Contratações conjuntas: uma história real

Contratações conjuntas: uma história real

Xxxxxxx Xxxxxx Rey1, Xxxxxx X. X. Moraes2

1Centro de Processamento de Dados – Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) Rua Xxxxxx Xxxxxxxx, 2574, 90035-003 – Porto Alegre – RS – Brasil

2Centro de Processamento de Dados – Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) Av. Roraima, 1000, 97105-900 – Santa Maria – RS – Brasil

0xxxxxxx@xxx.xxxxx.xx, 0xxxxxxxxx@xxx.xxxx.xx

Resumo: O trabalho relata o esforço para a realização de contratações conjuntas por um conjunto de IFES e outras instituições de ensino. O contexto das licitações, tantos nas IFES como no governo federal e o incentivo às compras compartilhadas é analisado. O histórico da formação do grupo de contratações conjuntas, suas reuniões, seus processos de planejamento, ferramentas utilizadas e a forma de distribuição de tarefas entre seus membros são descritos. Os resultados alcançados, problemas enfrentados, suas origens e sugestões de melhoria concluem o relato.

Palavras-chave: Registro de Preços, Intenção de Registro de Preços, Compras Governamentais, Compras Compartilhadas.

1 Descrição do problema

As compras compartilhadas, nos últimos anos, têm sido largamente incentivadas pelas instâncias de mais alto nível tanto do poder executivo quanto dos órgãos reguladores. Apesar da incontestável vantagem econômica desta prática, sua execução foi sempre limitada entre as IFES, considerando a natural dificuldade quando se tenta articular órgãos geograficamente tão dispersos. A preocupação com a sustentabilidade nas contratações e a firme intenção do governo central no uso do poder de compra do estado tanto no incentivo para pequenas e médias empresas quanto no desenvolvimento econômico regional fizeram crescer ainda mais a necessidade de otimizar as contratações através das compras compartilhadas.

Neste contexto, o uso do Sistema de Registro de Preços, cujo objetivo principal era a economicidade, cresceu em importância. Os abusos no instrumento das caronas, no entanto, culminaram com a regulamentação das mesmas, como forma de incentivo à adesão na origem. Somente com a implementação, no Comprasnet, da Intenção de Registro de Preços podemos dizer que legislação e suporte tecnológico chegaram a um nível de maturidade suficiente para que as IFES possam finalmente se articular na execução das compras compartilhadas.

Os ministérios (MPOG e MEC) já levaram a termo várias iniciativas neste sentido, com variado índice de adesão das IFES. Estas iniciativas, no entanto, normalmente visam atender às necessidades de uma grande variedade de órgãos. Características específicas para a realidade das IFES somente passaram a ser consideradas recentemente. Licenças de software de caráter educacional, por exemplo, não fazem sentido no âmbito dos ministérios, sendo essenciais no ambiente educacional. Outro fato a considerar é de que os grandes volumes alcançados com as adesões dos órgãos não trazem apenas as vantagens da economia de escala. A grande visibilidade alcançada por estes processos muitas vezes os inviabiliza ou arrasta-os por anos, devido aos recursos impetrados pelas empresas descontentes com os rumos da licitação.

A necessidade de novas formas de contratar, mais resilientes, tornou-se indispensável. As falhas nos certames atrasam projetos e prejudicam a operação da área de TI, implicando na perda de meses de trabalho e no desperdício de recursos públicos. A elaboração de um bom Termo de Referência não é tarefa simples, implicando dedicação de pessoal técnico com conhecimento das regras particulares do processo, como a IN04, por exemplo. Em pequenas instituições, a adesão a registros de preços é

praticamente obrigatória, considerando suas reduzidas equipes técnicas, sobrecarregadas com as tarefas operacionais necessárias à manutenção da infraestrutura de TI.

A realização de compras compartilhadas, em caráter regional, preenche uma lacuna importante, posicionando-se entre os processos destinados a itens comoditizados e os específicos de cada instituição, normalmente destinados à contratação única.

2 Histórico

Em agosto de 2011, os Coordenadores de TI de algumas IFES do Rio Grande do Sul se reuniram no Centro de Processamento de Dados da UFRGS para tratar de diversos assuntos. O último ponto da pauta era relativo a “Compras”. Estavam presentes FURG, UFCSPA, UFSM, UFPEL e UFRGS. Foi consenso a elaboração de alguns Registros de Preços em conjunto, ficando responsáveis pela elaboração dos Termos de Referência:

• micros e monitores: UFCSPA

• notebooks: UFSM

• switches: UFRGS

• projetores e scanners: a ser proposto para a UNIPAMPA

• no-break de rack de 1U: UFRGS

A efetiva colaboração iniciou, em outubro de 2011, com a criação de uma lista de discussão onde foram incluídos os membros das equipes de licitação de: FURG, UFCSPA, UFSM, UFPEL, UFRGS e UNIPAMPA.

