Governo do Estado do Rio de Janeiro Secretaria de Estado de Saúde Subsecretaria Executiva
Governo do Estado do Rio de Janeiro Secretaria de Estado de Saúde Subsecretaria Executiva
TERMO DE REFERÊNCIA
1. OBJETO
Gestão de estoque, fluxo de material e documentação para Coordenação de Armazenagem, com fornecimento de infraestrutura de armazenagem, equipamentos de automação e manutenção, software de gestão de estoques e mão de obra especializada.
2.SETOR REQUISITANTE
Superintendência de Logística, Suprimentos e Patrimônio
3.OBJETIVO
Gestão de estoque e infraestrutura da Coordenação Geral de Armazenagem, compreendendo controle logístico via internet, digitalização de todo fluxo documental, integridade do estoque comprovada e atestada por auditoria, abastecimento aos municípios, às unidades próprias hospitalares e outras de interesse da Secretaria de Estado de Saúde do Estado do Rio de Janeiro (SES-RJ).
4. JUSTIFICATIVA
A Constituição Federal de 1988 afirma que a saúde é direito de todos e dever do Estado, garantido mediante políticas sociais e econômicas que visem tanto à redução do risco de doença e de outros agravos, quanto ao acesso universal e igualitário às ações e serviços de saúde para sua promoção, proteção e recuperação. As ações e serviços obedecem aos princípios de: (i) universalidade de acesso aos serviços de saúde em todos os níveis de assistência; ( i) integralidade de assistência em todos os níveis de complexidade do sistema e ( i) igualdade da assistência à saúde, através da conjugação dos recursos financeiros, tecnológicos, materiais e humanos do Estado e dos Municípios na prestação de serviços de assistência à saúde à população. Cabe à direção estadual do Sistema Único de Saúde (SUS) prestar apoio técnico e financeiro aos Municípios e executar supletivamente ações e serviços de saúde.
Para consecução de tais princípios, um dos objetivos preconizados pelo Sistema Único de Saúde é a assistência às pessoas por intermédio de ações de promoção, proteção e recuperação da saúde, com a realização das ações assistenciais e das atividades preventivas. Nesse bojo, inclui-se a assistência terapêutica integral, inclusive farmacêutica.
De acordo com a Portaria Nº 828/2020, a execução das ações do SUS é dividida em blocos de manutenção e/ou estruturação. Ambos os blocos se dividem nas seguintes categorias de financiamento de acordo com o nível de atenção:
I - Atenção Primária;
II - Atenção Especializada;
III - Assistência Farmacêutica;
IV - Vigilância em Saúde; e V - Gestão do SUS.
O artigo 17 da lei no 8.080/1990 define que compete à direção estadual do Sistema Único de Saúde a promoção da descentralização para os municípios dos serviços e das ações em saúde. Cabe também aos estados a coordenação e, em caráter complementar, a execução destas ações e serviços.
Com esta finalidade, o financiamento do SUS é tripartite, sendo que cada ente financia algum nível de atenção pela provisão de recursos financeiros ou também de produtos, tais como medicamentos, insumos, vacinas ou equipamentos. De acordo com a Lei Complementar Nº 141/2012, ficou definida uma distribuição da participação mínima percentual para a União, Estados, Distrito Federal e Municípios.
No caso do Estado do Rio de Janeiro (ERJ), há um parque tecnológico robusto de unidades hospitalares por ser legado da antiga capital federal brasileira. Nela são incluídas unidades de administração federal, estadual e municipal. Além disso, grande parte da população concentra-se na região metropolitana. Isto traz algumas particularidades na execução do SUS no ERJ.
A reforma gerencial do estado iniciada em 1995 pelo plano Bresser presente no cerne das reformas administrativas, permitiu que para o alcance dos objetivos institucionais, as atividades consideradas como meio puderam ser terceirizadas. Desde 2007, a SES contrata uma empresa para operação de suas atividades logísticas. Dentre suas vantagens incluem-se:
- Redução de custos pelo acirramento da competição entre os fornecedores;
- Aumento na agilidade pela redução da ociosidade do serviço;
- Permite a especialização dos recursos humanos promovendo maior qualidade e eficiência;
- Otimização da utilização do uso do espaço físico;
- Surgimento de maior número de empresas especializadas em determinado ramo de atividade.
No caso da logística em saúde, há de se destacar as particularidades técnicas inerentes a cada programa que exige uma expertise das empresas na sua execução. Toma-se como exemplo os medicamentos ou vacinas que em sua maioria são termolábeis e exigem um maior controle e/ou monitoramento da temperatura durante a armazenagem e distribuição. Outra questão importante é a sazonalidade relacionada a alguns programas que têm variação da demanda por conta de fenômenos que ocorrem em determinados períodos do ano.
Atualmente, a unidade responsável pela gestão operacional logística da SES-RJ é a Coordenação Geral de Armazenagem (CGA). Localizada no município de Niterói, no bairro Barreto, distribui medicamentos, materiais e equipamentos para os 92 municípios do estado, unidades hospitalares estaduais, unidades da fundação saúde, unidades federais e institutos. Incluem unidades privadas para alguns programas mais abrangentes. Esta distribuição segue a lógica de componentes de financiamento para o atendimento de mais de cinquenta programas ativos na CGA.
Desde 2016, a CGA é a única unidade responsável pela logística dos medicamentos, materiais e equipamentos entregues pelo Ministério da Saúde, fornecedores contratados pela SES e/ou Fundação Saúde, assim como eventuais doações recebidas de entidades públicas ou privadas.
A Coordenação Geral de Armazenagem possui uma área de armazenagem física de 6.500m 2, sendo que aproximadamente 7.800m3 estão disponíveis para armazenagem destes itens. Atualmente, a operação logística é executada por uma contratada que é responsável pelo recebimento, armazenagem e distribuição dos produtos que fazem parte dos programas da SES.
É importante destacar que a CGA, assim como o operador logístico, trabalha sob demanda dos setores requisitantes da Secretaria Estadual de Saúde do Estado do Rio de Janeiro (SES/RJ), responsáveis pelo controle de estoque dos itens armazenados em seus respectivos programas. As operações de recebimento, armazenagem e distribuição dos medicamentos e produtos para a saúde são executadas conforme pedido destes setores, sendo o operador logístico responsável por executá-las e retornar na forma de dados e informação, conforme esquema a seguir:
Para que seja possível ao setor requisitante da SES acompanhar seus medicamentos, insumos e equipamentos movimentados, a CGA trabalha com sub estoques e/ou centro de custos, denominados programas. Esses programas mantêm alguma relação semântica com os blocos de financiamento, gestão operacional ou situações programáticas especiais que atendam ao Sistema Único de Saúde e à SES.
Conforme disposto na Lei 8666/1993, no artigo 15º, § 7o, inciso III a compra de produtos deve garantir as condições de guarda e armazenamento que não permitam a deterioração do material. A contratação de uma empresa especializada na logística em saúde relaciona-se a benefícios adicionais, pertinentes a este modelo de serviço, tais como a integralidade do funcionamento do serviço, sem interrupções motivadas por falta de manutenção, falta de insumos, falta de pessoal, falta de equipamentos, reposição de peças e ausência de técnico especializado, pois a empresa contratada ficará responsável pelas manutenções preventivas, fornecimento de infraestrutura de informação e contratação de pessoal especializado.
Estas ações resultam na otimização do tempo de resposta, melhoria da qualidade das informações assim como acurácia dos estoques geridos pelos setores requisitantes.
5. MODALIDADE DA LICITAÇÃO
Pregão do tipo menor preço global.
6. DO PRAZO DE VIGÊNCIA DO CONTRATO
O prazo de vigência da presente contratação é de 12 (doze) meses, contado a partir da data da assinatura do contrato, podendo ser prorrogado, de acordo com o art. 57, inc. II da Lei 8.666/93.
A exigência ou dispensa da garantia de execução, prevista no artigo 56, caput, da Lei 8.666/93, será devidamente justificada pelo Ordenador de Despesas.
7. DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS
7.1 A CONTRATADA assumirá as operações, dia-a-dia, da Coordenação Geral de Armazenagem, localizada na Xxx Xxxx Xxxxxxx, 000, Xxxxxxx, Xxxxxxx, XX (área construída cerca de cinco mil metros quadrados).
7.2 O prazo para transição, visando manter e implementar toda a operação, é de até 40 (quarenta) dias, a
contar da data da assinatura do contrato.
7.3 A CONTRATADA poderá fazer análises e remodelagens BPM (Business Process Management) nos atuais processos da Coordenação Geral de Armazenagem, de forma a identificar o atual funcionamento dos fluxos de informações e armazenagem dos insumos (leia-se insumos materiais médicos hospitalares, medicamentos, mobiliários e equipamentos), sugerindo novos processos (fluxogramas) que deverão ser validados pela SES-RJ.
7.4 A CONTRATADA deverá:
7.4.1 Efetuar agendamento e recebimento das mercadorias em no máximo até 24 (vinte e quatro) horas após a finalização do processo de agendamento que deverá ser realizado via web, através de portal EDI (Electronic Data Interchange, ou Intercâmbio Eletrônico de Dados). Prazo para o inicio de utilização da ferramenta será após os 90 (noventa) dias. Todo fornecedor deverá possuir um login e senha de acesso única e exclusivamente ao Portal de agendamento.
