Conditions générales de vente

Conditions générales de vente

Préambule

Les prestations, objet de toute offre, proposition commerciale ou devis seront réalisées par l’Institut pour la Promotion de la Santé (IPS), association de Loi 1901 déclarée auprès du Préfet du Loiret et dont le numéro RNA est le W452007077.

Celle-ci a pour objet principal ce qui se rapporte directement ou indirectement à l’éducation, l’enseignement, la formation, la prévention, l’assistance et l’action sociale.

Xxxxxxxx Xxxxxxxx, membre fondateur d’IPS, s’appuie sur cette association pour le développement de ses actions.

Dispositions générales

Article 1- Objet

Les présentes conditions s'appliquent à toutes les Prestations délivrées par Institut pour la Promotion de la Santé (IPS). Le Client reconnaît avoir pris connaissance des conditions générales ci-après, ainsi que des conditions particulières propres à chaque service. La validation et signature du devis ou de la proposition commerciale vaudra pleine et entière acceptation des présentes conditions générales et particulières, et de leurs annexes éventuelles, et formera le contrat entre les parties. Le terme « Prestation » s’entend de l’ensemble des services délivrés par IPS, à savoir : la vente d’outils d’information, les Rendez-vous prévention, le Diagnostic santé globale, la fourniture d’un outil logiciel destiné notamment à élaborer le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels, ainsi que l’accompagnement à la reprise du travail des salariés et de l’entreprise telles que ces prestations sont définies dans le devis ou dans la proposition commerciale. Le terme « Client » s’entend de toutes personnes physiques ou morales contractant et acceptant un devis ou une proposition commerciale d’IPS.

Le contrat est formé, entre IPS et le Client par les documents contractuels suivants présentés par ordre hiérarchique de valeur juridique décroissante :

- la proposition commerciale acceptée par le Client,

- les Conditions Particulières, et ses annexes,

- les Conditions Générales.

En cas de contradiction entre une ou plusieurs dispositions figurant dans les documents mentionnés ci-dessus, le document de rang supérieur prévaut.

Article 2 - Conditions financières, Facturation et règlement des Prestations

Les prix s’entendent hors taxes auxquels il convient d’ajouter la taxe sur la valeur ajoutée au taux en vigueur à la signature du devis ou de la proposition commerciale.

Les frais annexes ou complémentaires sont en sus (à titre d’ex. les repas ne sont pas compris dans le prix du Rendez-vous prévention).

Pour les prestations (hors accompagnement à la reprise du travail) dont le montant est supérieur à 2 000 €, un acompte de 20 % du prix total toutes taxes comprises devra être adressé à IPS à la signature du devis ou de la proposition commerciale. Le solde fera l’objet d’une facture émise dans un délai de 20 jours suivant la réalisation de la Prestation. Celle-ci devra être réglée à sa réception et au plus tard 30 jours suivant ladite réception.

L’Institut pour la Promotion de la Santé s’engage à établir une facture et à l’adresser au Client dans un délai de 20 jours à compter de la réalisation de la prestation objet du devis ou de la proposition commerciale. Toute somme non payée à l’échéance donnera lieu au paiement par le Client, outre l’indemnité forfaitaire de quarante (40) €, d’une pénalité de retard, égale à trois fois le taux d'intérêt légal par jour de retard, sans qu’il soit besoin d’une mise en demeure.

Article 3 - Responsabilité

3.1 IPS s’engage à faire ses meilleurs efforts afin de réaliser les Prestations. En cas de non- respect par IPS de ses obligations lui incombant au titre du devis ou de la proposition commerciale signé par les parties, les dommages et pertes pour lesquels IPS serait redevable envers le Client seront les seuls dommages directs, à l’exclusion de tous dommages indirects, et ne pourront en aucun cas excéder le montant du devis ou de la proposition commerciale signé.

3.2 En tout état de cause, toute utilisation par un tiers des documents, rapports et « Livrables

» remis par IPS au Client ou éléments de la Prestation sans l’accord écrit et préalable d’IPS ne peut en aucun cas engager la responsabilité d’IPS.

Article 4 - Sous-traitance

IPS pourra sous-traiter tout ou partie de la Prestation à un autre prestataire de service dans le respect de la loi applicable.

Toutefois IPS restera responsable envers le Client, dans les termes et conditions souscrites au bénéfice de ce dernier telles qu’ils résultent du contrat dûment régularisé par les Parties.

Article 5 - Confidentialité

Les Parties s’engagent l’une envers l’autre pendant toute la durée du présent contrat et sans limitation de durée après la cessation de celui-ci, pour quelque cause que ce soit, à la confidentialité la plus totale des informations reçues de l’autre Partie, à moins que les informations et connaissances ne soient tombées dans le domaine public ou que leur divulgation soit rendue nécessaire en vertu d’un règlement particulier ou d’une injonction administrative ou judiciaire.

Chacune des Parties s’engage en outre à n’utiliser les informations reçues de l’autre Partie qu’à l’effet de l’exécution du présent Contrat.

À ce titre, les Parties s’engagent à faire respecter ces dispositions par leur personnel, et par tout préposé ou tiers qui pourrait intervenir à quelque titre que ce soit dans le cadre du Contrat.

Article 6 - Propriété Intellectuelle

Dans le cadre de l’exécution des Prestations, IPS peut utiliser des données, des logiciels, des études, des programmes, des outils, des modèles, des systèmes et autres méthodologies et savoir-faire (« Éléments ») qui lui appartiennent ou qui appartiennent à un partenaire et pour lesquels il bénéficie d’une licence. Nonobstant la remise de Livrables, IPS conserve tous les droits de propriété intellectuelle sur les Eléments, les Livrables, ainsi que les droits relatifs aux documents de travail constitués dans le cadre des Prestations. Toute reproduction, ou utilisation pour un usage autre qu’exclusivement interne de même que tout transfert ou mise à disposition d’un tiers, n’est pas autorisée et est constitutive de contrefaçon.

Article 7 - Données Personnelles

IPS est amené à recueillir des informations et données personnelles qui font l'objet d'un traitement informatique. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client bénéficie d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui le concernent. Toute personne peut également, pour des motifs légitimes, s'opposer au traitement des données la concernant. Si le Client souhaite exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, une demande pourra être transmise à l’adresse suivante : 00, xxxxxxxxx Xxxx- Xxxxxx, 00000 XXXXXXX Xxxxx 00.

Article 8 - Force majeure

Aucune partie ne pourra être tenue responsable pour un manquement à l’une de ses obligations qui résulterait de la survenance d’un cas de force majeure qu’elle subirait, tels que ceux définis à l’article 1218 alinéa 1 du Code civil. En outre, IPS ne sera pas tenu responsable des pertes, dommages, erreurs ou défauts de livraisons d'un envoi dès lors qu'ils résulteraient de :

- Tous défauts ou particularités liés à la nature de l'envoi quand bien même il aurait été connu de nous au moment de notre acceptation.

- Tout acte, carence ou négligence de tous tiers, par exemple : l'expéditeur, le destinataire, tout tiers intéressé, tout employé des douanes ou de toute autre administration, les services postaux, tout transporteur ou autres tiers à qui l'envoi serait confié par notre prestataires de transport.

Article 9 - Clause résolutoire

En cas de manquement par l’une des Parties à ses obligations contractuelles, le Contrat pourra faire l’objet d’une résolution de plein droit par l’autre Partie 30 jours après l’envoi d’une lettre de mise en demeure adressée en recommandé avec avis de réception restée sans effet au terme du délai de 30 jours. La mise en demeure indiquera la ou les défaillances constatées.

Article 10 - Dispositions diverses

10.1 Référence Commerciale

Le Client autorise IPS et ses partenaires concernés le cas échéant dont notamment Harmonie Mutuelle en fonction des services souscrits et identifiés dans les conditions particulières propres à chaque service, à faire référence à celui-ci lors de la présentation commerciale de ses activités. Toute autre utilisation des noms et/ou marques du Client serait soumise à une validation préalable et écrite du Client

10.2 Droit applicable - Election de domicile -Contestations

Le présent contrat est soumis au droit français, à l’exclusion de toute autre législation. Pour l’exécution des présentes ainsi que de leurs suites, les Parties font respectivement élection de domicile en leurs sièges sociaux respectifs.

En cas de litige, celui-ci serait alors soumis aux tribunaux compétents d’Orléans, y compris en cas d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.

Dispositions applicables au Diagnostic santé globale

Article 11 - Définition de la Prestation, limites, Calendrier

11.1 La prestation, objet du Diagnostic santé globale, est définie de façon exhaustive dans le devis.

11.2 La démarche d’IPS sera limitée aux éléments portés à la connaissance d’IPS. Les Livrables seront basés sur les informations transmises par le Client. En conséquence, la réussite de la mission dépendra de la disponibilité des interlocuteurs internes et externes du Client, ainsi que de la qualité des réponses apportées aux questions et demandes d’IPS. Les documents et informations fournies par le Client seront réputés complets et exacts.

