UNI VE R S I TETET I B ER GEN
UNI VE R S I TETET I B ER GEN
Arkivsaksnr.: | Dokumentdato: | |
2020/13353 | 04.09.2023 | |
Styre: | Styresak: | Møtedato: |
Universitetsstyret | 69/23 | 14.09.2023 |
Avtale med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) om leveranse av lønns- og økonomitjenester.
Henvisning til bakgrunnsdokumenter
• Styresak 26/22. BOTT Økonomi og lønn. Status for prosjektet pr februar 2022
• Styresak 122/21. BOTT Økonomi og lønn. Status for prosjektet og innføringen på UiB
• Styresak 106/21. BOTT Økonomi og lønn. Status for prosjektet og innføringen på UiB
• Styresak 69/ 20. BOTT Økonomi og lønn. Oppstart tjenester fra DFØ.
• Styresak 15/ 20. BOTT-programmet: Status for prosjektene BOTT Økonomi og lønn, BOTT SakArkiv og BOTT IAM.
• Styresak 50/18. Universitetssamarbeidet BOTT - samarbeid om administrative systemer. Anskaffelser av løsninger innenfor økonomi inkludert lønn/ lønnsnær HR
Saken gjelder:
BOTT-samarbeidet (universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø) inngikk i 2018 avtale med DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) om leveranse av tjenester innenfor områdene økonomi, lønn og lønnsnær HR. Fra 1.1.23 bruker alle de fire universitetene DFØs løsninger, og innføringsprosjektet BOTT økonomi og lønn er avsluttet.
Med utgangspunkt i avtale inngått i 2018 og rammer lagt ved inngangen til samarbeidet, er det forhandlet frem en avtale mellom BOTT og DFØ som skal regulere tjenesteleveransen og samarbeidet fremover. I saken gis det en orientering om avtalen og status for leveransene.
Det gis også en orientering om etablering en felles forvaltningsorganisasjon for BOTT og et strategisk partnerskap mellom DFØ, Politiet, Statens vegvesen og BOTT.
Forslag til vedtak:
Universitetsstyret tar saken til orientering.
Xxxx Xxxxxxxxx |
universitetsdirektør |
04.09.2023/Xxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx: Saksframstilling
Saksframstilling | |||
Styre: | Styresak: | Møtedato: | Arkivsaksnr.: |
Universitetsstyret | 69/23 | 14.09.2023 | 2020/13353 |
Avtale mellom BOTT og Direktoratet for økonomistyring (DFØ) om leveranse av lønns- og økonomitjenester.
Bakgrunn
Universitetssamarbeidet BOTT inngikk i 2018 avtale med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) om leveranse av tjenester innenfor områdene økonomi, lønn og lønnsnær HR. Med utgangspunkt i denne avtalen er det forhandlet frem en endelig avtale mellom BOTT og DFØ.
UiB startet mottak av tjenester fra DFØ 1.1.2021 som første universitet. Universitetet i Oslo (UiO) startet opp 1.5.2021, Universitetet i Tromsø (UiT) 1.1.2022 og NTNU 1.1.2023. Fra
1.1.23 bruker dermed alle de fire universitetene DFØs løsninger, og innføringsprosjektet BOTT økonomi og lønn er avsluttet.
Det skal signeres separate avtaler pr universitet. I arbeidet med utvikling og etablering av løsningene har BOTT hatt som ambisjon å fremstå som én kunde, og avtalene er likelydende. Relasjonen mellom BOTT og DFØ skal forvaltes gjennom en felles forvaltningsorganisasjon (BOTT økonomi og lønn forvaltning) som er under etablering.
Om avtalen
Avtale bygger på DFØs standardbetingelser og avtale inngått mellom BOTT og DFØ i 2018. Avtalen skal regulere et stat-statsamarbeid. Der en kommersiell avtale vil være opptatt av å regulere uenigheter og konflikter, har BOTT i arbeidet med avtalen hatt særlig oppmerksomhet på å beskrive samhandlingen med DFØ på kort og lang sikt.
