Manual do Usuário
Manual do Usuário
ÓRGÃOS OU ENTIDADES ESTADUAIS PARCEIROS
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Aprovação de Indicações de Emenda Parlamentar
Introdução
Os órgãos estaduais que recebem indicações de emenda parlamentar devem aprovar essas indicações para que elas fiquem disponíveis para serem incluídas nas propostas de plano de trabalho, caso sejam indicações para a celebração de convênios ou parcerias. Esse procedimento de aprovação tem por fim evitar que sejam realizadas indicações em um órgão para a realização de um objeto que não condiz com as atividades finalísticas desse órgão.
Também é possível gerar relatórios sobre o número de indicações de emenda parlamentar realizadas para o órgão e sobre o número de propostas de trabalho com utilização de emenda parlamentar. Essa funcionalidade pode ajudar o órgão a definir sua rotina de trabalho durante os períodos de celebração de convênios e parcerias, ou identificar indicações de emenda parlamentar que ainda não tiveram sua proposta de plano de trabalho cadastrada.
A aprovação de indicações de emenda parlamentar, assim como os relatórios gerenciais para acompanhar o número de indicações realizadas e o número de propostas de plano de trabalho provenientes dessas indicações, devem ser acessados através do menu “Emendas”. Para aprovar as indicações de emenda parlamentar, o usuário deve possuir o perfil de “Analista de Viabilidade Técnica”, e para ter acesso aos relatórios das indicações de emenda parlamentar o usuário deve possuir o perfil de “Visualizador de Relatórios de Emenda”.
Para aprovar as indicações de emenda parlamentar, o usuário deve possuir o perfil de “Analista de viabilidade técnica”
Para ter acesso aos relatórios das indicações de emenda parlamentar o usuário deve possuir o perfil de “Visualizador de Relatórios de Emenda”
Aprovação de indicações de emenda parlamentar
A aprovação de indicações é realizada em três etapas: pelo órgão estadual que receberá a indicação de emenda parlamentar, pela Liderança de Governo, e pela Secretaria de Governo.
CADASTRAMENTO
AGUARDANDO APROVAÇÃO (DO ÓRGÃO)
APROVADO PELO ÓRGÃO
APROVADO PELA LIDERANÇA
APROVADO PELA SEGOV
A aprovação do órgão estadual é a primeira fase de aprovação. Para aprovar as indicações de emenda parlamentar realizadas no órgão, o usuário com o perfil de “Análise de viabilidade técnica” deve posicionar o mouse sobre o menu “Emendas” e clicar em “Aprovação de indicações – Órgão”. Em seguida, na tela de aprovação de indicações, o usuário deve verificar se a descrição da indicação é condizente com a atividade finalística do seu órgão.
O usuário deve selecionar a indicação que deseja aprovar e em seguida clicar em “Aprovar Indicação(ões)”
Há dois tipos de indicação de emenda parlamentar: “Execução Direta” e “Celebração de Convênio” (essa opção também inclui a celebração de parcerias, os títulos ainda não foram atualizados nessa parte do sistema, então leia-se “Celebração de Convênio ou Parceria”). No caso das indicações relacionadas à saúde, há também a opção de indicações para
O usuário deve verificar se a descrição da indicação é condizente com a atividade finalística do seu órgão.
Clicando nestes ícones o usuário pode gerar um relatório da consulta que foi realizada, com as informações das colunas que ele está visualizando na tela do SIGCON-
Gerar relatórios de emendas parlamentares
O usuário com o perfil de “Visualizador de Relatórios de Emenda” pode gerar informações sobre as emendas indicadas para o seu órgão e sobre as propostas de plano de trabalho provenientes de emendas parlamentares que foram cadastradas. Para isso, ele deve posicionar o mouse sobre o menu “Emendas” e clicar no relatório que deseja acessar.
O relatório “Lista de valores indicados” informa todas as indicações que foram feitas para o órgão estadual, suas informações gerais e o seu status de aprovação.
A opção para “Gerar Relatório em CSV fornece mais informações além daquelas exibidas no resultado da pesquisa, como o número da indicação, sua respectiva descrição e os dados do convenente/OSC parceira.
Por padrão, o resultado da pesquisa não exibe as indicações canceladas, para isso é necessário que o usuário selecione essa opção.
O relatório “Lista de valores utilizados” informa todas as propostas de plano de trabalho provenientes de indicações que foram feitas para o órgão estadual, assim como suas informações gerais e o status da proposta de plano de trabalho. Para que a proposta seja exibida no relatório “Lista de valores utilizados”, o usuário cadastrador do convenente deve ter vinculado devidamente a indicação parlamentar à proposta de trabalho.
Os filtros de pesquisa são correlacionados, as opções que serão exibidas no filtro “Órgão” são dependentes das seleções feitas nos campos “Ano” e “Responsáveis pela indicação”, por exemplo.
Utilizando os dois relatórios é possível identificar quais indicações realizadas para a celebração de convênios e parcerias ainda tiveram uma proposta de plano de trabalho cadastrada. Para isso, é necessário comparar o código das indicações do relatório “Valores Indicados” com o código das indicações do relatório “Valores Utilizados”, os valores dos códigos de indicações do relatório “Valores indicados” que não forem encontrados no relatório “Valores Utilizados” não possuem proposta de plano de trabalho cadastradas para elas, se forem consideradas apenas as indicações para a celebração de convênios e parcerias e excluídas as indicações para execução direta.
Pode ser que um município ou OSC tenha cadastrado uma proposta de plano de trabalho em função do recebimento de uma indicação de emenda parlamentar, mas não tenha vinculado a indicação da emenda parlamentar à proposta de plano de trabalho. Consequentemente, como as propostas exibidas no relatório “Valores utilizados” são aquelas em que foi vinculada a indicação da emenda parlamentar, o relatório de valores utilizados pode subestimar o número de propostas cadastradas. Para apurar ainda mais a consulta, sugerimos que seja feita uma comparação entre os convenentes e OSC’s que receberam indicações e os convenentes e OSC’s que cadastraram propostas no SIGCON-SAÍDA.
A relação de propostas de plano de trabalho cadastradas no órgão pode ser obtida através da tela de pesquisa de propostas, planos de trabalho e convênios/parcerias. Como a intenção é verificar se algum convenente cadastrou a proposta de plano de trabalho e apenas não vinculou a indicação de emenda parlamentar, convém selecionar a opção “Proposta” e preencher o campo “Ano” na pesquisa avançada com o ano corrente. Para gerar um relatório da pesquisa realizada, é necessário clicar na opção de exportação no canto superior direito do resultado da pesquisa.
Clique no ícone do Excel ou do CSV para exportar o resultado da pesquisa realizada.
Preencha o campo “Ano” com o ano corrente.
Selecione a opção “Proposta” no item “Situação”
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Pesquisa Única de Propostas de Planos de Trabalho, Planos de Trabalho, Convênios ou Parcerias
O usuário dos órgãos e entidades estaduais podem acessar as propostas de plano de trabalho, os planos de trabalho, os convênios e parcerias cadastrados no SIGCON-SAÍDA através da página de pesquisa, para acessá-la o usuário deve posicionar o mouse sobre o menu “Convênios” e clicar em
“Pesquisar Proposta/ Plano de Trabalho/ Convênio”.
Posicione o mouse sobre o
menu “Convênios”.
Clique em “Pesquisar Proposta/ Plano de Trabalho/ Convênio/Parceria”.
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Na página de pesquisa o usuário pode buscar uma ou mais propostas, planos, convênios e parcerias, dependendo dos critérios utilizados. Se o usuário desejar visualizar todas as propostas de plano de trabalho cadastradas em seu órgão, basta selecionar a opção “Proposta” no campo “Situação” e depois clicar em “Pesquisar”, o mesmo vale caso a intenção seja visualizar todos os planos de trabalho ou todos os convênios e parcerias; se o usuário sabe um número de proposta, plano de trabalho ou convênio/parceria, mas não em qual situação está esse instrumento jurídico, basta selecionar a opção “Todos” no campo “Situação”, informar o número deste instrumento jurídico e clicar em “Pesquisar”; se o usuário souber apenas algumas informações sobre o instrumento jurídico, como o município do convenente ou da OSC, é possível realizar uma busca através das opções de “Pesquisa Avançada”.
Clique em “Pesquisar” para executar a pesquisa de propostas, planos de trabalho e convênios ou parcerias.
A “Pesquisa Avançada” oferece mais critérios de pesquisa, basta clicar sobre ela para que sejam exibidos.
Os resultados da pesquisa são exibidos na parte inferior da tela. No resultado da pesquisa é possível verificar de antemão algumas informações sobre as propostas, plano de trabalhos, convênios ou parcerias, como o convenente/OSC parceira, como o convenente ou OSC parceira, o valor que está sendo repassado pelo Estado e o status em que se encontram.