11.3 IPS mettra tout en œuvre pour respecter, s’il y a lieu, le calendrier indiqué dans le Devis et répondre aux besoins du Client. Cependant, à moins que les deux parties en conviennent différemment par écrit dans le devis signé, les dates ne sont mentionnées dans le calendrier qu’à titre indicatif.

11.4 Afin d’assurer le bon déroulement de la Prestation dans les conditions et les objectifs visés, le Client s’engage à collaborer et à transmettre toutes les informations utiles et nécessaires dans les meilleurs délais.

Article 12- Livrables

Tous les avis, informations, recommandations ou autres contenus de tous rapports, présentations ou autres communications remis par IPS au cours de la mission (« Livrables»), autres que les Informations du Client, sont réservés au seul usage interne du Client. Les Livrables ne pourront pas être divulgués (ou une partie ou un résumé d’un Rapport) à un tiers sauf accord exprès et préalable d’IPS.

Dispositions applicables à l’achat d’outils d’information

Article 13 - Livraison

13.1 Conditions : les produits commandés sont livrés à l'adresse indiquée par le Client. Le colis sera acheminé jusqu'au destinataire par l'intermédiaire de notre prestataire de transport habituel ou en tout état de cause par un intermédiaire de notre choix. Le Client est tenu notamment de vérifier l'état de l'emballage ainsi que le contenu du ou des colis à la livraison, de rapprocher la quantité et références livrés du bon de commande. La signature du récépissé de livraisons emportera acceptation du Client. Le Client est tenu de nous informer dans les 48 heures après réception du colis des éventuels dommages occasionnés par le transporteur.

13.2 Casse au cours de l'expédition : si un colis arrive chez le destinataire endommagé (et les ouvrages contenus abîmés ou défraîchis), le destinataire devra alors refuser le colis. Le transporteur se chargera d'informer IPS. À réception de cette information, IPS s’engage à réexpédier au destinataire immédiatement un colis identique. En aucun cas le client ne pourra exiger le remboursement du produit et du forfait de livraison.

Article 14 - Réserve de Propriété

IPS conserve la propriété des Outils d’Informations vendus jusqu’au paiement effectif de l’intégralité du prix en principal et accessoire. Cependant les risques de détérioration et de perte sont transférés au Client dès que les supports ont quitté les locaux d’IPS. Toute utilisation des noms, marques logos ou contenus présents sur ou dans les supports est interdite sans autorisation express d’IPS.

Dispositions applicables aux Rendez-vous prévention

Article 15 - Organisme financeur

Lorsque la formation est prise en charge par un organisme tiers (OPCA...), il appartient à l’entreprise du participant :

- de vérifier directement l’imputabilité de la formation auprès de l’organisme,

- de faire la demande de prise en charge avant la formation,

- d’indiquer explicitement sur le bulletin d’inscription quel sera l’établissement à facturer, en indiquant précisément sa raison sociale et son adresse postale. Si le dossier de prise en charge de l’organisme tiers ne parvient pas à l’IPS avant le premier jour de la formation, les frais de formation seront intégralement facturés à l’entreprise du participant.

En cas de prise en charge partielle par un organisme tiers, la part non prise en charge sera facturée directement à l’entreprise du participant. D’autre part, dans le cas où l’organisme financeur n’accepterait pas de payer la charge qui aurait été la sienne (absences, abandons, etc.), le coût de l’ensemble de la formation reste dû par l’entreprise du participant.

Article 16 - Obligations du participant et/ou du cocontractant de l’organisme de formation

16.1 Si le Rendez-vous prévention est organisé par l’employeur dans les locaux de l’entreprise, le salarié reste soumis au pouvoir de discipline du Client. Si le Rendez-vous prévention est assuré à l’extérieur, le Client ou son salarié doivent respecter le règlement intérieur de l’organisme de formation.

16.2 Le Client ou son salarié s’obligent à fréquenter avec assiduité et régularité le Rendez-vous prévention auquel ils sont inscrits. Ils s’obligent à signer en début et fin de chaque journée la feuille de présence mise à sa disposition. Il est entendu que les absences non autorisées et non reconnues valables, tout comme le non-respect du contrat par le salarié du Client peuvent entraîner le renvoi du Rendez-vous prévention. En outre, le défaut ou le manque d’assiduité et de régularité sera sanctionné par un refus de délivrance de l’attestation de stage pour un Rendez- vous prévention entrant dans le budget formation du client.

16.3 Le Client s’oblige en outre à souscrire et maintenir en prévision et pendant la durée du Rendez-vous prévention une assurance responsabilité civile couvrant les dommages corporels, matériels, immatériels, directs et indirects susceptibles d’être causés par ses agissements ou ceux de ses préposés au préjudice d’IPS. Il s’oblige également à souscrire et maintenir une assurance responsabilité civile désignant également comme assuré IPS pour tous les agissements préjudiciables aux tiers qui auraient été causés par le participant ou préposé, et contenant une clause de renonciation à recours, de telle sorte qu’IPS ne puisse être recherché ou inquiété.

Article 17. Remplacements / Annulations / Reports

17.1 Tout Rendez-vous prévention commencé est dû en totalité, de même si le participant ne s’est pas présenté.

17.2 Les remplacements de participants au Rendez-vous prévention sont admis à tout moment (sauf pendant le Rendez-vous prévention), sans frais, en communiquant par écrit le nom et les coordonnées du remplaçant sous réserve de remplir les conditions d’acceptation au Rendez-vous prévention.

17.3 Formulées par écrit, les annulations donneront lieu le cas échéant à un remboursement si elles sont reçues au plus tard 15 jours avant le début du stage. Passé ce délai, pour tout report ou annulation, l’organisme de formation sera dans l’obligation de facturer 25 % du montant total TTC du Rendez-vous prévention à titre d’indemnité forfaitaire indépendamment de l’acompte préalablement versé.

17.4 L’organisme de formation se réserve le droit de reporter ou d’annuler un Rendez-vous prévention, de modifier le lieu de son déroulement, le contenu de son programme ou le choix des animateurs, si des circonstances indépendantes de sa volonté l’y obligent et notamment un nombre de participants inférieurs à cinq.

Dispositions applicables à l’e-learning

Article 18 – Définitions e-learning et Utilisateur

18.1 Le terme « e-learning » s’entend de l’ensemble des formations et consultations en ligne accessibles à partir du site Internet : xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/ fournis par la Société FICTIS ayant son siège : 0, xxx xxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, 00000 XXXXXX,

n° SIRET 44437349200032.

18.2 Le terme « Utilisateur » s’entend de tout Client ou salarié du Client ayant souscrit l’offre de formation E-learning.

Article 19- Accès et inscription aux services

19.1 Lieu de la prestation : L'utilisation des services se déroule exclusivement à distance. L’Utilisateur choisit lui-même et librement le lieu de formation (domicile, bureau, ...).

19.2 Utilisation des services : Pour pouvoir accéder aux différents cours et services, il sera transmis une procédure à l’Utilisateur. Chaque Utilisateur se verra attribuer un login et un mot de passe personnels qui lui permettront d'accéder aux services.

19.3 Horaire : Muni de son login et de son mot de passe personnels, l’Utilisateur pourra accéder 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 aux services pendant la durée spécifiée lors de la commande. Le service ou une partie du service pourra être interrompu pour des raisons de maintenance. L'Utilisateur accepte cette impossibilité temporaire d'accéder aux services et ce sans pouvoir réclamer quelque indemnité que ce soit.

19.4 Équipement requis : L'Utilisateur reconnaît disposer de la configuration technique minimale suivante : Windows 2000/XP/Vista/Seven

ou Mac OS X 10.1 ou supérieur ou une distribution Linux 32/64 bits, résolution : 1024 X 768, Pentium III, 256 MB RAM, carte son standard, micro, haut-parleurs ou casque-micro, Internet Explorer 6 ou Mozilla Firefox 1.5 ou supérieur, Flash Player 9 ou supérieur. IPS ne pourra en aucun être tenue pour responsable en cas de difficulté d'accès aux services si l'Utilisateur ne dispose pas de la configuration minimale requise.

19.5 Enregistrement : Lors de son enregistrement en ligne, l'Utilisateur s'engage strictement à fournir des informations vraies, exactes, à jour et complètes sur lui-même comme demandé dans le formulaire d'inscription aux services. Il s'engage notamment à ne pas créer une fausse identité. L'Utilisateur s'engage à tenir à jour sans délai les données qu'il a communiquées lors de son enregistrement en ligne. Les droits d'accès et d'utilisation des services sont des droits non transmissibles. L'Utilisateur est caractérisé par un identifiant et un mot de passe placés sous son entière responsabilité. L'Utilisateur s'oblige à conserver secret les éléments constitutifs de son identifiant et ne pas les divulguer.

