Dialogavtale for 2019 mellom styret ved UNN og administrerende direktør

STYRESAK

Saksnr	Utvalg	Møtedato
10/2018	Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF	15.2.2018

Saksansvarlig: Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxxxx: Xxxxx Xxxx

Dialogavtale for 2019 mellom styret ved UNN og administrerende direktør

Innstilling til vedtak

1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) godkjenner direktørens dialogavtale for 2019.

2. Styret godkjenner justeringene i direktørens dialogavtale for 2018.

3. Xxxxxx ber om at direktøren legger den fokuserte versjonen av dialogavtalen til grunn for virksomhetsplanleggingen for 2019.

Bakgrunn

Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har som grunnlag for administrerende direktørs oppdrag vedtatt en egen direktørinstruks. Denne tar for seg direktørens plikter overfor styret, og den fastsetter formelle rammer rundt den daglige ledelse og utvikling av foretaket.

Instruksen er i tråd med krav fra Helse Nord RHF og Helse- og omsorgsdepartementet.

Dialogavtaleverktøyet, slik det er beskrevet i denne saken, kommer som et tillegg til instruksen, og er å forstå som et dynamisk verktøy til bruk i kontinuerlig virksomhetsstyring. Metodikken ble etablert allerede i 2007 ved implementering av ny organisasjonsstruktur. De strategiske hovedretningene i dialogavtaleverktøyet er justert slik at de samsvarer med de strategiske hovedretningene i Strategisk utviklingsplan.

Den langsiktige satsingen på kontinuerlig forbedring som gjennomgående system og kultur er etablert som en overordnet målsetting, og er lagt inn i det elektroniske verktøyet. I tillegg er budskapet og forpliktelser fra styresaken om kontinuerlig forbedring (5/2017) lagt inn under hovedretningen Kvalitet og pasientsikkerhet.

Dialogavtalen mellom styret og administrerende direktør tar utgangspunkt i det årlige oppdragsdokumentet fra Helse Nord RHF. Oppdragsdokumentet vedtas imidlertid ikke før i februar det året det gjelder, mens direktøren må starte virksomhetsplanlegging for neste driftsår

om lag 10 måneder før årsskiftet for å overholde tidsfrister og fremskaffe en god virksomhetsplan. Direktøren har derfor allerede nå behov for signaler fra styret som kan legges til grunn for virksomhetsplanleggingen for 2019. Dette behovet løses gjennom styrebehandling av direktørens dialogavtale for 2019.

Avtalen vil bli presentert på den årlige ledersamlingen i mars måned, der ledere fra alle ledernivå i UNN deltar. Klinikk- og senterledere får som en del av samlingen i oppdrag å starte interne prosesser med utgangspunkt i dialogavtalen som styret har inngått med direktøren.

Formål

Formålet med denne saken er å vedta direktørens forslag til dialogavtale for 2019, samt justeringer i direktørens dialogavtale for 2018.

Saksutredning

Dialogavtalen som styringsverktøy ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) ivaretar strategisk og operasjonell virksomhetsstyring gjennom en balanse mellom helhetlig planlegging og praktisk iverksetting. Dialogavtalen har et ulikt fokus alt etter hvilket nivå i organisasjonen den anvendes. På overordnet nivå er dialogavtalen et strategisk verktøy og inneholder de kontinuerlige og komplekse målsettingene. På mellomledernivå benyttes dialogavtalen til mer operasjonell styring, og på lavere nivå i organisasjonen kan dialogavtalen bidra til å administrere utførelsen av konkrete mål og tiltak.

I dialogavtalene får hvert nivå mulighet til å definere hvordan de best kan løse lokale utfordringer, samtidig som organisasjonens strategi understøttes ved at målsettingene utarbeides i tråd med de overordnede strategier, xxxxxxxxx og prioriteter som er vedtatt. Styrets dialogavtale med direktøren inneholder satsinger som presiserer de organisasjonsgjennomgående prioriteringene. Forslaget til avtale er avstemt mot Strategisk utviklingsplan, og vil justeres i tråd med styringssignaler i kommende oppdragsdokument. Tiltak etableres fra klinikknivå og videre nedover i organisasjonen.

Dynamikk er et bærende prinsipp i UNNs virksomhetsstyringssystem og gjenspeiles i dialogavtalene som styringsverktøy. Det som løftes fram i dialogavtalen er prioriterte satsinger som fordrer særskilt lederfokus i styringshjulet med planlegging, gjennomføring, evaluering og korrigering. Dialogavtalene er dynamisk innrettet slik at det er mulig å gjøre justeringer dersom det er nødvendig.

Fokus er et annet bærende prinsipp for dialogavtalen som styringssystem. Det vil si at styringsverktøyet skal bidra til at økt oppmerksomhet, lederkraft og ressurser dreies mot det som er kritisk for at foretaket skal realisere prioriterte mål. Antallet satsinger i dialogavtalen må følgelig balanseres med hensyn til ivaretakelsen av tilstrekkelig fokus i virksomhetsstyringen.

