SERVIZI DI FATTURAZIONE ELETTRONICA ELMAS

Mod. ELMASFE02

SERVIZI DI FATTURAZIONE ELETTRONICA ELMAS

RICHIESTA DI ADESIONE

ELMAS SOFTWARE S.p.A. con sede in Xxxxxxxxx (XX), Xxx xxxxx Xxxxx x. 0/X, in persona del legale rappresentante (di seguito denominata “ELMAS”), si impegna ad attivare il servizio di fatturazione elettronica, di seguito dettagliato, al seguente soggetto (di seguito denominato “CLIENTE”):

Denominazione/ragione sociale

Con sede in (città)

(cap)

(prov.)

indirizzo (n.)

codice fiscale partita iva

telefono telefax

indirizzo e-mail indirizzo PEC

in persona del titolare/legale rappresentante (nome e cognome)

nato a (città) (prov.) il

residente in (città)

(cap)

(prov.)

indirizzo (n.)

codice fiscale del titolare/legale rappresentante

Studio di riferimento (compilare se cliente Xxxxx): Ragione sociale

Partita Iva Email

Il Servizio Fatturazione Elettronica Elmas sarà attivato al CLIENTE sulla base di quanto specificato nella presente “Richiesta di adesione” e nei termini e con le modalità indicate nelle relative “Condizioni generali” (Mod. ELMASFE01), che devono intendersi qui integralmente richiamate ove non specificamente ed espressamente derogato.

La presente “Richiesta di adesione” e le suddette “Condizioni generali” costituiscono parti integranti, sostanziali e inscindibili di un unico contratto ed in tal modo devono, pertanto, essere lette ed interpretate.

Servizi oggetto del presente contratto.

1) Attivazione portale Elmas DOC: portale per la gestione della fatturazione elettronica. Il costo di attivazione una tantum per singolo cliente è di € 150,00 (ogni Partita Iva).

Fascia di fatture (attive e passive) richiesta, con relativo canone annuo aggiuntivo:

I pacchetti annui di fatture sono validi per anno solare (dal 01/01 al 31/12 dell’anno in corso).

Il costo per le fatture eccedenti la soglia è di € 0,324 cad. Le variazioni di soglia hanno un costo di € 50,00.

2) Attivazione eFatture: modulo aggiuntivo per gestire la fatturazione elettronica nei gestionali Elmas PMI (Amico) e STUDIO. L'attivazione del servizio prevede un canone annuo aggiuntivo che va da € 100 a € 250 nel caso di Xxxxx PMI (Amico)* e di € 150 nel caso di Elmas STUDIO.

Il modulo può essere aggiunto se si hanno già attivi i moduli Gestione Vendite in Elmas PMI o Parcellazione in Elmas STUDIO e si desidera anche generare le fatture elettroniche, oppure se si ha la contabilità Elmas e si desidera fare anche l'importazione e la contabilizzazione semplificata.

(*) Il costo del modulo aggiuntivo per il gestionale Elmas PMI (Aziende) varia a seconda degli utenti Gestione Vendite attivi in assistenza: 1 utente GEVE: € 100 / da 2 a 4 utenti: € 150 / da 5 a 9 utenti: € 200 / 10 utenti e oltre: € 250.

Le eventuali attività di installazione e formazione sono escluse.

3) Attivazione Fatture XLS: piattaforma online per gestire in modo semplice ed immediato la fatturazione delle piccole attività. Già predisposta anche per la fatturazione elettronica. Il canone annuo è di 120 € a utente (anno solare).

Nr. Utenti da attivare:     

E-mail da attivare:                                 

4) Attivazione Importa Fatture: modulo aggiuntivo che permette il caricamento automatico nel portale Elmas DOC delle fatture XML generate con programmi gestionali diversi da quelli Elmas. Il canone annuo è di € 100,00.

Codice ordine:        

Note varie:                                    

Modalità e termini di pagamento degli importi dovuti a ELMAS.

Tutti i prezzi si intendono al netto di IVA.

L'addebito in via continuativa sul conto corrente indicato nel modulo SEPA allegato è previsto per i servizi descritti al punto 1),

3) e 4) del presente modulo (pag. 2 " Servizi oggetto del presente contratto"), mentre per i servizi al punto 2) sarà applicato il sistema di fatturazione già concordato in precedenza.

Il pagamento dei servizi per i quali è previsto l’addebito in conto corrente, sarà effettuato in un’unica soluzione entro 30 giorni DF FM.

La fatturazione per gli anni successivi al primo verrà effettuata nel mese di gennaio.

Le fatture eccedenti (allo sforamento dello scaglione) verranno conteggiate e fatturate il 30/06 e il 31/12.

Il CLIENTE si impegna, inoltre, a versare a ELMAS, il rimborso delle eventuali spese di spedizione, di incasso e/o ulteriori da quest’ultima sostenuta.

A decorrere dal 2° anno solare successivo a quello di firma del presente modulo, gli importi dovuti dal cliente potranno essere assoggettati ad una rivalutazione annua non superiore al tasso ISTAT dei prezzi al consumo.

Il presente contratto sostituisce in toto ogni precedente pattuizione tra le parti, verbale o scritta, che riguardi i servizi Elmas per la fatturazione elettronica e si compone di due parti inscindibili: Condizioni generali (Mod. ELMASFE01) e Modulo di adesione (Mod. ELMASFE02).

Con la firma del presente Xxxxxx il CLIENTE dichiara di conoscere ed accettare, senza eccezione alcuna, le norme contenute nelle pre-dette “Condizioni generali”.

Disattivazione servizio Elmas DOC.

Disattivazione del Servizio Elmas DOC per ogni cliente, con la possibilità di visualizzazione ed esibizione delle fatture gestite sino a quel momento. Prezzo annuo/singolo cliente € 30.

Disattivazione TOTALE del servizio per ogni cliente: dalla richiesta di disattivazione e non oltre 30 giorni dalla richiesta è esclusiva responsabilità del cliente recuperare tutti i pacchetti di distribuzione (PdD) contenenti i documenti conservati dal servizio fino alla disattivazione. Costo annuo/singolo cliente € 30.

Data e luogo

AUTORIZZAZIONE PER L’ADDEBITO IN CONTO CORRENTE DELLE DISPOSIZIONI

SEPA BUSINESS-TO-BUSINESS DIRECT DEBIT

RIFERIMENTO MANDATO:

DOCFATTELETTRONICA

DATI RELATIVI AL DEBITORE - SOTTOSCRITTORE DEL MODULO (Persona Fisica)
Nome e Cognome*
Ragione Sociale*
Via/X.Xx/X.xxx*
Località*	CAP*	PROV*
COD. FISCALE* del sottoscrittore (persona fisica)	P. IVA* I T
Coordinate IBAN* I T	Codice SWIFT (BIC)
Presso la Banca* (NO BancoPosta)

CODICE IDENTIFICATIVO DEL CREDITORE (Creditor Identifier) IT490010000001276980933

ELMAS SOFTWARE SPA – XXX XXXXX XXXXX, 0/X 00000 XXXXXXXXX P.IVA 01276980933

Il sottoscritto DEBITORE AUTORIZZA: - Il Ceditore a disporre sul conto corrente sopra indicato addebiti in via continuativa. - La Banca ad eseguire l’addebito secondo le disposizioni impartite dal Creditore. Il rapporto con la Banca è regolato dal contratto stipulato dal Debitore con la Banca stessa. La presente autorizzazione ha valenze esclusivamente per transazioni business-to-business. Il sottoscritto non ha facoltà di richiedere alla Banca il rimborso di quanto addebitato, può tuttavia richiedere alla Banca di non procedere all’addebito del conto indicato prima della data di scadenza della richiesta di pagamento.
Luogo*	Data*	Timbro e firma*           del Debitore o del suo delegato/rappresentante

* I campi indicati con un asterisco sono obbligatori.

Mod. ELMASFE01

SERVIZIO “FATTURAZIONE ELETTRONICA ELMAS”

CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO

1. Definizioni.

Ai fini del contratto di erogazione del servizio “FATTURAZIONE ELETTRONICA ELMAS” e salvo eventuali definizioni indicate altrove e qui non espressamente menzionate, ai termini elencati nel presente articolo saranno assegnati i seguenti significati e saranno utilizzati sempre con lettera maiuscola, sia al singolare che al plurale:

“Accordo di nomina”: è l’accordo di nomina a responsabile esterno del trattamento dati predisposto da Xxxxx.

“Ciclo Attivo”: è l’insieme delle attività che impattano sull’Operatore Economico, ovvero sul cedente/prestatore fornitore, tenuto alla fatturazione elettronica verso una Pubblica Amministrazione o verso un Soggetto Privato tramite il Sistema di Interscambio. Nel Ciclo Attivo il Servizio offerto all’Operatore Economico è quello della redazione, emissione per conto terzi e trasmissione delle Fatture Elettroniche verso il Sistema di Interscambio e di conservazione digitale a norma per 10 anni delle stesse, con annessi i relativi messaggi di notifica scambiati con il Sistema di Interscambio.

