Política de Fornecedor Datada de 25 de outubro de 2017
Política de Fornecedor Datada de 25 de outubro de 2017
1. Objetivo
Nossos fornecedores são parceiros valiosos no sucesso de nossos negócios. O Código de Conduta da Xxxxxx Xxxx (“Yamana”) estabelece que os fornecedores devem ser selecionados com base em um processo competitivo inteiramente livre de conflitos de interesse, onde os fornecedores deverão compartilhar do mesmo compromisso que a Xxxxxx tem com a ética e a sustentabilidade e, inclusive, a Xxxxxx deverá honrar seus contratos com os mesmos. Esta Política fornece os padrões e as limitações que regem os relacionamentos com os fornecedores da Xxxxxx. A presente Política destina-se a ajudar a proteger a integridade da Xxxxxx, bem como seus diretores, dirigentes, empregados e qualquer parte atuando em nome da Xxxxxx ou a representando (coletivamente “Pessoal da Xxxxxx”), garantindo que os relacionamentos com os fornecedores sejam regidos pela honestidade e imparcialidade e esses fornecedores compartilhem do mesmo compromisso que a Xxxxxx tem em relação a negociações éticas.
2. A quem se aplica esta Política
Esta Política se aplica a todos na Yamana. O Pessoal da Xxxxxx, que atua como empregado temporário, empreiteiro, consultor, agente, representante ou não empregado que desempenha trabalhos para a Yamana, deve garantir que suas ações, em nome da Xxxxxx, atendam aos mesmos altos padrões de integridade esperados dos diretores, dirigentes e empregados da Xxxxxx.
3. Seleção de Fornecedores
O Pessoal da Yamana deve selecionar fornecedores com base em fatores competitivos, como qualidade, serviço, tecnologia e preço. O Pessoal da Xxxxxx deve evitar conflitos de interesse e a aparência de conflitos de interesse na seleção e manutenção de relacionamentos com os fornecedores (consulte o Código de Conduta para obter informações adicionais sobre conflitos de interesse).
4. Avaliação de Riscos e Devida Diligência para Potenciais Fornecedores
Antes de iniciar uma transação com um fornecedor pela primeira vez, o Pessoal da Yamana deve concluir a devida diligência e a avaliação de riscos (ou seja, “Análise de Conformidade”) do potencial fornecedor. Entre os fatores que o Pessoal da Xxxxxx deve considerar estão, mas não se limitam ao compromisso do fornecedor com a sustentabilidade ambiental, às práticas de trabalho justas, incluindo a saúde e a segurança dos trabalhadores e suas práticas
de antissuborno e anticorrupção.
Para fins do processo de Análise de Conformidade, classificamos as transações como de baixo risco ou de alto risco.
• Transações de baixo risco: são aquelas em que a Yamana está efetuando pagamentos a um fornecedor pela prestação de serviços, bens ou consultoria técnica e que não envolvem nenhum elemento de interação com terceiros, incluindo oficiais do governo local ou nacional, em nome da Yamana, ou até mesmo subcontratados. Os compromissos de baixo risco também incluem contratos de manutenção ou serviço, ou trabalhos de auditoria interna para a Yamana.
o Exemplos de transações de baixo risco:
▪ Compras de peças e suprimentos que incluem um componente de serviço
▪ Consultores técnicos, como consultores de engenharia, ambientais ou de segurança, que não interagem com o governo ou terceiros em nome da Xxxxxx e não obtêm alvarás/licenças para a Yamana
▪ Contratos de serviços profissionais sem interação com oficiais do governo (p. ex., empresas de contabilidade, escritórios de advocacia, consultores)
▪ Contratos de manutenção e serviço
▪ Transações comerciais de baixo valor e/ou operações de baixo impacto
• Transações de alto risco: são aquelas que podem envolver interações com oficiais do governo ou órgãos governamentais em nome da Xxxxxx, ou compromissos em que as atividades do fornecedor, na execução dos termos do contrato em nome da Xxxxxx, possam afetar negativamente a Xxxxxx caso eles se envolvam em algum comportamento ilícito ou antiético. Oficiais do governo são definidos em termos muito gerais e podem incluir empresas estatais, instituições públicas e funcionários de empresas estatais, bem como representantes de partidos políticos ou parentes de oficiais do governo. Os compromissos de alto risco também podem incluir fornecedores (i) com alto impacto nas operações da Yamana; (ii) com potencial conflito de interesses; ou (iii) que apresentam uma forte probabilidade de fraude.