19.6 Utilisation de cookies : IPS se réserve le droit, pour les bonnes fins de l'utilisation des services, de placer des cookies dans l'ordinateur de l'Utilisateur. Les cookies sont de petits fichiers de données que la majorité des sites Internet vont

inscrire sur votre disque dur afin de vous reconnaître quand vous revenez visiter votre site. Le site IPS utilise des cookies afin de vous identifier facilement lorsque vous lui rendez visite. Les informations collectées par les cookies sont uniquement et strictement destinées à un usage interne et ne sont jamais transmises à des tiers.

Article 20 - Limitation de responsabilité

20.1 Les modules proposés par IPS, sont compatibles avec la majorité des ordinateurs présents sur le marché des particuliers. Toutefois, IPS, sous réserve d'avoir respecté ses obligations contractuelles, son obligation d'information, les règles de l'art :

- n'est pas responsable des systèmes informatiques et des manipulations de l'Utilisateur (erreur de liens, plug-in,...) ni des paramètres

de sécurité pouvant exister dans les systèmes des utilisateurs et qui ne permettraient pas le bon fonctionnement des modules proposés ;

- n'est pas responsable des dommages, pertes de données et autres dysfonctionnements des systèmes informatiques des utilisateurs dus

à l'installation et/ou à l'utilisation des modules proposés ;

- précise que les transmissions de données sur l'Internet ne bénéficient que d'une fiabilité technique relative, celles-ci circulant sur des réseaux hétérogènes aux caractéristiques et capacités techniques diverses qui sont parfois saturés à certaines périodes de la journée ;

- précise que les données circulant sur l'Internet ne sont pas protégées contre les détournements éventuels et qu'ainsi les communications des mots de passe, codes confidentiels et plus généralement de toutes informations à caractère sensible sont effectuées par l'Utilisateur

à ses risques et périls ;

20.2 IPS ne peut être tenu responsable de toutes défaillances de la solution fournie, liées à des Virus, intrusions et à toute autre cause relevant de la sécurité informatique de l'Utilisateur.

20.3 L'Utilisateur reconnait qu'il consulte et interagit avec les modules e-learning proposés sous sa responsabilité exclusive, sans qu’IPS

ne détienne sur ces interactions ni maîtrise, ni contrôle. L'Utilisateur est seul responsable de l'usage et des interprétations qu'il fait

des modules e-learning proposés, des résultats qu'il obtient, des conseils et actes qu'il en déduit.

Par conséquent, l'usage de toutes

les informations émises par IPS s'effectuent sous l'entière responsabilité de l'Utilisateur et à ses seuls risques.

En conséquence, IPS n'encourt aucune responsabilité pour tous dommages directs ou indirects découlant de l'usage du site.

Article 21- Propriété intellectuelle des contenus

21.1 Par l'accès au site xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/ , IPS consent au Client qui l'accepte, une licence d'ouverture à la formation ou à la consultation dont l'usage est strictement limité à l'Utilisateur détenant les éléments d'identification.

21.2 Le Client ne dispose d'aucun droit de propriété intellectuelle sur les contenus de la plate- forme de formation du site et ne peut donc les transmettre, reproduire ou rediffuser.

21.3 L'ensemble du contenu, quelle qu'en soit la présentation, est protégé par la législation applicable à la propriété intellectuelle.

Dispositions applicables à la fourniture d’une Solution d’élaboration du Document Unique Professionnel d’Evaluation des Risques Professionnels

Article 22 - Définition de la prestation

L’association IPS met à disposition du Client une solution intégrée destinée à faciliter l’établissement du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (ci-après DUERP).

L’accès à la solution d’établissement du DUERP, objet de la présente prestation, permet de :

▪ Gérer le contenu du document unique par Unité de travail en créant un référentiel propre à la structure du Client

▪ Coter et hiérarchiser les évaluations

▪ Disposer d’une liste prédéfinie des dangers et risques conforme aux recommandations de la CARSAT

▪ Éditer et mettre à jour les plans d’actions du Client

▪ Gérer les risques résiduels

▪ Obtenir facilement des indicateurs de performance du DUERP

▪ Éditer des fiches de poste (fiches danger)

▪ Honorer les obligations du Client en matière de pénibilité au travail

Ce module est un service applicatif fourni en mode Software as a Service (Saas) par notre Partenaire PREVISOFT, fournisseur d’applications de gestion des risques professionnels, et inclut :

▪ un droit d’accès aux serveurs qui hébergent la solution,

▪ un droit d’utilisation des services applicatifs relatifs à l’établissement du DUERP,

▪ un ensemble de services afférents, dont notamment l’hébergement des données, la maintenance applicative,

▪ l’assistance Utilisateurs.

IPS est également en mesure de fournir l’accès aux autres modules qui constituent l’ensemble des services applicatifs de la solution PREVISOFT® (risque chimiques, Santé, Pénibilité, Accidents du travail et Maladies Professionnelles, Coactivité, Gestion des formations). Les modules et le périmètre des fonctionnalités concernées sont précisés dans la proposition commerciale correspondante, étant précisé que l’ensemble des services applicatifs fournis feront partie intégrante du présent Contrat.

IPS propose également, sur option, des formations au DUERP sur site ainsi que des formations collectives inter-entreprises à distance. Ces formations sont assurées par l’éditeur de la solution et seront chiffrées dans la proposition commerciale si le Client en fait la demande.

Les éventuels modules complémentaires souscrits disposent également d’une prestation de formation associée sur option.

IPS peut, par l’intermédiaire de l’éditeur de la solution, assurer l’intégration des données existantes dans le module DUERP. Cette prestation sera chiffrée dans la proposition commerciale si le Client en fait la demande.

Article 23 - Périmètre de la prestation

ENTITES COUVERTES

Le Périmètre de la prestation identifie les entités légales pour lesquelles le Client est autorisé à bénéficier de l’accès au module DUERP.

Celles-ci sont listées dans la proposition commerciale telle que validée par le Client, avec un code d’identification qui correspond, pour les entités françaises qui en disposent, à leur numéro SIREN ou SIRET ou identifiant INSEE, et, ou pour les entités françaises ne disposant pas d’un tel

identifiant, à un code d’identification spécifiquement attribué par l’éditeur de la solution. Le Client ne sera pas autorisé à bénéficier des Services Applicatifs pour toute autre entité légale non listée dans la proposition commerciale. Une clef de licence sera générée par l’éditeur de la solution, intégrant les codes d’identification associés et permettant de gérer à tout moment ces autorisations et limitations, et transmise au Client.

NOMBRE DE SALARIES

Désigne le nombre obtenu en additionnant les nombres de salariés, d’intérimaires, d’agents de la fonction publique etc. de chacune des entités légales constituant le Périmètre des entités légales couvertes. La notion de « Nombre de Salariés » est utilisée pour dimensionner les Services Applicatifs.

L’ensemble des précisions complémentaires nécessaires à la détermination de l’étendue des services applicatifs fournis et des prestations qui y sont rattachées sont portés dans la proposition commerciale jointe.

Article 24 - Durée de la prestation

La date d’effet du Contrat correspond à la date de transmission des Identifiants par l’éditeur de la solution au Client, cette date étant par ailleurs notifiée dans la première facture émise par IPS.

Le Client peut également demander une date d’effet spécifique ; dans ce cas, la date d’effet sera mentionnée dans la proposition commerciale.

Le Contrat est conclu pour une durée annuelle correspondant à l’année civile et expirant au 31/12 de chaque année, à l’exception de tout contrat conclu à partir du 1er octobre, qui sera réputé conclu jusqu’au 31/12/N+1.

Sauf si les parties conviennent de nouvelles conditions particulières qui élargiraient son périmètre fonctionnel, le présent Contrat est reconductible tacitement pour des nouvelles périodes successives de UNE (1) année, dans des conditions identiques, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception expédiée au moins un (1) mois avant le terme du 31

décembre de l’année en cours.

Article 25 - Licence utilisateur

En vertu de la présente Licence, IPS concède au Client un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’utilisation des Services Applicatifs, pendant toute la durée du Contrat et pour le monde entier.

Le Client ne peut utiliser les Services Applicatifs que conformément à ses besoins et à la documentation des Services Applicatifs. En particulier, la Licence relative aux Services Applicatifs n’est concédée que dans le seul et unique but de permettre au Client l’utilisation desdits Services, à l’exclusion de toute autre finalité.

