a 返信用封筒及び郵送物（メール添付等含む）を開封し、申請書と実績報告書の仕分けしたうえで、内容物の確認等を行う。

京都市インターンシップ促進補助金に係る業務委託仕様書

１ 委託業務名

京都市インターンシップ促進補助金に係る業務

２ 委託期間

契約締結日から令和６年２月２９日まで

３ 目的

地域企業の担い手不足が深刻となっている中、今年度から新たに地域企業インターンシップ促進プロジェクトを立ち上げ、インターンシップの活用を促進することで企業の担い手確保・定着を支援している。

こうした取組みをさらに強化するため、中小企業等が実施するインターンシップに係る企画、広報費等の経費を補助し、既に実施している企業に対しては取組みの継続を促すとともに、ノウハウや受け入れ態勢が不十分な企業に対しては、実施に向けた取組みを支援する。

４ 事業の概要等

補助事業	補助対象経費
学生等を対象としたインターンシップ等の実施	インターンシップ等を実施するにあたり、プログラムの新規作成、見直し又は実施に係る以下の経費 （１）インターンシップ等の実施プログラムの新規作成、見直し又は実施に係る費用（謝金・報償費、需用費、役務費、委託料 等） なお、他の助成制度の適用を受けている事業であっても、補助されていない経費について対象とする。 （２）交通費及び宿泊費（インターンシップ等に参加する学生等又は企画・実施等に関わる講師等の両方を含む） （３）広報に係る経費（チラシ等の作成・頒布費用、就活サイトその他ネット・ＳＮＳ等への掲載費用 等） （４）その他事業実施のために市長が必要と認める経費

（１）補助金の概要（京都市インターンシップ促進補助金）ア 対象事業

イ 対象事業者

次の（ア）～（エ）のいずれにも該当する事業主が補助対象者となる。

（ア）京都市内に事業所を有する企業・団体等又は個人事業主

（イ）雇用保険法（昭和 49 年法律第 116 号）第５条第１項に規定する適用事業の事業主

（ウ）市税の滞納がない事業主

ウ 支給額

補助金の額は、事業に要する経費の５分の４以内の額で、予算の範囲内において定める額とし、２０万円を超えないものとする。

エ スケジュール（予定）

令和５年１１月１日 広報発表

１１月１日 事務局開設、申請・実績報告の受付開始

１２月２８日 申請の受付終了

１１月～２月 申請審査、交付決定、実績報告審査、交付額決定・支払 等令和６年 ２月１５日 実績報告の受付終了

オ 想定申請数

１５０事業者・団体

カ 補助金の申請方法及び申請期間

（ア）申請方法

「京都市インターンシップ促進補助金交付申請書（第１号様式）」（以下「申請書」という。）の提出（メール又は郵送）による。

※ 対象要件に基づき提出された申請書の内容を審査のうえ、対象要件を満たす場合は、「交付決定通知書（第２号様式）」を交付する。また、対象要件を満たさない場合は、「不交付決定通知書（第３号様式）」を交付する。

（イ）申請期間（予定）

令和５年１１月１日から令和５年１２月２８日まで ※締切当日消印有効キ 補助金の実績報告方法及び実績報告期間

（ア）実績報告方法

「京都市インターンシップ促進補助金事業実績報告書兼請求書（第６号様式）」（以下「報告書」という。）の提出（メール又は郵送）による。

※ 対象要件に基づき提出された報告書を審査のうえ、京都市に回付する。京都市は、補助金の交付額を決定し、「交付決定額通知書」を交付する。

（イ）実績報告期間（予定）

令和５年１１月１日から令和６年２月１５日まで

５ 業務実施に関する基本的な事項

（１）本委託業務全体の進ちょく管理や各種業務間の調整、事業者からの問合せ対応等を行うため、本事業に係る専任の事務局を設置すること。

（２）「京都市インターンシップ促進補助金交付要綱」の内容を十分に理解したうえで、業務マニュアルを作成、遵守し、業務手順や業務に関する知識を共有することで、全業務従事者の能力の標準化を図ること。