Omfanget av direktørens og underliggende nivåers dialogavtaler har gradvis økt siden innføringen av det nye verktøyet i 2013. Dagens omfang av satsinger er ikke i tråd med den bærende ideen om fokus i virksomhetsstyringen. For å imøtegå utviklingsretningen har direktøren valgt å fokusere på et fåtall prioriterte satsinger for 2019.

Et forsterket fokus i lederlinjen fra direktør til seksjonsledere rundt et prioritert utvalg mål antas å fremme måloppnåelse, da det legger til rette for tiltaksoppfølging gjennom året og resultatmålinger, og resultatvurderinger mot slutten av året. Det forventes at et konsentrert utvalg mål i direktørens dialogavtale vil ha en kanaliserende effekt på arbeidet med dialogavtalene på underliggende nivå. Effekten vil være at redundante og mindre viktige mål

fases ut av dialogavtalene på underliggende nivå, slik at de gjenværende målene gjenspeiler de utviklingsområdene som det er kritisk at UNN lykkes med.

Medvirkning

Saken er oversendt brukernes arbeidsutvalg, ansattes organisasjoner og vernetjenesten samt arbeidsmiljøutvalg til drøfting og innspill i egne møter 29., 30. og 31.1.2018. Referater og protokoll fra disse møtene vil bli presentert for styret som referatsaker i styremøtet. Samtlige møter ga sin tilslutning til at saken fremmes til sluttbehandling i styret.

Vurdering

Revideringen av foretakets hovedindikatorer for 2018 og direktørens dialogavtale for 2018 er eksempler på at dynamikk som styringsprinsipp har blitt tatt mer i bruk i UNN. I tillegg har nå også fokus som styringsprinsipp kommet sterkere inn gjennom reduksjonen av antall satsinger i direktørens dialogavtale for 2019. Dialogavtalene skal ha et klart formål og tenkt bidrag i at det klart kommuniseres og formaliseres hva virksomheten ønsker å oppnå. Selv om foretakets overordnede strategi ligger fast over tid, må det defineres hva som er virksomhetens viktigste prioriteter og satsinger på kort sikt gitt regulatoriske krav, vilkår for finansiering, eierstyring og planer. Dialogavtalene skal gjennomsyres av de til enhver tid relevante målsettingene for UNN, som det planlegges målrettede tiltak på grunnlag av, og som blir gjenstand for ledelsesfokus og dialog med hensyn til oppnådde resultater.

Styrets godkjenning av dialogavtalen til administrerende direktør utgjør et viktig utgangspunkt for planprosessene rundt virksomhetsstyringen hvert år.

Konklusjon

Direktøren ber om at styret godkjenner forslaget til dialogavtale mellom styret ved UNN og administrerende direktør for 2019, samt justeringer i direktørens dialogavtale for 2018.

Tromsø, 2.2.2018 Xxx Xxxxxxxxxxxx (s.)

administrerende direktør

Vedlegg

1. Forslag til administrerende direktørs dialogavtale for 2019

Dialogavtale mellom UNN-styret og administrerende direktør for 2019‌

(Endringer er merket med rød skrift.)

Dialogavtale 2018	Dialogavtale 2019 – videreført versjon	Dialogavtale 2019 – fokusert versjon
UNN skal videreutvikle og styrke en kultur for kontinuerlig forbedring av våre arbeidsprosesser, til beste for pasientene, medarbeiderne, studentene og samfunnet. Dette skal skje gjennom etablering av systemer for ledelse, kompetanseutvikling og trening, i team og i partnerskap med pasienter og brukere. Det er et langsiktig utviklingsarbeid som krever atferdsendring og fokus på daglige forbedringer, nærmest pasienten. Aktiv og gjennomgående bruk av kvalitetssirkelen skal sikre at endringer er forbedringer, og at tiltak som gjennomføres er virkningsfulle og varige.
PASIENTFORLØP
Med utgangspunkt i rapporter fra SKDE, skal UNNs klinikker og sentra arbeide for å utjevne variasjon i forbruk og sikre et likeverdig tilbud for spesialisthelsetjenestene.
SAMHANDLING OG FUNKSJONSFORDELING
UNN skal utvikle en tydeligere funksjonsfordeling mellom regions- og lokalsykehusfunksjonene, både internt i eget foretak og i samarbeidet med de andre helseforetakene i regionen.
UNN skal definere lokalsykehusfunksjonen ved UNN- Tromsø tydeligere, og slik bidra til å løse kapasitetsutfordringer, samt følge opp beslutningene etter det regionale arbeidet med funksjonsfordeling/lokalsykehusfunksjoner.
UNN skal bidra til mer helhetlige pasientforløp og bedre kapasitetsutnyttelse gjennom samarbeid med relevante kommuner om bruk av KAD-senger og helsehusene.	UNN skal bidra til mer helhetlige pasientforløp og bedre kapasitetsutnyttelse gjennom samarbeid med relevante kommuner om bruk av KAD-senger og helsehusene.
KVALITET OG PASIENTSIKKERHET

