ESTE MANUAL É PARTE INTEGRANTE DO CONTRATO DE LOCAÇÃO DE ÁREA

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ESTE MANUAL É PARTE INTEGRANTE DO CONTRATO DE LOCAÇÃO DE ÁREA

Prezado Expositor,

É com satisfação que apresentamos o MANUAL DO EXPOSITOR, com o Regulamento Geral

alusivo ao evento II CONGRESSO MEDVEP SAFARI DE PETS NÃO CONVENCIONAIS.

Pedimos que leia com atenção e que atente para os prazos.

Solicitamos ainda, que, as normas contidas no regulamento, os anexos e as demais informações sejam repassadas a todos os funcionários que irão trabalhar no evento, a fim de evitar transtornos de última hora e contribuir para o bom funcionamento.

O desconhecimento das normas que regem a realização do evento promovido, não exime os Expositores e seus contratados (montadores, decoradores e demais pessoas envolvidas no evento) das responsabilidades, penalidades, multas e sanções previstas neste manual, solidária e independentemente.

O não atendimento dos prazos limites para as providências isenta a PROMOTORA do evento de qualquer responsabilidade sobre prejuízos que possam acarretar ao EXPOSITOR.

Para acesso ao Centro de Exposições/Pavilhão, o EXPOSITOR deverá entregar os formulários e efetuar o pagamento de todas as taxas devidas, inclusive compromissos referentes às parcelas.

SEM A COMPROVAÇÃO DOS PAGAMENTOS SUA PARTICIPAÇÃO NO EVENTO FICARÁ VETADA.

TODOS OS FORMULÁRIOS CONSTANTES NESTE MANUAL DEVERÃO SER PREENCHIDOS.

CONTATOS GERAIS:

Atendimento ao expositor

Medvep Cursos e Eventos

Fone: (000) 00000 0000 - Xxxxxx xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx

Qualquer dúvida entre em contato conosco

INFORMAÇÕES GERAIS

EVENTO:

II CONGRESSO MEDVEP SAFARI DE PETS NÃO CONVENCIONAIS

De 24 a 26 de Agosto de 2023 Horário da Feira: 11h00 às 19h00

Horário do Congresso: 13h00 às 19h00

MONTAGEM
22/08/2023	08h00 às 20h00	Demarcação de piso e
22/08/2023	08h00 às 20h00	Montagem Geral
23/08/2023	07h00 às 20h00	Montagem Geral

FUNCIONAMENTO DA FEIRA
24/08/2023	11h00 às 19h00	Realização do evento
25/08/2023	11h00 às 19h00	Realização do evento
26/08/2023	11h00 às 19h00	Realização do evento

DESMONTAGEM
26/08/2023	20h00 até 23h59	Desmontagem – retirada dos materiais expositor (passivo de multa por hora). Obrigatória

CALENDÁRIO DO EVENTO:

DOMINGO	SEGUNDA	TERÇA	QUARTA	QUINTA	SEXTA	SÁBADO
		Montagem	Montagem	Evento	Evento	Evento / Desmontagem

DATA LIMITE DOS FORMULÁRIOS:

AÇÃO	DATA FINAL	CONDIÇÃO	RESPONSÁVEL
Cadastro da montadora	15/08	Obrigatório	Expositor
Termo de responsabilidade da Montadora	No local	Obrigatório	Montadora
Projeto do estande para aprovação	15/08	Obrigatório	Montadora
Credenciais da montadora	15/08	Obrigatório	Montadora
Taxa de limpeza proveniente montagem e desmontagem	15/08	Obrigatório	Montadora
Credenciais de expositor	20/08	Obrigatório	Expositor
Cadastro de prestador de serviço - credenciais temporárias	20/08	Obrigatório	Expositor
Solicitação de energia elétrica	15/08	Obrigatório	Expositor

ASPECTOS GERAIS

Promotora

A PROMOTORA poderá a qualquer momento alterar e/ou acrescentar normas e informações no manual do expositor que se faça necessária para o bom andamento do evento.

A administração do evento poderá cancelar e /ou postergar a realização do mesmo, desde que tal fato seja justificado mediante prévia comunicação, ficando a administradora isenta de qualquer indenização ao EXPOSITOR.

O não pagamento das taxas e valores pertinentes às áreas vedará a participação do EXPOSITOR.

Intransferibilidade

É vedado ao EXPOSITOR transferir a terceiros, total ou parcialmente, a área locada, sem a expressa anuência da organização.

Interdição à promoção de terceiros

É absolutamente vedada a exposição e/ou publicidade, direta ou indireta, de quaisquer produtos de empresas não participantes do evento ressalvadas a condição que comprove sua absoluta necessidade como material complementar à composição visual do estande.

Neste caso, é exigida a autorização expressa da PROMOTORA.

Holdings, grupos e empresas associadas

Tratando-se de um “holding”, grupo empresarial ou quando possuir empresas associadas, o EXPOSITOR poderá apresentar produtos dessas empresas desde que forneça, antecipadamente, à PROMOTORA listagem das mesmas e comprovante de vínculo.

