CONDITIONS GÉNÉRALES DE LA SECTION "CONTRÔLEURS DE MARCHANDISES ET LABORATOIRES INDÉPENDANTS"
CONDITIONS GÉNÉRALES DE LA SECTION "CONTRÔLEURS DE MARCHANDISES ET LABORATOIRES INDÉPENDANTS"
affiliés à la Voka – Chambre de Commerce d’Antwerpen-Waasland ASBL approuvées par leur Conseil d’Administration en date du 8 juin 2005
1. Champ d’application et force obligatoire des conditions générales
Sauf convention écrite dérogeant expressément aux présentes conditions générales ou sauf si elles sont en désaccord avec les dispositions qui règlent les services effectués au nom de gouvernements, d’instances gouvernementales ou de toute autre entité publique, tous les travaux et toutes les commandes acceptés et exécutés par les membres (ci-après dénommés "le mandataire") affiliés à l’asbl Chambre de Commerce et d’Industrie d’Anvers, section des "Contrôleurs de marchandises et laboratoires indépendants", sont exclusivement soumis aux conditions suivantes.
Les présentes conditions sont réputées connues et acceptées par les personnes ou entités donnant des instructions au mandataire (ci-après dénommées le mandant) lesquelles renoncent à leurs propres conditions générales et elles sont réputées régir l’ensemble des relations d’affaires entre les parties non seulement en ce qui concerne la mission à l ‘occasion de laquelle les conditions générales seront communiquées mais aussi en ce qui concerne toutes les nouvelles offres ainsi que toutes les commandes et contrats ultérieurs; si pour une ou plusieurs commandes passées, les parties dérogent expressément et par écrit à tout ou partie des présentes conditions, les conditions restent en vigueur entre les parties pour ce qui concerne les autres clauses et les commandes, offres et contrats passés ou futurs.
2. Prestations et modalités d’exécution
A. Prestations
Les travaux confiés et acceptés peuvent, au sens le plus large qui puisse leur être attribué et sans que cette énumération informative soit limitative, porter sur les inspections quantitatives et qualitatives, les analyses, les évaluations et le conseil, ainsi que tous services y relatés comme l’emballage, l’expédition, la formation, et le louage de personnel, le développement et la vente de matériel, appareils et logiciels ayant trait aux services précités.
B. Modalités d’exécution
a) Le mandataire effectuera les travaux avec les soins et les capacités d’usage, conformément aux instructions spécifiques du mandant, comme confirmé par le mandataire ou, en l’absence de ces instructions conformément : 1) aux modalités d’un bon de commande standard ou des spécifications standard du mandataire, et/ou 2) aux usages ou aux pratiques commerciales; 3) et/ou aux méthodes que le mandataire estimera appropriées sur le plan technique, opérationnel et/ou financier. Tous les travaux effectués en dehors des heures normales de travail, comme par exemple le samedi, le dimanche et les jours fériés, peuvent donner lieu à une facturation supplémentaire.
b) Pour les commandes à exécuter en Belgique et/ou à l’étranger, le mandataire peut, à la demande ou non du mandant, confier l’exécution des prestations à une tierce partie qui doit être considérée dans ce cas spécifique comme contractant unique et exclusif du mandant. Le mandataire autorise le mandant à fournir au sous- traitant toutes les informations nécessaires pour ces prestations.
c) Les rapports ou certificats concernant la mission (ci-après les ‘Reports of Finding’ ou ‘RoFs)’ et rédigés par le mandataire-auteur sont établis au nom et pour le compte du mandant, lequel accepte expressément que ces RoFs ne reflètent que les faits notés par le mandataire au moment de l’intervention et dans les limites des instructions reçues. Ils doivent toujours être présentés et/ou mentionnés dans leur ensemble et dans leur contexte. Les RoFs concernant l’analyse des échantillons comportent l’opinion du mandataire sur ces seuls échantillons et n’expriment aucune opinion sur le lot dont ont été retirés ces échantillons. Le mandataire n’est pas tenu de se référer à ou de rapporter des faits ou circonstances qui ne sont pas compris dans les instructions spécifiques reçues ou dans les autres paramètres appliqués.