UNNs aktiviteter skal planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres etter prinsippene for kontinuerlig forbedring og i tråd med forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.	UNN skal sikre at styringssystemet fungerer og bidrar til kontinuerlig forbedring i tråd med forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten (FOR-2016-10-28-1250).	UNN skal sikre at styringssystemet fungerer og bidrar til kontinuerlig forbedring i tråd med forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten (FOR-2016-10-28-1250).
	UNN skal implementere gjennomgående systemer for ledelse av kontinuerlig forbedring (jf 13 punkts gjennomføringsplan i styresak: 5/2017) for å underbygge en kultur for kontinuerlig forbedring som omfatter hele organisasjonen.	UNN skal implementere gjennomgående systemer for ledelse av kontinuerlig forbedring (jf 13 punkts gjennomføringsplan i styresak: 5/2017) for å underbygge en kultur for kontinuerlig forbedring som omfatter hele organisasjonen.
UNN skal videreføre arbeidet med å utvikle en åpenhetskultur der avviksmeldinger, konstruktive kritiske innspill og varslinger brukes i arbeidet med kontinuerlig forbedring.	UNN skal videreføre arbeidet med å utvikle en åpenhetskultur der avviksmeldinger, konstruktive kritiske innspill og varslinger brukes i arbeidet med kontinuerlig forbedring.
UNN skal utarbeide fullstendige beredskapsplaner og treårig rullerende plan for øvelser i beredskapssammenheng.
UNN skal kontinuerlig gjennomføre målrettede tiltak for å oppfylle måltallene som er fastsatt for foretakets hovedindikatorer.	UNN skal kontinuerlig gjennomføre målrettede tiltak for å oppfylle måltallene som er fastsatt for foretakets hovedindikatorer.
UNN skal utvikle og endre virksomheten for å sikre at kravene i pasient- og brukerrettighetsloven overholdes.
UTDANNING OG REKRUTTERING
	UNN skal ha fokus på å utdanne, rekruttere, stabilisere og utvikle kompetanse for de områdene hvor udekket kompetansebehov gir vesentlig risiko for manglende måloppnåelse.	UNN skal ha fokus på å utdanne, rekruttere, stabilisere og utvikle kompetanse for de områdene hvor udekket kompetansebehov gir vesentlig risiko for manglende måloppnåelse.
FORSKNING
UNN skal etablere senter for fremdragende forskning.
TEKNOLOGI OG E-HELSE

UNN skal arbeide for å implementere elektronisk kurve og medikasjon, samt etablering av funksjonell forvaltning for kliniske IKT-systemer.
UNN skal anvende ny og tilgjengelig teknologi for å fremme effektivitet og kvalitet i pasientbehandlingen.	UNN skal anvende ny og tilgjengelig teknologi for å fremme effektivitet og kvalitet i pasientbehandlingen.
UNN skal etterleve innholdet i de styrende dokumentene for foretaksgruppen Regionalt styringssystem for informasjonssikkerhet og Handlingsplan for informasjonssikkerhet.
PASIENT- OG BRUKERMEDVIRKNING
UNN skal involvere pasienter og brukere i arbeidet med kvalitetsforbedring, pasientsikkerhet og forskning.	UNN skal involvere pasienter og brukere i arbeidet med kvalitetsforbedring, pasientsikkerhet og forskning.	UNN skal involvere pasienter og brukere i arbeidet med kvalitetsforbedring, pasientsikkerhet og forskning.
UNN skal videreføre arbeidet med å utvikle beslutningsstøtteverktøy for pasientmedvirkning.
KOMMUNIKASJON
UNN skal forbedre internkommunikasjonen gjennom å følge opp tiltaksforslag fra partssammensatt arbeidsgruppe.	UNN skal forbedre internkommunikasjonen, blant annet gjennom å bevare og utvikle et konstruktivt partssamarbeid.
ANNET
UNN skal samordne IKT-prosjektene og byggeprosjektene med organisasjonsutvikling samt prosessforbedring med lean-metoden for å oppnå forbedringer i kvalitet og driftsøkonomi.
UNN skal ha særskilt fokus på utfordringene rundt operasjonskapasitet gjennom utbyggingsfasen for A- fløya.

UNN skal ha et systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid som understøtter foretakets visjon og bidrar til kontinuerlig utvikling og forbedring. UNN skal ha et systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid som understøtter foretakets visjon og bidrar til kontinuerlig utvikling og forbedring.