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Na coluna “Ação”, no resultado pesquisa, o usuário pode visualizar ou editar as propostas, planos de trabalho e convênios ou parcerias.
Clique na lupa para visualizar a proposta, plano de trabalho, convênio ou parceria. Ao visualizar os instrumentos jurídicos não é possível realizar alterações nas informações.
Clique no lápis para editar a proposta, plano de trabalho, convênio ou parceria.
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Recebendo a Proposta de Plano de Trabalho
PRÉ-REQUISITOS
Conforme o art. 7° da Resolução Conjunta SEGOV/AGE n° 004/2015, para a celebração de convênios de saída, cabe ao convenente preencher proposta de plano de trabalho no Sistema de Gestão de Convênios, Portarias e Contratos do Estado de Minas Gerais – SIGCON-MG - Módulo Saída.
Em contrapartida, cabe ao órgão concedente, depois de preenchida a proposta de plano de trabalho pelo convenente, avaliar se ela contém os dados necessários à avaliação do programa, projeto, atividade, reforma ou obra, serviço, evento ou aquisição de bens. Embora o próprio sistema verifique se a proposta de plano de trabalho foi completamente preenchida pelo usuário do convenente, ainda assim é necessário que o órgão concedente verifique se o preenchimento foi realizado de forma adequada.
Além da proposta preenchida no SIGCON-MG-Módulo Saída, o convenente deve encaminhar também a documentação complementar, conforme o art. 8°, caput, da Resolução Conjunta SEGOV/AGE nº 004/2015. Caberá ao órgão concedente analisar se a documentação entregue está completa e correta e, após eventuais ajustes e complementações realizadas na proposta de plano de trabalho, realizar a aprovação dessa proposta de plano de trabalho. Nos termos do art. 25, caput, do Decreto Estadual n° 46.319/2013, da aprovação da proposta de plano de trabalho resultará de fato o plano de trabalho do convênio.
Em primeiro lugar, portanto, para que o órgão concedente receba a proposta de plano de trabalho é necessário que o convenente já tenha preenchido a proposta de plano de trabalho no SIGCON-SAÍDA e já tenha encaminhado toda a documentação necessária. No SIGCON-SAÍDA, a proposta preenchida pelo convenente é remetida oficialmente ao órgão concedente quando o seu status é alterado para “Análise – Checklist de Celebração”, conforme o fluxo abaixo:
FLUXO DA PROPOSTA DE PLANO DE TRABALHO
GERAR PROPOSTA
CADASTRAMENTO
VALIDAÇÃO DA PROPOSTA PELO RESPOSÁVEL LEGAL
ANÁLISE - CHECKLIST DE CELEBRAÇÃO
RECEBIDA PELO ÓRGÃO CONCEDENTE
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FLUXO DO PLANO DE TRABALHO
ANÁLISE TÉCNICA
ANÁLISE JURÍDICA
AGUARDANDO ENVIO PARA A SEGOV
APROVAÇÃO DA SEGOV
PLANO AUTORIZADO
PROCESSO DE ASSINATURA
CONVÊNIO CADASTRADO
PROCESSO DE PUBLICAÇÃO
CHECKLIST DE CELEBRAÇÃO DE CONVÊNIOS
Para realizar a análise do checklist de celebração de convênios e parcerias no SIGCON-SAÍDA, o usuário precisa possuir o perfil de “Recepção Técnica”.
O usuário com o perfil de Recepção Técnica pode visualizar no painel de atividades as propostas de planos de trabalho cujo concedente ou órgão estadual parceiro é o órgão em que está cadastrado, e que ainda não foram recebidas através do SIGCON-SAÍDA. Contudo, o painel de atividades é apenas um atalho, o usuário também pode acessar a proposta de plano de trabalho pela tela de pesquisa única de convênios e parcerias.
Após acessar a proposta de plano de trabalho, o usuário deve verificar se os campos foram preenchidos adequadamente, acessando cada uma das seções da proposta e, ao final, na parte inferior da tela, clicar em “Preencher/Analisar Checklist”.
O usuário deve clicar sobre as abas da proposta para acessar as informações preenchidas pelo convenente.
O usuário acessa o checklist de celebração clicando sobre o botão “Preencher/Analisar Checklist”.
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Ao abrir o cheklist de celebração, com a documentação encaminhada pelo convenente em mãos, o usuário responsável pela recepção das propostas de plano de trabalho deverá assinalar se a documentação atende as exigências legais. Os documentos exibidos no checklist de celebração são definidos de acordo com o tipo de instrumento jurídico que está sendo celebrado, variam se é um termo de fomento/colaboração ou convênio, ou se o objeto está relacionado à aquisição de bens ou à prestação de um serviço, à realização de uma reforma ou de uma obra, ou à realização de um evento.
O usuário responsável pela recepção deve selecionar se o documento foi entregue, não entregue, ou se a exigência do documento não se aplica.
Caso o usuário informe que a exigência da documentação não se aplique, será necessário fornecer uma justificativa no campo de “Observações”.
Os itens do checklist variam se o instrumento for um termo de fomento/colaboração ou um convênio, ou de acordo com a natureza do objeto.
Alguns documentos podem constar no checklist, mas não serem de apresentação obrigatória no momento de recepção da proposta de plano de trabalho, por isso existe a opção para que o usuário responsável pela recepção registre que esse documento não se aplica naquele caso. Em alguns desses casos, ao informar que o documento não se aplica, o usuário responsável pela recepção da proposta de plano de trabalho deverá redigir justificativa no campo de “Observação”.
Embora seja obrigatório em alguns casos, o preenchimento do campo “Observação”, assim como o upload de arquivos, pode ser feito de forma complementar à informação de entrega dos documentos.
Nos campos de preenchimento da observação e upload de arquivos as alterações são salvas automaticamente, mas o usuário ainda deve clicar em “Salvar”, na parte inferior da tela para não perder o que foi preenchido após sair da tela de checklist de celebração.
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Após preencher as informações de entrega dos documentos, o usuário responsável pela recepção da proposta de plano de trabalho deverá preencher as informações de identificação e clicar em “Salvar”. Caso a proposta não tenha sido preenchida corretamente, também é possível retorna-la para que o convenente faça as correções necessárias.
O usuário deve preencher os dados de identificação e clicar em “Salvar”, para gravar o preenchimento dos campos.
Caso a proposta de plano não tenha sido preenchida corretamente, o usuário responsável pela recepção pode clicar em “Retornar para Cadastramento” para que o convenente faça as correções.
Após salvar o preenchimento das informações a respeito da entrega dos documentos do checklist de celebração e da identificação do usuário responsável pela recepção da proposta, será habilitada a opção para que a proposta seja recebida pelo órgão concedente.
Para aceitar uma proposta elaborada pelo convenente, o usuário responsável pela recepção da proposta deve clicar em “Receber
Após recebida a proposta de plano de trabalho elaborada pela OSC, o status da proposta é alterado de “Análise – Checklist de Celebração” para “Recebida pelo órgão concedente”, que é o último status que a proposta alcança na sua tramitação. No status de “Recebida pelo órgão concedente”, não é mais possível retornar a proposta para cadastramento para que o convenente faça quaisquer correções, de modo que as informações registradas não poderão ser alteradas na proposta.
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Ao aceitar a proposta, o usuário responsável pela recepção da proposta também anui, em nome do órgão em que está vinculado, que a proposta será analisada e que originará um plano de trabalho; por isso ao clicar em “Receber Proposta” o SIGCON-SAÍDA cria um novo registro de plano de trabalho da proposta aprovada, o número do plano de trabalho criado também é exibido. Após receber a proposta, o usuário responsável deve gerar um relatório de entrega:
O usuário responsável pela recepção da proposta deve gerar o relatório sobre a entrega da documentação apresentada pelo convenente ou pela OSC.
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Informações do Órgão Concedente
Algumas informações do plano de trabalho são de preenchimento exclusivo do Concedente, como as informações de identificação do órgão e do representante legal e as informações sobre os repasses de recursos.
Identificação do Concedente
O preenchimento dos dados do órgão e dos dados do representante legal é autoexplicativo, vale ressaltar apenas que, caso ocorra alguma mudança nessas informações após a celebração do convênio, esses campos poderão ser alterados por meio de um termo aditivo, ou mesmo nas prorrogações de ofício.
Cronograma de desembolso
O Cronograma de Xxxxxxxxxx é o planejamento dos repasses que serão realizados, tanto pelo concedente quanto pelo convenente. Nesse aspecto, é de responsabilidade da área técnica do concedente ajustar o cronograma de desembolso dos recursos, conforme o art. 17, §1°, da Resolução Conjunta SEGOV/AGE n° 004/2017:
§ 1º – As áreas técnicas deverão, se for o caso, ajustar o cronograma de desembolso da contrapartida no plano de trabalho, nos termos do art. 21 e 31.