Em julho de 2012 foi realizada a primeira reunião presencial das equipes de licitação de TI. Compareceram a esta, realizada no Centro de Processamento de Dados da UFRGS: UFSM, UFFS, UNIPAMPA, UFCSPA e UFRGS. Com a entrada da UFFS no grupo passou-se a abranger os três estados do sul do país. Para um melhor entendimento da dinâmica das reuniões, a ata da mesma está transcrita a seguir:

Ata da reunião do Grupo de Licitaç ões das Instituiç ões Federais de Ensino Superior (IFES) do Rio Grande do Sul

Data: 18/07/2012

Assunto: Aquisiç ao

conjunta de bens de TI para as instituiç ões

Presentes: Xxxxxxx, Xxxxxxx, Xxxxxxxx, Xxxxxx, Xxxxxx e Xxxxxx (UFRGS) / Xxxxxx, Xxxxxxxx e Xxxxxxx (UFSM) / Xxxxx (UFFS) / Xxxxxxxx e Xxxxxx (UNIPAMPA) / Xxxxxxx x Xxxxxxxxx (UFCSPA)

Primeiramente, foram levantas as necessidades das instituiç ões, que resultaram na lista abaixo:

1. Micro sem monitor ; 2. Workstation configurável; 3. Tablets; 4. Projetor Multimídia (comum e interativo); 5. All in One; 6.Switchs (vários tipos); 7. Impressoras e multifuncionais; 8.Telefones IP (comum e wireless); 9. Micro com monitor; 10. Notebooks; 11. APs Wireless (com e sem controlador); 12. Servidores (rack e torre); 13. Firewall (appliance); 14. Racks; 15. Wimax; 16. Lousa Digital; 17. Filmadora; 18. Plotter; 19. Nobreak (0,6 e 1,5 Kva); 20. Vídeo Conferê ncia (End Points); 21. Storage; 22. TV; 23. Monitores 18,5”, 20” a 22” e 24” com 3 anos de garantia

Ainda, foram levantados possíveis bens de consumo que poderiam ser licitados:

1. Mouse; 2.Teclado; 3. Pen Drive; 4. HD Externo; 5. Fita LTO-3; 6. Fita LTO-5; 7. HD para servidor

Alguns dos equipamentos foram excluídos, pois foram consideradas necessidades pontuais. Caso

alguma instituiç ao licitar um destes dispositivos / bens de consumo, será enviado um aviso à lista

para a intenç ao de registro.

Após concluídas as duas listas, a Diretora do CPD acordou com os presentes a divisao em grupos

de itens. Para facilitar os trâ mites nas IFES, a responsabilidade de formalizar os termos de referência e encaminhamento do processo de registro para cada desses conjuntos foi dividida e será gerenciado por um ou mais membros das IFES-Sul, conforme a relação abaixo:

Pacote	Nome	Itens	Responsá vel
1	Microcomputadores e Workstations	1. Micro sem monitor 2. Workstation configurável 5. All in One 9. Micro com monitor 10. Notebooks 23. Monitores	Felipe (UFRGS)
2	Servidores	12. Servidores (rack e torre) 13. Firewall (appliance)	Xxxxxxxx (UNIPAMPA)
3	Multimídia	3. Tablets 4. Proj. Multimídia (comum e interativo) 20. Vídeo Conf. (End Points) 22. TV	Caimi (UFFS)
4	Rede	6. Switchs (vários tipos) 8. Telefones IP (comum e wireless)	Xxxxxx (UFSM)
		11. APs Wireless (c/ e s/ controlador)
5	Impressoras	7. Impressoras e multifuncionais
6	Nobreaks	19. Nobreak (0,6 e 1,5 Kva)	Xxxxxx (UFSM)

Os responsáveis acima ficaram incumbidos de: gerar um termo de referência (especificação técnica), encaminhar ao departamento de licitações o processo com os orçamentos, além de combinar com as demais IFES possíveis interessados nos itens e quantidades.

Para facilitar os trabalhos, a UFRGS disponibilizará um projeto no Moodle Institucional intitulado “Aquisições colaborativas“. Este projeto documentará as interações feitas para a geração dos termos de referência, bem como exemplos de atas / especificações e outros documentos. A tarefa de solicitar a DSI a criação do projeto e o envio dos links para acesso aos participantes ficou com o Fernando (UFRGS).

Ficaram combinadas ainda duas datas para fechamento da especificação técnica e encaminhamento dos processos: 1a data: 30/07 e 2a data: 31/08.