DFØs avtaler bygger normalt på standardvilkår og få individuelle tilpasninger. Den enkelte virksomhet kan likevel avtale særlige leveranser, tjenester eller forhold som er spesifikke for den enkelte kunde. Når samarbeidet med DFØ ble etablert, var BOTT langt på vei i gang med utlysing av en konkurranse i det kommersielle markedet. Målsettinger og rammer som lå til grunn for denne utlysing ble tatt med inn i dialogen med DFØ i 2017. For å sikre at dette tas med inn i det videre samarbeidet med DFØ, har BOTT forholdsvis omfattende tillegg til standardvilkårene i avtalen som nå er fremforhandlet.
DFØs avtaler har også et «evighetens perspektiv» ved at det ikke er regulert sluttdato for avtalen. Tjenestene er også i hovedsak finansiert gjennom en overføring av den aktuelle
virksomhetens bevilgning til DFØ (rammeoverføring). Denne rammeoverføringen vil normalt kunne være vanskelig å reversere dersom virksomheten skulle ønske å avvikle eller redusere omfanget av tjenestene. BOTT har derfor i sin avtale knyttet iverksetting av rammeoverføringen til egne leveranser, og rammeoverføringen utsettes til det er enighet om disse. I tillegg er det regulert en tydelig mulighet for å avslutte samarbeidet og i så fall tilbakeføre rammen til universitetet.
Avtaleverket. Struktur og rangering
Avtalen beskriver både tjenesteleveransen med tilgrensende forhold og regulerer samarbeidet mellom BOTT og DFØ (i den daglige leveransen og videreutvikling av tjenestene). Avtalen har følgende hovedelementer i denne rangorden:
1. Strategisk avtale mellom BOTT og DFØ
2. Samarbeidsavtalen
3. Standardvilkår (generelle vilkår, databehandleravtale og arbeidsdeling)
I den strategiske avtalen formuleres den overordnede målsettingen med samarbeidet. Dette er i tråd med de felles målsettingene som ble etablert ved oppstart av innføringsarbeidet jf. styresak 50/ 2018.
Ettersom dette er en avtale med et langsiktig perspektiv og uten en eksplisitt sluttdato, har XXXX vært vel så opptatt av å regulere samarbeidet som konkrete leveranser. Dette med bakgrunn i en forventning om at tjenestene vil utvikle seg vesentlig i avtaleperioden. Et viktig punkt er at BOTT sammen med Politiet og Statens vegvesen, er definert som strategiske partnere med DFØ. Partnerne skal gis særlig påvirkning på utvikling av tjenestene på kort og lang sikt (DFØs veikart) samt en definert rolle i arbeidet med utvikling av tjenestene. Dette partnerskapet er beskrevet i avtalen.
Selv om alle universitetene har tatt i bruk tjenestene fra DFØ, er det fremdeles restanser (ikke leverte tjenester). Restansene er av ulik karakter og har ulik alvorlighetsgrad, og ferdigstilling av disse er regulert i avtalen. I tillegg er det innarbeidet en beskrivelse av hvordan det videre utviklingsarbeidet skal gjennomføres. Avtalestrukturen forsøker, gjennom en mer dynamisk dokumentstruktur, å fange opp at avtalen skal ha lang varighet.
Økonomiske forhold
Den økonomiske rammen for utvikling, innføring og drift av tjenestene har to hovedkomponenter:
- Driftskostnader (årlig kostnad)
- Utviklingskostnader/ investering (engangskostnad)
I avtalen som ble inngått i 2018 ga DFØ en fast pris på utviklingskostnader/ investering (152 mill kr) og estimater på årlige driftskostnader (91 mill kr). Kostnadene gjelder for hele BOTT. UiBs andel av kostnadene er definert ut fra en kostnadsfordelingsmodell basert på størrelse på grunnbevilgning (i underkant av 20 % av totalkostnadene). Justert for prisutvikling er det lite avvik mellom det som ble skissert i styresak 50/2018 og endelige kostnader. BOTT- institusjonene hadde noe ulik kostnadsstruktur på tidligere løsninger, men for UiB sin del er kostnadene på lønnstjenesten på nivå med leveransen fra forrige leverandør. Kostnadene knyttet til økonomiløsningene er noe høyere, men mye av dette kan forklares ved at deler av den tidligere økonomiløsningen var nedbetalt.
