MANUAL DO USUÁRIO MÓDULO CONTRATO – SUAP
MANUAL DO USUÁRIO MÓDULO CONTRATO – SUAP
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO 5
2. CADASTRAR CONTRATOS 6
2.1. ADICIONAR CONTRATO DIGITALIZADO 11
3. SEÇÕES DO FORMULÁRIO DE EDIÇÃO/VISUALIZAÇÃO DO CONTRATO 12
3.1. SEÇÃO PUBLICAÇÕES 12
3.2. SEÇÃO FISCAIS 15
3.2.1. Memorando de solicitação de fiscal 17
3.2.2. Memorando de solicitação de publicação de portaria 18
3.2.3. Despacho de solicitação de publicação de portaria 20
3.3. ANEXOS 21
3.4. SEÇÃO CRONOGRAMA 23
3.4.1. Adicionar parcelas 24
3.4.2. Efetuar medição 29
3.5. LIVRO DE OCORRÊNCIAS 31
3.6. ADITIVO 33
4. NOTIFICAR PENDÊNCIAS 37
4.1. CONTRATOS AGUARDANDO RENOVAÇÃO 38
4.2. PARCELAS AGUARDANDO MEDIÇÃO 38
4.3. ENVIANDO NOTIFICAÇÃO 39
5. RELATÓRIOS 40
5.1. CONTRATOS A SEREM ATIVADOS 40
5.2. CONTRATO A SEREM LICITADOS 41
5.3. SITUAÇÃO DOS CONTRATOS 41
5.4. PENDÊNCIAS 42
ANEXO I - ORIENTAÇÃO PARA FISCAIS DOS CONTRATOS 44
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 - Menu Contratos 6
Figura 2 - Formulário listar contrato 7
Figura 3 - Formulário cadastrar contrato 8
Figura 4 - Formulário de Edição/Visualização de dados do Contrato 10
Figura 5 - Campo upload arquivo digitalizado 11
Figura 6 - Formulário para submissão do contrato digitalizado 11
Figura 7 - Seção de Publicações 13
Figura 8 - Formulário de cadastro de publicação 14
Figura 9 - Seção de Publicações 14
Figura 10 - Formulário de Upload de publicações 15
Figura 11 - Seção de Publicações 15
Figura 12 - Seção Fiscal 15
Figura 13 - Formulário de Adicionar Fiscal 16
Figura 14 - Seção Fiscal 17
Figura 15 - Seção Fiscal com funções para gerar memorando 17
Figura 16 - Formulário para gerar memorando para solicitação de fiscal 18
Figura 17 - Memorando de solicitação de fiscal 18
Figura 18 - Formulário para geração de memorando para solicitação de publicação de portaria 19
Figura 19 - memorando para solicitação de publicação de portaria 19
Figura 20 - Formulário para geração de despacho elaboração de portaria para fiscal 20
Figura 21 - despacho elaboração de portaria para fiscal 21
Figura 22 - Seção Anexos 21
Figura 23 - Formulário cadastrar tipo anexo 22
Figura 24 - Seção Anexos com opção para enviar anexo 22
Figura 25 - Formulário para enviar anexo 22
Figura 26 - Seção Anexos, após adicionar um anexo 23
Figura 27 - Seção Cronograma 23
Figura 28 - Formulário de cadastro de cronograma 24
Figura 29 - Seção Cronograma, geração de parcelas 27
Figura 30 - Formulário para edição da data de inicio e vencimento das parcelas e dos seus respectivos valores 28
Figura 31 - Seção Cronograma com as parcelas geradas 28
Figura 32 - Seção Cronograma - Efetuar Medição para uma parcela 29
Figura 33 - Formulário Efetuar Medição 30
Figura 34 - Seção Cronograma com medições efetuadas 30
Figura 35 - Despacho para pagamento de medição 31
Figura 36 - Seção Livro de ocorrências 32
Figura 37 - Formulário de registro de ocorrências 32
Figura 38 - Seção Livro de Ocorrências com uma ocorrência registrada 32
Figura 39 - Seção Aditivo 33
Figura 40 - Formulário adicionar aditivo 34
Figura 41 - Seção Aditivo com aditivos cadastrados 35
Figura 42 - Formulário de visualização/edição de dados do termo aditivo 35
Figura 43 - Formulário de Geração de Despacho para Termo Aditivo 36
Figura 44 - Despacho de solicitação de anexo do termo aditivo ao contrato 36
Figura 45 - Menu - Notificar Pendências 37
Figura 46 - Menu Relatórios dos Contratos 40
Figura 47 - Relatório de Contratos a Serem Aditivados 41
Figura 48 - Relatório de Contratos a serem licitados 41
Figura 49 - Formulário para geração de relatório com a situação dos contratos 42
Figura 50 - Relatório da situação dos contratos 42
Figura 51 - Formulário geração relatório de pendências 43
Figura 52 - Relatório de Pendências 43
1. INTRODUÇÃO
Contrato administrativo é o ajuste que a Administração Pública firma com o particular ou com outra entidade da administração pública, para concretização de objetivos de interesse público. De forma geral, os contratos com a Administração Pública se dão por meio das Compras e Licitações.
A Lei de Licitações e Contratos (8666/93) em seu artigo 67 que a execução dos contratos devem ser acompanhadas por um fiscal.
Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.
§ 1o O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados.
O modulo de contratos do SUAP fornece um ambiente centralizado para auxiliar na gestão e fiscalização dos contratos gerados pela administração publica. Este manual descreve o funcionamento do modulo de contratos.
2. CADASTRAR CONTRATOS
O SUAP fornece funcionalidade para gerenciar os contratos realizados pela Instituição. O módulo de contrato pode ser acessado através do menu "Contrato".
Figura 1 - Menu Contratos
A etapa inicial para utilizar o módulo de contratos do SUAP é cadastrar os contratos. Para cadastrar um novo contrato acesse o menu: Contratos→Contrato→Listar.
Figura 2 - Formulário listar contrato
No formulário listar contratos é possível visualizar todos os contratos cadastrados. Para adicionar um novo contrato clique no botão "Adicionar Contrato" localizado na parte superior do formulário. Ao clicar em Adicionar o formulário de cadastro de contrato será exibido.
Figura 3 - Formulário cadastrar contrato
Neste formulário as seguintes informações devem ser preenchidas.
1.Tipo: Selecionar o tipo de documento que está sendo cadastrado (Contrato). 2.Numero: Informar o número do contrato, Exemplo: 000001/2013
3.Valor: Preencher com o valor do contrato.
0.Xxxx Inicio:Preencher com a data de início do contrato. 0.Xxxx Termino: Preencher do fim da vigência do contrato.
6.Objeto: Preencher o objeto do contrato, a que se destina o contrato e as razoes que lhe deram causa.
7.Continuado: marcar este campo se o contrato se tratar de prestação de serviço continuado.
8.Processo: Informar o número do processo gerado pelo modulo de protocolo. Vide Manual Modulo de Protocolo.
9.Empenho: Informar o número do empenho gerado para o contrato. 10.Contratada: Informar a razão social da empresa contratada.
11.Quantidade de Parcelas: Informar a quantidade de parcelas que serão utilizadas para realiza o pagamento. É interessante que exista um cronograma físico financeiro, de forma a mostrar a quantidade de material ou serviço que deverá ser entregue ou executada por período (mês, semana, etc) e qual valor corresponde a parcela entregue ou executada.
12.Tipo de Licitação: Informar o tipo de licitação que gerou o contrato (Pregão, Concorrência, Tomada de Preços, Convite, Inexigibilidade, Dispensa ou Leilão)
13.Numeroda Licitação: Informa o número do processo licitatório
14.Concluído: Marcar esse campo se o contrato já foi finalizado, todos os produtos ou serviços foram entregues ou executados e não existe notificações a realizar.
15.Campi: Informar a qual campi o contrato pertence.
Ao clicar em salvar um novo formulário será aberto para preencher algumas informações complementares do contrato.
Figura 4 - Formulário de Edição/ Visualização de dados do Contrato
Caso alguma informação do contrato esteja incorreta clique no botão "Editar Contrato" para corrigi-las.
2.1. ADICIONAR CONTRATO DIGITALIZADO
Uma vez que, o contrato estiver cadastrado é recomendável fazer upload do arquivo digitalizado do contrato para o sistema. Para fazer o upload, procure o campo "Arquivo digitalizado" clique no botão submeter arquivo.
Figura 5 - Campo upload arquivo digitalizado
exibido.
Ao clicar no botão "Submeter Arquivo" o formulário para submissão do arquivo será
Figura 6 - Formulário para submissão do contrato digitalizado
Um novo formulário será aberto, clique no botão "escolher arquivo", uma caixa de dialogo será aberta solicitando que um arquivo seja selecionado. Escolha o contrato celebrado entre a instituição e a empresa. Após clique no botão enviar para concluir a operação.