“Ciclo Passivo”: è l’insieme delle attività che impattano sulla Pubblica Amministrazione o sul Soggetto Privato destinatari della Fattura Elettronica. Nel Ciclo Passivo il Servizio offerto alla Pubblica Amministrazione o al Soggetto Privato è quello della ricezione della Fattura Elettronica con annessi i relativi messaggi di notifica scambiati con il Sistema di Interscambio, la messa a disposizione di uno strumento web per la generazione dell’esito della verifica della Fattura Elettronica da parte della Pubblica Amministrazione o del Soggetto Privato e sua trasmissione al Sistema di Interscambio, funzionalità per l’inserimento dei metadati della registrazione contabile delle fatture passive ed infine la completa gestione della conservazione digitale a norma per 10 anni della Fattura Elettronica, con annessi i relativi messaggi di notifica scambiati con il Sistema di Interscambio.

“Cliente": è il soggetto beneficiario del Servizio, sulla base di quanto indicato nella Richiesta di attivazione. A seconda dei casi, nell’ambito del Servizio, il Cliente è definito anche solo:

- “Operatore Economico”, inteso quale soggetto privato o pubblico cedente/prestatore che fruisce della componente di Servizio del Ciclo Attivo e che dunque effettua la fatturazione elettronica verso una Pubblica Amministrazione o un Soggetto Privato tramite il SdI. Nell’ambito del Servizio l’Operatore economico si avvale dell’Intermediario per la redazione (che può avvenire anche per il tramite di Elmas Software S.p.A. e/o del Committente), l’emissione e la trasmissione della Fattura Elettronica, in conformità a quanto previsto dalla normativa nazionale di riferimento.

- “Pubblica Amministrazione”, intesa quale soggetto di diritto pubblico che fruisce della componente di Servizio del Ciclo Passivo e che dunque riceve la fatturazione elettronica dall’Operatore economico attraverso il SdI (soggetto destinatario della Fattura Elettronica). Nell’ambito del Servizio la Pubblica Amministrazione destinataria si avvale dell’Intermediario per ricevere la Fattura Elettronica.

- “Soggetto Privato”, inteso quale soggetto che fruisce della componente di Servizio del Ciclo Passivo e che dunque riceve la fatturazione elettronica dall’Operatore economico attraverso il SdI (soggetto destinatario della Fattura Elettronica). Nell’ambito del Servizio il Soggetto Privato destinatario si avvale dell’Intermediario per ricevere la Fattura Elettronica.

“Committente”: è il soggetto che acquista il Servizio “FATTURAZIONE ELETTRONICA ELMAS” per sé quale Cliente e/o per i propri Clienti; il Committente che desidera utilizzare il Servizio per sé è tenuto a sottoscrivere un’apposita Richiesta di attivazione ed è soggetto al contenuto delle presenti Condizioni generali.

“Condizioni generali”: sono le presenti condizioni generali di contratto (Mod. ELMASFE01) che regolano il Servizio, il cui contenuto si applica nei confronti del Cliente. “Conservatore”: è il soggetto esterno cui – in base al Contratto – è affidata la Conservazione. Gli estremi identificativi del Conservatore e la giacenza fisica del gruppo distribuito di server, tra loro interconnessi, in cui sono conservati i documenti del Servizio, sono specificati nel Manuale della conservazione. Come interpretato ed indicato dall’Agenzia delle Entrate nella Risoluzione n. 81/E del 25 Settembre 2015, il contribuente in relazione al Servizio non è tenuto ad eseguire la comunicazione di variazione del luogo di conservazione tramite i modelli AA7/AA9 in quanto il Conservatore elettronico, nel Servizio, non veste il ruolo di depositario delle scritture contabili.

“Conservazione”: si intende l’insieme delle attività finalizzate alla conservazione digitale a norma delle Fatture Elettroniche e delle relative notifiche scambiate con il Sistema di Interscambio in conformità alla normativa vigente nel tempo (Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al D. Lgs. 7 Marzo 2005, n. 82 s.m.i., di seguito anche solo “CAD”, ivi incluse le regole tecniche e il D.M. 17 Giugno 2014, e successive modiche ed integrazioni). “Contratto”: è il contratto di erogazione del Servizio, costituito dalle presenti Condizioni generali, dal Contratto di distribuzione e/o dalla Richiesta di abilitazione committente e/o dalla Richiesta di attivazione e/o dal Listino, dall’Atto di nomina a Delegato alla conservazione, predisposti all’uopo dall’Intermediario, e dal Manuale della conservazione e ogni altro allegato o documento o istruzioni online indicate nel portale del Servizio che, unitamente e inscindibilmente considerati, ne costituiscono parti integranti e sostanziali.

“Contratto di distribuzione”: è il documento e relativi allegati contenente la descrizione del rapporto tra l’Intermediario e Elmas Software S.p.A. che quest’ultimo è tenuto a sottoscrivere ai fini di distribuire il Servizio ai propri Clienti, anche per il tramite del Committente.

“Credenziali di autenticazione”: sono i codici identificativi (genericamente ID e password) assegnati all’ Utente, indicato dal Cliente nella Richiesta di attivazione, per l’accesso al Servizio, in particolare alla Piattaforma Web. Il Cliente mantiene la piena ed esclusiva responsabilità in merito all’operato dell’Utente, da esso individuato.

“Delegato alla conservazione”: è il soggetto dotato di specifica competenza ed esperienza, cui il Responsabile della conservazione delega, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività. La delega è formalizzata nel relativo modulo esplicitando chiaramente il contenuto della stessa.

“Distributore”: è il soggetto incaricato da Elmas Software alla distribuzione del Servizio a favore di propri Clienti, ovvero dei Committenti, ovvero Elmas Software stessa in caso di fornitura diretta del Servizio.

“Fattura Elettronica”: è un tipo di fattura emessa, trasmessa, ricevuta e conservata in formato elettronico, idonea a garantire l'autenticità della provenienza, l'integrità e la leggibilità del contenuto, conformemente a quanto indicato nel D.M. n.55 del 3 Aprile 2013, in ordine alle Fatture Elettroniche tra Soggetti Privati e Pubblica Amministrazione, ovvero a quanto indicato dal D.Lgs. n.127 del 5 Agosto 2015 e indirettamente dal D.L. n. 193 del 22 Ottobre 2016 convertito nella L. n. 225 del 1° Dicembre 2016 per le Fatture Elettroniche tra Soggetti Privati.

“Formato Fattura”: il tracciato della Fattura Elettronica deve soddisfare quanto previsto dalla normativa di riferimento ed in particolare dalle specifiche tecniche pubblicate ed aggiornate sul sito istituzionale del Sistema di Interscambio xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx. “Intermediario”: nell’ambito del Servizio, è 2C Solution S.r.l. con sede legale in Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxx x.00, 00000 Xxxxx Xxxxxxxx (XX), p.iva 04030410288 autorizzata dal Cliente, con la sottoscrizione della Richiesta di attivazione, a emettere e trasmettere e/o ricevere la Fattura Elettronica per conto dell’Operatore economico e/o dell’Amministrazione pubblica o del Soggetto Privato.

Nel Ciclo Attivo l’Operatore Economico si avvale in particolare dell’opera dell’Intermediario per lo svolgimento, per proprio conto, delle seguenti attività, pur mantenendo la piena ed esclusiva responsabilità ai fini fiscali e civilistici:

- predisposizione (che può avvenire anche per il tramite di Elmas Software e/o del Committente) e/o emissione delle Fatture Elettroniche;

- trasmissione delle Fatture Elettroniche al SdI;

- gestione dei messaggi di notifica scambiati con il SdI;

- adempimento degli obblighi di Conservazione digitale a norma.

Nel Ciclo Passivo la Pubblica Amministrazione o il Soggetto Privato si avvalgono in particolare dell’opera dell’Intermediario per lo svolgimento, per proprio conto, delle seguenti attività, pur mantenendo piena responsabilità ai fini fiscali e civilistici:

- ricezione delle Fatture Elettroniche;

- gestione dei messaggi di notifica scambiati con il SdI;

- adempimento degli obblighi di Conservazione digitale a norma.

L’Intermediario offre in particolare tutte le garanzie del caso per svolgere il suddetto ruolo, trattandosi di un ente accreditato al canale di trasmissione e di ricezione con il SdI e di conservatore attivo, accreditato presso XxXX, ai sensi dell’art. 44 bis del CAD.

Nel caso di scelta di attivazione della sola componente di Servizio della Conservazione, il Cliente è responsabile delle attività precedenti di emissione e/o trasmissione al SdI e/o ricezione dallo stesso e della gestione dei relativi messaggi di notifica; il Cliente è, pertanto, responsabile di trasferire correttamente al Servizio tutti i documenti informatici da conservare secondo i formati XML, sottoscritti con firma elettronica qualificata o digitale, conformemente alla normativa, anche tecnica, vigente in materia.

