CONVENTION D’ORGANISATION TRAIL DE FAVERGES-SEYTHENEX
CONVENTION D’ORGANISATION TRAIL DE FAVERGES-SEYTHENEX
Editions 2023 – 2024 - 2025
Entre :
Outdoor Sport Organisation Représenté par M. Xxxxxxx XXXXXXXX, 00 xxxxxxx xx Xxxxxxxxx 00000 XXXXX XXXXXX | |
Ci-après dénommé « OSO » |
Et :
Commune de Faverges-Seythenex Représentée par Mr Le Xxxxx Xxxxxxx XXXXX 00 xxx xx xx Xxxxxxxxxx XX 00 00000 Xxxxxxxx-Xxxxxxxxx | |
Autorisé à cet effet par une décision du conseil municipal en date du 5 avril 2023 Et Ci-après dénommé «la commune » | |
.
Article 1. Objet de la Convention
La présente convention a pour objet de définir le rôle et les engagements des parties.
Le Trail de Faverges-Seythenex sera organisé par OSO qui souhaite que la commune soit partenaire de l’organisation.
La commune souhaite promouvoir des événements tels que le Trail qui ont un intérêt local.
Le trail de Faverges-Seythenex permet de promouvoir le territoire, la pratique du sport et de générer des retombées économiques auprès des acteurs locaux.
La commune souhaite que les associations et les bénévoles locaux puissent participer à l’organisation.
Les engagements cités ci-dessous sont définis afin d’assurer une organisation de qualité.
Article 2. Duree de la convention
La présente convention est signée pour une durée de 3 ans à compter de sa signature. Une réunion de bilan sera organisée à l’issue de chaque édition.
Article 3. date de l’evenement
La date de l’évènement sera définie de façon concertée entre OSO et la commune chaque année. Pour 2023 Il se déroulera le 6 et 7 octobre.
Article 3. Les engagements de OSO
OSO souhaite, en lien avec la commune, organiser, coordonner, conseiller et gérer le trail de Faverges-Seythenex.
OSO s’engage à coordonner la mise en œuvre de moyens matériels et financiers adaptés à l’organisation de la course.
OSO sera le centre de coordination et gèrera avec le comité de pilotage, le budget de l’épreuve. Les parcours seront tracés en majorité sur les territoires de la commune et de la communauté de communes des sources du lac d’Annecy.
De façon générale, OSO et les services de la commune aborderont de façon régulière les modalités d’organisation des courses.
OSO est la personne morale identifiée comme l’organisateur du Trail de Faverges Seythenex pour chaque édition.
En tant qu’organisateur, OSO sera notamment en relations avec les instances fédérales, associatives et les services administratifs.
XXX s’engage à faire apparaitre sur toutes ses publications le soutien de la commune par son logo.
OSO s’engage à intéresser financièrement les associations locales qui l’accompagneraient dans l’organisation du trail. La somme de cet intéressement et les modalités de contribution font l’objet
d’une discussion en comité de pilotage. OSO décidera du montant et des modalités de cet intéressement.
La gestion administrative de l’épreuve sera assurée par OSO.
L’Association s’engage à fournir, au service financier de la Commune Faverges-Seythenex, dans les 3 mois suivant la clôture de chaque exercice les documents ci-après :
- Le compte rendu financier conforme à l’arrêté du 11 octobre 2006 pris en application de l’article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations (Cerfa n°15059) ;
- Les états financiers ou, le cas échéant, les comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes prévus par l’article L. 612-4 du code de commerce ou la référence de leur publication au Journal officiel ;
- Le rapport d’activité.
L’Association informe sans délai la commune de toute nouvelle déclaration enregistrée au registre national des associations (communique les modifications déclarées au tribunal d’instance pour les associations relevant du code civil local) et fournit la copie de toute nouvelle domiciliation bancaire.
En cas d’inexécution, de modification substantielle ou de retard dans la mise en œuvre de la présente convention, l’association en informe la commune sans délai par lettre recommandée avec accusé de réception.
Pendant et au terme de la présente convention, un contrôle sur place peut être réalisé par la commune. L’association s’engage à faciliter l’accès à toutes pièces justificatives des dépenses et tous autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ce contrôle conformément au décret du 25 juin 1934 relatif aux subventions aux sociétés privées. Le refus de leur communication entraîne la suppression de la subvention conformément à l’article 14 du décret- loi du 02 mai 1938.
Article 4. Les engagements de la Commune
Financier
La commune de Faverges Seythenex s’engage à verser une subvention de 6 000 euros à OSO pour l’année 2023.
La convention fera l’objet pour 2024 et 2025 d’un avenant venant préciser le montant de la subvention versée à l’association
Matériel et humains
La commune s’engage à mettre à disposition d’OSO les moyens matériels et humains dont elle dispose afin de faciliter l’organisation de ces évènements.
La commune mettra en autre à disposition d’OSO dans le cadre de l’organisation du Trail de Faverges-Seythenex :
- La salle polyvalente de la commune
- L’utilisation de l’espace public du parc attenant à la salle (Parc Xxxxx Xxxxxx)
- Le matériel communal (barrières, tables, chaises, tentes, etc) nécessaire à la bonne organisation de la manifestation
- Le podium pour la remise des prix
- La mise en place des barrières et autres matériels en amont de la manifestation aux endroits définis ensemble afin d’assurer la sécurité de l’évènement
Article 5. Dispositions financieres
OSO s’engage à prendre en charge les frais occasionnés par l’organisation des courses.