3. SEÇÕES DO FORMULÁRIO DE EDIÇÃO/VISUALIZAÇÃO DO CONTRATO
O Formulário de Edição/Visualização de dados do Contrato possui várias seções, cada seção corresponde a alguma informação que deve ser gerenciada ou manipulada. As seções do formulário são:
•Publicações:Está seção contém todas as publicações realizadas referente ao contrato. Exemplos de publicações: Extrato do Contrato, Convocações, Aplicação de Penalidades, Termos Aditivos, etc
•Termos Aditivos:Está seção permite cadastrar os termos aditivos realizados para o contrato.
•Fiscais:Está seção permite cadastrar os servidores que irão fiscalizar o contrato.
•Anexos:Está seção permite cadastrar os anexos do contrato. Exemplo de Anexo: Projetos, Memoriais Descritivos, etc.
•Livros de Ocorrência:Está seção permite que o fiscal cadastre todas as ocorrências identificadas durante a execução contratual.
•Cronogramas: Está seção permite cadastrar o cronograma de execução do serviço, bem como o cronograma de desembolso. Um cronograma é composto por parcelas que corresponde as etapas de execução. Por exemplo, num contrato para aquisição de computadores onde a entrega será integral (todos computadores de uma vez) o cronograma possuirá apenas uma parcela no valor do contrato. por outro lado em um contrato de execução de obra, o serviço não será entregue e pago integralmente, geralmente a cada mês haverá um pagamento correspondente a execução de determinados serviços, neste caso o cronograma possuirá varias parcelas correspondendo as etapas prevista no cronograma fisico-financeiro da execução da obra. Através do cronograma e das medições é possível identificar o status do contrato.
3.1. SEÇÃO PUBLICAÇÕES
O próximo passo após cadastrar o contrato é cadastrar o extrato do contrato publicado no Diário Oficial. Para cadastrar o extrato de contrato, clique no botão "Adicionar Publicação" localizado na seção publicações.
Figura 7 - Seção de Publicações
O formulário para cadastrar a publicação será exibido, neste formulário os seguintes campos devem ser informados:
•Tipo: Informe o tipo de publicação "Diário Oficial" ou "Portaria"
•Numero: informe o numero da publicação.
•Data: Informe a data de publicação.
•Descrição: Faça uma breve descrição da publicação. Ex: Publicação do extrato do contrato nº 000001/2013, processo 23343.000667.2013-50, destinado a execução de obra publica de ampliação e reforma de imóvel. Local da publicação Diário Oficial da União, data 11/06/2013, caderno 001, pagina 158.
Figura 8 - Formulário de cadastro de publicação
Preenchidos os campos clique no botão "Salvar". Uma vez que, os registros forem salvos o formulário de Edição/Visualização de dados do Contrato será exibido novamente. Na seção publicações a publicação cadastrada estará visível e na sua frente haverá um botão "Upload de Publicação". Este botão permite cadastrar o arquivo (PDF) com a publicação do extrato do contrato.
Figura 9 - Seção de Publicações
Clique no botão "Upload de Publicação" enviar o arquivo para SUAP. Ao clicar no botão o formulário para escolher o arquivo (PDF) da publicação será exibido. Selecione o botão "Escolher Arquivo", na caixa de dialogo que aparecer selecione o arquivo PDF e clique em abrir. Após clique no botão "Enviar" para concluir a operação.
Figura 10 - Formulário de Upload de publicações
Ao enviar a publicação o formulário anterior será apresentado novamente, na coluna arquivo digitalizado aparecerá o nome do arquivo enviado, ao clicar no link o arquivo é exibido.
3.2. SEÇÃO FISCAIS
Figura 11 - Seção de Publicações
O Fiscal é um servidor nomeado para acompanhar e fiscalizar a execução contratual. Todos contratos devem possuir pelo menos um fiscal ficais. A seção Fiscais possui uma lista com os servidores responsáveis pela fiscalização do contrato. Para adicionar um fiscais ao contrato clique no botão "Adicionar Fiscal".
Figura 12 - Seção Fiscal
Ao clicar em "Adicionar Fiscal" o formulário para adicionar um fiscal será exibido.
Preencha neste formulário os seguintes campos;
•Tipo: Selecione o tipo de fiscal (Titular ou Substituto)
•Servidor: informe o nome o servidor que será fiscal do contrato
•Portaria: Informe o numero da portaria de nomeação do servidor para fiscalização do contrato
•Campi: Informe a qual campi o fiscal pertence
•Data Nomeação: Informe a data de nomeação do fiscal. (Data da Portaria)
•Data Final Vigência: Informe a data final de vigência da função de fiscal do servidor. Geralmente a data final do contrato ou prazo definido em portaria.
Figura 13 - Formulário de Adicionar Fiscal
Preenchido todos os campos clique no botão "Salvar" para concluir a operação. O formulário de Edição/Visualização de dados do Contrato será exibido novamente, na seção "Fiscais" aparecerá o nome dos fiscais cadastrados. Caso exista mais fiscais clique no botão "Adicionar Fiscal" e adicione os demais fiscais.
Figura 14 - Seção Fiscal
A primeira coluna "Opções" da tabela com a relação de fiscais possui dois botões. O primeiro permite alterar as informações referente ao fiscal cadastrado, o segundo botão permite excluir o fiscal.
Se o cronograma já estiver sido cadastrado(ver item 3.4. Seção Cronograma deste manual)algumas funcionalidades estarão presentes após o cadastramento do fiscal.
Figura 15 - Seção Fiscal com funções para gerar memorando
As funções disponíveis são:
•Memorando de solicitação de fiscal;
•Memorando de solicitação de publicação de portaria;
•Despacho de solicitação de publicação de portaria.
3.2.1. Memorando de solicitação de fiscal.
A função "Memorando de Solicitação de Fiscal" emite um memorando solicitando a autoridade superior a indicação do servidor cadastrado para fiscalizar o contrato. Para gerar o memorando clique no botão "Memorando de Solicitação de Fiscal" um formulário será exibido para informar o número do memorando.
Figura 16 - Formulário para gerar memorando para solicitação de fiscal
Informe o número do memorando e clique no botão "Enviar", após essa operação o memorando de solicitando a indicação dos servidores para acompanhar e fiscalizar o contrato será exibido.
Figura 17 - Memorando de solicitação de fiscal
3.2.2. Memorando de solicitação de publicação de portaria
A função "Memorando de Solicitação de Publicação de Portaria" emite um memorando solicitando a autoridade superior a permissão para emissão de portaria de nomeação de servidor
para fiscalizar o contrato. Para gerar o memorando clique no botão "Memorando de Solicitação de Publicação de Portaria" será exibido um formulário solicitando que o número do memorando seja informado, bem como o nome do servidor que será fiscal do contrato.
Figura 18 - Formulário para geração de memorando para solicitação de publicação de portaria
Após preencher os campos clique no botão enviar, ao realizar essa operação o memorando será exibido.
Figura 19 - memorando para solicitação de publicação de portaria
3.2.3. Despacho de solicitação de publicação de portaria
A função "Despacho de Solicitação de Publicação de Portaria" emite um Despacho solicitando a elaboração da portaria de nomeação de servidor para fiscalizar o contrato. Para gerar o despacho clique no botão "Despacho de solicitação de publicação de portaria" será aberto o formulário solicitando que seja informando o numero do memorando, o numero do despacho e o servidor que será o fiscal do contrato.
Figura 20 - Formulário para geração de despacho elaboração de portaria para fiscal
Após preencher os dados clique no botão enviar para concluir a operação e gerar o despacho de solicitação de emissão de portaria.
Figura 21 - despacho elaboração de portaria para fiscal
3.3. ANEXOS
A seção Anexos possui uma relação de todos os documentos que são anexos do contrato.
Para cadastrar anexo ao contrato clique no botão "Adicionar Anexo".
Figura 22 - Seção Anexos
No formulário que abrir informe o tipo de anexo e uma descrição. Após clique no botão
salvar.
Figura 23 - Formulário cadastrar tipo anexo
Ao salvar o cadastrado, o formulário de Edição/Visualização será exibido. Na sessão anexos, o anexo recém cadastrado estará visível, na frente do cadastro existe um botão "Upload de anexo" para fazer o upload do arquivo, clique no botão.
Figura 24 - Seção Anexos com opção para enviar anexo
Ao clicar no botão o formulário para escolher o arquivo será apresentado, escolha o arquivo e clique no botão "Enviar".
Figura 25 - Formulário para enviar anexo
Após enviar o arquivo o formulário de Edição/Visualização será exibido e na seção Anexos estará disponível o link do arquivo enviado. É possível adicionar outros anexos clicando no botão adicionar anexo.
Figura 26 - Seção Anexos, após adicionar um anexo
A primeira coluna "Opções" da tabela com a relação dos anexos cadastrados existe dois botões. O primeiro permite alterar as informações referente ao anexo cadastrado, o segundo botão permite excluir o anexo.
3.4. SEÇÃO CRONOGRAMA
A seção cronograma exibe o cronograma de execução e pagamento do contrato. O cronograma é composto por parcelas, em cada parcela é possível realizar medições, a fim de atestar se a parcela foi concluída, se ela foi concluída no prazo estimado e se existe alguma ocorrência na execução da parcela. Caso a parcela tenha sido executada corretamente uma ordem de pagamento é emitida .