A seconda delle singole attività espletate dall’Intermediario nell’ambito del Servizio, così come descritte di seguito, tale soggetto può essere definito anche solo:

- “Emittente per conto terzi”: nella componente di Servizio del Ciclo Attivo è l’Intermediario che gestisce per conto del Cliente (cedente/prestatore) l’emissione della Fattura Elettronica, fermo restando la piena assunzione di responsabilità dell’Operatore Economico circa la correttezza, la completezza, la veridicità, l’ordine cronologico e l’assenza di soluzione di continuità di tutti i dati, informazioni e documenti inseriti nel servizio web dell’Intermediario e quindi in relazione alle violazioni connesse all'emissione della fattura.

- Con la compilazione e la sottoscrizione della Richiesta di attivazione, l’Operatore Economico autorizza preventivamente l’Intermediario all’emissione delle Fatture Elettroniche.

- La procedura di emissione adottata prevede la consegna da parte dell’Operatore Economico degli elementi caratterizzanti l’operazione da fatturare, dei dati relativi al contenuto della fattura sia obbligatori che opzionali ma necessari in quanto richiesti

espressamente dalla Pubblica Amministrazione o dal Soggetto Privato, del rispetto dell’obbligo di numerazione progressiva e dell’ordine cronologico nelle fatture inviate. “Trasmittente”: nella componente di Servizio del Ciclo Attivo è l’Intermediario che gestisce per conto del Cliente la trasmissione delle Fatture Elettroniche al SdI e riceve dallo stesso i messaggi di notifica/ricezione del SdI. I dati inerenti il soggetto trasmittente devono essere riportati correttamente nella relativa sezione del “Trasmittente” nel

- tracciato previsto per legge.

- “Ricevente”: nella componente di Servizio del Ciclo Passivo è l’Intermediario che gestisce per conto del Cliente la ricezione delle Fatture Elettroniche e gestisce lo scambio dei messaggi di notifica/ricezione del SdI.

“Listino”: è il Mod. ELMASFE02, che contiene le condizioni economiche del Servizio. “Manuale della conservazione”: è il documento analitico, relativo al Sistema di conservazione, redatto dal Conservatore e pubblicato nella sua versione più aggiornata sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale (in sigla “AgID”) nell’Elenco dei conservatori accreditati, nel quale sono dettagliate le specifiche procedure relative al Servizio, oltre alle politiche generali del Sistema di conservazione dei Documenti informatici. Parte integrante e sostanziale del Manuale sono il presente Contratto e le Specificità contenute nella Richiesta di attivazione.

“Piattaforma Web”: è l’area web riservata al Cliente resa disponibile allo stesso attraverso l’uso di strumenti informatici e telematici nonché di tecnologie di cloud computing che, a seconda dei casi, sarà ospitata nei sistemi informatici dell’Intermediario ovvero di Elmas Software.

“Reg. UE 2016/679”: è il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati).

“Responsabile della conservazione”: è il soggetto, individuato all’interno dell’organizzazione del Soggetto produttore, responsabile dell’erogazione del Servizio che gestisce e attua le politiche complessive del Sistema di conservazione dei Documenti informatici, garantendo il rispetto dei requisiti previsti dalle norme in vigore nel tempo per i sistemi di conservazione.

“Responsabile esterno del trattamento dei dati personali”: è il soggetto esterno a cui è affidato il processo relativo al Servizio, preposto dal titolare o dall’interessato al trattamento di dati personali conformemente a quanto disposto dal Reg. UE 2016/679.

“Richiesta di abilitazione committente”: è il documento e relativi allegati contenente la descrizione del rapporto tra l’Intermediario e/o Elmas Software ed il Committente che quest’ultimo è tenuto a sottoscrivere ai fini di acquistare il Servizio per sé e/o per i propri Clienti.

“Richiesta di attivazione”: è il documento e relativi allegati contenente le condizioni speciali del Servizio che il Cliente è tenuto a sottoscrivere ai fini della corretta attivazione dello stesso.

“Servizio”: è il servizio “FATTURAZIONE ELETTRONICA ELMAS” organizzato dall’Intermediario per la gestione del processo di fatturazione elettronica veicolato dal Sistema di Interscambio nei rapporti commerciali tra Operatori Economici e Pubblica Amministrazione destinataria secondo quanto previsto dall'art. 1 della Legge 24 Dicembre 2007, n. 244 e s.m.i., ovvero nei rapporti tra Operatori Economici Soggetti Privati, secondo quanto previsto dal Decreto Legislativo 5 agosto 2015, n. 127. Il Servizio è costituito da due componenti principali: una componente di Servizio del Ciclo Attivo che si rivolge all’Operatore Economico e una componente di Servizio del Ciclo Passivo che si rivolge alla Pubblica Amministrazione o al Soggetto Privato. Entrambe le componenti di Servizio comprendono inoltre quella della Conservazione digitale a norma delle Fatture Elettroniche e dei relativi messaggi di notifica scambiati con il Sistema di Interscambio, in conformità a quanto indicato nelle presenti Condizioni generali di contratto.

É in ogni caso altresì previsto che il Cliente possa scegliere di usufruire solamente della componente di Servizio della Conservazione, ove si avvalga di sistemi e servizi di terzi per la gestione della emissione, trasmissione e/o ricezione delle Fatture Elettroniche e dei relativi messaggi di notifica scambiati con il Sistema di Interscambio.

“Sistema di Interscambio” (in sigla, di seguito anche solo “SdI”): è il sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate in grado di:

- ricevere le Fatture Elettroniche;

- effettuare controlli sulle Fatture Elettroniche;

- trasmettere le Fatture Elettroniche alle Pubbliche Amministrazioni o ai Soggetti Privati;

- gestire i messaggi di notifica per tracciare il ciclo di fatturazione;

- memorizzare i dati delle Fatture Elettroniche scambiate in caso di esercizio dell’opzione di cui all’art. 1 comma 3 del D. Lgs. 127/2015.

Le specifiche del Sistema di Interscambio sono pubblicate ed aggiornate sul sito istituzionale xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx.

“Utente”: è il soggetto indicato nella Richiesta di attivazione, autorizzato dal Cliente ad accedere al Servizio, mediante la Piattaforma Web. Tale soggetto può essere individuato da quest’ultimo sia all’interno della propria organizzazione che all’esterno e in tale ipotesi può coincidere con il Committente o con un suo incaricato.

2. Ambito di applicazione

Il Servizio “FATTURAZIONE ELETTRONICA ELMAS” è in grado di rispondere sia alle esigenze degli Operatori Economici Soggetti Privati che a quelle delle Pubbliche

Amministrazioni, offrendo la possibilità di scegliere alternativamente o congiuntamente le due componenti principali di Servizio, Ciclo Attivo e Ciclo Passivo, conformemente alla normativa vigente in materia, così come di richiedere l’attivazione della sola componente di Servizio della Conservazione delle Fatture Elettroniche e delle relative notifiche nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente.

Il Cliente, a seconda delle proprie esigenze, ha dunque la possibilità, attraverso la sottoscrizione della Richiesta di attivazione, di scegliere la/le componente/i di Servizio desiderata/e.

3. Oggetto del Servizio FATTURAZIONE ELETTRONICA ELMAS

L’Intermediario garantisce l’erogazione del Servizio a favore del Cliente sulla base della/e componente/i di Servizio prescelta/e dal Cliente nella Richiesta di attivazione, oltre che delle informazioni e dei dati ivi indicati, nel rispetto della normativa vigente in materia.

Il Servizio, così come definito nelle presenti Condizioni generali, consente al Cliente di adempiere all’obbligo legislativo di fatturazione elettronica nei rapporti commerciali tra Operatori Economici e/o Pubbliche Amministrazioni, sia nel Ciclo Attivo che nel Ciclo Passivo, a seconda delle esigenze del Cliente.

La componente di Servizio del Ciclo Attivo consente al Cliente (Operatore Economico) la redazione, la trasmissione delle Fatture Elettroniche verso il SdI e la relativa Conservazione per 10 (dieci) anni, unitamente ai messaggi di notifica/ricezione del SdI.

La componente di Servizio del Ciclo Passivo consente al Cliente (Pubblica Amministrazione o Soggetto Privato) la ricezione delle Fatture Elettroniche, la trasmissione del messaggio di esito al SdI e la relativa Conservazione per 10 (dieci) anni, unitamente ai messaggi di notifica/ricezione del SdI.

La componente di Servizio della Conservazione, laddove il Cliente utilizzi altri e diversi sistemi di emissione, trasmissione e/o ricezione delle Fatture Elettroniche rispetto a quelli in oggetto, consente a quest’ultimo anche solo la relativa conservazione digitale a norma delle stesse.

