Tilbudsfrist: 4. mars 2022, kl. 12:00 (norsk tid)
Konkurransegrunnlag
2022/253
Prosjektleder knyttet til ODs Digitaliseringsprogram
Åpen anbudskonkurranse etter Forskrift om offentlige anskaffelser del I og III
Tilbudsfrist: 4. mars 2022, kl. 12:00 (norsk tid)
1 Innhold
2.2 Anskaffelsens formål og omfang 3
3 Beskrivelse av oppdraget / behovsspesifikasjon 4
4 Gjennomføring av konkurransen 5
4.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget 6
4.7 Kommunikasjon under konkurransen 6
5.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 7
6 Tildelingskriterier og vektingsmodell 7
7 Innlevering av tilbud og utforming av tilbudet 8
2 Generell beskrivelse
2.1 Oppdragsgiver
Oljedirektoratet (OD) er et selvstendig statlig forvaltningsorgan underlagt Olje – og energidepartementet.
Ut fra regjeringens hovedmål i energipolitikken er den overordnede målsettingen for OD definert som følger:
OD skal bidra til å skape størst mulige verdier for samfunnet fra olje- og gassvirksomheten gjennom en forsvarlig ressursforvaltning med forankring i sikkerhet, beredskap og ytre miljø.
For mer informasjon om OD, se xxx.xxx.xx.
2.2 Anskaffelsens formål og omfang
I forbindelse forbedringer til RNB-prosessen og bemanning av prosjektkontor ønsker vi å en prosjektleder som kan bistå oss med dette.
I henhold til Ressursforskriften § 50a, rapporterer Oljeselskapene til nasjonalbudsjettprosessen. Rapportene sendes til departementet og Oljedirektoratet. Rapporteringen omfatter økonomiske selskapsdata, prosjekter, ressursvolum og prognoser for produksjon, kostnader og miljøutslipp.
Dagens praksis benytter seg av utveksling av komplekse regneark, som det er utfordrende å vedlikeholde. Regnearkene sendes inn via myndighetskommunikasjon i License2Share. Disse dataene sammenstilles for å kunne brukes videre i ODs interne prosesser, analyser og rapporter.
RNB-prosessen i OD inneholder mye manuelt arbeid og er sårbart fordi få personer kjenner prosessen godt.
Det planlegges derfor forbedringer til RNB-prosessen. I hovedtrekk skal Excel-innrapporteringen erstattes av en innrapporteringsportal, basert på Collabor8 utviklet og driftet av Norsk Olje og Gass (NOROG), hvor oljeselskapene skal rapportere inn og ODs saksbehandlere skal foreta all kvalitetssikring. Kvalitetssikrede data skal deretter lastes maskinelt inn i et system (erstatning for Samba), hvorfra all videre saksbehandling og rapportering til OED skjer. Det er allerede utført en del arbeid rundt konseptene for den nye løsningen gjennom flere år.
OD ønsker å inngå konsulentavtale med én leverandør for etterspurte tjenester. Avtalen vil ha en varighet på ett år med opsjon for OD til å forlenge avtalen med seks + seks måneder.
Økonomisk ramme er opp til NOK 2,5 millioner eks. mva. per år. Den estimerte verdien medfører likevel ingen forpliktelser for OD eller rettigheter for leverandøren.
Oppstart er ønskelig så raskt som mulig etter tildeling. OD vil tilstrebe å tildele oppdraget så raskt som mulig etter tilbudsfristen, fortrinnsvis innenfor èn uke, men senest innenfor to uker.
Arbeidssted er ODs kontorer på Ullandhaug i Stavanger og det antas at det meste av arbeidet utføres der. OD bruker MS Office og foretrekker at leverandør bruker samme plattform.
Se punkt 3 for nærmere beskrivelse av oppdraget og behovsspesifikasjon.
2.3 Finansiering
Avtalen er betinget av at det, for den aktuelle perioden, tildeles økonomiske midler over statsbudsjettet. Årlig uttak avhenger for øvrig av ODs og Olje- og energidepartementets prioriteringer.
2.4 Deltilbud
Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget.
2.5 Kunngjøring
Konkurransen er kunngjort i Mercell-databasen, DOFFIN-databasen og i TED-basen – se xxx.xxxxxx.xx.
3 Beskrivelse av oppdraget / behovsspesifikasjon
Oppdraget består i å lede prosjektet gjennom fasen fra Beslutningspunkt 1 til Beslutningspunkt 2 (ref Prince2 prosjektgjennomføringsmetodikk). Prosjektleder skal lede arbeidet med å evaluere ulike konsepter for prosjektet, samt foreslå konseptet som skal danne basis for videre prosjektplanlegging og gjennomføring.
Prosjektleder vil inngå som eksternt medlem av OD sitt prosjektkontor.
Det finnes allerede et prosjektlag som består av faglige personer (IT, Analysemiljøet, saksbehandlere) og som allerede er i gang med datamodellering, i dialog med NOROG.
Det vil bli opprettet et prosjektstyre som prosjektlederen rapporter til.
