Contract
APOIAR A EXECUÇÃO ADMINISTRATIVA DOS CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS | |||
Proposto por: Diretor da Divisão de Apoio Administrativo à Execução de Contratos de Prestação de Serviços (DICON) | Analisado por: Diretor do Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços (DECOP) | Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG) | |
IMPORTANTE: sempre verifique no site do TJRJ se a versão impressa do documento está atualizada.
1 OBJETIVO
Estabelecer critérios e procedimentos para auxiliar os gestores e fiscais no que tange às questões administrativas e financeiras dos contratos de serviços.
2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA
Esta rotina administrativa (RAD) se aplica à Divisão de Apoio Administrativo à Execução de Contratos de Prestação de Serviços da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DICON), passando a vigorar a partir de 05/08/2020.
3 DEFINIÇÕES
TERMO | DEFINIÇÃO |
Agente Administrativo de Contrato | Servidor da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG) que atua na fase de execução para conferir as informações referentes ao cumprimento das obrigações contratadas, para fins de pagamento. |
Atestar | Confirmar que houve a execução do objeto previsto no contrato. |
Arquivo com extenção Portable Document Format (PDF) | O PDF é uma extensão de arquivo universal que preserva as fontes, imagens, gráficos e o layout de qualquer documento de origem, independentemente do aplicativo e da plataforma usados para criá-lo, gerado pelo software Adobe Acrobat Reader. |
Documento de referência | Expressão genérica que compreende o projeto básico quando se tratar de licitação nas modalidades previstas na Lei Federal nº 8.666/93 ou Termo de Referência para aquisição de bens e serviços comuns previstos na Lei Federal nº 10.520/02. |
Fiscal de contrato | Servidor representante da unidade demandante, com conhecimento necessário e suficiente para fiscalizar a execução física do contrato, responsável pelas anotações das ocorrências em registro próprio. É o “agente de campo” do contrato, como representante da Administração (Lei Federal nº 8.666/93, art. 67). |
Base Normativa: Ato Executivo 2.950/2003 | Código: RAD-DGLOG-026 | Revisão: 24 | Página: 1 de 56 |
TERMO | DEFINIÇÃO |
Gestor de contrato | Servidor representante da unidade demandante, ou aquele que o diretor-geral designar, com o conhecimento necessário e suficiente para planejar a contratação, sendo responsável pela elaboração do respectivo documento de referência e o gerenciamento do curso do contrato, elaborar ou ratificar o plano de trabalho/documento de referência. |
Memorando de Início | Documento emitido pelo gestor/fiscal determinando a data de início da execução contratual. |
Preposto | Representante da empresa contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal perante o contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder às questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual. |
Sistema de Contratos e Atos Negociais (SISCAN) | Sistema informatizado em uso pelo Departamento de Contratos e Atos Negociais da Diretoria Geral de Logística (DGLOG/DECAN) e pelo Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DECOP) que controla os contratos, supervisiona a execução e fiscalização dos serviços visando sempre a melhorias, e ainda propõe medidas preventivas e corretivas para a execução desses contratos. |
Sistema de Controle de Órgãos Fiscais (SISFISCAL) | Sistema que permite a consulta e o lançamento, pelos fiscais, dos dados dos contratos de sua competência. |
Sistema de Protocolo Administrativo Eletrônico (E-PROT) | Sistema informatizado de protocolo, que registra o andamento de expedientes e de processos administrativos no PJERJ e a sua movimentação. |
Sistema Integrado de Gestão Fiscal (SIGFIS) | O Sistema Integrado de Gestão Fiscal – SIGFIS é o sistema que informatiza as etapas do controle das contas públicas (começando pelo fluxo de dados entre os órgãos fiscalizados e o TCE), subsidia o planejamento e programação das inspeções e permite a realização de pesquisas sobre os atos de gestão dos responsáveis pelos órgãos jurisdicionados. |
TERMO | DEFINIÇÃO |
Unidade Demandante (UD) | Unidade que solicita a contratação e que detém o conhecimento administrativo do objeto (serviços, obras ou compras). |
Visto | Ratificação, por parte do agente administrativo, quanto aos valores do ajuste, aposta no verso da primeira via do documento ou de outro documento comprobatório da respectiva execução. |
Processo Administrativo Eletrônico (SEI) | Sistema informatizado de produção, gestão de documentos e controle de processos administrativos eletrônicos no PJERJ. |
4 REFERÊNCIAS
• Lei nº 287/79 – Aprova o Código de Administração Financeira e Contabilidade Pública do Estado do Rio de Janeiro e dá Outras Providências;
• Constituição da República Federativa do Brasil de 1988;
• Lei Federal nº 8.666/93 – Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências;
• Consolidação de Leis do Trabalho;
• Lei nº 13.467/17 – Altera a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), aprovada pelo Decreto-Lei no 5.452, de 1o de maio de 1943, e as Leis nos 6.019, de 3 de janeiro de 1974, 8.036, de 11 de maio de 1990, e 8.212, de 24 de julho de 1991, a fim de adequar a legislação às novas relações de trabalho;
• Convenções coletivas, normas técnicas e legislações, de acordo com a natureza do objeto;
• Instrução Normativa MPOG nº 02/08 - Dispõe sobre regras e diretrizes para a contratação de serviços, continuados ou não;
• Instrução Normativa MPOG nº 05/17 – Dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional;
• Ato Normativo TJ nº 03/2019 – Disciplina, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, a licitação na modalidade pregão, nas formas presencial e eletrônica, e dá outras providências.
• Resolução CNJ 169 de 31/01/2013- Dispõe sobre a retenção de provisões de encargos trabalhistas, previdenciários e outros a serem pagos às empresas contratadas para prestar serviços, com mão de obra residente nas dependências de unidades jurisdicionadas ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
5 RESPONSABILIDADES GERAIS
FUNÇÃO | RESPONSABILIDADE |
Diretor-Geral da Diretoria- Geral de Logística (DGLOG) | • Analisar tecnicamente e juridicamente os pedidos de alteração, prorrogação, revisão e repactuação/ reajuste contratual. |
Diretor do Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DECOP) | • Revisar a instrução dos pedidos de alteração, prorrogação, revisão e repactuação/reajuste contratual e, se necessário, conduzir a complementação da instrução. |
Diretor da Divisão de Apoio Administrativo à Execução de Contratos de Prestação de Serviços da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DICON) | • Indicar o agente administrativo de contrato responsável pelo novo contrato; • elaborar relatórios sintéticos de contratos de serviços em execução, centralizando dados e informações para apoio ao Departamento; • analisar a instrução processual dos pedidos de alteração, prorrogação, revisão e repactuação/ reajuste contratual. |
FUNÇÃO | RESPONSABILIDADE |
Chefes dos Serviços de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços Equipe I (DGLOG/SECOA) Equipe II (DGLOG/SECOB) Equipe III (DGLOG/SECOC) Equipe IV (DGLOG/SECOE) Equipe V (DGLOG/SECOF) | • Atuar como agente administrativo de contrato, conforme preceituado na RAD-DGLOG-005 – Ciclo de Formação e Execução de Contratos Administrativos; • manter atualizadas, mediante sistema informatizado, as informações relativas à execução de contratos de serviços; • receber documentos pertinentes a faturamento e promover a sua instrução técnica; • encaminhar documentos de faturamento às unidades organizacionais, com o fim de atestação de execução de serviços prestados; • receber e dar andamento a pedidos de alterações, prorrogações, revisões e reajustes, verificando os pressupostos e documentos necessários à lavratura dos respectivos termos aditivos; • solicitar às empresas contratadas a apresentação de dados e documentos para a correta instrução de procedimentos contratuais; • receber e dar andamento aos pedidos de bloqueio de crédito de sentenças trabalhistas; • prestar informações à Procuradoria Geral do Estado (PGE) a respeito dos contratos de serviços. • manter vigilância em relação ao prazo de vigência do contrato, indagando à unidade demandante sobre as providências adotadas para o caso de prorrogação do contrato ou elaboração de novo documento de referência. |
Agente Administrativo de Contrato | • Auxiliar o gestor e o fiscal nas questões administrativas e financeiras dos contratos. |
Fiscal de contrato | • Fiscalizar a execução de contrato; • zelar pelo fiel cumprimento do contrato; • elaborar, de forma concisa e clara, o relatório de acompanhamento mensal do contrato; • conferir e atestar a nota fiscal do serviço/material emitida pela contratada, certificando (atestando), no verso da primeira via, a efetiva realização do respectivo objeto, na quantidade e na qualidade previstas no contrato; • encaminhar a nota fiscal ao gestor, em tempo hábil, para a conferência da documentação anexada e do pagamento, com vistas a evitar a incidência de multas. |
FUNÇÃO | RESPONSABILIDADE |
Gestor de contrato | • Elaborar os projetos básicos ou termos de referência com a colaboração das unidades técnicas e especialistas, sempre que necessário; • encaminhar ao diretor-geral da unidade demandante os pedidos de reajuste, repactuação, revisão, alteração e prorrogação do contrato, observando a periodicidade necessária para os pedidos, bem como sobre os limites legais de acréscimos e supressões, e os prazos de duração e vigência dos contratos; • solicitar ao DECOP, em prazo compatível com a complexidade da contratação, a eventual prorrogação do contrato, de modo a viabilizar a tempestiva lavratura do termo aditivo correspondente ou a elaboração de novo documento de referência, sem desnaturar o objeto original; • encaminhar ao diretor-geral da unidade demandante, até o mês de novembro de cada exercício, os pedidos de emissão de notas de empenho para os contratos que permanecerão em vigor no exercício seguinte; • acompanhar o saldo dos empenhos efetuados, solicitando o seu reforço quando necessário, desde que haja prévia aprovação da despesa, bem como acompanhar o saldo contratual, mantendo o agente administrativo e o diretor- geral da unidade demandante informados acerca de pagamentos eventualmente pendentes; • no início do exercício financeiro, encaminhar ao agente administrativo, com ciência do diretor-geral da unidade demandante, pedido de reforço de empenho ou de emissão de novo empenho, para fazer face às despesas correntes; • até o dia 15 de dezembro de cada ano, informar à DGLOG ou à Diretoria-Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF), as obrigações financeiras não liquidadas no exercício, visando à obtenção de reforço, cancelamento e/ou inscrição de saldos de empenho na conta de restos a pagar. |
6 CRITÉRIOS GERAIS – RECEBER CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
6.1 A unidade demandante indica o fiscal, o gestor e os seus substitutos, cuja designação deve ocorrer antes da emissão do FRM-DGLOG-026-06 – Memorando de Início do contrato.