In caso di richiesta di ulteriori servizi, specifici e non elencati, Elmas Software si riserva di mettere a disposizione del Cliente i relativi servizi solo previo nuovo accordo tra le parti.

4. Condizioni generali di erogazione del Servizio

Il Contratto si considera perfezionato solamente con la sottoscrizione della Richiesta di attivazione da parte del Cliente e dell’Atto di nomina a Delegato alla conservazione, da parte del Responsabile della conservazione designato dal Cliente. A tal proposito, il Cliente, consapevole che la modifica del Responsabile della conservazione comporta delle variazioni di configurazione del Servizio di Conservazione, si impegna a comunicare tempestivamente, e comunque entro 30 (trenta) giorni, all’Intermediario ogni mutamento verificatosi rispetto al ruolo di Responsabile della conservazione; in difetto, il Cliente è esclusivamente responsabile per ogni disfunzione occorsa al processo di Conservazione. Il Cliente prende atto e accetta che il Servizio è erogato mediante la Piattaforma Web.

L’Intermediario, ovvero Elmas Software, provvederà di volta in volta all’aggiornamento della Piattaforma Web e potrà, in qualsiasi momento, sospendere temporaneamente il funzionamento del Servizio per attività tecniche di manutenzione che dovessero rendersi necessarie, previa apposita comunicazione scritta secondo le modalità di cui al successivo art. 12.

L’accesso al Servizio è garantito mediante l’utilizzo delle Credenziali di autenticazione che il Cliente, ovvero l’Utente è tenuto a custodire con la necessaria riservatezza e la massima diligenza, impegnandosi, tra l’altro, a non cederle e/o a non consentirne l’utilizzo a terzi; in caso di smarrimento e/o furto delle stesse, il Cliente, ovvero l’Utente, è tenuto a comunicare tempestivamente all’Intermediario tali circostanze, al fine di attivare prontamente la procedura di blocco e rilascio di nuove Credenziali di autenticazione.

Per qualsiasi problematica o semplice richiesta di assistenza, relativamente alla gestione delle suddette attività, l’Intermediario fornisce al Cliente, ovvero all’Utente da esso incaricato, uno specifico canale di comunicazione (Helpdesk), prestato durante i normali giorni e orari di ufficio.

Il Cliente prende atto ed accetta che in tutte le fasi di assistenza, sia da remoto che diretta, gli operatori dell’Helpdesk possono venire a conoscenza dei dati personali del Cliente stesso riscontrabili durante le fasi di collegamento sui dispositivi informatici del medesimo.

5. Condizioni specifiche di erogazione della componente di Servizio del Ciclo Attivo

La componente di Servizio del Ciclo Attivo rivolta all’Operatore Economico (imprese, professionisti, pubbliche amministrazioni che svolgono attività commerciale, fornitori della PA), prevede il rispetto dei seguenti passaggi procedurali:

a. l’Utente, autorizzato dal Cliente, accede alla Piattaforma Web e inserisce i dati della Fattura Elettronica, secondo quanto previsto dalla normativa di riferimento, tramite l’upload del file XML, l’interrogazione di web service, l’inserimento manuale dei dati necessari alla redazione automatizzata della Fattura Elettronica, ovvero tramite altre modalità definite dall’Intermediario;

b. l’Emittente per conto terzi predispone la Fattura Elettronica definitiva, sulla base del contenuto inserito dall’Operatore Economico (cedente/prestatore), rispetto al quale quest’ultimo assume esclusivamente la piena responsabilità;

c. il Servizio tiene traccia dei dati immessi dall’Utente;

d. il Servizio esegue, prima della trasmissione della Fattura Elettronica al SdI, una verifica sintattica (senza entrare nel merito del contenuto) del file XML secondo lo schema

disposto dal Legislatore e comunica all’Utente l’esito del processo di fatturazione elettronica; in caso di esito negativo della verifica, l’Utente può procedere ad un nuovo conferimento della Fattura Elettronica corretta;

e. in caso di esito positivo della verifica, sulla fattura è apposta la firma digitale qualificata dell’Emittente per conto terzi munita di un riferimento temporale e il Trasmittente provvede a inviare la Fattura Elettronica al SdI;

f. il Servizio prevede inoltre la gestione e messa a disposizione dell’Utente dei messaggi di notifica scambiati con il SdI;

g. il Cliente, ovvero l’Utente, ha l’obbligo di prendere visione dei messaggi di notifica scambiati con il SdI;

l’Operatore Economico è inoltre responsabile di porre in essere gli ulteriori obblighi di registrazione della Fattura Elettronica, di liquidazione e di versamento dell’imposta dovuta, nonché ogni altro adempimento previsto dalle norme fiscali e/o civilistiche;

h. le Fatture Elettroniche e i messaggi di notifica scambiati con il SdI sono successivamente posti in Conservazione per il periodo di 10 (dieci) anni, a condizione che il Cliente risulti in regola con il pagamento dei corrispettivi dovuti, a fronte dell’erogazione del Servizio;

i. a tal fine, il Responsabile della conservazione delega ogni attività necessaria e richiesta dalla legge all’Intermediario. Tali attività saranno rispettivamente eseguite da Elmas Software o 2C Solution secondo quanto riportato nell’atto di nomina predisposto all’uopo dall’Intermediario;

j. il Servizio garantisce al Cliente la possibilità di richiedere via web, per il tramite dell’Utente, i pacchetti di distribuzione contenenti i pacchetti di archiviazione e i documenti del Ciclo Attivo, conservati presso il sistema di conservazione del Delegato alla Conservazione;

k. l’Utente è tenuto ad accedere alla Piattaforma Web al fine di verificare le Fatture Elettroniche spedite con il relativo stato di trasmissione e di Conservazione, potendo consultare per ciascuna Fattura Elettronica le varie evidenze dello stato ed i messaggi del SdI.

Resta espressamente inteso che l’Operatore Economico è responsabile del contenuto della Fattura Elettronica, come ad esempio del Codice del destinatario della Fattura Elettronica e della compilazione di ulteriori campi obbligatori e/o opzionali, previsti nell’ambito del singolo rapporto con la Pubblica Amministrazione o con il Soggetto Privato destinatari della Fattura Elettronica.

L’Intermediario e/o Elmas Software e/o il Committente, inoltre, non interviene nella emissione di una nuova fattura correttiva o di una nota di credito a fronte di una Fattura Elettronica scartata dal SdI o contestata dalla Pubblica Amministrazione o dal Soggetto Privato; l’emissione, correzione e caricamento della nuova fattura nel SdI resta esclusivamente a carico del Cliente.

Si evidenzia, inoltre, che l’Intermediario non ha alcuna responsabilità nei casi di impossibilità di recapito del file dal SdI alla Pubblica Amministrazione o al Soggetto Privato, per cause non imputabili al Trasmittente.

Qualsiasi eventuale contestazione o trasmissione delle Fatture Elettroniche al di fuori del SdI, sarà gestita direttamente dall’Operatore Economico con la Pubblica Amministrazione o con il Soggetto Privato e non dall’Intermediario.

Infine, il Cliente che emette e trasmette le Fatture Elettroniche e gestisce i relativi messaggi di notifica scambiati con il SdI, al di fuori della componente di Servizio del Ciclo Attivo, può sempre richiedere l’attivazione della sola componente di Servizio della Conservazione; in tale ipotesi, il Cliente è tenuto a mettere a disposizione del Conservatore le Fatture Elettroniche almeno 60 (sessanta) giorni prima del termine legislativo di Conservazione.

6. Condizioni specifiche di erogazione della componente di Servizio del Ciclo Passivo

La componente di Servizio del Ciclo Passivo rivolta alla Pubblica Amministrazione o al Soggetto Privato prevede il rispetto dei seguenti passaggi procedurali:

a. il Ricevente riceve dal SdI le Fatture Elettroniche ed i relativi file metadati tramite il proprio canale accreditato;

b. in caso di Fattura Elettronica PA, il Cliente può richiedere all’Intermediario le specifiche tecniche per l’interazione con il protocollo informatico dell’Ente pubblico, mettendo nella disponibilità della Pubblica Amministrazione i file ricevuti dal SdI;

c. in caso di Fattura Elettronica PA, inoltre, la Pubblica Amministrazione è responsabile della corretta protocollazione nel protocollo informatico dell’Ente pubblico (sia delle Fatture Elettroniche PA che dei messaggi di notifica scambiati con il SdI) e della successiva registrazione contabile delle fatture o documenti equivalenti entro 10 (dieci) giorni dalla data di ricezione ai sensi dell’art. 42 del D.L. n. 66/2014;

d. in caso di Ciclo Passivo, il Soggetto Privato è obbligato a prendere in carico la fattura passiva che il Servizio gli mette a disposizione;

e. in caso di Ciclo Passivo, il Soggetto Privato è responsabile della corretta registrazione contabile delle fatture passive se vi è obbligato da leggi o regolamenti;

