Politiche e procedure operative. Le Società hanno messo a punto un sistema normativo interno che include policy, linee guida, procedure sia manuali che informatiche, circolari ecc. volto a regolamentare il corretto svolgimento delle aree “a rischio reato” in linea con quanto previsto dal Modello. Tali documenti si conformano alle seguenti caratteristiche: - contengono l’indicazione dell’unità organizzativa promotrice della procedura; - riportano in oggetto l’argomento; - sono predisposte e/o riviste dall’unità organizzativa competente; - sono pubblicate nella intranet aziendale e/o opportunamente comunicate. Le procedure adottate dalle Società costituiscono le regole da seguire nello svolgimento delle attività aziendali, prevedendo anche i controlli da espletare al fine di garantire la correttezza, l’efficacia e l’efficienza delle stesse attività. In questo contesto, pertanto, nell’espletamento delle attività descritte nei documenti sopra richiamati, è necessario assicurare il rispetto dei seguenti principi: - favorire il coinvolgimento di più soggetti, onde addivenire ad una adeguata separazione dei compiti mediante la contrapposizione delle funzioni; - adottare le misure volte a garantire che ogni operazione, transazione, azione sia verificabile, documentata, coerente e congrua; - prescrivere l’adozione di misure volte a documentare i controlli espletati rispetto alle operazioni e/o alle azioni effettuate.