Le droit d’utilisation s’entend du droit de représenter et de mettre en œuvre les Services Applicatifs conformément à leur destination, en mode SaaS via une connexion à un réseau de communications électroniques. Le Client ne pourra en aucun cas mettre les Services Applicatifs à disposition d’un tiers, et s’interdit strictement toute autre utilisation, en particulier toute adaptation, modification, traduction, arrangement, diffusion, décompilation, sans que cette liste soit limitative.

Article 26 - Garantie

IPS déclare et garantit qu’elle est titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle qui lui permettent de conclure le présent contrat.

IPS déclare en outre avoir obtenu de son partenaire PREVISOFT, éditeur de la solution, la garantie que les Services Applicatifs ne sont pas susceptibles de porter atteinte aux droits des tiers, ce dont IPS se porte-fort.

Article 27 - Description des Services applicatifs

SERVICES APPLICATIFS

IPS met à disposition du Client les fonctionnalités accessibles sur les serveurs de notre partenaire PREVISOFT par le biais du réseau Internet.

Dans les conditions de l’Article 24, IPS consent au Client le droit d'utiliser les Services Applicatifs de façon non exclusive.

L’hébergement des Données, la maintenance et la sécurité des Services Applicatifs, ainsi que l’assistance Utilisateurs sont assurés par notre partenaire PREVISOFT.

ACCES AUX SERVICES APPLICATIFS

L’Administrateur et/ou les Administrateurs désigné(s) par le Client et les Utilisateurs sont seuls habilités à avoir accès aux Services Applicatifs conformément aux présentes Conditions Générales et particulières.

Ils pourront se connecter à tout moment – à l’exception des périodes de maintenance préventives et évolutives définies dans l’annexe « Plage de services et engagements » à savoir :

▪ 24 heures sur 24 ;

▪ 7 jours sur 7 ;

▪ y compris les dimanche et jours fériés.

L'accès s'effectue au moyen des Identifiants du Client ou de ceux attribués à chaque Utilisateur, lors de chaque connexion aux Services Applicatifs.

Il appartient aux Administrateurs désignés par le Client de créer les Identifiants de chaque Utilisateur et de les transmettre à chacun, de façon confidentielle.

Les Identifiants sont destinés à réserver l'accès des Services Applicatifs aux Utilisateurs et aux Administrateurs désignés par le Client, à protéger l'intégrité et la disponibilité des Services Applicatifs, ainsi que l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des Données du Client telles que transmises par les Utilisateurs.

CONFIDENTIALITE DES IDENTIFIANTS

Les Identifiants sont personnels et confidentiels. Ils ne peuvent être changés que sur demande du Client ou à l'initiative de l’éditeur de la solution, sous réserve pour IPS d’en informer

préalablement le Client. Ce dernier s'engage à mettre tout en œuvre pour conserver secrets les Identifiants le concernant et à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit.

Le Client est entièrement responsable de l'utilisation et de la garde des Identifiants qui lui sont

remis. Il s’assurera qu’aucune autre personne non autorisée au titre du présent contrat n’a accès aux Services Applicatifs. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des postes individuels d’accès aux Services Applicatifs. Dans l’hypothèse où il aurait connaissance de ce qu’une autre personne y accède, le Client en informera IPS sans délai et le confirmera par courrier recommandé.

En cas de perte ou de vol d'un des Identifiants, le Client utilisera la procédure mise en place par notre Partenaire PREVISOFT et accessible sur la page de connexion de l’application.

Article 28 - Qualité des services applicatifs

Le Client est averti des aléas techniques inhérents à l’Internet, et des interruptions d’accès qui peuvent en résulter. En conséquence, IPS ne pourra être tenu responsable des éventuelles indisponibilités ou ralentissements des Services Applicatifs. En outre, IPS exécute ses prestations conformément aux engagements de niveaux de service obtenus de son partenaire et joints en annexe aux présentes. IPS n’est pas en mesure de garantir la continuité des Services Applicatifs exécutés à distance via Internet, ce que le Client reconnaît.

IPS, par l’intermédiaire de l’éditeur de la solution, s’engage à mettre en place des contrôles efficaces de nature à procurer une assurance raisonnable que le Client peut accéder et utiliser les applications concernées aux heures déterminées dans le Contrat.

Les Services Applicatifs peuvent être occasionnellement suspendus en raison d'interventions de maintenance nécessaires au bon fonctionnement de la plate-forme de notre partenaire PREVISOFT. En cas d’interruption des Services Applicatifs pour maintenance, IPS s’engage à faire respecter les engagements de niveaux de service obtenus de notre partenaire PREVISOFT et annexés à la proposition tarifaire, afin que le Client puisse être informé au mieux de

l’interruption, et qu’il prenne ses dispositions suffisamment à l’avance pour éviter toute perturbation de son activité.

IPS ne pourra être tenu responsable de l’impact éventuel de cette indisponibilité sur les activités du Client.

Article 29 - Redevances

29.1 REDEVANCES

La redevance des Services est indiquée dans la proposition commerciale en euros et s’entend hors taxes et hors frais. Elle est calculée en fonction des modules fonctionnels et des options choisies, sur la base des critères de dimensionnement suivants :

▪ Nombre de Salariés du Périmètre des Entités Légales Couvertes ;

▪ Éventuellement l’espace de stockage supplémentaire demandé par le Client.

Le Client peut à tout moment modifier les volumes et les modules en fonction du périmètre qu’il souhaitera couvrir. Sur demande du Client ou sur constatation d’une variation de périmètre par IPS, la modification pourra occasionner une mise à jour de la redevance.

Pour une variation des volumes constatée sur une période de plus de 2 mois, si les nouveaux volumes restent dans une fourchette comprise entre 80% et 120% des volumes inscrits à la proposition commerciale, aucune mise à jour ne sera nécessaire. Si les volumes sont plus faibles que 80% ou plus forts que 120% des volumes inscrits à la proposition commerciale, et si cette variation entraîne, selon la grille de tarifs en vigueur au moment du constat de ladite variation, une modification de la redevance annuelle due par le Client, IPS émettra une nouvelle version de l’offre de contrat, qui remplacera la présente. La date d’effet du changement de volume sera inscrite dans la nouvelle proposition commerciale.

Le Client validera alors la nouvelle offre de contrat pour autoriser le maintien du service dans les nouvelles conditions. En cas de refus par le Client de valider l’offre de contrat malgré une augmentation avérée du Nombre de Salariés du Périmètre des Entités Légales Couvertes, IPS pourra faire valoir l’Article 29.5.

Au moment de la validation de l’offre de contrat par le Client, IPS émettra une facture correspondant à la différence entre la redevance perçue pour la période de référence et la nouvelle redevance pour la même période. Cette facture fera l’objet d’un règlement dans les conditions fixées à 29.4 ou d’un avoir à valoir sur la redevance de la période de référence suivante.

Sont exclues de la redevance et donnent lieu à facturation séparée les prestations suivantes :

▪ n Les prestations de formation ;

▪ n Les prestations d’assistance technique ;

▪ n Les prestations de paramétrage, d’intégration ;

▪ n Les prestations d’import de données existantes ;

▪ n Et plus généralement toutes prestations n’entrant pas dans le Contrat.

29.2 REVISION DES PRIX

Les tarifs sont révisables annuellement à la hausse en fonction de l’évolution de l’indice SYNTEC) suivant la formule :

P(t) = P(t-1) x [S(t) / S(t-1)] avec P(t) : redevance après révision ; P(t-1) : redevance initiale ; S(t) : dernier indice SYNTEC publié à la date de facturation de la nouvelle redevance ; S(t-1) : indice SYNTEC de référence = dernier indice SYNTEC publié à la date de facturation de la redevance initiale ; ou en appliquant une majoration de 2% si l’évolution constatée de l’indice SYNTEC est inférieure.

29.3 MODALITES DE FACTURATION

La redevance est annuelle et est facturée pour la période du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.

Pour un Contrat prenant effet en cours d’année civile et nonobstant les dispositions de l’article 23, le montant annuel sera proratisé en fonction du nombre de mois restant à courir jusqu’au 31 décembre de l’année N, et fera l’objet d’une facture émise dans un délai de 20 jours suivant

l’activation de la licence

Pour les factures suivantes, la facturation est émise à terme à échoir, avant le début de la période.

29.4 MODALITES DE REGLEMENT

Le règlement s’effectue par prélèvement pour la redevance relative à la mise à disposition des modules de la solution PREVISOFT®.

Il s’effectuera par virement bancaire pour toutes les autres prestations.

Le règlement est exigible, à la prise d’effet de la Licence pour la première année et au début du mois de décembre de chaque année en prévision de la période suivante.