6.2 Nos contratos que envolvam prestadores de serviço residentes, nos quais a medição do serviço é feita com base na mão de obra disponibilizada, a DGLOG encaminha à DICON, por e-mail, o FRM-DGLOG-026-07 – Ficha de Identificação de Prestador de Serviço, apresentada pelo fiscal do contrato, para lançamento no SISCAN. Após o lançamento, as fichas são descartadas.
6.3 O fiscal deve verificar se o profissional apresentado atende ao perfil profissiográfico para a vaga em questão, em conformidade com o respectivo documento de referência.
6.4 Nos demais contratos que envolvam prestadores de serviço residentes, em que a medição é realizada com base em outras unidades de medida, o cadastramento é realizado pelo próprio fiscal do contrato no SISFISCAL.
7 RECEBER CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
7.1 A DICON recebe da Divisão de Instrução e Análise Contratual da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DIANC), por e-mail, os seguintes documentos referentes ao novo contrato:
a) documento de referência e anexos afins;
b) planilha vencedora.
7.2 O diretor da DICON analisa a documentação enviada pela DIANC e escolhe, para apoiar o gestor e o fiscal do novo contrato, o agente administrativo responsável e seu substituto, levando-se em consideração a complexidade e o quantitativo de contratos de cada equipe. Após, encaminha mensagem eletrônica para o serviço correspondente, com os documentos e a indicação.
7.3 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe os arquivos eletrônicos e cria a pasta eletrônica do contrato. Nesta pasta, além dos anexos do e-mail encaminhado pela DIANC, são salvos ainda os seguintes documentos:
a) Termo de Contrato;
b) Memorando de Xxxxxx;
c) Ata de Reunião Inaugural;
d) Portaria de Indicação do Gestor e Fiscal (cópia da publicação).
7.3.1 Os documentos citados acima que compõem a pasta eletrônica do contrato são cópias, os originais são anexados ao Processo Administrativo de Contratação e Execução de Contratos.
7.4 O agente administrativo agenda e promove reunião inaugural, presencial ou virtual com o representante da empresa, com o gestor e o fiscal designados para o contrato.
7.5 Na reunião inaugural são tratados, essencialmente, os seguintes assuntos:
a) entendimento comum do objeto do contrato;
b) esclarecimento dos canais de comunicação, telefones e e-mails, da contratada, do gestor e fiscal do contrato e do agente administrativo;
c) ciência, ao gestor e ao fiscal do contrato, do Relatório Mensal de Acompanhamento de Contrato (REMAC) pertinente à natureza do serviço contratado;
d) esclarecimento à contratada sobre os documentos que xxxxxxx ser apresentados no momento do faturamento, constantes no Checklist para Apresentação do Faturamento (FRM-DGLOG-026-01), bem como o local de entrega dos documentos;
e) indicação do preposto da contratada;
f) ciência à contratada do início da execução do contrato, por meio do memorando de início emitido pelo gestor do contrato.
7.5.1 A reunião é registrada na Ata da Reunião Inaugural Presencial/Virtual, que é encaminhada por e-mail aos participantes para validação.
7.5.2 Na Ata da Reunião Inaugural deve constar o nome e a matrícula do gestor, fiscal, agente administrativo e seus respectivos substitutos.
7.5.3 O serviço responsável deve enviar eletronicamente a Ata de Reunião Inaugural Presencial/Virtual (FRM-DGLOG-005-06) à DICON para que seja encaminhada à DGLOG solicitando a publicação da portaria designando gestor/fiscal/agente e seus substitutos, caso a portaria ainda não tenha sido publicada. Após, a ata é anexada ao processo principal.
7.6 O gestor/fiscal emite o Memorando de Início em 02 (duas) vias, sendo uma entregue à empresa contratada na Reunião Inaugural e a outra, anexada ao processo principal.
7.6.1 Se emitido posteriormente à reunião, o fiscal responsável pelo contrato notifica a empresa, por e-mail, para a retirada da sua via.
7.6.2 O Memorando de Início é digitalizado e arquivado na pasta eletrônica, tão logo seja entregue pelo gestor/fiscal.
7.7 Após o recebimento do processo principal, o serviço responsável pelo contrato lança os dados referentes à contratação no SISCAN.
7.8 O processo principal é arquivado na DICON.
8 CRITÉRIOS GERAIS – CONFERIR FATURAMENTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
8.1 O valor dos serviços prestados pelas empresas contratadas é devido após seu adimplemento.
8.2 No faturamento dos contratos que envolvam prestadores de serviços vinculados às empresas deve-se observar o período mensal, com emissão da nota fiscal a partir do 1º dia útil do mês subsequente ao da prestação dos serviços, respeitando o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) constante no contrato e considerando os serviços prestados no mês anterior.
8.3 Nos demais serviços, o faturamento observa os termos do Documento de Referência/Contrato.
8.4 No corpo da nota fiscal devem constar o mês de execução dos serviços, bem como o número do termo contratual ao qual se referem os serviços prestados.
8.5 Nos casos de faturamento com prestação de serviço em diversos municípios, as notas fiscais são encaminhadas à autuação em blocos de no máximo 5 (cinco) notas.
8.5.1 Em cada bloco, são anexadas as certidões de regularidade fiscal da empresa e o despacho de autuação.
8.5.2 O checklist e os documentos devem ser anexados ao bloco de maior valor.
8.5.3 Os processos de fatura devem ser devolvidos todos juntos, nos casos de contratos que possuam mais de um processo de faturamento.
8.5.4 Ao enviar os processos, a unidade remetente não deve mantê-los abertos no sistema SEI, de forma que os processos de fatura só permaneçam abertos em uma única unidade de cada vez, para que seja garantida a possibilidade de sobrestamento dos autos em eventual necessidade.
8.6 A atestação deve ser feita por dois servidores, em atendimento ao art. 90, § 3º, da Lei Estadual nº 287/79, entre aqueles designados como fiscal, fiscal substituto, gestor e gestor substituto, e na ausência de um destes por um servidor da respectiva diretoria, desde que devidamente justificado, a contar da autuação, no prazo de:
a) 08 (oito) dias: fatura principal (com documentação) dos contratos com prestadores de serviço residentes;
b) 09 (nove) dias: demais faturas.
