CONDIÇÕES GERAIS DE CONTRATAÇÃO
RFQ Nº 4100xxxxxx | rev. 00 | página nº 1 |
CONDIÇÕES GERAIS DE CONTRATAÇÃO
Nome do Projeto | (aplicável a projetos) | |
Nome do Pacote | (aplicável a projetos) | |
Objeto de Contratação | ||
Gerência Requisitante | ||
Responsável pelo Processo de aquisição | Nome: | Telefone: |
e-mail: | ||
Permite Participação em Consórcio | ☐ Sim ☐ Não | |
Regime de Contratação | Escolher um item. | |
Instrumento Contratual | ☐ Assinado ☐ Aprovado eletrônicamente | |
Documentação complementar |
1. INTRODUÇÃO
A SAMARCO MINERAÇÃO S/A convida através desta RFQ, empresas de know-how específicos para o fornecimento de produtos e/ou serviços conforme especificações contidas nesta requisição e seus anexos.
O cumprimento de todas as orientações, diretrizes, especificações e normas aqui relacionadas é obrigatório e indispensável à formalização da futura contratação ora proposta com a PROPONENTE vencedora.
Todos os custos de elaboração e submissão das propostas é de responsabilidade única e exclusiva das PROPONENTES, não cabendo às mesmas qualquer pedido de remuneração, ressarcimento ou reembolso, independente do resultado.
O convite e a participação da PROPONENTE neste processo não configuram dívida, e/ou obrigações de qualquer natureza para com as PROPONENTES.
2. INFORMAÇÕES GERAIS
2.1 Cadastro da empresa
A Samarco Mineração utiliza o portal WebForMat da empresa CH Consultoria, para o gerenciamento do cadastramento das informações dos fornecedores. Esta empresa é a única autorizada a contatar os fornecedores para atualização dos dados cadastrais e, inclusive, solicitar documentação digitalizada. A empresa Serasa poderá entrar em contato para solicitação de documentação vinculadas a análise financeira.
A SAMARCO se reserva o direito de pesquisar e checar a veracidade dos dados informados no cadastro.
A inclusão dos dados cadastrais no Portal não implica em obrigatoriedade da SAMARCO em convidar o FORNECEDOR para participar de concorrências. No entanto, para participação no processo de contratação as empresas obrigatoriamente deverão estar cadastradas no Portal de Fornecedores da Samarco.
Para se cadastrar, basta acessar o site da Samarco pelo link: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/xxxxxxx/.
Dùvidas poderão ser esclarecidas pelo 0800 284 8115 ou xxxxxxxx_xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
2.2 Cronograma do Processo de Contratação
O cronograma a seguir é a linha de base para este processo de concorrência, podendo ser revisado a critério do Departamento de Suprimentos da SAMARCO, mediante comunicação às PROPONENTES.
Etapa | Responsável | Data | Forma de envio | ||
1. Confirmação de Participação | PROPONENTE | 14/09/2020 | |||
2. Visita Técnica | - | 17/09/2020 | Presencial / Teams | ||
3. Data Limite para Envio de Dúvidas | PROPONENTE | 23/09/2020 | |||
4. Limite de Esclarecimentos das Dúvidas | SAMARCO | 02/10/2020 | |||
5. Envio da documentação de qualificação | PROPONENTE | 02/10/2020 | Portal de Fornecedores | ||
6. Entrega da Proposta Técnica | PROPONENTE | 13/10/2020 | |||
7. Abertura das cotações no Portal de Compras | SAMARCO | 20/11/2020 | Mercado Eletrônico | ||
8. Entrega da Proposta Comercial | PROPONENTE | 26/11/2020 | Mercado Eletrônico | ||
9. Kick-off Meeting | SAMARCO | 08/01/2021 | - |
i. Os documentos integrantes desta RFQ são considerados suficientes para definir a intenção desta concorrência e, desta forma reger a perfeita e integral execução do Fornecimento ora solicitado;
ii. A SAMARCO entende que as PROPONENTES examinarão cuidadosa e apuradamente o texto desta RFQ, e dos demais documentos e anexos integrantes desta Solicitação de Proposta, preferencialmente antes da visita técnica (quando aplicável) para fins de maiores esclarecimentos.
iii. Quaisquer erros, omissões, incorreções, discrepâncias e demais falhas encontradas pela PROPONENTE nos documentos desta Solicitação de Proposta deverão ser comunicados por escrito à SAMARCO até a etapa de “envio de dúvidas” constante no cronograma supracitado, de modo a serem corrigidos. Da mesma forma, quaisquer dúvidas ou não entendimentos, deverão ser arguidos, motivo pelo qual a SAMARCO não isentará qualquer PROPONENTE do fiel cumprimento desta RFQ;
iv. A não observância, ou a omissão de qualquer ordem ao solicitado, em qualquer uma das instruções desta RFQ poderá, a critério exclusivo da SAMARCO, acarretar a desclassificação da PROPONENTE.