Redistribuição de área

Embora só o faça em caso extremo, a PROMOTORA poderá, a bem geral, redistribuir as áreas ou setores do evento, respeitando as dimensões e as características dos espaços (como número de frentes) inicialmente contratados.

Responsabilidade por danos/prejuízos

A PROMOTORA exime-se de qualquer responsabilidade por danos ou prejuízos causados a pessoas e/ou produtos expostos antes, durante e após o evento, inclusive roubo, sabotagem, convulsão civil, deficiências ou interrupções no fornecimento de energia elétrica e água, e sinistros de qualquer espécie.

É de responsabilidade da empresa EXPOSITORA manter um funcionário de sua confiança em seu estande até a retirada final dos materiais expostos.

Serviços disponibilizados

Estará em operação, em horários compatíveis ao evento:

Montagem/Realização/Desmontagem

✓ Credenciamento

✓ CAEX

✓ Energia Elétrica (conforme solicitado em formulário)

✓ Ambulância para primeiros socorros

✓ Limpeza (nas áreas de circulação)

✓ Segurança do pavilhão

CAEX e Credenciamento

Estarão em funcionamento durante o período integral da realização do evento em horários compatíveis a montagem, realização e desmontagem, os seguintes serviços: atendimento aos expositores, recebimentos, solicitações, emissão e entrega de credenciais, dúvidas, etc.

OBS.: É proibida a circulação de pessoas sem credencial de identificação dentro do evento. As credenciais deverão ser retiradas no CAEX (Centro de Atendimento ao Expositor), a partir do dia 22/08/2023.

Segurança

Os serviços de segurança do evento serão realizados durante o período vigente na página 3, nas áreas comuns do evento nos dias de montagem, realização e desmontagem, com equipe de segurança humana.

É de responsabilidade do EXPOSITOR a segurança de seu estande no período de montagem e desmontagem e durante o evento. O ORGANIZADOR do evento não terá qualquer

responsabilidade cível ou criminal por quaisquer infortúnios, acidentes, furtos e/roubos que eventualmente venham a ocorrer.

Caso o EXPOSITOR efetue contratação de seguranças, o evento indica que os profissionais sejam da mesma equipe de segurança oficial da feira, a qual já possui os certificados de autorização adequados. Não sendo, deverá verificar o licenciamento da empresa escolhida junto ao órgão competente, e obrigatoriamente apresentar o certificado à organização da feira, junto ao CAEX. Somente a apresentação desse certificado permitirá o serviço de segurança contratado possa ser autorizado pelo evento.

Após o encerramento das atividades e o fechamento total das portas, será proibida a permanência de pessoas no interior do local nem a permanência de seguranças que não sejam contratados pela PROMOTORA ou AUTORIZADO conforme formulário.

Equipamentos e produtos proibidos

É proibida a utilização de GLP (Gás Liquefeito de Petróleo) de motores a combustão interna no interior do local do evento. É proibida, também, a utilização de explosivos, gases não inertes, tóxicos e combustíveis.

Serviço médico

Durante o período de montagem, realização e desmontagem do evento haverá atendimento médico de primeiros socorros, através de área protegida à distância.

Contratação de Seguro

A PROMOTORA tem somente seguro extensivo ao pavilhão. Os estandes, bens, produtos e pessoal de serviço dos expositores não estarão cobertos pelo seguro do organizador.

Dispomos de empresa parceira que poderá lhe atender com a demanda.

Utilização de som

O EXPOSITOR que desejar utilizar equipamentos de som e de imagem deverá observar, rigorosamente, os seguintes itens:

a) Só será PERMITIDO a utilização de som nos estandes após às 18h00, sendo passível de multa no valor de R$1.000,00 caso seja descumprido o horário;

b) Não serão permitidas demonstrações que possam gerar situação de pânico, colocando em risco a segurança dos expositores e visitantes. É expressamente proibido qualquer tipo de promoção que provoque tumultos nos corredores e que não esteja previamente autorizado pela PROMOTORA;

c) Em caso de utilização de som mecânico – que não poderá ser amplificado -- as caixas acústicas deverão estar voltadas para dentro do estande e nenhuma demonstração sonora poderá exceder ao volume normal de voz (o equivalente a 60 decibéis), a menos que seja executada em ambiente dotado de perfeito isolamento acústico;

d) A fiscalização para a observância do item anterior será feita por um técnico qualificado de uma entidade especializada no assunto;

e) Em caso de infração, o EXPOSITOR receberá um único aviso – na reincidência a energia do estande será interrompida;

f) É vedado o uso de sistemas de amplificação para a emissão de mensagens promocionais;

g) A contratação de menores para apresentações em geral, exige autorização do Juizado de Menores;

Pedimos atenção para a Lei que se refere ao uso de som em locais de acesso público. De acordo com ECAD Escritório Central de Arrecadação e Distribuição / Direitos Autorais Lei Nº9. 610 de 19 de Fevereiro de 1998 que regulamenta o uso de som ambiente determina que não é permitido o uso do mesmo sem a devida autorização.