7.4.2 Não havendo nenhum tipo de divergência no recebimento, a CONTRATADA irá disponibilizar no sistema todos os materiais, medicamentos, equipamentos qualquer produto adquirido pela SES-RJ em até 48 (Quarenta e Oito) horas após o seu recebimento;
7.4.3 Disponibilizar, via web, relatórios atualizados contendo informações de ressuprimento do estoque, prazo de validade a expirar dos medicamentos e materiais armazenados, previsão de perda por caducidade, média de consumo diário e mensal, curva ABC, entradas, saídas, devoluções, agenciamentos, posição de estoque, controle de lotes e outros dados quaisquer, necessários a atender a demanda da operação;
7.4.4 Disponibilizar via web relatório diário da cubagem do estoque de todas as unidades da SES-RJ;
7.4.5 Disponibilizar permissões de acesso customizadas em função da atividade desenvolvida pelos colaboradores da Secretaria de Estado de Saúde para receber os relatórios de alerta, visualizar os relatórios gerenciais, encaminhar ordens de compra, validar solicitações de distribuição, entre outras atividades.
7.4.6 A CONTRATADA deverá utilizar o seu próprio software de gestão de estoque, desde que atenda as características previstas na seção SOLUÇÃO TECNOLÓGICA OPERACIONAL deste projeto e faça obrigatoriamente interface entre os sistemas da CONTRATADA e o da SES-RJ, conforme regras definidas pelos técnicos da TI (Tecnologia da Informação) da SES-RJ.
7.4.7 A CONTRATADA terá que assumir, manter e implementar rede de lógica, rede de rádio frequência dos coletores de dados, link de internet banda larga, instalação de hardwares (servidores, computadores, impressoras térmicas, impressoras matriciais, impressoras laser e coletores de dados via rádio frequência), implantar sistema de gerenciamento de armazém WMS (Warehouse Management System), de acordo com as características previstas na seção SOLUÇÃO TECNOLÓGICA OPERACIONAL deste projeto.
7.4.8 É de responsabilidade da CONTRATADA, promover manutenções necessárias na Coordenação Geral de Armazenagem, constituída aproximadamente de 7.000 m² (sete mil metros quadrados) de área física total sendo cerca de 5.000 m² (cinco mil metros quadrados) a área destinada aos estoques, visando o seu perfeito funcionamento, para que haja um ambiente seguro e qualificado para a armazenagem e a movimentação do estoque da SES-RJ, principalmente quanto às estruturas físicas (paredes, telhados e pisos), estantes de aço e madeira, porta pa lets, câmaras frias, geradores de eletricidade, rede hidráulica, rede elétrica, entre outros.
7.4.9 A CONTRATADA terá que adotar a grade de insumos utilizada pela SES-RJ, ficando sob sua responsabilidade inserir no seu sistema todas as características dos produtos (código, descrição, prazo de validade, lote, dimensões, peso, categoria ABC, etc.) e seguir as regras de inserção, cancelamento e manutenção dos itens que forem definidas pelos técnicos da SES-RJ, onde, atualmente, o estoque está distribuído em, aproximadamente, 17.000 (dezessete mil) SKUs (stock keeping units - unidades distintas de estoque), composto por medicamentos, medicamentos termolábeis, correlatos, descartáveis, materiais de consumo, bens permanentes, dentre outros que sejam adquiridos pela SES.
7.4.10 A CONTRATADA terá que fazer a distribuição semanal/mensal dos insumos da SES, contemplando as unidades oriundas das SES abrangendo os Municípios do Estado do Rio de Janeiro. Assim como as demandas excepcionais.
7.4.11 A CONTRATADA deverá disponibilizar relatórios gerenciais de acompanhamento de consumo e
estoque em seu Portal Web.
7.4.12 A CONTRATADA terá que possuir, e disponibilizar via Web, relatórios gerenciais, imagens digitalizadas do fluxo documental envolvido no processo logístico. Deverá disponibilizar, também, a utilização da ferramenta de controle, conforme descrito na seção SOLUÇÃO TECNOLÓGICA OPERACIONAL deste projeto.
7.4.13 A CONTRATADA fica obrigada a promover treinamento para os usuários indicados pela CONTRATANTE (sem ônus) que forem operar o seu "Sistema de Gestão de Estoque" pela web, mediante disponibilização de login e senha, de acordo com as necessidades da CONTRATANTE.
7.4.14 CONTRATADA terá que assumir, manter e implementar toda a infraestrutura necessária à perfeita execução dos serviços ora contratados, entre eles:
7.4.14.1 Inventário do estoque rotativo, parcial e geral, com o acompanhamento de técnicos da SES-RJ, em datas previamente acordadas entre as partes, sendo o período de inventário geral nunca superior a 03 (três) meses;
7.4.14.2 Readequações dos layouts com redefinição dos endereços por programas (previsão acima de 40 (quarenta) programas) e categorias dos produtos;
7.4.14.3 Cadastramento da movimentação do estoque no sistema informatizado da CONTRATANTE;
7.4.14.4 Segregação dos materiais inservíveis, e com prazos de validade expirados, dos endereços, para descarte, de acordo com as normas em vigor;
7.4.14.5 Os estoques inventariados e que forem realocados em seus novos endereços, deverão ser recadastrados no sistema da CONTRATADA e da CONTRATANTE;
7.4.14.6 Novo projeto (layout) terá que ter obrigatoriamente o acompanhamento dos técnicos da SES-RJ, para ser aprovado e posteriormente ser executado;
7.4.14.7 Adequar, instalar, ou alugar novas câmaras frias, alimentadas por gerador, para atender a demanda da SES-RJ, além da manutenção das existentes.
7.4.14.8 Adquirir empilhadeiras e paleteiras elétricas e manuais, de acordo com a operação logística da Coordenação Geral de Armazenagem;
7.4.14.9 Assumir, manter e implementar as operações através de coletores de dados, via rádio frequência na Coordenação Geral de Armazenagem;
7.4.14.10 Assumir, manter e implementar a infraestrutura de redes e servidores externos com links dedicados;
7.4.14.11 Assumir, manter e programar toda infraestrutura das áreas administrativas;
7.4.14.12 Instalar hardware e software operacionais;
7.4.14.13 Assumir, manter e implementar procedimentos e equipamentos de segurança: CFTV (Circuito Fechado de Televisão) digital online, com monitoramento externo, gravação e armazenagem das imagens durante o período de 6 (seis) meses, com sensores de presença nos acessos aos depósitos, segurança patrimonial uniformizada e armada 24 (vinte e quatro) horas, concertinas, barreiras eletrônicas, etc;
7.4.14.14 Após o período de 6 (seis) meses de gravação, a CONTRATADA deverá solicitar a CONTRATANTE qual ação tomar com os arquivos salvos das imagens
7.5 As operações deverão estar totalmente integradas com os sistemas operacionais da CONTRATADA e a atual plataforma de software da TI / SES-RJ, objetivando, assim, atualização em real time das informações e o acompanhamento das operações pela CONTRATANTE.
7.6 A CONTRATADA assumirá, manterá e implementará o abastecimento de todas as unidades da SES-RJ.
7.7 Serão atendidas todas as solicitações de inaugurações que a XXX-XX xxxxxxxx xxxxxx xx xxxxx xx 00 (xxxxxxxx x xxxx) horas.
7.8 No ato do recebimento, a CONTRATADA verificará a compatibilidade entre o insumo recebido, a comunicação de envio e a nota fiscal recebida, garantindo dessa forma a fidedigna informação no recebimento de materiais.
7.9 Caso a carga não esteja em condições de ser recebida, a CONTRATADA deverá comunicar a comissão do Estado, quer por consequência irá encaminhar a área técnica da SES-RJ e seguir as regras pré-definidas, adotando as providências administrativas cabíveis.
7.10 A CONTRATADA alimentará o seu sistema de informação com a nota fiscal do fornecedor, quando a carga estiver correta, e fará a conferência cega dos materiais através de coletores de dados via rádio frequência, emitindo a seguir o ATESTO DE RECEBIMENTO. É de responsabilidade da CONTRATADA, alimentar o sistema da SES-RJ, em tempo real, através de interface entre os sistemas ou através de digitação manual caso a interface apresente um problema pontual, mediante informações da carga recebida.
7.11 A CONTRATADA deverá encaminhar as notas fiscais dos fornecedores recebidas na Farmácia Central e Almoxarifado Central (ambos na CAR) para a SES-RJ, no prazo máximo de 72 (Setenta e duas) horas, quando o recebimento da carga estiver a contento. Para os casos da não conformidade de carga recebida, a CONTRATADA deverá aguardar a resolução das pendências, providenciando a emissão de relatórios diários das notas fiscais pendentes de solução.
7.12 A SES/RJ manterá, nas dependências da Coordenação Geral de Armazenagem, uma equipe de prepostos para atestar, em conjunto com a CONTRATADA, as notas fiscais entregues pelos fornecedores, para posterior encaminhamento ao nível central da SES para pagamento.
7.13 Recebido o material, a CONTRATADA realizará a montagem das unidades de carga para guarda, de acordo com as características dos produtos, emitindo etiquetas de estocagem com código de barras, correspondentes a cada uma delas.