XXXXx interne kostnader knyttet til utvikling og etablering av tjenestene var ikke konkretisert i styresak 50/2018, men en la til grunn at «de interne kostnadene blir på nivå med de eksterne». BOTT har hatt et stort fellesprosjekt i utviklings- og innføringsfasen. Dette prosjektet gjøres også opp innenfor rammen estimert før oppstart. I tillegg kommer det kostnader knyttet til innføringsløpet ved det enkelte universitet samt egeninnsats i det nasjonale prosjektet. Her var det ikke laget et endelig estimat i 2018-saken, og det er så
langt ikke gjort en oppsummering av disse kostnadene. Men en total utskifting av systemporteføljen innenfor dette området har vært ressurskrevende organisatorisk for alle institusjonene. Kanskje særlig for UiB og UiO som var først ute i innføringsløpet.
Status for innføringen
Som vist til i styresaker i 2021 og 2022 har innføringsprosjektet ved UiB vært utfordrende for organisasjonen. UiO som gikk opp på løsningene få måneder etter UiB hadde også en periode med betydelige tekniske og organisatoriske utfordringer, mens innføringsløpene ved UiT og NTNU har vært mindre utfordrende.
Som nevnt er det fremdeles deler av tjenestene som ikke er ferdigstilt fra DFØ sin side. Det er videre forhold knyttet til drift, arbeidsdeling, versjonsoppdatering mm som gir driftsmessige utfordringer som medfører høyere organisatoriske kostnader for BOTT-institusjonene enn det som var tilfelle ved tidligere løsninger. BOTT arbeider derfor aktivt for at DFØ skal tilpasse både tjenester og tekniske løsninger, men fremdriften på dette arbeidet er ikke tilfredsstillende.
Anskaffelse og innføring av denne type løsninger (ERP-anskaffelser) er kjent for å være ressurskrevende og vanskelig å styre. Generelt anbefales det å anskaffe høy grad av standardiserte løsninger som i ikke altfor stor grad er tilpasset den enkelte organisasjon. Dette både for å få kontroll på utviklingskostnadene, men også sikre en effektiv forvaltning av løsningene. Uavhengig av om tjenestene leveres av DFØ eller kommersiell leverandør ville BOTT derfor søkt etter en høy grad av standardiserte løsninger med et visst behov for tilpasninger av intern organisering, prosesser og rutiner.
BOTT-institusjonen hadde ulike utgangspunkt organisatorisk og fikk også ulik tid til å forberede innføringen. Innføringen har hatt betydelige organisatoriske kostnader, men det er ulikt hvordan dette har truffet de ulike organisasjonene. For UiB sin del har det innenfor økonomiområdet begynt å stabilisere seg, mens det enda gjenstår behov for
tilpasninger særlig innenfor det lønnsnære HR-området.
Videre arbeid
Innføringsprosjektet er som nevnt avsluttet, og BOTT har under etablering en felles forvaltningsorganisasjon. Målet med denne er å utvikle og forvalte løsningene samt rutiner og dokumentasjon mest mulig felles på tvers av BOTT-institusjonene. Organisasjonen bygges opp med en liten felles stab og der ressursene i hovedsak rekrutteres fra fagpersoner i BOTT-institusjonene som også jobber tett på virksomhetene i det daglige.
Parallelt har arbeidet i det strategiske partnerskapet mellom BOTT, Politiet, Statens vegvesen og DFØ startet opp med et først møte i august 2023. BOTT, Politiet og Statens vegvesen har før dette hatt noe innledende dialog. I denne kommer det frem at virksomhetene både har mange felles behov knyttet til utvikling, men også felles agenda på mange områder når det gjelder å utvikle samhandlingen med DFØ.