8.6.1 A atestação deve ser feita mediante o seguinte texto padronizado: “Declaro que foram prestados os serviços a que se refere o presente documento”.
8.7 Os autos são devolvidos ao agente administrativo ou seu substituto, e na ausência destes, a outro agente administrativo, que deve visar a nota fiscal, a contar do recebimento do processo, em:
a) 08 (oito) dias: fatura principal (com documentação) dos contratos com prestadores de serviço residentes;
b) 09 (nove) dias: demais faturas.
8.8 Os prazos acima não devem exceder 16 (dezesseis) e 18 (dezoito) dias, respectivamente, entre a data da autuação e a liberação para pagamento.
8.9 No ato da atestação, o fiscal deve juntar aos autos os seguintes documentos, observada a sua pertinência em relação à natureza do contrato:
a) Planilha de Medição dos Serviços;
b) Relação de Ocorrências do Mês do Faturamento (FRM-DGLOG-005-12);
c) Relação Mensal de Identificação de Prestadores de Serviço/Levantamento de Satisfação (FRM-DGLOG-005-07);
d) Relatório Mensal de Acompanhamento de Contrato – REMAC (FRM-DGLOG-005- 03, FRM-DGLOG-005-04 e FRM-DGLOG-005-10), pertinente à natureza do serviço contratado, devidamente preenchido;
e) demais documentos previstos no respectivo Documento de Referência.
8.10 A DICON monitora os prazos de tramitação dos processos de faturamento e a quantidade de faturas liberadas no prazo padrão na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento e Planilha de Controle de Faturas Liberadas no Prazo Padrão.
8.11 Os processos de compra de material que contenham serviços são, após os procedimentos de competência do Departamento de Patrimônio e Material da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DEPAM), enviados à DICON para os procedimentos de faturamento dos serviços.
9 RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
9.1 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe a nota fiscal/faturamento por e-mail e confere, de acordo com o Checklist para Apresentação do Faturamento (FRM-DGLOG-026-01) referente ao contrato, os seguintes documentos:
a) regularidade fiscal da contratada – certidões do INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social), do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT);
b) guias do INSS e do FGTS de competência anterior à prestação de serviço;
c) relação do arquivo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) do mês anterior à prestação dos serviços;
d) comprovação de disponibilização do vale-refeição e do vale-transporte aos prestadores de serviços;
e) comprovação bancária de pagamento dos salários;
f) folha analítica ou contracheque;
g) planilha demonstrativa de cálculos do valor faturado;
h) comprovação da prestação dos serviços.
9.1.1 Os itens “b”, “c”, “d”, “e” e “f” só se aplicam aos contratos que contenham em seu escopo prestação de serviços com mão de obra, independente da unidade de medida.
9.2 Autua a(s) nota(s) fiscal(is) e os demais documentos por meio do Processo Administrativo Eletrônico - SEI, elabora despacho de remessa ao órgão fiscal para atestação da fatura e juntada do Relatório Mensal de Acompanhamento de Contrato, de acordo com a natureza do objeto contratual.
9.2.1 Os documentos anexados devem estar em formato PDF e agrupados por assunto (ex: nota fiscal, certidões, guias, relação SEFIP, comprovação de vale refeição, comprovação de vale transporte, relação bancária, folha analítica) observada a sua pertinência em relação à natureza do contrato.
9.2.2 A despeito da autuação, na ausência de qualquer documento previsto no FRM- DGLOG-026-01 do contrato, encaminha mensagem eletrônica à contratada para regularização.
9.2.3 Após a autuação, lança o número do processo de fatura e demais informações na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
9.3 Nos faturamentos que necessitam de medição prévia do serviço prestado, a nota fiscal, com os documentos pertinentes, é autuada, instruída e atestada pelo fiscal do contrato, e posteriormente encaminhada à DICON.
9.4 O fiscal e o seu substituto devem atestar a (s) nota (s) fiscal (is) e devolver o faturamento ao agente administrativo (verificar item 8.6):
a) em até 8 (oito) dias, quando se tratar da fatura principal dos contratos com prestadores de serviço residentes;
b) em até 9 (nove) dias, as demais faturas.
9.5 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe os autos do gestor/fiscal e lança a data de devolução na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
9.6 Verifica nos autos do faturamento, conforme a pertinência da natureza do contrato:
a) a consistência entre os valores faturados e os valores contratados;
b) o vínculo dos profissionais com os respectivos contratos, por meio do SISCAN;
c) a relação do pagamento de salário e benefícios dos prestadores de serviço;
d) a relação SEFIP dos prestadores de serviço;
e) os apontamentos realizados pelo gestor/fiscal na Relação de Ocorrências do Mês do Faturamento - FRM-DGLOG-005-12;
f) os documentos de rescisão trabalhista, se aplicável;
g) planilha de medição do gestor/fiscal;
h) a validade das certidões de regularidade fiscal;
i) a regularidade no atesto da nota fiscal.
9.6.1 Os itens “b”,“c”, “d”, “e”,“f” e “g” são aplicáveis aos contratos com prestadores de serviço residentes.
9.6.2 Nos contratos de prestação de serviço sem mão de obra, são observados apenas os itens “a”, “g”, “h” e “i”.
9.6.3 Na ausência ou divergência das informações prestadas pelo gestor/fiscal, necessárias à conferência do faturamento, ou ainda se irregular o atesto da nota fiscal, os autos são devolvidos ao fiscal para retificação ou ratificação.
9.6.4 Na ausência de qualquer dado necessário à comprovação dos valores ou ainda se constatada divergência de informações, a contratada é comunicada por e-mail para complementação da documentação ou retificação dos dados. Neste caso, o processo de faturamento fica sobrestado no Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, até a complementação da documentação ou ratificação dos dados pela empresa.
9.6.5 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato elabora Planilha de Conferência de Faturamento e despacho para pagamento informando o empenho a debitar e o recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviço), quando couber.
9.7 Se vencidas as certidões de regularidade fiscal, procede à atualização destes documentos por meio dos sítios eletrônicos oficiais da Previdência Social, da Caixa Econômica Federal e da Justiça do Trabalho.
9.8 Lança o processo e os dados da nota fiscal de faturamento no SISCAN, observando o respectivo empenho.
9.9 Lança a data de saída na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
9.10 O agente administrativo confere o processo de faturamento, visa a nota fiscal e assina o despacho de remessa para a:
a) DICOV, para os procedimentos de retenção de verbas trabalhistas e rescisórias, quando se tratar de fatura principal (com documentação) dos contratos com prestadores de serviço residentes;
b) Divisão de Conferência e Liquidação da Despesa da Diretoria-Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF/DILID), para pagamento das demais faturas que não se enquadram na alínea a.
10 RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS/ AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E PEÇAS
10.1 O fiscal do contrato recebe o faturamento, atesta e o autua juntando aos autos:
a) original da solicitação da prestação do serviço ou da compra de material ou peças;
b) atestado de recebimento do serviço ou dos materiais ou peças;
c) relação do material, com emissão de até 06 (seis) meses, a ser adquirido para verificação no estoque do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), devidamente instruída pelo DEPAM;
d) nota fiscal da empresa contratada, bem como cópia da nota fiscal da empresa que executou o serviço ou da empresa da qual a contratada adquiriu os materiais ou peças, devidamente acompanhada das certidões de regularidade fiscal da contratada perante o INSS, FGTS e da CNDT;
e) cotação dos preços dos materiais ou dos serviços.
10.2 Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe o processo, lança a data de autuação e devolução na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento e confere nos autos de faturamento:
a) a consistência entre os serviços executados ou materiais e peças adquiridos, e a correlação destes com o objeto do contrato, tendo em vista que a listagem de materiais, peças e serviços constante do documento de referência é exemplificativa;
b) a consistência entre os valores faturados e os limites contratados.
10.2.1 Na ausência ou divergência das informações prestadas pelo gestor/fiscal, necessárias à conferência do faturamento, ou ainda se irregular o atesto da nota fiscal, os autos são devolvidos ao fiscal para retificação ou ratificação.