o Exemplos de transações de alto risco:
▪ Contratos de construção
▪ Contratos com consultores, agentes ou representantes de desenvolvimento de negócios
▪ Acordos com despachantes alfandegários e operadores logísticos
▪ Acordos de relação com o governo/lobista
▪ Compromissos de serviços profissionais que incluem os honorários advocatícios (além dos honorários condicionais para litígios em audiência
pública) ou a interação com o governo ou reguladores em nome da Yamana (p. ex., escritórios de advocacia, empresas de contabilidade)
▪ Fornecedores com saúde financeira de alto risco
Elementos do Processo de Análise de Conformidade
O processo de Análise de Conformidade consiste em efetuar uma pesquisa de antecedentes do potencial fornecedor, com foco na sua reputação em termos de integridade e práticas comerciais abertas e transparentes. O objetivo da Análise de Conformidade é garantir que a Yamana “saiba” quem são seus parceiros de negócios de modo que apenas realize negócios com parceiros conceituados, éticos e qualificados para a incumbência específica.
O nível de Análise de Conformidade a ser conduzido a um potencial fornecedor depende da avaliação do risco associado ao contrato. Os compromissos de alto risco exigem um maior nível da devida diligência do que os compromissos de baixo risco.
• Coleta de Informações
o Pesquisas na Internet: Em ambos os compromissos de alto e baixo risco, o Pessoal da Yamana deve obter informações sobre a estrutura administrativa e o controle da empresa do fornecedor e, inclusive, fazer pesquisas na Internet a respeito de qualquer mídia negativa relacionada ao potencial fornecedor, seus proprietários ou seus gerentes. A pesquisa nos cartórios públicos e na Internet tem um duplo objetivo: (1) conhecer o máximo possível o fornecedor e (2) garantir que não haja informações negativas ou áreas de risco de conformidade demonstradas nos cartórios públicos. O Pessoal da Yamana deve utilizar a Internet para localizar informações positivas sobre um potencial fornecedor, além de pesquisar riscos de conformidade específicos. Ao realizar pesquisas na Internet, é importante analisar dois tipos de informações sobre o potencial fornecedor: (1) informações gerais sobre os seus respectivos negócios, mercados e notícias recentes, tanto positivas quanto negativas; e (2) informações sobre quaisquer alegações de suborno, corrupção, fraude, atividade criminosa ou violações regulatórias. Seguem alguns tópicos que devem ser respondidos através da pesquisa realizada na Internet:
▪ O que o potencial fornecedor faz?
▪ Em que linhas de negócios o fornecedor potencial está atuando?
▪ Quem é a empresa controladora?
▪ Como o potencial fornecedor é caracterizado na mídia local, ou pelos reguladores locais ou seus concorrentes?
As informações obtidas através de pesquisas na Internet devem ser examinadas e analisadas e, inclusive, todas as possíveis preocupações de conformidade
devem ser abordadas. Não é suficiente simplesmente fazer pesquisas na Internet e baixar os resultados encontrados para sua inclusão no processo.
o Referências de Negócios: Para compromissos de alto risco, a Xxxxxx também deve obter pelo menos duas referências profissionais de outra empresa que tenha contratado o potencial fornecedor para trabalhos semelhantes de modo que possa saber mais sobre a integridade e o compromisso do potencial fornecedor a respeito de práticas comerciais abertas e transparentes. As verificações de referências profissionais devem ser realizadas em pessoa ou através de uma conversa por telefone pelo Gerente Regional de Xxxxxxx, e os resultados da conversa devem ser resumidos por escrito.
As referências profissionais devem ser pessoas não relacionadas à Yamana, inclusive não afiliadas ao fornecedor e terem conhecimento do trabalho do fornecedor sugerido, cujo trabalho é semelhante ao qual a Xxxxxx está propondo contratar. A referência profissional não pode ser uma matriz, subsidiária, credor ou prestador de serviços profissionais do fornecedor sugerido, como advogados, banqueiros ou contadores do fornecedor.