Limites de atuação

Os corredores do local do evento são de uso comum, não sendo neles permitido o aliciamento de visitantes ou distribuição de impressos ou quaisquer outros artigos, bem como não é permitida, neles ou sobre eles, a colocação ou aposição de faixas, painéis, motivos decorativos, tapetes ou qualquer outro material. O EXPOSITOR deverá atuar, exclusivamente dentro dos limites da área de seu estande.

Lei de proteção de dados pessoais (Lei nº 13.709/2018)

O EXPOSITOR e seus Diretores e Prepostos desde já, autorizam e consentem, a PROMOTORA na forma no art. 5 inciso XII, art. 6º inciso I, art. 7º inciso I e 8º todos da Lei nº 13.709/2018 a divulgar seus dados pessoais para fins de divulgação da feira em quaisquer meios de comunicação.

REGULAMENTO GERAL DO EVENTO

Local e Data

O Evento será realizado no Hotel Golden Park Sorocaba & Convenções em Sorocaba / PR de 24 a 26 de Agosto de 2023.

O EXPOSITOR deverá enviar até a data limite deste manual os formulários devidamente preenchidos com os dados para a produção das credenciais e outros.

A retirada das credenciais se dará a partir do dia 22 de agosto de 2023 das 08h00 às 18h00, no local do evento.

Durante o funcionamento da Feira, as portas de acesso dos serviços serão abertas uma hora antes abertura do evento para o público, para preparação dos stands, e serão fechadas impreterivelmente no horário do início do evento, sendo permitida apenas a entrada de pessoas identificadas com a credencial. Para manutenção a pessoa deverá estar portando a credencial de manutenção.

Ao término da jornada diária, as portas serão abertas no mesmo horário do encerramento dos trabalhos e sendo fechadas, uma hora depois, por onde também, só sairão pessoas identificadas com a credencial

PROVIDÊNCIAS PREPARATÓRIAS

Preenchimento dos Formulários

Preenchimento dos Formulários devem ser preenchidos e enviados através do e-mail: xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.

Sendo obrigatório o preenchimento dos itens solicitados.

Possíveis atrasos ou o não preenchimento dos mesmos poderão acarretar embargo da montagem do estande

Contratação de Montagem de Estande

É de livre escolha da empresa expositora a contratação de empresas especializadas para montagem, manutenção e desmontagem de seu estande. Porém, as mesmas deverão estar devidamente autorizadas/credenciadas e regularizadas junto à Organização do evento. A contratação de empresa especializada para montagem, manutenção e desmontagem do estande não isenta o EXPOSITOR da responsabilidade quanto ao cumprimento integral do presente Manual do EXPOSITOR.

NORMAS PARA APRESENTAÇÃO DE PROJETOS, MONTAGEM, FUNCIONAMENTO E DESMONTAGEM DOS STANDS

Cheque caução

Somente poderão entrar na área de montagem, as MONTADORAS que fornecerem na entrada do pavilhão o formulário – Termo de Responsabilidade, juntamente com o cheque caução de R$ 5.000,00 (CINCO MIL REAIS) a ser entregue no pavilhão antes da montagem.

Este cheque tem como objetivo prevenir a integridade do LOCAL e o bom andamento das atividades relativas ao evento. Fica estabelecido 01 unidade de cheque no valor citado acima, para CADA STAND A SER MONTADO. O cheque-caução só será devolvido após a constatação de nenhuma irregularidade às normas deste manual e da entrega da área onde foi montado o stand em perfeito estado.

Execução do projeto

a) O piso não poderá em hipótese alguma, ser demarcado, pintado, furado ou escavado. Todas as estruturas deverão estar montadas sobre uma forração. A fixação de carpete diretamente no piso do Centro de Convenções somente será autorizada mediante o uso de fita dupla face 3M ou Cremer tipo esparadrapo, ficando EXPRESSAMENTE PROIBIDO a utilização de outros tipos de cola. OBS: Toda a fita dupla face deverá ser removida do piso no final do evento pela montadora.

b) Serão proibidos os serviços de carpintaria e marcenaria no local da Exposição; A montadora com stands ou elementos em madeira deverão trazer para o local peças pré-fabricadas, emassadas, lixadas e pintadas, evitando assim maiores transtornos.

c) É proibida a instalação/fixação de peças ou partes do stand na estrutura do local, e também, proibido furar ou pintar estes elementos.

d) É obrigação do EXPOSITOR providenciar o perfeito acabamento na cor branca, nas paredes divisórias e nas estruturas voltadas para os stands vizinhos e áreas visíveis no ambiente do evento.

