Jaarlijkse beheerplancyclus. De jaarlijkse beheerplancyclus start met een beleidsprioriteitenbrief van de concessieverlener, waarin jaarlijks nadere prioriteiten en aandachtspunten worden beschreven die ProRail uitwerkt in het beheerplan. Daarmee wordt richting gegeven aan de jaarlijkse opgave van ProRail en de resultaten die ze in het betreffende jaar moet realiseren. In het beheerplan verbindt ProRail zich aan de jaarlijks te realiseren resultaten om de kwaliteit van het spoorvervoer te verbeteren. De prestaties worden onder meer vastgelegd door middel van prestatie- indicatoren (met bodem- en streefwaarden, die de ambitie weergeven). Voorts worden de maatregelen / programma’s (met mijlpalen en (tussen)tijdse producten) opgenomen die moeten bijdragen aan de prestatieverbetering. Met deze prestaties is ProRail gehouden om een voortdurende verbetering te laten zien gericht op de ambities die door de concessieverlener zijn vastgesteld voor 2019 respectievelijk 2024. In de jaarlijkse beheerplannen stippelt ProRail de weg daar naar toe uit. Het beheerplan wordt niet alleen in samenspraak met de concessieverlener opgesteld. Op de hoofdlijnen van het beheerplan worden door ProRail advies en zienswijzen gevraagd van diverse bij het spoor betrokken partijen. ProRail kan gemotiveerd afwijken van de adviezen en zienswijzen, maar moet zowel de partijen als de concessieverlener hierover informeren. Op basis van het door ProRail opgestelde ontwerpbeheerplan, vindt er jaarlijks begin november overleg plaats tussen ProRail en de concessieverlener. De concessieverlener kan daarbij een aanwijzing geven op het ontwerpbeheerplan. ProRail neemt deze aanwijzing mee bij het opstellen van het beheerplan, dat tegelijk met de aanvraag voor de subsidie bij de concessieverlener wordt ingediend. De concessieverlener moet instemmen met het beheerplan, en kan aan deze instemming voorwaarden verbinden. Met een halvaarlijkse en jaarlijkse rapportage wordt verantwoording aan de concessieverlener afgelegd over de voortgang van de prestaties. Aan de hand van een door de concessieverlener en ProRail gezamenlijk op te stellen beheerprotocol wordt het concessiebeheer geregeld. Het protocol regelt onder meer de wijze en frequentie van overleg tussen de concessieverlener en ProRail en de verantwoording over de concessie. De beheerplancyclus wordt na en een jaar geëvalueerd en zo nodig worden genoemde termijnen bijgesteld. In figuur 3 is de jaarlijkse beheerplancyclus schematisch weergegeven.