7.14 O processo de conferência de carga, montagem das unidades de carga, definição dos endereços para armazenagem e armazenagem de produtos, deverão ser automatizados através de coletores de dados via rádio frequência, de forma a garantir a redução de prazos e potenciais erros operacionais.
7.15 De acordo com a necessidade da CONTRATANTE, os usuários habilitados da SES-RJ, poderão demandar seus pedidos através da Web Site da CONTRATADA, dos materiais armazenados nas dependências geridas pela CONTRATADA, respeitando sempre os níveis de solicitação / aprovação determinados pela CONTRATANTE, No caso de solicitações encaminhadas através da Web Site da CONTRATADA, deverá ser disponibilizado no modelo Múltiplo Sequencial, definidos por níveis hierárquicos com até 10 (dez) níveis de aprovação. A qualquer momento mediante acesso do administrador, os níveis de aprovação podem ser atualizados na ferramenta Web. No caso de unidades desprovidas de acesso a internet, os pedidos deverão ser enviados através de fax, e-mail, oficio ou outro meio digital e a CONTRATADA deverá lançar o pedido dentro do sistema web da CONTRATADA, mantendo assim todas as informações de pedidos e estoque centralizados e atualizados para qualquer acesso e consulta.
7.16 Retirados os produtos da Coordenação de Armazenagem, a CONTRATADA alimentará o sistema da CONTRATANTE, através de interface entre os sistemas, contendo todas as informações contábeis e administrativas da carga expedida.
7.17 Após a expedição dos materiais solicitados pelos representantes da SES-RJ, a CONTRATADA será a responsável pela distribuição semanal, quinzenal ou mensal dos materiais para todas as unidades estaduais citados neste projeto. No caso dos materiais solicitados para os 92 (noventa e dois) municípios do estado do Rio de Janeiro, a responsabilidade pelos transportes da Coordenação Geral de Armazenagem para os respectivos municípios será da CONTRATADA, porém, caso necessário, a SES-RJ poderá solicitar que o MUNICÍPIO realize a retirada direto na Coordenação Geral de Armazenagem. Os veículos (caminhões, vans ou veículos pequenos) a serem utilizados pela CONTRATADA deverão ter, no máximo, 5 (cinco) anos de uso no caso de caminhões, e 3 (anos) de uso no caso de vans e veículos de pequeno porte, contar com rastreadores via satélite, estarem equipados com rádios que permitam a comunicação online com a central de monitoramento, travamento automático das portas, destravando somente no destino, além de estarem devidamente identificados com a logomarca da SES-RJ. Para distribuição dos insumos, a CONTRATADA deverá utilizar Sistema de Monitoramento de Distribuição via Web, de acordo com as características previstas no item SOLUÇÃO TECNOLÓGICA OPERACIONAL deste projeto.
7.18 No caso de expedições cujo transporte/distribuição venha a ser executado pelo próprio destinatário, a responsabilidade da CONTRATADA limita-se à sua expedição, momento em que a responsabilidade passa a ser do transportador. Ou seja, ao carregar o seu veículo para realizar o transporte da carga, os transportadores dos destinatários deverão conferir as cargas expedidas pela CONTRATADA e assinar os respectivos comprovantes de entrega.
7.19 As solicitações da CONTRATANTE para expedições e distribuições de materiais e medicamentos deverão ser encaminhadas à CONTRATADA cumprindo os prazos normais ou excepcionalidade.
7.19.1 Consideram-se solicitações no prazo normal aquelas encaminhadas à CONTRATADA pela CONTRATANTE com antecedência mínima de 48 (Quarenta e oito) horas úteis. Para as solicitações extra e excepcional, o prazo para serem encaminhadas para a CONTRATADA deve ter antecedência mínima de 04 (quatro) horas úteis e sua entrega em até 06 (seis) horas. Entende-se como hora útil, o período das 08h00 às 18h00, de 2a à 6a feira.
7.20 A CONTRATADA poderá efetuar alterações e reformas necessárias, visando o aumento da capacidade, desde que esse projeto seja aprovado pelos Técnicos/ responsáveis da SES/RJ, sendo todos os custos de responsabilidade da CONTRATADA.
7.21 A CONTRATADA será responsável pelo seguro dos materiais armazenados. Sendo o seguro contra incêndio, através de apólice, no valor de R$ 85.000.000,00 (oitenta e cinco milhões de reais) e seguro contra roubo, através de apólice, no valor de R$ 8.500.000,00 (oito milhões e quinhentos mil reais). No caso dos seguros referentes aos transportes a serem realizados pela CONTRATADA, tanto o seguro referente a acidente de transporte, quanto o referente a roubo de cargas, serão de responsabilidade da CONTRATADA.
7.22 A CONTRATADA deverá digitalizar nas dependências da Coordenação Geral de Armazenagem todo o processo de logística da CONTRATANTE. As imagens digitalizadas deverão ser disponibilizadas na web site. O processo de logística compreende todos os documentos que irão circular nas dependências da CONTRATADA, sendo eles: informes das compras efetuadas, nota fiscal do fornecedor da CONTRATANTE, atesto do recebimento devidamente assinado pelas partes, solicitação de distribuição de materiais e comprovante de entrega de carga assinado pelo destinatário ou transportador.
7.23 A CONTRATADA deverá disponibilizar para a CONTRATANTE, através do próprio website, relatórios gerenciais de gestão dos insumos em tempo real do armazém. Os acessos aos referidos relatórios dever ser restritos aos usuários devidamente habilitados pela CONTRATANTE.
7.24 A CONTRATADA será a responsável pela destinação, através da destruição ou incineração, dos materiais e medicamentos vencidos da CONTRATANTE. Porém, para isso, a CONTRATADA deverá apresentar à CONTRATANTE um projeto executivo para realização da referida destinação, devidamente enquadrado na legislação vigente. Apenas após a validação e autorização da CONTRATANTE, é que a CONTRATADA poderá dar início à execução desses serviços.
8. SOLUÇÃO TECNOLÓGICA OPERACIONAL
8.1 A tecnologia a ser utilizada pela CONTRATADA em suas operações deverá contemplar infraestrutura de informática e comunicação capazes de integrar o seu sistema com a plataforma tecnológica atual da CONTRATANTE.
8.2 A CONTRATADA terá que providenciar a digitalização dos documentos envolvidos no processo de logística tais como, pedido e processo de compras, nota fiscal do fornecedor, atesto devidamente assinado pelas partes, solicitação de distribuição e comprovante de entrega.
8.3 As fases de preparação, triagem, recebimento, conferência dos documentos serão feitos pela CONTRATADA. Não havendo problemas durante a conferência, os documentos deverão ser encaminhados para a área de produção da CONTRATADA. Qualquer diferença existente nesta conferência deverá ser comunicada imediatamente ao responsável da CONTRATANTE para devidas providências.
8.4 Após os documentos terem sido cadastrados no sistema de captura, deverão ser digitalizados através de um módulo específico para esta finalidade. A digitalização dos documentos deverá ser executada em conformidade com as especificações abaixo:
8.4.1 Tipos de imagem de captura como jpeg, pdf e tiff:
8.4.2 Coloração: Preto e branco (bitonal), escala de cinza ou colorida;
8.4.3 Resolução: 200 DPI a 400 DPI;
8.4.4 Formato do Arquivo de Imagem: TIFF XXXXX X0, JPG ou PDF;
8.5 O sistema de captura deverá permitir o descarte de imagens indesejáveis, tais como páginas separadoras e versos em branco, bem como inserção e atualização de páginas nos documentos integrantes do lote em avaliação.
8.6 A etapa de controle de qualidade das imagens deverá ser responsável pela checagem dos resultados obtidos na etapa de digitalização dos documentos, avaliando a qualidade da imagem capturada, bem como a
sequência e integridade dos documentos digitalizados.
8.7 Demanda-se um conjunto de medidas e cuidados que privilegiam a segurança. Desde o envio, até a consulta de documentos, existirá a necessidade premente de garantir todos os aspectos de integridade, autorização, autenticação e privacidade. Deverá ser garantida a rastreabilidade dos documentos, indexando-os por número da nota fiscal, código ou descrição do insumo, fornecedor, data de entrada e programa.
8.8 A CONTRATADA deverá fornecer e manter o software de gestão logística e distribuição proprietários que atenda à todas as especificações de serviços constantes neste Projeto.
8.8.1 A CONTRATADA deverá realizar a interface entre seu sistema proprietário e o da CONTRATANTE, alimentando e recebendo informações do sistema da SES-RJ, conforme regras definidas pelos técnicos da TI (Tecnologia da Informação) da SES, conforme especificações técnicas descritas abaixo:
8.8.1.1 O sistema deverá permitir a integração ao ERP para todas as funcionalidades do processo de compras, com conhecimento e estudo antecipado dos layouts técnicos para realizar a troca de dados via EDI;
8.8.1.2 O sistema deverá integrar ao ERP os cadastros básicos e fundamentais a todo processo de compra, de forma online possibilitando as alterações cadastrais de empresas, centro de custo e usuários;
8.8.1.3 Na integração com outros sistemas, disponibilizar em logs para a aplicação integrada o login que iniciou a sessão e não somente o login de proxy user;
8.8.1.4 Na integração de outros sistemas, respeitar a classificação da informação trocada, ou seja, se era criptografada devera ser mantida de forma criptografada com os mesmos controles de acesso;
8.8.1.5 O sistema deverá integrar as informações de forma automática, sem intervenção humana e realizando a troca de arquivos via WebService e FTP;
8.8.1.6 Na integração com outros sistemas disponibilizar aviso de falhas no link, comunicação, ou cargas enviando o retorno de recebimento ou erro de processamento.
