CONVENTION
CONVENTION
DE MISE À DISPOSITION
DU MINI BUS COMMUNAUTAIRE
Entre
La Communauté de Communes Ouest Limousin représentée par son Président, Monsieur Xxxxxxxxxx XXXXXXXX, dûment habilité par délibération du conseil communautaire du 23 février 2017, désignée ci- après « la CCOL »
D’une part,
Et
L’association , représentée par son Président D’autre part,
IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT
Article 1 : Objet de la convention
Cette convention a pour objet la mise à disposition du mini bus communautaire auprès des associations sportives du territoire « Ouest Limousin ».
Désignation du véhicule :
Mini bus de 9 places (conducteur compris) de marque
Citroën type Jumpy.
N°immatriculation : DS-354-WD
Article 2 : Principes fondamentaux
La mise à disposition pourra être consentie à une association du territoire de la CCOL. Le motif de la réservation devra correspondre à une manifestation à caractère exceptionnel et représenter la CCOL si possible au-delà de son territoire.
Le service « politique sportive » de la CCOL étudiera le caractère exceptionnel de la demande et sera unique décisionnaire de la mise à disposition du minibus.
L’association utilisatrice s’engage à utiliser ce véhicule en conformité avec la réglementation en vigueur (code de la route, code des assurances).
La responsabilité du Président de l’association est totale si les règles de la présente convention ou du code de la route n’ont pas été respectées (notamment conducteur non habilité).
De plus, en cas de non respect du code de la route, la responsabilité du conducteur sera engagée.
La CCOL sera donc dans l’obligation d’informer les services de gendarmerie en cas de verbalisation de l’identité du conducteur inscrit sur la fiche de réservation.
Cette mise à disposition est accordée en dehors du temps d’utilisation du service enfance jeunesse de la CCOL, uniquement pour le transport de personnes.
La collectivité reste prioritaire quant à l’utilisation de ce
minibus.
Le conducteur du véhicule doit être âgé de 25 ans minimum et détenir un permis de conduire valide depuis plus de trois ans. Le conducteur s’engage à fournir copie de sa carte d’identité et de son permis de conduire (le véhicule ne pourra alors être conduit que par cet utilisateur). Plusieurs conducteurs peuvent être déclarés.
Les enfants de moins de 10 ans ne peuvent pas monter à l’avant du véhicule.
Article 3 : Assurance
Le véhicule est assuré par la CCOL auprès de Groupama, contrat n°00836635G 0147 pour la période couvrant l’année en cours.
En cas de dommages du véhicule (dommages accidentels ou vandalisme, accident corporel du conducteur, vol,. ), la
CCOL doit en être informée immédiatement afin de procéder
au déclenchement de la procédure en matière d’assurance.
L’association devra produire une attestation d’assurance responsabilité civile ou d’activité.
Article 4 : État du véhicule
Le véhicule est récent et en très bon état.
Afin de maintenir la propreté du véhicule, il est interdit de
fumer, boire et manger à l’intérieur.
L’association a à sa charge, le nettoyage intérieur du véhicule (le nettoyage extérieur n’est pas concerné).
L’association s’engage à informer la CCOL des éventuelles dégradations survenues durant l’utilisation du minibus, qu’elles soient de son fait ou non.
Article 5 : Démarche de réservation
L’association emprunteuse devra remplir un formulaire de pré-réservation disponible à la CCOL.
Il sera possible également de faire une pré-réservation via le
site internet de la CCOL (xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx).
Article 6 : Période de réservation
En raison de l’utilisation du véhicule par le service enfance- jeunesse ainsi que le service sports, il ne peut être emprunté que les samedis, dimanches et jours fériés, et si le service n’en a pas besoin.
La demande ne pourra être enregistrée que si elle intervient au moins un mois avant la date d’utilisation. Toute demande de réservation formulée en dehors de ce délai sera refusée.
En cas de demandes multiples, la priorité sera donnée à l’association ayant sollicité en premier la réservation.
La réponse sera faite par le service sports 10 jours au minimum avant la date d’utilisation.
Article 7 : Emplacement du véhicule
Le véhicule sera stationné sur le xxxxxxx xx x’xxxxxxxx xxxxxxx xxx xxxxxxxx xx Xxxxx-Xxxxxxx-xxx-Xxxxx, et devra être restitué au même endroit après utilisation.
Article 8 : Enlèvement et retour du véhicule
Un état des lieux du véhicule sera fait conjointement par un représentant de la CCOL et l’emprunteur à l’enlèvement et au retour du mini-bus (document annexe). Les éventuelles remarques seront à inscrire à la fin de la convention.