d) Si le mandant demande que le mandataire soit présent à l’intervention d’une tierce partie, le mandant accepte que la seule responsabilité du mandataire consiste à être présent au moment de l’intervention de la tierce partie et à envoyer les résultats de l’intervention ou à confirmer que cette intervention a eu lieu. Le mandant accepte que le mandataire ne soit pas responsable de l ‘état ou du calibrage des appareils et des instruments de mesure et autres, des méthodes d’analyse appliquées, des qualifications, des actions ou des négligences du personnel de la tierce partie ou des résultats de l’analyse. Le mandant autorise irrévocablement le mandataire à remettre des RoFs à une tierce partie si le mandant a donné des instructions à ce sujet ou de son propre chef quand les circonstances et les usages ou pratiques commerciaux l’exigent.
Les RoFs sont rédigés sur base des informations, documents et/ou échantillons fournis par ou au nom du mandant et uniquement à l’usage du mandant, lequel décidera de son propre gré quelles sont les actions à entreprendre sur base de ces RoFs. Ni le mandataire ni un de ses fonctionnaires, employés, agents ou sous- traitants n’est responsable vis-à-vis du mandant ou de tiers pour des actions entreprises ou non sur base des RoFs en question ni pour des résultats inexacts découlant d’informations peu claires, erronées, incomplètes, trompeuses ou fausses fournies au mandataire.
Si le mandataire reçoit des documents rendant compte d’engagements contractés entre le mandant et des tiers ou des documents de tiers tels que des copies de contrats de vente, des lettres de crédit, des connaissements, etc., ces documents sont considérés uniquement comme informatifs et ne peuvent élargir ou restreindre la portée des services ou des obligations acceptées par le mandataire.
3. Obligations spécifiques dans le chef du mandant
Le respect par le mandant de toutes les obligations définies ci-après représente toujours la condition sine qua non à l’exécution de ses prestations par le mandataire.
En cas de non-respect d’une ou de plusieurs des obligations définies ci-après, le mandataire peut soit renoncer à l’exécution de la commande, soit l’exécuter moyennant des prestations supplémentaires, lesquelles seront facturées séparément.
a) Les instructions et communications relatives à une commande que le mandant doit fournir au mandataire doivent être claires et complètes et transmises par écrit et dans les délais, c’est-à-dire au moins 48 heures à l’avance (hormis les samedis, dimanches et jours fériés légaux). Comme il est la source des informations, le mandant est seul responsable de l’exactitude et de l’exhaustivité de toutes ses instructions et communications. Il informera à l’avance le mandataire de tous les dangers connus, réels ou possibles liés à des commandes, des échantillons ou des tests, y compris par exemple le danger des radiations, des éléments ou matières toxiques ou explosifs, de la pollution de l’environnement ou des poisons;
b) Le mandant est tenu de veiller à ce que le mandataire ait à sa disposition toutes les autorisations nécessaires pour accéder aux lieux où la commande doit être exécutée, à l’exception des documents d’autorisation dont le mandataire est censé disposer du chef de son activité, et doit prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter les obstacles ou les interruptions des prestations ou y remédier;
c) Le mandant prendra toutes les mesures et accordera aux préposés du mandataire toutes les facilités nécessaires pour leur permettre d’exécuter la mission de manière professionnelle, responsable et en toute sécurité.
d) Le mandant doit fournir, si requis, tout équipement spécial et tout personnel nécessaires pour les prestations. Seul le mandant est responsable de l’utilisation de tous les moyens techniques qui n’appartiennent pas au mandataire.
e) Le mandant veillera au stockage du matériel appartenant au mandataire et ce, en un lieu approprié, adéquat et fermé ou se chargera de sa surveillance si ce matériel est entreposé dans une installation du mandataire sur les terrains du mandant.