8.8.2 A CONTRATADA deverá realizar “backup’s” diários de todo o movimento realizado no software de gestão logística.
8.8.3 Em caso de pane no software, a CONTRATADA deverá ter plano de contingência que garanta a continuidade do serviço
8.9 A CONTRATADA deverá disponibilizar software de gestão logística, com procedimentos específicos para controle de estoque, movimentação, consumo e rastreabilidade do produto por cada requisitante/ programas, devendo, também, realizar, as seguintes tarefas:
8.9.1 Funcionalidades para controle de estoques, curva ABC, XYZ e consumo com intuito de auxiliar a área de compras, que deverá realizar no mínimo as seguintes tarefas:
a. Geração automática de relatórios gerenciais para tomada de decisão sobre a abertura de processos de compras de acordo com o alcance de pontos de ressuprimento e estoques mínimos, permitido ao gestor realizar alterações. Estes relatórios devem conter a especificação completa dos itens, o consumo médio diário e mensal, o estoque atual, curva ABC de demanda, consumo e estoque, quantidade de dias que o saldo do produto irá atender de acordo com o consumo médio, o código de identificação do produto com o respectivo código de integração, se for o caso e a Unidade de Fornecimento;
b. Gestão das ordens de compra e estoques, que possibilite à CONTRATANTE gerar relatórios de análises gerenciais dos níveis de seu estoque de modo a prover ao gestor as informações de quando cada mercadoria deve ser comprada além da data limite para a compra e a quantidade necessária.
c. Relatórios contendo itens da requisição de compras para a coleta de preços;
d. Relatórios contendo itens para o pedido de compras; com cadastro antecipado do processo e empenho;
e. Geração de relatório de resumo de compras padrão para envio ao fornecedor de cada item;
8.9.2 Funcionalidades para agendamento de entrega dos produtos que realize as seguintes tarefas:
a. Agendamento Eletrônico com data e horário do recebimento de materiais de acordo com o
cronograma de reabastecimento;
b. Carta de comprometimento para troca junto ao fornecedor;
c. O processo do andamento da entrega deverá ser monitorado pelo sistema e disponibilizado as Unidades de Saúde desde o envio e aprovação do pedido pela unidade, até a efetiva entrega, contemplando todos os processos internos como separação, conferência, empacotamento e outros, com os responsáveis por cada processo e a respectiva data e horário;
d. Pedidos emergenciais, que fogem ao cronograma, deverão ser entregues em no máximo 72 (setenta e duas) horas após a finalização do processo e com a devida autorização, desde que o produto encontre- se disponível no estoque.
e. Possibilitar o agendamento do registro de entrega dos produtos pelos fornecedores, organizando um horário disponível, até a data da programação de entrega;
f. A CONTRATADA somente poderá receber os produtos constantes nas autorizações de fornecimento
– Empenho, disponibilizada pela CONTRATANTE, obedecendo aos critérios previamente acordados com relação à validade mínima dos mesmos.
g. A CONTRATADA deverá digitar também as informações adicionais para a entrega: Placa do veículo, modelo do veículo, dados do motorista;
h. Dados da nota fiscal deverão ser entregues na DAF – Diretoria de Administração e Finanças;
i. Após o agendamento, o registro de entregas ficará disponível para que os envolvidos consigam fazer o devido acompanhamento;
j. As áreas responsáveis e envolvidas no processo deverão ter acesso para consulta dos processos de entregas no Almoxarifado, com opção de visualização separada por fornecedor, data, hora.
8.9.3 Funcionalidade para armazenagem que realize as seguintes tarefas:
a. Armazenagem e controle dos produtos adquiridos ou consignados, gerando visibilidade de todos os estoques, com uso de tecnologia homologada, segura e de ponta e em condições de conformidade com as exigências das autoridades competentes;
b. Processo de definição dos endereços para armazenagem de produtos, automatizado através de coletores de dados via rádio frequência, com emissão de etiquetas de endereçamento com código de barras de forma a garantir a redução de prazos e potenciais erros operacionais;
c. Controle de estoque por lote e validade, com rastreabilidade para:
1. Caixas;
2. Unidades;
3. Dose: drágea;
4. Dose: líquidos;
5. Kits;
6. Controle de cubagem dos produtos no momento da entrada (recebimento) com relatório.
d. Administração dos estoques;
e. Manutenção dos estoques nas áreas de armazenagem, dispensação e consumos devidamente organizados e conservados;
f. Alocação de estoque dinâmico, baseado em características químicas e físicas dos produtos, para otimização das áreas físicas e atendimento das exigências dos órgãos competentes;
g. Controle de movimentação das posições de estoque através de código de barras com ponto de controle duplo.
8.9.4 Funcionalidades para separação que realize as seguintes tarefas:
a. Transferência automática entre as áreas de armazenagem e unitarização (fracionamento), baseada em ponto de ressuprimento;
b. Etiquetagem dos produtos com código de barras de acordo com as unidades de produtos a serem dispensados;
c. Padronização e criação de catálogos de produtos por família através de informações fornecidas pelas áreas, contagens de estoque e informações do banco de dados atual registrados no software, com registros de alterações por usuário;
d. Permitir que o requisitante consulte, de forma objetiva e organizada, todos os itens constantes do catálogo (grade padronizada) de produto do contrato;
e. Permitir que o requisitante possa consultar as características técnicas de cada produto, entre elas, a unidade de medida, o tipo de embalagem, os produtos similares, o valor unitário e o valor total;
f. Permitir o agendamento do pedido conforme necessidade do requisitante;
g. Vincular os dados de entrega e faturamento ao requisitante e ao centro de custo;
h. Possibilitar com base a um catálogo principal, que a qualquer momento um usuário máster tenha opção de restringir itens por centro de custo;
i. Permitir a manutenção constante dos catálogos de produto referente a mudanças e valores de produtos;
j. Permitir a transcrição de prescrições para dispensação à paciente;
k. Separação dos materiais, pelos sistemas de dispensação coletivo e individualizado, para abastecimento da área clínica/unidade, com controle de lote e validade e rastreabilidade, usando sistemas FEFO ou PEPS (first expire, first out = primeiro a expirar, primeiro a sair); Dividir as requisições por local de atendimento (CD), tipo de produto/Sub-Grupo
l. Requisição automática baseada na grade x estoque x consumo da unidade hospitalar com workflow (fluxo de trabalho) de liberação
m. Criação de Certidão Negativa para itens não atendidos
n. Workflow (fluxo de trabalho) com níveis de solicitação/aprovação determinados pelo CONTRATANTE. Requisições emitidas pelos usuários diferentes das especificadas nos catálogos deverão ser visualizadas antecipadamente pela CONTRATANTE e aprovadas conforme workflow de aprovação configurável;
o. Níveis de acesso individual onde cada usuário terá acesso total as suas requisições e parâmetros que podem ser configurados individualmente, não são permitidos acesso simultâneo do mesmo usuário;
p. Apontar no sistema os medicamentos para descarte, como:
1. Perda por vencimento, com relatório valorizado, por local e total;
2. Perda por avaria, com relatório valorizado, por local e total;
3. Perda por mudanças nas características físico-química, com relatório valorizado, por local e total;
q. Realizar o descarte de materiais e medicamentos vencidos e avariados conforme relatórios, com transporte adequado conforme as normas vigentes, com autorização e acompanhamento integral de pelo menos 01 (um) servidor público designado pela CONTRATANTE.
r. Emitir alertas diários ao Superintendente de Logística, Suprimentos e Patrimônio através do sistema e e-mails automáticos, ao Subsecretário de Administração e Logística e ao Subsecretário responsável pelo programa, para os usuários do sistema que são responsáveis pela validade dos produtos, com a relação dos produtos com data de validade mais próxima para sejam preparadas medidas voltadas ao contingenciamento e mitigação de eventuais perdas.
8.9.5 Funcionalidades para captura de demanda que realize as seguintes tarefas:
a. Captura da demanda dos produtos nas áreas de armazenagem; gerando requisições automáticas dos produtos que atingirem o estoque mínimo;
b. Legenda na requisição de produtos que sinalizem para o usuário que está fazendo a requisição se determinado produto existe no estoque ou não e informando se existe um produto similar;
c. Contagem física dos itens rotativos indicados e randômicos semanalmente;
d. Realização de inventários rotativos ou gerais, de todos os produtos da CONTRATANTE ou apenas por itens selecionados e indicados pela CONTRATANTE;
1. O sistema deverá abrir obrigatoriamente mais que uma contagem por endereço e solicitar nova
contagem quando as quantidades apuradas por SKU não coincidirem. A administração do inventário é realizada através de uma central de apuração, de forma que o auditor que acompanhar o inventário possa verificar o andamento, a quantidade de contagens, o percentual de realização e a finalização do mesmo;
2. O sistema deverá gerar relatório de posição final de inventário, relatório de diferenças e módulo de apuração por local e total;
e.Requisição automática através de estoque máximo, mínimo e ponto de pedido parametrizado para as áreas.