Todo contrato deve possuir um cronograma de pagamento e execução. Para gerar um cronograma acesse o formulário de edição de contrato, procure pela seção cronograma, após clique no botão criar cronograma.
Figura 27 - Seção Cronograma
No formulário que abrir informe o número do cronograma e o NL e clique em salvar.
Figura 28 - Formulário de cadastro de cronograma
Apos salvar os dados, o formulário de visualização de empenho será exibido. Na seção cronograma agora existe 2 botões "Adicionar Parcela" e "Gerar Parcelas" que permite a criar as parcelas de execução/pagamento do contrato.
3.4.1. Adicionar parcelas
Conforme mencionado anteriormente um cronograma é composto por parcelas. Para facilitar o entendimento de cronograma e parcela faremos uso de alguns exemplos:
1) Locação de Imóvel
Supondo que foi realizado um contrato para locação de um imóvel durante o período de um ano (01/01/2013 a 31/12/2014) no valor de R$ 12.000,00 (doze mil reais) sendo o pagamento efetuado mensalmente. Neste caso, o cronograma é bem definido. O cronograma será composto de 12 parcelas cada uma de 1.000,00 (mil reais) equivalente a cada mês. Neste caso para criar as parcelas podemos utilizar o botão "Gerar Parcelas".
Parcelas
Data Prevista de Inicio | Data Prevista de Xxxxxxx | Xxxxx |
01/ 01/ 2013 | 31/ 01/ 2013 | R$ 1.000,00 |
01/ 02/ 2013 | 31/ 02/ 2013 | R$ 1.000,00 |
01/ 03/ 2013 | 31/ 03/ 2013 | R$ 1.000,00 |
01/ 04/ 2013 | 31/ 04/ 2013 | R$ 1.000,00 |
01/ 05/ 2013 | 31/ 05/ 2013 | R$ 1.000,00 |
01/ 06/ 2013 | 31/ 06/ 2013 | R$ 1.000,00 |
01/ 07/ 2013 | 31/ 07/ 2013 | R$ 1.000,00 |
01/ 08/ 2013 | 31/ 08/ 2013 | R$ 1.000,00 |
01/ 09/ 2013 | 31/ 09/ 2013 | R$ 1.000,00 |
01/ 10/ 2013 | 31/ 10/ 2013 | R$ 1.000,00 |
01/ 11/ 2013 | 31/ 11/ 2013 | R$ 1.000,00 |
01/ 12/ 2013 | 31/ 12/ 2013 | R$ 1.000,00 |
Tabela 1 - Exemplo de parcelas locação
2) Obras
Neste exemplo suponha que foi elaborado um contrato para construção de salas de aula. Como se trata de obras provavelmente existirá uma planilha de custo e um cronograma físico financeiro. A planilha orçamentária conterá o preço de todos os serviços que serão realizados para concluir a obra. O cronograma físico financeiro conterá a ordem de execução das etapas, bem como o período de realização de cada uma, e geralmente dentro de um período ocorre a medição e pagamento da etapa (parcela). Neste caso, o cronograma também é bem definido e podemos utilizar o botão "Gerar Parcelas" para gerar todas parcelas de uma só vez.
Tabela 2 - Modelo de Planilha Orçamentária
Tabela 3 - Modelo de Cronograma Físico-Financeiro
Assim como a obra será realizada em quatro meses, a cada mês haverá um pagamento referente ao serviço prestado. A data de previsão de inicio e termino deve ser considerada utilizando a ordem de serviço. Assim cronograma do contrato será composto por quatro parcelas.
Parcelas
Data Prevista de Inicio | Data Prevista de Xxxxxxx | Xxxxx |
01/ 01/ 2013 | 31/ 01/ 2013 | R$ 1.284,85 |
01/ 02/ 2013 | 31/ 02/ 2013 | R$ 2.076,85 |
01/ 03/ 2013 | 31/ 03/ 2013 | R$ 2.173,70 |
01/ 04/ 2013 | 31/ 04/ 2013 | R$ 1.980,00 |
3) Aquisição de gêneros alimentícios
Neste exemplo, temos um contrato para aquisição de gêneros alimentícios. pela natureza do material não podemos comprar tudo de uma vez, então haverá mais de uma parcela. Também é possível que o quantitativo de produtos adquiridos por mês varie de acordo com a demanda. Neste caso o cronograma não é bem definido pois não se sabe ao certo quantas parcelas o contrato irá possuir, muito menos o valor de cada parcela. Neste caso é aconselhável criar as parcelas no cronograma conforme os empenhos forem realizados, cada parcela terá o valor de um empenho as datas prevista para inicio será a data de recebimento de empenho pelo fornecedor e data prevista para termino será a data prevista de inicio somada com o prazo máximo de entrega descrito no contrato.
Este procedimento também pode ser realizado com Atas de Registro de Preços que possuem consumo variável.
Definido o que é um cronograma e o que são as parcelas do cronograma, podemos gerar as parcelas no cronograma criado anteriormente. Se soubermos a quantidade de parcelas e o valor de cada uma delas podemos utilizar o botão "Gerar Parcelas" que irá criar todas as parcelas do contrato, caso a quantidade e o valor das parcelas não estejam disponíveis a principio podemos criar uma parcela por vez utilizando o botão "Adicionar Parcela". Xxxxxx descrevemos como criar todas as parcelas de um contrato.
O botão gerar parcelas irá gerar o numero de parcelas definida no momento de cadastramento do contrato, uma a cada mês, os valores corresponderão a relação do valor total do contrato por o numero de parcela. Apesar do sistema definir as possíveis datas e valores esses campos podem ser alterados para os valores reais.
Para criar as parcelas clique n botão "Gerar Parcelas".
Figura 29 - Seção Cronograma, geração de parcelas
Ao clicar no botão gerar parcelas o formulário será exibido o formulário com as parcelas de execução e pagamento do contrato.
As parcelas geradas podem ser editadas, ou seja, os campos data prevista de inicio, data prevista de término e valor previsto, podem ser modificados. Após conferir os dados e/ou atualizá- los clique no botão "Gerar Parcelas".
Figura 30 - Formulário para edição da data de inicio e vencimento das parcelas e dos seus respectivos valores
Ao finalizar o cadastramento das parcelas o formulário Edição/Visualização do contrato novamente será exibido. Na seção cronograma é possível visualizar as parcelar geradas.
Figura 31 - Seção Cronograma com as parcelas geradas
3.4.2. Efetuar medição
Entende-se por medição o ato de verificar e atestar o recebimento dos materiais e serviços objetos do contrato. A medição é realizada para cada parcela. Durante a medição o fiscal do contrato deve verificar se o objeto do contrato foi entregue nos prazos previstos no contrato, e se o material/serviço atende completamente as especificações do objeto contratual. Caso o fiscal encontre alguma irregularidade na execução contratual, ele deverá registrar essas ocorrências, bem como as providencias tomadas para saná-las.
Para realizar uma medição, na seção Cronograma clique no botão "Efetuar Medição" referente a parcela que será recebida. Para cada parcela existe um botão "Efetuar Medição", assim é necessário indicar qual parcela está sendo recebida.
Figura 32 - Seção Cronograma - Efetuar Medição para uma parcela
Ao clicar no botão "Efetuar medição" um novo formulário será aberto. Neste formulário preencha os seguintes campos:
•Data Efetiva do Inicio:Informar a data que o serviço foi iniciado, ou no caso de materiais informa a data que o fornecedor recebeu o empenho.
•Data Efetiva do termino:informar data efetiva do termino do serviço referente a parcela, ou no caso de materiais informar a data que o fornecedor entregou o material.
•Número do documento:informar o numero da nota fiscal referente ao serviço executado ou a do material entregue.
•Valor Executado:Informar o valor da parcela executada.
•Ocorrências:Informar todas as ocorrências encontradas durante a execução contratual.
•Providencias:Informar as providencias tomadas diante das ocorrências citadas.
Figura 33 - Formulário Efetuar Medição
Apos preencher os dados e clicar no botão salvar. O formulário com os dados do contrato será apresentado na seção cronograma os dados referente a medição estarão disponíveis para visualização e edição.
Figura 34 - Seção Cronograma com medições efetuadas
Na coluna medição existe três botões :
•Editar medição,
•Excluir Medição;
•Xxxxxxxx Xxxxxxxx.
O botão editar medição permite alterar as informações cadastradas da medição, o botão excluir medição permite excluir a medição realizada e o botão "Imprimir Despacho" permite imprimir o despacho comprovando a execução do serviço ou do recebimento do material para fins de pagamento.
Figura 35 - Despacho para pagamento de medição
3.5. LIVRO DE OCORRÊNCIAS
Durante a vigência do contrato falhas e irregularidades podem ocorrer na execução do serviço ou na entrega do material objetos do contrato. Segundo a legislação vigente é obrigação do fiscal registrar todas as ocorrências identificadas. Para registrar uma ocorrência procure pela seção Livro de ocorrências no formulário de visualização de contrato. Nesta seção existe um botão "Registrar Ocorrência".