e) Todo stand que tiver piso elevado com tablados deve conter algum tipo de forração sob o mesmo, para não danificar o piso do local, e todo serviço executado sobre o piso deve obrigatoriamente conter algum tipo de forração como proteção. É obrigatório nos stands com piso elevado, o uso de rampa de acesso para pessoas com dificuldades de locomoção, com largura de no mínimo 1,20m e inclinação de no máximo 8,33%, conforme normas da ABNT.

f) É proibido o corte de materiais que ocasionem poeira ou fagulhas.

g) Não é permitido utilização dos seguintes materiais: cerâmica, granitos, porcelanatos ou similares.

h) A fiação elétrica deverá estar devidamente instalada, acabada, isolada e embutida. O QUADRO DEVERÁ ESTAR EM ÁREA DE LIVRE ACESSO DA PROMOTORA.

i) O critério para as montagens especiais deverá conter:

A. Limites Laterais - A projeção horizontal do estande, inclusive quaisquer elementos decorativos ou produtos expostos, não poderão ultrapassar os limites da própria área. Não é permitida, em nenhuma hipótese, a instalação ou exposição de qualquer material ou produto fora do espaço destinado ao estande.

B. Paredes - É obrigatória a construção pelo expositor/montadora, de paredes nos limites de sua área na divisa com outro estande, as mesmas deverão possuir acabamento em ambas as faces. Todo e qualquer componente de montagem executado nos estandes, que ofereça visibilidade tanto pelos vizinhos quanto pelas ruas principais e/ou transversais, deverão ter acabamento da mesma qualidade da parte frontal do estande.

C. Altura Máxima - O ponto mais alto de qualquer elemento ou estrutura do estande não poderá exceder a altura de máxima de 3,00 metros, a contar do piso do pavilhão.

D. Caso ocorrerem pilares do pavilhão localizados na área do estande, favor entrar em contato com a montadora oficial, a qual fornecera as medidas do posicionamento dos mesmos.

E. Não será permitida a construção de mezaninos ou segundo piso.

j) A altura máxima para paredes montadas com painéis de vidro simples é de 2,20m e estas deverão conter sinalização de emergência. Acima desta altura, somente serão permitidas paredes montadas com painéis de vidro que contenham aplicação de película de segurança tipo “insufilm“ ou paredes montadas com painéis de policarbonato, acrílico, vidro laminado ou temperado. Aos vidros com aplicação de “insufilm“ é necessária a apresentação do Atestado Técnico garantindo o não estilhaçamento destes vidros, no caso de quebras.

k) ATENÇÃO. Paredes Cegas (sem transparências). A montagem de paredes cegas nos stands não deverá ultrapassar ao percentual de 50% do total de cada lateral (divisa) voltada para as circulações do evento.

l) Equipamentos cuja demonstração apresente riscos para o público, para stands contíguos ou mesmo para o local, deverão ser providos de instalações que eliminem por completo qualquer periculosidade. Caso contrário, será vetado o seu uso.

m) Em todos os estandes em que serão instalados sistemas ou aparelhos condicionadores de ar 50.000 ou mais BTU’s, é imprescindível que se apresente Anotação ou Responsabilidade Técnica – ART, projeto e execução por profissional habilitado no Sistema CREA/CONFEA.

n) Jardins, flores e plantas ornamentais, serão permitidos quando contidos em vasos, cestos ou outros recipientes, desde que não sejam usadas terra solta, areia e pedras para a execução de jardins no local. Após a execução dos trabalhos de jardinagem, a área próxima ao stand deverá ser limpa. Quaisquer trabalhos com tintas e/ou materiais corrosivos, pós e líquidos, devem estar em vasilhames próprios e equipamentos adequados, evitando danos às pessoas, ao local e aos stands vizinhos.

o) É proibido obstruir o acesso aos EXTINTORES/ HIDRANTES.

p) Não será permitida a instalação de pontos para água e deságue nos stands, exceto acondicionados em bombonas e com a devida autorização da PROMOTORA.

q) É proibido apoiar, amarrar ou pendurar qualquer componente ou produtos na estrutura, telhados e paredes do pavilhão. É proibido também pintar ou furar esses elementos.

Apresentação do projeto

ATENÇÃO PRAZO MÁXIMO PARA ENVIO DOS PROJETOS – 15/08/2023. O atraso na

entrega implicará em multa de R$ 200,00/dia a ser pago pelo expositor à Organização do evento.

A MONTADORA deverá fazer o upload no sistema exclusivo do expositor o Projeto do Stand contendo, planta baixa, elevações com cotas e planta de elétrica, as quais deverão estar devidamente assinadas pelo profissional registrado no CREA.

Carga e Descarga

A carga e descarga de material, mercadorias, máquinas e equipamentos é de responsabilidade do expositor e deverá ser feita pelo acesso de CARGAS E DESCARGAS.

O local não dispõe de carrinhos para transporte de carga e não se responsabiliza pela guarda ou quaisquer danos, perdas ou extravios de mercadorias, tanto nas áreas internas quanto externas do Centro de Eventos.

