Conditions générales de vente

Annexe à la délibération 2019-40-CA P

Conditions générales de vente

Formation Professionnelle

1. Présentation

L’université Polytechnique Hauts de France (ci-après UPHF) est un organisme de formation professionnelle dont le siège social est établi Xxxxxx xx Xxxx Xxxx 00000 Xxxxxxxxxxxx Xxxxx.

Enregistrée sous le n°3159P000959 (cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat article L6352-2)

SIRET n°195 93279300019

L’UPHF développe, propose et dispense des formations courtes ou longues, en présentiel ou à distance. Ces formations sont pour certaines diplômantes.

Les présentes CGV sont accessibles sur le site internet de l’UPHF (xxx.xxxx.xx) et jointes à chaque document contractuel remis au client.

2. Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après désignées les « CGV ») s’appliquent à toutes les commandes concernant les formations organisées par l’UPHF. Le fait de passer commande, notamment via la validation d’un bulletin ou dossier d’inscription, l’envoi d’un bon de commande ou la signature d’une convention ou d’un contrat, implique l’adhésion entière et sans réserve du client aux présentes CGV. Toute condition contraire et notamment toute condition générale ou particulière opposée par le client ne peut, sauf acceptation formelle et écrite de l’UPHF, prévaloir sur les présentes conditions et ce, quel que soit le moment où elle aura pu être portée à sa connaissance. Le client se porte fort du respect des présentes conditions par l’ensemble de ses salariés, préposés et agents. Le client reconnaît également que, préalablement à toute commande, il a bénéficié des informations et conseils suffisants de la part de l’UPHF, lui permettant de s’assurer de l’adéquation de l’offre de services à ses besoins.

3. Inscription

Pour les formations diplômantes, le candidat peut transmettre sa candidature via l’application e-candidat (xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxx.xx).

Si la candidature est acceptée, une confirmation d’inscription (contrat ou convention) est adressée au client en main propre, par courrier ou mail, avant le démarrage de la formation. Les modalités de règlement des frais de formation figurent au contrat ou à la convention.

4. Obligations respectives des parties

Pour chaque inscription à une action de formation professionnelle, un contrat et/ou une convention de formation est adressée au client en deux ou trois exemplaires le cas échéant. Le client s’engage à retourner à l’UPHF (centre de gestion indiqué dans la convention), avant le démarrage de la formation, un exemplaire signé et revêtu du cachet de l’entreprise s’il y a lieu. Si le client est une personne entreprenant l’action de formation à titre individuel et à ses frais, un contrat de formation professionnelle sera établi conformément aux dispositions de l’article L.6353-3 du Code du travail.

Pour une action de formation prise en charge par un organisme financeur, il appartient au client stagiaire ou entreprise, d’effectuer son éventuelle demande de prise en charge auprès de celui-ci avant le début de la formation. L’accord de financement doit être communiqué au moment de l’inscription et devient une annexe à la convention.

L’action de formation se déroule conformément au programme remis au client.

A l’issue de toute action, une facture de clôture et une attestation de présence seront adressées au client (ou à l’organisme payeur désigné par le client). Une attestation de fin de formation est également remise au stagiaire.

5. Annulation ou report du fait du client

Toute annulation doit être communiquée par écrit à l’UPHF.

Si une annulation intervient moins de dix jours calendaires avant la date de début de la prestation (ou quatorze jours si le contrat de formation est conclu à distance), ou en cas d’annulation après le début de la prestation, d’absence, d’abandon ou de non réalisation des activités prévues, l’UPHF facturera les sommes qu’il aura réellement dépensées ou engagées pour la réalisation de cette prestation. Dans les cas particuliers d’absence ou d’abandon du stagiaire, entraînant la réduction du montant de la prise en charge des frais de formation par les financeurs prévus, l’UPHF se réserve le droit de facturer au bénéficiaire les sommes dues.

Si l’abandon est le fait d’un cas de force majeur, dûment reconnu (événement imprévisible, insurmontable et extérieur aux parties) et signalé par le client par lettre recommandée avec accusé de réception, en joignant toutes les pièces justificatives utiles, le paiement n’est dû qu’au prorata temporis des heures de formation assurées jusqu’à la date de réception du courrier.

Hormis pour les formations diplômantes, l’UPHF offre la possibilité au client, avant le début de la prestation, de substituer au participant inscrit une autre personne ayant les mêmes besoins et pré-requis.

6. Annulation ou report du fait de l’UPHF

L’UPHF se réserve la possibilité de reporter ou d’annuler la formation, notamment dans le cas où le nombre de participants serait insuffisant pour assurer le bon déroulement de la session de formation. Dans ce cas, le client est prévenu dans les plus brefs délais de cette annulation ou de ce report. Aucune indemnité ne pourra être versée au client et en tout état de cause, les frais de réservation de déplacement et d’hébergement réalisés avant d’avoir obtenu la convocation ne pourront pas être remboursés au client.

De manière exceptionnelle et en cas de force majeure, l’UPHF se réserve le droit de remplacer les intervenants initialement prévus pour assurer la formation par d’autres, garantissant une formation de qualité identique.

