Financieel en Administratief Beheer. 5.1 De Beheerder stelt de wijze vast waarop de boekhouding wordt ingericht tenzij partijen daarover bij het aangaan van de Beheerovereenkomst schriftelijk andere afspraken hebben gemaakt.
5.2 De Beheerder draagt zorg voor het tijdig gereed hebben van de (concept) jaarrekening overeenkomstig de regels die gelden op grond van de wet en het Reglement van Splitsing. De VvE doet wat redelijkerwijs binnen haar mogelijkheden ligt om te zorgen dat over de vaststelling van de jaarrekening ook tijdig wordt besloten in de Vergadering van Eigenaars.
5.3 Bij bewaring van de administratie wordt de wettelijke termijn aangehouden (peildatum 2015: 7 jaar). De papieren administratie wordt – indien en voor zover deze elektronisch is vastgelegd in een algemeen aanvaard digitaal formaat zoals “pdf” – vernietigd met in acht neming van algemeen aanvaarde procedures. In afwijking van de vorige zin worden van tot de administratie behorende akten ook de originele - papieren - versies bewaard indien dit van substantieel belang is, tenzij met de VvE anders wordt overeengekomen. De Beheerder draagt, tenzij anders overeengekomen, zorg voor bewaring van de (elektronisch) vastgelegde administratie, alsmede van een back-up van de (eventueel aanwezige) elektronisch vastgelegde administratie. De back-up wordt zodanig bewaard dat verlies van de gegevens redelijkerwijs uitgesloten moet worden geacht.
5.4 De Beheerder is gehouden jegens het bestuur van de VvE, haar leden en transporterende notarissen financiële informatie met betrekking tot de financiële administratie van de VvE te verschaffen. Over deze werkzaamheden kunnen tussen de Beheerder en de VvE (nadere) afspraken met betrekking tot de daarop betrekking hebbende kosten worden gemaakt.
5.5 De Beheerder zorgt voor het – aan de hand van een door hem aan de VvE voor te stellen en door de Vergadering van Eigenaars van de VvE vast te stellen procedure - tijdig aanmanen van debiteuren en tot het treffen van rechtsmaatregelen ter zake. Het risico van oninbaarheid van een vordering op een debiteur ligt bij de VvE.
5.6 De Beheerder draagt zorg voor saldo-management op de rekeningen van de VvE. Er wordt een bankrekening aangehouden op naam van de VvE en – indien door het bestuur van de VvE gewenst - separaat rentedragende en eveneens op naam van de VvE gestelde spaarrekening(-en) waarop de reserves van de VvE worden gestort. De Beheerder voert in het kader van de Beheerovereenkomst geen vermogensbeheer.
5.7 De Beheerder en de VvE moeten er zovee...
Financieel en Administratief Beheer. Tot de taak van de beheerder wordt ter zake onder meer gerekend: • Het maandelijks verzorgen van de huurafrekening met verrekening van de ten laste van opdrachtgever komende uitgaven; • Het administreren van de service- en energiekosten en het jaarlijks vervaardigen van de afrekening met de huurders van de werkelijke kosten ter zake van leveringen en diensten en de door de huurders betaalde voorschotbedragen; • Het monitoren van tijdige betaling van de huurvorderingen, de registratie en de verwerking van de huurbedragen, inclusief de eventuele vergoeding of voorschotbedragen voor service- en energiekosten, dan wel aanmaningen inzake achterstallige (huur)bedragen, alsmede het eventueel inschakelen van een incassobureau of een gerechtsdeurwaarder tot het nemen van gerechtelijke maatregelen. • Het aanleggen en bijhouden van een administratie ten dienste van een verantwoord beheer, ook de verantwoordelijkheid ten aanzien van mutaties in de bestandsadministratie valt hieronder, zoals wijziging in huurprijzen, etc; • Bij beëindiging van de huurovereenkomst de huurder aansprakelijk stellen voor eventueel geconstateerde schade, c.q. beschadigingen en/of vermissingen, met inbegrip van het (laten) verhalen van de daarmee gemoeide kosten op de (ex)huurder, c.q. verrekening daarvan met de eventueel betaalde waarborgsommen en verstrekte bankgaranties; • Voorts in het algemeen het verrichten van al die administratieve handelingen welke in het kader van een goed beheer wenselijk of noodzakelijk worden geacht; • Xxxxxxxxx rapporteert periodiek aan opdrachtgever omtrent eventuele huurachterstanden.
Financieel en Administratief Beheer a) Het adviseren en begeleiden in juridische zaken in het algemeen.
b) Het vertegenwoordigen van de eigenaar in verenigingen van eigenaars.
c) Het verstrekken van managementinformatie overeenkomstig nader vast te stellen eisen van de eigenaar.
d) Het verwerken van aanvragen voor individuele huursubsidie, het voorlopig vaststellen van het maandelijkse bedrag aan huursubsidie en het toepassen van huurmatiging.
Financieel en Administratief Beheer. Tot de taak van Valerius Rentals wordt ter zake onder meer gerekend: • Het maandelijks verzorgen van de huurafrekening met verrekening van de ten laste van opdrachtgever komende uitgaven. Hieronder valt tevens het recht van Valerius Rentals om de aan hem ingevolge van de beheerovereenkomst toekomende bedragen te verrekenen; • Het administreren van de service- en energiekosten en het jaarlijks vervaardigen van de afrekening met de huurders van de werkelijke kosten ter zake van leveringen en diensten en de door de huurders betaalde voorschotbedragen; • Het monitoren van tijdige betaling van de huurvorderingen, de registratie en de verwerking van de huurbedragen, inclusief de eventuele vergoeding of voorschotbedragen voor service- en energiekosten, dan wel aanmaningen inzake achterstallige (huur)bedragen, alsmede het eventueel inschakelen van een incassobureau of een gerechtsdeurwaarder tot het nemen van gerechtelijke maatregelen. • Het aanleggen en bijhouden van een administratie ten dienste van een verantwoord beheer, ook de verantwoordelijkheid ten aanzien van mutaties in de bestandsadministratie valt hieronder, zoals wijziging in huurprijzen, etc; • Bij beëindiging van de huurovereenkomst de huurder aansprakelijk stellen voor eventueel geconstateerde schade, c.q. beschadigingen en/of vermissingen, met inbegrip van het (laten) verhalen van de daarmee gemoeide kosten op de (ex)huurder, c.q. verrekening daarvan met de eventueel betaalde waarborgsommen en verstrekte bankgaranties; • Voorts in het algemeen het verrichten van al die administratieve handelingen welke in het kader van een goed beheer wenselijk of noodzakelijk worden geacht; • Valerius Rentals rapporteert periodiek aan opdrachtgever omtrent eventuele huurachterstanden.