10.2.2 Na ausência de qualquer dado necessário à comprovação dos valores, ou ainda se constatada divergência de informações, a contratada é comunicada por e-mail para complementação da documentação ou retificação dos dados. Neste caso, o processo de faturamento fica sobrestado no Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, até a complementação da documentação, ou ratificação dos dados pela empresa.
10.2.3 Se vencidas as certidões de regularidade fiscal, procede à atualização destes documentos por meio dos sítios eletrônicos oficiais da Previdência Social, da Caixa Econômica Federal e da Justiça do Trabalho.
10.3 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato elabora:
a) Planilha de Conferência de Faturamento de Serviços Especializados ou Planilha de Conferência de Materiais e Peças, conforme o caso, anexando-a aos autos do processo de faturamento;
b) Planilha de Controle de Saldo Contratual de Serviços Especializados ou Planilha de Controle de Saldo Contratual de Materiais e Peças, conforme o caso, e anexa uma cópia aos autos do processo de faturamento, permanecendo a original arquivada eletronicamente no setor;
c) despacho para pagamento informando o empenho a debitar e o recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviço), quando couber.
10.4 Lança o processo e os dados da nota fiscal de faturamento no SISCAN, observando o respectivo empenho.
10.5 Lança a data de saída na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
10.6 O agente administrativo confere o processo de faturamento, visa a nota fiscal e assina o despacho de remessa à DILID para pagamento.
11 RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE UNIFORMES
11.1 A contratada envia por e-mail a relação nominal dos profissionais com a quantidade de kits de uniformes fornecidos com os comprovantes. O agente administrativo autua, pelo SEI, e encaminha ao fiscal para ratificar ou retificar as informações fornecidas pela contratada.
11.2 O fiscal deve juntar aos autos o FRM-DGLOG-026-02 – Relação de Quantitativo de
Kits de Uniformes Entregues no Período.
11.3 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, recebe os autos e solicita à contratada a emissão da nota fiscal e das certidões do INSS, do FGTS, e a CNDT.
11.4 Na data de recebimento da nota fiscal, lança o número do processo de fatura e demais informações na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
11.5 Verifica se existem nos autos os comprovantes de entrega dos uniformes e a respectiva relação nominal de entrega, incluindo o quantitativo de kits entregues.
11.6 Elabora despacho de remessa ao fiscal para atestação da fatura por 02 (dois) servidores, conforme item 8.6.
11.7 O fiscal e o seu substituto devem atestar a(s) nota(s) fiscal(is) e devolver o faturamento ao agente administrativo em até 9 (nove) dias, conforme item 8.6.
11.8 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe os autos do fiscal e lança a data de devolução na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
11.9 Verifica nos autos do faturamento, conforme a pertinência da natureza do contrato:
a) a consistência entre o valor faturado e o valor contratado do kit de uniformes entregues;
b) o vínculo dos profissionais com os respectivos contratos, por meio do SISCAN.
11.9.1 Na ausência ou divergência das informações prestadas pelo gestor/fiscal, necessárias à conferência do faturamento, ou ainda se irregular o atesto da nota fiscal, os autos são devolvidos a eles para retificação ou ratificação.
11.9.2 Na ausência de qualquer dado necessário à comprovação dos valores, ou ainda se constatada divergência de informações, a contratada é comunicada por e-mail para complementação da documentação ou retificação dos dados. Neste caso, o processo de faturamento fica sobrestado no Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, conforme item 9.6.4.
11.9.3 Se vencidas as certidões de regularidade fiscal, procede às respectivas atualizações por meio dos sítios eletrônicos oficiais da Previdência Social, da Caixa Econômica Federal e da Justiça do Trabalho.
11.10 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato elabora a Planilha de Conferência de Faturamento de Uniformes, Planilha de Controle de Saldo Contratual de Uniformes e despacho para pagamento, informando o empenho a debitar e o recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviço), quando couber.
11.11 Lança o processo e os dados da nota fiscal de faturamento no SISCAN, observando o respectivo empenho.
11.12 Lança a data de saída na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
11.13 O agente administrativo confere o processo de faturamento, visa a nota fiscal e assina o despacho de remessa à DILID para pagamento.
12 RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE SERVIÇOS DE INSTALAÇÃO
12.1 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe a nota fiscal/faturamento por e-mail e confere, de acordo com FRM-DGLOG-026-01, os seguintes documentos:
a) regularidade fiscal da contratada – certidões do INSS, do FGTS e CNDT;
b) relação das ordens de serviço (OSs) dos serviços executados;
c) planilha demonstrativa de cálculos do valor faturado.
12.2 Autua a(s) nota(s) fiscal(is) e os demais documentos pelo SEI, elabora despacho de remessa ao órgão fiscal para atestação da fatura por 02 (dois) servidores, conforme item 8.6.
12.3 A despeito da autuação, na ausência de qualquer documento previsto no FRM- DGLOG-026-01, encaminha mensagem eletrônica à contratada para regularização.
12.4 Após a autuação lança o número do processo de fatura e demais informações na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
12.5 O fiscal e o seu substituto devem atestar a(s) nota(s) fiscal(is) e devolver o faturamento ao agente administrativo em até 9 (nove) dias, conforme o item 8.6.
12.6 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe os autos do fiscal e lança a data de devolução na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
12.7 Verifica nos autos do faturamento, conforme a pertinência da natureza do contrato, a consistência entre o valor faturado e o valor contratado dos serviços de instalação.
12.8 Na ausência ou divergência das informações prestadas pelo gestor/fiscal, necessárias à conferência do faturamento, ou ainda se irregular o atesto da nota fiscal, os autos são devolvidos a ele(s) para retificação ou ratificação.
12.8.1 Na ausência de qualquer dado necessário à comprovação dos valores ou ainda se constatada divergência de informações, a contratada é comunicada por e-mail para complementação da documentação ou retificação dos dados. Neste caso, o processo de faturamento fica sobrestado no Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato, conforme item 9.6.4.
12.9 Se vencidas as certidões de regularidade fiscal, procede à atualização destas por meio dos sítios eletrônicos da Previdência Social, da Caixa Econômica Federal e da Justiça do Trabalho.
12.10 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato elabora Planilha de Conferência de Faturamento, Planilha de Controle de Saldo Contratual – Quantitativo, Planilha de Controle de Saldo Contratual – Valores e despacho para pagamento informando o empenho a debitar e o recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviço), quando couber.
12.11 Lança o processo e os dados da nota fiscal de faturamento no SISCAN, observando o respectivo empenho.
12.12 Lança a data de saída na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
12.13 O agente administrativo confere o processo de faturamento, visa a nota fiscal e assina o despacho de remessa à DILID para pagamento.
13 CRITÉRIOS GERAIS PARA A SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO DE HORAS EXTRAS, ALIMENTAÇÃO E TRANSPORTE
13.1 O valor das horas extras e do reembolso de alimentação e transporte a ser pago aos profissionais vinculados às empresas contratadas é devido após a execução dos serviços, cabendo ao PJERJ reembolsá-lo às empresas posteriormente, desde que previsto no Documento de Referência e cumpridos os requisitos desta rotina.
13.2 As horas extras e os reembolsos são solicitados para o atendimento dos serviços extraordinários realizados pelas empresas contratadas, com base nas ordens de serviços (OSs) ou documento que confirme a efetiva execução do serviço, que ficam arquivados na unidade demandante do contrato, para o caso de eventuais fiscalizações.
14 RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE HORAS EXTRAS, ALIMENTAÇÃO E TRANSPORTE
14.1 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe a nota fiscal/faturamento por e-mail e confere, de acordo com FRM-DGLOG-026-01, os seguintes documentos:
a) regularidade fiscal da contratada – certidões do INSS, do FGTS e CNDT;
b) comprovações do pagamento das horas extras, vale alimentação e vale transporte;
c) planilha demonstrativa de cálculos do valor faturado.
14.2 Autua a(s) nota(s) fiscal(is) e os demais documentos pelo SEI, elabora despacho de autuação e remessa ao órgão fiscal para atestação da fatura por 02 (dois) servidores, conforme item 8.6.
14.3 A despeito da autuação, na ausência de qualquer documento previsto no FRM- DGLOG-026-01, encaminha mensagem eletrônica à contratada para regularização.
14.4 Após a autuação, lança o número do processo de fatura e demais informações na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
14.5 O fiscal deve, no ato da atestação, juntar aos autos o FRM-DGLOG-005-07 - Relação Mensal de Identificação de Prestadores de Serviço/Levantamento de Satisfação.