Figura 36 - Seção Livro de ocorrências
Ao clicar em registrar ocorrência uma janela será aberta para informar as ocorrências encontradas na execução contratual. Informe as ocorrências e clique no botão salvar.
Figura 37 - Formulário de registro de ocorrências
Concluído o procedimento de registrar a ocorrência, os dados referente a ela estarão disponíveis para consulta no formulário de visualização de contrato na seção Livro de Ocorrência.
Figura 38 - Seção Livro de Ocorrências com uma ocorrência registrada
3.6. ADITIVO
Durante a vigência de um contrato ele pode sofre aditivos. O SUAP trata 3 (três) tipos de
aditivos:
•Aditivo de Valor:Neste caso o contrato tem seu valor modificado (aditivado ou suprimido) decorrente do acréscimo/subtração de quantitativos de materiais ou serviços já contratos ou de novos materiais e serviços não presentes no contrato original.
•Aditivo de Prazo:O aditivo de prazo deve ser utilizado exclusivamente para serviços contínuos. Neste caso, o contrato original tem sua data de final de vigência estendida por igual período, as demais clausulas permanecem inalteradas.
•Aditivo de Fiscal: Um contrato deve possuir um fiscal, no caso deste se de seu substituto ausentar. Pode ser realizado um termo aditivo para incluir um novo fiscal ao contrato.
Para adicionar um aditivo, procure pela seção "Termos Aditivos" e clique no botão "Adicionar Termo".
Figura 39 - Seção Aditivo
Será exibido o formulário para cadastrar o termo aditivo. Os seguintes campos devem ser preenchidos.
•Número:Informar o numero seqüencial do termo aditivo do contrato.
•Valor:Caso o contrato seja de valor, preencha este campo com o valor do termo aditivo.
•Data Inicial:Informe a data inicial do termo aditivo, se o aditivo for de valor informe a data de assinatura, se for de prazo informe a de inicio da vigência do termo aditivo.
•Data Final:Informe a data final do termo aditivo, se o termo aditivo for de valor informe a data final do contrato, se o termo aditivo for de prazo informe a data de vencimento do termo aditivo.
•Processo:Informe o numero do processo que gerou o termo aditivo (para mais informações acesse o manual de Protocolo)
•Empenho:Informe o numero do empenho, caso o termo aditivo seja do tipo valor.
•De prazo:Marcar este campo se o termo aditivo for do tipo prazo.
•De valor:Marcar este campo se o termo aditivo for do tipo valor.
•De Fiscal:Marcar este campo se o termo aditivo for do tipo fiscal.
Figura 40 - Formulário adicionar aditivo
Apos preencher todos os campos clique no botão salvar para concluir a operação. Finalizada o cadastramento do termo aditivo o formulário Edição/Visualização de dados do Contrato será novamente exibido.
Figura 41 - Seção Aditivo com aditivos cadastrados
A primeira coluna da tabela que apresenta os aditivos cadastrados existe dois botões. O botão "X" é utilizado para excluir um termo aditivo, o botão "lupa" permite visualizar/editar as informações do termo aditivo. Ao clicar no botão lupa o seguinte formulário será exibido.
Figura 42 - Formulário de visualização/ edição de dados do termo aditivo
Este formulário possui duas seções "Fiscais e Publicações" que possuem a mesma funcionalidade e finalidade das respectivas seções no formulário de visualização de dados do contrato. Também é possível cadastrar o arquivo PDF do termo aditivo, para isto basta clicar no botão localizado na frente do nome do campo "Arquivo digitalizado".
Na ultima coluna da tabela que apresenta os aditivos cadastrados existe um botão "Emitir Despacho". Este botão permite gerar um despacho solicitando que o setor responsável pelo arquivamento dos contrato adicione o aditivo como anexo ao contrato. Ao clicar no botão o seguinte formulário será exibido.
Figura 43 - Formulário de Geração de Despacho para Termo Aditivo
Informe o número do memorando e o numero do despacho e clique no botão enviar para gerar o despacho.
Figura 44 - Despacho de solicitação de anexo do termo aditivo ao contrato
4. NOTIFICAR PENDÊNCIAS
Os fiscais devem acompanhar a execução contratual. Durante a execução do contrato os fiscais podem esquecer de registrar ou solicitar algumas informações importantes para a boa execução contratual. O SUAP visando facilitar as atividades do Gestor dos Contratos fornece a funcionalidade de notificar as pendências encontradas aos fiscais por email.
Para utilizar esse recurso acesse o menu "Contratos→Notificar Pendências".
Figura 45 - Menu - Notificar Pendências
Ao acessar o menu um formulário será exibido. O formulário listará todos os contratos que possui algumas pendências. As pendências listadas neste formulário são classificadas por:
1. Contratos Aguardando Renovação
2. Parcelas Aguardando Medição
4.1. CONTRATOS AGUARDANDO RENOVAÇÃO
Nesta seção serão apresentados todos os contratos do tipo "Continuado" (campo marcado no formulário de cadastro de contrato) que estejam a 1 (um) mês da data para o termino de sua validade.
4.2. PARCELAS AGUARDANDO MEDIÇÃO
Nesta seção serão exibidos todos os contratos que possuem medições atrasadas. Considera-se por medição atrasada aquelas que não foram realizadas dentro do prazo previsto de término. O campo "prazo previsto de término" pertence ao formulário de cadastramento de parcelas do cronograma.
4.3. ENVIANDO NOTIFICAÇÃO
Para enviar uma notificação ao fiscal para que ele proceda a correção das pendências, marque a caixa de seleção localizada em frente ao numero do contrato, mais de um contrato poderão ser selecionados. Uma vez que os contratos estejam selecionados clique no botão "Enviar Notificação por email" para que o fiscal receba uma notificação e providencie a correção da pendências.
5. RELATÓRIOS
O SUAP fornece quatro tipos de relatórios para auxiliar no gerenciamento dos contratos.
Os relatórios podem ser acessados através do menu "Contratos→Relatórios→"
Figura 46 - Menu Relatórios dos Contratos
Os relatórios disponibilizados pelo SUAP são:
5.1. CONTRATOS A SEREM ATIVADOS
O Relatório de contratos a serem aditivados apresenta a relação de todos os contratos de serviço continuo que estão a 1 (um) mês do vencimento. Para gerar o relatório acesse o menu "Contratos→Relatórios→Contratos a serem aditivados". Um formulário será exibido com a relação de contratos desejados.
Figura 47 - Relatório de Contratos a Serem Aditivados
5.2. CONTRATO A SEREM LICITADOS
O Relatório de contratos a serem licitados apresenta a relação de todos os contratos de serviço continuo que já foram prorrogados dentro do limite de sessenta meses e estão a 90 (dias) do final da vigência. Para gerar o relatório acesse o menu "Contratos→Relatórios→Contratos a serem licitados". Um formulário será exibido com a relação de contratos desejados.
Figura 48 - Relatório de Contratos a serem licitados
5.3. SITUAÇÃO DOS CONTRATOS
O Relatório de situação dos contratos apresenta informações detalhadas de todos os contratos gerados em um determinado período e mantido por um determinado campus. Para gerar o relatório acesse o menu "Contratos→Relatórios→Situação de Contratos". Um formulário será exibido com a relação de contratos desejados.
Figura 49 - Formulário para geração de relatório com a situação dos contratos
Preencha os campos de acordo com a busca que deseja realizar. Após clique em enviar, oo formulário com o relatório será apresentado.
5.4. PENDÊNCIAS
Figura 50 - Relatório da situação dos contratos
O Relatório de pendências exibi a relação de todas as pendências encontradas para cada contrato. Para gerar o relatório acesse o menu "Contratos→Relatórios→Pendências". Um formulário será exibido, selecione o campus para o qual pretende exibir as pendências dos contratos.
Figura 51 - Formulário geração relatório de pendências
Apos selecionar o campus e clicar no botão enviar um novo formulário será apresentado contendo a relação de todos os contratos do campus selecionado e todas as pendências detectadas.
Figura 52 - Relatório de Pendências
ANEXO I - ORIENTAÇÃO PARA FISCAIS DOS CONTRATOS:
Ciente da carência de doutrina existente para nortear as atividades inerentes aos fiscais dos contratos e de livros e manuais em que possam amparar-se, tomei a liberdade de compilar os ensinamentos do eminente jurista L xx xx Xxxxx A lves, para facilitar-lhes o trabalho. Espero que sirvam de alguma valia para aqueles que, realmente, desejam desempenhar a função com seriedade e com o ânimo devê-la concluída satisfatoriamente.
FISC A LIZA Ç Ã O D O S C O N TRA T O S PÚ BLIC O S
É importante para o Administrador público desenvolver mecanismos que visem o acompanhamento dos contratos porque assim, ele não apenas resguardará o interesse público, mas também, a si próprio. Além da cautela com a regularidade do procedimento licitatório, mais adiante ele irá deparar com três pontos vulneráveis: a) gestão do contrato; b) fiscalização do contrato; e c) o controle do recebimento do objeto.
