Sistema SUAP Módulo Contratos

Elaborado pela DGTI

Sistema SUAP Módulo Contratos

Abril/2018

MANUAL DO USUÁRIO MÓDULO CONTRATOS SUAP

O SUAP fornece um módulo denominado Contratos que auxilia na gestão e na fiscalização dos contratos realizados pela Instituição. Este manual descreve o funcionamento do módulo citado.

1. Perfis

Perfis

2. Cadastrar contrato

O módulo Contratos pode ser acessado através do menu Administração → Contratos.

Menu ‘Contratos’

A etapa inicial é cadastrar os contrato acessando o menu: Administração → Contratos →

Contratos.

Tela do menu ‘Contratos → Contratos’

Na tela do menu Contratos é possível visualizar todos os contratos cadastrados. Para adicionar

um novo contrato clique no botão . Em seguida o sistema direciona para a tela do formulário de cadastro de contrato.

Tela ‘Adicionar Contrato’

Em seguida, as seguintes informações devem ser preenchidas:

1. Tipo: Selecionar o tipo de documento que está sendo cadastrado.

2. Número: Informar o número do contrato.

3. Valor: Preencher com o valor do contrato.

4. Data Início: Preencher com a data de início do contrato.

5. Data Término: Preencher do fim da vigência do contrato.

6. Objeto: Preencher o objeto do contrato, a que se destina o contrato e as razões que lhe deram causa.

7. Continuado: marcar este campo se o contrato se tratar de prestação de serviço continuado.

8. Processo: Informar o número do processo gerado pelo módulo de protocolo.

9. Empenho: Informar o número do empenho gerado para o contrato.

10. Contratada: Informar a razão social da empresa contratada.

11. Quantidade de Parcelas: Informar a quantidade de parcelas que serão utilizadas para realizar o pagamento. É interessante que exista um cronograma físico financeiro, de forma a mostrar a quantidade de material ou serviço que deverá ser entregue ou executada por período (mês, semana, etc) e qual valor corresponde a parcela entregue ou executada.

12. Tipo de Licitação: Informar o tipo de licitação que gerou o contrato (Pregão, Concorrência, Tomada de Preços, Convite, Inexigibilidade, Dispensa ou Leilão).

13. Número da Licitação: Informa o número do processo licitatório.

14. Concluído: Marcar esse campo se o contrato já foi finalizado, todos os produtos ou serviços foram entregues ou executados e não existe notificações a realizar.

15. Campi: Informar a qual Campus o contrato pertence.

Ao clicar no botão uma nova tela é aberta onde são exibidos os dados do contrato recém cadastrado, bem como as seguintes abas: Publicações, Cronograma, Fiscais, Termos Aditivos, Anexos e Livro de Ocorrências.

Tela ‘Dados e edição do contrato selecionado’

Caso alguma informação do contrato esteja incorreta, clique no botão para corrigi-las.

Também é possível cancelar o contrato cadastrado, clicando no botão .

2.1 Submeter contrato digitalizado

Uma vez que, o contrato estiver cadastrado é recomendável fazer upload do arquivo digitalizado do contrato para o sistema. Para fazer o upload, procure o campo ‘Arquivo Digitalizado’ e clique no botão

que fica ao lado desse campo.

Campo ‘Arquivo Digitalizado’ para submissão do Contrato

Ao clicar no botão o formulário de upload é exibido. Em seguida, escolha o arquivo a ser inserido e clique no botão .

Formulário de upload para submissão do Contrato

3. Abas do formulário de edição/visualização do contrato

Para acessar o formulário de edição/visualização clique no menu Contratos (ADMINISTRAÇÃO

→ Contratos → Contratos). Em seguida, selecione o contrato desejado clicando no ícone de uma lupa exibido ao lado do contrato.

A tela de edição/visualização de dados do Contrato possui 06 (seis) abas, conforme indicado na seção 1, e serão descritas a seguir:

● Publicações: aba que contém todas as publicações realizadas referente ao contrato. Exemplos de publicações: Extrato do Contrato, Convocações, Aplicação de Penalidades, Termos Aditivos, etc.