14.6 O fiscal e o seu substituto devem atestar a(s) nota(s) fiscal(is) e devolver o faturamento ao agente administrativo em até 9 (nove) dias, conforme item 8.6.
14.7 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, recebe os autos do fiscal e lança a data de devolução na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
14.8 Verifica nos autos do faturamento, conforme a pertinência da natureza do contrato:
a) o vínculo dos profissionais com os respectivos contratos, por meio do SISCAN;
b) se o reembolso das horas extras ao profissional está de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e/ou com o Acordo Coletivo da Categoria;
c) se o reembolso do vale transporte e do vale refeição obedece ao Documento de Referência.
14.8.1 Na ausência ou divergência das informações prestadas pelo gestor/fiscal, necessárias à conferência do faturamento, ou ainda, se irregular o atesto da nota fiscal, os autos são devolvidos a eles para retificação ou ratificação.
14.8.2 Na ausência de qualquer dado necessário à comprovação dos valores, ou ainda, se constatada divergência de informações, a contratada é comunicada por e-mail para complementação da documentação ou retificação dos dados. Neste caso, o processo de faturamento fica sobrestado no Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato, conforme item 9.6.4.
14.9 Se vencidas as certidões de regularidade fiscal, procede às respectivas atualizações por meio dos sítios eletrônicos oficiais da Previdência Social, da Caixa Econômica Federal e da Justiça do Trabalho.
14.10 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato elabora Planilha de Conferência de Horas Extras, Alimentação e Transporte e a Planilha de Controle de Saldo Contratual de Despesas Acessórias e despacho para pagamento, informando o empenho a debitar e o recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviço), quando couber.
14.11 Lança o processo e os dados da nota fiscal de faturamento no SISCAN, observando o respectivo empenho.
14.12 Lança a data de saída na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
14.13 O agente administrativo confere o processo de faturamento, visa a nota fiscal e assina o despacho de remessa à DILID para pagamento.
15 CRITÉRIOS GERAIS PARA A SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO DE PERNOITES
15.1 O valor de pernoites devido a prestadores de serviço vinculados às empresas contratadas é por estas adiantado aos profissionais que viajam, cabendo ao PJERJ reembolsá-lo às empresas posteriormente, desde que previsto no Documento de Referência e cumpridos os requisitos desta Rotina.
15.2 Os pernoites são pagos para atender às despesas de viagens, com base nas OSs ou documento que confirme a efetiva execução do serviço.
15.3 Caso haja substituição do prestador de serviço para o qual foi requerida a atribuição de pernoites, cabe à UO responsável pela substituição proceder, com a empresa contratada, aos ajustes operacionais relativos ao ressarcimento.
15.4 As solicitações de reembolso de pernoites são recebidas mensalmente ou quinzenalmente, a critério do fiscal do contrato, considerando as viagens realizadas no período anterior.
15.5 O gestor/fiscal deve atentar para que o valor dos pernoites não ultrapasse 50% do salário no mês.
15.6 Quando a viagem não for realizada em transporte próprio do Tribunal de Justiça, a DICON deve verificar se foi anexada aos autos do processo a autorização expressa do diretor da UO solicitante do pernoite, para realização da viagem, visando ao reembolso da passagem.
16 RECEBER E CONFERIR FATURAMENTO DE PAGAMENTO DE PERNOITES
16.1 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe a nota fiscal/faturamento por e-mail e confere, de acordo com FRM-DGLOG-026-01, os seguintes documentos:
a) regularidade fiscal da contratada – certidões do INSS, do FGTS e CNDT;
b) comprovações do pagamento dos pernoites;
c) planilha demonstrativa de cálculos do valor faturado.
16.1.1 Autua a(s) nota(s) fiscal(is) e os demais documentos por meio do SEI, elabora despacho de autuação e remessa ao órgão fiscal para atestação da fatura por 02 (dois) servidores, conforme item 8.6.
16.1.2 A despeito da autuação, na ausência de qualquer documento previsto no FRM- DGLOG-026-01, encaminha mensagem eletrônica à contratada para regularização.
16.2 Após a autuação, lança o número do processo de fatura e demais informações na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
16.3 O fiscal e o seu substituto devem atestar a(s) nota(s) fiscal(is) e devolver o faturamento ao agente administrativo em até 9 (nove) dias, conforme item 8.6.
16.3.1 O fiscal deve, no ato da atestação, anexar aos autos o FRM-DGLOG-026-03 – Relação para Pagamento de Pernoites.
16.4 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe os autos do fiscal e lança a data de devolução na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
16.5 Verifica, nos autos do faturamento, o vínculo dos profissionais com os respectivos contratos, pelo SISCAN.
16.5.1 Na ausência ou divergência das informações prestadas pelo gestor/fiscal, necessárias à conferência do faturamento, ou ainda se irregular o atesto da nota fiscal, os autos são devolvidos a eles para retificação ou ratificação.
16.5.2 Na ausência de qualquer dado necessário à comprovação dos valores, ou ainda, se constatada divergência de informações, a contratada é comunicada por e-mail para complementação da documentação ou retificação dos dados. Neste caso, o processo de faturamento fica sobrestado no Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato, conforme item 9.6.4.
16.5.3 Se vencidas as certidões de regularidade fiscal, procede às respectivas atualizações por meio dos sítios eletrônicos oficiais da Previdência Social, da Caixa Econômica Federal e da Justiça do Trabalho.
16.6 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato elabora Planilha de Faturamento de Pernoites, Planilha de Controle de Saldo Contratual de Despesas Acessórias e despacho para pagamento informando o empenho a debitar e o recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviço).
16.7 Lança o processo e os dados da nota fiscal de faturamento no SISCAN, observando o respectivo empenho.
16.8 Lança a data de saída na Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento.
16.9 O agente administrativo confere o processo de faturamento, visa a nota fiscal e assina o despacho de remessa à DILID para pagamento.
17 CONDIÇÕES GERAIS PARA PRORROGAR PRAZO DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
17.1 A cláusula de prorrogação deve ter previsão no termo contratual.
17.2 A prorrogação do prazo contratual para a prestação de serviços de natureza continuada deve observar o limite de 60 (sessenta) meses conforme determina o artigo 57, inciso II da Lei nº 8.666/1993.
17.3 Os contratos somente são prorrogados antes de expirado o seu prazo de vigência, e deverão ser submetidos à aprovação da Assessoria Jurídica da DGLOG, desde que preenchidos, cumulativamente, a cada prorrogação, os seguintes requisitos:
a) relatório da unidade demandante que indique que os serviços tenham sido prestados regularmente;
b) manifestação de interesse da unidade demandante na continuidade dos serviços, o que será devidamente motivado e justificado por escrito;
c) comprovação de que o valor do contrato permanece economicamente vantajoso para o Tribunal;
d) manifestação prévia e expressa de concordância da contratada com a prorrogação;
e) comprovação de que a contratada mantém as condições iniciais de habilitação.
17.3.1 A vantajosidade econômica para a prorrogação de contratos de serviços terceirizados de natureza continuada deve ser precedida de análise entre os preços contratados e aqueles no mercado, de modo a concluir que a continuidade da contratação é mais vantajosa que a realização de uma nova licitação, sem prejuízo de eventual negociação com a contratada para adequação dos valores àqueles encontrados na pesquisa de mercado.
17.3.2 A vantajosidade econômica para prorrogação dos contratos de prestação de serviços continuados com mão de obra alocada estará assegurada, sendo dispensada a realização de pesquisa de mercado, nas seguintes hipóteses:
I. houver previsão contratual de que as repactuações dos itens envolvendo a folha de salários serão efetuadas com base em acordo, convenção, dissídio coletivo de trabalho ou em decorrência de lei;
II. houver previsão contratual de que os reajustes dos itens envolvendo insumos, materiais e equipamentos serão efetuados com base em índices oficiais de preços, previamente definidos no contrato, que guardem a maior correlação possível com o segmento econômico em que estejam inseridos tais insumos ou materiais ou, na falta de qualquer índice setorial, o IPCA (Índice de Preços ao Consumidor)/IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) (Ato Normativo TJ nº 03/2019).