Aqui, o aspecto que se quer detalhar é a fiscalização do contrato. A sim, na seqüência: 1. houve a requisição do objeto (que tem que ser bem descrito);
2. procedeu-se à licitação (que precisa ser conduzida com atendimento aos requisitos formais); 3. celebrou-se o contrato.
Agora, o contrato será executado. E, após a sua conclusão, haverá o recebimento do objeto - que é uma linha de risco, tanto para o administrador que não nomeia quem vai receber (ou escolhe mal); e para quem recebe a tarefa enão a executa com segurança e cautela.
Entre o contrato e o recebimento, dá-se a execução. E a esse respeito impõe o art. 67 de Lei nº 8.666/ 93: “ A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da A dministração especialmente designado “ ...
Do mesmo modo, o legislador estabeleceu (art. 68 da mesma lei) que o contratado também tenha um representante – o preposto – que é a pessoa de contrato a quem a Administração irá se reportar, quando nece sário.
N ão se deve confundir gestão com fiscalização de contrato. A gestão é o serviço geral degerenciamento de todos os contratos; a fiscalização é pontual. Ela é exercida necessariamente por um representante da Administração, especialmente designado, como exige a lei, que cuidará pontualmente de cada contrato.
Desdobrando o texto do art. 67 da Lei nº 8.666, observa-se que o legislador usou tom imperativo na frase “ A execução do contrato deverá ser ...” impondo, com isto , uma obrigação, um dever. Igualmente, não limitou o dispositivo a alguns contratos, mas sim, generalizou estendendo a obrigação a todos os contratos sejam deobras ou aqueles que não se esgotam em um único ato, como entrega de um produto pré-fabricado. Quando o produto for executado a partir do contrato, a Administração acompanhará a fase de produção para conferir o atendimento das especificações contratuais e o padrão dequalidade. No mínimo por amostragem, examinará o objeto.
“...acompanhada e fiscalizada...” aqui o legislador conferiu ao representante da Administração, duas atribuições.
A companhar significa estar ao lado, i.e., presenciar o andamento dos trabalhos na fase de execução. A sim, o fiscal deverá montar um cronograma, um método, um sistema, de sorte a marcar presença, em momentos certos, junto à obra, serviço, ou linha deprodução.
Fiscalizar tem o sentido de fazer diligências junto ao preposto do contratado, recomendar medidas saneadoras, proceder os devidos registros e comunicar aos gestores os casos de infração, suscetíveis de aplicação de pena pecuniária ou de rescisão contratual.
“...por um representante da A dministração...” existem órgãos que instituem comi são para fiscalizar. Não foi isso o que quis o legislador. Ele estabeleceu que a fiscalização será efetuada por um representante da Administração (não são duas pe soas, não é uma comissão, muito menos um setor, um departamento). A designação, portanto, deverá recair sobre um servidor, estável ou comi sionado, ou empregado público.
“...especialmente designado...” aqui o legislador ordenou que cada contrato tivesse um fiscal específico. Por isso usou “especialmente”. O fiscal recebe nomeação especial para um contrato certo. I so não impede que um mesmo funcionário seja nomeado fiscal de dois, três, dez contratos. M as, para cada um, receberá designação especial.
O A G EN T E FISC A LIZA D O R
O fiscal do contrato é um funcionário da Administração, designado pelo ordenador de despesa, que recebe uma tarefa especial, com responsabilidade
específica. A sua designação, preferencialmente, deve estar prevista no próprio instrumento contratual ou formalizada em termo próprio, no qual constarão suas atribuições e competências, com conhecimento do contratado.
É importante, também, que seja designado um suplente (embora não tenha sido previsto pelo legislador) para a segurança da relação e garantia da eficácia do serviço de fiscalização. É previsível, afinal, que o fiscal seja acometido de alguma enfermidade ou que se veja impedido de acompanhar a fiscalização por algum período como, verbi gratia, gozo de férias (fato normal em contrato de maior duração).
O fiscal do contrato precisa estar preparado para a tarefa. Ela envolve um nível deresponsabilidade específica.
A omi são do funcionário encarregado do ofício – ou o incorreto cumprimento da tarefa – pode gerar dano ao erário. N este caso, além da responsabilidade no plano disciplinar, v.g., ele sofrerá as conseqüências civis, atraindo para si o dever de reparar o prejuízo. Para i so, há, na esfera federal um processo próprio, previsto no art. 8º da Lei nº 8.443/ 92; o proce so de tomada de contas especial. E se processo vem repetido em praticamente todas as Leis Orgânicas das Cortes de Contas.
N este contexto, é necessário que o fiscal, ao ser nomeado, tenha conhecimento: a ) das suas responsabilidade; b) de como deve, efetivamente, desempenhar a mi são.
O Q U Ê O FISC A L PO D E E D EV E FA ZER
“A rt. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da A dministração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição”.
a) O fiscal poderá solicitar assessoramento técnico necessário; ( a Administração pode, inclusive, contratar terceiros para subsidiar o fiscal em informações técnicas porém, prioritariamente, buscará nos quadros da própria Administração, o conhecimento especializado para assisti-lo).
b) O fiscal deve anotar em expediente próprio as irregularidades encontradas, as providências que determinou, os incidentes verificados e o resultado dessas medidas.
“A rt.67. (...)
§ 1º O representante da A dministração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados.”
O descuido com os registros pode ter graves conseqüências. O inciso VIII de art. 78 da lei, faculta à Administração promover, em processo próprio, a rescisão do contrato por cometimento reiterado de faltas. M as não é só. O mesmo inciso condiciona que e sas faltas estejam anotadas pelo fiscal, na forma que prevê o art. 67, § 1º. A falta dessas anotações – ou anotações sem as formalidades do citado dispositivo – impede a rescisão, ainda que se trate de um contratado faltoso. Isso ocorrendo, o fiscal omisso – que não fez as anotações na forma devida – atrai a responsabilidade para si por descumprir normas legais e regulamentares (infração disciplinar).
“A rt.67. (...)
§ 2º A s decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes” .
É muito importante que o fiscal esteja atento aos pontos vulneráveis, mapeando os itens sujeitos à maior atenção e que possam ser indicadores da qualidade geral. Quando for o caso, deve solicitar de imediato a correção dos vícios, imperfeições, deficiências e omi sões porventura encontrados.
O U TRA S O BRIG A Ç Õ ES D O FISC A L:
O RIEN TA Ç Ã O – estabelecer diretrizes, para dar e receber informações sobre a execução do contrato. Essas informações podem ser solicitadas pelo gestor, pelo contratado, pelo serviço jurídico ou pela área de controle.
IN T ERD ITA R – determinar a paralisação da execução do contrato quando, objetivamente, constatar uma irregularidade que precisa ser sanada. Se perceber que, sem o saneamento do problema, haverá comprometimento da qualidade futura, deve agir com firmeza e prontamente.
C ERT IFIC A R – emitir atestados ou certidões de avaliação dos serviços prestados, das obras executadas ou daquilo que for produzido pelo contratado. Isso pode ser solicitado tanto para medidas administrativas ou judiciais a serem tomadas pela Administração, ou pelo contratado, na postulação dos seus direitos ou na defesa dos seus interesses.
REPRESEN TA R – levar a conhecimento das autoridades crimes de que tenham conhecimento em razão do ofício ¹. Por exemplo, uso de documento
falso, crime contra as relações de trabalho, crime contra o meio ambiente, crime contra a Administração Pública. Da mesma forma, comunicar, via superior hierárquico, as situações irregulares que devam ser objeto de atenção de órgãos fiscalizadores, como inspeção sanitária, Corpo de Bombeiros, Defesa Civil, etc.²
G LO SA R – indicar ao gestor que efetue glosas de medições por serviços, obras ou produtos mal executados ou não executados; e sugerir a aplicação de penalidades ao contratado em face do inadimplemento das obrigações.
A PRO V A R – confirmar a medição dos serviços efetivamente realizados, dos cronogramas de obras, dos fornecimentos atendidos e da linha de produção.
SIN A LIZA R PA RA PA G A M EN TO – liberar a fatura.
A T EST A R – emitir atestado de execução parcial ou total.
O Fiscal precisa: a) conhecer detalhadamente o contrato e as cláusulas nele estabelecidas. Em caso de dúvida, tem o dever de buscar os devidos esclarecimentos com as áreas afins (assessoria técnica, consultoria jurídica, gestor, engenharia, setores de finanças e contabilidade).
b) examinar a descrição dos serviços, obras ou produtos a serem executados (prazos, locais, material a ser empregado, características técnicas).
¹ O funcionário omisso incorre em contravenção penal, nos termos do art. 66 da Lei das Contravenções Penais.
² A partir de uma representação do fiscal a Administração pode instaurar sindicância para investigar e esclarecer situações. Com isso,encaminhará a notícia para outras autoridades com os elementos objetivos e, se possível, provas iniciais.