8.9.6 Funcionalidades para gerenciamento de estoque que realize as seguintes tarefas:
a. Visualização de todo o material com rastreabilidade de lote e validade através do fluxo de materiais do recebimento até a sua distribuição ou administração ao paciente / consumo;
b. Geração de informação dos itens em ponto de ressuprimento e abaixo do estoque mínimo para compra ou entrega, no caso de contrato de entrega parcelada;
c. Controle do giro de estoque e mix de produtos;
d. Apontamentos de produtos parados no estoque durante um longo prazo;
e. Elaboração de sugestão de otimização dos estoques máximos e ideais, para cada uma das áreas;
f. Elaboração de sugestão de materiais similares ou substitutos, para cada uma das áreas e para estoque central;
g. Elaboração de sugestão de padronização dos materiais, para minimizar estoque e processos de descarte.
h. Elaboração de sugestão para o desenvolvimento de “kits” para procedimentos médicos mais frequentes;
i. Módulo de reposição para área de picking com pickinglist e separação via coletor RF;
j. Inventário mensal rotativo e inventário semestral de todos os itens, por área com registros no sistema de todos os controles e divergências encontradas;
k. Elaboração de relatórios gerenciais e de custos de consumo, por área de estoque;
l. Elaboração de relatórios de valorização de estoque;
m. Manutenção do histórico de informações;
n. Controles de acesso no sistema por usuário:
1. Geração de registro dos acessos, transações e funcionalidades efetuadas pelo usuário sobre o sistema aplicativo;
2. Rastreabilidade no nível de usuário de operações realizada por ele, dentre elas, inclusão, alteração, exclusão e outras realizadas no sistema;
3. Fornecimento de consulta em tela e relatório dos produtos a vencer;
o. Geração de relatórios, analítico e sintético que identifiquem todas as notas de entrega emitidas, por período;
p. Geração de relatórios, analítico e sintético que demonstrem a movimentação por fornecedor, por período;
q. Geração de relatórios, analítico e sintético que identifiquem o consumo por centro de custo, por período;
r. Geração de relatórios, analítico e sintético que demonstrem o consumo por itens com opção de limitar por número variado de produtos;
s. Geração de relatórios, analítico e sintético que identifiquem o consumo por itens específicos ou de itens por pedido;
t. Geração de relatórios, analítico e sintético que identifiquem o consumo com base em solicitações
realizadas;
u. Geração de relatórios que demonstrem o mix de todos os itens vinculados à cadastro/catálogo de produtos;
v. Geração de relatórios de rateio que demonstrem o consumo por centro de custo com base em pedidos;
w. Geração de relatórios que identifiquem o consumo por requisição;
x. Geração de relatórios, quantidade de itens das requisições recebidas, quantidade de itens de requisições atendidas no período, status dessas requisições;
y. Geração de relatórios que permitam análise de curva ABC de itens e fornecedores podendo visualizar os itens mais consumidos com percentual de consumo.
aa. Visualização do workflow (fluxo de trabalho), com histórico de todos os pedidos, com seus respectivos status; e relatório sobre fases de aprovação.
bb. Elaboração de relatórios quinzenais para a CONTRATANTE, com todos os itens que existem em estoque com prazo superior a 120 dias, visando auxiliar a transferência entre a Coordenação Geral de Armazenagem e as unidades.
8.9.7 Funcionalidades para pontos de controle que realize as seguintes tarefas:
a. Manter pontos de controle múltiplos com rastreabilidade em cada uma das etapas do processo:
1. Entrada de Nota Fiscal com conferência cega dos produtos;
2. Armazenagem do Produto;
3. Movimentação do produto nos almoxarifados;
4. Movimentação de produto termolábel com apropriação da temperatura em cada movimento.
5. Validação de saída do produto;
6. Validação da entrega do produto;
7. Transferências entre as unidades de saúde e troca de programa solicitado pela SES;
b. Manter registro de usuário para qualquer tipo de interação feita no sistema, incluindo usuário, local, data e hora das alterações e/ou inclusões;
c. Vinculo de usuário por local;
d. Rastreabilidade de logística por unidade, centro de custo ou Kit.
8.9.8 Requisitos básicos:
a. Realizar correta captura da demanda de materiais nas áreas, utilizando equipamentos de automação e mobilidade apropriados para não retardar o processo;
b. Registro de materiais de fornecedores e disponibilização imediata para visualização e utilização, através de controle de lote, validade e rastreabilidade dos produtos, com indicações do endereço em que o mesmo está locado e indicações de qual lote deverá ser consumido primeiro;
c. Disponibilizar auditoria total dos fluxos de material, do recebimento ao centro de custo e/ou unidade;
d. Possibilitar a emissão de relatórios visando a rastreabilidade e visibilidade dos produtos por lote e validade em cada estágio dos processos de logística;
e. Validar as etapas do processo de movimentação dos produtos via leitores de código de barras;
f. Assistir na criação e manutenção dos catálogos nas áreas;
g. Permitir a interface com o sistema de gerenciamento da SES, com campo para input de código auxiliar (Sistema SES), Fonte, Programa, Sub-Grupo e Tipo de insumo;
h. Gerar informações gerenciais;
i. Controle de estoque;
j. Gerenciamento dos catálogos;
k. Consumo e demanda;
l. Custos por área (Unidades SES);
m. Custos totais;
n. Sazonalidade de consumo;
8.10 A CONTRATADA deverá disponibilizar software de monitoramento de distribuição via web, com procedimentos específicos para controle da distribuição à rede de saúde e rastreabilidade do produto, devendo, também, realizar, as seguintes tarefas:
8.10.1 Deverá estar totalmente integrado, se desenvolvido em módulos, ou composto por mais de um sistema. A intercomunicação deverá ser automática entre todos os módulos / sistemasoferecidos.
8.10.2 O sistema deve ter capacidade de interfaceamento com outros sistemas de rastreamento.
8.10.3 O sistema deve ser online e acessado através dos navegadores de internet (Browsers) Mozi la Firefox, Chrome ou InternetExplorer.
8.10.4 Permitir o cadastramento de usuários com senha específica com diversos níveis deresponsabilidade.
8.10.5 O acesso deverá ser controlado em nível de instituição, módulo, e com direitos para Inclusão, consulta e alteração, para cada funcionalidade.
8.10.6 Possuir mecanismo para que não sejam exibidas as opções as quais os usuários não possuem acesso e funcionar através de interface web, compatíveis com os navegadores tradicionais domercado.
8.10.7 As informações provindas dos aparelhos móveis devem ficar disponíveis no sistema web logo querecebidas.
8.10.7.1 A solução deve exibir uma lista com os romaneios de entrega do dia, o nome do motorista responsável, data e hora da entrega, data e hora da saída do veículo da Coordenação Geral de Armazenagem e data e hora do retorno (chegada). Essas informações devem ser atualizadas em tempo real (on-line) integradas com as informações registradas durante a entrega através de meioeletrônico.
8.10.7.2 Exibir as entregas do dia em um mapa georeferenciado onde cada uma das entregas esteja posicionada por latitude e longitude, exibindo informações sobre os produtos a serem entregues.
8.10.7.3 Ilustrar em mapa a posição GPS (latitude, longitude) o veículo de entrega, o local da entrega, o trajeto realizado, situação da ignição e do desligamento do motor do veículo deentrega.
8.10.7.4 Possuir funcionalidade habilitada para o envio de e-mails para determinado usuário, possibilitar a entrada de dados da CONTRATANTE, produto e entregas por arquivo texto, exibir uma lista de veículos e ser possível visualizar, em um mapa, a última posição GPS doveículo.
8.10.7.5 Possibilitar o cadastro e manutenção das seguintes informações:
8.10.7.5.1 Veículo
8.10.7.5.2 Placa do veículo
8.10.7.5.3 Rastreador
8.10.7.5.4 Ponto de Controle
8.10.7.5.5 Entregador
8.10.8 O sistema deve apresentar uma solução de relatórios para que as informações sejam exploradas da maneira mais efetiva, deste modo auxiliando na tomada de decisões.
8.10.9 Permitir definição de alertas e indicadores automáticos.
8.10.10 A interface de acesso para os usuários do sistema deverá ser visualizada através de navegadores de internet (browsers).
Emita relatório das entregas realizadas com os seguintes itens:
8.10.10.1 Placa do veículo que realizou a entrega;
8.10.10.2 Horário de saída da Coordenação Geral de Armazenagem;
8.10.10.3 Horário de chegada da Coordenação Geral de Armazenagem;
8.10.10.4 Nome do responsável pelo recebimento;
8.10.10.5 Tempo gasto em cada entrega;
8.10.10.6 Status da entrega (Sucesso ou Devolvida)
8.10.10.7 Data de entrega;
8.10.10.8 Nome do motorista;
8.10.10.9 Código, descrição e quantidade do medicamento.
8.10.11 Permitir a manutenção de todo o conjunto de dados em estrutura de informação própria em banco de dados, para eventual rastreamento de origem e verificação de integridade, deve possuir funcionalidade habilitada para o envio de e-mails para determinado usuário, ou grupo de usuários, do sistema e deve garantir, com integridade e rastreabilidade, o recebimento de todos os arquivos enviados para processamento no servidor, quaisquer que sejam os meios utilizados para transferência dos arquivos.