17.3.3 O gestor do contrato, excepcionalmente e de forma motivada, diante das especificidades do termo contratual, da competitividade do certame, da adequação da pesquisa de preços que fundamentou o valor de referência da licitação, da realidade de mercado, bem como da eventual ocorrência de circunstâncias atípicas no setor da contratação, poderá decidir, no caso concreto, pela realização da pesquisa de preços.
17.4 A DICON auxilia o gestor no monitoramento dos prazos, por intermédio da Planilha de Acompanhamento dos Prazos Contratuais.
17.5 A indagação prévia sobre o interesse em prorrogar o contrato deve ser encaminhada à empresa com a antecedência de 250 dias.
17.6 Com antecedência de 180 dias do término do contrato, a DICON indaga ao gestor sobre o interesse em prorrogar, e ratifica, com a empresa contratada, a indagação anterior.
17.6.1 Nos contratos de serviços não continuados, que tenham por escopo o fornecimento de bens ou utilidades, ou a prestação de serviços específicos em um período pré-
determinado, a DICON indaga ao fiscal sobre a execução do objeto com antecedência de 100 dias do término do contrato.
17.7 O gestor deve instruir os autos com a pesquisa de mercado, indicando quais foram as fontes pesquisadas, bem como indicar a metodologia aplicada.
17.7.1 Nos contratos com prestadores de serviço residentes, a pesquisa de mercado é realizada pela Assessoria de Análise de Custos do DECAN, caso o gestor entenda necessário (item 17.3.3).
17.8 Para fins de anuência aos valores da prorrogação, a planilha totalizadora de cálculo encaminhada à contratada deve ser assinada, com a devida identificação do subscritor representante da empresa.
17.9 Eventuais diligências do TCE sobre prorrogação dos contratos devem ser remetidas ao gestor para manifestação ou ciência, conforme teor da diligência.
18 PRORROGAR PRAZO DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
18.1 Com a antecedência de 250 dias do término do contrato, o Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços indaga previamente à empresa sobre o interesse em prorrogar.
18.1.1 Se a prorrogação não interessar à empresa contratada, comunica ao gestor/fiscal, via e-mail, indagando o procedimento a ser adotado tendo em vista a resposta negativa.
18.2 Faltando 180 dias para o término do contrato, o Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços, responsável pelo contrato, encaminha memorando ao gestor de contrato, por e-mail, para que se manifeste sobre a prorrogação, e informe se há procedimento para nova contratação em trâmite. A DICON monitora os prazos de deflagração das prorrogações por meio da Planilha de Controle do Prazo de Indagação das Prorrogações na DICON.
18.2.1 Caso haja procedimento visando a uma nova contratação, deve ser encaminhado um e-mail à Assessoria de Xxxxx do DECAN indagando se o contrato que está sendo licitado segue o mesmo valor do contrato a ser prorrogado.
18.2.2 Se o valor da nova licitação for menor, e o objeto dela for o mesmo do contrato que está sendo prorrogado, o órgão fiscal deve ser questionado para explicar a diferença verificada entre os dois processos.
18.3 Concomitantemente, encaminha carta à empresa contratada por e-mail, para que em 48 horas, ratifique o interesse na prorrogação do contrato.
18.3.1 Em se tratando de contratos de receita, a indagação deve observar o prazo de 100 dias antes do término do contrato.
18.3.2 Se a prorrogação contratual não interessar ao gestor do contrato de prestação de serviço, junta resposta ao processo principal e encaminha para ciência do DECAN.
18.3.3 Se a empresa contratada não ratificar o interesse na prorrogação, comunica ao gestor/fiscal, via e-mail, indagando o procedimento a ser adotado tendo em vista a desistência da empresa.
18.4 Havendo interesse mútuo em prorrogar o contrato, encaminha os autos principais ao gestor para instrução.
18.5 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe e analisa a instrução do processo principal, verificando, além dos documentos citados no item 17.3, quando for o caso:
a) pesquisa de mercado;
b) quadro comparativo das pesquisas.
18.5.1 Havendo qualquer pendência na instrução devolve o processo principal ao gestor/fiscal e/ou à Assessoria de Análise de Custos da DGLOG(DGLOG/ASANC). para a correção.
18.6 Elabora as planilhas de cálculo da prorrogação, rubricando cada uma delas ao final.
18.6.1 As planilhas são revisadas e rubricadas pelo revisor.
18.7 Encaminha as planilhas de cálculo por e-mail à empresa contratada, para anuência dos valores do contrato para a prorrogação.
18.8 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato deve utilizar a ferramenta “aguardando resposta” no sistema E-PROT enquanto aguarda a resposta da contratada.
18.9 Elabora informação sobre a prorrogação e instrui o processo principal com:
a) mensagens eletrônicas de indagação acerca da prorrogação encaminhadas ao gestor e à empresa contratada;
b) resposta da contratada de anuência da prorrogação e dos valores do contrato;
c) planilhas de cálculo dos valores;
d) certidões de regularidade fiscal da contratada (INSS e FGTS), CNDT e SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores);
e) informação sobre a prorrogação.
18.10 Lança os dados referentes à prorrogação no SISCAN.
18.11 O agente administrativo analisa a instrução e a informação de prorrogação e encaminha ao diretor da DICON.
18.12 O diretor analisa a instrução e a informação e encaminha o processo principal ao DECOP.
18.13 As unidades envolvidas neste processo de trabalho devem dar início ao cumprimento de todos os procedimentos exigidos para a realização de uma nova prorrogação contratual, com as antecedências mínimas previstas no quadro abaixo, antes do término do prazo de vigência do contrato, de modo a viabilizar a tempestiva lavratura do termo correspondente e se evitar a solução de continuidade na prestação dos serviços em razão da extinção do ajuste:
PRAZO DAS UOs | ||
DEFLAGRAÇÃO DA PRORROGAÇÃO PELA DICON – 180 DIAS DO MARCO FINAL DO CONTRATO | ||
AÇÃO | QUEM | PRAZO |
INSTRUÇÃO DOS AUTOS | GESTOR/FISCAL | 50 DIAS |
ANÁLISE PRELIMINAR DA INSTRUÇÃO | DECOP/DICON | 15 DIAS |
SANEAMENTO DO PROCESSO E CUMPRIMENTO DE EXIGÊNCIAS | GESTOR/FISCAL | 15 DIAS |
ANÁLISE E INSTRUÇÃO FINAL DA PRORROGAÇÃO | DECOP/DICON | 15 DIAS |
ANÁLISE | DGLOG | 5 DIAS |
ANÁLISE E ENCAMINHAMENTO À ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR PARA AUTORIZAR | DGPCF | 10 DIAS |
AUTORIZAÇÃO | ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR | 10 DIAS |
EMISSÃO DE NAD E NOTA DE EMPENHO | DGPCF | 10 DIAS |
ELABORAÇÃO DE MINUTA DE TERMO ADITIVO | DELFA | 10 DIAS |
EXAME E APROVAÇÃO DA MINUTA DE TERMO ADITIVO | ASJUR/DGLOG | 10 DIAS |
CONVOCAÇÃO DA EMPRESA | DELFA | 10 DIAS |
COLHEITA DA ASSINATURA DO PRESIDENTE | ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR | 5 DIAS |
PUBLICAÇÃO DO TERMO NO DJERJ E LANÇAMENTO NO SIGFIS/TCE | DELFA | 5 DIAS |
TEMPO RESERVA PARA EVENTUAL DILIGÊNCIA | DELFA | 10 DIAS |
TOTAL | 180 DIAS | |
18.14 A DICON monitora os prazos de instrução interna e liberação das prorrogações por meio da Planilha de Controle do Prazo de Instrução das Prorrogações da DICON, Planilha de Controle do Prazo de Liberação das Prorrogações e da Planilha de Acompanhamento dos Prazos Contratuais.
18.15 Durante a execução do contrato, a critério do agente administrativo, e ao fim de cada prorrogação, deve ser preenchido e mantido atualizado, o Formulário de Análise da Execução Contratual (FRM-DGLOG-026-05), onde deve ser relatado qualquer problema verificado no curso da contratação, bem como medidas para aprimorar a sua execução quando da elaboração de um novo Termo de Referência.
18.16 Em caso de contrato que vai completar 60 meses, última prorrogação permitida pela Lei nº 8.666/93, o Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato encaminha o Termo de Ciência da Última Prorrogação (FRM-DGLOG-026-04) no processo principal para o gestor/fiscal
solicitando as providências necessárias para elaborar a nova contratação em tempo hábil.