Ainda de acordo com a Resolução Conjunta SEGOV/AGE n° 004/2017, é importante ressaltar que a liberação de repasses também está sujeita à outras condições:
Art. 32. A liberação de recursos ocorrerá em consonância com as metas e etapas, fases ou atividades, mediante:
I - observação do cronograma de desembolso previsto no plano de trabalho; II - cumprimento das condicionantes estabelecidas no instrumento firmado; III - verificação da efetiva disponibilidade financeira do concedente;
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IV - atendimento do disposto no art. 6° do Decreto n° 46.281, de 23 de julho de 2013; e
V - observação da Lei Federal nº 9.504, de 30 de setembro de 1997, e dos Regulamentos Específicos nos anos eleitorais.
No referido diploma legal é prevista a hipótese de que o Órgão Concedente possa não conseguir realizar o pagamento das parcelas nas datas acordadas, devido à uma situação de contingenciamento ou a qualquer outro imprevisto na realização do orçamento. Não obstante, isso também gera para o convenente o direito de ter seus prazos prorrogados (veremos mais sobre isso em “Alterações de Convênios e Parcerias”), por isso sugerimos que o cronograma de desembolso seja reajustado sempre que o Órgão Concedente tenha uma previsão de que não conseguirá realizar os repasses nas datas
definidas, e não somente no momento de celebração do convênio.
Reservado ao Concedente
O usuário deve verificar a disponibilidade orçamentária/financeira para fazer um planejamento dos repasses, e adequar o cronograma de desembolso quando prever que não será possível realiza-los nas datas definidas.
O Órgão Concedente deverá informar a dotação orçamentária para provir o repasse de recursos do convênio.
A opção de “Natureza Continuada” deve ser selecionada como “Sim” caso o repasse de recursos seja feito em diversas parcelas que ultrapassem um exercício financeiro. Quando o repasse das parcelas for feito de forma plurianual, também deve haver a indicação de previsão dos créditos necessários para garantir a execução futura no Plano Plurianual de Ação Governamental, conforme o art. 27, §2°, do Decreto Estadual nº 46.319/2013:
§ 2º – A celebração do convênio de saída cuja duração ultrapasse um exercício financeiro dependerá de previsão, no Plano Plurianual de Ação Governamental – PPAG, dos recursos para atender a despesa de exercícios futuros.
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Caso os recursos para a execução do convênio ou da parceria sejam provenientes de um convênio de entrada celebrado com o Governo Federal, também é necessário informar o número do SIAFI desse respectivo convênio. Também é oportuno destacar o disposto art. 5º do Decreto Estadual nº 46.319/2013:
Art. 5º – O convênio de saída que envolver recursos federais deverá observar o disposto na legislação federal e no instrumento jurídico que formalizou a transferência e, no que couber, o disposto neste Decreto.
§ 1º – O órgão ou entidade da Administração Pública do Poder Executivo Estadual, na execução de convênio ou contrato de repasse que envolva recursos recebidos da União, poderá subconveniar parte do programa, projeto, atividade, inclusive reforma ou obra, serviço, evento ou aquisição de bens, desde que exista essa previsão no instrumento firmado com a União.
§ 2º – O prazo de vigência do convênio de saída de que trata o caput não poderá ser superior ao prazo de vigência do convênio ou contrato de repasse federal que lhe deu origem.
§ 3º – O prazo de vigência do convênio de saída mencionado no § 2º deverá ser estabelecido de modo a possibilitar a regular prestação de contas do órgão ou entidade da Administração Pública do Poder Executivo Estadual à União
Dotações Orçamentárias incluídas ficam gravadas na tabela “Lista de Dotações Orçamentárias”.
Se os recursos repassados são provenientes de um convênio de entrada, deve ser preenchido seu
Parcerias que estenderem a duração do exercício são considerados de “Natureza Continuada”
O SIGCON-SAÍDA valida se o valor total preenchido na tabela de “Lista de Dotações Orçamentárias” corresponde ao valor preenchido no campo “Concedente”, no Cronograma de Desembolso. Caso haja uma divergência entre os dois valores, o sistema não permitirá o tramite do plano de trabalho para o status de “Análise Jurídica”, e exibirá o seguinte alerta para o usuário: “Erro: Operação não permitida. O valor total do somatório das Dotações Orçamentárias é inferior ao valor total do concedente/órgão ou entidade estadual parceiro/Parlamentar”.
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No entanto, existe uma hipótese na qual o valor total das dotações orçamentárias será maior do que o valor preenchido no campo “Concedente”, disposto no Cronograma de Desembolso. Caso o convênio seja celebrado com a interveniência de outro órgão estadual, e se este órgão designar recursos para a execução do convênio, o valor do somatório das dotações orçamentárias será superior ao valor preenchido no campo “Concedente”, pois somente uma parcela do valor preenchido nas dotações orçamentária corresponderá aos recursos designados pelo órgão estadual parceiro, e outra parcela corresponderá aos recursos designados pelo órgão interveniente. Infelizmente, ainda não há uma funcionalidade no SIGCON-SAÍDA que preveja essa situação. Neste caso, todos os recursos que serão repassados, tanto pelo órgão ou entidade parceiro quanto pelo órgão interveniente, deverão ser alocados no campo “Concedente”, na seção Cronograma de Desembolso”.
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Análise Técnica
Introdução
De acordo com Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xx Xxxxxx (2006), o convênio distingue-se dos contratos notoriamente pela reciprocidade de interesses e pela soma de vontades entre as partes interessadas. Desse modo, o preenchimento do plano de trabalho deve ser, portanto, uma elaboração conjunta do convenente e do concedente. Nesse aspecto, é na etapa de análise técnica que o órgão concedente analisa a proposta entregue pelo convenente e realizam os ajustes necessários, conforme o art. 17, caput, da Resolução Conjunta SEGOV/AGE n° 004/2017:
Art. 17. As áreas técnicas do concedente analisarão a proposta de plano de trabalho, efetuarão eventuais ajustes e complementações, emitirão pareceres técnicos fundamentados e incluirão, no SIGCON-MG – Módulo Saída, a minuta do instrumento do convênio de saída a ser celebrado.
De forma análoga à legislação, o SIGCON-SAÍDA gera automaticamente os registros de plano de trabalho a partir das propostas aprovadas, e na análise técnica, que é a primeira etapa do tramite do plano de trabalho, o órgão concedente averigua se a proposta de plano de trabalho elaborada pelo convenente possui um planejamento adequado das metas, do modo como será a execução, dos prazos, assim como da utilização dos recursos, adequando-os, corrigindo-os ou melhorando-os a fim de garantir que o interesse público contido na celebração do convênio ou da parceria seja atendido da melhor forma possível.
Além disso, a área de análise técnica deve emitir um parecer manifestando-se sobre a celebração do convênio ou da parceria propostos.
Decreto Estadual nº 46.319/2013, Art. 16, caput – A celebração do convênio de saída será precedida de análise e manifestação das áreas técnicas e jurídica do concedente.
Alterando os dados do plano de trabalho
A proposta de plano de trabalho preenchida pelo convenente pode ser alterada somente no status “Cadastramento”, e embora não seja possível editar os dados da proposta nos status “Validação da proposta pelo Responsável Legal” e “Análise Checklist de Celebração”, a proposta ainda pode ser retornada para o status “Cadastramento”, a fim de que seja alterada. Depois que a proposta de plano de trabalho é acatada pelo Órgão Concedente, não é possível alterar suas informações ou sequer retorna-la para o status de “Cadastramento”; nesse momento é criado um registro específico para o plano de trabalho, que será objeto das análises técnica e jurídica e que pode ser editado tanto pelo convenente quanto pelo Órgão Concedente.
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O plano de trabalho, por sua vez, também só pode ser alterado no status “Análise Técnica”, pelo Órgão Concedente, ou no status “Adequação”, caso este decida possibilitar a alteração das informações pelo Convenente. O plano de trabalho pode ser retornado para o status “Análise Técnica” se estiver no status “Análise Jurídica”, “Aguardando Envio para a SEGOV”, “SEGOV – Aguardando Aprovação” ou “Plano Autorizado”, para que suas informações possam ser alteradas. Por fim, nos status “Processo de Assinatura”, “Processo de Publicação” e “Convênio Cadastrado” não é possível editar o plano de trabalho ou retorna-lo para o status “Cadastramento”. Dessa forma, caso haja necessidade de alterar as informações de um plano de trabalho que esteja em um destes status, essa alteração só poderá ser realizada após a celebração do convênio.
Portanto, para alterar os dados no plano de trabalho, é necessário que ele esteja no status “Análise Técnica” e o usuário do Órgão Concedente possua o perfil de “Análise Técnica”.