La subvention de la commune sera votée au conseil municipal consacré au vote du budget primitif.
Le budget de la manifestation comprend la prise en charge de tous les frais inhérents au bon déroulement de l’événement : logistique, relations presse, communication, production de contenu, organisation des épreuves, organisation des villages partenaires, fédération…
Article 6. Comite de pilotage et d’organisation
Comité de pilotage
Le suivi des dispositions de cette convention est assuré par un comité de pilotage rassemblant les parties.
Les réunions de ce comité sont organisées par OSO.
Comité d’organisation
Le comité d’organisation réuni, en plus des parties, toute structure ou personne utile à la bonne organisation de la manifestation (associations partenaires, structures partenaires comme la régie Sambuy-Val-de-Xxxxx, prestataires ou personnes qualifiées). Ce comité est organisé par OSO.
Article 7. Assurance - Securite
OSO prendra toutes les dispositions nécessaires en termes d’assurance et de sécurité pour l’organisation de l’évènement.
Article 8. Clauses de sauvegarde
En cas de force majeure (voir contrat assurance), OSO pourra annuler la manifestation. XXX s’engage dans cette hypothèse à rembourser les collectivités locales signataires.
Toutefois, il pourra être déduit de ces remboursements, sur production de pièces justificatives et proportionnellement aux contributions respectives des collectivités locales signataires, le solde entre les dépenses consommées et les recettes définitivement acquises, non comprises les participations des collectivités locales signataires.
Article 9. Sanction ou resiliation
En cas d’inexécution ou de modification substantielle et en cas de retard significatif des conditions d’exécution de la convention par l’Association sans l’accord écrit de l’Administration, celle-ci peut respectivement ordonner le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention conformément à l’article 43-IV de la loi n° 96-314 du 12 avril 1996, la suspension de la subvention ou la diminution de son montant, après examen des justificatifs présentés par l’Association et avoir entendu ses représentants.
Tout refus de communication ou toute communication tardive du compte rendu financier entraîne la suppression de la subvention en application de l’article 112 de la loi n°45-0195 du 31 décembre 1945. Tout refus de communication des comptes entraîne également la suppression de la subvention conformément à l’article 14 du décret-loi du 2 mai 1938.
La commune informe l’association de ses décisions par lettre recommandée avec accusé de réception.
En cas de non-respect par l'une des parties de l’une de ses obligations résultant de la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'autre partie, sans préjudice de tous autres droits qu’elle pourrait faire valoir, à l'expiration d'un délai de deux mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de se conformer aux obligations contractuelles et restée infructueuse.
Article 10. Litiges
En cas de litige, les parties s'efforcent de rechercher une solution amiable.
En cas d'échec de cette tentative de règlement, la juridiction compétente pour connaître d'un contentieux lié à l'interprétation ou à l'application de la présente convention est le Tribunal administratif de Grenoble.
Article 11. Corrida Pedestre de Noël
En 2022, une première édition de la Corrida Pédestre de Noël a lieu le vendredi 16 décembre. Cet événement sportif, organisé par OSO, a pour but d’ajouter de l’animation au marché de noël de Faverges-Seythenex. Au programme, une boucle de 2,5km à effectuer quatre fois, en individuel ou en relai de deux, en centre-ville. La course est chronométrée ; Elle n’a pas pour but la compétition, mais de créer un temps convivial.
1. Engagements d’OSO
OSO souhaite, en lien avec la commune, organiser, coordonner, conseiller et gérer la Corrida de Noël.
XXX s’engage à coordonner la mise en œuvre des moyens nécessaires pour assurer à la course une qualité exemplaire sur le plan de la logistique technique et à assurer la réalisation de l’opération.
De façon générale, OSO et la commune s’informeront régulièrement et mutuellement de tout ce qui se trouvera en rapport avec la poursuite et la bonne fin de cette manifestation.
XXX s’engage à faire apparaitre sur toutes ses publications le soutien de la commune par son logo. La gestion administrative de l’épreuve sera assurée par OSO.
2. Engagements de la commune
La commune s’engage à mettre à disposition d’OSO les moyens matériels et humains dont elle dispose afin de faciliter l’organisation de cet évènement.
- Un espace sous la halle pour la remise des prix
- L’utilisation de l’Avenue de la République pour effectuer sa zone de départ et d’arrivée
- Le matériel communal (barrières, tables, chaises) nécessaire à la bonne organisation de la manifestation
- La mise en place des barrières et autres matériels en amont de la manifestation aux endroits définis ensemble afin d’assurer la sécurité de l’évènement
- Les arrêtés nécessaires au bon déroulement de la course
La commune s’engage également à fournir les lots (x20) pour la remise des prix de l’événement. Ces lots sont préférablement originaires de la commune, notamment des artisans du marché de Noël.
Fait à Faverges-Seythenex le 2023
Entre :
Outdoor Sport Organisation Représentée par M. Xxxxxxx XXXXXXXX, |
Et :
commune de Faverges-Seythenex Représentée par Mr Xx Xxxxx Xxxxxxx XXXXX |