Innholdsfortegnelse

Kjøper	Org	Leverandør
Helse Nord RHF	883658752
Finnmarkssykehuset HF	983974880
Universitetssykehuset Nord Norge HF	983974899
Nordlandssykehuset HF	983974910
Helgelandssykehuset HF	983974929
Sykehusapotek Nord HF	983974937
Helse Nord IKT HF	918177833

Samhandlingsavtalen gjelder for gjennomføring av partenes elektroniske samhandling og har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger, og sikre en god fremdrift på implementeringen av katalog samt øvrige e-handelsmeldinger mellom kunde og leverandør.

Elektronisk samhandling	Ja/Nei	Merknader (se: Aksesspunkter for EHF- og BIS-formater \| Xxxxxxxxxxxx.xx )
Produktkatalog (kjøper)	Ja	xxxxx://xxxxx.xx/

Ordre (selger)	Ja	xxxxx://xxxxx.xx/

Ordrebekreftelse (kjøper)	Ja	xxxxx://xxxxx.xx/

EHF Pakkseddel (oppdragsgiver)	Ja*	xxxxx://xxxxx.xx/

Fakturering	Ja	xxxxx://xxxxxxxxx.xxx/

Samhandlingsavtalen gjelder for gjennomføring av partenes elektroniske samhandling og har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger, og sikre en god fremdrift på implementeringen av e-handelsløsningen. Dette dokumentet gjelder for følgende faser i anskaffelsesprosessen

Leverandøren plikter å levere elektronisk katalog (EHF-katalog) senest 10 dager etter elektronisk signering av innkjøps kontrakt. Oppdatering av katalog skal leveres minimum 7 dager før

endring trer i kraft. Dersom Leverandøren ikke leverer i henhold til dette krav, er dette en forsinkelse. Ved forsinkelse som ikke skyldes Kunden eller som ikke kan henføres under force majeure, kan kunden kreve inn dagmulkt (konvensjonalbot) uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen.

Dagmulkten skal utgjøre NOK 500 pr. arbeidsdag etter utløp av frist. Dagmulkt beregnes per arbeidsdag fra første forsinkelsesdag. Manglende EHF-katalog fra leverandør vil kunne medføre heving av avtale med bakgrunn i vesentlig mislighold.

Eskalering fra Helse Nord RHF v/Regional forvaltningsenhet for innkjøp og logistikk REFIL:

1. REFIL varsler leverandør om manglende levering av EHF-katalog og varsel om dagsmulkt fra dato xx.xx.xxxx. Ved fremdeles manglende levering fra dato xx.xx.xxxx vil sak eskaleres til Sykehusinnkjøp.

2. REFIL melder vedvarende avvik til Sykehusinnkjøp med avvikssak ved innslag dato for fremdeles manglende levering.

3. Sykehusinnkjøp v/ prosjekt går videre med vurdering av oppsigelse av kontrakt som følge av vesentlig mislighold. Dette skjer i dialog med leverandør og kunde.

En samhandlingsavtale kan gjelde for to eller flere separate avtaler med samme leverandør.

Referanse til den(de) forretningsavtale(r) som samhandlingsavtalen gjelder for

Alle innkjøpskontrakter som til enhver tid er gjeldende for ett eller flere foretak i Helse Nord

90

Hvis det ikke finnes noe forretningsavtale er gjensidig oppsigelse av samhandlingsavtalen satt til dager.

*Helse Nord kan motta EHF Pakkseddel, dette er ikke obligatorisk men avtales mellom partene/hvis tilgjengelig hos leverandør

Helse Nord må motta katalog og meldinger fra den leverandør som skal motta innkjøpsordre og som utsteder faktura til Helse Nord. (Relevant ved bruk av type «kjedeavtaler» hvor andre

juridiske enheter (underleverandører) skal være bestillingspunkt og utstede faktura)

Tekniske e-handelsløsninger og tjenester inngått med 3. part skal være i henhold til de krav som stilles i denne avtalen.

Endringer til samhandlingsavtalen skal være gjensidig avtalt og dokumentert i en revidert versjon av

2

avtalen. Ønske om eventuelle endringer skal meddeles den annen part skriftlig med varsel. Tilsvar skal gis innen 10 arbeidsdager.