8.10.12 Possuir um módulo para armazenamento e posterior reprocessamento, caso haja necessidade, de todos os arquivos originais capturados como forma de backup.
8.10.13 Deve fornecer um painel com a lista de entregas do dia e uma filtragem das informações por tipo (entregas realizadas, não realizadas e todas as entregas).Possuir aplicativo de navegação GPS em tempo real integrado com a solução e que direcione o entregador ao local da entrega.
8.10.14 O módulo de gestão e administração do sistema e de usuários pode ser realizado através de interface web, compatíveis com os navegadores tradicionais do mercado.
8.10.15 Características do módulo rastreador GPS que deverá ser instalado nos veículos utilizados na distribuição:
8.10.15.1 Permitir operação nas quatro bandas (Quad-band)GSM 850/900/1800/1900Mhz.
8.10.15.2 Permitir a utilização GPS de alta sensibilidade.
8.10.15.3 Permitir o rastreamento GPRS em tempo real.
8.10.15.4 Permitir a ativação do rastreamento via SMS.
8.10.15.5 Permitir bloquear o veículo via SMS.
8.10.15.6 Permitir a escuta através de microfone instalado no veículo.
8.10.15.7 Possuir botão de pânico que possa ser acionado para enviar uma mensagem para 1 (um) ou vários telefones celulares previamente configurados.
9. PROTOCOLOS PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS
9.1 Dos Sistemas de Informação
9.1.1 O sistema da CONTRATADA utilizado para a execução dos serviços objeto do presente contrato é fornecido no regime de licença de direito de uso e será instalado nos equipamentos a serem utilizados pela CONTRATANTE e pela CONTRATADA a este titulo.
9.1.2 Ao final do contrato o sistema da CONTRATADA será desinstalado e retirado dos equipamentos que, porventura, não sejam de sua propriedade.
9.1.3 Quaisquer alterações ou versionamentos promovidos pela CONTRATADA no sistema implicará na substituição da documentação por aquela documentação de uso referente à versão mais atualizada em uso pela CONTRATANTE.
9.1.4 Os acessos aos referidos relatórios deverão ser restritos a usuários devidamente habilitados pela CONTRATANTE.
9.1.5 Somente a CONTRATANTE e os funcionários da CONTRATADA alocados na operação deverão ter acesso em tempo real às informações da CONTRATADA.
9.1.6 ACONTRATADA deverá promover treinamento adequado e plenamente suficiente (Sem ônus), sempre que solicitado pela CONTRATANTE para que seus usuários possam operar corretamente o
sistema de gestão de estoque.
10. SEGURO AD VALOREM
10.1 A CONTRATADA será a responsável pelos estoques que se encontrarem sob sua gestão e por isso deverá garantir a integridade dos mesmos.
10.2 Durante a implantação dos serviços previstos neste projeto, ou seja, à medida que a CONTRATADA efetuar o inventário com duração de no máximo de 40 (quarenta) dias, os estoques devidamente inventariados passarão para a responsabilidade da mesma.
10.3 Qualquer tipo de perda proveniente a mau acondicionamento, erros operacionais como recebimentos de fornecedores, expedições à rede de saúde, roubos, furtos ou incêndio são de responsabilidade da CONTRATADA.
10.4 Para tanto, a CONTRATADA deverá contar com procedimentos operacionais adequados, segurança patrimonial uniformizada e armada 24 (vinte e quatro) horas, sensores de presença nas áreas de armazenagem, circuito interno de TV digital, seguros contra roubos e incêndios e demais itens de segurança que se fizerem necessários a garantir a integridade dos estoques da SES-RJ.
10.5 Os valores das apólices de seguro da CONTRATADA deverão ser de R$ 85.000.000,00 (oitenta e cinco milhões de reais) contra incêndio e R$ 8.500.000,00 (oito milhões e quinhentos mil reais) contra roubo. No caso dos seguros referentes aos transportes realizados pela CONTRATADA, como referente a acidentes e roubos de cargas serão de responsabilidade da CONTRATADA
11. INFORMAÇOES PARA FORMATAÇÃO DE PREÇOS
No valor devem estar inclusos todos os serviços necessários para o funcionamento da operação, como mão de obra, sistema, digitalização, seguro de cargas, embalagens, palets, etc.
11.1 A título de Manutenção da infraestrutura estima-se uma área de (7.000 m² + câmaras frias).
11.2 A título de Setup e Inventário estima-se em 01(uma) implantação a ser cobrada uma única vez no inventário de transição. A posição referente a 12 de janeiro de 2021 é de cerca de 2.500 SKU's (unidades distintas de estoque). O dado é meramente referencial podendo apresentar alteração na data da transição contratual.
11.3 A título de Seguro Ad Valorem, até R$ 85.000.000,00 (oitenta e cinco milhões de reais) o valor da carga armazenada pela CONTRATADA a ser segurada e R$8.500.000,00 (oito milhões e quinhentos mil reais) a titulo de Seguro Contra Roubos.
11.4 A titulo de armazenagem e movimentação de carga seca/fria, estima-se em 18 mil metros cúbicos.
11.5 A título de Recepções de notas de entrada, estima-se em 250 (duzentas e cinquenta) notas recepcionadas por mês.
11.6 Consideram-se expedições no prazo normal aquelas solicitadas à CONTRATADA pela SES-RJ com antecedência mínima de 48 (Quarenta e oito) horas úteis e expedições de solicitações extra e excepcional, o prazo para serem encaminhadas para a CONTRATADA deve ter antecedência mínima de 04 (quatro) horas úteis e sua entrega em até 06 (seis) horas. Entende-se como hora útil, o período das 08h00 às 18h00, de 2a à 6a feira.
11.7 A título de Transporte em veículos com todas as capacidades para atender a demanda, estima-se em
60.000 (sessenta mil) quilômetros rodados por mês a serem cobrados mensalmente;
11.8 O ônus da destinação de materiais tornados inservíveis por falhas na programação de aquisição, alterações no perfil de consumo e outros motivos de responsabilidade da contratante ficará a cargo desta. A contratada deverá realizar o descarte que será integralmente ressarcido pela contratante após a validação de adequação ao valor de mercado do serviço de descarte pela área competente.
11.9 Na hipótese de perda gerada por ação ou omissão da contratada como, por exemplo, falhas nos relatórios de previsão de perda e quebras oriundas do procedimento de movimentação dos estoques, o ressarcimento é incumbência da contratada. Em função da essencialidade do item decidir-se-á pela glosa com baixa e destinação através de meios próprios e apartados do fluxo normal ou substituição imediata do item.
11.10 A titulo de documentos digitalizados e disponibilização de sistema de gerenciamento eletrônico de
documentos (GED), estima-se em 5.000 (cinco mil) imagens digitalizadas por mês a serem cobradas mensalmente, a partir do primeiro mês de prestação de serviços;
11.11 A licitante deverá considerar incluída nos valores propostos todas as despesas, inclusive aquelas relativas às taxas, impostos, encargos sociais e demais despesas, que possam incluir direta ou indiretamente no custo de execução dos serviços;
11.12 A licitante deverá praticar salário de mercado para os funcionários que irão trabalhar neste projeto.
12. OBRIGAÇÕES E RESPONSABILIDADES DA EMPRESA CONTRATADA
A CONTRATADA, além da execução dos serviços, conforme descrito neste projeto obriga-se a:
12.1 Assumir integralmente a gestão operacional e administrativa da Coordenação Geral de Armazenagem conforme descrito neste projeto;
12.2 Responsabilizar-se pela implantação de sistemas de armazenagem e movimentação de materiais, tais como pa lets em aço com capacidade mínima de 1.200 (mil e duzentos) kg por posição, estanterias em aço para áreas de picking de fracionados, empilhadeiras elétricas com capacidade mínima de 1.200 (mil e duzentos) kg na altura de 8,20 m, paleteiras hidráulicas elétricas com capacidade mínima para 1.200 (mil e duzentos) kg, entre outros e em quantidade mínima necessária para atender a demanda sem comprometer a operação;
12.3 Implantação da solução tecnológica operacional, conforme previsto neste projeto;
12.4 Manutenção de toda a infraestrutura atualmente existente, manutenção esta que corresponde a 7.000 m² de áreas construídas, incluindo áreas administrativa e de armazenagem, seis câmaras frias e todos os equipamentos existentes para o bom funcionamento dos serviços.
12.5 Emissão de apólices de seguro contra roubo, furto e incêndio, tendo como referencia os valores a seguir:
Carga armazenada, seguro Ad Valorem de até R$ 85.000.000,00 (oitenta e cinco milhões de reais);
Contra roubos, seguro Ad valorem de R$8.500.000,00 (oito milhões e quinhentos mil reais).