3. APRESENTAÇÃO DAS PROPOSTAS
As propostas deverão ser entregues em meio digital até o prazo estipulado no cronograma. O não cimprimento dos prazos poderá implicar na desclassificação da proponente.
3.1. Proposta Técnica
Na proposta técnica não poderá constar preços, caso ocorra o proponente poderá ser desclassificado.
Todas as Propostas Técnicas que envolvam aquisição de equipamentos de tecnologia da informação e comunicação, bem como a aquisição de sistemas e serviços que utilizem sistemas de informação deverão ser obrigatoriamente avaliados pela Gerência de Tecnologia da Informação. Portanto, as propostas técnicas deverão apresentar o tópico “Tecnologia da Informação”, considerando o detalhamento de todos seus subitens.
Em atendimento as diretrizes da LGPD – Leis Geral de Proteção de Dados, os currículos deverão conter somente: nome completo, endereço, e-mail particular ou corporativo, contato, estado civil, escolaridade, registro no Conselho de Classe e experiência profissional.
Ressaltamos que o e-mail deverá estar limitado a 20MB. Caso os arquivos excedam este tamanho, o e-mail deverá ser dividido.
3.2. Proposta Comercial
As propostas comerciais serão recebidas via Portal de Compras exceto nos casos em que for autorizado pela Samarco Mineração outra forma de envio.
A proposta comercial apresentada deverá conter:
• Proposta comercial consolidada com as condições comerciais da proponente (poderão ser utilizados os modelos constantes no Portal de Fornecedores da Samarco). Neste documento deverá constar:
o Condição de pagamento após a emissão da nota fiscal;
o Data base da proposta;
o Sugestão de índice de reajuste nos casos de vigência acima de 12 meses.
o De acordo com os documentos complementares citados na página 01.
• Planilha de quantidades e preços conforme padrão enviado.
o A alteração na planilha de quantidades padrão poderá ocasionar na desclassificação da proponente. Dúvidas deverão ser esclarecidas durante a etapa de esclarecimentos definida no cronograma.
• Composição de preços unitários (CPU) conforme formulário SMIN-FO-GSU- 008.
As Samarco utiliza a ferramenta de e-commerce do Mercado Eletrônico. Desta forma, qualquer dúvida, solicitamos entrar em contato no telefone 00 0000-0000 ou pelo e- mail xxxxxxxxxxxx@xx.xxx.xx.
Atenção:
• Não serão aceitas propostas comerciais via e-mail exceto nos casos autorizados previamente pelo responsável do processo de aquisição.
• As cotações não respondidas até o prazo limite estabelecido neste e-mail poderão acarretar na desclassificação do proponente.
• Caso ocorra qualquer problema técnico no Portal que impeça a publicação de sua proposta, a proponente obrigatoriamente deverá abrir um CHAMADO junto ao Portal de Compras Eletrônico para formalizar e encaminhar as evidências o responsável pelo processo de aquisição. Não poderemos justificar de outra maneira a ausência de cotação no portal.
O Manual para utilização do Mercado Eletrônico encontra-se disponível no Portal de Fornecedores da Samarco.
A simples apresentação da proposta não confere ao PROPONENTE direito a reivindicações de qualquer natureza. Este documento é uma requisição de propostas e não deve ser entendido como um pedido ou autorização da SAMARCO aos PROPONENTES para realizar trabalhos, não representando qualquer compromisso de compra ou aluguel.
4. CRITÉRIO DE AVALIAÇÃO DE PROPOSTA TÉCNICA
Nas aquisições em que forem solicitadas propostas técnicas, os critérios de avaliação técnica serão enviados até o recebimento das propostas para todas as proponentes.
Os critérios deverão ser claros, objetivos e aderente ao escopo de contratação constando o peso de cada item e nota de reprovação.
5. QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES
O processo de qualificação de fornecedores obedecerá aos princípios básicos de impessoalidade, moralidade, economicidade e qualidade.
Seu objetivo é a seleção e avaliação para que a qualidade de serviços e materiais fornecidos atendam aos requisitos regulatórios e de boas práticas.
