Importação de Extrato Eletrônico Operadora de Cartão de Crédito AMEX
Importação de Extrato Eletrônico Operadora de Cartão de Crédito AMEX
Introdução
Quando o pagamento é efetuado via cartão de crédito ou débito, é gerado um título financeiro em nome da operadora de cartão e aguardado o recebimento dos valores para baixa dos títulos gerados.
A American Express® disponibiliza extratos com as informações de títulos pagos para o estabelecimento de venda, para que os clientes da operadora possam efetuar a conciliação de forma automatizada.
O sistema T-Car efetua a leitura e processamento deste extrato, baixando os títulos da operadora de cartão automaticamente, conforme parametrização realizada no sistema.
OBSERVAÇÃO! Para utilizar o processo solicite junto à AMEX® a geração do E-xtrato Eletrônico. Cobranças efetuadas pela operadora de cartão, relacionadas à geração do extrato, não estão inclusas na mensalidade do sistema TCar.
Tópicos deste documento (Clique sobre o tópico para ser direcionado no arquivo):
• Configuração do portador e Contas Movimentadas;
• Informações validadas Arquivo x Sistema.
Funcionamento
Para processamento do arquivo a operadora de cartão deve estar cadastrada como um convênio de financeira, com informações específicas de controle do sistema.
Configuração do Portador e Indicação das Contas Movimentadas
Primeiramente deve ser realizado o cadastro do portador (PG111 – Cadastro do Portador) dos títulos que serão pagos pela operadora de cartão, com a configuração das contas que serão movimentadas no processamento do arquivo.
ATENÇÃO!
OBRIGATORIAMENTE o código do banco para a operadora de cartões AMEX® deve ser 995.
Dos campos de preenchimento obrigatório:
• Nome da Conta: Identifica o portador nos relatórios e outras telas onde será utilizado.
• Banco: Esta informação é utilizada para validações no processo de integração.
Obrigatoriamente deve ser indicado o banco “995 - AMEX”, já cadastrado.
• Agência/Dígito: Identifica a agência onde são realizados os pagamentos da operadora para a empresa.
• Número da Conta/Dígito: Identifica o número da conta onde são realizados os pagamentos da operadora para a empresa.
O preenchimento das demais informações desta aba fica a critério do usuário, não sendo obrigatórias.
Na aba “Contas” devem ser indicadas as contas contábeis do sistema, que serão movimentadas no processamento do arquivo.
Figura 2: Indicação das contas contábeis para movimentação de valores
Dos campos para preenchimento obrigatório:
• Versão: Identifica a versão do plano de contas atual utilizado pela empresa.
• Conta: Identifica a conta contábil cadastrada no plano de contas onde são movimentados os recebimentos de valores da operadora de cartões. Esta conta deve estar identificada como BANCO (CT045).
• Conta tarifa: Identifica a conta contábil cadastrada no plano de contas onde são movimentadas as tarifas/taxas/comissões, pagas à operadora de cartão pela operação.
OBSERVAÇÃO! Ao utilizar a importação do extrato disponibilizado pela operadora de cartão, não é necessário configurar as tarifas da operadora de acordo com os percentuais aplicados contratados pela empresa (FN009), pois estes valores são encontrados no arquivo.
Os valores da tela FN009 serão considerados apenas para baixas manuais.
Configuração do Convênio com a Operadora de Cartão
O cadastro do convênio com a operadora de cartão é realizado na tela “CB008 – Cadastro de Convênio para Intercâmbio Bancários/Financeiras” acessada em “PG > Financeiro
> Cadastro do Xxxxxxxx Xxxxxxxx – Versão 2”.
Ao indicar o portador cadastrado na PG111 – Cadastro de Portador, e informando que a versão do convênio é referente a “3 – Operadora Cartão”, é possível observar que serão
apresentados apenas os campos necessários para configuração dos retornos referentes às operadoras de cartão.
Figura 3: Cadastro de Convênios para Operadoras de Cartão
Dos campos necessários para preenchimento ainda tem-se:
• Identificador Carteira: Campo de controle interno do sistema onde deve ser identificada a numeração do convênio com a operadora e a empresa.
• Descrição: Indica a descrição do convênio que será apresentada nas telas de processamento e manutenção dos arquivos importados.
Na aba “Configurações Convênio” é possível observar o grupo “Configurações Propriedades”.
Figura 5: Configurações da Propriedade
São propriedades do convênio:
• CodigoClienteOperadora: (Obrigatória) No valor da propriedade deve ser indicado o Código do Cliente, conforme cadastro de clientes no sistema, que está configurado para Operadora de Cartão American Express®.
Esta propriedade é obrigatória para que os títulos sejam localizados corretamente. Somente serão buscados títulos com o código de cliente informado nesta propriedade.