f. la Pubblica Amministrazione o il Soggetto Privato sono responsabili delle verifiche di merito sul contenuto delle Fatture Elettroniche ricevute;

g. il Servizio mette a diposizione dei Referenti Utenti autorizzati dal Cliente una interfaccia web per la generazione dell’Esito EC (di accettazione o rifiuto) che può essere generato e trasmesso al SdI entro 15 (quindici) giorni dalla ricezione delle Fatture Elettroniche;

h. il Cliente, ovvero l’Utente, ha l’obbligo di prendere visione dei messaggi di notifica scambiati con il SdI;

i. il Servizio mette a disposizione una funzionalità web all’Utente per inserire i metadati specifici della registrazione contabile da integrare con i metadati tipici delle Fatture Elettroniche;

j. le Fatture Elettroniche e i messaggi di notifica scambiati con il SdI sono successivamente poste in Conservazione per il periodo di 10 (dieci) anni, a condizione che il Cliente risulti in regola con il pagamento dei corrispettivi dovuti, a fronte dell’erogazione del Servizio;

k. a tal fine, il Responsabile della conservazione delega ogni attività necessaria e richiesta dalla legge all’Intermediario. Tali attività saranno rispettivamente eseguite da Elmas Software o 2C Solution secondo quanto riportato nell’atto di nomina predisposto all’uopo dall’Intermediario;

l. il Servizio garantisce al Cliente la possibilità di richiedere via web, per il tramite dell’Utente, i pacchetti di distribuzione contenenti i pacchetti di archiviazione e i documenti del Ciclo Passivo, conservati presso il sistema di conservazione del Delegato alla Conservazione;

m.l’Utente è tenuto ad accedere alla Piattaforma Web al fine di verificare le Fatture Elettroniche ricevute con il relativo stato di trasmissione e di Conservazione, potendo consultare per ciascuna Fattura Elettronica le varie evidenze dello stato ed i messaggi del SdI.

Resta espressamente inteso che la Pubblica Amministrazione o il Soggetto Privato sono responsabili dell’eventuale corretta protocollazione dei documenti informatici nel proprio protocollo informatico, delle attività di registrazione contabile delle Fatture Elettroniche e del corretto inserimento dei dati nell’eventuale generazione dell’esito EC (accettazione e/o rifiuto) di verifica del contenuto delle Fatture Elettroniche ricevute.

In caso di Ciclo Passivo, il Soggetto Xxxxxxx dovrà comunicare ai propri cedenti/prestatori il Codice Destinatario (intestato all’Intermediario), al fine di garantire la corretta trasmissione

– tramite SdI – della fattura passiva all’Intermediario stesso.

Qualsiasi eventuale contestazione o trasmissione delle Fatture Elettroniche al di fuori del SdI, sarà gestita direttamente dalla Pubblica Amministrazione o dal Soggetto Privato con l’Operatore Economico e non dall’Intermediario.

Infine, il Cliente che riceve le Fatture Elettroniche e gestisce i relativi messaggi di notifica scambiati con il SdI, al di fuori della componente di Servizio del Ciclo Passivo, può sempre richiedere l’attivazione della sola componente di Servizio della Conservazione; in tale ipotesi, il Cliente è tenuto a mettere a disposizione del Conservatore le Fatture Elettroniche almeno 60 (sessanta) giorni prima del termine legislativo di Conservazione.

7. Limiti di responsabilità

L’erogazione del Servizio è posta in essere nei limiti di quanto stabilito nel Contratto; Elmas Software non assume dunque alcuna responsabilità e non presta ulteriori garanzie al di fuori di quanto ivi espressamente stabilito, rimanendo, in tutti gli altri casi, esclusa la sua responsabilità per danni di qualsiasi genere e a qualunque titolo arrecati al Cliente e/o a terzi, fatti salvi i limiti inderogabili di legge.

In particolare, Elmas Software non assume alcuna responsabilità verso il Cliente in caso di mancato rispetto da parte di quest’ultimo, ovvero dell’Utente, delle obbligazioni contrattuali su di essi incombenti, né in caso di mancato rispetto da parte del Cliente delle specifiche e dei requisiti concordati nella Richiesta di attivazione, ovvero in caso di errata indicazione dell’Utente e/o del Responsabile della conservazione.

La presenza di errori sostanziali di conformità e/o di completezza e/o di aggiornamento delle informazioni contenute nella Richiesta di attivazione devono essere comunicate tempestivamente all’Intermediario dal Cliente, ovvero dall’Utente, via email o PEC, agli indirizzi di cui al successivo art.12 (Comunicazioni), ai fini della corretta esecuzione del Servizio; in difetto, l’Intermediario non assume alcuna responsabilità a riguardo.

Elmas Software non assume alcuna responsabilità per danni e in generale pregiudizi di qualsiasi natura, occorsi al Cliente a causa dell’omessa, incompleta e/o non corretta indicazione e/o del mancato aggiornamento, da parte sua o del Committente, dei dati contenuti nella Richiesta di attivazione.

Elmas Software non risponde altresì in alcun modo per il contenuto delle Fatture Elettroniche, ovvero per i dati e le informazioni ivi riportate che saranno determinati solo ed esclusivamente dal Cliente, ovvero dall’Utente, con esonero da ogni responsabilità relativa ad eventuali pretese di terzi nei confronti del Cliente (a titolo esemplificativo dell’Amministrazione Finanziaria).

La responsabilità di Xxxxx Software nei confronti del Cliente resta esclusa in caso di ritardi nell’esecuzione del Servizio dovuti a causa di forza maggiore (ivi compresi gli scioperi, anche aziendali, ed altre cause imputabili a terzi). Elmas Software non risponde infatti in alcun modo per ritardi, errori o inadempimenti imputabili a terzi, ovvero per anomalie che possono verificarsi durante la fornitura del Servizio che sfuggono al proprio controllo tecnico, come, a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, disfunzioni nella gestione delle reti telefoniche e/o telematiche.

Resta tuttavia inteso che, fatto salvo dolo e colpa grave, la passività massima che Elmas Software potrà sostenere a seguito di eventuali pretese risarcitorie avanzate dal Cliente e/o da terzi in relazione all’erogazione del Servizio, per danni di qualsiasi natura, sia contrattuale che extracontrattuale, sarà limitata al danno emergente e, in ogni caso, non

potrà complessivamente eccedere quanto pagato dal Cliente a fronte dell’erogazione del Servizio prestato dall’Intermediario.

Ove presente, le clausole contenute nel presente articolo trovano applicazione anche a favore di 2C Solution.

8. Durata

Ove non diversamente stabilito, il Contratto decorre dalla data di sottoscrizione della Richiesta di attivazione da parte del Cliente e sarà valido sino al giorno 31 Dicembre del secondo anno successivo a quello di stipula (ad esempio: se l’anno di stipula è il 2017, il giorno di scadenza sarà il 31/12/2019). Esso sarà tacitamente rinnovato di anno in anno, salva disdetta da inviarsi almeno 90 (novanta) giorni prima della scadenza secondo le modalità di cui al successivo art. 12.

Nel caso in cui il Cliente sia una Pubblica Amministrazione è escluso il rinnovo tacito. La Pubblica Amministrazione che intenda rinnovare il contratto di erogazione del Servizio è tenuta a comunicare tale volontà all’Intermediario xxx XXX xxxxx 00 (xxxxxxxx) giorni dalla scadenza naturale del presente Contratto.

Ai sensi dell’art. 1373 c.c., Elmas Software potrà recedere dal Contratto e senza dover corrispondere al Cliente alcun importo a titolo di risarcimento, rimborso o indennità di sorta, con preavviso scritto di 30 (trenta) giorni, inviato con le modalità indicate al successivo art. 12.

Il Cliente prende atto e accetta che in caso di cessazione del Servizio, per qualsiasi causa intervenuta (es. risoluzione o recesso), è obbligato a scaricare i pacchetti di distribuzione entro 30 (trenta) giorni dalla cessazione del rapporto.

9. Condizioni economiche

Il Committente, a fronte dell’erogazione del Sevizio, è tenuto al pagamento dei corrispettivi dettagliati nella Piattaforma Web ovvero nel Listino, secondo modalità e termini ivi indicati. Tutti i prezzi indicati nella Piattaforma Web e/o nel Listino devono intendersi oltre ad I.V.A. nell’aliquota di legge.

Ove non diversamente specificato nella Piattaforma Web o nel Listino, tutti i pagamenti previsti dal Contratto si intenderanno con scadenza 30 (trenta) giorni data fattura. In caso di ritardato pagamento, decorreranno a favore di Xxxxx Software, senza necessità di preventiva messa in mora e senza pregiudizio di ogni altro e diverso diritto del medesimo, gli interessi di mora sulle somme non puntualmente corrisposte, conteggiati nella misura e con le modalità indicate nel D. Lgs. 9/10/2002 n. 231 e s.m.i..