Internt på UiB vil innsatsen fremover i hovedsak rettes inn mot innføring av ny søknadsfunksjonalitet innenfor den eksternfinansierte aktiviteten, sikre at organisasjonen tar i bruk forbedringer i løsningene som lanseres fortløpende i tillegg til å følge opp prosjektet “Bedre arbeidshverdag”. Bedre arbeidshverdag har hatt som mål å bidra til bedre bruk av løsningene innenfor det lønnsnære HR-området gjennom utarbeidelse av felles prosesser og rutiner, forbedre dokumentasjon samt tydeliggjøre roller og oppgavedeling. I oppfølgingen ligger både å sikre implementering av omforente standarder samt en vurdering av hvor arbeidsoppgaver skal utføres i organisasjonen og arbeidsdeling mellom de ulike nivåene.
Universitetsdirektørens kommentarer
Innføring av nye løsninger innenfor økonomi- og lønnsområdet er kjent for å være krevende både teknologisk og organisatorisk. Overgangen til DFØ som leverandør av tjenester har, som rapport i tidligere styresaker, likevel vært mer krevende enn forventet for UiB og påført merbelastning for mange medarbeidere og miljøer på universitetet.
Innføringsprosjektet, inkludert investeringskostnader, er gjennomført innenfor budsjett, og de årlige kostnadene ser også ut til å bli i tråd med det som var estimert når innføringsarbeidet startet i 2018. Som resultat av samarbeidet mellom BOTT-universitetene, har også kostnaden vært moderat ut fra hva som er forventet i denne type endringer. Samtidig er vi i en situasjon der det fremdeles gjenstår leveranser fra DFØ. Disse vil i hovedsak dekkes innenfor den gitte investeringsrammen, men den manglende funksjonaliteten resulterer i at både UiB og BOTT samlet fremdeles bruker mer ressurser på disse oppgavene enn før overgangen. Det er derfor svært viktig at gjenstående leveranser kommer på plass innen kort tid.
DFØ som leverandør har sannsynligvis gjennom samhandlingen med BOTT påtatt seg en mer omfattende oppgave enn ved opptak av andre virksomheter. Vi har derfor påpekt at i tillegg til rene funksjonelle forbedringer, har DFØ behov for å styrke kapasitet og kompetanse innenfor både utvikling og drift. Denne oppfatningen deles også av andre statlige virksomheter BOTT er i dialog med.
Med bakgrunn i dette har BOTT brukt mye tid på å fremforhandle avtalen som nå ligger til signering slik at det er en omforent forståelse av hvilke utviklingsbehov som gjenstår og hvordan dette skal komme på plass. UiB opplever sammen med de andre universitetene å ha fått gjennomslag for de fleste vesentlige forhold, noe vi tror DFØ som tjenesteleverandør også vil være tjent med. Det viktigste langsiktige grepet er forpliktelsene knyttet til det strategiske partnerskapet, men BOTT er også i avtalen sikret innflytelse i på DFØs veikart. Måten DFØ skal drive utvikling og arenaer for håndtering av ulike forhold i den daglige driften. Det har også vært viktig at BOTT i avtaleverket fått regulert inn mulighet for å gå ut av samarbeidet.
I det videre arbeidet blir det viktig både å få på plass en effektiv forvaltning av løsningen som sikrer stabilitet i løsningen for ansatte og miljøer på UiB, og ikke minst etablere et partnerskap med andre store kunder som både kan frigi ressurser til utviklingsoppgaver samt bidra til at DFØ utvikler seg som leverandør av effektive tjenester for hele Staten. Dette vil kreve fortsatt oppmerksomhet og ressursinnsats fra BOTT samlet og fra det enkelte universitet.
04.09.2023/Xxx Xxxx Xxxxxxx