux responsables hiérarchiques de veiller au respect de ces règles.

Réparations et entretien des véhicules société :

Le collaborateur disposant d'un véhicule société doit l'entretenir et effectuer les réparations en « bon père de famille

».

Un guide utilisateur lui est remis en même temps que le véhicule, dont il doit impérativement suivre les consignes ; En cas de non-respect des prestataires et des prises en charge, les frais pourront rester à sa charge.

Remarque : les frais liés au nettoyage des véhicules de fonction sont pris en charge dans la limite de 10 € par mois.

PV et amendes :

Les PV et amendes sont réceptionnés par le service parc autos du Groupe. Dès notification par mail, le collaborateur doit effectuer au plus vite le règlement de l'amende.

Les majorations et frais éventuels d'huissier restent à la charge du collaborateur.

Le non-paiement récurrent ou la fréquence anormale des PV pourra faire l'objet d'une sanction pouvant aller jusqu'au retrait du véhicule.

6.2. Véhicule utilitaire/de service

Un véhicule utilitaire (2 places) peut être mis à disposition d'un collaborateur dans le cadre d'une mission nécessitant de fréquents déplacements. La demande est formulée par le responsable direct et fait l'objet d'une validation par la DRH.

Le collaborateur à qui la société met à disposition un véhicule de service dans le cadre de la mission en clientèle doit l'entretenir et effectuer les réparations en « bon père de famille ». Un guide utilisateur lui est remis en même temps que le véhicule, dont il doit impérativement suivre les consignes. En cas de non-respect des prestataires et des prises en charge, les frais pourront rester à sa charge.

Les PV et amendes sont réceptionnés par le service parc autos du Groupe. Dès notification par mail, le collaborateur doit effectuer au plus vite le règlement de l'amende.

Les majorations et frais éventuels d'huissier restent à la charge du collaborateur. Le non-paiement récurrent ou la fréquence anormale des PV pourra faire l'objet d'une sanction pouvant aller jusqu'au retrait du véhicule.

6.3. Location de voiture

La location de véhicule suppose une autorisation préalable du responsable hiérarchique et ne peut être envisagée que si elle est plus économique que les solutions précédemment citées compte tenu des déplacements à réaliser. Ce moyen de transport concerne uniquement les collaborateurs qui ne disposent pas d'un véhicule société (sauf cas où le recours à la location s'inscrit dans le prolongement d'un déplacement en train ou avion).

Afin d'assurer une bonne maîtrise des coûts, il est nécessaire d'effectuer ces locations via l'agence de voyages sélectionnée par le Groupe Adecco France et de faire le plein de carburant avant restitution du véhicule.

Prise en charge : Les frais doivent être payés par le collaborateur (avec Carte Affaires si collaborateur titulaire d'une Carte Affaires) et reportés sur la Note de Xxxxx, sauf dépenses engagées via l'agence de voyage sélectionnée par le Groupe.

7. Article 7 - DEPLACEMENTS A L'ETRANGER

7.1. Modalités de voyage :

Tout déplacement à l'étranger doit faire l'objet d'un ordre de mission spécifique, précisant les modalités de prise en charge qui auront été déterminés au préalable et conjointement par le collaborateur et par le management.

Les frais engagés à l'étranger dans une autre devise que l'€ sont remboursés sur la base du taux de change figurant sur le relevé bancaire du collaborateur. Une copie du relevé devra être annexée à la Note De Frais.

Les dépenses sont prioritairement couvertes par l'utilisation de la carte affaires du collaborateur. A titre exceptionnel (notamment hors zone de couverture de la carte affaires), une avance de frais pourra être établie sur demande du responsable hiérarchique.

En cas de temps de trajet important : le mode de transport (ex: voyage en Ère classe) et les modalités de récupérations du temps de transports seront proposées par le manager. Seront pris en compte notamment la durée du trajet, le décalage horaire éventuel ...., le tout sera à formaliser via l'ordre de mission spécifique et à acter en amont de la date de départ effectif en déplacement.