♦ Alteração do plano de trabalho pelo Convenente:
Prezando pelo fundamento de que o plano de trabalho deve ser elaborado em conjunto pelo Convenente e pelo Concedente, é possível alterar o status do plano de trabalho para que o próprio convenente faça alterações, mesmo após a conclusão e o recebimento da proposta de plano de trabalho. Para isso, o usuário do Órgão Concedente deve acessar a seção “Análise Técnica” no plano de trabalho, que deve estar no status “Análise Técnica”, e clicar em “Retornar para Adequação”.
Para que o convenente possa alterar as informações do plano de trabalho, é necessário que o usuário do Órgão Concedente clique em “Retornar para Adequação”, na seção de Análise Técnica.
♦ Equívocos comuns no preenchimento das propostas de plano de trabalho
O usuário do Órgão Concedente deve se atentar para o preenchimento que foi feito pelos usuários do Convenente, a seguir alguns equívocos que são comuns em muitas propostas de plano de trabalho:
- Cadastrar um interveniente:
De acordo com o art. 2º, IV, do Decreto Estadual nº 46.319/2013, interveniente é o “órgão, autarquia, fundação pública, empresa pública, sociedade de economia mista ou consórcio público que participe do convênio de saída para manifestar consentimento ou assumir obrigações em nome próprio”. A despeito da definição esclarecedora da legislação, alguns usuários dos convenentes cadastram um interveniente por engano na proposta de plano de trabalho, por isso é importante verificar se há um interveniente cadastrado, e se as obrigações do interveniente também foram preenchidas.
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Os intervenientes cadastrados são exibidos na tabela de” Intervenientes Cadastrados”. Caso haja algum interveniente cadastrado, é possível visualizar seus dados e exclui-los utilizando-se as opções disponíveis na coluna “Ação”.
- Vincular uma indicação de emenda parlamentar:
Os Deputados Estaduais podem indicar recursos no orçamento público para a execução de convênios. Se for o caso, o usuário cadastrador deve clicar na opção “Sim” no campo “Emenda Parlamentar” para poder selecionar esses recursos e vincula-los na proposta de plano de trabalho. Contudo, ao cadastrar as propostas de plano de trabalho, muitos usuários dos convenentes deixam de vincular o valor indicado por um parlamentar à proposta.
Para vincular uma emenda à proposta de plano de trabalho o usuário deve inicialmente clicar em “Sim” na “Lista de Emendas Parlamentares”. Se não houver recursos de emenda parlamentar indicados, o sistema irá exibir uma mensagem de alerta e marcar a opção “Não” automaticamente.
A coluna “Saldo” indica o valor total indicado para executar um determinado tipo de atendimento.
A coluna “Valor Utilizado” indica o montante do valor indicado que já foi utilizado na proposta em cadastramento.
Se houver indicações de emendas parlamentares disponíveis, o sistema exibirá o tipo de atendimento e o saldo disponível do valor das indicações de emenda parlamentar para aquele tipo de atendimento. Se o campo “Valor utilizado” não tiver sido preenchido, provavelmente o usuário que cadastrou a proposta de plano de trabalho não se atentou para a vinculação da indicação à proposta de plano de trabalho. Para vincular o valor indicado à proposta de plano de trabalho não basta apenas selecionar a opção “Sim” na “Lista de Emendas Parlamentares”, esse é um erro muito frequente. Após clicar em “Sim”, ainda é necessário clicar em “Expandir” e prosseguir com a edição do valor que será utilizado na proposta.
O usuário pode consultar o saldo para conferir se uma parte dos valores indicados já foi vinculado em outras propostas.
O usuário deverá clicar em “Expandir” para prosseguir com a vinculação da indicação de emenda parlamentar da proposta em cadastramento.
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Depois de clicar em “Expandir”, o SIGCON-SAÍDA exibirá os parlamentares que indicaram recursos de emenda para a execução daquele tipo de atendimento, o valor indicado por cada um e o montante desse valor que já foi utilizado na proposta em cadastramento.
Para vincular o valor da indicação na proposta o usuário deve clicar em “Editar”, preencher o valor na coluna “Valor Utilizado na Proposta”, e depois confirmar a ação na coluna “Editar” novamente
O número da emenda parlamentar deve ser preenchido na minuta do plano de trabalho.
O nome do parlamentar que indicou os recursos será exibido aqui.
Se o saldo das indicações de emenda parlamentar for completamente utilizado em outras propostas, o SIGCON-SAÍDA exibirá a mensagem de que não há mais saldo disponível para ser utilizado.
Após o procedimento do campo “Valor Utilizado na Proposta”, o tipo de atendimento da indicação parlamentar é inserido na tabela “Lista de Tipos de Atendimento”, com o valor na coluna “Emenda (R$) ”. Para alterar o valor é necessário alterar o campo “Valor Utilizado na Proposta”, na lista de emendas parlamentares, não é possível alterar os valores de indicações de emenda parlamentar na lista de tipos de atendimento. Se os valores de indicação parlamentar não estiverem preenchidos na lista de tipos de atendimento, então a indicação parlamentar não foi devidamente vinculada na proposta de plano de trabalho.
Se os valores de indicação parlamentar não estiverem preenchidos na lista de tipos de atendimento, então a indicação parlamentar não foi devidamente vinculada na proposta de plano
- Não preencher corretamente o cronograma de execução e o plano de aplicação de recursos
O cronograma físico de execução do objeto deve conter a descrição das metas a serem atingidas para que a finalidade do convênio seja atendida, para as quais também devem ser descritas as atividades ou projetos necessários para atingir cada uma dessas metas, assim como a definição e estimativa de tempo de duração das etapas, fases ou atividades que compõem cada uma dessas atividades ou projetos. Em suma, o objetivo do cronograma de execução é detalhar o máximo possível o planejamento para a execução do convênio, essencialmente no que tange aos prazos, a fim de garantir que os objetivos do convênio sejam atendidos no período pactuado.
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Pode ser que o usuário do convenente que cadastrou a proposta de plano de trabalho não tenha detalhado as etapas, ou tenha incluído como etapas os itens que serão adquiridos – que devem ser descritos no plano de aplicação de recursos.
Os tipos de atendimento são
desdobramentos das metas, e as etapas são desdobramentos do tipo de
Conforme este exemplo, o tipo de
atendimento “Eventos – Realização – Capacitação” pode ser destrinchado em etapas como “Definir o local”, “Divulgação do evento”, “Inscrição dos participantes”, etc.
Já no plano de aplicação de recursos, deve ser discriminado como os recursos para a execução do convênio serão utilizados. Embora a utilização dos recursos esteja relacionada às metas do convênio, a descrição dos dois campos não será necessariamente idêntica. Isso porque a execução de uma etapa geralmente envolve o dispêndio de mais de um tipo de despesa, por exemplo, para executar uma etapa de divulgação de um evento podem ser realizadas despesas com a impressão de panfletos, com a disposição em jornais e revistas, etc. Aliás, a descrição dos demonstrativos de recursos só poderá ser idêntica à descrição das etapas do cronograma de execução se o objeto do convênio for a execução de uma reforma ou obra, no qual o desdobramento das etapas em demonstrativos de recursos não se faz necessário porque essa informação já está descrita na planilha orçamentária de custos dessa obra.
X: Deve-se evitar a agregação dos itens do demonstrativo de recursos apenas para facilitar o seu preenchimento, cada item deve ser um registro específico.
Ajuste de indicações
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Nos termos do art. 38-E, §3°, I da Lei de Diretrizes Orçamentárias e do art. 5°, IV, a da Resolução SEGOV N° 688/2018, o parlamentar poderá realizar ajustes nas indicações a fim de sanar determinado impedimento de ordem técnica, desde que haja anuência do órgão executor. Conforme o art. 2°, VII da Resolução SEGOV n° 688/2018, entende-se por ajuste o “procedimento por meio do qual se permite a modificação do tipo de atendimento (gênero, categoria e especificação), observado o beneficiário, o valor da emenda e a dotação orçamentária”. Portanto, o ajuste de indicações é um procedimento aplicável somente às indicações de emenda parlamentar do tipo “Instrumento Jurídico”, isto é, para a celebração de convênios, termos de fomento e termos de colaboração.
Como a finalidade do ajuste de indicações é sanar um impedimento de ordem técnica, é necessário que tenha ocorrido um impedimento de ordem técnica para que esse procedimento seja realizado. Em termos práticos, não é facultado aos parlamentares ajustar as indicações sem que haja uma orientação dos órgãos em que elas foram realizadas, ou mesmo em um momento anterior à análise da indicação por parte destes. Os Órgãos são responsáveis por retornar as indicações para os parlamentares no SIGCON-SAÍDA para que sejam realizados os ajustes, afinal, os órgãos são responsáveis por verificar a ocorrência de impedimentos de ordem técnica e o ajuste só pode ser realizado com anuência deles.