Hvis det er motstrid mellom denne samhandlingsavtale og den/de refererte forretningsavtalen(e)/kjøpsavtalen(e), skal følgende tolkningsprinsipp legges til grunn:

måneders

• Det som er avtalt i denne samhandlingsavtalen skal gå foran generelle forretningsvilkår i kjøpsavtalen(e)/forretningsavtalen(e)

Ved manglende oppfølgning eller mislighold av samhandlingsavtalen kan det være aktuelt med sanksjoner der det følger av forretningsavtalen/kjøpsavtalen eller av alminnelige avtalerettslige prinsipper.

Partene skal tilrettelegge sine løsninger for oppstart av elektronisk samhandling. Oppstartdato for elektronisk samhandling iht. denne samhandlingsavtalen skal skje senest 1mnd etter avtaleinngåelse og alltid før kjøps eller rammeavtale trer i kraft (avtalestart)

Alle tidligere samhandlingsavtaler opphører fra samme dato.

Partene har en aktiv opplysningsplikt om forhold som vedrører tilgjengelighet av de tjenester og tekniske løsninger som partene etablerer etter denne avtalen og som påvirker partenes mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling.

60

Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en periode på dager og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes avtalen som misligholdt.

Henvendelser vedrørende denne samhandlingsavtalen skal rettes skriftlig til:

	Kjøper	Leverandør
Virksomhetens adresse	Helse Nord RHF Pb 1445 8038 Bodø
Hovedkontaktperson Tittel	Regional forvaltningsenhet for innkjøp og logistikk - REFIL	Katalogansvarlig:
E-post adresse	avtaleforvaltning@helse- xxxx.xx

For øvrig henvises til kontaktpersoner angitt i innkjøpskontrakt mellom partene.

	Kjøper	Leverandør
Forpliktende underskrift
Dato for underskrift	27.04.2022
Tittel	Forvaltningsleder
Navn	Xxxxxxx X. Xxxxxxxx

2. Meldingsutveksling

Med mindre annet er eksplisitt avtalt i punkt 2.1 og 2.2 skal all utveksling av elektroniske meldinger mellom partene gjøres i henhold til gjeldene EHF formater og formidles til mottaker over EHF transportinfrastruktur (PEPPOL) .

Bruk av EHF transportinfrastruktur (EHF) forutsetter at partner er registrert i ELMA eller annen PEPPOL SMP, og at elektroniske meldinger leveres til den adresse som er angitt i PEPPOL SML.

2.1 Alternative meldingsutveksling eller format

Følgende alternative prosess(er) eller formater er avtalt brukt i stedet for eller i tillegg til meldingsutveksling via EHF infrastruktur eller EHF formatet.

Alternativ meldingsutveksling/format	Ja/Nei	Merknader

2.2 Informasjonsverdier i elektroniske meldinger

Avtalepartene er enig om at følgende verdier skal benyttes i de elektroniske meldinger som utveksles:

Spesifisering	Kommentar / Referanse / Eksempel
Identifikasjon av kunde 1.	Organisasjonsnummer
Identifikasjon av kundeadresse.	Post/gateadresse
Identifikasjon av varer og tjenester.	Leverandørens artikkelnummer
Ordre/bestillingsreferanse	Kundens innkjøpsordrenummer, dersom ikke tilgjengelig skal en angi en personreferanse med for og etternavn
Rammeavtale.	Henvisning til kontrakts nummer hvis relevant/eksisterende.
Formater på vedlegg.	I henhold til anbefalte formater definert i EHF spesifikasjonene
Linje ID	Det forventes linje ID i svar tilbake på ordresvar og faktura

2.3 Oppstart EHF-katalog, -ordre, -ordrebekreftelse, -pakkseddel

EHF-katalog: Helse Nord bygger innhold i ERP systemet i stor grad basert på EHF kataloger, det er derfor særs viktig at korrekte kataloger er på plass i god tid før avtaler trer i kraft, og at endringer formidles fortløpende iht tidsfrister definert i denne avtalen