• BuscaTituloDataValor: (Opcional) São valores da propriedade “S” ou “N”.Ao indicar “S” (SIM) os títulos serão buscados considerando apenas “Cliente”, “nº Parcela”, “Data de Emissão do título” e “Valor do título”, desconsiderando a numeração do título.
Ao indicar “N” (NÃO), ou quando a propriedade não estiver informada os títulos serão buscados considerando “Cliente”, “nº Parcela”, “Data de Emissão do título”, “Valor do título” e “Numeração do título” conforme arquivo de importação.
• CalculaDiferencaValorTaxa: (Opcional) Ao indicar “S” (SIM) será calculado o valor da taxa da operadora de cartão, conforme arquivo de importação, movimentando a conta de tarifa no valor correspondente para os títulos localizados no sistema. Se a propriedade indicar “N” (NÃO) ou não estiver informada não será movimentado nenhum valor referente à tarifas/taxas da operadora de cartão.
• FilialConvenio: (Opcional) Indica a filial para localização dos títulos, deve ser utilizada quando existem convênios diferenciados para cada filial. Quando esta propriedade não é utilizada serão buscados títulos de todas as filiais (caso quando é utilizado apenas um convênio na empresa).
ATENÇÃO! Caso a empresa possua configurados os valores de taxas na tela “FN009 – Cadastro de Operadora de Cartão” os valores NÃO serão considerados no processo automático através do arquivo de retorno, somente para baixas manuais.
Outras Propriedades
Nome Propriedade | Valor Aceito | Funcionamento |
MostraValorTaxaCartao | S ou N | Propriedade OPCIONAL. Ao indicar essa propriedade com valor “S” o sistema irá apresentar o valor das taxas enviadas no arquivo para todos os títulos. Facilitando a localização e baixa dos títulos não localizados automaticamente pelo sistema. |
Configuração de Contas por Xxxxxx
Quando o mesmo convênio é utilizado para diversas filiais, e nelas deve haver movimentação de contas diferentes, é possível utilizar as configurações da aba “Contas Convênio”, habilitada quando a versão do convênio indica “Operadora de Cartão”.
No momento de processar o arquivo, o sistema irá verificar a filial do título localizado no sistema e buscar a configuração para aquela filial. Caso não exista nenhuma configuração indicada serão utilizadas as contas cadastradas para o portador.
Figura 6: Cadastro de Contas por Xxxxxx
São campos para preenchimento:
• Código da Filial: Indica a filial para configuração. Será validada a filial do título localizado no sistema, com a filial inserida na configuração. Caso não tenha configuração para a filial do título serão utilizadas as contas cadastradas para o portador.
• Versão: Indica a versão do plano de contas que serão configuradas.
• Conta: Campo para indicação da conta que será movimentada para a filial, referente aos valores de recebimento da operadora de cartão.
• Conta tarifa: Campo para indicação da conta que será movimentada para a filial, referente aos valores de tarifas cobradas pela operadora de cartão.
Após finalizar a configuração das informações de convênio conforme desejadas pela empresa, já é possível realizar a importação do arquivo disponibilizado pela operadora de cartões.
A importação do arquivo é realizada na tela “CB011 – Validação de arquivo retorno de cobrança” (FN > Banco > Convênio Bancário – Versão 2 > Arquivo Retorno).
Nesta tela basta indicar o código do convênio cadastrado para a operadora de cartão American Express® e então buscar o arquivo de retorno na pasta onde foi salvo. Após selecionar o arquivo e clicar em “Validar” o sistema irá carregar o arquivo e localizar os títulos correspondentes de acordo com as configurações realizadas para o convênio.
Figura 7: Apresentação das informações do arquivo
ATENÇÃO! Ao “Gravar (F4)” serão movimentados apenas os valores (saldo e tarifa) de títulos válidos, localizados no sistema. Movimentação de valores:
o Será efetuada a baixa do título conforme conta do cliente e movimentada a conta indicada no portador cadastrado para a AMEX® (Banco 994). Caso tenham configurações específicas de contas contábeis no convênio (CB008) para a filial do título serão consideradas antes das contas do portador.
o Será movimentada a conta indicada no cadastro do portador, informada para tarifas, no valor total das tarifas apenas dos títulos localizados e baixados. Caso tenham configurações específicas de contas contábeis no convênio (CB008) para a filial do título serão consideradas antes das contas do portador.
A data de baixa dos títulos e demais movimentações será realizada na “Data de Crédito” listada na validação do arquivo. Esta data corresponde à data de lançamento dos valores em domicílio bancário, conforme layout disponibilizado pela AMEX®.
Ocorre bloqueio do sistema ao tentar efetuar a importação de arquivos com a mesma sequencia.