L’enlèvement et la restitution du véhicule se feront sur rendez-vous par l’un des conducteurs désigné sur la fiche de réservation. En cas d’utilisation les week-ends ou jours fériés, les clés et les papiers seront retirés le jour ouvrable précédant la date d’utilisation et seront restitués après utilisation suivant les modalités indiquées à la remise des clés.
Un carnet de bord est mis à disposition de l’utilisateur qui doit le remplir et le viser. Un relevé kilométrique est fait à la remise des clés et au retour du véhicule.
Le véhicule sera si possible mis à disposition avec le réservoir plein et devra être restitué le plein effectué.
Article 12 : Durée de la convention
Cette convention est conclue pour la durée d'un an à compter de la date de signature.
Article 13 : Modification de la convention
Le Président de la CCOL se réserve le droit de modifier les
conditions de mise à disposition de manière unilatérale.
Article 14 : Conséquences en cas de non- respect de la convention
En cas de non-respect des clauses contractuelles ci-dessus décrites, le mini bus pourra ne plus être mis à disposition de l’association utilisatrice.
Article 9 : Indisponibilité du véhicule
En cas de problème technique, la CCOL informera dans les
meilleurs délais le Président de l’association.
Article 10 : Non utilisation du véhicule
En cas de non utilisation du véhicule par l’association, cette dernière préviendra la CCOL au moins 48 heures avant la date d’utilisation prévue.
Article 15 : Renseignements et informations
Communauté de Communes Ouest Limousin Service sports
0, xxxxx xx x'xxxxxx 00000 Xxxxx-Xxxxxxx-xxx-Xxxxx
05 55 48 19 20 / 06 87 53 29 90
Article 11 :Dispositions financières
Le mini bus est mis à disposition à titre gratuit ; Néanmoins, un chèque de caution à l’ordre du trésor public
d’un montant de 1 000 € devra être remis lors de l’enlèvement
du véhicule. Celui-ci ne sera pas encaissé et sera restitué à la fin de la mise à disposition si aucune dégradation et aucun dommage n’ont été constatés.
Les remboursements de frais suivants seront à la charge
de l’association :
Æ franchise de l’assurance en cas de sinistre indemnisé ;
Æ réparations non prises en charge par le contrat d’assurance du véhicule en cas de sinistres, accidents, dégradations, vandalisme... ;
Æ remise en état des pneus en cas de crevaison ;
Æ nettoyage intérieur en cas de nécessité (un forfait de 30
€ sera exigé) ;
Æ remplacement de la clé du véhicule en cas de perte (un
forfait de 150 € sera exigé) ;
Æ duplicata de la carte grise en cas de perte. (Remboursement correspondant au tarif appliqué par la préfecture de la Haute-Vienne) ;
Æ carburant en cas de plein non effectué si nécessaire
Article 16 : Litiges relatifs à la présente convention
Tout litige pouvant survenir dans le cadre de l’application de la présente convention relèvera de la compétence du tribunal administratif de Limoges.
Les parties s’engagent toutefois à rechercher préalablement une solution amiable au litige.
Le Président de la CCOL, Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx
le ,
Le Président de l’association
le ,
SERVICE SPORTS PIERRE-XXXXX XXXXXXX
Communauté de Communes Ouest Limousin
0, xxxxx xx x'Xxxxxx - 00000 Xxxxx-Xxxxxxx-xxx-Xxxxx
05 55 48 19 23 / 06 87 53 29 90
xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx
Fiche de réservation
Association :
Période du : / /
Objet de la location :
Nom du conducteur n°1 :
Âge :
N° permis B :
Délivré le : / / .
Téléphone : / / / /
Nom du conducteur n°2 :
Âge :
N° permis B :
Délivré le : / / .
Téléphone : / / / /
État du véhicule
À LA MISE À DISPOSITION | À LA RESTITUTION | |||||
Kilométrage | ||||||
Niveau de carburant | ||||||
Propreté intérieure | Bonne | Moyenne | Mauvaise | Bonne | Moyenne | Mauvaise |
Propreté extérieure | Bonne | Moyenne | Mauvaise | Bonne | Moyenne | Mauvaise |
État intérieur | Bonne | Moyenne | Mauvaise | Bonne | Moyenne | Mauvaise |
État carrosserie | Bonne | Moyenne | Mauvaise | Bonne | Moyenne | Mauvaise |
Observations | Voir croquis du véhicule | Voir croquis du véhicule | ||||
Signature du Président de l'association ou de son représentant | ||||||
Signature CCOL (personne en charge de la remise et restitution des clés) | ||||||
État de la carrosserie (indiquer toutes les observations sur le croquis)
pour un choc ou tôle enfoncée pour les rayures ou pare-choc frotté pour les pares ou vitres fêlés
À la mise à disposition du véhicule
À la restitution du véhicule