Vi ønsker at våre leverandører leverer èn EHF katalog pr. innkjøpskontrakt. Kontrakt gjeldende for ett eller flere helseforetak i Helse Nord skal sendes til Helse Nord RHF

Ved spørsmål vedr kataloger, ta kontakt med Helse Nords regionale driftsenhet for innkjøp og logistikk Epost adresse: Xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx-xxxx.xx

Når det gjelder oppstart med EHF-ordre, -ordrebekreftelse og pakkseddel, vil vi innføre dette i samarbeid med hver enkelt leverandør. Leverandører oppfordres da å ta kontakt med Helse Nords regionale driftsenhet for innkjøp og logistikk

Epost adresse: XXXxxxxxxxxxxx@xxxxx-xxxx.xx

3. Elektronisk produktkatalog

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til EHF Katalog veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

Ved endringer i produktkatalogen skal katalog oppdateres uoppfordret minimum 7 dager før

1_

endring trer i kraft og/eller minst ganger pr år.

EHF kataloger til helseforetak i Helse Nord skal sendes til Helse Nord RHF`s xxx.xx: 883658752

Godkjenning av EHF Katalog

Det er viktig at oppdragsgiver og leverandør er koordinert på tidspunktet (fast dato eller prosesstid) priser skal være tilgjengelig for bestiller. Dette for at ordre, vare og pris fra katalog, er den samme som leverandør har i sitt eget system så faktura kan sammenlignes med ordre hos oppdragsgiver.

Prosess

Mottatt oppdragsgiver

Tilgjengelig bestiller

Ny katalog

Leverandøren plikter å levere EHF katalog snarest mulig og senest 10 arbeidsdager etter ny innkjøpsavtale

er signert elektronisk

Oppdatering/endring av katalog

Min. 7 dager før endring trer i kraft

3.1 Krav til kvalitet i visse katalog felt

Følgende krav stilles til kvalitet i den produktkatalogen som leverandør til enhver tid gjør tilgjengelig for kjøper. Ved at felt i matrisen fylles ut er det implisitt at disse felter fylles ut i katalog.

Vurderingsparameter		Krav til poengsum (0-5) 1
A	Produktnavn	5
B	Produktbeskrivelse	3
C	Bilder	5
D	Kategorisering (UNSPSC v18) 2	5
E	Synonymer / nøkkelord	5
F	Produktidentitet 3	5
G	Vedlegg 4	5

1 Kravmatrise se avsnitt7.

2 Kategorisering av varer og tjenester i henhold UNSPSC versjon 18 Norsk. Det er viktig at leverandør knytter sine varer og tjenester mot riktig kode på det laveste nivå hvis mulig (nivå 4). For mer informasjon: xxxx://xxx.xx0.xx/xxxxxx

3 Med produktidentitet menes produsentens navn og artikkelnummer, i tillegg til leverandørens artikkelnummer.

4 Bildelenker med produktbilde, bildelenke skal kun peke til bilde i standard bildeformat, IKKE til htm sider med ytterligere funksjonalitet. Ikke dropbox