É importante também manter-se informado sobre o assunto, lendo, pesquisando, recolhendo informações quepossam subsidiar um conhecimento maior acerca daquilo que lhe cabe conferir.
O FISC A L E O EN C A RR EG A D O D E R EC EBER O O BJETO
Em alguns órgãos o fiscal do contrato também recebe o objeto. Não foi o que o legislador quis, tanto que o art. 73 diz: “ Executado o contrato, o seu objeto será recebido...” Daí pode-se concluir que o recebimento do objeto se dá após a execução, i.e., quando a tarefa do fiscal está exaurida.
O fato do fiscal também receber o objeto do contrato, frauda a segurança que o legislador quis colocar no sistema. O fiscal fiscaliza a execução (opera durante as fases em que o contrato se desenvolve ); e o responsável pelo recebimento fiscaliza o fiscal (constata se o resultado está efetivamente ajustado ao quefoi estabelecido no contrato)
A REC U SA D O EN C A R G O
O servidor – ou empregado público – quando foi investido no cargo a sumiu deveres e responsabilidades que, mesmo não estando formalmente expressas, estão implícitas nos deveres gerais. Pode-se observar que os estatutos de servidores públicos historicamente indicam os deveres do funcionário, dentre eles o de cumprir as ordens superior.
A questão, ademais, foi resolvida há décadas, pelo DASP: “ A designação para fazer parte de C omissão de Inquérito constitui encargo obrigatório. A s escusas que assumem cunho pessoal e consideram a situação dos funcionários, passivamente envolvidos no processo, revelam falta de noção de cumprimento do dever e a ausência de espírito público, que impede o servidor a não se isentar de missões espinhosas, exigidas pelo imperativo da moralidade administrativa”.
N esse expediente o DA SP referia-se à obrigação de compor comissão de inquérito, mas o raciocínio é o mesmo. Trata-se de obrigação adicional mas integra-se ao elenco dos compromissos dos agentes públicos. Então, a recusa não é aceita.
A recusa do funcionário somente pode ocorrer nas seguintes hipóteses:
. For impedido (parente, cônjuge, companheiro) ou suspeito (amigo íntimo, inimigo declarado, recebeu presentes ou vantagens, como consumidor, da empresa contratada; tem relação dedébito com a empresa ou qualquer tipo de intere se, direto ou indireto, junto ao contratado).
. N ão deter conhecimento específico. (M as isto pode ser resolvido com a contratação de terceiros que possam subsidiá-lo com informações específicas).
Ainda a sim há quem queira recusar por acúmulo de serviço na atividade principal. Sobre i so, o DASP também se pronunciou:
“ Q uanto a outros interesses do serviço, cumpre à autoridade competente apreciá-los previamente, não cabendo ao funcionário designado fazer a invocação dos mesmos, para exonerar-se do encargo” .
C A U TELA S C O M O SERV IÇ O T ERC EIR IZA D O
Cada vez mais a Administração Pública vem utilizando serviços terceirizados ( contratando empresas que emprestam mão-de-obra de apoio, como, por ex., segurança, conservação e limpeza, etc.) Eles trabalham dentro dos órgãos públicos mas não têm, diretamente, nenhum vínculo com a Administração.
C omo proceder diante a irregularidades:
Qualquer cidadão que tiver conhecimento de prática irregular de ses empregados, pode utilizar o expediente chamado representação. Representar à autoridade administrativa e esta é obrigada a promover a apuração. Esta apuração pode ser uma averiguação (informal), ou uma sindicância, que é o expediente que o Poder Público utiliza para investigar irregularidades funcionais. Confirmado o fato e a autoria, a autoridade aplicará as conseqüências jurídicas: a) levará o fato à empresa contratada, que substituirá o empregado e, se quiser, rescindirá com ela o contrato de trabalho; b) dará ciência ao Ministério Público no caso de a ocorrência também caracteriza crime.
O M ÉT O D O D E FISC A LIZA Ç Ã O
Após sua designação como representante da Administração, o fiscal recolherá cópia do contrato, da proposta da empresa e do edital para meticulosa análise. A partir daí, verificará a eventual nece sidade de requisitar o apoio de conhecimento especializado.
Ciente dos seus poderes, deveres e responsabilidades deverá, para sua segurança e controle, manter um arquivo próprio, onde serão mantidas as cópias e comprovantes das suas providências.(A exigência de registro próprio está na Lei nº 8.666, art. 67, § 1º ).
É recomendável abrir as seguintes pastas:
−cópia do contrato e documentos relacionados às suas especificações( edital eproposta)
−comunicações com o ordenador dedespesa
−comunicações com o preposto
−comunicações com os setores da administração
−comunicações com terceiros
−diligências
−registro deocorrências
LIV RO D E R EG ISTRO S
E sa salutar prática ainda não está estabelecida entre nós, salvo tímidas iniciativas em um ou outro lugar. É uma medida de custo irrisório, mas deum enorme efeito. O fiscal do contrato deve manter um livro de sa espécie para fazer as anotações de cada etapa do seu trabalho, consignando visitas, vistorias, entrevistas, encaminhamento de providências, resultados das suas diligências, incidentes, etc. Como se fosse, por ex., um diário de bordo.
Na área de engenharia, é praxe utilizar um livro padrão. Ele pode ser utilizado com um dos elementos de trabalho, onde ficarão registradas as anotações técnicas. M as i so não substitui que o livro de fiscalização contenha (como um diário) o registro próprio, ainda que seja apenas um a nota fazendo remissão para o que foi consignado o outro documento. O livro de fiscalização será, assim, a matriz detodo o serviço.
É recomendável que, encerrada a tarefa, o servidor transfira, sob recibo, a guarda dos documentos originais e mantenha, para si, a cópia de todos os expedientes que ele produziu. Há sempre a po sibilidade do servidor vir a ser questionado sobre os seus atos (e eventuais omissões). N ão é incomum fiscais, neste contexto, responderem a processos disciplinares, a tomada de contas especial ou a ações de improbidade administrativa. Portanto, o controle dessa documentação é medida que atende a eficiência do serviço e, também, representa resguardo pessoal.
A seguir são apresentados exemplos de situações de registros no referido livro:
A bertura do documento
Em data de / / , nesta cidade de M anaus-A M, faço a abertura do presente LIV RO D E REG ISTRO S, referente ao serviço de fiscalização do contrato de( conservação e limpeza, ou Guarda e Vigilância Armadas, etc.), firmado pelo Instituto Nacional de Pesquisas da A mazônia _ INPA, com a empresa . .... .. . . .. . .... . .... . .. . .. . ....., conforme Portaria de nomeação nº de / / .
O presente LIVRO pa sa a conter os registros de vistorias, diligências, comunicações eprovidências.
Em arquivo próprio são mantidos os documentos originais referidos no presente Livro.
.... .. . .. . . .... .. . . .. . .... . .... . .. .
Fiscal do Contrato Matrícula nº
Registro nº 1
V isita às instalações da empresa (quando for o caso)
Data
Registro que, em data de / / , visitei as instalações da empresa
.. . .... .. ., onde, às : h, fui recebido pelo preposto, Sr. .. . .... . .. .... . .... . ...... .
Na ocasião, tomei conhecimento do sistema de controle de material; tive acesso ao depósito de equipamentos utilizados no serviço; verifiquei as condições de manuseio e transporte de produtos tóxicos; e constatei as condições dos uniformes e material desegurança dos empregados.
Os itens estão de acordo com as especificações técnicas do contrato.
Na oportunidade, dei ciência ao preposto de que, a qualquer contato referente à parte operacional, deverá reportar-se ao FISCA L , nomeado pela Administração.
.. .... . .... . .... .. . .... . .... . .... ..
Fiscal do Contrato M atrícula nº
Registro nº 2
Pedido de A bertura dos Portões
/ /
Consigno que recebi, nesta data, telefonema do preposto da empresa solicitando diligências no sentido de que os portões do , hoje abertos
às h, passem a ser abertos às exclusivamente para os empregados
responsáveis pela distribuição dos produtos e equipamentos.
Constatando a pertinência do pedido – que está de acordo com o melhor cumprimento do contrato - , encaminhei a solicitação ao Setor de
.. . .... .. .conforme Memorando nº, arquivado na pasta “COMUNICA ÇÕES. .”.
.... .. . .. . . .... .. ... .. . .... . .... . ..
Fiscal do Contrato M atrícula nº
Registro nº 3
Serviço Irregular
/ /
Fiscalizando a execução das tarefas dos empregados, na parte relacionada à (limpeza dos sanitários), verifiquei, na manhã do dia , no pavilhão da (Diretoria, Coordenação. .), que . . .
A situação está em desacordo com as condições do contrato, conforme estabelecem as cláusulas . . .e.. ... .
Encaminhei, então, expediente ao preposto da empresa, solicitando as seguintes providências:
.. . .. . .
.. . .. . .
Documento original ne se sentido encontra-se arquivado na pasta “COMUNICAÇÕES . .”.
.... .. . .. . . .... .. ... .. . .....