18.16.1 O Termo de Ciência da Última Prorrogação deve ser encaminhado após a formalização e publicação do termo aditivo da referida prorrogação.
18.16.2 Quando a última prorrogação é formalizada por um prazo superior a 12 meses, deve ser encaminhado ao gestor/ fiscal, via e-mail, um lembrete ratificando o Termo de Ciência da Última Prorrogação, com 12 meses de antecedência para o término do contrato.
19 CONDIÇÕES GERAIS PARA REPACTUAR/REAJUSTAR CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
19.1 O pedido de repactuação/reajuste deve observar o prazo de 1 (um) ano da data do orçamento a que a proposta se referir.
19.1.1 Considera-se como data do orçamento a data do acordo, convenção, dissídio coletivo de trabalho ou equivalente vigente à época da apresentação da proposta, quando a variação dos custos for decorrente da mão de obra e estiver vinculada às datas-base destes instrumentos, os quais necessariamente tenham estipulado o salário vigente à época da apresentação da proposta.
19.2 Novos reajustes ou repactuações devem observar o interregno mínimo de 1 (um) ano, a contar da data de início dos efeitos financeiros do último reajuste ou repactuação aprovado e concedido pelo Tribunal.
19.3 O pedido de repactuação deve estar instruído com os documentos jurídico-normativos a que se referir, comprovando que as variações dos custos efetivamente ocorridas causaram desequilíbrio econômico-financeiro ao contrato, com a devida justificativa e acompanhado de planilha com a demonstração analítica da variação dos componentes de custo do contrato, conforme o acordo, convenção, dissídio coletivo de trabalho ou equivalente, devidamente homologado e registrado, vedada a inclusão, por ocasião da repactuação, de qualquer item de custo não previsto nos componentes apresentados originalmente.
19.4 Os reajustes e repactuações a que a contratada faz jus não se operam automaticamente, já que dependem de solicitação expressa da contratada, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, contado:
a) da homologação da Convenção Coletiva de Xxxxxxxx, quando se tratar de mão de obra;
b) da divulgação do índice do IPCA, quando se tratar de serviços.
19.4.1 Para a concessão de repactuação, o prazo de 30 (trinta) dias previsto acima somente começa a fluir a partir do registro do acordo, dissídio ou convenção coletiva na Secretaria de Relações do Trabalho do Ministério da Economia.
19.4.2 Caso a contratação se baseie em mais de uma convenção coletiva ou dissídio, o prazo só começa a contar após a homologação da última convenção/dissídio.
19.4.3 Caso não seja observado o prazo fixado no item anterior, a alteração dos valores somente surtirá efeitos a partir da data em que efetivamente for veiculado o requerimento por meio do Protocolo Geral do Tribunal, decaindo o direito de crédito da contratada quanto ao período transcorrido.
19.4.4 Caso os reajustes e as repactuações não sejam solicitados ou ressalvados durante a vigência do contrato, serão objeto de preclusão com a assinatura da prorrogação contratual ou com o encerramento do termo contratual.
20 REPACTUAR/REAJUSTAR CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
20.1 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe a solicitação de reajuste/repactuação, analisa o interregno mínimo para o pleito e encaminha ao Serviço de Registro e Autuação da DGLOG (DGLOG/SERAU) para protocolizar.
20.2 Quando se trata de contratação que envolva mão de obra e se baseia em mais de uma convenção coletiva ou dissídio, a solicitação da repactuação só é autuada após o encaminhamento pela contratada de todas as convenções/dissídios.
20.3 As solicitações de reajustes e repactuações devem estar acompanhadas dos seguintes itens:
I – No caso das repactuações:
a) documentos indispensáveis à comprovação da alteração dos preços de mercado de cada um dos itens da planilha, quando for o caso;
b) novo acordo ou convenção coletiva de trabalho, devidamente registrados, sentença normativa ou lei, que fundamentam o pedido de repactuação;
c) demonstração da alteração dos custos, por meio de apresentação das planilhas analíticas de composição de custos e formação de preços;
d) documentos que comprovem que a contratada já arca com os custos decorrentes das disposições do novo acordo ou convenção coletiva.
II – No caso de reajustes:
a) índices oficiais de preços previstos no termo contratual;
b) demais documentos e planilhas que demonstrem o efetivo desequilíbrio econômico-financeiro do contrato.
20.3.1 Havendo qualquer pendência na instrução do pedido, encaminha mensagem eletrônica à contratada para regularização.
20.4 Elabora as planilhas de cálculo da repactuação/reajuste, rubricando cada uma delas ao final.
20.4.1 As planilhas são revisadas e rubricadas pelo revisor.
20.5 Encaminha as planilhas de cálculo por e-mail à empresa contratada, para anuência dos novos valores do contrato.
20.6 Elabora informação sobre a repactuação/reajuste e instrui o processo principal com:
a) o pedido de repactuação/reajuste da contratada e documentos em anexo;
b) resposta de anuência da contratada quanto aos novos valores;
c) planilhas de cálculo dos novos valores;
d) certidões de regularidade fiscal da contratada (INSS e FGTS) e CNDT;
e) informação sobre a repactuação/reajuste.
20.7 Lança os dados referentes à repactuação/reajuste no SISCAN.
20.8 O agente administrativo analisa a instrução e a informação e encaminha ao diretor da DICON.
20.9 O diretor analisa a instrução e a informação e encaminha o processo principal ao DECOP.
21 ALTERAR CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
21.1 O Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato recebe do gestor/fiscal pedido de alteração do contrato de prestação de serviço, devidamente instruído e motivado.
21.2 Analisa o pedido e a instrução, à luz das determinações contidas no artigo 65 da Lei nº 8.666/1993.
21.3 Havendo qualquer pendência na instrução, junta aos autos e a encaminha ao gestor/fiscal para a regularização.
21.4 Elabora as planilhas de cálculo da alteração, rubricando cada uma delas ao final.
21.4.1 As planilhas são revisadas e rubricadas pelo revisor.
21.5 Encaminha as planilhas de cálculo por e-mail à empresa contratada, para anuência dos novos valores do contrato.
21.6 Elabora informação sobre a alteração e instrui o processo principal com os seguintes documentos:
a) pedido de alteração do gestor/fiscal;
b) resposta da anuência da contratada quanto aos valores da alteração;
c) planilhas de cálculo dos novos valores;
d) certidões de regularidade fiscal da contratada (INSS e FGTS) e CNDT;
e) informação sobre a alteração.
21.7 Lança os dados referentes à alteração no SISCAN.
21.8 O agente administrativo analisa a instrução e a informação e encaminha ao diretor da DICON.
21.9 O diretor analisa a instrução e a informação e encaminha o processo principal ao DECOP.
21.10 Eventuais diligências do TCE sobre alterações contratuais devem ser remetidas ao gestor para manifestação ou ciência, conforme o teor da diligência.
21.11 Para que a alteração seja formalizada com a antecedência necessária, sugere-se que os pedidos sejam feitos com 90 (noventa) dias antes do início da alteração, conforme tabela abaixo:
PRAZO DAS UOs | ||
PEDIDOS DE ALTERAÇÃO PELO GESTOR/ FISCAL – 90 DIAS DE ANTECEDÊNCIA | ||
AÇÃO | QUEM | PRAZO |
INSTRUÇÃO | DICON | 15 DIAS |
ANÁLISE | DECOP | 4 DIAS |
ANÁLISE | DGLOG | 4 DIAS |
ANÁLISE EMPENHO | DGPCF | 28 DIAS |
ANÁLISE | DELFA | 8 DIAS |
ANÁLISE | DGLOG | 4 DIAS |
FORMALIZAÇÃO TERMO | DELFA | 15 DIAS |
ASSINATURA DO TERMO LIBERAÇÃO | DELFA | 6 DIAS |
PUBLICAÇÃO DO TERMO | DELFA | 6 DIAS |
TOTAL | 90 dias | |
22 REVISAR CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
22.1 Observada a necessidade de revisar o contrato, o Serviço de Apoio aos Contratos Administrativos de Prestação de Serviços responsável pelo contrato elabora as planilhas de cálculo da revisão, rubricando cada uma delas ao final.
22.1.1 Se a revisão for requerida pela contratada, o pedido deve estar instruído com os documentos jurídico-normativos a que se referir, acompanhado de planilha com a demonstração analítica da variação de custo.