Para cancelar as movimentações, estornando os valores e excluindo o retorno processado, basta acessar a tela “CB012 – Manutenção de retorno de arquivo cobrança”.
Nesta tela (CB012) deve ser indicado o código do convênio, a sequência do retorno e a data que ocorreu o processamento, utilize a pesquisa (botão PESQUISAR ou F2).
Após selecionar o retorno já processado, ao clicar em “Excluir (F5)” as movimentações realizadas referentes à baixa dos títulos, movimentação da conta da operadora, e movimentação de tarifas e taxas serão excluídas. Somente assim o arquivo poderá ser importado novamente.
Figura 8: Tela para exclusão de processamento de arquivos de retorno de cartão de crédito/débito
Informações validadas arquivo x sistema
Esta seção do documento irá especificar como são localizados os títulos no sistema correspondentes ao convênio com a operadora de cartão e de que forma são relacionados com as informações do arquivo.
No sistema ao efetuar uma baixa de título onde o pagamento foi realizado via cartão de crédito/débito (configurações na Forma de Quitação (FN008)), é solicitado ao usuário a informação “Autorização”, que corresponde ao Número da Autorização (AUT), que é impresso quando autorizada a transação.
O título gerado pelo sistema, contra a operadora de cartão de crédito/débito, terá o código do cliente/fornecedor configurado para a operadora de cartão selecionada, e a numeração indicada no campo “Autorização” em destaque na figura seguinte.
Figura 9: Numeração utilizada para localizar o título no processamento do arquivo
Quando a operadora realiza o pagamento dos valores para a empresa, também utiliza o número do documento para identificar o registro que está sendo pago.
ATENÇÃO! Para que o sistema localize o título corretamente, no retorno dos valores pela operadora de cartão, a informação impressa no comprovante de pagamento através do cartão e a numeração informada no campo “Autorização” devem ser IGUAIS.
Quando o arquivo com os pagamentos efetuados é enviado para a empresa, no momento de processar o arquivo disponibilizado pela operadora de cartão na tela CB011, a localização do título no sistema irá verificar:
• Código do Cliente: O sistema sempre utilizará o código do cliente informado na propriedade “CodigoClienteOperadora”.
Este cliente/fornecedor deve estar configurado com atividade correspondente a Operadora de Cartão. Caso a empresa já utilize baixa com cartão de crédito, será o cliente para o qual são gerados os títulos da operadora de cartão.
• Número do Título: Número do campo “AUT” impresso no comprovante de autorização da venda através de cartão de crédito. Informação do campo “Autorização”. Corresponde ao Número do Título gerado pelo sistema contra a operadora de cartão.
• Número da Parcela: No arquivo enviado pela operadora de cartão é indicada a parcela que está sendo paga. O sistema irá validar a numeração da parcela do título gerado contra a operadora de cartão, e indicará apenas a parcela correspondente ao registro enviado no arquivo.
• Data de Emissão do Título: A data de emissão do título contra a operadora corresponde à data em que a ocorrência foi recebida pela operadora de cartão. Ou seja, a data que a transação foi autorizada, o dia em que foi efetuada a baixa do título do cliente e passado o cartão para pagamento, correspondendo à data de emissão do título contra a operadora de cartão.
• Valor da parcela: No arquivo enviado pela operadora, também é indicado o valor do título pago. Este valor é validado com o valor da parcela do título localizado.
ATENÇÃO! Caso alguma das informações (Cliente, Título, Parcela, Data de Emissão e Valor) não corresponda a um título em aberto no sistema, será indicado como “Título não encontrado” e não acontecerá movimentação de valores.
PROPRIEDADE “BuscaTituloDataValor”
Ao ativar a propriedade “BuscaTituloDataValor” no cadastro de convênio de cartão de crédito/débito (CB008) o sistema NÃO verifica a numeração do título, apenas “Cliente”, “Parcela”, “Valor” e “Data de Emissão”.
Utilizar esta propriedade é de responsabilidade do cliente. Ao deixar de validar a numeração do título e houver mais de um título com as demais informações válidas o sistema não irá efetuar diferenciação e baixará apenas o primeiro título localizado.
PROPRIEDADE “CalculaDiferencaValorTaxa”
Ao ativar a propriedade “CalculaDiferencaValorTaxa” no cadastro do convênio de cartão de crédito/débito (CB008) o sistema irá calcular os valores de taxas de acordo com as informações recebidas no arquivo disponibilizado pela Operadora de Cartão.
Deixar de utilizar essa propriedade é de responsabilidade do cliente. Quando a propriedade não é informada, o sistema NÃO irá calcular nenhum valor de tarifa ou taxas de cartão de crédito/débito, independente da configuração na FN009.
Todas as informações são lidas e processadas de acordo com layout disponibilizado pela AMEX® e conforme arquivo de exemplo também disponibilizado pela operadora.