CONTRAT DE MISE A DISPOSITION DU CENTRE CULTUREL « LE BATEAU LYRE ».

CONTRAT DE MISE A DISPOSITION DU CENTRE CULTUREL « LE BATEAU LYRE ».

ASSOCIATIONS

Vu la demande de Mr ou Mme , représentant l’association

en date du …………………sollicitant l’utilisation du Centre Culturel le : ……………….

Vu la délibération n° 33 du 28 septembre 2015 fixant les tarifs communaux,

Entre la Commune du Barp représentée par son Maire, Xxxxxxxxxx XXXXXX, d’une part Et : Nom, Prénom :

Association :

Adresse :

ci-après désigné « l’utilisateur », d’autre part IL EST CONVENU CE QUI SUIT

ARTICLE 1 : OBJET DE LA MISE A DISPOSITION

Mise à disposition du Centre Culturel « Le Bateau Lyre »

L’utilisateur, s’engage à louer la salle pour son usage propre, selon sa qualité, un tarif spécifique lui est appliqué.

ARTICLE 2 : CONDITIONS FINANCIERES

La commune met à disposition des associations le Centre Culturel à titre gratuit pour deux manifestations par année scolaire (septembre-juin).

Le service Vie Associative tient un décompte des manifestations, à compter de la troisième, la manifestation sera payante selon les tarifs définis par le Conseil Municipal.

Cette tarification est celle de l’année en cours. Elle peut être modifiée par décision municipale. Le montant comprend la location du bâtiment, tables, chaises, consommables ainsi que le chauffage (seulement dans le tarif hiver).

A partir de la troisième manifestation, le dossier devra être rendu accompagné de la moitié du montant de la redevance.

Soit un règlement d’un montant de EUROS TTC

Caution de 1200 euros, à verser le jour de la remise des clés. A effectuer par chèque exclusivement à l’ordre du Trésor Public. La commune émettra deux factures avec T.V.A.

ARTICLE 3 : ASSURANCE

L’utilisateur devra transmettre à la mairie du Barp, au moment du dépôt de la demande de location, une attestation d’assurance garantissant sa responsabilité civile en cas de dommages

aux locaux, de quelque nature que ce soit (imprimé ci-joint à retourner dûment complété, daté et signé par votre assureur).

ARTICLE 4 : CONDITIONS D’UTILISATION

❖ Capacité d’accueil :

- 350 personnes assises

- 1000 personnes debout

❖ Equipements intérieurs :

▪ 300 chaises (non installées)

▪ 53 tables (non installées)

❖ Rangées de sièges : - les sièges devront être accrochés entre eux.

- les rangées devront être fixées entre elles.

- pas plus de 16 sièges entre deux circulations.

- pas plus de 8 sièges entre une circulation et une paroi.

❖ Toute activité commerciale est formellement interdite, sauf disposition particulière.

❖ Il est interdit de fumer dans la salle.

❖ La Commune se décharge de tout vol commis pendant la location.

❖ Alarme : une mauvaise manipulation de l’alarme entraînera la facturation d’un forfait (voir tarifs en cours).

❖ La puissance installée dans l’office ne devra pas dépasser 20 Kw.

❖ Le lave-vaisselle est mis à disposition sans les produits.

❖ Décors : les décors utilisés devront être au plus M1 (Classement anti-feu).

❖ Dépôt de service de la scène : il ne devra contenir que les décors du spectacle en cours, à l’exclusion de tout stockage permanent.

IL EST FORMELLEMENT INTERDIT DE :

a) percer les murs et piliers, d’y clouer quoi que ce soit et d’une manière plus générale, de modifier de quelconque façon l’agencement des locaux et l’aspect extérieur du bâtiment.

Tout aménagement devra faire l’objet d’une autorisation expresse de la mairie.

b) élaborer des repas en grand nombre dans l’office. Ce lieu a été uniquement conçu pour recevoir des repas déjà préparés par un traiteur.

Il est donc formellement interdit d’élaborer des repas aussi bien sur la terrasse extérieure, que dans le hall d’entrée ou toute autre partie du Centre Culturel, ainsi que d’amener dans l’office d’autres moyens de chauffer les repas (gaz, plaques électriques supplémentaires,...).

c) pendre, accrocher des objets dans la salle sans rendre les locaux tels qu’ils étaient lors de l’état des lieux (ex : morceaux de rubans adhésifs, ficelle ou autres).

d) toucher aux commandes et réglages du chauffage.

e) faire rouler ou stationner des véhicules sur la terrasse et le parvis d’entrée de la salle.

f) déverser des objets divers dans les toilettes (rouleaux de papier, objet de toilette personnel ou essuie-mains de papier).

g) le montage des tentes sans autorisation préalable est interdit.

A défaut, l’utilisateur engage sa responsabilité et sera susceptible de voir appliquer un retrait total ou partiel de la caution selon les dégâts constatés. Il engagera aussi sa responsabilité civile et pénale en cas d’accident.

ARTICLE 5 : NETTOYAGE DE LA SALLE

Les locaux doivent être rendus propres. Toutes les pièces balayées et lavées, sanitaires compris, à l’exception du lavage du sol de la grande salle. Le matériel est fourni sans les produits de nettoyage. Dans le cas où le nettoyage devrait être effectué par la commune, un forfait sera facturé (voir tarifs en cours).

ARTICLE 6 : REGLES D’HYGIENE

Le locataire est tenu de prendre les dispositions nécessaires pour que son activité s’exerce dans le respect des règles d’hygiène réglementaires

L’office, tel qu’il est conçu à ce jour, est réservé à la remise et au maintien en température de plats préparés à l’avance ou de produits congelés (matériel non fourni), à la confection de sandwichs, toasts ou petits fours.

Par courrier préfectoral datant du 22/07/94, il est obligatoire, lors de banquets officiels, associatifs ou réceptions payantes, de faire appel à un traiteur agréé.

Donc, un traiteur travaillant en remise directe pour un particulier peut être sans agrément.

Un traiteur travaillant pour une personne morale (association, collectivités, ...) devra être soit immatriculé (A.M. 26/06/74), soit dispensé. Pour ce faire, s’adresser aux services vétérinaires.

ARTICLE 7 : ETAT DES LIEUX

Les états des lieux seront effectués par un agent de la commune, le vendredi à midi et le lundi suivant à 9h pour les locations de fin de semaine ou la veille et le lendemain pour les locations en semaine, aux mêmes horaires.

Une fiche sera alors établie entre les deux parties.

Une semaine après le dernier état des lieux, la caution sera rendue dans le cas où aucune dégradation n’aura été constatée et que le nettoyage de la salle est conforme.

Si des dégâts étaient constatés lors de l’état des lieux de sortie, une facture sera alors établie.

ARTICLE 8 : ANNULATION PAR LE DEMANDEUR

En cas d’annulation, le montant de la redevance sera intégralement restitué si la demande de remboursement intervient plus de 30 jours avant la date prévue d’utilisation, le cachet de la poste faisant foi, sauf cas de force majeure.

A défaut, il ne sera procédé à aucun remboursement.

ARTICLE 9 : ANNULATION PAR LA COMMUNE

La Commune se réserve le droit d’annuler la réservation au moins 30 jours avant la date retenue par l’utilisateur sauf en cas de force majeure.

Dans ce cas, le montant de la redevance sera intégralement remboursé à l’utilisateur. En fonction des disponibilités, il pourra être proposé une autre salle.

Fait au Barp, le

Le Maire

Xxxxxxxxxx XXXXXX L’utilisateur,