Elmas Software si riserva il diritto di apportare variazioni relativamente alla tipologia dei servizi offerti ovvero al prezzo degli stessi in qualsiasi momento. Tali variazioni avranno effetto nei confronti del Cliente e/o del Committente a partire dal primo giorno del mese successivo rispetto a quello in cui quest'ultimo ha ricevuto da Elmas Software comunicazione telematica nelle forme di cui al successivo art. 12.

10. Cessione del Contratto

Il Cliente prende atto e accetta che il presente Contratto ed i diritti e gli obblighi in esso previsti non sono cedibili a terzi.

Il Cliente autorizza espressamente Elmas Software a cedere il Contratto ad altre società da essa controllate, collegate, partecipate o controllanti.

11. Obbligo di riservatezza

Tutte le informazioni comunicate tra le parti o di cui ciascuna parte venisse a conoscenza nell'esecuzione del Servizio, sono strettamente riservate e devono essere utilizzate unicamente per gli scopi e per l'esecuzione degli obblighi e dei compiti previsti dal presente accordo.

Ciascuna parte deve adottare misure di natura fisica, logica ed organizzativa analoghe a quelle adottate per proteggere le proprie informazioni riservate, al fine di prevenire la divulgazione e di tutelare la segretezza delle informazioni da accessi non autorizzati o non consentiti.

Gli obblighi, di cui al presente articolo, devono intendersi cogenti tra le parti anche dopo la cessazione dell'efficacia del Contratto, per qualsivoglia causa intervenuta, per un termine non inferiore a 5 (cinque) anni successivi alla cessazione del rapporto.

12. Comunicazioni

Qualsiasi comunicazione tra le parti, inerente al Contratto, sarà ritenuta valida se inviata all’altra parte mediante raccomandata postale con avviso di ricevimento oppure via PEC ai rispettivi indirizzi indicati nel Contratto.

Tutti gli avvisi, le comunicazioni, le lettere, le raccomandate e, in generale, tutta la corrispondenza inoltrata mediante servizio postale dal Cliente a Elmas Software, dovranno essere inviati al seguente indirizzo: Elmas Software S.p.A., Via delle Crede 4/B, Pordenone (PN), ovvero presso altro indirizzo comunicato al Cliente con almeno 30 (trenta) giorni di anticipo.

Tutta la corrispondenza elettronica inviata dal Cliente a Elmas Software dovrà essere inviata al seguente indirizzo PEC: xxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx, ovvero presso altro indirizzo PEC o email comunicato al Cliente con almeno 30 (trenta) giorni di anticipo.

Elmas Software, inoltre, si riserva la facoltà di fornire al Cliente eventuali comunicazioni inerenti le modalità di erogazione ed il funzionamento del Servizio rendendole disponibili attraverso la Piattaforma Web.

13. Clausola risolutiva espressa

Il mancato adempimento da parte del Cliente anche di una sola delle previsioni contenute agli artt.: 4 (Condizioni generali di erogazione del Servizio); 5 (Condizioni specifiche di erogazione della componente di Servizio del Ciclo Attivo); 6 (Condizioni specifiche di erogazione della componente di servizio del Ciclo Passivo); 8 (Durata); 9 (Condizioni economiche); 10 (Cessione del contratto) e 11 (Obbligo di riservatezza) delle presenti Condizioni generali darà facoltà a Elmas Software di considerare lo stesso risolto di diritto ai sensi e per gli effetti di cui all’articolo 1456 c.c., salvo ed impregiudicato il diritto al risarcimento di tutti i danni eventualmente subiti.

In caso di mancato pagamento dei corrispettivi spettanti a Elmas Software, entro i termini contrattualmente stabiliti, il Cliente prende atto che il Servizio potrà essere inizialmente sospeso e, ove l’inadempimento persista, cessato definitivamente, previa comunicazione scritta; in tale ipotesi, al Cliente non spetterà in ogni caso alcun rimborso, indennizzo o risarcimento di sorta.

14. Foro competente

Per qualsiasi controversia che dovesse insorgere tra le parti in ordine all’interpretazione del Contratto e alle sue successive modificazioni ed integrazioni, sarà competente in via esclusiva il Foro di Padova, con espressa esclusione di ogni altro Foro.

15. Trattamento dei dati

Ai sensi dell'art.13 del Reg. UE 2016/679, Xxxxx Software informa il Cliente che i dati saranno trattati principalmente con strumenti elettronici ed informatici e memorizzati sia su supporti informatici e cartacei che su ogni altro tipo di supporto idoneo, nel rispetto delle misure minime di sicurezza adottate ai sensi del citato regolamento. Il conferimento di tali dati è obbligatorio e la loro incompleta o inesatta indicazione potrà comportare la mancata o parziale esecuzione del rapporto disciplinato dal presente Contratto. Il titolare del trattamento dei dati è il Distributore (diverso da Elmas Software, salvo il caso in cui la stessa stipuli il Contratto direttamente con il Committente che acquista il Servizio per sé quale Cliente) o, se presente, il Committente (nei soli casi in cui acquista il Servizio per i propri Clienti), che si impegna a fornire agli interessati al trattamento dei dati un’informativa che definisca in maniera chiara ed inequivocabile i processi di gestione e conservazione dei dati personali nonché le modalità per esercitare i propri diritti sui dati stessi di cui agli artt. da 15 a 22 del Reg. UE 2016/679.

Elmas Software viene nominata quale Responsabile esterno del trattamento dati tramite l’Accordo di nomina. Qualora il Distributore (diverso da Elmas Software) sia nominato dal titolare del trattamento quale Responsabile del trattamento, lo stesso è tenuto a nominare Elmas Software quale sub responsabile del trattamento dei dati e a comunicare tale nomina a tutti i soggetti coinvolti.

16. Disposizioni finali

Il Cliente rinuncia a proporre eccezioni senza aver preventivamente adempiuto alle proprie obbligazioni.

Il Contratto dovrà essere regolato, interpretato ed applicato in accordo con la legislazione italiana. Per quanto non espressamente regolamentato nel presente Contratto, si fa espresso rinvio alle regole generali del Codice Civile, nonché alla normativa applicabile in materia.

Il Cliente autorizza Elmas Software a menzionare la propria denominazione sociale e/o il proprio marchio esclusivamente per fini di divulgazione a terzi dell’elenco dei nominativi dei suoi clienti.

Il Cliente dichiara di essere consapevole e di accettare il fatto che Elmas Software potrà modificare in ogni momento le presenti Condizioni generali ovvero altra documentazione facente parte del Contratto.

Tali modifiche saranno comunicate al Cliente tramite email o posta elettronica certificata o pubblicazione sulla Piattaforma Web ed avranno efficacia decorsi 30 (trenta) giorni dalla loro comunicazione o pubblicazione. Qualora il Cliente non intenda accettare le suddette modifiche avrà la facoltà di recedere dal Contratto entro il termine di efficacia delle stesse tramite comunicazione da effettuarsi a Elmas Software nelle modalità indicate al precedente art. 12.

INFORMATIVA TRATTAMENTO DATI

REGOLAMENTO UE 679/2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati

Elmas Software S.p.A. procede al trattamento dei dati nel rispetto delle disposizioni di cui al Regolamento europeo 679/16 concernente la protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del suddetto regolamento di seguito sono fornite le informazioni riguardanti i dati identificativi del titolare del trattamento e il responsabile del trattamento in tema di trattamento dei dati personali relativamente ai contratti e alla fornitura di servizi.

Titolare del trattamento dei dati è Elmas Software SpA, con sede in Xxx xxxxx Xxxxx 0/X, 00000, Xxxxxxxxx (XX). Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) è la Dott.ssa Xxxxxx Xxxxxxxx.

Tipologia di dati trattati

I dati forniti e trattati da Elmas Software SpA riguardano dati di tipo comune, personale e sensibile.

Finalità del trattamento

Vi informiamo che i dati personali, forniti direttamente dall’interessato e/o raccolti attraverso la compilazione di form cartacei e/o disponibili nei siti internet gestiti da Elmas Software SpA, sono trattati per finalità di conclusione del contratto di cui è parte l’interessato, nonché per dare esecuzione alle prestazioni contrattuali o per erogare i servizi richiesti dal Cliente o disponibili sui portali gestiti da Elmas Software SpA o dagli intermediari dalla stessa nominati, oltre che per finalità amministrative e contabili correlate ai contratti di servizio.*

ACCONSENTO NON ACCONSENTO

I dati dell’utente possono essere trattati anche per finalità di invio di proposte e di comunicazioni commerciali a mezzo posta elettronica o SMS o fax, previo consenso dell’interessato.

ACCONSENTO NON ACCONSENTO

Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati nei campi contrassegnati con l’asterisco (“*”) è obbligatorio per consentire la conclusione del contratto o per l’erogazione delle prestazioni e dei servizi richiesti.