● Cronograma: aba que permite cadastrar o cronograma de execução do serviço, bem como o cronograma de desembolso. Um cronograma é composto por parcelas que corresponde às etapas de execução. Por exemplo, num contrato para aquisição de computadores onde a entrega será integral, ou seja, todos computadores serão entregues de uma vez, o cronograma possuirá apenas uma parcela no valor do contrato.

Por outro lado, em um contrato de execução de obra o serviço não será entregue e pago integralmente. Geralmente a cada mês haverá um pagamento correspondente a execução de determinados serviços. Neste caso o cronograma possuirá várias parcelas correspondendo às etapas prevista no cronograma físico-financeiro da execução da obra. Através do cronograma e das medições é possível identificar o status do contrato.

● Fiscais: aba que permite cadastrar os servidores que irão fiscalizar o contrato.

● Termos Aditivos: aba que permite cadastrar os termos aditivos realizados para o contrato.

● Anexos: aba que permite cadastrar os anexos do contrato. Exemplo de Anexo: Projetos, Memoriais Descritivos, etc.

● Livros de Ocorrência: aba que permite que o fiscal cadastre todas as ocorrências identificadas durante a execução contratual.

3.1 Aba publicações

Para inserir uma publicação basta clicar no botão .

Aba Publicações

No formulário para cadastrar a publicação os seguintes campos devem ser informados:

● Tipo: Informe o tipo de publicação.

● Número: informe o número da publicação.

● Data: Informe a data de publicação.

● Descrição: Faça uma breve descrição da publicação. Ex: Publicação do extrato do contrato nº ‘---’, processo nº ‘---’, destinado a ‘---’. Local da publicação ‘---’, data ‘--’, caderno nº ‘---’, página nº ‘---’.

Tela adicionar Publicação

Uma vez que os dados forem salvos eles poderão ser visualizados na aba Publicação e o botão será ativado. Este botão permite fazer upload do arquivo referente à publicação adicionada, sendo que o mesmo deverá estar no formato PDF.

Aba Publicações

Tela Upload do arquivo referente à publicação adicionada, exibida ao clicar no botão ‘Upload de publicação’

3.2 Aba cronograma

A aba cronograma exibe o cronograma de execução e pagamento do contrato. O cronograma é composto por parcelas. Em cada parcela é possível realizar medições, a fim de atestar se a parcela foi concluída, se ela foi concluída no prazo estimado e se existe alguma ocorrência na execução da parcela. Caso a parcela tenha sido executada corretamente uma ordem de pagamento é emitida.

Todo contrato deve possuir um cronograma de pagamento e execução. Para gerar um cronograma selecione clique no botão .

Aba Cronograma

Na tela que abrir informe o número do cronograma e o NL.

Tela com dados para criação do cronograma

Após salvar os dados, o formulário de visualização de empenho será exibido. Na aba

Cronograma agora existem dois botões e que permite a criar as parcelas de execução/pagamento do contrato.

3.2.1 Adicionar parcela

Conforme mencionado anteriormente um cronograma é composto por parcelas. Se soubermos a

quantidade de parcelas e o valor de cada uma delas podemos utilizar o botão que irá criar todas as parcelas do contrato. Caso a quantidade e o valor das parcelas não estejam disponíveis a

princípio, podemos criar uma parcela por vez utilizando o botão .

O botão irá gerar o número de parcelas definida no momento de cadastramento do contrato, uma a cada mês. Os valores corresponderão a relação do valor total do contrato por o número de parcela. Apesar do sistema definir as possíveis datas e valores esses campos podem ser alterados para os valores reais.

Ao clicar no botão as parcelas de execução e pagamento do contrato são exibidas e podem ser editadas, ou seja, os campos data prevista de início, data prevista de término e valor previsto, podem ser modificados. Após conferir os dados e/ou atualizá-los clique no botão

.

Tela Gerar Parcelas

Ao finalizar o cadastramento das parcelas a tela de edição/visualização do contrato novamente é exibida. Na aba cronograma é possível visualizar as parcelas geradas.