Fiscal do Contrato M atrícula nº
Registro nº 4
Providências da Empresa
/ /
Registro que, em data de / / , recebi a visita do preposto da empresa, que deu-me ciência do recebimento da correspondência enviada em data de
.. . .... .. ., a que se refere o REGISTRO nº 3, e informou a tomada das seguintes providências:
.. . .. . .. ... .. . .. . . ..
.. . .. . .. ... .. . .. . . ..
.. . .. . .. ... .. . .. . . ..
No dia / / fiz nova diligência constatando que, efetivamente, as falhas apontadas foram supridas pela empresa.
N ão vislumbro, nesta etapa, dano substancial à Administração, ficando o episódio, no entanto, registrado para os efeitos jurídicos no caso de reincidência.
.... .. . .. . . .... .. ... .. . .... ..
Fiscal do Contrato M atrícula nº
Registro nº 5
Solicitação de M aterial
/ /
Consigno que solicitei, pelo M emorando nº encaminhado ao Senhor
.. . .... .. . .... a ce são de um computador portátil tipo , tendo em vista que
o equipamento disponibilizado não atende às necessidades das operações de controle. Trata-se de equipamento antigo, com programa desatualizado (M odelo ) eque não permite a sua utilização em trabalhos de campo.
O acompanhamento do contrato exige equipamento do tipo capaz
de . .... .. . . ...
A solicitação encontra-se arquivada na pasta . .....
.... .. . .. . . .... .. ... .. . .... . .... . ...
Fiscal do Contrato M atrícula nº
Registro nº 6 (para o caso de Obras, por ex.)
Recomendação para o recebimento
/ /
Registro que, pelo M emorando nº ... . ., encaminhado ao Senhor Ordenador de Despesa, observei a nece sidade denomeação deuma comissão para recebimento do objeto do contrato, como estabelece o art. 73,I,”b”, da Lei nº 8.666/ 93.
A complexidade da obra, com efeito, impõe que o recebimento seja definitivamente atestado por comi são que esteja composta por funcionários com conhecimento específico nos diversos itens que integram o projeto.
Documento arquivado na pasta . ..
.... .. . .. . . .... .. ... .. . .... . ...
Fiscal do Contrato M atrícula nº
Além destas situações acima exemplificadas, são sugeridos, também
M odelos de C omunicações, conforme segue:
Solicitação de recursos materiais
Manaus,.. .
Memo.FC/ INPA nº.... . .... .. . . .. . .... . ... .. ..
Ref.: Fiscalização do Contrato nº .. ... .. . .. .
Xxxx.Xx. Dr.
Diretor do . .. .
Senhor Diretor,
Designado por V.Sª para a tarefa de FISCA L DE CONTRATO, referente à contratação da empresa .. . . .. ... .. .... .. . ..., na prestação de serviço de
.. . .... .. . .... . ....., xxxxx, com fulcro no art. 67, § 2º, da Lei 8.666/ 93, solicitar autorização para que o SGE e a COAE disponibilizem, respectivamente, com brevidade, os seguintes recursos:
a) um veículo tipo , com motorista, que deve ficar à disposição do Fiscal,
todas as . . ..-feiras, no horário de h às h, para deslocamento de vistoria ao postos detrabalho situados (nas reservas.. .. ou estações experimentais );
b) um computador tipo . ..., um arquivo (características), um armário (etc),
posto que, para o absoluto controle da execução do contrato é indispensável uma mínima estrutura, quenão pode ser confundida com a utilizada na rotina administrativa deste servidor.
M atrícula nº
Solicitação de A ssessoria Técnica
Manaus,
Memo. FC/ INPA nº
Ref.; FISCA LIZAÇÃO DO CONTRATO
Xxxx.Xx. Dr. . . .... .
MD Diretor . . .... . .. ..
Senhor Diretor,
Designado por V. Sª para a tarefa de FISCA L DE CONTRATO, referente à contratação da empresa .. . .. . . .... . .. . .. ., para a execução da obra
.. . .... .. . .... . .... . .... . ., venho, amparado no art. 67, § 1º da Lei 8.666/ 93, solicitar a contratação de um engenheiro especializado em estruturas metálicas, posto que, pelas características do empreendimento, é indispensável e se nível de assessoria.
Embora a empresa contratada tenha responsabilidade técnica, compete a este fiscal, por força de lei, conferir todos os elementos e especificações do contrato. Como a questão estrutural exige conhecimento específico – e é fundamental ne se mérito - impõe-se a participação de profissional especialmente contratado.
Em diligência feitas junto à área de serviços e ao SRH desse órgão, não se identificou, no quadro, profissional com a habilitação exigida, o que motiva a solução do art. 67, caput, da Lei 8.666/ 93 (contratação).
.... .. . .. . . .... .. ... .. . .... . ....
M atrícula nº
Recomendação de Sindicância
Manaus,
Memo. FC/ INPA nº
Ref.: FISCA LIZAÇÃO DO CONTRATO . ... ...
Xxxx.Xx. Dr.
MD Diretor..
Senhor Diretor,
Designado por V. Sª para a tarefa de FISCA L DE CONTRATO, referente à contratação da empresa , licitada para a prestação
do serviço de , cumpro o dever deinformar o seguinte:
c a) no exame periódico da documentação, observei indícios que sugerem a falsificação das seguintes certidões:
ci .. .... . .... . .... .. .
cii .. .... . .... . .... .. .
ciii b) Constatei, ainda, em pelo menos três oportunidades, a presença de funcionários desse Instituto, utilizando inclusive veículo oficial, na sede da empresa contratada, em atitude que, a princípio, indica situação irregular. Com efeito, no dia (descrever a ocorrência).
civ c) Em contato com o preposto da empresa, Sr. .. .. . .. . . .. ., tenho percebido que a referida pessoa goza de informações privilegiadas. Por exemplo .. . .. . .... . ... . Isso leva, em uma primeira instância, à idéia de que possa existir uma relação promíscua entre agentes do
serviço público ea empresa.
cv d) Ainda que os fatos citados não sejam conclusivos – e exatamente por isso -, entendo que é dever da Administração apurá-los à exaustão. Além de os episódios refletirem na execução do contrato em si, podem trazer, no bojo, irregularidades que determinem medidas nas esferas administrativa, civil e penal.
Recomendo, assim, que V. Sª determine a instauração de SIN DICÂNCIA de natureza investigatória, que é o expediente legítimo in casu.
.... .. . .. . . .... .. ... .. . ..
M atrícula nº
Recomendação de rescisão de contrato
Manaus,
Memo. FC/ INPA nº
Ref.: FISCA LIZAÇÃO DO CONTRATO . .
Xxxx.Xx. Dr.
MD Diretor
Senhor Diretor,
Designado por V. Sª para a tarefa de FISCA L DE CONTRATO, referente à contratação da empresa .. . . .... . .... .. .... . ...., licitada para realizar ,
venho informar o seguinte:
c a) O contrato refere-se ao serviço de conservação elimpeza dos .. .
ci b) Na cláusula . ., está estabelecida a obrigação de a empresa contratada (ex.) “ retirar dos laboratórios, diariamente, o lixo recolhido pelas equipes de faxina”. Ocorre que as embalagens com lixo – inclusive resíduos de alimentos – têm ficado na lixeira, ao lado dos prédios, por até cinco dias, causando desconforto pelo mau cheiro que exala e atraindo ratos e baratas que, nos últimos três meses, passaram a freqüentar com desenvoltura o recinto, espalhando-se pela Portaria, corredores e gabinetes vizinhos.
cii c) O preposto da empresa foi formalmente notificado OITO vezes, conforme documentos anexos. Em nenhuma ocasião, a contratada dignou-se a responder; muito menos, qualquer providência foi
tomada
ciii d) Como derradeira tentativa, este fiscal marcou data e hora para a vistoria conjunta do local (comprovante anexo), mas, novamente, o representante da empresa foi silente. Não compareceu.
civ e) Questionados, os empregados da empresa , Srs ,
.. .... . .... . ...e . .. ... .. .... . .., informaram que estão instruídos a concentrar o lixo ao lado dos laboratórios, para que o caminhão possa, dentro de alguns dias recolhê-los, em menor número de viagens com maior número devolumes.
cv f) A leitura da cláusula contratual leva a concluir que, efetivamente a empresa está descumprindo os termos da sua obrigação, e a sim procedendo, causa prejuízo, constrangimento e incômodo à Administração, servidores e administrados que freqüentam o prédio.
Caracterizado, portanto a situação prevista no art.78, I, da Lei 8.666/ 93, o fato enseja seja promovida, pelo devido processo legal, a RESCISÃ O DO CONTRATO.
Recomenda-se, então, as providências previstas no parágrafo único do art. 78 da lei em tela.
À consideração de V. Senhoria.
.... .. . .. . . .... .. ... .. . .... . ...
M atrícula nº
M odelo de comunicação com o preposto
Manaus,...
Ofício FC/ INPA nº
Ref,: FISCA LIZAÇÃO DO CONTRATO...