Resíduos ou materiais deixados nas áreas comuns do local estarão sujeitos à apreensão

Será aplicada ao expositor / montadora, que não terminar a montagem do stand até o horário estipulado neste manual, uma multa de R$ 1.000,00 por hora extra. A cobrança seguirá via boleto bancário, emitido pela PROMOTORA. A 9 organização do evento poderá interromper os trabalhos no stand e verificar um horário apropriado para o término dos serviços.

O transporte de materiais no interior das dependências do Centro de Eventos que não for feito manualmente, somente poderá ser feito por veículos com rodas de borracha (pneus).

Todo EXPOSITOR é obrigado a manter em seu stand, do início da montagem, durante todo o funcionamento e até o final da desmontagem, pelo menos um extintor de incêndio, com carga compatível com os produtos que irá expor e com materiais utilizados na montagem do stand.

A PROMOTORA reserva-se o direito de exigir maior número de extintores, vistoriá-los, exigir recargas e determinar locais para sua fixação, ficando o EXPOSITOR como único responsável pelo não cumprimento dessas obrigações e por todos os prejuízos a que der causa.

Normatização equipamentos de proteção individual (EPI)

Visando à proteção de riscos suscetíveis de ameaçar a segurança e a saúde, é obrigatório a todos os que tiverem acesso aos pavilhões no período de montagem e desmontagem fazerem uso dos EPIs.

Caberá a MONTADORA de cada expositor o fornecimento dos equipamentos de segurança e proteção individual (EPIs), necessários e adequados em perfeito estado de conservação e funcionamento de maneira a garantir a segurança de seus empregados e ou contratados na realização dos trabalhos e vigiar o uso adequado uso dos EPIs, conforme norma vigente.

É obrigatório que todos os EPI possuam C.A. (Certificado de Aprovação) emitido pelo MTE - Ministério do Trabalho e Emprego, conforme a Norma Regulamentadora (NR 06).

EPIs obrigatórios

✓ Calçado fechado e sem salto alto, ficando proibidos chinelos, tamancos, sandálias e sapatilhas;

✓ Calça comprida e/ou bermuda até o joelho;

✓ Camisa e/ou camiseta.

EPIs sugeridos

✓ Luvas;

✓ Óculos de proteção;

✓ Protetor auricular;

✓ Guarda-pó;

✓ Capacete;

✓ Sapato fechado com palmilha de aço;

✓ Cinto de segurança.

Termo de Utilização de EPIs

A promotora não se responsabilizará pela falta de uso do EPI ou seu uso inadequado. A montadora/expositor assumirá total responsabilidade legal pelo não cumprimento das normas de segurança do Ministério do Trabalho (NR 06).

Desmontagem

A desmontagem para o expositor estará liberada a partir das 20h do dia 26/08/2023. O Expositor deverá retirar todo seu material e equipamentos impreterivelmente até às 22h00, para que a montadora possa dar andamento na desmontagem dos stands.

A PROMOTORA recomenda aos EXPOSITORES que mantenham vigias em seus stands enquanto seus materiais não forem retirados em sua totalidade, pois a mesma NÃO SE RESPONSABILIZA por quaisquer problemas advindos da inexistência de vigilância. Por desmontagem entende-se a total liberação da área do stand, até a retirada total da fita demarcadora e entulho local.

Em virtude de cláusula contratual entre a PROMOTORA e o CENTRO DE EVENTOS, que estabelece multa pela não liberação das áreas locadas, o EXPOSITOR / MONTADOR que 10 não efetuar a desmontagem e remoção total do stand até o horário estipulado e/ou provocar algum tipo de dano ao local, autoriza a PROMOTORA a emitir uma fatura no valor de R$3.000,00 para pagamento dos serviços de remoção do stand ou consertos na estrutura. A PROMOTORA fica autorizada a tomar todas as medidas aqui previstas, e outras que se fizerem necessárias, até o ressarcimento total dos prejuízos causados pelo expositor, e/ou seus prepostos ou contratados.

A Limpeza

O EXPOSITOR deverá observar, rigorosamente, os seguintes itens:

a) A limpeza interna dos stands é de responsabilidade do expositor;

b) O EXPOSITOR deverá pagar a taxa de limpeza geral no valor de R$ 30,00 por m² conforme formulário. A taxa de limpeza de montagem refere-se à limpeza geral do pavilhão (áreas de circulação, sanitários e áreas comuns) durante o período de montagem e desmontagem.

c) Em caso de montagem própria o valor deverá igual ser recolhido pelo EXPOSITOR.

d) O EXPOSITOR poderá contratar a limpeza oficial do evento para o seu estande pelo

formulário.

OBS.: Esta taxa não abrange a retirada de materiais de montagem e desmontagem de estande (madeira, vidro, etc.)

Pagamento em atraso

O não pagamento ou atraso na quitação do valor de locação da área, de acordo com as normas e prazos estabelecidos no Contrato de Participação, implicará na perda do direito à localização escolhida, facultando-se à PROMOTORA dispor do espaço para um outro expositor.