Aba Cronograma após a geração das parcelas

3.2.2 Efetuar medição

Entende-se por medição o ato de verificar e atestar o recebimento dos materiais e serviços objetos do contrato. A medição é realizada para cada parcela. Durante a medição o fiscal do contrato deve verificar se o objeto do contrato foi entregue nos prazos previstos no contrato, e se o material/serviço atende completamente as especificações do objeto contratual. Caso o fiscal encontre alguma irregularidade na execução contratual, ele deverá registrar essas ocorrências, bem como as providências tomadas para saná-las.

Para cada parcela existe um botão , assim é necessário indicar qual parcela está sendo recebida. Para realizar uma medição, na aba Cronograma clique no botão

referente a parcela que será recebida. Essa ação direciona para um formulário onde deverão ser preenchidos os seguintes campos:

● Data efetiva do início: informar a data que o serviço foi iniciado, ou no caso de materiais informar a data que o fornecedor recebeu o empenho.

● Data efetiva do término: informar a data efetiva do término do serviço referente a parcela, ou no caso de materiais informar a data que o fornecedor entregou o material.

● Número do documento: informar o número da nota fiscal referente ao serviço executado ou a do material entregue.

● Valor executado: informar o valor da parcela executada.

● Ocorrência: informar todas as ocorrências encontradas durante a execução contratual.

● Providência: informar as providências tomadas diante das ocorrências citadas.

Formulário para efetuar medição

Após salvar os dados da medição, a tela de edição/visualização de dados do Contrato é exibida novamente. Na aba cronograma os dados referente à medição estarão disponíveis para visualização e edição.

Aba Cronograma com medições efetuadas Na coluna ‘Medição’ existem quatro botões:

● que permite alterar as informaçõe cadastradas da medição.

● que permite excluir a medição realizada.

● que permite imprimir o despacho comprovando a execução do serviço ou do recebimento do material para fins de pagamento.

● que permite anexar um arquivo.

COLAR AQUI IMAGEM DO NOSSO DOCUMENTO FORMATADO (despacho)

3.3 Aba fiscais

O fiscal é um servidor nomeado para acompanhar e fiscalizar a execução contratual. Todos contratos devem possuir pelo menos um fiscal. A aba Fiscais possui uma lista com os servidores responsáveis pela fiscalização do contrato. Para adicionar um fiscal ao contrato clique no botão

.

Aba Fiscais

Ao clicar em a tela para adicionar um fiscal é exibida. Os campos abaixo devem ser preenchidos:

● Tipo: Campo obrigatório onde se informa o tipo de fiscal (Titular ou Substituto).

● Servidor: Campo obrigatório onde se informa o nome o servidor que será fiscal do contrato.

● Portaria: Campo obrigatório onde se informa o número da portaria de nomeação do servidor para fiscalização do contrato.

● Campi: Campo obrigatório onde se informa a qual Campus o fiscal pertence.

● Data Nomeação: Informe a data de nomeação do fiscal (Data da Portaria).

● Data Final Vigência: Informe a data final de vigência da função de fiscal do servidor. Geralmente a data final do contrato ou prazo é definido em portaria.

Tela de Adicionar Fiscal

Após salvar os dados do fiscal, a tela de edição/visualização de dados do Contrato é exibida novamente. Na aba Fiscais aparecerá o nome dos fiscais cadastrados. Caso exista mais fiscais clique no

botão e adicione os demais fiscais.

A primeira coluna da tabela, denominada ‘Opções’ (“Figura Aba Cronograma com medições efetuadas”), possui dois ícones, sendo que o primeiro permite alterar as informações referente ao fiscal cadastrado e o segundo permite excluir o fiscal.

Se o cronograma já estiver cadastrado algumas funcionalidades estarão presentes, sendo elas: Memorando de solicitação de fiscal, Memorando de solicitação de publicação de portaria e Despacho de solicitação de publicação de portaria, identificadas pelo número 2 na figura “Aba fiscais com funcionalidades para gerar documentos”

Aba fiscais com funcionalidades para gerar documentos

3.3.1 Memorando de solicitação de fiscal

A função ‘Memorando de Solicitação de Fiscal’ emite um memorando solicitando à autoridade superior a indicação do servidor cadastrado para fiscalizar o contrato. Para gerar o memorando clique no

botão que direciona para uma tela onde deverá ser informado o número do memorando.