f) Tous les échantillons sont conservés pendant une période de 3 mois maximum, à l’exception des échantillons de gaz liquide qui doivent être conservés 2 (deux) semaines maximum, ou moins longtemps selon la nature de l’échantillon. La simple expiration de ce délai implique que le mandant a autorisé le mandataire à faire détruire ces échantillons et que le mandataire n’est plus responsable des échantillons en question. Pour les échantillons qui sont conservés plus de 3 mois (ou la période de conservation d’application), le mandant doit payer les frais d’entreposage. Si les échantillons sont renvoyés, le mandant doit payer à cet effet les frais de traitement et de transport. Les frais spéciaux éventuels pour l’a destruction des échantillons sont à charge du mandant.
g) Le mandant n’est pas autorisé, dans le cadre des prestations à fournir par le mandataire, à faire, à divulguer ou à faire divulguer des communications verbales ou écrites, au sens le plus large, sans l’autorisation préalable et écrite du mandataire.
h) Le mandant garantit un paiement ponctuel des montants facturés par le mandataire.
i) Le mandant s’engage à exercer tous ses droits et à s’acquitter de toutes ses responsabilités en vertu de tout contrat de vente ou autre avec un tiers et en droit.
j) Le mandant reconnaît qu’en fournissant ses prestations, le mandataire ne prend pas la place du mandant ni d’un tiers et que cela ne les décharge pas d’une de leurs obligations ; de même, les obligations du mandant vis-à-vis du tiers ou du tiers vis-à-vis du mandant ne sont pas reprises, abrégées, retirées ou annulées du fait de l’intervention du mandataire.
4. Paiement
A. Prix
Les prix du mandataire ne comprennent pas les taxes et/ou les droits belges ou étrangers; ceux-ci restent toujours à charge du mandant.
Tenant compte de circonstances particulières relatives à l’exécution de la commande, le mandataire peut porter en compte un supplément. Si le mandataire n’est pas à même d’exécuter l’entièreté ou une partie des prestations pour quelque raison que ce soit, indépendante de sa volonté, y compris la négligence du mandant de respecter une de ses propres obligations, le mandataire aura droit malgré tout au paiement du montant de toutes les dépenses non remboursables encourues par le mandataire et d’une partie du prix convenu égale à la part des prestations réelles.
Les prix qui n’ont pas été fixés entre le mandataire et le mandant au moment du placement de la commande ou de la négociation du contrat, sont déterminés selon les tarifs standard du mandataire (susceptibles de modification) et toutes les taxes applicables seront à charge du mandant.
B. Révision des prix
Tous les prix convenus entre les parties sont toujours révisables annuellement.
C. Facturation
Toutes les prestations, prestations supplémentaires et dépenses relatives à la commande sont facturées au fur et à mesure de leur réalisation. Les commandes prévoyant un prix forfaitaire peuvent donner lieu à une facturation étalée.
D. Conditions de paiement
Toutes les factures du mandataire sont payables au comptant par le mandant.
En cas de paiement tardif, un intérêt de retard de 12% par an sera dû à partir du trentième (30e) jour qui suit la date de facturation et sans mise en demeure préalable. De même, une indemnité fixe égale à 10% du montant facturé sera due de plein droit (ipso jure) et sans mise en demeure, avec un minimum de 50 EUR représentant uniquement les dommages et intérêts pour couvrir les frais extrajudiciaires.
Par ailleurs, le mandataire a légalement droit à une indemnité raisonnable pour couvrir tous les frais de recouvrement, conformément à la loi belge du 2 août 2002 relative aux paiements tardifs dans les transactions commerciales. Pour tout paiement tardif ainsi que pour toute non-observation d’une obligation (spécifique) dans le chef du mandant, ainsi qu’en cas de règlement avec des créanciers, de faillite, d’insolvabilité, de curatelle ou de cessation des activités par le mandant, le mandataire aura en outre le droit, sans mise en demeure préalable et de plein droit, de suspendre l’exécution de toute prestation quelle qu’elle soit et de ne la reprendre qu’après le paiement ou l’observation de toutes les obligations.