OBS: O Expositor que estiver em atraso com seus pagamentos só receberá a área, bem como as credenciais de acesso, mediante pagamento das parcelas vencidas.

Acesso de pessoal - CREDENCIAIS

O expositor tem direito a 01(um) credencial gratuitamente, a cada 02m² de área de stand. Todos os profissionais da empresa expositora e seus prestadores de serviços (recepcionistas, fotógrafo, etc.) deverão estar identificados durante a montagem, realização e desmontagem.

As credenciais deverão ser solicitadas através do Formulário para EXPOSITOR e Formulário para Prestadores de Serviços. O uso da credencial é obrigatório para todo o período do evento.

Trabalho de Menores

O trabalho de menores é regulamentado, sendo necessárias as devidas autorizações da Delegacia Regional do Trabalho e do Juizado de Menores, exigíveis em qualquer das fases do evento.

Abandono de material

Os materiais não retirados nos prazos estipulados serão considerados abandonados, sem qualquer responsabilidade por parte da PROMOTORA.

Energia elétrica

As instalações elétricas dos stands deverão atender integralmente ao disposto nas normas técnicas NBR 5410/97 e 13.570/96 da ABNT.

O expositor deverá solicitar a quantidade de energia elétrica a ser utilizado no seu stand para o perfeito funcionamento da iluminação e das operações dos equipamentos.

Por razões de segurança técnico-operacional, a PROMOTORA é responsável, exclusivamente, pelo suprimento e conexão da energia desde os quadros de distribuição de eletricidade existentes no local, até a área de cada stand.

Caberá a cada expositor ou montadora complementar a instalação e distribuição da rede elétrica no interior do stand. A chave geral e demais dispositivos de proteção dos circuitos elétricos deverão estar acondicionados em quadros específicos para o devido uso, com porta, fixados em local de livre acesso à equipe de manutenção da PROMOTORA, mesmo fora do horário de funcionamento do evento.

Tensão

A corrente disponível é alternada, com frequência de 60Hz (hertz) nas tensões de 220 Monofásico.

OBS. Os expositores que necessitarem de energia 110v, deverão providenciar seus próprios transformadores de voltagem.

A PROMOTORA cabe o direito de não fornecer ou desligar o fornecimento de energia elétrica a qualquer EXPOSITOR / MONTADOR que não observar os Regulamentos de Instalação de Energia Elétrica e/ou não comprovar o pagamento da taxa.

NOTAS:

• Os cabos deverão ser dimensionados conforme demanda de consumo de seu estande com as instalações elétricas atendendo integralmente o disposto norma técnica da ABNT – NBR 5410 – Instalações Elétricas em Baixa tensão.

• É expressamente proibido o uso de fio paralelo nas ligações internas do ESTANDE, sendo obrigatória a utilização de cabos não propagadores de chama com dupla isolação mecânica (como exemplo cabos do tipo PP). Caso seja constatada alguma irregularidade, o Expositor e a montadora deverão regularizar de imediato.

• Não é permitida a passagem de cabos ou quaisquer elementos de ligação que cortem ruas, áreas comuns ou estandes vizinhos. Essas necessidades, se ocorrerem, deverão ser previstas com antecedência e resolvidas junto à PROMOTORA.

• É obrigatória a informação visual (etiquetas) em todas as tomadas disponibilizadas aos expositores da voltagem de cada uma delas, evitando assim a queima de equipamentos. O Organizador não se responsabilizará por acidentes desta natureza.

• Toda a iluminação do estande deverá ser auto-suficiente durante a montagem, evento e

desmontagem não devendo o expositor/montadora “contar” com a iluminação do pavilhão.

• Após o encerramento diário das atividades, todos os disjuntores do estande deverão ser desligados, exceto quando necessário manter algum equipamento ligado fora do horário permitido, desde que esteja autorizado pela PROMOTORA. Para isso, o equipamento deverá estar instalado com circuitos independentes e possuir identificação própria (ex.: geladeira, frigobar).

É de responsabilidade do EXPOSITOR o pagamento das despesas do consumo de energia elétrica no stand durante a realização do evento, que deverá ser paga por meio do Formulário.

Verifique a seguir os valores:

Para pagamento até 15 de agosto de 2023 - R$ 350,00 por KVA (mínimo de 1 kva).

Cálculo de energia a ser utilizada no stand:

Após o preenchimento do formulário (obrigatoriamente detalhado), relacionando os aparelhos e equipamentos elétricos a serem utilizados no stand, incluindo a iluminação, o EXPOSITOR verificará o número de KVAs necessários:

Exemplo:

Após o preenchimento do formulário, verificamos a necessidade de um total de 8,45 KVAs, faremos a seguinte conta: 8,45 KVAs x R$ 350,00/KVA = R$ 2.957,50 (Valor total a pagar pelo consumo de energia elétrica no stand para pagamento após dia 01).