（３）多くの個人情報及び機密情報を取扱うことの重要性・危険性を認識し、十分なチェック体制及び管理監督体制等を確立し、適切な人員配置により業務を滞りなく実施すること。そのうえで、本市との意思疎通が十分可能な体制を確立すること。

（４）本市の定める「京都市個人情報保護条例」及び「京都市情報セキュリティ対策基準」等を遵守し、個人情報及び業務上の秘密の保持を厳守すること。本業務委託契約期間終了後においても同様とする。また、情報セキュリティを確保するため、管理責任者の設置等、情報セキュリティ管理体制を整備するとともに、万全な情報セキュリティ対策を講じること。

６ 業務内容

（１）総合管理業務

ア 実施体制の構築

契約後速やかに運営業務全体の統括、本市との調整を担う事務局を設置し、適正かつ確実に業務が遂行できるよう体制を構築すること。

イ 人員の配置

委託元である京都市との対応窓口として現場責任者を１名以上配置し、受託業務の進捗管理や関係機関との調整等を行うこと

ウ 研修の実施

業務の遂行に当たり、必要となる知識及び能力を習得するための研修を行うこと。 また、業務マニュアルを作成するなどの方法により、従事者の能力の平準化、向上を

図ること。 エ 業務の報告

事務局は本市に対し、適宜進捗を報告すること。交付申請、交付決定、交付額決定の状況及び問い合わせの件数、内容については常に報告が可能な状態にすること。

オ リスクマネジメント

想定されるリスクについて、各業務の課題を早めに抽出し、先を見越した調整を行うなどリスク低減を図ること。また、リスク発生時には速やかに必要な対策を講じるとともに、今後リスクが生じないための改善策を整理すること。

カ 業務改善

業務の効率化を目的として、随時業務改善の提案を行うこと。業務遂行上で生じる問題点やさらなる業務効率化に向けた事務処理方法を分析・検討し、常に業務改善に努めること。