Quando a verificação de referência profissional estiver sendo feita, recomendamos utilizar perguntas abertas: (1) a experiência passada da empresa com o fornecedor sugerido, o tipo e a qualidade dos serviços prestados e (2) se a empresa acredita que o fornecedor sugerido é honesto e ético em suas negociações comerciais e por quê. O Gerente Regional de Compras observará não apenas o que foi dito, mas quais foram os problemas evitados e o que não foi dito, e ficará atento às pistas de possíveis bandeiras vermelhas de conformidade (consulte a seção abaixo para obter mais informações sobre bandeiras vermelhas). A conversa sobre a referência profissional deve estar centralizada nas práticas e métodos comerciais do potencial fornecedor e não em suas capacidades técnicas.
Quaisquer observações ou comentários negativos sobre questões de integridade ou segurança devem ser levados ao conhecimento do seu representante jurídico local imediatamente.
o Declarações de Títulos: Além de obter referências profissionais, para os compromissos de alto risco com empresas públicas, a Yamana também analisará as declarações de títulos públicos do potencial fornecedor. Essas declarações de títulos públicos são excelentes fontes de informações gerais sobre uma empresa, como suas linhas de negócios, fiscalização regulamentar, fatores de risco e países onde atuam. Além disso, informações materiais adversas podem também estar incluídas, oferecendo mais informação para a Análise de Conformidade.
• Memorando sobre Diligência de Conformidade
O Pessoal da Yamana responsável por uma transação de alto risco trabalhará em parceria com o Gerente Regional de Compras para redigir um memorando de diligência sobre o potencial fornecedor e os resultados da Análise de Conformidade, incluindo quaisquer bandeiras vermelhas de conformidade identificadas (consulte a seção abaixo para obter mais informações sobre bandeiras vermelhas). O memorando será enviado ao representante jurídico local para ser revisado e aprovado antes de se comprometer com o potencial fornecedor.
5. Acordos com Fornecedores
Todos os compromissos com fornecedores da Xxxxxx exigem um acordo. Todos os acordos devem ser por escrito, como contrato por escrito, carta de compromisso ou ordem de compra, e devem ser aprovados pelo representante jurídico local antes da sua celebração como parte do processo de Análise de Conformidade. A Yamana não aprovará o pagamento das exigências dos fornecedores por taxas incorridas ou serviços prestados sem um contrato por escrito.
6. Conformidade do Fornecedor com o Código de Conduta da Xxxxxx
A Yamana se esforça para manter em todas as suas operações mundiais um ambiente de trabalho que reflita os mais altos padrões de ética empresarial e comportamento profissional, e está comprometida com a conformidade legal e práticas comerciais éticas em todas as suas operações em todo o mundo. Em cumprimento desses padrões, a Xxxxxx espera que todos os seus fornecedores respeitem todas as leis e regulamentos aplicáveis nos locais em que fazem negócios e mantenham o mais alto grau de ética em todos os aspectos de seus negócios com a Xxxxxx. A Xxxxxx está firme na sua determinação de fazer negócios apenas com os fornecedores que compartilham do seu compromisso com a integridade.
Todos os fornecedores devem manter sistemas e registros de relatórios financeiros precisos com relação às negociações realizadas com a Yamana e, inclusive, devem se familiarizar com todas as políticas do Código de Conduta da Xxxxxx. Eles devem estar especialmente cientes de que a Xxxxxx espera uma CONFORMIDADE rigorosa com todas as leis e regulamentos aplicáveis e com as normas da Yamana em matéria de trabalho, meio ambiente, saúde e segurança e confidencialidade relacionada às informações confidenciais.
Antes de iniciar qualquer transação com fornecedores pela primeira vez, o Pessoal da Xxxxxx, responsável pelos relacionamentos com fornecedores, lhes fornecerá uma cópia do Código de Conduta da Xxxxxx, e os fornecedores devem acusar o recebimento e o compromisso de respeitar o Código.
7. Diligência Periódica e Avaliação de Riscos para Fornecedores Existentes
O Pessoal da Xxxxxx, responsável pelos relacionamentos com fornecedores, deve conduzir e documentar as atualizações da Análise de Conformidade se vierem a ter conhecimento sobre quaisquer bandeiras vermelhas de conformidade (consulte a seção abaixo para obter mais informações sobre bandeiras vermelhas). O Pessoal da Xxxxxx também deve entrar em contato com o representante jurídico local para discutir possíveis bandeiras vermelhas identificadas.