7.2. Assistance Rapatriement :

Toutes les sociétés du Groupe Adecco sont couvertes par une même police d'assurance assistance-rapatriement pour les voyages professionnels en France et à l'Etranger.

En cas d'accident, maladie, retour anticipé pour raisons familiales etc. aux cours de vos déplacements professionnels, vous devrez joindre Europ Assistance aux numéros suivants (sans oublier, le cas échéant, de prévenir votre responsable hiérarchique et votre service RH) :

Déplacements professionnels à l'Etranger : Déplacements professionnels en France :

Contrat Europ Assistance n° 58662782 Contrat Europ Assistance n° 00000000 Tél : 00 00 0 00 00 00 85 Tél : 00 00 00 00 00

8. Article 8 - ETABLISSEMENT DE LA NOTE DE FRAIS

8.1. La saisie d'une note de frais

Les demandes de remboursement doivent être établies sur support informatique.

La gestion du remboursement des Notes de Frais est à réaliser via le formulaire mis à disposition sur l'intranet. Chaque note de frais doit être complétée et comporter les indications suivantes :

• Toutes les factures justificatives ;

• Pour les indemnités kilométriques, une copie de la carte grise, du permis de conduire et de la police d'assurance devra être fournie en janvier de chaque année et/ou lors du changement de véhicule ;

• L'itinéraire emprunté ;

• Le nombre de "km-voiture" parcourus chaque jour ;

• Les informations nécessaires lorsqu'il s'agit de frais nécessitant une autorisation préalable ou lorsqu'une explication particulière est requise.

Après avoir renseigné le formulaire de frais, il faut imprimer, dater et signer le document puis le faire valider par votre manager.

Le formulaire ainsi que les justificatifs doivent être envoyé au service comptabilité à Villeurbanne pour la mise en paiement. Les justificatifs doivent être classés par ordre chronologique et non pas par type de dépenses ou tout autre classement.

Les montants de TVA doivent impérativement apparaître sur les factures. Le cas échéant la société se réserve le droit de déduire le montant de la TVA du remboursement des frais.

Pour les invitations clients et collaborateurs, le nom des convives (et de la société pour les clients) doivent être mentionnés au dos des justificatifs.

Les tickets de carte bleue ne sont pas acceptés en tant que justificatifs. Seuls des justificatifs explicites et datés peuvent donner lieu à remboursement.

Les justificatifs doivent être joints à la note de frais dans une enveloppe agrafée à la Note de frais, sur laquelle sont reportées les indications suivantes :

• Code DO, Nom agence • Montant total de la note de frais

• Nom et Prénom • Mois concerné par la Note de Xxxxx

• Nature des frais (professionnels,formation)

Il est impératif de conserver une copie des justificatifs et de la note de frais en cas de perte ou contrôle de l'Administration.

8.2. Le contrôle et la validation des notes de frais.

Les managers directs ont la responsabilité du contrôle des notes de frais de leurs collaborateurs. Cette vérification doit porter sur :

• Le respect des normes société (respect des plafonds pour repas, hôtel...) ;

• Le bien-fondé des dépenses ;

• La présence des justificatifs.

8.3. Echéance de réception des notes de frais (mois MI

Les valideurs doivent approuver les notes de frais au fil de l'eau afin de garantir un délai de traitement à la Comptabilité Générale et ainsi garantir le remboursement des collaborateurs.

En tout état de cause, les notes de frais préalablement signées par le collaborateur doivent être transmises au plus tard pour le 25 du mois.

8.4. Le paiement

Le remboursement est effectué autour du 15 du mois M+1 par virement. Toute note de frais arrivée hors délais est payée le mois suivant.

L'absence de justificatif entraînera la suppression du remboursement des frais concernés.

9. Article 9 - LA « CARTE AFFAIRES »

Tous les collaborateurs effectuant des déplacements professionnels ou ayant à faire face à des dépenses professionnelles de manière récurrente ont la possibilité de se doter d'une carte affaire personnelle et nominative pour payer ces dépenses.

Les cartes doivent être restituées lors du départ de la société. 9.1.

Pour payer quoi ?