22.1.2 Havendo qualquer pendência na instrução do pedido, caso a revisão tenha sido requerida pela contratada, encaminha mensagem eletrônica à contratada para regularização.
22.1.3 As planilhas são revisadas e rubricadas pelo revisor.
22.2 Encaminha as planilhas de cálculo por e-mail à empresa contratada, para anuência dos novos valores do contrato.
22.3 Elabora informação sobre a revisão e instrui o processo principal com:
a) o documento jurídico-normativo em que se baseou a revisão;
b) o pedido de revisão da contratada e documentos em anexo, se houver;
c) resposta de anuência da contratada quanto aos valores da revisão;
d) planilhas de cálculo dos novos valores;
e) certidões de regularidade fiscal da contratada (INSS e FGTS) e CNDT;
f) informação sobre a revisão.
22.4 Lança os dados referentes à revisão no SISCAN.
22.5 O agente administrativo analisa a instrução e a informação e encaminha ao diretor da DICON.
22.6 O diretor analisa a instrução e a informação e encaminha o processo principal ao DECOP.
23 INDICADOR
NOME | FÓRMULA | PERIODICIDADE |
Percentual de Cumprimento do Prazo de Instrução Interna dos Pedidos de Reajuste– Repactuação. | (Quantidade de prazos cumpridos/quantidade de contratos) x 100 | Mensal |
Percentual de Faturas Liberadas no Prazo Padrão | (Quantidade de faturas liberadas no prazo padrão / quantidade de faturas liberadas no mês) x 100% | Mensal |
Percentual de Contratos de Prestação de Serviços que são Substituídos por Novas Contratações dentro do Prazo Legal | (Quantidade de contratações substituídas dentro do prazo legal / quantidade de contratações finalizadas no período) x 100% | Mensal |
Percentual de Cumprimento do Prazo de Instrução da Prorrogação - Fiscal | (Quantidade de prazos cumpridos/quantidade de contratos) x 100 | Mensal |
Percentual de Cumprimento do Prazo de Instrução Interna das Prorrogações | (Quantidade de prazos cumpridos/quantidade de contratos)x100 | Mensal |
24 GESTÃO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA
24.1 As informações deste processo de trabalho são geridas pela UO e mantidas em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão da informação documentada apresentada a seguir:
IDENTIFICAÇÃO | CÓDIGO CCD* | RESPON- SÁVEL | ACESSO | ARMAZE- NAMENTO | RECUPE- RAÇÃO | PROTEÇÃO | RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) | DISPOSIÇÃO |
Processo administrativo de contratação e execução de contrato | 0-0-4b | Agente Administrativo | Irrestrito | Armário | Por número de processo | Condições Apropriadas | 1 dia | DGCOM/ DEGEA*** |
Base Normativa: Ato Executivo 2.950/2003 | Código: RAD-DGLOG-026 | Revisão: 24 | Página: 37 de 56 |
IDENTIFICAÇÃO | CÓDIGO CCD* | RESPON- SÁVEL | ACESSO | ARMAZE- NAMENTO | RECUPE- RAÇÃO | PROTEÇÃO | RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) | DISPOSIÇÃO |
Planilha de Controle de Faturas liberadas no prazo padrão | 0-0-3b | UO | Irrestrito | Pasta | Unidade Organizaci onal/Mês | Condições apropriadas | 1 ano | Eliminação na UO |
Planilha de Tempo de Ciclo de Faturamento | 0-0-3b | Agente Administrativo | Irrestrito | Pasta eletrônica | Objeto/ Contrato | Backup e Condições apropriadas | 1 ano | Eliminação na UO |
Planilha de Controle de Saldo Contratual de Serviços Especializados | 0-5-2-1c | Agente Administrativo | Irrestrito | Pasta eletrônica | Objeto/ Contrato | Backup e Condições apropriadas | 5 anos | Eliminação na UO |
Planilha de Controle de Saldo Contratual de Materiais e Peças | 0-5-2-1c | Agente Administrativo | Irrestrito | Pasta eletrônica | Objeto / Contrato | Backup e Condições apropriadas | 5 anos | Eliminação na UO |
Planilha de Controle de Saldo Contratual de Uniformes | 0-5-2-1c | Agente Administrativo | Irrestrito | Pasta eletrônica | Objeto / Contrato | Backup e Condições apropriadas | 5 anos | Eliminação na UO |
Planilha de Controle de Saldo Contratual de Despesas Acessórias | 0-5-2-1c | Agente Administrativo | Irrestrito | Pasta eletrônica | Objeto / Contrato | Backup e Condições apropriadas | 5 anos | Eliminação na UO |
Processo Administrativo (processo de faturamento) | 0-5-2-2b | Agente Administrativo | Irrestrito | Mesa | Número de processo | Condições apropriadas | 1 dia | DGCOM/ DEGEA |
Planilha de Controle de Saldo Contratual – Quantitativo | 0-5-2-1c | Agente Administrativo | Irrestrito | Pasta eletrônica | Objeto / Contrato | Backup e Condições apropriadas | 5 anos | Eliminação na UO |
Planilha de Controle de Saldo Contratual – Valores | 0-5-2-1c | Agente Administrativo | Irrestrito | Pasta eletrônica | Objeto / Contrato | Backup e Condições apropriadas | 5 anos | Eliminação na UO |
Planilha de Controle dos Términos dos Contratos | 0-6-2-2g | DGLOG/ DICON | Irrestrito | Pasta Eletrônica | Assunto | Backup e Condições Apropriadas | 1 ano | Eliminação na UO |
Planilha de Controle do Prazo de Instrução das Prorrogações da DICON | 0-6-2-2g | DGLOG/ DICON | Irrestrito | Pasta Eletrônica | Assunto | Backup e Condições Apropriadas | 1 ano | Eliminação na UO |
Planilha de Acompanhamento dos Prazos Contratuais | 0-6-2-2g | DGLOG/ DICON | Irrestrito | Pasta Eletrônica | Assunto | Backup e Condições Apropriadas | 1 ano | Eliminação na UO |
Planilha de Controle do Prazo de Liberação das prorrogações | 0-6-2-2g | DGLOG/ DICON | Irrestrito | Pasta Eletrônica | Assunto | Backup e Condições Apropriadas | 1 ano | Eliminação na UO |
Planilha de Controle do Prazo de Indagação das Prorrogações na DICON | 0-6-2-2g | DGLOG/ DICON | Irrestrito | Pasta Eletrônica | Assunto | Backup e Condições Apropriadas | 1 ano | Eliminação na UO |
Legenda:
Notas:
*CCD = Código de Classificação de Documentos.
**UO = Unidade Organizacional.
***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento.
a) Eliminação na UO – procedimentos – Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais.
b) DGCOM/DEGEA – procedimentos – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente.
c) Os dados lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses dados cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.
25 ANEXOS
• Anexo 1 – Fluxo do Procedimento de Receber Contrato de Prestação de Serviços;
• Anexo 2 – Fluxo do Procedimento Receber e Conferir Faturamento de Prestação de Serviços;
• Anexo 3 – Fluxo do Procedimento Receber e Conferir Faturamento de Serviços Especializados/Aquisição de Materiais e Peças;
• Anexo 4 – Fluxo do Procedimento Receber e Conferir Faturamento de Uniformes;
• Anexo 5 – Fluxo do Procedimento Receber e Conferir Faturamento de Serviços de Instalação;
• Anexo 6 – Fluxo do Procedimento Receber e Conferir Faturamento de Horas Extras, Alimentação e Transporte;
• Anexo 7 – Fluxo do Procedimento Receber e Conferir Faturamento de Pagamento de Pernoites;
• Anexo 8 – Fluxo do Procedimento Prorrogar Prazo de Contrato de Prestação de Serviço;
• Anexo 9 – Fluxo do Procedimento Repactuar/Reajustar Contrato de Prestação de Serviço;
• Anexo 10 – Fluxo do Procedimento Alterar Contrato de Prestação de Serviço;
• Anexo 11 – Fluxo do Procedimento Revisar Contrato de Prestação de Serviço.
ANEXO 1 – FLUXO DO PROCEDIMENTO RECEBER CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Base Normativa: Ato Executivo 2.950/2003 | Código: RAD-DGLOG-026 | Revisão: 24 | Página: Página 40 de 56 |