8. Bandeiras Vermelhas de Conformidade
Segue abaixo uma lista de bandeiras vermelhas comuns. Lembre-se de que esta lista não é muito grande e não substitui o exercício do bom senso.
• O país onde a transação ocorrerá tem um histórico de corrupção.
• Uso de empresas de fachada.
• A estrutura de propriedade pouco clara ou confusa, ou o fornecedor/potencial fornecedor está relutante em divulgar os verdadeiros beneficiários da empresa.
• Não concorda em respeitar as leis anticorrupção ou o Código de Conduta da Yamana.
• O fornecedor/potencial fornecedor está relutante ou se recusa a fornecer ou fornece informações incompletas ou imprecisas durante a Análise de Conformidade ou durante o desenvolvimento do relacionamento com a Xxxxxx.
• O fornecedor/potencial fornecedor pede:
o Para desempenhar serviços sem um acordo por escrito.
o Remuneração excessiva ou excepcionalmente alta por serviços prestados.
o Um aumento na remuneração ou adiantamentos durante a execução do projeto.
o Propina, gratificação ou outro pagamento independente dos termos contratuais especificados.
o Pagamentos em países terceiros ou a terceiros, em espécie ou instrumentos negociáveis ao portador.
• O fornecedor/potencial fornecedor é um parente ou tem relações sociais ou comerciais estreitas com oficiais do governo.
• O fornecedor/potencial fornecedor tem um oficial do governo que é diretor, dirigente, funcionário sênior ou possui participação na empresa.
• Um oficial do governo recomenda ou insiste que a Xxxxxx use um fornecedor específico.
• O fornecedor/potencial fornecedor está nomeado em listas governamentais, incluindo listas mantidas pelas Nações Unidas, como tendo participado de lavagem de dinheiro, tráfico de drogas, terrorismo ou financiamento de terrorismo.
• O fornecedor/potencial fornecedor opera ou possui contas em um país identificado pelo Grupo de Ação Financeira Internacional contra Lavagem de
Dinheiro (“FATF”) como sendo não cooperativo nos esforços internacionais contra a lavagem de dinheiro.
• A Análise de Conformidade realizada pela Xxxxxx revela alegações que suscitam preocupações quanto à integridade do fornecedor/potencial fornecedor ou possíveis violações criminais, cíveis ou regulamentares.
• O fornecedor/potencial fornecedor apresenta uma preocupação incomum sobre a capacidade de cumprir os regulamentos e as leis anticorrupção, antilavagem de dinheiro ou antiterrorismo.
• O fornecedor/potencial fornecedor possui ativos que estão muito além dos seus rendimentos ou recursos declarados.
• O fornecedor/potencial fornecedor se envolve em transações que parecem estar estruturadas para evitar as exigências relacionadas a relatórios governamentais na jurisdição do projeto ou transação.
• O fornecedor/potencial fornecedor solicita que uma transação seja processada de forma que drible os procedimentos padrão da Yamana ou evite os requisitos de documentação da Yamana.
• Falta de experiência com o produto, campo ou setor, ou falta de instalações adequadas ou pessoal qualificado.
• O fornecedor se recusa a fornecer faturas adequadas ou fornece faturas suspeitas.
9. Obrigações da Yamana quanto à Fornecedores
O Código de Conduta da Xxxxxx exige que o Pessoal da Xxxxxx proteja todas as informações confidenciais trocadas com fornecedores, através de acordos de confidencialidade. Além disso, o Código exige que a Yamana honre seus contratos com os fornecedores.
10. Políticas Relacionadas
Outras políticas da Xxxxxx que você pode consultar ao trabalhar com fornecedores incluem, mas não se limitam a:
• Política de Presentes e Entretenimento
• Política de Conflitos de Interesse, no Código de Conduta
11. Onde devo ir para obter ajuda ou orientação?
Caso tenha alguma dúvida ou preocupação relacionada com a presente Política ou com os relacionamentos com fornecedores existentes ou em potencial, busque orientação. Entre em contato com seu representante jurídico local, ou um membro do Departamento Jurídico em Toronto, ou use o Yamana Integrity Helpline (xxx.xxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx); consulte a Política de Denúncia de Irregularidades da Yamana para obter os números de telefones locais).