A qualificação é realizada com base em nosso Código de Conduta, respeitando critérios técnicos e outros de processo como qualidade, preço, prazo de entrega e atendimento.
Os requisitos poderão variar para cada processo de contratação devendo a proponente observar na tabela abaixo os requisitos aplicáveis, forma de envio e prazos:
Requisito | O que enviar | Forma de envio | Prazo |
Compliance | ☐ PDD ☐ QDD ☐ N/A | xx/xx/xxxx | |
Segurança | ☐ Questionário ☐ N/A | Portal de Fornecedores | xx/xx/xxxx |
Econômico- Financeiro | ☐ Balanço + DRE últimos 3 anos ☐ N/A | Portal de Fornecedores | xx/xx/xxxx |
Tributário | ☐ Check list ☐ N/A | Mercado Eletrônico ou E-mail | xx/xx/xxxx |
Regularidade | ☐ Check list – Agregados ☐ Documentação legal ☐ N/A | Portal de Fornecedores | xx/xx/xxxx |
Meio Ambiente | ☐ Check list de Meio Ambiente ☐ N/A | Portal de Fornecedores | xx/xx/xxxx |
5.1 Definição dos requisitos
5.1.1 Compliance
O processo de aquisição é submetido a controles específicos de Compliance afim de detectar possíveis riscos de corrupção, fraude, conflitos de interesse, entre outros.
Faz parte desta etapa a análise do formulário Pré due diligence (PDD) preenchido pelo fornecedor durante a etapa de cadastro. Considerando a validade de 1 ano, quando expirado, o Responsável pelo processo de aquisição fará uma nova solicitação.
Em alguns casos, poderá ser requerido o questionário de due diligence (QDD) o qual deverá ser preenchido e assinado pelo representantel legal da empesa.
5.1.2 Segurança
A Samarco estabelece o critério de qualificação com base no risco mais significativo das atividades definidas no escopo de contratação e o tempo de duração de contrato (permanência dos empregados dentro das unidades da Samarco).
Quando aplicável a qualificação o fornecedor receberá o e-mail do Portal de Fornecedores da Samarco com as orientações para inclusão dos documentos.
Ressaltamos a importância em analisar o Edital de Segurança e seus anexos para composição das propostas técnicas e comerciais. Este documento encontra-se disponível no Portal de Fornecedores da Samarco.
5.1.3 Econômico-financeiro
A análise econômico-financeira é realizada com base no relatório emitido pela empresa Serasa e avaliação dos Índices Financeiros dos 3 ultimos balanços contábeis, incluindo a demonstração do resultado do exercício (DRE), assinados pelo contador da empresa proponente.
Os balanços contábeis e DREs deverão ser incluídos no Portal de Fornecedores da Samarco.
5.1.4 Tributário
Quando requerido o fornecedor deverá enviar o check list tributário conforme modelo constante no Portal de Fornecedores da Samarco.
Este documento deverá ser enviado em formato excel como anexo da proposta comercial.
5.1.5 Análise de Regularidade
Análise de Regularidade do Empregador
A análise de regularidade do empregador tem como objetivo a verificação do cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias pelo proponente.
Para avaliação, quando solicitado, a proponente deverá inserir a documentação listada abaixo no Portal de Fornecedores da Samarco:
Item | Documentos | Observações |
1 | Contrato Social e suas alterações | |
2 | Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas | |
3 | Relação de Infrações Trabalhistas | |
4 | Certidão de Débitos Trabalhistas | |
5 | Certidão Negativa de Débitos Federais | xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/Xxxxxxxx/xxxxxxxx/XXXXxxxxx taInter/InformaNICertidao.asp?Tipo=1 |
6 | Certificado de Regularidade do Empregador | xxxxx://xxxxxxxx- xxx.xxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxXxxxxxxxxx.xxx |
7 | Certidão Negativa de Débitos Municipais | |
8 | Certidão Negativa de Débitos Estaduais |
Análise de Regularidade na aquisição de agregados
Entende-se por agregados os fragmentos de rochas, popularmente denominados “pedras” e “areias”. É um material granular, sem forma nem volume definidos, geralmente inerte, com dimensões e propriedades adequadas, geralmente para uso em obras de engenharia.
O objetivo desta análise é garantir que o processo de aquisição seja realizado por empresas idôneas e que atendam todos os requisitos legais relacionados ao fornecimento de agregados.
Para tanto, a empresa deverá anexar no Portal de Fornecedores da Samarco a documentação prevista no formulário nº SMIN-FO-GSU-021_Check List disponível para consulta também no Portal de Fornecedores.