Xxxx.Xx.
.. . .... .. . .... . .... . .
MD Preposto da empresa . . .. . .... .
Prezado Senhor,
Em vistoria às obras de reforma do , contratadas por este Instituto,
verificamos as situações abaixo que, ao que tudo indica, estão em desconformidade com os termos do contrato. Vejamos:
I - A laje do .. .. . . .. . ., apresenta, na sua estrutura, , enquanto, pelo
Projeto, deve ser . .. . . .... . .... .. . .
II - A parede de fundo do (laboratório, hall da recepção, escritório), mostra-se em ângulo que não corresponde N e sa posição, a incidência de luz ficará
parcialmente prejudicada. .... . . .. . ..
III – O material utilizado no piso (dos lavatórios, laboratórios, escritórios) não corresponde às especificações técnicas contidas no .. . . .. .... . . .. . .
IV - Por fim, verificamos que a empresa não está atendendo os padrões de segurança de terceiros. O tapume que cerca a parte (frontal, lateral), junto
à . .... .. . ...., foi montado com material que não suporta o menor impacto, colocando em risco as pessoas em trânsito no setor vizinho. Com isso a empresa incide no descumprimento do quepreceitua a Cláusula . .. . .. ... ..
Diante dos fatos aqui expostos, solicitamos que sejam, em 10 (dez) dias, tomadas as providências para restabelecer o perfeito cumprimento dos termos contratuais.
.... .. . .. . . .... .. ... .. . .... ..
M atrícula nº
M odelo de C omunicação com setores da A dministração
Manaus, . ..
Memo.FC/ INPA nº /
Ref. FISCA LIZAÇÃO DO CONTRATO.. ..
Xxxx.Xx.
.. . .. . .. ... .. . .. . . .. . . .... ...
MD Chefe dos Serviços Gerais
Prezado Senhor,
Como FISCAL DO CONTRATO relacionado a . .. . .. ... .. . ..., que está sendo executado pela empresa .. ... .. .... .. ., solicito a V.Sª providências no sentido de, no dia . ..de . .. .de.. . . .., instalar . .... . .. . .. . .... . .... . .. . . .. .... . ....
Observo que esta medida é compromisso contratual da A dministração, conforme Cláusula . . . .. ..... O não cumprimento retardará a execução do contrato, além de gerar encargos adicionais que terão de ser suportados pelo erário.
No caso de dúvida na parte operacional, queira, por gentileza, manter contato com este serviço de fiscalização, que oferecerá os esclarecimentos adicionais ou, se for o aso, encaminhará ao preposto da empresa para o exame conjunto.
Atenciosamente,
.. . .. . .. ... .. . .. . . .. . . .... ...
Matrícula nº
M odelo de C omunicação com Terceiros
Manaus,
Ofício FC/ INPA nº
Ref. FISCA LIZAÇÃO DO CONTRATO . . .. . .. ... .
Xxxx.Xx.
.. . .... .. . .... . .... . .... . .. .... .. Cel. CBPM.. . . .. . .. . . .. ... ...
MD Comandante do Corpo de Bombeiros
Senhor Comandante,
Como FISCA L DO CON TRATO firmado por este Instituto N acional de Pesquisas da A mazônia com a empresa.. . .. . . .. . . .... .. . . ., solicitamos os préstimos de V.Sª no sentido de designar quadro técnico dessa Corporação para realizar vistoria de apoio nas obras do (prédio, laboratório, depósito).
Ocorre que, em diligência de fiscalização, que executamos por determinação do Sr. Diretor deste Instituto, verificamos..... . .. .... . .... . . .. . .. .Em primeiro
momento, a situação pareceu-nos de risco para Como
medida preventiva, parece-nos indispensável o exame por quadro de profissionais.
N este sentido, rogamos a atenção do apoio, que atende, em primeira mão, a segurança pública e aos interesses da Administração.
Atenciosamente,
.. . .... .. . .... . .... . .... . .. ..
Matrícula nº
A sim, para cada contrato cuja execução não for imediata – e depender de etapas de acompanhamento – deverá ser designado FISCA L e que, por conseguinte, atendendo a obrigação expressada no art. 67 da Lei nº 8666/ 93, abrirá um LIVRO próprio, ondea sentará os registros a que está obrigado .
Com o encerramento do contrato, o Fiscal também fará o Termo de Fechamento, conforme modelo a seguir:
.../ . .../ .. . .
Na presente data, dou por encerrado o trabalho de fiscalização do contrato
.. . .... .. . .... . .... . .... . .. .... . .... . .... .
Tenho por atendidas todas as solicitações encaminhadas à empresa, não havendo pendência a qualquer diligência recomendada por este fiscal.
Os documentos originais, relacionados a todos os atos de acompanhamento da execução, são transferidos aos cuidados do Sr. .. .. . . .. . . .... .. . . .., Chefe do Setor de , que, após examinar e conferir, formalmente os recebe.
Co´pias dos documentos referentes a comunicações são mantidos com este funcionário para eventuais esclarecimentos futuros.
.. . .. . .. . . .. .... . . .. . . .. . ... FISCA L DO CONTRATO
M atrícula nº
O PRO C ESSO A D IN ISTRA T IV O A PLIC A D O A O S C O N TRA T O S PÚ BLIC O S:
O conhecimento do mecanismo processual é da maior importância a quem trabalha no gerenciamento de contratos. H avendo nece sidade de rescisão contratual ou aplicação de penalidade, é imperioso que se faça nos autos de um proce so administrativo.
N ão basta que as medidas ocorram nos autos, é preciso seguir a forma de um processo; e que o processo observe a seqüência lógica sem subtrair garantias constitucionais a seguradas aos acusados em geral.
Portanto, é importante dispensar toda atenção aos doze passos do processo
que são:
1. Capa do processo (que será autuado em apenso);
2. Ato que deflagra o processo. É a determinação da autoridade competente para a medida;
3. Documento que comprove a designação de funcionário ou comissão para instruir o processo derescisão;
4. Documento que originou a medida (relatório de TC, sindicância, informação do fiscal do contrato, petição do contratado, etc.);
5. Documentos que acompanham o termo inicial, ou que tenham sido encaminhados pela A dministração ou contratado;
6. Examinar a possibilidade jurídica. Em caso de ausência de pressupostos, faz-se promoção, explicando à autoridade a ausência de elementos de fato ou dedireito para a medida;
7. Reunião formal, com ata. Delibera-se: a) por provas de ofício; b) pela consulta à área técnica (se de iniciativa do contratado); c) pela citação do contratado (se deiniciativa da Administração);
8. De todo documento juntado, diligência a ser feita ou pronunciamento da área técnica, incluindo a jurídica, notifica-se o contratado para exercer o contraditório;
9. Pode-se solicitar do contratado a apresentação de documentos específicos ou esclarecimentos por escrito. É conveniente a realização de inspeções (o
queéfeito adotando o modelo do Código de Processo Civil);
10.É recomendável colher depoimento do fiscal do contrato, bem como de representantes da A dministração com conhecimento dos fatos. (Se o processo decorreu de informação do fiscal, ele prestará declarações; Em caso de esclarecimento que dependa de conhecimento especializado, nomeia-se perito;
11.A ntes de elaborar o Relatório, deve-se notificar o contratado para, querendo, apresentar Razões Finais. Colhe-se, depois, o pronunciamento jurídico, se o caso apresentar pontos relevantes de Direito. (Mesmo que o responsável pela Instrução conheça a matéria, é o serviço jurídico quem tem atribuição institucional para pronunciar-se);
12.Elabora-se o relatório, necessariamente enfrentando cada argumento da defesa e fundamentando as razões pelas quais, quando for o caso, não se pode acolher a pretensão inicial.
13.É importante saber que o processo, certamente, será levado ao crivo da autoridade judicial. Logo, impõe-se segurança jurídica.
Para fixar bem a orientação, é preciso ter em mente que o Relatório deve ser uma peça limpa (esteticamente), sem adjetivos e extenso o suficiente para tratar das partes que lhe dizem respeito (média 30 laudas). Ele será produzido tendo, pelo menos, as seguintes partes:
a) Síntese do processo;
b) Síntese da instrução;
c)A nálise do pedido eo seu confronto com a prova;
d)Análise das razões de defesa eo seu confronto com a prova;
c) e) Conclusão de mérito, recomendando-se a solução dedireito;
f) Recomendações adicionais, quando for o caso:
I - medidas corretivas e/ ou preventivas;
II – ciência ao MP de casos de improbidade administrativa e/ ou crimes de qualquer natureza;
III – instauração de sindicância para apuração de outras irregularidades encontradas, , não objeto do mérito do processo em pauta;
IV – instauração deproce so disciplinar, na hipótese deinfração cometida por servidor ou empregado público;
V - medidas reparadoras dedanos ao erário, quando for o caso.
Basicamente, estas são as instruções que deverão nortear o trabalho do FISCA L DO CONTRATO.
Trabalho compilado pela Assessoria da Diretoria Vivien P. K. Xxxxxx
09 de Setembro de 2008