La carte affaire permet aux salariés porteurs de régler tous les frais de déplacements (à l'exception de la billetterie aérienne et trains) : dépenses de voyages (hôtels, restaurants, location de voitures...) et dépenses de tous les jours (essence, péage, parking...).

Les dépenses personnelles sont interdites.

9.2. Comment ?

La Carte Affaires est liée au compte personnel du porteur et offre un différé qui permet le remboursement des notes de frais par Adecco France avant le débit des dépenses professionnelles.

Pour obtenir sa carte, le collaborateur doit envoyer un mail à l'adresse suivante xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xxx

9.3. Pourquoi ? Les avantages pour le porteur

Un outil unique de paiement des dépenses professionnelles.

Une note de frais mensuelle à faire. Il n'y aura qu'à ajouter ses dépenses espèces et ses remboursements kilométriques.

Une gestion favorable : à condition que le porteur saisisse bien ses notes de frais dans les temps, il n'est débité qu'après avoir été remboursé par sa BU d'appartenance.

Contact pour tout besoin d'information complémentaire : xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xxx

10. Article 10 - DISPOSITIONS FINALES

10.1. Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa signature.

10.2. Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

10.3. Révision

Le présent accord pourra être révisé selon les dispositions légales prévues.

Toute demande de révision devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties.

En tout état de cause, les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un nouvel accord, ou à défaut, seront maintenues.

10.4. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé, avec un préavis minimum de six mois, par lettre RAR par la partie prenant l'initiative de la dénonciation envoyée à l'autre partie, avec copie à la DIRECCTE.

Par partie au présent accord, il convient d'entendre, d'une part, l'ensemble des organisations syndicales signataires du présent accord et y ayant adhéré intégralement et sans réserve, et d'autre part, la Direction.

La dénonciation par une ou plusieurs organisations syndicales ne représentant pas la totalité des organisations syndicales signataires du présent accord n'a pas d'effet sur l'application de l'accord.

10.5. Dépôt

Le présent accord sera déposé auprès de la Direccte en deux exemplaires, dont une version sur support papier et une version sur support électronique ainsi qu'auprès du greffe du Conseil de Prud'hommes.

Il sera également adressé à l'observatoire paritaire de la négociation collective à l'adresse mail suivante xxxx@xxxxxx.xx.

10.6. Suivi de l'accord

Il est convenu que les parties signataires pourront se réunir tous les ans, à l'initiative d'une des parties, pour faire le point sur la mise en œuvre de cet accord, et de décider, le cas échéant, d'engager une procédure de révision.

Fait à Villeurbanne, le 07 Mars 2017. En sept exemplaires originaux.

Un exemplaire original sera transmis à la DIRECCTE du lieu de signature

Pour la Direction,

XXXXX, Directrice des Ressources Humaines

Pour les Organisations Syndicales,

Pour la C.F.E/C.G.C: XXXXX

Pour la C.F.D.T :2

XXXXX

Pour la C.G.T :3

XXXXX

Pour la CFTC :4

XXXXX

'Fédération Nationale du personnel de l'encadrement des sociétés de service Informatique, des Etudes, du Conseil et de l'Ingénierie

2 Fédération Communication Conseil Culture (F3C)

3 Fédération des Sociétés d'Etudes

Syndicat National CFTC de l'Ingénierie, du Conseil, des Services et Technologies de l'Information

DRH MODIS FRANCE Accord d'entreprise relatif aux frais professionnels 19

ANNEXE 1 :

Indemnités de grands déplacements en métropole :

Montants au 1' janvier 2017

Logement et petit déjeuner

Paris et départements des Hauts-de-Seine (92), Seine-Saint-

Xxxxx (93) et

Xxx-xx-Xxxxx (00)

Repas

Autres départements

Pour les 3 premiers mois	18,40	€	65,80	€	48,90 €
Au-delà du 3e mois et jusqu'au 24e mois	15,60	€	55,90	€	41,60 €
Au-delà du 24e mois et jusqu'au 72e mois.	12,90	€	46,10	€	34,20 €

Par jours de

déplacement.

DRH MODIS FRANCE Accord d'entreprise relatif aux frais professionnels 20