3.2 Innhold Katalog

Katalogfelt	Bruk (ja/nei)	Kommentar
Katalognummer/navn	Xx
Katalog språk	Ja
Aksjonskode	Ja	Add= Ny katalog, Update=Oppdatering hele katalogen blir byttet ut, Delete=Hele katalogen slettes
Datofelter	Ja
Kontraktsnummer	Ja	Dette er kontraktsnummer/avtalenummer på inngått avtale, angitt av Sykehusinnkjøp
Aktøridentifikasjon	Ja	Organisasjonsnummer for utsteder og mottaker av katalog
Mailadresse katalogansvarlig leverandør	Ja	.
Identifikator	Xx
Bestillbarindikator	Nei	.
Bestillingsenhet	Xx	.
Prisbeløp	Ja
Valuta	Ja	Eks NOK, SEK, DKK
Leverandørens artikkelnummer	Ja
UNSPSC + kodeverdi	Ja	Versjon 18, se GS1
Produktnavn	Xx
MVA sats	Ja	.
Produktbeskrivelse	Ja
Nøkkelord	Ja
Produsent navn og varenummer1	Ja
Opprinnelsesland (landkode)	Ja	.
Farlig gods/Risikoprodukter	NEI
HMS datablad	NEI
Miljø, sosialt ansvarsmerker	Ja	Ja hvis dette er stilt som krav i konkurransen (kodeliste) merkenavn og lenke til spesifikasjon. Leverandører oppfordres å levere info om miljømerker i katalog selv om dette ikke er krav satt
Xxxxxxxxxxxx	Ja	Hvis forskjellige priser for forskjellige pakningsstørrelser angis dette her. En pakning må ha et unikt varenummer selv om det er samme vare. Koder: DU= T-pak eller Pall, TU=D-Pak eller T-Pak, CU=F-Pak
Pakningsenhet og kvantum	Ja	Informasjon om antall forbruksenheter i en innkjøpsenhet
Ledetid	Ja
Farlig gods	NEI	UNDG kode, farlig godsklasse, URL til HMS datablad
Minste ordrestørrelse	Ja
Bilde	Xx	Xxxxxxxxxx (URL) vedlegges i katalog sammen med tilhørende informasjonsfelter på artikkel. Bildelenke skal kun henvise til produktbilde, ikke til nettside med ytterligere funksjonalitet. Ikke dropbox

4. Bestilling

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til EHF Ordre veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

Ordrebekreftelse skal være sendt av leverandør senest Xxxxxxx ordrer sendt leverandør, på dagtid, i ukedager.

minutter etter at bestilling er mottatt.

epost_

Ved bruk av annet format eller transportkanal enn EHF og EHF infrastruktur meddeles ordrebekreftelsen på følgende måte:

4.1 Bruk av bekreftelse med endring

Partene er enig om at Leverandør kan benytte bekreftelser med status «Akseptert med endring» i følgende situasjoner:

Type endring	Ja	Nei
Endret leveringsdato som gjelder for hele ordren.	Ja
Xxxxxx xxxxxxxxxxxxx for en enkelt varelinje**	Ja
Reduksjon i kvantum som leveres	Ja
Erstatningsprodukt *		Nei
Endret pris (i de tilfeller man har en avtalefestet variabel pris eller pris er lavere enn avtalepris og med samme eller bedre kvalitet)	Ja
Splitting av leveransen for en eller flere varelinjer over to eller flere leveringsdatoer (restordre) Splitting av leveransen er kun tillatt dersom ikke annet er avtalt spesifikt i en annen innkjøpskontrakt mellom partene	Ja
Andre endringer (må spesifiseres):		Nei
* Må avtales med kjøper før ordrebekreftelse sendes ** Helse Nord krever endret leveransedato på linjenivå for ordrerespons hvis leverandør endrer foreslått leveransedato på ordre

4.2 Presisering av informasjonsinnhold ved bestilling

Hvis spesielle behov skal partene tilrettelegge sine løsninger slik at følgende funksjonalitet er tilgjengelig ved bestilling:

Funksjonalitet i bestilling	Tilleggsinformasjon

4.3 Kjøpers håndtering av bekreftelse med endring

Et av følgende prinsipp er avtalt for kjøpers behandling av bekreftelser med status «Akseptert med endring»:

Prinsipp

Nei

Stilltiende aksept

Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” er Leverandørens endringer å betrakte som akseptert av kjøper med mindre

kjøper gir leverandør respons innen 1 virkedag etter mottak av bekreftelsen.

Kansellering og ny bestilling

Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid kansellere bestillingen og eventuelt starte bestillingsprosessen på nytt.

Nei

Endringsordre

Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid bekrefte aksept eller avvisning av endringen innen 3 virkedager etter mottak av bekreftelsen.

Nei

5. Forsendelse og varemottak

Helse Nord kan motta EHF pakkseddel men er ikke ett krav, dette kan avtales mellom partene.