O retorno da indicação de emenda parlamentar para ajuste deverá ser realizado pelos usuários com o perfil de “Análise de Viabilidade Técnica” na mesma interface de aprovação das indicações, no menu Emendas > Gerenciar Indicações > Aprovação de Indicações – Órgão.
No entanto, para que as indicações sejam exibidas no menu de aprovação do Órgão, é preciso que elas tenham sido retornadas pela SEGOV, especificamente pelo Núcleo de Informações Municipais, que é o setor responsável pela aprovação das indicações. Para que a SEGOV possa retornar as indicações para o Órgão, por sua vez, é necessário que as indicações estejam desvinculadas do plano de trabalho. Portanto, caso haja necessidade de ajustar uma indicação que está vinculada em um plano de trabalho, o Órgão deverá realizar a desvinculação e solicitar à SEGOV para que proceda com o retorno da indicação, após o qual a indicação assumirá o status de “Retornado pela SEGOV” e poderá ser enviada para ajuste pelo Órgão.
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Depois que o Parlamentar realizar o ajuste do tipo de atendimento, a indicação será reenviada para aprovação do órgão. Segue abaixo o fluxo para ajuste de indicações de emenda parlamentar, a partir da identificação do impedimento de ordem técnica pelo Órgão.
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Parecer da Área Técnica
O art. 17 da Resolução Conjunta SEGOV/AGE n° 004/2017 determina que a área técnica do órgão concedente deverá emitir um parecer fundamentado à cerca da celebração do convênio:
Art. 17. As áreas técnicas do concedente analisarão a proposta de plano de trabalho, efetuarão eventuais ajustes e complementações, emitirão pareceres técnicos fundamentados e incluirão, no SIGCON-MG – Módulo Saída, a minuta do instrumento do convênio de saída a ser celebrado.
O preenchimento desse parecer é realizado na seção “Análise Técnica”, no campo “Observação”. Vale ressaltar, a celebração de um convênio geralmente envolve mais de um setor na análise técnica, pois exige o desempenho de atividades distintas, tais como a análise da documentação e a análise de um projeto de engenharia. Nesse aspecto, o SIGCON-SAÍDA permite o cadastramento de mais de um parecer técnico e ainda classifica o parecer conforme o setor que o emitiu:
O usuário deve informar se o seu parecer será favorável, favorável com ressalvas ou desfavorável.
Para que o plano possa ser tramitado para a análise jurídica é necessário que haja ao menos um parecer favorável ou favorável com ressalvas.
O usuário deve selecionar o teor do seu parecer pelo campo “Análise”. Se o objeto do convênio for a realização de reforma ou obra, será necessário a emissão de ao menos um parecer de cada tipo para tramitar o plano de trabalho para análise jurídica.
De forma geral, os pareceres da área técnica devem se pronunciar sobre os seguintes pontos, a fim de fundamentar a celebração do convênio:
• Mérito da proposta encaminhada pelo convenente;
• Adequações eventualmente realizadas na proposta encaminhada pelo convenente;
• Interesse reciproco na execução do convênio;
• Viabilidade de execução convênio e o atendimento às normas técnicas pertinentes;
• Adequação do valor da proposta ao necessário à execução do objeto do convênio, assim como sua compatibilidade com os preços de mercado;
• Adequação do cronograma de desembolso à eficaz execução do objeto;
• Documentação anexada, justificando eventuais documentos dispensados;
• Custo benefício da reforma ou obra, se for o caso;
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Após preencher o campo “Observação” com o parecer técnico, o usuário deve clicar em “Salvar”, na parte inferior da seção “Análise Técnica”. Isso feito, o parecer ficará gravado na tabela “Análises Realizadas”.
Também é possível que haja necessidade de invalidar ou alterar um parecer técnico. Qualquer usuário com o perfil “Análise Técnica” pode invalidar um parecer realizando o procedimento abaixo. Da mesma forma, pode ser necessário revalidar um parecer que havia sido invalidado anteriormente, mas nesse caso somente o usuário que emitiu o parecer invalidado poderá executar esta ação.
Ao invalidar um parecer deve ser preenchida uma justificativa. Ao visualizar um parecer invalidado a justificativa para invalidação é exibida.
Se um parecer for invalidado, somente o usuário que o preencheu pode revalida-lo
Qualquer usuário com o perfil “Análise Técnica” pode invalidar uma análise, basta clicar no ícone de exibição do parecer e marcar a opção de análise inválida.
Checklist de pendências de documentação
Conforme mencionado no capítulo “Recebendo a proposta de plano de trabalho”, alguns documentos podem ser entregues ou regularizados antes da celebração do convênio ou da parceria, sem prejuízo para a recepção da proposta de plano de trabalho pelo Concedente.
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Na seção “Checklist de pendências de documentação” do plano de trabalho, o usuário com o perfil de “Análise Técnica” pode acompanhar a entrega e a regularização dos documentos pelo convenente ao longo do processo de celebração.
O usuário com o perfil de “Análise Técnica” pode alterar a situação da documentação entregue.
Os documentos com a situação “Pendente” devem ter a respectiva pendência detalhada na coluna “Anexos”.
Ao clicar em “Pendências”, o SIGCON-SAÍDA exibe a descrição do item do checklist, fornece um campo para que o usuário registre qual a pendência do documento e anexe o documento com a pendência. Embora seja obrigatória somente quando a situação do documento for “Pendente”, a funcionalidade de pendências pode ser utilizada independentemente da situação do documento, caso o usuário deseje complementar ou respaldar o preenchimento do checklist.
Os documentos anexados são exibidos na tabela “Anexos”.
As pendências descritas são exibidas na tabela de “Pendências Cadastradas”.
Ao tramitar o plano de trabalho para a análise jurídica, o SIGCON-SAÍDA irá validar as informações do checklist, caso haja algum documento na situação “Não aceito” ou na situação “Pendente” que não foi resolvido, o sistema irá restringir o encaminhamento do plano de trabalho e emitirá uma mensagem de alerta:
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O usuário pode encaminhar o checklist com a situação de cada um dos documentos para o representante legal do convenente, para o “Responsável pela documentação de celebração e termos aditivos” da equipe executora do convenente e, se for o caso, para o parlamentar que a realizou a indicação de recursos.
Além do Responsável Legal do convenente, do responsável pela documentação de celebração e do parlamentar que indicou recursos, o usuário com o perfil de “Análise Técnica” pode copiar mais destinatários ao e-mail.
O usuário pode encaminhar o checklist com a relação de pendências por e-mail, através do SIGCON-SAÍDA!
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Caso haja algum documento na situação pendente, o SIGCON-SAÍDA não impedirá o tramite para a análise jurídica, pois é possível que a área técnica opte por aprovar a celebração do convênio com ressalvas.
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Análise Jurídica
Parecer Jurídico
Para que o convênio ou a parceria sejam celebrados, é necessário ao menos um parecer favorável ou favorável com ressalvas da área jurídica do órgão ou entidade estadual parceiro, conforme o art. 20 da Resolução Conjunta SEGOV/AGE n° 004/2015:
Art. 20. O processo de celebração do convênio de saída deverá ser analisado e aprovado pela área jurídica.
Parágrafo único. O parecer jurídico deverá ser inserido no SIGCON-MG – Módulo Saída.
Para inserir um parecer, o usuário com o perfil de “Análise Jurídica” deverá acessar o plano de trabalho, que deve estar no status “Análise Jurídica”, e preencher seu parecer no campo disponível.
Qualquer usuário com o perfil “Análise Jurídica” pode invalidar uma análise, basta clicar no ícone de exibição do parecer e marcar a opção de análise inválida.
Na opção “Parecer”, o usuário responsável pela emissão do parecer jurídico pode se expressar de forma favorável, desfavorável, ou de forma favorável com ressalvas.
Para formatar o texto, o usuário deverá utilizar as opções de formatação do próprio SIGCON- SAÍDA.
O SIGCON-SAÍDA não aceita as formatações de textos do word ou demais documentos, exceto do bloco de notas. Para colar um texto copiado de outro documento, clique nesse ícone, cole o texto na caixa e depois clique em “Submit”.
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Atenção: Alguns pareceres jurídicos do plano de trabalho no SIGCON-SAÍDA foram preenchidos apenas com a alegação de que o parecer foi acostado aos autos do processo. Vale ressaltar que o parecer jurídico deve ser preenchido no SIGCON-SAÍDA, evitando-se sua inclusão somente no processo físico de celebração do convênio ou parceria.