29.5 DEFAUT DE PAIEMENT

Outre les pénalités de retard prévues à l’article 2 des Conditions Générales et sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts, le défaut de paiement par le Client d’une facture à son échéance pourra amener IPS à appliquer de plein droit :

▪ Les frais bancaires et de gestion supplémentaires (suivi du recouvrement, courriers et frais téléphoniques de relance, représentation des rejets de prélèvement bancaire) ;

▪ La suspension immédiate des Services Applicatifs ;

▪ La résiliation de plein droit du contrat sous 60 jours après l’envoi par le Prestataire d’une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception demeurée infructueuse.

Article 30 - Responsabilité d’IPS

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, IPS ne saurait voir sa responsabilité engagée en cas de dommages, de quelque nature que ce soit, subis par le client, l'utilisateur ou des tiers résultant directement ou indirectement de leur utilisation des services applicatifs, notamment la perte ou la détérioration de Données, la mauvaise utilisation des Services Applicatifs par le Client, la condamnation du Client pour absence de prise en compte d’un risque professionnel ou d’une obligation réglementaire lui incombant au titre de son activité, ou encore toute perte financière ou commerciale résultant de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser les Services Applicatifs.

Dans tous les cas, le montant de l’indemnisation due par IPS au titre de sa responsabilité contractuelle sera strictement limité à un montant équivalent à six (6) mois de redevances pour l’utilisation des Services Applicatifs aux tarifs en vigueur d’IPS.

IPS ne saurait, en outre, être tenu responsable de la destruction accidentelle des Données par le Client ou un tiers ayant accédé aux Services Applicatifs au moyen des Identifiants remis au Client.

IPS ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable de tout dommage en cas de préjudice causé par une interruption ou une baisse de service de l’opérateur de télécommunications, du fournisseur d’électricité ou en cas de force majeure.

Article 31 - Traitement des données

31.1 DONNEES PERSONNELLES

Si les données transmises aux fins d’utilisation des Services Applicatifs comportent des données à caractère personnel, le Client garantit à IPS qu’il a procédé à l’ensemble des obligations qui lui

incombent au terme de la loi du 6 janvier 1978 dite « Informatique & Libertés », et qu’il a informé les personnes physiques concernées de l’usage qui est fait desdites données personnelles. A ce titre, le Client garantit IPS contre tout recours, plainte ou réclamation émanant d’une personne physique dont les données personnelles seraient reproduites et hébergées via les Services Applicatifs.

31.2 EXPLOITATION DES DONNEES

Le Client assure la responsabilité éditoriale éventuelle de l’utilisation des Services Applicatifs.

Le Client est seul responsable de la qualité, de la licéité, de la pertinence des Données et

contenus qu’il transmet aux fins d’utilisation des Services Applicatifs. Il garantit, en outre, être titulaire des droits de propriété intellectuelle lui permettant d’utiliser les Données et contenus. En conséquence, IPS dégage toute responsabilité en cas de non-conformité des Données et/ou des contenus aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client.

Le Client garantit IPS à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par un tiers pour une violation de cette garantie.

Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus et messages diffusés et/ou téléchargés via les Services Applicatifs. Le Client demeure le seul propriétaire des Données constituant le contenu des Services Applicatifs.

IPS et son partenaire PREVISOFT peuvent utiliser des données agrégées et couvertes par l’anonymat pour suivre les statistiques quant à l’utilisation des modules fonctionnels, identifier les tendances métier, contribuer à la conception d’améliorations futures des Services Applicatifs, et garantir l’efficacité et la sécurité des solutions qu’ils développent.

31.3 SECURITE DES DONNEES

Chacune des Parties s’engage à mettre en œuvre les moyens techniques appropriés pour assurer la sécurité des Données.

Sous réserve de l’Article 29, IPS, par l’intermédiaire de l’éditeur de la solution, s’engage à

préserver l’intégrité et la confidentialité des Données contenues dans les Services Applicatifs. Dans ce cadre, IPS a obtenu de l’éditeur de la solution qu’il mette en place les mesures techniques et organisationnelles de nature à empêcher tout accès ou utilisations frauduleuses des Données et à prévenir toutes pertes, altérations et destructions des Données.

De la même manière, IPS, par l’intermédiaire de l’éditeur de la solution, s'emploie à sécuriser l'accès et l'utilisation des Services Applicatifs, en tenant compte des protocoles, conformément aux usages en la matière.

IPS a ainsi obtenu de l’éditeur de la solution la mise en place des contrôles efficaces de protection contre l’accès physique et électronique non autorisé aux systèmes d’exploitation et aux applications de l’éditeur, ainsi qu’aux renseignements confidentiels des Clients afin de procurer

une assurance raisonnable que l’accès aux systèmes et aux Données des Clients est limité aux personnes autorisées et que les renseignements confidentiels des Clients sont protégés contre toute utilisation non conforme à leur usage.

31.4. CONFIDENTIALITE DES DONNEES

IPS, par l’intermédiaire de l’éditeur de la solution, s’engage à mettre en place des contrôles efficaces de nature à procurer une assurance raisonnable que les applications mises à dispositions du Client traitent les Données qui lui sont confiées sans risques d’omission,

altération, déformation ou toutes autres formes d’anomalie susceptibles de nuire à l’intégrité des résultats issus de ces applications et que les traitements sont en conformité avec la réglementation légale qui leur sont applicables, et que les Données et traitements sont accessibles pour les contrôles et audits extérieurs qui pourraient être diligentés.

L’intégrité du traitement s’étend à toute composante du système et à toutes les phases du traitement (entrée de données, transmission, traitement, stockage et sortie des données). Ces contrôles consistent en des contrôles de cohérence des traitements, la détection et la gestion des anomalies ainsi que l’information des Utilisateurs relativement à tout risque de non-conformité associée.

31.5 REVERSIBILITE

En cas de cessation de la relation contractuelle, quelle qu’en soit la cause, IPS s’engage à restituer, gratuitement, à la première demande du Client formulée par lettre recommandée avec accusé de réception et dans un délai de 30 jours à la date de réception de cette demande,

l’ensemble des Données lui appartenant sous un format standard lisible sans difficulté dans un environnement équivalent.

Le Client collaborera activement avec IPS afin de faciliter la récupération des Données.

Durant la phase de réversibilité, les engagements de niveaux de service listés dans la convention seront levés.

A la demande du Client, IPS pourra faire effectuer des prestations d’assistance technique complémentaires au profit du Client et/ou du tiers désigné par lui dans le cadre de la réversibilité. Ces prestations d'assistance feront l’objet d’un devis préalable et seront facturées au tarif en vigueur au moment de la notification de la réversibilité.

Article 32 - Marque et protection de l’application

La marque PREVISOFT® est une marque protégée sur le territoire français et appartient à notre partenaire éditeur de la solution, la société PREVISOFT.

L’accès aux Services Applicatifs couverts par les Conditions Générales et particulières ne donne aucun droit sur la marque PREVISOFT®. Tous les droits non expressément concédés dans ces Conditions Générales et particulières sont réservés à IPS et/ou à son partenaire PREVISOFT. Les Services Applicatifs sont protégés par les lois et les traités internationaux en matière de droits d'auteur et de propriété intellectuelle. Tous les titres et droits d'auteur relatifs aux Services Applicatifs (y compris, de manière non limitative, ceux afférents à toute image, photographie, animation, musique, tout élément vidéo ou sonore, tout texte, clipart, forme, et "applets" intégrés aux Services Applicatifs) sont réservés.

Dispositions applicables au Service d’accompagnement à la reprise du travail

Le service d’accompagnement à la reprise du travail d’un salarié, après un arrêt de travail de plus de 90 jours, consiste en un accompagnement pluridisciplinaire :

▪ du salarié lui-même,

▪ et de l’environnement professionnel (manager, équipe, structure).

L’objectif est de favoriser, dès la stabilisation de l’état de santé du salarié, la reprise du travail dans des conditions favorables et pérennes, que ce soit au même poste ou sur un autre poste (en option) et diminuer ainsi les risques d’absentéisme.

Quel que soit le type d’arrêt de travail (hormis maternité), tous les motifs d’arrêts de travail peuvent faire l’objet d’une prise en charge.

Article 33 - Définitions

Le terme « Client » s’entend de toutes entreprises contractant et acceptant un devis ou une proposition commerciale du Prestataire.

Le terme « Bénéficiaire » désigne l’ensemble des salariés, tous contrats confondus (contrat à durée indéterminée, CDD, contrat jeunes…), tous statuts (ouvriers, cadres, techniciens…), de l’entreprise ayant souscrit à l’offre Service d’accompagnement à la reprise du travail.

Article 34 - Description des services

Chaque accompagnement est soumis à un bilan de la demande du Client et de la situation du Bénéficiaire. Ce bilan a pour objectif d’établir un plan d’actions personnalisé qui pourra comprendre les prestations suivantes.