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF Pakkseddel spesifikasjon (Lenke til EHF Pakkseddel veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

6. Fakturering

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF Faktura spesifikasjon (Lenke til EHF Faktura veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

Presisering av informasjon i faktura	Bruk (ja/nei)	Kommentar
Ordrereferanse/Ordrenummer	Ja
Oppdragsgivers referanse	Ja*	*Ved manglende innkjøpsordrenummer kan «Deres referanse/navn på bestiller» brukes

7. Kvalitetsparameterne for produktkatalog

Nedenstående kvalitetsparameterne skal hjelpe Kjøper å sette krav til Leverandør for ønsket kvalitet i den elektroniske katalogen. Dette for å øke innkjøpsopplevelsen og søkbarhet i innkjøpssystemet for sluttbruker for derigjennom øke avtalelojalitet, anbefales høyest mulig poengskår. Tallverdi fylles inn i avsnitt for produktkatalog ref. kapittel 3.1.

Attributt	Verdi	Kriterier
A - Produktnavn	0	Artikkelnummer, typebetegnelse eller lignende brukes som artikkelnavn. Ingen informasjon om produkttype.
	1	Nøkkelterminologi er forkortet. Viktig produktinformasjon savnes (for eksempel produsent/modell). Artikkelnavnet er ikke unikt.
	2	Se verdi 1. Artikkelnavnene er unike.
	3	Artikkelnavnet er unikt og beskrivende, men ikke rasjonalisert (se verdi 4). Ingen forkortede nøkkeltermer.
	4	Rasjonaliserte artikkelnavn ifølge anbefalt syntaks-> (Type av produkt - merke / modell - nøkkelattributt). Unike navn. Ingen forkortede nøkkeltermer.
	5	Se verdi 4. Konvensjonelle navn og termer brukes (brukervennlige, enkle å forstå for alle sluttbrukere).
B - Produkt- beskrivelse	0	Produktbeskrivelsene er kortere og mindre utførlige enn artikkelnavnet. Produktbeskrivelser savnes.
	1	Produktbeskrivelse = Artikkelnavnet
	2	Viktig informasjon savnes (for eksempel minnet til en PC)
	3	Produktenes formål og egenskaper er beskrevet. Nøkkeltermer er forkortet.
	4	Utførlige beskrivelser med all vital produktinformasjon. Ingen forkortede nøkkeltermer.
	5	Saklig informasjon som beskriver produktenes formål og egenskaper. Ingen unødig reklame eller irrelevant informasjon. (Alle produkter har en produktbeskrivelse)
C - Bilder	0	Mindre enn 15 % av samtlige artikler har bildelenker
	1	Minst 15 % av samtlige artikler har bildelenker
	2	25 % av samtlige artikler har bildelenker
	3	50 % av samtlige artikler har bildelenker
	4	Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 80 % av samtlige artikler
	5	Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 99 % av samtlige artikler
D - Kategori- sering (UNSPSC)	0	Mindre enn 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	1	Minst 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	2	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	3	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt familie (nivå 3)
	4	90 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt klasse (nivå 4). Øvrige 10 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3).
	5	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt varegruppe (nivå 4). Øvrige 1 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3).
E - Synonymer	0	Ingen synonymer /nøkkelord
	1	Synonymer /nøkkelord identifiserer sortimentet / leverandøren snarere enn de enkelte produktene, for eksempel 'kontormateriell', 'møbler', 'vaskeutstyr' etc., som kan medføre irrelevante søketreff.
	2	Synonymer / nøkkelord identifiserer 25 % av samtlige artikler
	3	Synonymer /nøkkelord identifiserer 50 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
	4	Synonymer / nøkkelord identifiserer 75 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
	5	Synonymer / nøkkelord identifiserer 99 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
F - Produkt- identitet	0	Leverandørens artikkelnummer har dårlig format med lav søkbarhet (for eksempel begynner med '0000' eller er separerte med mellomrom).
	1	Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	2	Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. Katalogen savner navn på produsent samt produsentens artikkelnummer.
	3	25 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	4	50 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	5	99 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
G - Vedlegg	1	Link til leverandørens hjemmeside. Ingen produktspesifikke lenker, tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	2	25 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker
	3	50 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker.
	4	75 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker.
	5	99 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker.

Document Metadata

Table of Contents

Innholdsfortegnelse

Document Metadata