12.6 Implantação de sistema de segurança composto por: cercas elétricas ou concertinas, barreiras eletrônicas, sensores de presença, CFTV digital on-line, além de postos de segurança patrimonial uniformizada e armada 24 (vinte e quatro) horas;
12.7 Distribuição de materiais e medicamentos à rede estadual de saúde e municípios do estado do Rio de Janeiro conforme demanda;
12.8 Utilização de veículos com no máximo 5 (cinco) anos de uso no caso de caminhões, e 3 (três) anos de uso no caso de vans e veículos de pequeno porte, rastreadores via satélite, comunicação via rádio frequência e identificação da SES-RJ;
12.9 Todo o material de consumo a ser utilizado pelos funcionários da CONTRATANTE será de responsabilidade da CONTRATADA;
12.10 Garantir condições sanitárias adequadas ao desenvolvimento das funções mantendo a limpeza das instalações e procedimentos de desinsetização, descupinização e desratização periódicos;
12.11 Disponibilizar, através de Web Site, relatórios gerenciais, imagens digitalizadas de todos os documentos envolvidos nos processos (informe para recebimento, nota fiscal, atesto do recebimento, solicitação de materiais e comprovante de entrega), estima-se em 5.000 (cinco mil) imagens digitalizadas por mês;
12.12 Manter à frente dos trabalhos um gerente, devidamente credenciado, responsável pela equipe executante dos serviços contratados e que representará a empresa licitante perante a CONTRATANTE;
12.13 Xxxxxxxx, sempre que solicitado pelo representante da CONTRATANTE, relatório e informações sobre os serviços implementados;
12.14 Facilitar a ação do representante da CONTRATANTE, provendo acesso aos serviços em execução e documentação, além de atender prontamente às observações e exigências por ele apresentadas;
12.15 A CONTRATADA será responsável pela destinação, através da destruição ou incineração dos inservíveis da CONTRATANTE. Porém, para isso, a CONTRATADA deverá apresentar a CONTRATANTE um projeto executivo para tal procedimento de acordo com a Legislação vigente. Apenas
após a validação e autorização da CONTRATANTE, é que a CONTRATADA poderá dar inicio à execução do serviço;
12.16 Responsabilizar-se integralmente pelos serviços contratados, nos termos da legislação vigente;
12.17 Responsabilizar-se pelos custos de salários, uniformes, hospedagem, diárias, telefones, transporte e alimentação da equipe do projeto sob sua responsabilidade;
12.18 Responsabilizar-se, também, pelos encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais, resultantes da execução do contrato, conforme exigência legal;
12.19 Praticar preço de mercado referente ao salário da equipe do projeto evitando a rotatividade de funcionários;
12.20 A reposição de funcionário será imediata ou no máximo até 15 dias para que o funcionário seja trocado ou reposto. Para reposição de férias ou qualquer tipo de licença deverá ser imediata;
12.21 Ficará a cargo da CONTRATADA a regularização junto aos órgãos competentes do município, estado, União e conselhos profissionais, no que couber e sem prejuízo de outros indispensáveis às atividades desenvolvida;
12.22 A empresa deverá possuir em seus quadros de colaboradores e atuando na data da assinatura do contrato:
a. Profissional especializado em rotinas do software, manutenção e treinamento – Ter atuado com logística, de preferência na área hospitalar;
b. Profissional em Logística especializado em processos logísticos - Para gerência e para as demais funções devendo, para todas as funções, ter atuado com logística;
c. Profissionais operacionais de logística com capacitação para o uso de equipamentos específicos destinados à movimentação de material, medicamento e equipamento, controle de estoque e captura de demanda das áreas devendo ter atuado com logística;
d. Será necessária apresentação de documentos do responsável técnico pertinente ao seu conselho regional.
13. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE:
A CONTRATANTE obriga-se a:
13.1 Promover, por todos os meios, no exercício das funções da empresa licitante, dando-lhe acesso às suas instalações, promovendo o bom entendimento entre seus funcionários e os empregados do concorrente e cumprindo suas obrigações estabelecidas no Edital e seus anexos;
13.2 Na assinatura do contrato, designar funcionário que atuará como Ponto Focal da CONTRATANTE, ou seja, o responsável que deverá representar a CONTRATANTE junto à CONTRATADA no relacionamento e nas decisões a serem tomadas no dia-a- dia;
13.3 Na assinatura do contrato, designar responsável que atuará como preposto da CONTRATANTE, estando lotado nas dependências, a fim de:
13.3.1 Acompanhar os serviços prestados pela CONTRATADA, em especial o controle do recebimento regularidade/divergência dos medicamentos e materiais recebidos dos fornecedores da CONTRATANTE para armazenagem;
13.3.2 Atestar em conjunto com a CONTRATADA as notas fiscais entregues pelos fornecedores;
13.4 Informar à CONTRATADA, através de interface entre os sistemas, os materiais que serão entregues para a devida armazenagem. As informações a serem encaminhadas deverão contemplar além daquelas referentes à sua aquisição (ordem de empenho) todos os dados necessários à sua perfeita recepção e gestão;
13.5 Enviar solicitações para disponibilização de carga com antecedência mínima para que os materiais possam ser devidamente separados pela CONTRATADA;
13.6 Fornecer à CONTRATADA todas as informações necessárias para o perfeito cadastramento dos itens a serem armazenados, além dos pontos de ressuprimento para que a CONTRATADA informe a CONTRATANTE da necessidade de ressuprimento de seus materiais;
13.7 Informar à CONTRATADA os limites de estoque mínimo para ressuprimento;
13.8 Disponibilizar à CONTRATADA cartões de autógrafos com nomes, matrículas e assinaturas das pessoas com respectivas autonomias para visualizar através do web Site da CONTRATADA, informações de itens adquiridos, solicitações de distribuição, e relatórios gerenciais;
13.9 As quantidades previstas no item 08 (INFORMAÇAO PARA FORMATACÃO DE PREÇO) do Estudo Técnico Preliminar, têm caráter exclusivamente informativo e referencial, não constituindo em obrigação mínima ou máxima de consumo. Porém, a CONTRATADA fica obrigada a aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acréscimos ou supressões que se fizerem nos serviços, até 25% (vinte e cinco) por cento do valor inicial atualizado do contrato (Art. 65 da Lei 8.666/93); A CONTRATANTE obrigar-se-á a pagar o preço ajustado.
13.10 A CONTRATANTE obrigar-se-á a pagar o preço ajustado.
14. DAS ETAPAS DA QUALIFICAÇÃO TÉCNICA
14.1 A Licitante deverá apresentar Atestado de Capacidade Técnica, expedido por pessoa jurídica de direito público ou privado que comprove ter o licitante executado ou que esteja executando, serviços compatíveis em características, qualidade, quantidades aos indicados nos itens a seguir:
a. Serviços de logística e gerenciamento de processos de recebimento, armazenagem, movimentação, expedição e distribuição.
b. Prestação de serviços logísticos, com volumes mínimos mensais de: gestão de área com no mínimo
1.500 m2, e no mínimo 2.000 posições de estoque.
c. Utilização de sistema de logística com emissão de relatórios gerenciais via web e de automação (WMS).
d. Utilização de sistema de TMS (Transportation Management Systems ou Sistemas de Gerenciamento de Transporte) on-line, onde as informações são enviadas em tempo real, com status das entregas, emissão de alarmes de discordância de rota e programação de entregas, além de alarmes de prevenção e controle de perdas. Em data a ser marcada pelo (a) pregoeiro (a), no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis, a licitante deverá proceder com a demonstração do software comprovando o funcionamento e compatibilidade da Solução Tecnológica Operacional exigida neste Projeto. Nessa demonstração a empresa concorrente deverá comprovar todas as funcionalidades descritas no Anexo VI (Termo de Conformidade).
14.2 A Licitante deverá comprovar que possui em seu quadro permanente ou através de contrato de prestação de serviços, profissional de nível superior em farmácia e/ou administração, detentor do atestado de acervo técnico operacional, que comprove experiência na gestão de estoque e distribuição de materiais médico hospitalares e medicamentos. O referido profissional, não necessariamente precisa estar inscrito em seu conselho profissional, porém deverá apresentar o diploma de nível superior.
14.3 Prova de registro de pessoa jurídica no conselho regional de administração CRA, em nome da licitante e em plena validade.
14.4 Prova de registro de pessoa jurídica no conselho regional de farmácia CRF, em nome da licitante e em plena validade.
14.5 Prova de possuir no seu quadro permanente, na data da licitação, profissionais com nível superior em farmácia e administração, devidamente registrados no CRF e CRA pertencente ao quadro funcional da empresa, que deverá ser comprovado através da carteira de trabalho e previdência social (CTPS), ou contrato de trabalho.
14.6 Serviços de logística com entrega ponto-a-ponto (ou sistema expresso) e uso de sistema próprio de gestão de estoque (WMS) e gestão de frota (TMS) on line, com emissão de relatórios, sistema de rastreamento e envio de informações em tempo real, com status das entregas, emissão de alarmes de discordância de rota e programação de entregas, além de alarmes de prevenção e controle de perdas, com possibilidade de uso smartphones ou tablets para gerar informações sobre status das entregas.
14.7 Serviços de logística de medicamentos, gerenciando os processos de distribuição, guarda e armazenamento.
14.8 Digitalização de documentos
14.9 Em data a ser marcada pelo (a) pregoeiro (a), no prazo máximo de 2 (dois) dias úteis, a licitante deverá proceder com a demonstração do software comprovando o funcionamento e compatibilidade da Solução Tecnológica Operacional exigida neste Projeto. Nessa demonstração a empresa concorrente deverá comprovar todas as funcionalidades descritas no Anexo V (Termo de Conformidade).
