Visão Geral

Contratos

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Agenda

• Introdução

• Portal Público e Administrativo

• Fiscalização

• Fiscalização na UFPA

• Envio/Consulta de Ficha de Acompanhamento e Atesto

• Cadastro/Livro de Ocorrências

Introdução

Finalidade

• Realizar a gestão de contratos da instituição em todo o seu ciclo de vida, desde o cadastramento do contrato, a sua movimentação (pagamentos, aditivos, livro de ocorrências, fiscalização, finalização do contrato) e o fornecimento de vários relatórios de gestão e controle bem como alertas, como de vencimento.

Relacionamento com outros módulos

• Módulo de Protocolo: A não utilização deste módulo impede que o módulo de contratos valide os números de protocolos nele inseridos.

• Módulo de Compras: O contrato anteriormente passou por uma licitação. A não utilização do módulo de compras impede que este módulo valide o número da licitação informada.

Perfis

• Gestor de Contratos: acessa os contratos somente de sua unidade gestora.

• Fiscal de Contratos (perfil atribuído na associação ao contrato): quando o usuário é associado o sistema permite um acesso temporário no módulo de contratos (aba fiscalização).

Portal Público e

Administrativo

Portal Público do SIPAC

Portal Administrativo

• Usuário cadastrado: Qualquer usuário do sistema devidamente identificado.

• Acessa as funcionalidades:

• Balancete dos Contratos

• Consultar Contratos

• Contratos da Unidade

• Resumo Mensal dos Contratos de Receita por Unidade

• Saldo do contrato

Consultar Contratos

Contratos da Unidade

Fiscalização

Gestão x Fiscalização

• Gestão é o gerenciamento de todos os contratos e fiscalização é pontual.

• Na Gestão de Contratos cuida-se, por exemplo, do reequilíbrio financeiro, pagamentos, prazos de vencimento, prorrogação, aditivos, etc. Atribuição executada pela PROAD/DCC.

• Na fiscalização o trabalho é realizado por uma pessoa da administração de forma pontual.

O que o fiscal pode e deve fazer?

• O Fiscal pode solicitar assessoramento técnico necessário.

• Anotar em expediente próprio as irregularidades encontradas, incidente e resultados das medidas (registro de ocorrências).

• Registrar o não cumprimento de cláusulas contratuais (Ficha de Atesto do Contrato).

O que o fiscal pode e deve fazer?

• Lei 8666/93

• Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.

• § 1o O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados.

E se não fizer?

• A falta das anotações podem ter graves consequências

• Prejuízos financeiros

• Retrabalho

• Fiscal omisso que não faz as anotações de forma devida atrai a responsabilidade para si

• Processo de Investigação (Levantamento de Responsabilidades)

• Processo Administrativo Disciplinar (PAD)

Exemplo

• Contratos continuados que necessitam de fiscalização diária

• Serviços de Limpeza

• Fiscal deve levar em consideração o contrato e o termo de referência

• Utiliza um checklist de fiscalização

Atribuições do Fiscal

• Atribuições: acompanhar e fiscalizar os contratos anotando todas as ocorrências relacionadas a execução do contrato.

• Sugestões para o fiscal:

• Ler atentamente

• Registro em Livro de Ocorrências

Fiscalização na UFPA

A Fiscalização na UFPA

• Descentralizada

• DCC/PROAD

• Identifica as unidades beneficiadas do contrato

• Envia memorando solicitando servidor para ser fiscal

A Fiscalização na UFPA

• Fiscal: responsável por conferência dos produtos e serviços.

• Terceirização: os fiscais enviam as fichas mensalmente.

Módulo de Contratos – Unidade Fiscalizadora

• Contratos de Grande Porte

• A UF (Unidade Fiscalizadora) é diferente a UB (Unidade Beneficiada) do contrato

• Fiscal não envia a Ficha de Acompanhamento e Atesto do contrato

• Ex.: Contrato de Limpeza - Prefeitura (UF) e ICEN (UB)

Módulo de Contratos – Unidade Fiscalizadora

• Contratos de Pequeno e Médio Porte

• A UF (Unidade Fiscalizadora) é igual a UB (Unidade Beneficiada) do contrato.

• Ex.: Contrato de Manutenção de Equipamentos do Laboratório de Odontologia – Instituto de Ciências da Saúde (UB e UF).

Ficha de Acompanhamento e Atesto

Perfis

• Para consulta, não é necessário atribuir um perfil para o usuário ser fiscal de contrato.

• Para incluir ocorrências é preciso que o gestor de contratos tenha associado o usuário como fiscal de um contrato e o período de fiscalização deve estar vigente.

• Quando o usuário é associado, o sistema atribui o perfil temporário de fiscal de contrato.

* Os sub fiscais deverão se reportar aos fiscais

do contrato. 30

Portal Administrativo:

Envio da Ficha como Fiscal

Portal Administrativo: Envio da Ficha como Fiscal

Portal Administrativo:

Envio da Ficha como Fiscal

Portal Administrativo: Consulta da Ficha de Acompanhamento

Ocorrências do Fiscal

Portal Administrativo – Inclusão de Ocorrência como Fiscal

• Informar número e ano do contrato:

Portal Administrativo – Inclusão de Ocorrência como Fiscal

Portal Administrativo – Consultando Livro de Ocorrência como Fiscal

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• Gestão é o gerenciamento de todos os contratos e fiscalização é pontual.

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