Enviando o plano para o Encaminhador
Após a emissão dos pareceres técnicos e jurídicos, o plano deve ser encaminhado para a aprovação da SEGOV. No entanto, o envio do plano de trabalho deve ser realizado pelo usuário com o perfil de encaminhador, com sua respectiva assinatura digital. Mas para que isso seja feito, é necessário que o plano de trabalho esteja no status “Aguardando Envio para a SEGOV”, o usuário com o perfil de “Análise Jurídica” deverá tramitar o plano de trabalho para esse status clicando em “Enviar para o Encaminhador”
Para encaminhar o plano de trabalho para o encaminhado, o usuário com o perfil de “Análise Jurídica” deve clicar em “Enviar para o encaminhador”.
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O plano de trabalho precisa estar no status “Análise Jurídica” e deve haver pelo menos um parecer favorável ou favorável com ressalvas.
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Encaminhamento e aprovação da SEGOV, Assinatura e Publicação do Plano de Trabalho
Encaminhando o plano para aprovação da SEGOV
Antes de ser assinado, o plano de trabalho deve ser autorizado pela SEGOV, conforme o art.6º do Decreto Estadual nº 46.281/2013,
“Art. 6º Compete à SEGOV autorizar a celebração de convênios de saída e a liberação de recursos do orçamento estadual, salvo a saída de recursos decorrentes de resoluções.
§ 1º Para a autorização de que trata o caput deverá ser encaminhado eletronicamente à SEGOV, por meio do SIGCON-MG – Módulo Saída, pelos órgãos e entidades, o plano de trabalho do convênio de saída a ser celebrado.
§ 2º O plano de trabalho tramitará eletronicamente e será assinado por meio de certificação digital no SIGCON-MG – Módulo Saída.
§ 3º A SEGOV terá o prazo de três dias úteis para a análise do plano de trabalho encaminhado nos termos do § 1º.
§ 4º Verificada inconformidade no plano de trabalho, a SEGOV promoverá a sua devolução eletrônica ao órgão de origem para adequação”.
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A tramitação do plano de trabalho para a SEGOV deverá ser precedida da assinatura do usuário com o perfil de “Encaminhador”, conforme o referido diploma legal. Para realizar esse procedimento no SIGCON-SAÍDA, o usuário com o perfil de “Encaminhador” deverá realizar o procedimento abaixo:
Após realizar a assinatura digital do plano de trabalho, o usuário com o perfil de “encaminhador” deve clicar em “Encaminhar para a SEGOV”.
O plano de trabalho precisa estar no status “Aguardando envio para a SEGOV”.
Primeiro, o usuário com o perfil de “Encaminhador” deve realizar a assinatura digital.
Após clicar em “Enviar”, o sistema irá exigir a assinatura digital, para isso é necessário que o usuário possua um token.
O usuário deve preencher sua senha de acesso do SIGCON-SAÍDA.
Gerar número de Convênio
Após a aprovação da SEGOV, o plano de trabalho assumirá o status de “Plano autorizado”, no qual deve ser gerado o número de identificação do convênio a ser celebrado.
O número do convênio ou
parceria será
automaticamente
SIGCON-SAÍDA.
gerado
pelo
O usuário deve clicar em “Salvar” para gerar o número da parceria.
O plano de trabalho deve estar no status “Plano Autorizado”
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O número do convênio só será gerado se o convenente não estiver irregular no CAGEC ou no SIAFI, caso contrário o SIGCON-SAÍDA não permitirá a operação e exibirá uma mensagem de alerta para o usuário.
Embora já tenha sido gerado um número para o convênio, o processo de celebração só é finalizado após a publicação, portanto ainda é necessário que seja informada a data de assinatura do plano de trabalho e a data em quem o convênio foi publicado no diário oficial. O número do convênio é gerado antes do momento de publicação porque ele precisa ser informado no extrato do convênio, que deve ser encaminhado para o Diário Oficial do Estado.
Assinatura do plano de trabalho
O plano de trabalho deve estar no status “Processo de Assinatura” para que possa ser preenchida a data de assinatura.
A assinatura do plano de trabalho deve ser realizada manualmente pela OSC e pelo Órgão ou Entidade Estadual Parceiro. No SIGCON-SAÍDA, deve ser apenas informada a data em que o documento foi assinado.
Para preencher a data de assinatura, o usuário com o perfil de “Análise Técnica” deve clicar em “Assinar
Inserir a data de publicação
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Depois que o plano de trabalho for assinado pelo Convenente e pelo órgão Concedente, o convênio está pronta para ser publicada no Diário Oficial do Estado. No SIGCON-SAÍDA, como não há uma interface com o sistema de publicações do Estado, deve ser apenas preenchida a data em que o convênio foi publicado. O SIGCON-SAÍDA irá estabelecer o período de vigência do convênio a partir da data de publicação e do número de dias de vigência registrado no plano de trabalho.
O SIGCON-SAÍDA fornece a opção de gerar o extrato da parceria, que o Órgão Concedente pode utilizar para enviar para o Diário Oficial.
O botão de “Publicar Plano” só estará habilitado para os usuários com o perfil de “Responsável pela Publicação”.
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A data que deve ser preenchida no campo “Data Publicação” é a data em que o convênio foi publicado no diário oficial. Caso a data de publicação do convênio seja posterior a 20 dias da data de sua assinatura, o SIGCON-SAÍDA irá exigir que seja preenchida uma justificativa pelo usuário responsável pela publicação.
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Alterações do Convênio
Para alterar um convênio, é necessário pesquisa-lo e acessa-lo pela ação “Editar”. As alterações são cadastradas na aba de “Alterações do Convênio”.
Diversas situações podem ensejar a alteração do convênio após a sua celebração, como o apostilamento da dotação orçamentária ou a modificação do objeto, de modo que os requisitos e processos para realiza-la não serão os mesmos para todos os tipos de alteração. A seguir são apresentados os tipos de alteração dos convênios, seus requisitos e o tramite próprio de cada uma delas, desde seu cadastramento até sua conclusão.
Alteração
Ao clicar em “Alteração”, na aba de “Alterações do Convênio/Parceria”, o SIGCON-SAÍDA cria um novo registro de alteração. O registro da nova alteração é uma cópia idêntica às informações já preenchidas no convênio, no qual o usuário deve alterar as informações que tiver necessidade de modificar e manter inalteradas aquelas em que a modificação não é necessária. As alterações realizadas no registro da alteração são efetivadas apenas após a conclusão do tramite da alteração, quando esta assumir o status de “Vigente”. O tramite da alteração varia conforme o tipo de alteração, que por sua vez é definido conforme os campos que o usuário edita na alteração.
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Art. 51 – O convênio de saída e o respectivo plano de trabalho poderão ser alterados, por termo aditivo, mediante proposta de alteração de qualquer uma das partes e observadas as determinações da Lei de Diretrizes Orçamentárias.
Excepcionalmente, nas hipóteses elencadas no art. 51, §5°, do Decreto Estadual nº 46.319/2013, dispensa-se a formalização de termo aditivo para alterar o convênio e o respectivo plano de trabalho, quais sejam:
Art. 51, § 5º – Fica dispensada a formalização de termo aditivo quando a alteração do convênio de saída estiver relacionada à dotação orçamentária, aos membros da equipe executora, à conta bancária específica, bem como à duração das etapas e ao demonstrativo de recursos contidos no plano de aplicação, mediante proposta de alteração devidamente justificada.
Portanto, caso o usuário altere somente os campos mencionados no dispositivo supracitado, ao clicar em “Salvar e Encaminhar Alteração” o SIGCON-SAÍDA reconhecerá essa alteração como uma “Alteração Simples”, caso contrário a alteração será reconhecida como um “Termo Aditivo”. O tramite da “Alteração Simples” é menor e mais célere do que o tramite do “Termo Aditivo”, conforme o fluxo abaixo:
Trâmite do Termo Aditivo
CADASTRAMENTO
VALIDAÇÃO DA ALTERAÇÃO PELO RESPOSÁVEL LEGAL
ANÁLISE - CHECKLIST DE TERMO ADITIVO
ANÁLISE TÉCNICA
ANÁLISE JURÍDICA
VIGENTE
ALTERAÇÃO ASSINADA
APROVADO
SEGOV - APROVAÇÃO DO TERMO ADITIVO
ANÁLISE E APROVAÇÃO DA ALTERAÇÃO PELO ENCAMINHADOR
Trâmite da Alteração Simples
CADASTRAMENTO
VALIDAÇÃO DA ALTERAÇÃO PELO RESPOSÁVEL LEGAL
ANÁLISE TÉCNICA
VIGENTE
Alguns pontos merecem ser ressaltados ao se cadastrar um termo aditivo ou uma alteração simples em um convênio:
Prorrogação de vigência: Conforme mencionado anteriormente, o registro das alterações cadastradas substituirá as informações preenchidas no convênio quando a alteração assumir o status de “Vigente”. Dessa forma, para prorrogar a vigência de um convênio é necessário editar o campo “Proposta de Vigência” na alteração cadastrada, preenchendo-o com o número de dias igual à vigência anterior acrescida do número de dias que se deseja aditar. Por exemplo, suponhamos que um convênio possui 365 dias de vigência e o convenente deseja propor um aditamento de 180 dias: deve ser cadastrada uma alteração no convênio e editado o campo “Proposta de Vigência”, preenchendo-o com a quantidade de 545 dias (365 dias da vigência anterior + 180 dias que se pretende aditar); se o convenente editar o campo “Proposta de Vigência” e o preencher com a quantidade de 180 dias, quando a alteração se tornar vigente ocorrerá uma supressão da vigência, pois o número de dias da alteração substituirá a vigência preenchida anteriormente.