En cas de réalisation partielle de la formation du fait de l’UPHF, la facturation se fera au prorata temporis des heures réalisées par rapport au nombre d’heures prévues.

7. Paiement

Les prestations d’enseignement sont exonérées de TVA en vertu des dispositions de l’article 261 du code général des impôts ; elles comprennent la formation et les supports pédagogiques. Si cela figure sur le programme, les pauses et déjeuner du midi sont compris dans le prix indiqué.

Pour les clients individuels payant eux-mêmes leur formation, l’UPHF peut proposer un paiement échelonné, n’excédant pas 6 mois. L’échéancier est alors intégré au contrat de formation. Il ne peut être modifié qu’après accord de l’agent comptable.

Règlement par un OPCO (OPérateur de COmpétences) :

En cas de règlement par un OPCO dont dépend le client, il appartient au client d’effectuer la demande de prise en charge auprès de l’OPCO avant le début de la formation. L’accord de financement doit être communiqué au moment de l’inscription et doit figurer sur l’exemplaire de la convention que le client retourne signée à l’UPHF. Si l’accord de prise en charge de l’OPCO ne parvient pas à l’UPHF au premier jour de la formation, celle-ci se réserve la possibilité de facturer la totalité des frais de formation au client.

8. Défaut de paiement

En cas de défaut de paiement dans un délai imparti de 30 jours après envoi de la facture, une lettre de relance est envoyée au débiteur.

A l’issue d’un nouveau délai de 30 jours, en l’absence de règlement, une mise en demeure avant recouvrement contentieux est envoyée au débiteur. La mise en œuvre de procédures de recouvrement forcé est susceptible d’entraîner des frais pour le débiteur. A défaut de règlement, le stagiaire pourra être exclu des cours. Toute formation réalisée et suivie qui n’aura pas été réglée ne pourra pas faire l’objet d’une nouvelle inscription à l’Université.

9. Formations en e-learning

9.1 Descriptif :

L’UPHF propose des formations à distance par le biais d’une plateforme pédagogique dénommée MOODLE. Cette plateforme dispose de tous les outils nécessaires pour suivre efficacement un dispositif d’enseignement à distance : espaces de stockage de ressources, classe virtuelle, espaces

de tchat, quizz, agenda, outils de communication (forum et messagerie interne), espaces de dépôt de documents, relevés de connexion.

9.2 Accès à la plateforme et droit d’usage :

Chaque stagiaire accède à la plateforme via l’identifiant et le mot de passe de son espace numérique de travail, reçus lors de son inscription administrative. Les utilisateurs de la plateforme sont seuls responsables de la préservation et de la confidentialité de leur identifiant et s’engagent à ne pas communiquer, céder, vendre ou louer leur identifiant à un tiers. Le non-respect de ces engagements entraînera une radiation automatique de la liste des utilisateurs. L’accès à la plateforme est possible pendant toute la durée de la formation. Les modalités d’utilisation de la plateforme sont précisées dans le guide d’accueil remis au Client et, dans l’hypothèse où ce dernier différerait du bénéficiaire de la formation, au stagiaire.

9.3 Droit d’usage personnel :

L’identifiant et le mot de passe délivrés au stagiaire sont des informations sensibles, strictement personnelles et confidentielles, placées sous la responsabilité exclusive du Client stagiaire. A ce titre, ils ne peuvent être cédés, revendus ni partagés. Le Client se porte fort auprès de l’UPHF de l’exécution de cette clause par tout stagiaire et répondra de toute utilisation frauduleuse ou abusive des codes d’accès. Le Client informera sans délai l’UPHF de la perte ou du vol des clés d’accès. En cas de violation de la clause d’inaliénabilité ou de partage constaté des clés d’accès, l’UPHF se réserve le droit de suspendre le service, sans indemnité, préavis, ni information préalable.

9.4 Interruption de service :

L’UPHF s’efforce de permettre l’accès à la plateforme 24h sur 24, 7j sur 7 pendant la durée des droits d’utilisation, mais peut être amenée à interrompre l’accès à la plateforme (ou une partie des services) à tout moment sans préavis, le tout sans droit à indemnités en cas :

- de force majeure ou d’un événement hors de contrôle de l’UPHF et éventuelles pannes ;

- d’interventions de maintenance nécessaires au bon fonctionnement de la plateforme.

Les stagiaires seront prévenus soit par courriel, soit par un message sur la page d’accueil de la plateforme. Les utilisateurs reconnaissent et acceptent que l’UPHF ne soit pas responsable des conséquences qui peuvent découler d’une interruption de service pour le stagiaire.

Par ailleurs, la responsabilité de l’UPHF ne saurait être engagée en cas d’impossibilité d’accès à la plateforme. En cas d’indisponibilité d’accès à la plateforme, les stagiaires contactent leurs responsables pédagogiques qui en informent la Direction des Services Informatiques.