5. Responsabilité
(1) Le mandataire n’est ni assureur ni caution et rejette toute responsabilité en cette qualité. Les clients qui désirent une garantie contre les pertes ou les dommages doivent contracter une assurance appropriée.
(2) Un retard dans l’exécution des prestations par le mandataire ne peut donner lieu au paiement de dommages et intérêts. En aucun cas, le mandataire ne peut être tenu responsable de la non-exécution totale ou partielle de sa mission suite à un événement non imputable au mandataire, y compris la négligence du mandant de satisfaire à une de ses obligations en vertu des présentes conditions ou du fait des limitations propres à l’objet de la mission ou l’examen et/ou les limitations imposées par une autorité dont ont peut raisonnablement admettre qu’elle est compétente. La responsabilité du mandataire, de ses organes, de ses subordonnés, représentants et sous-traitants est exclue pour toute perte ou dommage provoqué par ou suite à une exécution fautive ou tardive, à moins que le mandant ne prouve qu’ils sont dus à une faute grave et qu’il prouve le dommage. Dans ce cas, la responsabilité par mission est limitée à 10 fois le montant facturé pour l’exécution de la commande, avec un maximum de 30.000 EUR. Le mandataire n’est pas responsable d’une perte indirecte ou de dommages consécutifs (y compris la perte de bénéfices).
(3) Le mandant s’engage à garantir le mandataire contre toutes les actions possibles de tiers pour pertes, dommages ou dépenses de quelque nature que ce soit suite à une action ou une négligence du mandant, même s’il est sans faute.
6. Déchéance de droits : En cas de réclamation, le mandant doit mettre le mandataire en demeure par écrit dans les 30 jours qui suivent la découverte des faits avancés pour justifier cette réclamation sous peine de déchéance de droit intervenant de plein droit et dans tous les cas, le mandataire est déchargé de toute responsabilité trois mois après (i) la date des prestations par le mandataire des services qui donnent lieu à la réclamation; ou (ii) la date à laquelle les prestations auraient dû être terminées dans le cas d’une prétendue non-exécution.
7. Débauchage et/ou engagement du personnel par le mandant : Il est interdit au mandant de débaucher ou d’engager le personnel du mandataire ou de recourir à ses services sans le consentement préalable écrit du mandataire. La violation du présent article donnera lieu de plein droit au paiement d’une indemnité au mandataire égale à deux fois le salaire brut annuel du membre du personnel dont le mandataire aura été privé.
8. Cession de droits et d’obligations : A l’exception des dispositions de l’article 2B, b) ci-dessus, aucune des deux parties ne pourra, sans l’autorisation écrite de l’autre partie, céder ses droits et obligations contractuels à des tiers, les entreprises sœurs et les filiales du mandataire n’étant pas considérées comme des tiers.
9. Confidentialité : Le mandant et le mandataire traiteront de façon strictement confidentielle toutes les informations confidentielles obtenues dans le cadre de l’exécution de la commande et mettront tout en oeuvre pour préserver cette confidentialité, même après l’exécution de la mission.
10. Assurances : Les deux parties s’engagent à assurer leur responsabilité civile de manière correcte et suffisante auprès d’une compagnie d’assurances agréée en Belgique et à en fournir la preuve sur simple demande de l’autre partie.
11. Droit applicable : Sauf convention contraire expresse, le droit belge s’applique à toutes les commandes exécutées par le mandataire.
Si une ou plusieurs dispositions des présentes conditions générales devaient être illégales ou non-exécutables, la validité, la légalité ou le caractère exécutoire des autres dispositions ne sera pas affecté ou diminué.
12. Compétence : Tous litiges possibles entre le mandataire et le mandant seront réglés à l’amiable entre les parties. A défaut de règlement amiable, le litige sera soumis aux tribunaux d’Anvers (Belgique) qui sont seuls compétents.
Les présentes conditions générales ont été rédigées en néerlandais et traduites en français, anglais et allemand. En cas de divergences, le texte néerlandais prévaudra.