Modalità del trattamento ed accesso ai dati

I dati raccolti mediante sottoscrizione di contratti standard in formato analogico sono trattati sia in forma cartacea, sia con strumenti informatici e telematici e potranno essere elaborati in forma aggregata per finalità statistiche e di verifica degli standard di qualità dei servizi di assistenza e manutenzione, escludendo in tal caso il trattamento di dati identificativi.

I dati raccolti mediante la compilazione di form online sono trattati in forma elettronica e mediante sistemi informativi di natura gestionale

I dati sono accessibili esclusivamente da parte di incaricati, adeguatamente formati ed informativi circa le loro mansioni e le attività ad essi consentite sul dato raccolto, che operano per conto di Elmas Software e che sono destinatari di istruzioni e compiti impartiti dal responsabile del trattamento, a mezzo di lettera di nomina

Il titolare del trattamento tratterà i dati per le finalità sopra indicate perseguendo i propri interessi legittimi che non vanno a prevalere sugli interessi o i diritti e le libertà dell’interessato.

Ambito di comunicazione ed eventuale diffusione

Vi informiamo che i dati relativi al contratto e all’attività di servizio possono essere comunicati a consulenti commerciali per finalità amministrative e contabili e a legali per eventuale gestione di contenziosi.

Vi informiamo, inoltre, che i dati possono essere comunicati anche a organi di polizia o all’autorità giudiziaria per finalità di accertamento o repressione di reati compiuti dagli utenti dei servizi telematici, ove necessario.

Conservazione e cancellazione dei dati personali

Elmas Software SpA conserverà i dati degli interessati in una forma che consenta l’identificazione degli stessi per un arco temporale non superiore al conseguimento delle finalità per le quali i dati sono stati raccolti; verranno pertanto conservati fino all’esistenza del rapporto contrattuale in essere e comunque per 10 anni dalla cessazione del contratto. Decorso tale periodo la Elmas Software SpA provvederà alla cancellazione dei dati degli interessati.

I dati strettamente necessari per gli adempimenti fiscali, contabili, venuta meno la finalità per la quale erano stati raccolti, verranno conservati per un periodo di 10 anni come richiesto dalle normative in materia.

L’interessato ha diritto di chiedere, in qualunque momento, la modifica degli assetti regolati dalla presente informativa attraverso l’esercizio dei diritti di cui al paragrafo successivo.

I diritti dell’interessato

L’interessato potrà esercitare i diritti di cui agli art. 16 (Diritto di rettifica), 17 (Diritto alla cancellazione), 18 (Diritto di limitazione del trattamento), 19 (Diritto di ottenere la notifica dal titolare del trattamento nei casi di rettifica o cancellazione dei dati personali o di cancellazione degli stessi), 20 (Diritto alla portabilità), 21 (diritto di opposizione) e 22 (diritto di rifiutare il processo automatizzato) del regolamento europeo 679/16.

Si comunica che l’esercizio dei diritti dell’interessato di cui ai suddetti articoli, quali il diritto di cancellazione o opposizione, incontra i limiti imposti dalla normativa fiscale. Per esercitare i diritti previsti dagli artt. da 16 a 22 del Reg Ue 679/16 l’interessato dovrà rivolgere apposita richiesta scritta indirizzata a:

Elmas Software SpA, con sede in Xxx xxxxx Xxxxx 0/X, 00000, Xxxxxxxxx (XX).

all'attenzione della Dott.ssa Xxxxxx Xxxxxxxx, x.xxxxxxxx.xxx@xxxxxxxx.xxx o xxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Firma per presa visione e consenso

_______________________________

8.2.9.2.5.0-0_Richiesta Attivazione

SERVIZIO FATTURAZIONE ELETTRONICA

RICHIESTA DI ATTIVAZIONE

QUADRO A – DATI del COMMITTENTE
Denominazione/Ragione sociale		ELMAS SOFTWARE S.P.A.
con sede in (città)	Xxxxxxxxx	XXX	00000	Xxxx.	XX
indirizzo	Via delle Crede			(n.)	4/B
PEC	xxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx		EMAIL	xxxx@xxxxx.xxx
codice fiscale	01276980933		X. Xxx	XX00000000000

XXXXXX X – DATI DEL CLIENTE
Denominazione/Ragione sociale
con sede in (città)		cap		Prov.
indirizzo				(n.)
PEC			EMAIL
codice fiscale		P. Iva
telefono		fax
esercizio fiscale aziendale
se P.A. indicare Codice IPA
In persona del Legale rappresentante/Titolare
Nome			Cognome
Nato/a a			Prov.		il
Residente a (città)			Prov.		cap
Indirizzo				n.
C.F. Legale rappresentante/Titolare

RICHIEDE

l’erogazione del Servizio di invio/ricezione e conservazione relativamente alle seguenti: QUADRO C – TIPOLOGIE DOCUMENTALI

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA FATTURAZIONE ELETTRONICA TRA PRIVATI

QUADRO C – COMPONENTI DEL SERVIZIO

1. Per le definizioni dei termini utilizzati nella presente Richiesta di attivazione Cliente e salvo ulteriori definizioni di seguito eventualmente indicate, si fa espresso rinvio all’art. 1 (Definizioni) delle Condizioni generali

2. Il Cliente prende altresì atto e accetta che il Servizio è reso, a fronte di un corrispettivo predeterminato con il Committente, sulla base delle informazioni raccolte nella presente Richiesta di attivazione, oltre che di quanto indicato:

• nelle Condizioni generali;

• nel Manuale della conservazione del Conservatore 2C Solution S.r.l. scaricabile nella sua versione più aggiornata dall’elenco dei conservatori accreditati attivi disponibile al link: xxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxx- digitale/pubblica-amministrazione/conservazione/elenco-conservatori-attivi.

3. Le Condizioni generali e il Manuale della conservazione possono essere soggetti a modifiche e integrazioni, a seguito di eventuali aggiornamenti della normativa nazionale di riferimento, ovvero, di specifiche esigenze di

carattere tecnico; ogni modifica o integrazione apportata alla suddetta documentazione sarà in ogni caso comunicata prontamente al Cliente.

4. Il Cliente prende altresì atto che il Servizio è erogato attraverso l'ausilio di strumenti informatici e telematici, in particolare mediante l'utilizzo di una piattaforma messa a disposizione da 2C SOLUTION SRL, il cui funzionamento dichiara di conoscere e accettare in ogni sua parte; 2C SOLUTION SRL non è responsabile per eventuali disguidi e malfunzionamenti dei suddetti strumenti, dipendenti da causa di forza maggiore o comunque non dipendenti dalla propria volontà.

5. L’accesso alla piattaforma e dunque al Servizio è garantito in particolare al Referente Utente indicato nel successivo QUADRO D della presente Richiesta di attivazione; tale soggetto può essere individuato dal Cliente sia all’interno della propria organizzazione che all’esterno.

QUADRO D – DATI REFERENTE UTENTE PER ACCESSO AL SERVIZIO
Nome		Cognome
Nato/a a		Prov.		il
Codice fiscale
Residente a (città)		Prov.				cap
Indirizzo						n.
Indirizzo MAIL
PEC

6. Il Cliente individua di seguito nel QUADRO G un soggetto di specifica competenza ed esperienza (di norma un dirigente o un funzionario formalmente designato), nominato all’interno della propria organizzazione, in qualità di Responsabile della conservazione, in conformità a quanto disposto dalla normativa di riferimento in materia.

QUADRO G – DATI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
Cognome e nome
Nato a (città)		prov		cap
Codice fiscale
Residente in (città)		prov.		cap
indirizzo				n.
Indirizzo MAIL
PEC

7. Ai fini della corretta instaurazione del Servizio, il Responsabile della conservazione, individuato dal Cliente, è tenuto a nominare in qualità di Delegato alla conservazione 2C Solution S.r.l. per l’assolvimenti dei compiti previsti all’art.7, co.1, da lett. a) a lett. m) del D.P.C.M. 3 dicembre 2013.

Tale nomina è formalmente prestata attraverso apposito atto di nomina a Delegato alla conservazione.

A tal proposito, il Cliente, consapevole che la modifica del Responsabile della conservazione comporta delle variazioni di configurazione del Servizio di conservazione, si impegna a comunicare tempestivamente a 2C Solution Srl, e comunque entro 30 giorni, ogni variazione verificatasi rispetto al ruolo di Responsabile della Conservazione.

8. Resta peraltro inteso che qualora il Responsabile della conservazione del Cliente abbia in precedenza già prestato tali nomine a favore di 2C Solution, nell’ambito di una diversa Richiesta di attivazione, tutt’ora in corso di validità, riguardante altre classi documentali, il contenuto delle predette nomine si applicherà per intero alle tipologie documentali oggetto della presente, con effetto a decorrere dalla sottoscrizione della stessa e senza necessità di doverle firmarle nuovamente.