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Se o campo “Proposta de Vigência” for o único campo que o usuário editou na alteração (com exceção do campo “Título da Alteração”), não haverá exigência de que o convenente esteja regular no CAGEC e no SIAFI para que a alteração possa ser concluída. Caso algum outro campo seja modificado na
alteração do convênio, em conjunto ou não com a modificação do campo “Proposta de Vigência”, a regularidade no SIAFI e no CAGEC será imprescindível para que essa alteração seja finalizada.
Apostila de dotação orçamentária: Caso o único item alterado seja a dotação orçamentária do concedente, o tipo de alteração será definido como “Dotação Orçamentária”, cujo tramite é similar ao de uma “Alteração Simples”.
O SIGCON-SAÍDA não permite editar uma dotação orçamentária cadastrada, de modo que para realizar essa alteração é necessário excluir a dotação orçamentária e cadastrar outra em seu lugar.
O SIGCON-SAÍDA só possibilita a exclusão das dotações orçamentárias cadastradas.
No entanto, para que o tipo da alteração seja definido como “Dotação Orçamentária”, a nova dotação orçamentária não pode possuir uma Unidade Orçamentária diferente da dotação orçamentária anterior. Conforme mencionado na explicação sobre o preenchimento da seção “Reservado ao Concedente”, caso haja uma dotação orçamentária cuja Unidade Orçamentária é diferente da UO do Órgão Concedente, o sistema irá validar os valores no Cronograma de Desembolso e exibirá uma mensagem de alerta para o usuário. Para cadastrar uma dotação orçamentária cuja UO é diferente da UO do Órgão Concedente, a ferramenta a ser utilizada é a de “Adequação”, que será apresentada posteriormente.
Ampliação dos repasses e utilização do saldo em conta: Caso seja proposta uma alteração que contenha um aumento de repasses, seja pelo concedente ou pelo convenente, os valores a serem acrescidos devem ser preenchidos na “Lista de Tipos de Atendimento”, na Caracterização da Proposta. Na proposta de plano de plano de trabalho e no plano de trabalho a “Lista de Tipos de Atendimento” exibe os valores por cada uma das possíveis fontes de recursos do convênio: Concedente, Convenente, Emenda Parlamentar e Interveniente:
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Já na alteração do convênio, a “Lista de Tipos de Atendimento” discrimina o valor preenchido anteriormente e o valor que será acrescido com a alteração. Não obstante, é a edição dos valores é realizada da mesma forma que no plano de trabalho, clicando sobre o botão “Editar”.
Para acrescer ou suprimir os valores na alteração da parceria, deve-se clicar sobre o botão “Editar”.
Não é possível alterar os valores de emenda parlamentar na alteração do convênio
Para suprimir um valor, basta inserir o sinal de subtração “ – “ antes do valor da alteração.
Ao preencher a coluna “Valor Alteração”, a coluna “Valor Atualizado” também é alterada.
A utilização do saldo remanescente na conta não é contabilizada como um aumento no valor do convênio, já que a utilização destes recursos já estava planejada anteriormente, ao contrário do valor dos
O convenente deve discriminar o valor do “Saldo em Conta” do valor dos “Rendimentos”, sempre que estes forem utilizados nas propostas de alteração do convênio
Caso haja um novo aporte de recursos por parte do concedente ou do convenente, também deve ser feito um reajuste na seção Cronograma de Xxxxxxxxxx, e no caso de um novo aporte pelo concedente também devem ser alteradas as informações da seção “Reservado ao Concedente”. O mesmo vale para a vinculação de indicações de emendas parlamentares.
Para incluir valores de emenda parlamentar em alterações, o procedimento é o mesmo realizado nas propostas de plano de trabalho, confira. Após a vinculação da indicação, o valor vinculado é utilizado na lista de tipos de atendimento da alteração:
Não é possível editar os valores de indicação de emenda parlamentar na lista de tipos de atendimento. Os valores de indicações vinculados na alteração podem ser alterados na lista de indicações, do mesmo modo pelo qual foram incluídos.
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Ampliação de metas: a ampliação de metas implica na edição das seções Cronograma de Execução e Plano de Aplicação de Recursos, e também está associada à utilização do saldo em conta. A título de exemplo, vejamos um determinado convênio cuja meta é a restauração de uma capela:
Suponhamos que a execução do objeto foi finalizada e ainda restam recursos na conta bancária do convênio, e que o convenente perceba a necessidade de restaurar também a fachada da capela. Na proposta de alteração, deveria ser inserida uma nova etapa para a Meta 1 – Restauração da fachada.
Pode ser incluída uma nova etapa para a meta já cadastrada.
Podemos supor também que o convenente pretenda fazer uma adaptação no acesso à capela, para facilitar a locomoção de cadeirantes. Nesse caso, deveria ser incluída outra meta (a descrição poderia ser “Melhorar a acessibilidade à capela”), cadastrado um novo tipo de atendimento para essa meta (como “Reforma ou Obra – Construção – Rampa de acesso”) e inseridas as etapas necessárias para a construção da rampa de acesso.
O novo tipo de atendimento deve ser incluído na Caracterização da Proposta
Pode ser incluída uma nova meta para o convênio
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O Plano de Aplicação de Recursos também deverá ser alterado caso o concedente e o convenente pretendam ampliar as metas do convênio. O saldo em conta e os rendimentos que serão utilizados para promover a ampliação de metas são provenientes de uma economia durante a execução do convênio, isto é, gastou-se menos do que se estimava necessário para executa-la. Assim, a utilização do saldo em conta e dos rendimentos implica necessariamente na correção dos valores que foram estimados
durante a celebração do convênio. Por exemplo, suponhamos um único demonstrativo de recursos que representa as despesas previstas para a execução do objeto:
Agora vamos imaginar que esse convênio possui um saldo remanescente na conta, o qual pretende-se utilizar para realizar novas despesas.
As novas despesas acarretam em um aumento do valor total do Demonstrativo de Recursos
O valor das novas despesas corresponde ao saldo remanescente na conta e aos
Enquanto a utilização dos rendimentos representa uma nova entrada de recursos no convênio, o saldo remanescente na conta é um recurso cuja utilização já estava prevista, e seu reaproveitamento em um termo aditivo não acresce o valor total do convênio, ao contrário do que ocorre com o valor dos rendimentos. Portanto, na ampliação de metas, para discriminar os valores provenientes de uma economia realizada e os valores provenientes da aplicação financeira dos recursos, o valor da economia realizada deve ser subtraído do valor estimado inicialmente para as despesas previstas para a execução
do objeto.
Ainda assim, houve um aumento no valor total do demonstrativo de recursos, que será realizado com a utilização do valor dos rendimentos.
O valor estimado para as despesas previstas para a execução do objeto deve ser corrigido, subtraindo-se o valor que foi economizado.
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Prorrogação de ofício
A prorrogação de ofício é uma prorrogação de vigência decorrente do atraso do repasse de recursos pelo Órgão Concedente. Por se tratar exclusivamente de uma prorrogação de vigência, ao cadastrar uma prorrogação de ofício a edição dos demais campos do plano de trabalho é bloqueada, com exceção para as informações do Órgão Concedente e do Convenente, que poderão ser atualizados. Na prorrogação de ofício há uma seção específica para o preenchimento da prorrogação de vigência, diferentemente do que ocorre no termo aditivo, no qual a prorrogação é realizada na caracterização da proposta.
A data limite para pagamento é o último dia do mês para o qual o repasse estava previsto.
A prorrogação de vigência será o atraso entre a data limite para pagamento e a data em que o pagamento foi realizado, ou a data em que se planeja realiza-lo.
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Na prorrogação de ofício, assim como em qualquer prorrogação de vigência, não é necessário que o convenente esteja regular no CAGEC e no SIAFI.