34.1 ACCUEIL ÉCOUTE ORIENTATION

En cas d’arrêt de travail de 10 jours et plus, le Bénéficiaire peut solliciter l’équipe pluridisciplinaire pour un soutien ponctuel et dans la limite de 5 entretiens par année civile :

▪ pour un soutien moral par des psychologues cliniciens,

▪ pour une aide aux démarches sociales avec des assistantes sociales,

▪ pour une aide à la gestion du quotidien avec des conseillères en économie sociale et familiale,

▪ pour des appels de convivialité par un écoutant social.

34.2 DE LA DÉCLARATION D’ARRÊT DE TRAVAIL À LA STABILISATION DE L’ÉTAT DE SANTÉ

En cas d’arrêt de travail de 3 mois et plus, le Bénéficiaire peut bénéficier d’un accompagnement pour faire face aux conséquences de l’aléa de santé sur son quotidien :

▪ Soutien psychologique

▪ Accompagnement social

▪ Activité physique adaptée (coaching santé sous condition d’un certificat médical de non contre-indication)

34.3 Lorsque l’état de santé permet d’envisager un retour dans l’entreprise

1) Pour le Bénéficiaire :

- Un accompagnement motivationnel ayant pour objectifs de : Renforcer l’estime de soi,

Valoriser les expériences et savoirs acquis,

Définir les conditions d’un équilibre vie professionnelle/vie personnelle.

- Un diagnostic de retour à l’emploi

Dans le mois précédent la reprise, les entretiens réalisés par des psychologues du travail comprennent :

Conseils et informations individualisés,

Identification des freins et des contraintes éventuels,

Identification des possibilités de réintégration dans l’entreprise, Orientation vers les acteurs et dispositifs socioprofessionnels de proximité,

Mise à disposition d’une plateforme internet d’auto-formation accompagnée (analyse et capitalisation de l’expérience, outils et tests, documentation).

- Un accompagnement à la reprise de poste

Dans le mois précédent la reprise, les entretiens assurés par des psychologues du travail permettent de :

Se préparer psychologiquement et matériellement à la reprise de poste, Mesurer les contraintes physiques persistantes liées à l’état de santé,

Envisager un aménagement de poste (durée de travail, moyens compensatoires), Se préparer au regard des autres et définir l’attitude à adopter face aux collègues.

- Un suivi post reprise

Dans les trois mois, les entretiens proposés par les psychologues et travailleurs sociaux de l’Assisteur ont pour objectifs de :

Soutenir le réinvestissement de la vie familiale, Faciliter la reprise d’activités sociales,

Favoriser l’articulation vie professionnelle/vie personnelle. 2) Pour le Client :

- Préparation de l’équipe à l’accueil du Bénéficiaire

La session de 3 heures de formation pour un groupe de 10 collègues maximum favorise : Développer un « Savoir accueillir »,

Se préparer psychologiquement au retour,

Prendre conscience du ressenti et des craintes du salarié le jour de son retour, Adopter une attitude empathique et adaptée à la personne qui revient.

- Préparation du manager à l’accueil du Bénéficiaire

La session de 3 heures de formation à destination du manager vise à : Savoir accueillir et intégrer son collaborateur,

Prendre conscience du ressenti et des craintes du salarié le jour de son retour, Xxxxxxxx l’équipe au retour du salarié.

Pack en option (choix à faire par le Client à la souscription) :

- Adaptation du poste (étude ergonomique)

L’étude ergonomique permet d’identifier :

Les déterminants de l’activité à l’origine de dysfonctionnements,

Les ressources et les contraintes des situations de travail en termes de santé au travail et de performance de service,

Les différents flux et canaux de communication,

Les marges de manœuvre en termes d’amélioration des conditions de travail et de performance de service,

Les impacts psycho-sociaux des conditions de travail actuelles,

Les solutions techniques et/ou organisationnelles permettant l’adaptation du poste de travail au salarié et/ou au collectif.

- Accompagnement à la prise d’un nouveau poste dans l’entreprise

L’accompagnement à destination du salarié, inapte à son poste, et de l’entreprise prévoit : Un bilan de transfert de compétences,

La définition des besoins en formation,

La préparation matérielle du poste de travail, La mise en place d’un référent en interne.

- Formation de référent

Les sessions visent à savoir :

Accueillir le salarié et présenter le nouveau poste,

Transmettre des compétences et concevoir une séance formative, Evaluer l’acquisition des compétences,

Elaborer un planning d’intégration et d’apprentissage.

Article 35 – Accès au service

L’accès au service revêt 2 possibilités selon la durée d’arrêt de travail du salarié :

▪ Pour les arrêts de plus de 10 jours à moins de 90 jours : le salarié du Client contacte directement la ligne directe ART

▪ Pour les salariés en arrêt de plus de 90 jours consécutifs : le Client doit préalablement informer le salarié et recueillir son consentement préalablement à la déclaration de son arrêt.

Le Client déclare l’arrêt de travail de plus 90 jours d’un ou plusieurs salariés sur le site xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx via un formulaire.

Le Prestataire garantit la sécurité des données déclarées.

Article 36 - Prise d’effet et durée de la prestation du Service d’accompagnement à la reprise du travail

Les prestations proposées dans le cadre du Service d’accompagnement à la reprise du travail prennent effet le premier jour ouvrable du mois suivant la signature effective du Bon pour accord par le Client et encaissement du premier paiement par le Prestataire. Le Client peut également demander une date d’effet spécifique ; dans ce cas, la date d’effet sera mentionnée dans la proposition commerciale.

Par la prise d’effet du service, le Prestataire entend :

▪ La fourniture d’un kit de communication à l’entreprise contenant :

-Un emailing à destination de l’ensemble des salariés

-Un emailing à destination des salariés en arrêt de travail

-Une animatique

-Une affiche

▪ La communication du numéro de téléphone dédié ART permettant aux salaries en arrêt de plus de 10 jours et de moins de 90 jours de bénéficier des prestations d’Accueil Ecoute et Orientation

Le contrat est établi pour 12 mois, à compter de la date de signature effective du Bon de Commande par le Client. Il sera renouvelé par tacite reconduction pour 12 mois sauf

dénonciation par l’une ou l’autre des Parties notifiée par lettre recommandée avec avis de réception deux mois avant l’expiration de la période en cours.

A chaque fin de période, les Parties se rencontreront lors d’un entretien de restitution et de bilan.

En cours d’année, il sera possible de souscrire un pack en option du service Accompagnement à la reprise du travail, tel que décrit à l’article 34. Un nouveau contrat sera alors établi pour 12 mois à compter de la signature effective du Bon de Commande par le Client.

A l’inverse, le Client ayant souscrit au pack en option ne pourra pas revenir au seul service Accompagnement à la reprise du travail en cours d’année. Un nouveau contrat pourra être

souscrit à la date anniversaire, le changement d’offre ne pouvant intervenir qu’à ce moment-là. En cas de résiliation du contrat pour quelque cause que ce soit, les prestations en cours seront poursuivies (hors étude ergonomique).

Article 37 - Couverture géographique

La couverture géographique du service s’étend à l’ensemble des sites implantés où les Bénéficiaires sont présents dans les limites de la France Métropolitaine.

Article 38 - Conditions financières, Facturation et règlement des Prestations

Les prix s’entendent hors taxes auxquels il convient d’ajouter la taxe sur la valeur ajoutée au taux en vigueur à la signature du devis ou de la proposition commerciale.

Les prix sont calculés en fonction du nombre de salariés présents dans l’entreprise Cliente au jour de l’établissement de la proposition commerciale. En cas de variation de la masse salariale du Client supérieure à + ou – 10%, le tarif pourra être réévalué. A cet effet, le Client s’engage à transmettre ses effectifs mis à jour au plus tard deux mois avant la date anniversaire de chaque année.

Le Prestataire se réserve le droit de procéder à des contrôles.

Le Prestataire IPS s’engage à établir une facture et à l’adresser au Client dans un délai de 20 jours à compter de la signature du Bon de commande. En cas de renouvellement par tacite reconduction, une facture sera adressée au Client dans un délai de 20 jours à compter de la date anniversaire du contrat. Celle-ci devra être réglée à sa réception par prélèvement bancaire et au plus tard 30 jours suivant ladite réception. Toute somme non payée à l’échéance donnera lieu au paiement par le Client, outre l’indemnité forfaitaire de quarante (40) €, d’une pénalité de

retard, égale à trois fois le taux d'intérêt légal par jour de retard, sans qu’il soit besoin d’une mise en demeure.

En outre, le défaut de paiement par le Client d’une facture à son échéance pourra amener le Prestataire IPS à appliquer de plein droit :

▪ Les frais bancaires et de gestion supplémentaires (suivi du recouvrement, courriers et frais téléphoniques de relance, représentation des rejets de prélèvement bancaire) ;

▪ La suspension immédiate des Prestations ;

▪ La résiliation de plein droit du contrat sous 60 jours après l’envoi par le Prestataire IPS d’une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception demeurée infructueuse.