Tela para gerar memorando de solicitação de fiscal

Informe o número do memorando e clique no botão . Após essa operação é gerado o memorando solicitado.

COLAR AQUI IMAGEM DO NOSSO DOCUMENTO FORMATADO

3.3.2 Memorando de solicitação de publicação de portaria

A função ‘Memorando de Solicitação de Publicação de Portaria’ emite um memorando solicitando à autoridade superior a permissão para emissão de portaria de nomeação de servidor para fiscalizar o contrato. Para gerar o memorando clique no botão

que direciona para uma tela onde deverá ser informado o número do memorando, bem como o nome do servidor que será fiscal do contrato.

Tela para gerar memorando de solicitação de publicação de portaria

Após preencher os campos clique no botão . Após essa operação é gerado o memorando solicitado.

COLAR AQUI IMAGEM DO NOSSO DOCUMENTO FORMATADO

3.3.3 Despacho de solicitação de publicação de portaria

A função ‘Despacho de Solicitação de Publicação de Portaria’ emite um despacho solicitando a elaboração da portaria de nomeação de servidor para fiscalizar o contrato. Para gerar o despacho clique

no botão que direciona para uma tela onde deverá ser informado o número do memorando, o número do despacho e o nome do servidor que será fiscal do contrato.

Tela para gerar despacho de solicitação de publicação de portaria

Após preencher os campos clique no botão . Após essa operação é gerado o despacho solicitado.

COLAR AQUI IMAGEM DO NOSSO DOCUMENTO FORMATADO

3.4 Aba termos aditivos

Durante a vigência de um contrato ele pode sofrer aditivos. O SUAP trata 3 (três) tipos de aditivos:

● Aditivo de Valor: neste caso o contrato tem seu valor modificado (aditivado ou suprimido) decorrente do acréscimo/subtração de quantitativos de materiais ou serviços já contratados ou de novos materiais e serviços não presentes no contrato original.

● Aditivo de Prazo: deve ser utilizado exclusivamente para serviços contínuos. Neste caso, o contrato original tem sua data de final de vigência estendida por igual período. As demais cláusulas permanecem inalteradas.

● Aditivo de Fiscal: pode ser realizado um termo aditivo para incluir um novo fiscal ao contrato.

Para adicionar um aditivo clique no botão .

Aba Termos Aditivos

Será exibido o formulário para cadastrar o Termo Aditivo. Os seguintes campos devem ser preenchidos:

● Número: informar o numero seqüencial do termo aditivo do contrato.

● Valor: caso o contrato seja de valor, preencha este campo com o valor do Termo Aditivo.

● Data Inicial: informe a data inicial do Termo Aditivo. Se o Termo Aditivo for de valor informe a data de assinatura, se for de prazo informe a de início da vigência do Termo Aditivo.

● Data Final: informe a data final do termo aditivo. Se o Termo Aditivo for de valor informe a data final do contrato, se o Termo Aditivo for de prazo informe a data de vencimento do termo aditivo.

● Processo: informe o número do processo que gerou o Termo Aditivo.

● Empenho: informe o numero do empenho caso o Termo Aditivo seja do tipo valor.

● De prazo: marcar este campo se o Termo Aditivo for do tipo prazo.

● De valor: marcar este campo se o Termo Aditivo for do tipo valor.

● De Fiscal: marcar este campo se o Termo Aditivo for do tipo fiscal.

Formulário Adicionar Termo Aditivo

Após preencher todos os campos clique no botão para concluir a operação. Após salvar os dados do Termo Aditivo, a tela de edição/visualização de dados do Contrato é exibida novamente. Na aba Termos Aditivos aparecerá o Termo Aditivo cadastrado. Caso exista mais Termos

Aditivos clique no botão e adicione os demais Termos Aditivos.