I tillegg til ordinære prosjektlederoppgaver ønskes det konkret assistanse av prosjektleder til å:
• Sørge for at ulike løsningsforslag og konsepter blir utredet og evaluert, i dialog med interessentene
• Identifisere og dokumentere risker, forutsetninger og avhengigheter til andre initiativ
• Oppfølging av prosjektlag m.h.t
o Prosjekt-konkretisering/ambisjon
o Begrepsavklaring
o Koordinering og planlegging mot NOROG
o Videre formulering av krav (Høynivå-kravspesifisering)
o Evaluering av markedet for eksisterende løsninger
o Planlegging og estimering av RNB-prosjektet (kostnadsbilde + ressursbehov) ifm. påfølgende igangsetting av selve prosjektet
• Oppdatere prosjektbeskrivelsen etter hvert med flere detaljer
o Plan og tidslinje for delleveranser
• Sikre at systemeier blir utpekt
• Bistå i ev anskaffelse av system/implementeringspartner
• Gi råd til OD på overordnet teknisk arkitektur
Prosjektleder vil også bistå OD i videreutviklingen av Prosjektkontoret. Dette inkluderer rammeverk for prosjektgjennomføring, rapportering og porteføljestyring.
Prosjektlederen antas å kunne bistå andre prosjekter som er i modningsfase eller implementasjon.
Etterspurt kompetanse:
• 5-10 års erfaring med prosjektledelse i kompliserte miljøer
• Prosjektlederkompetanse, sertifisering og omfattende erfaring innen PRINCE2 og Scrum
• Kjent med prosessanalyse og metode for prosess og datamodellering.
• Erfaring med prosjektdefinisjon og kravspesifisering
• Erfaring med innføring av Prosjektkontor
• Erfaring med anskaffelse av komplekse systemer og prosjekter
• IKT-Arkitekturkompetanse
• Kjennskap til olje- og gassvirksomhet
• Kjennskap til ITIL
Prosjektlederen må ha gode norsk-kunnskaper.
4 Gjennomføring av konkurransen
4.1 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren” Åpen anbudskonkurranse”, jfr. FOA § 13 -1 (1).
I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik og forbehold skal avvises, jf. FOA § 24-8 (1).
Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og ved uklarheter stille spørsmål til oppdragsgiver via Mercell- portalen, se kapittel 3.7.
4.2 Taushetsplikt
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA § 7-4, jf. forvaltningsloven § 13. OD ber derfor om at leverandørene også leverer en sladdet versjon av sine tilbud.
4.3 Forbehold og avvik
Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene bes spesifisert med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold.
Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA § 24-8 (1).
Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.
4.4 Vedståelsesfrist
Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til to uker etter tilbudsfristen.
4.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har meldt sin interesse i Mercell.
Ved en revisjon av konkurransen, vil dette vises som en ny versjon av konkurransen. Når det gjelder tilleggsopplysninger vil dette fremkomme i fanebladet Tilleggsinformasjon i Mercell portalen.
Leverandører som allerede har meldt sin interesse vil også få en melding via sin e-post, om at det er gitt tilleggsinformasjon på konkurransen, eller det er gjort en revisjon av konkurransen. Følge da denne linken i denne meldingen slik at du kommer inn på den aktuelle konkurransen.
4.6 Tilleggsopplysninger
Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver.
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgiver.
4.7 Kommunikasjon under konkurransen
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon. Klikk deretter på
symbolet Ny melding. Skriv inn informasjon til oppdragsgiver og trykk deretter . Oppdragsgiver mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon.
Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Forespørsel og deretter under fanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.
5 Kvalifikasjonskrav
5.1 Obligatoriske krav
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiavgifts- innbetaling | • Skatteattest • Merverdiavgiftsattest |
5.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak | • Norske selskaper: Firmaattest • Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. |
6 Tildelingskriterier og vektingsmodell
Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene.
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på tildelingskriterier i kapittel 6.1.
6.1 Tildelingskriterier
Kriterium | Vekt | Dokumentasjonskrav |
Pris | 30% | Angivelse av timepris i NOK eks. mva. Det skal kun angis èn timepris, selv om det tilbys mer enn èn konsulent. |
Kvalitet på tilbudte konsulent | 70 % | CVer som redegjør for relevant utdanning, faglige kvalifikasjoner og relevant erfaring fra lignende oppdrag, jf. punkt 3. |
6.2 Vektingsmodell
Hvert tilbud vurderes opp mot hvert tildelingskriterium og det gis poeng i skalaen 1-10, der 10 er beste karakter. Poengene multipliseres så med kriteriets vekt og summeres. Tilbudet med høyest poengsum tildeles oppdraget.
7 Innlevering av tilbud og utforming av tilbudet
7.1 Innlevering av tilbud
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før tilbudsfristens utløp.
Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering. Du vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbyder som har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan dere skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.
7.2 Tilbudets utforming
Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet.
Tilbudet utformes med denne disposisjonen:
Filnavn | Innhold/besvarelse |
Kvalifikasjonskrav | Dokumentene legges ved hvert krav under steget Kvalifikasjonskrav når du gir tilbud via Mercell. |
K01 - Skatteattest | Ref. punkt 5.1 i konkurransegrunnlaget. |
K02 - Merverdiavgiftsattest | Ref. punkt 5.1 i konkurransegrunnlaget. |
K03 - Firmaattest | Ref. punkt 5.2 i konkurransegrunnlaget. |
Tilbudsdokumenter | Dokumentene legges under fanen Dokumenter når du gir tilbud via Mercell |
DOK01 – Tilbudsbrev | En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til avtalevilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. OD ber om at tilbudsbrevet er undertegnet av en person(er) som har signaturrett for eller på annen måte har rett til å forplikte leverandøren. |
DOK02 - Timepris | Ref. punkt 6.1 i konkurransegrunnlaget |
DOK03 - CVer for tilbudte konsulenter | Ref. punkt 6.1 i konkurransegrunnlaget |
DOK04 – Sladdet versjon av tilbudet | Ref. punkt 4.2 i konkurransegrunnlaget |
8 Vedlegg
• Vedlegg 1 - Avtalevilkår: Vedlagt kunngjøringen i PDF-format