REVISION DES PRIX

Les tarifs pourront être révisés annuellement à la hausse en fonction de l’évolution de l’indice SYNTEC suivant la formule :

P(t) = P(t-1) x [S(t) / S(t-1)]

avec P(t) : prix après révision ; P(t-1) : prix contractuel d’origine ; S(t) : dernier indice SYNTEC publié à la date de la révision ; S(t-1) : indice SYNTEC de référence = dernier indice SYNTEC publié à la date de facturation du prix contractuel d’origine ; ou en appliquant une majoration de 2% si l’évolution constatée de l’indice SYNTEC est inférieure.

Article 39 - Responsabilité

Le Prestataire IPS s’engage à faire ses meilleurs efforts afin de réaliser les Prestations. En cas de non-respect par le Prestataire IPS de ses obligations lui incombant au titre du Bon pour accord ou de la proposition commerciale signée par les parties, les dommages et pertes pour lesquels le Prestataire IPS serait redevable envers le Client seront les seuls dommages directs, à l’exclusion de tous dommages indirects, et ne pourront en aucun cas excéder le montant du devis ou de la proposition commerciale signée.

Le service ne se substitue pas au rôle du médecin traitant.

Les renseignements fournis par les professionnels intervenant dans le cadre des prestations d’accompagnement à la reprise du travail (les assistants sociaux, les psychologies, les coachs, etc.) sont d’ordre documentaire et ni leur responsabilité ni celle du Prestataire ne pourra être engagée dans le cas d’une interprétation inexacte des informations transmises.

Les informations transmises aux Clients ou aux Bénéficiaires ne sont pas des consultations juridiques.

Les informations communiquées sont des renseignements à caractère documentaire visés par l’article 66-1 de la loi modifiée du 31 décembre 1971.

Le Prestataire IPS ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des interprétations réalisées par le Bénéficiaire ou le Client, ni de leurs conséquences éventuelles.

Article 40 - Sous-traitance

Les prestations objet des présentes sont assurées et réalisées par Ressources Mutuelles Assistance, union technique d’assistance soumise aux dispositions du Livre II du Code de la Mutualité et immatriculée au répertoire Sirene sous le numéro Siren 444 269 682. Siège social : 46, xxx xx Xxxxxx - XX 00000 - 00000 Xxxxxx Xxxxx.

Toutefois le Prestataire IPS restera responsable envers le Client, dans les termes et conditions souscrites au bénéfice de ce dernier telles qu’ils résultent du Bon pour accord dûment régularisé par les Parties.

Article 41 – Données personnelles

De manière générale, les Parties s’engagent respectivement à respecter les dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée par la loi 2004-801 du 6 août 2004, du Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679, toute évolution de la règlementation en la matière qui leur incombent en leurs qualités respectives, ou qui incombent à leurs préposés et sous-traitants éventuels et déclarent qu’ils ont procédé à toutes les déclarations et formalités préalables qui leur incombent, notamment auprès de la CNIL.

Le Client est informé qu’il conserve la qualité de Responsable du traitement en ce qui concerne la mise en place et le déploiement du contrat et les traitements de données réalisés dans ce cadre, et notamment la transmission des coordonnées des salariés en arrêt de travail. A ce titre, il conserve la responsabilité (i) d’informer préalablement les personnes concernées de la

nécessité de cette transmission d’information pour la délivrance des services et (ii) de s’assurer du consentement des personnes concernées avant d’effectuer la déclaration d’arrêt de travail.

A ce titre, le Client déclare et garantit (i) qu’il est propriétaire des Données transmises et/ou peut librement et valablement les transférer au Prestataire, (ii) que les Données transmises, dans la mesure où elles sont susceptibles de comporter des données à caractère personnel, ont fait l’objet, pour les traitements correspondants et y compris le traitement objet du présent Contrat, de toutes les déclarations et/ou autorisations préalables nécessaires auprès de la CNIL incombant au Client.

Dans le cadre de l’exécution des prestations, le Prestataire IPS, en tant que responsable des traitements mis en œuvre au titre de l’exécution des Prestations, sera amené à recueillir des informations personnelles directement auprès des Bénéficiaires. Ces informations sont

indispensables et nécessaires à la délivrance des prestations et seront exclusivement utilisées par IPS et ses sous-traitants et partenaires aux fins de fourniture des services décrits à l’article 34.

A ce titre, le Prestataire s’engage à :

▪ garantir la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat, et notamment empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées ;

▪ veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat :

- s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité,

-reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.

▪ prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut ;

▪ ne pas procéder à un quelconque transfert de données vers un pays tiers à l’Union Européenne.

De manière générale, le Prestataire, en sa qualité de responsable de traitement, s’engage à fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

Le Prestataire s'engage également à apporter son aide au Client pour s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage), ainsi que pour la réalisation, le cas échéant, d’analyses d’impact relative à la protection des données ou de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

Le Prestataire s’engage à notifier au Client toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 48 heures après en avoir pris connaissance et par courrier

électronique à l’adresse fournie par le Client accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, le Prestataire s’engage à ne pas les conserver au-delà des délais de prescription légale.

Le Prestataire a désigné, conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données, un délégué à la protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes :

xxx@xxxxxxxx-xxxxxxxx.xx

Le Prestataire déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées détaillant pour chaque traitement opéré, les finalités du traitement, les personnes concernées par les données, le type de données collectées et traitées, des destinataires internes et externes de ces données, une description des mesures de sécurité techniques et organisationnelles mises en place, dont notamment les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ainsi qu’une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

Le Prestataire s’engage à mettre à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le Client ou un autre auditeur qu'il aurait mandaté, et contribuer à ces audits.

Article 42 – Collaboration des parties

Dans le cadre de l’exécution des Prestations, le Prestataire IPS et le Client établiront un rapport annuel dont les éléments seront déterminés selon la forme la mieux adaptée au contexte dans lequel il s'insère, et dans les limites compatibles avec le secret professionnel et les objectifs

généraux de l’activité d’accompagnement à la reprise du travail.

Le Client s’engage à respecter l’indépendance du Prestataire et plus particulièrement du

référent dans l’exercice des missions qui lui sont confiées. Ce dernier fait connaître au Client les conditions et les moyens indispensables à l'intervention sociale qui lui est confiée. De même, il se doit de signaler tout ce qui y fait entrave. Il s'assure qu'il peut disposer de l'autonomie nécessaire pour choisir la forme de ses interventions et les moyens à employer. De ce fait, il ne peut être tenu pour responsable des conséquences d'une insuffisance de moyens ou d'un défaut d'organisation du Client.

Le Prestataire IPS s’efforcera d'apporter au Client, les éléments susceptibles d'éclairer les décisions en matière de politique d’accompagnement à la reprise du travail.

Article 43 - Engagements du Prestataire

Si le personnel du Prestataire ou de ses sous-traitants est amené à exécuter les Prestations dans les locaux des entreprises clientes, il se conformera au règlement intérieur, à la charte

d’utilisation des moyens Informatiques et de communication électronique desdites entreprises et aux règles d’hygiène et de sécurité également en vigueur dans ses locaux.

Le Prestataire IPS est seul compétent pour décider du programme individualisé des Prestations et des conditions de sa mise en œuvre.

À ce titre, le Prestataire IPS aura notamment la charge :

▪ de la conception et de la coordination globale du service, qu’il définit de manière indépendante au regard de la situation du Bénéficiaire

▪ de la mise en œuvre des différentes étapes du service suivant (cf. dispositions particulières)

- Contact et accord du Bénéficiaire

- Evaluation des besoins d’accompagnement

- Mise en œuvre du programme Retour du travail et suivi post-reprise

Article 44– Engagements du Client

Le Prestataire IPS conditionne la mise en œuvre de la Prestation à l’existence effective d’un contrat de travail entre le Client et le Bénéficiaire.

Par conséquent :

▪ La Prestation n’est pas dispensée si une procédure de licenciement est déjà engagée à l’encontre du Bénéficiaire de la prestation au moment de la prise de contact.

▪ Si aucune procédure de licenciement n’est déjà engagée à l’encontre du bénéficiaire de la prestation au moment de la signature du protocole d’accord, mais que le contrat de travail du bénéficiaire prend fin en cours de démarche alors qu’il est toujours en arrêt de travail, la démarche est poursuivie. Le Bénéficiaire doit notifier au Prestataire sa volonté de poursuivre l’accompagnement.

IPS se réserve le droit d’opérer des vérifications et pourra demander au Client de fournir à première demande des arrêts de travail.

