FORMULE TYPE DE CONTRAT DE DEPOT

FORMULE TYPE DE CONTRAT DE DEPOT

(circulaire AD 65-11 du 15 mars 1969)

Entre les soussignés d’une part,

et le président du Conseil général du GERS, représenté, par le directeur des services d’archives du département, Xxxxxx XXXXXXX d’autre part.

On été faites les conventions suivantes:

ARTICLE PREMIER.-

déclare par les présentes déposer à titre révocable, aux Archives départementales du GERS, sous forme d’originaux la portion de ses archives dont un état succinct est annexé aux présentes.

ART.2.- Le dépôt est réciproquement consenti et accepté par les parties aux conditions ci-dessous énoncées.

ART.3 - Le département du GERS prend à sa charge le transfert des documents aux Archives départementales et leur conditionnement.

ART.4. - Il est spécifié que les Archives départementales assumeront uniquement la responsabilité des documents consignés dans l’inventaire qui en sera dressé ultérieurement, dans le plus bref délai possible; ces documents forment aux Archives la sous série 25J

ART.5. - Le déposant donne une autorisation permanente et générale de communication, selon les lois, décrets et règlements qui régissent les Archives départementales.

ART.6. - Les conditions de communication prévues à l’article précédent sont applicables aux documents de toute nature, qu’il s’agisse des originaux ou de la reproduction photographique.

ART.7. - En ce qui concerne les documents à communiquer, les deux parties se concerteront pour procéder à leur estampillage avant communication.

ART.8. - Le déposant stipule que les documents déposés par lui aux Archives départementales du GERS, qui font l’objet des présentes conventions, deviendront à l’expiration d’un délai de 100 ans, propriété du département du GERS, pour être intégrés aux collections des Archives départementales, à moins que le dépôt n’ait été dénoncé antérieurement.

ART.9. - Si le déposant estime devoir mettre fin au présent contrat (s’il a lieu avant le délai fixé par l’article précédent), il devra en donner avis, par lettre recommandée, au président du Conseil général du GERS. Cette dénonciation ne prendra effet qu’à l’expiration d’un délai de trois mois à partir de la réception de ladite lettre. La réintégration des documents au domicile du déposant aura lieu aux frais de ce dernier. Décharge sera alors donnée aux Archives départementales.

ART. 10. - En tout état de cause, si le déposant met fin au présent contrat pour reprendre possession des documents déposés, il fera exécuter à ses frais, dans les trois mois à courir à partir de l’envoi de la lettre recommandée visée à l’article précédent, un microfilm de documents déposés, ou tout au moins de la partie d’entre eux qui sera considérée comme la plus intéressante par le directeur des services d’archives du département, ce microfilm restant la propriété des Archives départementales.

ART. 11. - Les reproductions photographiques (microfilms ou autres) des documents déposés, réalisées par les soins ou aux frais des Archives départementales, demeurent la propriété de celles-ci; leur communication sera soumise aux conditions énoncées à l’article 5 ci- dessus. Il en va de même des microfilms qui seraient établis, en cas de dénonciation du contrat de dépôt, aux frais du déposant, en application de l’article 10

ci-dessus.

ART. 12. - Les répertoires et inventaires des documents déposés sont établis par les Archives départementales en deux exemplaires au moins, dont l’un est remis au déposant.

ART. 13. - En aucun cas ce dépôt ne pourra entraîner une responsabilité pécuniaire pour le département.

Date

Signatures:

Le déposant Le Directeur

des Archives départementales