9. Sempre ai fini della corretta instaurazione del Servizio, il Cliente è tenuto prestare il consenso al trattamento dei propri dati personali da parte del Committente o del Rivenditore, che si configura quale titolare del trattamento.

10. A fronte dell’erogazione del Servizio, il Cliente è tenuto a corrispondere al Committente o al Rivenditore i compensi contenuti nell’apposita offerta commerciale stipulata tra le parti, secondo le modalità e i termini e per tutto il periodo di durata in essa stabiliti. Il Cliente prende atto e accetta che il mancato pagamento, da parte sua, dei corrispettivi spettanti al Distributore, può comportare la sospensione dell’erogazione del Servizio e, nei casi più gravi di inadempimento, la relativa cessazione.

11. 2C Solution S.r.l. garantisce inoltre la gestione di un servizio di hosting per la conservazione dei Documenti informatici del Cliente, come meglio specificato nel Manuale della conservazione. Con riguardo a detto servizio di hosting, funzionale all’erogazione del Servizio, il Cliente, con la sottoscrizione della presente scrittura, 2C Solution a nominare il Server Provider incaricato a tal fine, quale Responsabile esterno del trattamento dei dati personali con funzioni di amministrazione di sistema.

2C Solution Srl si riserva la facoltà di promuovere nuovi prodotti e servizi mediante il portale utilizzato dal Cliente.

12. In caso di eventuali incongruenze tra quanto contenuto nella presente Richiesta di attivazione e nelle Condizioni generali, le prime costituiranno una deroga espressa rispetto alle seconde.

13. Si dà atto che i seguenti allegati costituiscono parte integrante e sostanziale della presente Richiesta di attivazione:

A. Condizioni generali presenti (anche sul link xxxx://xxx.0xxxxxxxxx.xx)

B. atto di nomina a Delegato alla conservazione;

Firma e timbro del Cliente

Luogo         , data   18/01/2020

Ai sensi dell’art. 1341 e 1342 del codice civile, il Cliente dichiara di aver preso chiara e integrale visione delle Condizioni generali di contratto e di ben conoscere e accettare specificamente e espressamente il contenuto delle clausole contenute nei seguenti articoli: 1 (Definizioni); 4 (Condizioni generali di erogazione del Servizio); 5 (Condizioni specifiche di erogazione della componente di Servizio del Ciclo Attivo); 6 (Condizioni specifiche di erogazione della componente di Servizio del Ciclo Passivo); 7 (Limiti di responsabilità); 8 (Durata); 10 (Cessione del Contratto); 11 (Obbligo di riservatezza); 13 (Clausola risolutiva espressa); 14 (Foro competente); 16 (Disposizioni generali).

*Qualora il presente documento venga sottoscritto in formato digitale, si precisa che le clausole ivi richiamate verranno doppiamente sottoscritte ed accettate esternamente al presente documento.

Firma e timbro del Cliente

Luogo        , data  18/01/2020

Consenso al trattamento dei dati personali

Il Cliente, avuta da 2C SOLUTION SRL adeguata informativa ai sensi dell'art.13 del Reg.UE 679/2016 e successive modificazioni presente anche sul link xxxx://xxx.0xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx, in qualità di interessato/a al trattamento dei dati personali dà il consenso al trattamento dei dati personali necessari ad ottenere l’attivazione del rapporto oggetto del presente contratto (conferimento obbligatorio ai fini dell’instaurazione del rapporto) e acconsente al trattamento dei dati personali come esplicitato in informativa.

Firma e timbro del Cliente

* Qualora il presente documento venga sottoscritto in formato digitale, si precisa che il consenso al trattamento dati verrà sottoscritto esternamente al presente documento.

Luogo         , data   18/01/2020

8.2.9.2.6.0-0_Delega Conservatore

SERVIZIO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ATTO DI NOMINA A DELEGATO ALLA CONSERVAZIONE

Con la presente scrittura privata, da valersi ad ogni effetto di legge, tra

Società 2C Solution Srl., con sede in Xxxxx (XX), Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxx x.00, codice fiscale, partita I.V.A. e iscrizione al Registro delle Imprese di Padova n.04030410288, in persona del legale rappresentante pro - tempore,

e

(cognome e nome)

nato a (città) (prov.) il

residente in (città) indirizzo

(prov.)

(cap.)

(n.)

codice fiscale

in qualità di “Responsabile della conservazione”, formalmente designato da:

denominazione/ ragione sociale

codice fiscale partita iva

(di seguito eventualmente denominata “Produttore” oppure “Cliente”) (congiuntamente denominate “Parti”, ove il testo lo consenta)

premesso che

- 2C SOLUTION SRL è tenuta a garantire l’erogazione del Servizio di Fatturazione Elettronica a favore del Cliente conformemente a quanto indicato nel relativo Contratto intercorrente;

- in base alla normativa nazionale di riferimento in materia di sistemi di conservazione, è previsto che il Responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, possa delegare in tutto o in parte lo svolgimento del processo di conservazione a uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate;

- il Responsabile della conservazione intende nominare, con il presente atto, 2C Solution quale “Delegato alla conservazione” dei documenti informatici sottoposti al processo di conservazione, delegando allo svolgimento delle specifiche attività di seguito indicate in maniera distinta e dettagliata, anche sulla base di quanto precisato nella Scheda Servizio.

Tutto ciò premesso, che si considera parte integrante e sostanziale della presente scrittura, si conviene e stipula quanto segue.

Nomina a Delegato alla conservazione

1. Incarico

Il Responsabile della conservazione, come sopra compiutamente generalizzato, nomina 2C Solution Srl, che accetta, quale Delegato alla conservazione dei Documenti informatici, sulla base di tutto quanto espressamente indicato nel Contratto, il cui contenuto si intende quivi espressamente richiamato, con piena validità ed efficacia di tutte le clausole ivi contenute.

2. Compiti

2C Solution Srl, quale Delegato alla conservazione, è tenuto a svolgere i seguenti compiti:

a. definizione delle caratteristiche e dei requisiti del Sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei Documenti informatici oggetto della Conservazione, in conformità alla vigente normativa;

b. gestione del processo di conservazione in conformità alla vigente normativa in materia; a riguardo, il Responsabile della conservazione autorizza sin d’ora il Responsabile del servizio di conservazione incaricato da 2C Solution Srl, ovvero il diverso soggetto designato dalla stessa ad apporre la propria firma digitale sull’indice dei vari pacchetti e sul rapporto di versamento generati nel processo di conservazione;

c. generazione del Rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal Manuale di conservazione;

d. generazione e sottoscrizione del pacchetto di distribuzione con firma digitale, nei casi e con le modalità descritte nel Manuale di conservazione;

e. monitoraggio della corretta funzionalità del Sistema di conservazione;

f. verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;

g. adozione di misure idonee a verificare e prevenire il degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni, l’obsolescenza dei formati al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai Documenti informatici;

h. duplicazione o copia dei Documenti informatici, dovuta all’eventuale evoluzione del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal Manuale di conservazione;

i. adozione di misure idonee per la sicurezza fisica e logica del Sistema di conservazione;

j. richiesta di intervento al pubblico ufficiale, ove previsto, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;

k. assistenza e impiego delle risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza dei diversi organismi competenti previsti dalle norme vigenti in materia;

l. nel caso di amministrazioni statali, versamento dei documenti conservati presso l’archivio centrale dello Stato e gli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;

m. predisposizione del Manuale di conservazione e cura del relativo aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

3. Durata

Il presente atto di nomina è irrevocabile e sarà valido esclusivamente per tutta la durata del Contratto, di cui la presente scrittura privata costituisce parte integrante e sostanziale.

4. Trattamento dei dati personali

Ciascuna parte dà atto all’altra e acconsente a che i dati personali propri o di terzi, che sono stati e/o che verranno scambiati in esecuzione del presente atto di nomina, siano trattati in ottemperanza alle disposizioni del Reg. 2016/679 e che gli stessi sono necessari alla corretta e completa gestione del rapporto tra loro in essere. Le parti dichiarano altresì di essere consapevoli dei diritti loro riservati dal Regolamento citato.

2C Solution Xxx, come sopra compiutamente generalizzata, in persona del proprio legale rappresentante pro – tempore accetta la nomina a Delegato alla conservazione quale soggetto delegato alla conservazione ai sensi e per gli effetti del DPCM 3/12/2013 di riferimento;

Qualora il Cliente intenda sottoscrivere con 2C SOLUTION SRL un nuovo contratto di erogazione del Servizio di conservazione in relazione a ulteriori e/o diverse tipologie documentali rispetto a quelle oggetto del Contratto, il contenuto del presente atto di nomina si applicherà per intero al nuovo rapporto contrattuale, a decorrere dalla relativa Richiesta di attivazione (o offerta).

Letto, confermato e sottoscritto in                    , li

18/01/2020

Firma

e timbro del Responsabile della conservazione

Firma

di 2C Solution Srl