ANNEXE – PLAGES DE SERVICES ET ENGAGEMENTS (Dispositions applicables à la fourniture d’une Solution d’élaboration du Document Unique Professionnel d’Evaluation des Risques Professionnels)

ENGAGEMENTS DE NIVEAUX DE SERVICE

Le présent article formalise les relations qualité entre IPS et le Client pour chaque type de service et reflète le contenu des accords conclus entre IPS et l’éditeur de la solution PREVISOFT® ; les indicateurs approuvés par les deux parties permettent de mesurer la qualité du service.

IPS a obtenu des engagements sur les différents niveaux de service décrits dans cet article, et ce dans le contexte des activités suivantes :

- Disponibilité des Services Applicatifs ;

- Maintenance Corrective ;

- Maintenance Préventive ;

- Maintenance Evolutive ;

- Assistance Utilisateurs.

DISPONIBILITE DES SERVICES APPLICATIFS

IPS s’engage la mise en place des contrôles efficaces de nature à procurer une assurance raisonnable que le Client peut accéder et utiliser les Services Applicatifs concernés aux heures déterminées à l’Article 27.

La disponibilité des Services Applicatifs est mesurée grâce au cumul des interruptions de service survenues au cours de la période de référence, comparé à la plage de service de référence.

MAINTENANCE CORRECTIVE

Les opérations de maintenance corrective sont déclenchées sur l’apparition d’un incident identifié par le système de supervision de l’éditeur de la solution ou déclaré par un Utilisateur au service support (voir assistance Utilisateur).

ENGAGEMENT

L’engagement de maintenance corrective est mesuré selon l’indicateur du temps de rétablissement. Le Garantie de Temps de Rétablissement (GTR) se mesure et s’applique sur une plage de service dépendant du niveau de priorité.

PRIORITE DES INCIDENTS

A la réception d’une sollicitation, les incidents sont classés selon des critères de sévérité et de criticité :

SEVERITE

A chaque Service Applicatif est automatiquement associé un niveau de sévérité qui détermine la notion d’urgence de traitement de ce dossier.

Sévérité	Caractère	Description
S1	Très urgent	Urgence haute correspondant au délai de résolution le plus court
S2	Urgent	Niveau d’urgence intermédiaire correspondant à un délai de résolution moyen
S3	Non urgent	Niveau d’urgence le plus bas correspondant au délai de résolution le plus long

CRITICITE

A partir du jeu de questions / réponses l’agent de support de l’éditeur de la solution évaluera la criticité du dossier, c'est-à-dire l’impact métier de l’événement sur le demandeur en sélectionnant l’une des notions suivantes : critique, bloquant, non bloquant.

Criticité	Caractère	Impact
C1	Critique	Arrêt complet du fonctionnement ou de l’utilisation de l’élément concerné et rendant tout travail impossible
C2	Bloquant	Le travail est sérieusement impacté et une solution rapide ou de contournement doit être appliquée
C3	Non bloquant	Le travail est impacté mais pas de manière significative. L’Utilisateur peut travailler normalement ou de façon dégradée.

PRIORITE

La combinaison de la sévérité et du caractère critique du dossier détermine la priorité de sa prise en compte et de son traitement ainsi que les moyens associés à son suivi.

		Sévérité
		S1	S2	S3
Criticité	C1	P1	P2	P3
	C2	P2	P3	P3
	C3	P3	P3	P3

MAINTENANCE PREVENTIVE

IPS par l’intermédiaire de l’éditeur de la solution procèdera à des opérations de maintenance pour appliquer des améliorations et des mises à jour à l’infrastructure.

Lorsqu’elles peuvent affecter la disponibilité et la performance de l’application, les opérations de maintenance préventive sont planifiées et annoncées dans des délais dépendant de l’urgence de l’opération.

L’engagement en matière de maintenance préventive est mesuré selon le délai de prévenance minimum à respecter avant d’opérer une mise à jour de sécurité urgente.

MAINTENANCE EVOLUTIVE

Les opérations de maintenance évolutive sont menées pour apporter des enrichissements aux fonctionnalités offertes par les Services Applicatifs ou afin de tenir compte d’évolutions réglementaires significatives.

L’éditeur de la solution demeure libre de décider de la fréquence des opérations de maintenance évolutive.

Pour accompagner les Utilisateurs et ne pas perturber leur expérience, les mises à jour seront accompagnées par une communication adaptée à l’impact de la modification. L’engagement en matière de maintenance évolutive est mesuré selon le délai de prévenance minimum à respecter avant d’opérer une mise à jour à fort impact.

ASSISTANCE AUX UTILISATEURS

Les Utilisateurs ont la possibilité d’interroger le support de l’éditeur de la solution à travers le système de live chat disponible dans l’application ou par email. Le premier point de contact est établi à travers ce système et pourra se prolonger par téléphone ou par mail à l’initiative de l’agent de support.

L’engagement en matière d’assistance aux Utilisateurs est mesuré selon le délai moyen de prise en compte des sollicitations des Utilisateurs.

PLAGES DE SERVICES ET ENGAGEMENTS DE NIVEAUX DE SERVICE

IPS s’engage à mettre tout en œuvre pour délivrer les Services Applicatifs dans le cadre des plages de services et des engagements présentés dans l’ANNEXE 1 – Plages de services et engagements.

EXCEPTIONS

IPS n’est pas responsable de la maintenance dans les cas suivants :

- Refus du Client de collaborer avec IPS dans la résolution des anomalies et notamment de répondre aux questions et demandes de renseignement ;

- Utilisation des Services Applicatifs de manière non conforme à leur destination et/ou à leur documentation ;

- Manquement du Client à ses obligations au titre du Contrat ;

- Implantation de tous progiciels, logiciels ou système d'exploitation non compatibles avec les Services Applicatifs ;

- Utilisation de consommables incompatibles ;

- Défaillance des réseaux de communication électronique ;

- Acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage ;

- Détérioration due à un cas de force majeure ou à une mauvaise utilisation des Services Applicatifs.

Toutefois, IPS peut accepter, moyennant un budget soumis au Client par offre de contrat séparée émise par l’éditeur de la solution, de prendre en charge la résolution de certains dysfonctionnements provoqués par les cas ci-dessus listés.

SERVICE	PLAGE DE SERVICE (*)	INDICATEURS	ENGAGEMENT	PERIODE DE CALCUL	FREQUENCE DE CALCUL	FORMULE DE CALCUL
Disponibilité des Services Applicatifs	24/7	KPI1 Taux de disponibilité	99,5% minimum	12 mois glissants	Mensuelle	[(Durée d’une année) - (Durée des périodes de maintenance planifiée) - (Somme des durées des périodes d'indisponibilité)] divisé par [(Durée d’une année) - (Durée des périodes de maintenance planifiée)]
Maintenance Corrective P1	24/7	KPI2 Garantie de Temps de Rétablissement moyen	2 heures maximum	12 mois glissants	Mensuelle	(Somme des durées des incidents de priorité 1 sur la période) divisé par (Nombre des incidents de priorité 1 sur la période)
Maintenance Corrective P2	9h - 18h Jours ouvrés (**)	KPI3 Garantie de Temps de Rétablissement moyen	4 heures maximum	12 mois glissants	Mensuelle	(Somme des durées des incidents de priorité 2 sur la période) divisé par (Nombre des incidents de priorité 2 sur la période)
Maintenance Corrective P3	9h - 18h Jours ouvrés (**)	KPI4 Garantie de Temps de Rétablissement moyen	8 heures maximum	12 mois glissants	Mensuelle	(Somme des durées des incidents de priorité 3 sur la période) divisé par (Nombre des incidents de priorité 3 sur la période)
Maintenance Préventive MàJ sécurité urgente	24/7
Maintenance Préventive Autre Opération	9h - 18h Jours ouvrés (**)	KPI5 Délai de prévenance moyen	2 jours minimum avant la MàJ	12 mois glissants	Mensuelle	(Somme des délais de prévenance des mises à jour hors urgentes sur la période) divisé par (Nombre des mises à jour hors urgentes sur la période)
Maintenance Evolutive Faible impact	9h - 18h Jours ouvrés (**)
Maintenance Evolutive Fort impact	9h - 18h Jours ouvrés (**)	KPI6 Délai de prévenance moyen	2 jours minimum avant la MàJ	12 mois glissants	Mensuelle	(Somme des délais de prévenance des mises à jour hors urgentes sur la période) divisé par (Nombre des mises à jour hors urgentes sur la période)
Assistance Utilisateurs	9h-12h30 14h-18h Jours ouvrés (**)	KPI7 Délai moyen de prise en compte des sollicitations	2,5 heures maximum	12 mois glissants	Mensuelle	(Somme des délais de prise en compte des sollicitations sur la période) divisé par (Nombre des sollicitations sur la période)

(*) Hors maintenance planifiée - (**) Jours ouvrés France Métropolitaine - cf www.joursouvres.fr- Heures de Paris