15. DA VISITA TÉCNICA
15.1 Recomenda-se que o licitante realize a visita técnica na unidade onde o serviço será prestado, para a tomada de conhecimento de todas as condições locais para cumprimento das obrigações.
15.1.1 A vistoria e demais procedimentos daí decorrentes visam resguardar o licitante de possíveis falhas na elaboração da proposta, sendo que, em hipótese alguma a Administração aceitará posteriores alegações com base em desconhecimento das instalações, dúvidas ou esquecimentos de quaisquer detalhes da vistoria, devendo a licitante vencedora assumir todos os ônus dos serviços decorrentes. Na ocasião, o responsável pela vistoria será informado sobre posteriores reformas/obras a que serão submetidas algumas instalações, se for o caso, para cumprimento das obrigações objeto desta licitação, de acordo com o disposto no artigo 30, da Lei n.o 8.666/93. Resta salientar que a visitação técnica não se configurará como obrigação a fim de comprovar a qualificação técnica do licitante, é uma faculdade conferida aos interessados para uma melhor elaboração das propostas, como retro mencionado.
15.2 O procedimento a ser adotado para a Visita Técnica terá o seguinte rito:
15.2.1 Representante legal ou legalmente autorizado pela licitante, com documentação comprobatória da representação, se dirigirá à Superintendência de Logística, Suprimentos e Patrimônio, através do telefone
(00) 0000-0000, Rio de Janeiro/RJ, das 09h00 às 16h00, de 2a à 6a feira., Xxx Xxxxxx xx 000, 0x xxxxx, xxxx 000, Xxxxxx, Xxx xx Xxxxxxx, onde receberá a AUTORIZAÇÃO PARA VISITA TÉCNICA em todas as Unidades;
15.2.2 A Autorização acima será emitida de XXXX até XXXXX (somente nos dias úteis);
15.2.3 Portando a autorização acima o licitante deverá procurar o fiscal de contrato para o procedimento da visita técnica, no horário compreendido entre 09 e 16 horas, de segunda a sexta-feira, no período de **/**/*** à **/**/****;
15.2.4 Qualquer problema encontrado pela licitante quando do procedimento da visita o mesmo deverá entrar em contato com Sra. Xxxxxxx Xxxxx xx Xxxxxxxx da Superintendência de Logística, Suprimentos e Xxxxxxxxxx, através do telefone (21) 0000- 0000, ou e-mail xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xx.xxx.xx, para a solução;
15.2.5 Não será permitida a Visita Técnica fora do prazo estipulado no item 15.2.3;
15.2.6 Quando terminadas as visitas, o licitante retornará ao endereço do item 15.2.1, onde fará declaração, em documento próprio da SES, em que afirmará conhecimento de todas as informações e condições locais para o cumprimento das obrigações objeto da licitação. Essa declaração poderá ser feita até **/**/**** conforme Anexo do edital.
15.2.7 A declaração do item anterior, feita em duas vias, deverá ser assinada pelo representante legal da licitante e entregue ao funcionário especificado no item 15.2.4 para ciência, que será substituído, em caso de impedimento, pela Sr. Xxxx Xxxxxxxx xx Xxxxxxx Xxxxxxxx, e-mail: xxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xx.xxx.xx também funcionário da Superintendência de Logística, Suprimentos e Patrimônio;
15.2.8 A via entregue ao licitante deverá fazer parte de sua documentação de habilitação. No caso do licitante optar por não realizar a visita o mesmo deverá apresentar uma declaração relatando tal opção, devendo esta fazer parte da sua documentação de habilitação.
15.3 As declarações feitas são de inteira responsabilidade da licitante.
16. FORMA DE PARTICIPAÇÃO
Poderão participar do presente certame as empresas que:
16.1 Atenderem todas as exigências do Edital e seus ANEXOS.
16.2 Não tenham sido declaradas inidôneas por ato do Poder Público, nos termos do inciso IV do artigo 87 da Lei 8666/93.
16.3 Não estejam sob processo de falência ou após a decretação desta.
16.4 Não estejam impedidas de licitar e contratar com a Administração Pública direta ou indiretamente. Das quais não participem, seja a que título for, dirigentes ou funcionários da SES-RJ.
16.5 Não será admitida a participação de cooperativas.
16.6 Será permitida a participação de empresas em consórcio.
16.6.1Comprovação do compromisso público ou particular de constituição de consórcio, subscrito pelos consorciados, com indicação da líder, que será a responsável principal perante a SES-RJ pelos atos praticados pelo Consórcio, devendo ter poderes para receber instruções em nome dos demais membros, sendo efetivada através dela toda a execução do contrato, inclusive os pagamentos, sendo que no ato da assinatura do contrato, os participantes terão que comprovar a constituição e o registro do Consórcio, nos termos do artigo 33, § 2°, da Lei n° 8.666/93.
16.6.1.1 O compromisso público ou particular deverá ter data de assinatura anterior à data de abertura da sessão.
16.6.2 Cada um dos membros do Consórcio apresentará documentação relativa à sua própria habilitação jurídica, regularidade fiscal, econômico-financeira e qualificação técnica.
16.6.3 Os consorciados deverão atender todas as exigências do Edital, Projeto Básico e seus Anexos, podendo somar para qualificação técnica os quantitativos de cada consorciado e quanto à qualificação econômico-financeira poderão ser somados os valores de cada consorciado, na proporção de sua respectiva participação no consórcio.
16.6.4 É vedada a participação de consórcio no qual alguma das integrantes tenha sido declarada inidônea por ato do Poder Público, nos termos do inciso IV do artigo 87 da Lei n° 8.666/93.
16.6.5 Responderão solidariamente, os integrantes do consórcio, pelos atos praticados tanto na fase de licitação quanto na execução do contrato. (art. 33, V, Lei nº 8666/93).
16.6.6 É vedada a participação de empresa consorciada através de mais de um consórcio ou isoladamente.
17. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO MENSAL E ATESTAÇÃO DA FATURA:
A gestão e a fiscalização do contrato serão realizadas nos termos do Decreto 45.600 de 16 de março de 2016.
A CONTRATADA deverá encaminhar relatórios semanais para a avaliação dos FISCAIS DO CONTRATO onde será aferido o desempenho do serviço prestado e ao final do mês será emitida a nota fiscal para que sejam atestadas pelos responsáveis com posterior abertura de processo de pagamento. Sendo obrigatória a apresentação do comprovante de recolhimento mensal do FGTS e INSS com competência anterior à prestação do serviço, folha analítica do mês da competência e relatório de avaliação.
17.1 Deverão atestar a nota fiscal, o relatório de avaliação de desempenho e o Mapa de Pesagem mensalmente os FISCAIS DO CONTRATO.
17.2 Deverá ser fechado o relatório de avaliação de desempenho, no máximo até o mês subsequente, devendo ser assinado ao final e rubricado em todas as páginas, seguidamente numeradas.
17.3 Atestação da nota fiscal/fatura, para pagamento dos serviços prestados deverá ocorrer no máximo até o mês subsequente.
17.4 O FISCAL DO CONTRATO deverá ficar com uma cópia de cada relatório de avaliação e da nota fiscal.
17.5 A conferencia será de acordo com a planilha do anexo IV.
17.6 Poderão ser solicitados outros documentos que a comissão de fisclizaçõa julgem necessarios parta aferição dos serviços prestados.
18. DOS ANEXOS
Constituem anexos do presente termo de referência, dele fazendo parte integrante, independentemente de transcrição:
Xxxxx X – Atestado de visita técnica (documento 12457288)
Xxxxx XX – Declaração de aptidão parta formulação de proposta (documento 12457331) Xxxxx XXX – Modelo da planilha de preço (documento 12457348)
Xxxxx XX – Atestado de conformidade (documento 12457362)
Xxxxx Xxxxxxxxx de Matos Coordenador de Distribuição ID:5001805-1
Xxxxxxx Xxxxx xx Xxxxxxxx Superintendente de Logística, Suprimentos e Patrimônio
ID: 5001804-3
Rio de Janeiro, 13 janeiro de 2021
Documento assinado eletronicamente por Xxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxx, Coordenador, em 13/01/2021, às 17:36, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento nos art. 21º e 22º do Decreto nº 46.730, de 9 de agosto de 2019.
Documento assinado eletronicamente por Xxxxxxx Xxxxx xx Xxxxxxxx, Superintendente de Logística, em 13/01/2021, às 17:37, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento nos art. 21º e 22º do Decreto nº 46.730, de 9 de agosto de 2019.
A autenticidade deste documento pode ser conferida no site xxxx://xxx.xxxxxxx.xx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxx_xxxxxxx.xxx? acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=6, informando o código verificador 12432120 e o código CRC B625F127.
Referência: Processo nº SEI-080001/025529/2020 SEI nº 12432120
Xxx Xxxxxx, 000, - Xxxxxx Xxxxxx, Xxx xx Xxxxxxx/XX, XXX 00.000-000 Telefone: - xxx.xxxxx.xx.xxx.xx