キ 苦情等への対応

業務に係る苦情やトラブルについては、速やかかつ適正に対応し、必要に応じ本市に報告すること。

（２）京都市インターンシップ促進補助金の周知

本補助金について、市内中小企業、経済団体、その他関係機関等に、効果的に広く周知すること。

ア 周知媒体物による周知

本事業の取組を紹介するxxx・xxxxxx等を制作し、効果的に周知を行うこと。

イ 京都市わかもの就職支援センターとの連携による周知

京都市わかもの就職支援センターと連携し、企業向けメールマガジン等を活用することで、効果的に周知を行うこと。

ウ 経済団体との連携による周知

経済団体と連携し、会員企業向けのメールマガジン等を活用することで、効果的に周知を行うこと。

（３）事業者等対応ア 基本方針

事業者等からの問合せに対して誠実かつ丁寧に対応すること。ただし、対応が困難と認められるものについては、本市において対応することについて協議を行うこと。

イ 実施事項

補助金に関する問合せへの対応

（４）問い合わせ窓口業務

事業全般や申請書の記載内容、申請書や交付決定通知書等に関する事業者からの問い合わせに対応するため、問い合わせ窓口を設置し、運営する。

ア 基本事項

（ア）設置期間（予定）

令和５年１１月１日から令和６年２月２９日までなお、詳細は本市と協議して決定する。

（イ）対応媒体

電話及びメールでの対応とする。

原則、電話については、受信用、発信用で合計２回線以上確保することとするが、必要に応じて、双方合意のもと調整するものとする。

なお、通話料が発信者負担となる回線で通話することとなるため、電話応対の際には、発信者となる申請者等が低廉な価格で利用できるよう努めること。

また、xxxは、本補助金の相談対応専用のアドレスを準備すること。

電話、メールについては、１１月１日の補助金募集に向けて、ちらし等に掲載する必要があるため、速やかに準備すること

詳細については本市と協議のうえ決定する。

（ウ）運営時間

原則、月～金曜日（土日祝日、年末年始を除く。）の午前９時から午後５時までとするが、必要に応じて、双方合意のもと運営時間を調整するものとする。

（エ）実施体制

業務の実施にあたり、十分な人員等を用意すること。特に業務が繁忙の際は、本市と協議し、体制の強化に努めること。

イ 対応内容

主に想定される対応内容は以下のとおり。

（ア） 制度概要の説明

（イ） 申請方法等の手続きの説明

（ウ） 申請書、実績報告書の受付

（エ） 申請書類の修正（依頼）

ウ 問合せ等に係る対応の記録と報告

対応を記録するための共通様式を作成し、１件毎に、対応内容等を記録すること。また、件数を、随時取りまとめ、本市に報告すること。

エ マニュアル等の作成

業務マニュアルに基づく対応マニュアル及びＱＡ等を作成し、必要に応じて随時更新すること。なお、使用開始する前に本市に提出し、承認を得ること。

（５）事務処理業務

申請書及び実績報告書の受付・審査、交付決定通知書等の発送のほか、本事業に関して必要となる事務処理を行うものである。

ア 基本事項

（ア）期間

申請書及び実績報告書の受付開始日から令和６年２月２９日まで

（イ）実施体制

想定される業務量等に応じて、適正に事務処理を進められる体制を確保すること。

（ウ）個別手続きの進捗管理

申請者からの問い合わせに対して即座に対応できるよう、申請や実績報告の内容や進捗については、適切に管理、更新を行うこと。

（エ）不明な点については、本市と協議して決定すること。イ 申請書及び実績報告書の受付・審査・不備対応

（ア）事務処理の流れ

a 返信用封筒及び郵送物（メール添付等含む）を開封し、申請書と実績報告書の仕分けしたうえで、内容物の確認等を行う。

b 受付印を押印する。（メール等は受信日時の確認）

c 申請受付登録、実績報告受付登録を行う。（エクセルを使用）

d 申請書又は実績報告書の記載内容を確認する。

e 記載内容等に疑義や不備がある場合は、情報を再確認し、必要に応じて申請者に連絡する。

f 本市に回付（交付決定手続）

g 審査後、本市から受託事業者宛てに交付決定通知書、又は不交付決定通知書、並びに交付額決定通知書を回付するので、交付申請者宛てに郵送する。

h 本市において、申請者に対し、決定した額の補助金の振込を行う。

（イ）注意事項

a 申請書又は実績報告書及びそれらの添付資料については、他の郵便物（他者の申請書等）と混同することがないよう対応すること。

b 封筒からの抜き取り漏れ、封入物の紛失等が無いよう対応すること。

c 申請者への電話連絡後は、問い合わせ窓口に問い合わせが入ることや添付漏れ書類が追加提出されることなどにも速やかに対応できるよう体制を整えること。

d 不備等により保留案件となっているものについては、書類確認や申請者への連絡等、不備等の解消のために必要な対応を遅滞なく行うこと（やむを得ず不備が解消され ないものを除く）。

ウ 受付リストの作成

（ア）受付リストの作成

申請書又は実績報告書に基づき、事業所名等の必要情報をデータ入力し、受付リストを作成する。

エ 交付決定通知書等の作成・印刷・印字・封入封緘・発送

（ア）印刷物

ａ 交付決定通知書又は不交付決定通知書、並びに交付額決定通知書

ｂ 内容説明チラシ（交付決定通知書送付時、交付額決定通知書送付時に添付） ｃ 実績報告書（交付決定通知書送付時に添付）

（イ）作成・印刷・印字等 ａ 数量（想定申請数）

１５０事業者（※予算の範囲内で件数は変動の可能性がある） ｂ 構成・印字内容等

交付決定通知書又は不交付決定通知書、並びに交付額決定通知書には、受付リストに登載された郵便番号、住所、申請者、交付予定金額を印字する。また、交付決定通知書及び交付額決定通知書の内容を説明するチラシをそれぞれ作成のうえ、各通知書を送付する際に同封する。詳細は本市と協議のうえ決定する。