Qualquer excesso de consumo comprovado durante a realização do evento será cobrado pela PROMOTORA à razão da taxa especificada, com o acréscimo de 10% de multa.

O pagamento se dará via boleto bancário emitido pela PROMOTORA.

O não pagamento da taxa de energia impede a liberação do espaço na Feira, para início da montagem do stand.

Internet

O expositor que necessitar destes serviços, deverá obrigatoriamente contratar diretamente com o concessionário do Golden Park Sorocaba & Convenções (00) 0000-0000 que realiza estes serviços com exclusividade.

Para a contratação destes serviços o local recomenda o prazo mínimo de 07 dias antes da realização do evento.

Importante:

Havendo interesse em contratação de banda maior ou Link Exclusivo (rede particular para o estande), importante solicitar com antecedência.

Remessa de mercadorias ou produtos para exposição

É de responsabilidade exclusiva do expositor, cumprir as exigências legais aos procedimentos para remessa de mercadorias, equipamentos, produtos, utensílios, etc. A Organização isenta-se de qualquer responsabilidade decorrente da não observância das exigências do IPI e ICMS.

Isenções do ICMS

A isenção do ICMS está condicionada aos requisitos a serem preenchidos no documento fiscal, que não será considerado se não for totalmente preenchido de forma satisfatória. Os expositores deverão também atentar para o fato de que o benefício fiscal está condicionado ao retorno das mercadorias ao estabelecimento remetente no prazo de 60 dias. Caso essa exigência não seja cumprida, estará descaracterizada a operação que ampara o benefício fiscal, devendo o expositor tributar o fato gerador do ICMS, considerando a data da remessa original.

Suspensão do IPI

Os produtos remetidos diretamente à exposição em feiras de amostras e promoções semelhantes, realizada pelo estabelecimento industrial ou equiparado industrial, poderão sair com a suspensão do tributo conforme Art.43, II do RIPI/2010.

Emissão da nota fiscal de remessa

Não emitir notas fiscais qualificando como destinatário a Promotora do Evento Congresso Medvep Dor e Anestesiologia Veterinária, pois a legislação do ICMS não prevê este tipo de operação.

Dados da NF:

Destinatário: nome da empresa expositora

CNPJ: da empresa expositora

Inscrição Estadual: da empresa expositora

Endereço: deverá constar o endereço de realização do evento, Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx, xx 0,0 - Xxxxxxxx, Xxxxxxxx - XX, 00000-000

Natureza da Operação: remessa de mercadoria para exposição ou feira.

Corpo da NF: “Isento de ICMS por se destinar a simples exposição no evento Congresso Medvep Safari de Pets não Convencionais, com posterior retorno conforme Livro I, Art. 9º Inciso VI do RICMS, Decreto Nº 37699/97”.

IPI suspenso conforme artigo 43, seção II, inciso II, do decreto 7212/10.

Dados Adicionais / Informações Complementares: devem constar as informações abaixo e o fundamento legal do ICMS conforme o Regulamento do ICMS do Estado em que se iniciou

o transporte.

“Estas mercadorias destinam-se à exposição no Evento Congresso Medvep Safari de Pets não Convencionais no período de 24 a 26 de agosto de 2023, Rodovia Senador Xxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx, km 2,6 - Iporanga, Sorocaba - SP, 18087-125, devendo retornar ao estabelecimento de origem no prazo máximo de 60 dias da data de emissão desta nota fiscal.”

“Saída com suspensão do IPI - Art. 43, II, do RIPI/2010”

Observações:

Caso o sistema da nota fiscal eletrônica de sua empresa não permita o preenchimento do endereço de realização da feira no campo destinatário, é possível efetuar o preenchimento com o endereço da empresa e inserir o endereço de realização da feira no campo das observações.

Reforçamos que ao contratarem qualquer transportadora para o envio de materiais para

o local da exposição, é imprescindível a instrução de que a cobrança do frete seja remetida ao expositor. O evento não se responsabilizará por tais despesas.

Emissão da nota fiscal de retorno

Quando ocorrer o retorno das mercadorias ao término da Feira, os expositores deverão emitir nota fiscal de entrada (Modelo 1) para transporte desses bens da feira ao seu estabelecimento.

Dados da NF:

Destinatário: deverão constar o nome e endereço do expositor ou do estabelecimento que receberá a mercadoria;

Natureza da operação: Retorno de mercadoria para exposição ou feira;

Corpo da NF: descrição dos produtos enviados, da mesma forma como apresentados na Nota Fiscal de remessa e constar a informação: “Isento de ICMS conforme Livro I, Art. 9º Inciso VII do RICMS, Decreto Nº 37699/97” e base de IPI, a mesma da remessa.

Dados Adicionais / Informações Complementares: devem constar as informações abaixo e o fundamento legal do ICMS conforme o Regulamento do ICMS do Estado em que se iniciou

o transporte.