Retificação por Xxxx Xxxxxx
Após a publicação do extrato do convênio no Diário Oficial, o usuário do Órgão Concedente deve preencher no SIGCON-SAÍDA a data em que a publicação foi realizada, e a vigência do convênio no sistema tem início justamente na data de publicação preenchida. É possível que o usuário responsável pelo preenchimento da data de publicação, por equívoco, não preencha a data correta em que o convênio foi publicado no Diário Oficial, de modo que a vigência do convênio no SIGCON-SAÍDA ficará divergente da vigência correta. A funcionalidade de “Retificação por Erro Humano” serve justamente para corrigir a data de publicação preenchida no sistema, caso ela não tenha sido preenchida corretamente.
Além da correção da data de publicação, também é necessário fornecer uma justificativa para a alteração das informações.
A “Data Término” é calculada automaticamente a partir do preenchimento dos campos “Data Início” e “Vigência (dias corridos) ”.
Também é possível corrigir a proposta de vigência da parceria.
O campo “Data Início” deve ser preenchido com a data correta em que a parceria foi publicada no Diário Oficial.
O campo “Data Publicação” exibe a data preenchida pelo usuário como sendo a data de publicação no Diário
Os arquivos adicionados são exibidos nesta tabela.
Em seguida, após selecionar o documento, é preciso clicar em “Incluir Documento”.
Para selecionar um documento que será anexado, basta clicar em “Escolher arquivo”.
A retificação de erro humano também exige que seja anexado um arquivo que comprove a publicação do convênio na data preenchida pelo usuário no campo “Data Início”, como por exemplo, a página do Diário Oficial.
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Finalmente, após preencher todos os campos e anexar o arquivo que comprove a justificativa fornecida, será possível gravar a alteração com sucesso clicando no botão “Salvar”:
Após o preenchimento de todos os campos e da inclusão do arquivo, é preciso clicar em “Salvar”.
Após salvar as alterações, é necessário que o usuário com o perfil de “Encaminhador” assine digitalmente a retificação por erro humano.
Depois de salvar as alterações, o SIGCON-SAÍDA exibe um comparativo entre as informações do convênio antes e após a conclusão da “Retificação Por Erro Humano”:
Adequação do Convênio
A adequação do convênio, ao contrário do que o nome sugere, não está relacionada à correção ou à um ajuste no plano de trabalho, mas com a transposição desse instrumento de um órgão para outro. A transposição do convênio só deve ser realizada no SIGCON-SAÍDA após a transposição do convênio no SIAFI, adequando as informações entre os dois sistemas, motivo pelo qual essa funcionalidade recebe o nome de “Adequação”.
A adequação do convênio só pode ser cadastrada por usuários que possuam o perfil de “Responsável pela Publicação”.
Esse campo permite selecionar um novo Órgão ou Entidade Estadual Parceiro para a parceria.
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Também é possível incluir, excluir e editar as dotações orçamentárias do convênio. As dotações que já tenham um saldo executado do convênio devem ser substituídas pelas dotações no novo órgão concedente, da mesma forma que a transposição dos saldos foi realizada no SIAFI.
É possível editar a dotação orçamentária cadastrada, alterando o seu valor, ou mesmo exclui-la.
É possível cadastrar uma nova dotação orçamentária, inclusive com outra Unidade Orçamentária.
Após o cadastramento da adequação, ela deve ser submetida para a assinatura pelo ordenador de despesa. Nesse momento, é possível visualizar as alterações realizadas no Órgão Concedente e nas dotações orçamentárias:
O usuário com o perfil de “Ordenador de Despesa” deve assinar digitalmente a adequação do convênio.
Antes de assinar a adequação, o ordenador de despesa pode verificar as alterações realizadas no concedente e nas dotações orçamentárias.
Convalidação
Em regra, apenas convênios vigentes podem ser aditados. Nessa perspectiva, em princípio o SIGCON- SAÍDA não permite a criação de termos aditivos e prorrogações de ofício de convênios vencidos. Contudo, o concedente pode verificar, no caso concreto, a necessidade de prorrogar e/ou alterar o convênio mesmo após o término da vigência, convalidando os atos praticados desde o período de encerramento da vigência do convênio até o momento do ajuste de prorrogação. Para viabilizar esse ato, foi desenvolvida no SIGCON- SAÍDA a ferramenta de convalidação.
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A ferramenta de convalidação não se confunde com a cláusula de convalidação. Na realidade, por meio da ferramenta no SIGCON-SAÍDA, os usuários definem um período no qual poderá ser cadastrado
termo aditivo ou prorrogação de ofício no convênio vencido. Após o cadastro da convalidação serão habilitadas as opções de cadastro de alterações e prorrogações de ofício, e no momento de cadastro do termo aditivo ou prorrogação de ofício é que o concedente deverá informar o novo prazo de vigência, preenchendo no respectivo campo o número os dias correspondente ao período compreendido entre o início da vigência do convênio até a data final para a qual ela será prorrogada.
A convalidação deve ser cadastrada pelo usuário com o perfil de encaminhador, e só estará habilitada se o convênio estiver com a vigência encerrada.
Já as opções para cadastrar alterações e prorrogações de ofício só ficam habilitadas no convênio com a vigência encerrada se houver uma convalidação aprovada.
A opção de convalidação só estará disponível se o convênio estiver vencido.
Ao cadastrar a convalidação, o usuário encaminhador deverá preencher o número de dias entre o término da vigência do convênio até a data em que ele considera razoável para o cadastro da prorrogação de vigência, pois conforme mencionado anteriormente, a função da ferramenta de convalidação no SIGCON-SAÍDA é permitir o cadastrado de termo aditivo ou prorrogação de ofício em convênios vencidos, e não prorrogar a vigência do convênio em si.
Após o preenchimento dos campos “Justificativa do Encaminhador” e “Nº Dias”, o usuário deve clicar em “Salvar”.
Após o preenchimento do campo “Nº Dias”, o sistema exibe no campo “Data Final” até quando o cadastro de alterações ficará habilitado na parceria vencida – e não a nova data de vigência!
O valor preenchido pelo usuário no campo “N° Dias” é acrescido à “Data Atual”, o resultado é exibido no campo “Data Final”.
O usuário com o perfil de “Encaminhador” deve preencher uma justificativa para a convalidação.
O campo “Data Atual” exibe a data final de vigência do convênio, na qual tem início o período de convalidação
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A título de exemplo, suponhamos que a vigência de um convênio expirou no dia 08/03/2017, que o concedente verificou no dia 05/03/2018 a necessidade de prorrogar sua vigência até o dia 31/12/2018, e que o usuário com o perfil de “Encaminhador” responsável pelo cadastro da convalidação” considerou que o processo de prorrogação de vigência do convênio será concluído em aproximadamente em 25 dias. Um erro comum dos usuários é preencher no campo “N° Dias” o período correspondente entre a data atual (05/03/2018) e a data para a qual a vigência será prorrogada (31/12/2018) – 301 dias. O que aconteceria, nesse caso, é que a data final para o cadastro da prorrogação de vigência ficaria anterior à data corrente, de modo que as opções de cadastro de alterações e de prorrogações de ofício continuariam desabilitadas.
Quando o campo “Data Final” possui um valor inferior à data corrente, a convalidação é considerada como “Finalizada” e não habilita o cadastro de alterações no convênio encerrado.
O correto seria preencher neste campo o período entre a data em que a vigência expirou (08/03/2017) e a data até a qual a opção de cadastro da prorrogação de vigência deverá ficar habilitada, mesmo que convênio esteja vencido (05/03/2018 + 25 dias = 30/03/2018) – 387 dias.
Após salvas as informações da convalidação, a convalidação é exibida na tabela “Lista de Convalidações Cadastradas”. Além de cadastrar a convalidação, o usuário com o perfil de “Encaminhador” também deverá realizar a assinatura da convalidação e em seguida encaminhá-la para que o ordenador de despesas também a assine.
Após salvar as informações da convalidação, o usuário encaminhador também deve assina-la e encaminha-la para a assinatura do ordenador de despesas.
Finalmente, após a assinatura do ordenador de despesas, a convalidação assume o status de “Aprovada”, habilitando o cadastro de alterações no convênio.
Abaixo o fluxo de tramitação da adequação de convênios de saída no SIGCON-SAÍDA:
AGUARDANDO CONVALIDAÇÃO
CONVALIDAÇÃO REGISTRADA
AGUARDANDO APROVAÇÃO
APROVADA
FINALIZADA
Aguardando Convalidação: o usuário com o perfil de encaminhador deve assinar a convalidação.
Convalidação Registrada: o usuário com o perfil de encaminhador deve enviar a convalidação para o ordenador de despesas
Aguardando Aprovação: o usuário com o perfil de Ordenador de Despesas deve assinar a convalidação
Aprovada: a convalidação foi assinada pelo ordenador de despesas e habilitará o cadastro de alterações no convênio mesmo que ele esteja encerrado, até a data final definida pelo usuário.
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