Foi abordado também as alternativas para licitação / registro de licenças de software Microsoft. Foi citado o Campus Agreement, mas não foi recomendado devido ao alto custo do contrato. O Sr. Xxxxxx comentou sobre as vantagens do Contrato Select Educacional. O referido enviará para a listagem dos software e o termo de referência.

Em 30 de janeiro de 2014 ocorreu a terceira reunião presencial do grupo, no Centro de Processamento de Dados da UFRGS. Participaram desta reunião: UFSM, UFFS, FURG, UFPEL, UNIPAMPA e UFRGS. Pela primeira vez uma instituição participou remotamente, através de Webconferência: a UFSC.

Em julho de 2015 houve a quarta e mais recente reunião do grupo, realizada no Centro de Processamento de Dados da UFSM, em Santa Maria. A reunião contou com: UFSM, UFPEL, UNIPAMPA, UFRGS e IFF (Instituto Federal Farroupilha). Participaram remotamente: UFSC, UFFS e UFPR.

3 Resultados

As reuniões são bastante produtivas, apesar de por vezes alguns participantes comparecerem quase como ouvintes, sem autonomia para assumir nenhum encargo. A divisão dos itens é feita de acordo com o interesse particular de cada instituição. A tradição de algumas equipes em licitar alguns itens pesa bastante. A agilidade dos setores jurídicos e administrativos de cada instituição também é fator decisório quando se deseja rapidez no processo ou a aprovação de especificações em que o entendimento jurídico seja diferente entre as instituições.

O resultado deste esforço, em números aproximados, foi de 2 IRPs em 2012, 5 IRPs em 2013, 7 IRPs em 2014 e 4 IRPs em 2015.

Nos últimos anos tivemos, anunciados na lista:

IRP 007/2016	UFRGS – Wireless Marca Ref. Motorola.
PE 002/2015	UFRGS – Microcomputadores
PE 0104/2015	UFSM - Tablets, iPAD, MacBooks, iMACs, Scanner, No-Breaks, Projetores
IRP 00168/2015	UFRGS – Switch
IRP 0006/2015	UNIPAMPA → Telefones VoIP, Projetores
IRP 0324/2014	UFSM - Storage IBM V7000
IRP 0037/2014	FURG - Firewall PaloAlto
IRP 0094/2014	UFRGS - Controladora/APs Motorola
IRP 0209/2014	UFSM - Storage IBM V7000
IRP 0076/2014	UFRGS - NO-BREAK 600 e 1200 VA
IRP 00154/2014	UFSM - Ar Condicionado de Precisão, RACK 42U, PDU gerenciavel (APC)
IRP 0008/2014	UFPEL - Materiais para rede lógica
IRP 0301/2013	UFRGS - Servidores de RACK 1U (2 sockets); 2U (2 sockets); 2U (4 sockets)
IRP 0225/2013	UFSM - Tablets, iMAC, iPAD, MacBooks, No-Break, Projetores
IRP 0042/2013	UFRGS – Wireless
IRP 0044/2013	UFRGS – Servidores Blades
IRP 0027/2013	UFRGS – No-Breaks 600 VA e 1200 VA
IRP 0042/2012	UFRGS – Computadores, Monitores, Note e All-In-One
IRP 0288/2012	UFSM – WiFi Marca/Modelos ref. Cisco

A divulgação na lista contempla o Termo de Referência, as marcas/modelos de referência, nº da IRP (IRP/ano) e a data em que estará disponível no site xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/ para adesão. A lista também é utilizada no anúncio e discussão de compras compartilhadas de outros órgãos governamentais.

O Processo não é perfeito apresentando alguns problemas recorrentes como pregoeiros que esquecem de avisar que abriram o IRP e instituições que perdem o prazo de adesão. Não bastasse a complexidade do processo, existem áreas de licitação de algumas IFES que relutam e por vezes negam a adesão aos IRPs.

Outro fato interessante é o de que fabricantes e revendas não estão preparados para este modelo de cooperação. Revendas diferentes atendem instituições diferentes, mas a “oportunidade” fica registrada apenas para a revenda que atende a instituição que está elaborando o TR. É preciso que os fabricantes alterem seus processos de mapeamento de oportunidade de forma a contemplar este novo cenário.

O espaço colaborativo no Moodle praticamente não foi utilizado, mostrando que o e-mail continua sendo a ferramenta mais popular neste tipo de colaboração. Na verdade, confirmou-se a máxima de que ferramentas não resolvem problemas. São as pessoas que fazem as coisas acontecerem, de acordo com seus interesses. O desafio, como em toda a atividade de grupo, é conseguir o comprometimento individual, aumentando o número de protagonistas na geração de IRPs, única forma de conseguir-se a tão sonhada resiliência nos processos licitatórios.