ｃ その他

印字文字数の超過や、文字の印字ができなかったもの等は手書きにより補記すること。

なお、詳細は、本市と協議のうえ決定する。

（ウ）封入封緘

各必要書類を封入し、封緘する。誤封入がないよう徹底した注意をもって作業するとともに、封入後にチェックする体制を確立すること。

特に、配慮が必要な対象者については、誤送付や重複送付がないよう、適宜、抜き取り作業や二重チェックを行うなど、対策を徹底すること。

※封筒の規格

封緘した状態で宛先情報が確認できる窓あき封筒（ただし、窓あき部分については、プラスチック素材は不可）とし、通知書等が適切に封入・封緘できる定形郵便

の規格サイズとすること。また、封入物が透けて見えないよう加工されたものとすること。

（エ）発送

ａ 期間等（予定）

令和５年１１月から令和６年２月まで

交付決定リスト提出後、本市の指示を踏まえ速やかに発送を行うこと。詳細は、本市と協議のうえ決定する。

ｂ 郵送の種別

普通郵便を想定。ただし、郵送方法の詳細は、本市と協議のうえ決定する。 ｃ 郵戻り分の対応

送達できずに、返戻された交付決定通知書等については、電話等で確認する等により、送達することに努めること。

（６）費用負担

郵送にかかる費用は受託事業者の負担とする。

（７）データ管理ア 基本方針

（ア）データの処理及び管理は、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＥｘｃｅｌで行うこと。

（イ）必要なデータを作成し、情報の漏えい等が生じないよう万全な管理体制を構築すること。

（ウ）収集したデータは、個人が特定できない数値等のデータに加工した上で、分析に用いること。

イ 実施事項

（ア）交付申請件数、交付決定件数、交付決定額は、毎日集計を行い、本市へ報告すること。

（イ）そのほか、業務に必要なデータを収集、作成すること。

（８）本市への報告

本業務終了後、令和６年３月８日までに、報告書及び収支決算書（経費の詳細が分かるもの）を提出すること。

なお、報告書作成に当たっては、本業務結果の分析内容を踏まえたものにするとともに、チラシなど本業務の推進に当たって作成した成果物を添付すること。

７ 業務の再委託について

（１）原則、再委託は行わないこととし、再委託を行う場合にあっては、市内の事業者が受託可能な業務については、市内の事業者へ発注するよう努めること。（市内の事業者とは、主たる事務所を京都市内に置く事業者を指す。）

（２）再委託する業務の内容及び範囲等を明らかにすること。

（３）再委託する事業者の選定にあたっては、本市と協議すること。

（４）再々委託については、禁止する。

（５）委託業務内容の主要な要素となる、交付申請の受付、交付決定及び交付額決定、問い合わせ窓口の運営については、再委託を禁止する。

８ 個人情報の取扱い

（１）個人情報の取扱い

ア 委託業務の遂行に当たり取り扱う個人情報について、委託業務に携わる者全てにそれを保護し、安全な状態に保つことを徹底すること。

イ 受託者の過失の有無にかかわらず、受託者による個人情報の漏えい、滅失、棄損、改ざん及び盗難等がないよう徹底すること。

ウ 個人情報を委託業務以外の目的で使用してはならない。

エ 京都市個人情報保護条例及び京都市情報セキュリティ対策基準を遵守すること。

（２）守秘義務

本委託業務に携わる者は、委託業務の遂行上知りえた秘密及び個人情報を漏らしてはならない。また、本委託業務が完了した後又はこの契約が解除された後においても同様とする。

（３）事故の発生

受託者は、本委託業務遂行上の不適切な事務処理等により、個人情報保護ができなかった又は保護できていない可能性が生じた場合、ただちに本市に報告し、指示に従うこと。なお、この場合に生じた費用及び損害については、全て受託者が負担すること。

９ 留意事項

（１）本仕様書に定めのない事項及び疑義が生じた場合は、協議のうえ決定するものとする。

（２）受託者は契約締結日以降に委託料の概算払いの請求ができるものとし、契約期間終了後、実績に応じ精算を行うものとする。

（３）本事業の趣旨をよく理解し、事業実施スタッフについても京都市民の雇用に努めること。

１０ 提出する成果物と提出期限

成果物	提出期限
交付申請データ	随時
交付決定データ	随時
交付額決定データ	随時
問い合わせ窓口対応記録	随時
問い合わせ窓口マニュアル・ＱＡ	契約締結後速やかに
事務処理マニュアル	契約締結後速やかに
事業報告書	委託業務終了後速やかに