5.1.6 Meio Ambiente
A avaliação em Meio Ambiente é obrigatória nas aquisições de serviços de destinação de resíduos.
A empresa deverá anexar no Portal de Fornecedores da Samarco a documentação prevista no formulário nº SMIN-FO-GSU-023_Check List Fornecedores de Resíduos disponível para consulta também no Portal de Fornecedores.
Eventualmente, poderão ser realizadas análises de Meio Ambiente para outros tipos de aquisições. Nesses casos as proponentes serão comunicadas da documentação adicional necessária.
6. INCLUIR SOBRE CONSÓRCIO E SUBCONTRATAÇÃO
7. INSTRUMENTOS CONTRATUAIS
A Samarco possui como padrão a utilização de dois tipos de minutas contratuais:
• Documento aprovado eletrônico – Aplicável aos casos de aquisições de materiais e serviços até R$ 3,5MM.
• Documento assinado pelas partes eletronicamente: Aplicável as aquisições acima de R$ 3,5MM.
Em alguns casos poderá ser requerido o certificado digital (e-CPF) dos representantes legais da empresa vencedora.
O certificado pode ser obtido através de qualquer Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-BRASIL de preferência do fornecedor. Os custos para obtenção do token e do certificado serão de responsabilidade do fornecedor
Atualmente a Samarco utiliza a plataforma da empresa Docusign.
Poderão ser emitidas minutas contratuais assinadas pelas partes eletronicamente para aquisições inferiores a R$ 3,5MM conforme recomendações internas do jurídico.
Dúvidas e esclarecimentos deverão ser enviados até e etapa de “Envio de Dúvidas” informada no cronograma deste processo.
8. ANEXOS
Toda informação fornecida pela SAMARCO no âmbito desta RFQ, seus anexos, adendos, circulares, esclarecimentos, enfim, toda informação escrita direcionada às PROPONENTES, é requisito de atendimento obrigatório. O não atendimento poderá, a critério exclusivo da SAMARCO, acarretar a desclassificação da PROPONENTE.
Fica definido que os projetos, especificações e toda a documentação relativa ao escopo são complementares entre si, de modo que qualquer detalhe mencionado em um documento e omitido em outro será considerado específico e válido.
Havendo divergência de informações entre os documentos fornecidos, a PROPONENTE deverá solicitar os devidos esclarecimentos na fase de elaboração de propostas. O não questionamento implica na aceitação de ambas as condições, cabendo à SAMARCO, posteriormente, determinar qual condição será aplicada.
Compõem essa RFQ, os itens relacionados a seguir, os quais devem ser cuidadosamente estudados e considerados na elaboração das propostas técnica e comercial.
☐ Edital de Saúde e Segurança (definir na carta convite se trata de Projeto ou Rotina);
☐ Padrão de Controle de Risco Crítico;
☐ Manual de Gestão Ambiental;
☐ Código de Conduta;
☐ Termo de Confidencialidade;
☐ Procedimento de Subcontratação;
☐ Orientações de adesão ao portal eletrônico;
☐ Procedimento de Reembolso de Despesas Contratados, quando aplicável;
☐ Contratação de mão de obra local, quando aplicável;
☐ Diretrizes Básicas - Relação do Trabalho
☐ Informações Básicas da Região – Germano;
☐ Diretrizes de Gestão da Qualidade;
☐ Diretrizes para Implantação de Canteiro;
☐ Requisitos de Planejamento e Controle.
☐ Edital de Segurança (definir na carta convite se trata de Projeto ou Rotina);
☐ Protocolo de controle de riscos críticos 01 - Veículos Rodoviários
☐ Protocolo de controle de riscos críticos 02 - Equipamentos Móveis1
☐ Recomendação de segurança_Transporte de agregados
☐ Procedimento para fornecimento de agregados
☐ SMIN-FO-GSU-021_Check List para Fornecedores de Agregados
9. PROGRAMA FORÇA LOCAL
Ver com Elisangela
10. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
A PROPONENTE se compromete a preservar a Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade das informações da Samarco Mineração, devendo cumprir e assegurando que seus empregados diretos e indiretos cumpram as diretrizes da Política de Segurança da Informação da Samarco Mineração, que utiliza o modelo de gestão, baseado na norma internacional ISO/IEC 27001.