“Retorno das mercadorias remetidas ao Evento Congresso Medvep Safari de Pets não Convencionais no período de 24 a 26 de agosto de 2023, Rodovia Senador Xxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx, km 2,6 - Iporanga, Sorocaba - SP, 18087-125, conforme NF nro. XXX de XX/XX/XXXX.”

Importante:

Em ambos os casos, as empresas deverão consultar a própria contabilidade para mais informações.

Disposições gerais e finais

O EXPOSITOR obriga-se a respeitar e fazer respeitar por seus funcionários e/ou contratados, todas as cláusulas deste contrato, sob a pena de ser dispensado das atividades do Evento. Bem como, obriga-se a manter, em seu estande, todo material exposto até o final do Evento, sem responsabilidade e qualquer direito a ressarcimento por parte da PROMOTORA.

Guia de formulários

PREENCHA COM ATENÇÃO E CUMPRA COM OS PRAZOS ESTIPULADOS!

Solicitação de formularios

xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx

(00) 00000 0000 whatsapp

Solicitamos aos expositores e/ou suas empresas contratadas o devido preenchimento dos formulários, a fim de viabilizar a participação da empresa no evento.

Todos os pagamentos poderão ser efetuados via boleto bancário enviados após o preenchimento dos formulários.

Dúvidas poderão ser sanadas por email xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx ou por telefone (00) 00000 0000

O não cumprimento das datas limites ou de outras instruções aqui constantes isentará a organização de qualquer responsabilidade pelo atendimento, por prejuízos ou problemas que possam advir para o expositor.

NOTA:

A liberação para início da montagem do estande se dará mediante;

✓ Apresentação e Aprovação do Projeto de Estande;

✓ Preenchimento e assinatura do Termo de Responsabilidade de Montagem e Desmontagem, que deverá ser enviado à Organização do evento via Correios ou entregue no CAEX;

✓ Comprovação do pagamento de todas as Taxas obrigatórias.

FORMULÁRIO – Cadastro Montadora

O Expositor deverá cadastrar a empresa montadora de seu estande através do formulário enviado junto ao manual do expositor.

FORMULÁRIO – Termo de Responsabilidade de Montagem e Desmontagem

Termo que deve ser firmado pela empresa expositora e pela empresa montadora responsável pela montagem e desmontagem do estande no evento com objetivo de garantir o fiel cumprimento das responsabilidades, obrigações e prazos deste manual, sendo que o mesmo seja encaminhado ou entregue no CAEX à Organização para controle.

FORMULÁRIO – Apresentação do Projeto de Estande

Deve ser enviado o Projeto de Estande conforme Orientação Técnica descrita no manual. OBS.: O início da montagem do estande só poderá ser efetivado somente após aprovação do projeto, que será realizado pela organização.

FORMULÁRIO – Solicitação de Credencial de Montagem

Esta credencial é para uso dos profissionais que farão a montagem e desmontagem dos estandes.

FORMULÁRIO – Taxa de Limpeza de Montagem

O valor se refere a taxa de entulho gerado pela montagem e desmontagem.

Valor - R$ 30,00 por m².

FORMULÁRIO – Solicitação de Credencial de Expositor

A credencial de expositor permite acesso livre durante a montagem, realização e desmontagem da feira, sendo de uso exclusivo da diretoria, gerência e responsáveis pelo atendimento no estande da empresa.

OBS.: Será liberado uma credencial a cada 2m². As credenciais de expositor estarão disponíveis a partir do dia 22/08/2023 no CAEX (Central de Atendimento ao Expositor).

FORMULÁRIO – Cadastro de Prestador de Serviço – credenciais temporárias

Destina-se ao credenciamento de empresas que prestarão serviços aos expositores tais como: buffet, limpeza, comunicação visual e demais serviços referentes ao estande. Uma vez cadastrada, a empresa prestadora de serviço receberá as credenciais de seus funcionários. As credenciais estarão disponíveis para retirada no CAEX a partir do dia 25/07/2023.

FORMULÁRIO – Solicitação de Energia Elétrica

Este formulário contém solicitações de energia elétrica (demanda de KVA) que deve ser preenchido pela empresa expositora, de preferência com auxílio da montadora.

Consiste em informar a demanda de KVA por equipamento, na qual o expositor deverá somar os KVA’s de seu sistema de iluminação e equipamentos elétricos, obtendo assim o total de KVA’s a solicitar.

Para o expositor que não informar a quantidade necessária na data limite, será calculado e fornecido o mínimo de 1 KVA, estando à empresa expositora e sua montadora obrigada a respeitar o limite estabelecido.

Consulte o valor com datas limites constantes nesse manual.

ATENÇÃO: A energia elétrica será fornecida trifásica na tensão de 220 Volts em todo pavilhão. O pavilhão não possui tensões de 110 Volts nem 127 Volts em nenhuma área de exposição, caso necessite utilizar estas tensões o expositor deverá trazer o transformador

Aproveitamos para ressaltar a importância do preenchimento dos formulários até as datas exigidas. O atraso ou não envio dos mesmos não nos permitirá atendê-lo.