Aba Termos Aditivos com termos aditivos cadastrados

A primeira coluna da tabela que apresenta os Termos Aditivos cadastrados existem dois ícones: o ícone que permite visualizar/editar as informações do Termo Aditivo; e o ícone que é utilizado para excluir um Termo Aditivo.

Ao clicar no ícone a seguinte tela será exibida.

Tela de visualização/edição de dados do Termo Aditivo

Esta tela possui duas seções, fiscais e publicações, que possuem a mesma funcionalidade e finalidade das respectivas abas na tela de visualização/edição de dados do Contrato. Nessa tela também é possível inserir o Termo Aditivo em formato PDF. Para isto basta clicar no ícone de uma seta para cima

localizado na frente campo .

Na última coluna da tabela que apresenta os Termos Aditivos cadastrados existe o botão . Este botão permite gerar um despacho solicitando que o setor responsável pelo arquivamento dos contratos adicione o Termo Aditivo como anexo ao contrato. Ao clicar no botão a tela abaixo é exibida.

Tela Geração de Despacho para Termo Aditivo

Informe o número do memorando e o número do despacho e clique no botão para gerar o despacho.

3.5 Aba Anexos

A aba Anexos possui uma relação de todos os documentos que são anexos do contrato. Para cadastrar um anexo ao contrato clique no botão .

Aba Anexos

No formulário que abrir informe o tipo de anexo e uma descrição. Após clique no botão salvar.

Formulário Cadastrar Tipo de Anexo

Após preencher todos os campos clique no botão para concluir a operação. Após salvar os dados do tipo do anexo, a tela de edição/visualização de dados do Contrato é exibida novamente. Na aba Anexos aparecerá o Anexo cadastrado.

Na última coluna da tabela que apresenta os Anexos cadastrados existe o botão que permite fazer upload do arquivo.

Aba Anexos com os Anexos cadastrados

Ao clicar no botão a tela abaixo é exibida.

Tela Upload de Arquivo do Anexo

Após escolher o arquivo clique no botão para concluir a operação. A tela de edição/visualização de dados do Contrato é exibida novamente. Na aba Anexos aparecerá o Anexo

cadastrado. Caso exista mais Anexos clique no botão e adicione os demais Anexos.

Após o upload do arquivo irá aparecer na primeira coluna da tabela que apresenta os Anexos cadastrados dois ícones: o ícone que permite alterar as informações do anexo selecionado; e o ícone que é utilizado para excluir um Anexo.

3.6 Aba Livro de Ocorrências

Durante a vigência do contrato falhas e irregularidades podem ocorrer na execução do serviço ou na entrega do material, objetos do contrato. Segundo a legislação vigente é obrigação do fiscal registrar todas as ocorrências identificadas. Para registrar uma ocorrência procure pela aba Livro de Ocorrências na tela de edição/visualização do Contrato. Nesta aba existe o botão

.

Aba Livro de Ocorrências

Ao clicar em um formulário será aberto para informar as ocorrências encontradas na execução contratual. Informe as ocorrências e clique no botão .

Formulário Registro de Ocorrências

Concluído o procedimento de registrar a ocorrência, os dados referente a ela estarão disponíveis para consulta na tela de edição/visualização do Contrato na aba Livro de Ocorrências.

Na última coluna da tabela que apresenta as ocorrências cadastradas existe o botão que permite fazer upload do arquivo.

Aba Livro de Ocorrências com uma ocorrência registrada Ao clicar no botão a tela abaixo é exibida.

Tela Upload de Arquivo Livro de Ocorrências

Após escolher o arquivo clique no botão para concluir a operação. A tela de edição/visualização de dados do Contrato é exibida novamente. Na aba Livro de Ocorrências aparecerá

o arquivo cadastrado. Caso exista mais ocorrências clique no botão e adicione as demais ocorrências.

Após o upload do arquivo irá aparecer na primeira coluna da tabela que apresenta as

ocorrências cadastradas dois ícones: o ícone que permite alterar as informações da ocorrência selecionado; e o ícone que é utilizado para excluir uma ocorrência.