11. JULGAMENTO E DIREITO DE REJEIÇÃO DAS PROPOSTAS
i. A PROPONENTE reconhece que a SAMARCO tem o direito de rejeitar propostas quando, uma vez solicitado à PROPONENTE, esta não prestar esclarecimentos até as datas limites fixadas pela SAMARCO.
ii. A SAMARCO reserva-se o direito de não aceitar propostas que sejam entregues após o prazo estabelecido nesta Solicitação de Proposta, bem como as que não atendam de forma clara e objetiva a todos os quesitos técnicos/comerciais, solicitados nas instruções contidas nesta Solicitação de Proposta.
iii. Não serão consideradas propostas que contiverem quaisquer vínculos com as das demais concorrentes, que estiverem em desacordo com a Solicitação de Proposta e seus anexos, que se revelarem inexequíveis ou, ainda, que forem consideradas inconvenientes por fatos supervenientemente conhecidos.
iv. A análise e o julgamento das Propostas far-se-ão de modo objetivo, mas tomando em consideração os interesses da SAMARCO, a critério exclusivo desta, não cabendo a qualquer PROPONENTE direito de
recorrer da decisão adotada, seja pleiteando o reexame de sua proposta, seja questionando o critério utilizado. Tampouco serão considerados quaisquer pleitos da PROPONENTE relativos a eventual indenização pela preparação da proposta e participação na Solicitação de Proposta.
v. A SAMARCO poderá solicitar esclarecimentos às PROPONENTES ou argüir sobre a qualidade de quaisquer itens das propostas, solicitando sua revisão. Esses contatos se darão por escrito através de e-mail, quando então as PROPONENTES deverão informar se ocorrerão alterações nas Propostas Comerciais. Em caso positivo, a PROPONENTE deverá informar o que será alterado na Proposta Comercial, por escrito, em envelope fechado.
12. ADJUDICAÇÃO DOS SERVIÇOS
i. A SAMARCO reserva-se o direito de adjudicar os serviços em questão, no todo ou em parte, a uma, ou nenhuma das empresas consultadas, segundo o critério que melhor atender aos seus interesses, a seu exclusivo julgamento, sem que caiba à PROPONENTE qualquer reivindicação.
ii. Em caso de contratação, a PROPONENTE escolhida pela SAMARCO será convidada a assinar o contrato conforme o “Minuta do Contrato” pertencente ao Caderno V desta RFQ.
iii. A SAMARCO, a seu exclusivo critério, poderá desclassificar a escolhida, caso a mesma não assine o Contrato, ou não forneça os documentos exigidos no prazo de até 15 (quinze) dias corridos, contados da data da notificação.
13. ANULAÇÃO OU CANCELAMENTO DA SOLICITAÇÃO DE PROPOSTA
A SAMARCO, a seu exclusivo critério, poderá cancelar, em qualquer de suas fases, ou simplesmente anular a presente Solicitação de Proposta, sem que caiba qualquer ressarcimento ou indenização às empresas participantes.
14. LGPD – LEIS GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS
A CONTRATADA estará autorizada a realizar o tratamento de dados pessoais referentes a esta contratação somente quando houver aplicabilidade de alguma das bases legais previstas na LGPD (Lei 13/709 de 2018) e este tratamento estiver em conformidade aos princípios e normas previstas nesta legislação. As
orientações e regras internas da SAMARCO sobre privacidade também devem ser observadas e cumpridas pela CONTRATADA.
A CONTRATADA deverá responder ao questionário como forma de se identificar como Operadora ou Controladora de dados pessoais, questionário este que será avaliado pela responsável pela contratação na Samarco.
15. CONFIDENCIALIDADE
Os documentos e informações desta Solicitação de Proposta destinam-se exclusivamente à elaboração das propostas sendo vedado às Proponentes, sob as penas de lei, prestar informações a terceiros sobre a natureza ou andamento dos serviços objeto desta Solicitação de Proposta, bem como divulgar, através de qualquer meio de comunicação, dados e informes relativos ao seu objeto, incluindo, documentos técnicos e relacionados à tecnologia adotada, salvo com prévia e expressa autorização escrita da SAMARCO.
16. DISPOSIÇÕES GERAIS
As informações fornecidas são orientativas. Cabe ao proponente verificar no local todos os aspectos relacionados a este escopo. O dimensionamento de recursos humanos e materiais necessários serão de inteira responsabilidade da proponente. É obrigação dos proponentes cumprirem e fazer cumprir todos os procedimentos de segurança do trabalho, contidas no Manual de Higiene do Trabalho da Samarco Mineração S.A, normas internas de Samarco Mineração S.A, Código de Conduta – seção de relacionamento com contratadas – e demais dispositivos pertinentes os quais a proponente se obrigará a conhecer.