Le Client s’engage à informer l’UPHF dans un délai de 24 heures à compter de la découverte d’un dysfonctionnement technique. L’UPHF s’efforcera de mettre en œuvre les moyens nécessaires pour que la plateforme fonctionne de manière fiable et continue. Toutefois, le Client reconnaît que nul ne peut garantir le bon fonctionnement du réseau internet.

10. Propriété Intellectuelle

Les contenus des formations, sont des œuvres protégées par des dispositions nationales et internationales en matière de droit d’auteur et de droits voisins.

Les auteurs sont seuls titulaires des droits de propriété intellectuelle de l’ensemble des formations qu’ils proposent à leurs clients.

A cet effet, l’ensemble des contenus et supports pédagogiques quelle qu’en soit la forme (papier, électronique, numérique, orale, …) utilisés par l’UPHF pour assurer les formations, demeurent la propriété exclusive de leurs auteurs. A ce titre, ils ne peuvent faire l’objet d’aucune utilisation, transformation, reproduction, exploitation non expressément autorisée au sein ou à l’extérieur du client sans accord exprès de leurs auteurs. En particulier, le client s’interdit d’utiliser le contenu des formations pour former d’autres personnes que son propre personnel et engage sa responsabilité sur le fondement des articles L. 122-4 et L. 335-2 et suivants du code de la propriété intellectuelle en cas de cession ou de communication des contenus non autorisée. Toute reproduction, représentation, modification, publication, transmission, dénaturation, totale ou partielle des contenus de formations sont strictement interdites, et ce quels que soient le procédé et le support utilisés. En tout état de cause, les auteurs demeurent propriétaires de leurs outils, méthodes et savoir-faire développés antérieurement ou à l’occasion de l’exécution des prestations chez le client.

11. Protection des données à caractère personnel

Le responsable de traitement des données personnelles est le Président de l’université Polytechnique Hauts-de-France représenté par son Président. Le traitement de gestion administrative et pédagogique des étudiants a été inscrit par le délégué à la protection des données au registre des traitements de l’université. Conformément au règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, et à la loi “Informatique, fichiers et libertés” n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, les stagiaires disposent d’un droit d’accès, de modification, de rectification, de portabilité et de suppression de leurs données qu’ils peuvent exercer auprès du Service Commun pour les Etudes et la Vie Etudiantes (XXXXX) xxxxxxxxx@xxxx.xx et auprès du délégué à la protection des données xxx@xxxx.xx

12. Confidentialité

Les parties s’engagent à garder confidentielles les informations et documents concernant l’autre partie de quelque nature qu’ils soient, économiques, techniques ou commerciaux, auxquelles elles pourraient avoir accès au

cours de l’exécution du contrat/convention ou à l’occasion des échanges intervenus antérieurement à la conclusion du contrat/convention, notamment l’ensemble des informations figurant dans la proposition commerciale et financière transmise par l’UPHF au client. L’UPHF s’engage à ne pas communiquer à des tiers autres que ses partenaires ou fournisseurs les informations transmises par le client, y compris les informations concernant les stagiaires.

13. Communication

Le client accepte d’être cité par l’UPHF comme client de ses formations, aux frais de l’UPHF. Sauf engagements particuliers et sous réserve du respect des dispositions de l’article 12, l’UPHF peut mentionner le nom du client, son logo ainsi qu’une description objective de la nature des prestations, objet du contrat, dans ses listes de références et propositions à l’attention de ses prospects et de sa clientèle notamment sur son site internet, entretiens avec des tiers, communications à son personnel, documents internes de gestion prévisionnelle, ainsi qu’en cas de dispositions légales, réglementaires ou comptables l’exigeant.

14. Contentieux – Droit applicable – Attribution de compétence

Les présentes CGV sont régies par le droit français. En cas de litige survenant entre le client et l’UPHF à l’occasion de l’exécution du contrat / convention, il sera recherché une solution à l’amiable (demande à établir auprès du Médiateur à l’adresse suivante : xxxxxxxxxxxxxx@xx-xxxxx.xx ).

A défaut de résolution amiable, tout litige de toute nature ou toute contestation relative à la formation ou à l’exécution de la commande sera soumis au tribunal de Lille compétent.

La responsabilité de l’UPHF vis-à-vis du client ne saurait excéder en totalité le montant payé par le client à l’UPHF au titre des présentes conditions.

15. Divers

Les présentes conditions expriment l’intégralité des obligations du client ainsi que celles de l’UPHF. L’UPHF se réserve le droit de modifier unilatéralement les termes des présentes, les conditions applicables étant celles en vigueur à la date de passation de la commande par le client. Dans l’hypothèse où l’une des dispositions des présentes conditions serait considérée nulle en vertu d’une disposition légale ou réglementaire, présente ou future, ou d’une décision de justice revêtue de l’autorité de la chose jugée et émanant d’une juridiction ou d’un organisme compétent, cette disposition du contrat serait alors réputée non écrite, toutes les autres dispositions des présentes conditions conservant force obligatoire entre les Parties. Le fait que l’une ou l’autre des Parties ne se prévale pas à un moment donné de l’une quelconque des dispositions des présentes CGV ne pourra jamais être considéré comme une renonciation de sa part aux droits qu’elle tient des présentes.