4. Notificar pendências

Os fiscais devem acompanhar a execução contratual. Durante a execução do contrato os fiscais podem esquecer de registrar ou solicitar algumas informações importantes para a boa execução contratual. O SUAP visando facilitar as atividades do Gestor dos Contratos fornece a funcionalidade de notificar as pendências encontradas aos fiscais por e-mail.

Para utilizar esse recurso acesse o menu ‘ADMINISTRAÇÃO → Contratos → Notificar Pendências’, que direciona para uma tela contendo um filtro, onde é possível listar todas as pendências ou listar por Campus.

Tela onde são listadas as pendências Tais pendências são classificadas por:

● Contratos aguardando renovação: são apresentados todos os contratos do tipo continuado (campo marcado no formulário de cadastro do contrato) que estejam a 1 (um) mês da data para o término de sua validade.

● Parcelas aguardando medição: são exibidos todos os contratos que possuem medições atrasadas. Considera-se por medição atrasada aquelas que não foram realizadas dentro do prazo previsto de término. O campo ‘prazo previsto de término’ pertence ao formulário de cadastramento de parcelas do cronograma.

Classificação das pendências

Para enviar uma notificação ao fiscal, a caixa de seleção localizada em frente ao número do(s) contrato(s) deve ser marcada. Para selecionar todos os contratos basta clicar no botão

.

Uma vez que os contratos estejam selecionados clique no botão

para que o fiscal receba uma notificação e providencie a correção da pendências.

5. Relatórios

O SUAP fornece quatro tipos de relatórios para auxiliar no gerenciamento dos contratos. São eles: Contratos a serem aditivados, Contratos a serem licitados, Situação dos contratos e Pendências. Os relatórios podem ser acessados através do menu ‘ADMINISTRAÇÃO → Contratos → Relatórios’.

5.1 Contratos a serem aditivados

O relatório de contratos a serem aditivados apresenta a relação de todos os contratos de serviço contínuo que estão a 1 (um) mês do vencimento. Para gerar o relatório acesse o menu ‘Contratos → Relatórios → Contratos a serem aditivados". Uma tela será exibida com a relação desses contratos.

Tela Relatório dos contratos a serem aditivados

5.2 Contratos a serem licitados

O relatório de contratos a serem licitados apresenta a relação de todos os contratos de serviço contínuo que já foram prorrogados dentro do limite de sessenta meses e estão a 90 (dias) do final da vigência. Para gerar o relatório acesse o menu ‘Contratos → Relatórios → Contratos a serem licitados’. Uma tela será exibida com a relação desses contratos.

Tela Relatório dos contratos a serem licitados

5.3 Situação dos contratos

O relatório de situação dos contratos apresenta informações detalhadas de todos os contratos gerados em um determinado período e mantido por um determinado Campus. Para gerar o relatório acesse o menu ‘Contratos → Relatórios → Situação de Contratos’. Uma tela será exibida com a relação desses contratos.

Tela Relatório de situação dos contratos

Preencha os campos de acordo com a busca que deseja realizar e então clique no botão . Uma lista é gerada dos os contratos que estão dentro da situação desejada.

Situação dos contratos utilizando apenas o filtro do período desejado

5.4 Pendências

O relatório de pendências exibe a relação de todas as pendências encontradas para cada contrato. Para gerar o relatório acesse o menu ‘Contratos → Relatórios → Pendências’. Selecione o Campus para o qual pretende gerar o relatório.

Tela para gerar o relatório de pendências

Após selecionar o Campus e clicar no botão uma tela será apresentada contendo a relação de todos os contratos do campus selecionado e todas as pendências detectadas.

Relatório de pendências utilizando como filtro todos os Campi

6. Busca avançada

Para acessar a busca avançada vá em ‘ADMINISTRAÇÃO → Contratos → Busca Avançada’.

Em seguida, preencha e/ou selecione o(s) filtro(s) desejado(s) e clique no botão .

Tela busca avançada

Uma lista será apresentada contendo a relação dos contratos que estão dentro do filtro desejado.

Lista dos contratos utilizando apenas o filtro Campus

Os dados listados podem ser exportados para um documento do tipo planilha. Para tanto, basta clicar no botão .