ANEXO II
ANEXO II
TERMO DE REFERÊNCIA – ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DOS SERVIÇOS A SEREM CONTRATADOS.
PREGÃO ELETRÔNICO Nº: 013-SMC-G-2021
PROCESSO: 6025.2020/0018159-7
OFERTA DE COMPRA nº 801003801002021OC00047
TIPO: MENOR PREÇO GLOBAL (26 meses)
OBJETO: Contratação de empresa para realização de serviço de conversão catalográficada para a Biblioteca Municipal Xxxxx xx Xxxxxxx – BMA, conforme Termo de Referência que integra o Edital de Licitação do presente Pregão Eletrônico como Xxxxx XX.
1. DESCRIÇÃO GERAL DOS SERVIÇOS
Os serviços solicitados se referem ao trabalho de conversão do catálogo de fichas topográficas da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx para o catálogo eletrônico, com inserção de exemplares em registros bibliográficos que possivelmente já constarem no catálogo eletrônico do Sistema Municipal de Bibliotecas, operado pelo software Alexandria Online. O trabalho também contempla o preparo físico dos exemplares: anotações de tombos, colocação da fita magnética anti furto e etiquetagem.
O montante a ser convertido é de 125.000 (cento e vinte e cinco mil) exemplares de títulos de livros do acervo da Coleção Geral (CG) da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx.
As especificações para a execução do serviço e os procedimentos de trabalho são apresentados na ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS PARA A REALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS e DESCRIÇÃO DETALHADA DOS SERVIÇOS DE CONVERSÃO RETROSPECTIVA DE LIVROS DA BIBLIOTECA
XXXXX XX XXXXXXX deste documento.
2. LOCAL DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS
Os serviços serão realizados no edifício sede da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx (BMA), localizado à Rua da Consolação, 94 – Centro – São Paulo – SP.
Os espaços para a realização dos trabalhos serão determinados pela Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx.
3. RECURSOS HUMANOS, FÍSICOS, ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS
3.1 Recursos Humanos
3.1.1 Compete à CONTRATADA:
a) Designar para compor a equipe técnica:
Supervisor técnico
Quantidade mínima sugerida: 01 (um)
Requisitos: diploma de graduação em Biblioteconomia, com registro no CRB-8; experiência comprovada de supervisão/coordenação de equipes e trabalhos de processamento técnico; conhecimento básico de inglês ou outro idioma estrangeiro.
Atribuições sugeridas: Supervisão administrativa e técnica geral, definição de estratégias de trabalho, coordenação dos serviços de processos técnicos de conversão, pesquisas de autoridades, etiquetagem, retirada e devolução do acervo nas reservas técnicas, elaboração de relatórios de acompanhamento e de relatório final a serem apresentados à CONTRATANTE, além da participação em reuniões de acompanhamento periódicas.
- Profissionais capacitados para realizar o serviço de conversão, com registro, validação ou duplicação de títulos e pesquisa de autoridades
Quantidade mínima sugerida: 04 (quatro)
Requisitos: formação técnica em Biblioteconomia (ensino médio profissionalizante), ou graduandos em Biblioteconomia, que estejam cursando, no mínimo, o 4º semestre.
Atribuições sugeridas: Xxxxx a inserção dos dados dos títulos e autoridades registradas nas fichas, validação ou duplicação dos títulos já existentes no catálogo eletrônico referentes a exemplares das fichas, pesquisa de dados e pré-cadastro de autoridades fora da lista eletrônica, dos livros que compõem a Coleção Geral da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx.
O número de profissionais dessa equipe deve ser comprovadamente suficiente para executar os serviços dentro do prazo definido no item 4. Prazo para realização dos serviços;
- Profissionais para realizar o serviço de inserção de exemplares
Quantidade mínima sugerida: 03 (três)
Requisitos: graduandos em Biblioteconomia, que estejam cursando, no mínimo, o 4º semestre. Atribuições sugeridas: Fazer a inserção dos dados dos exemplares de livros no catálogo eletrônico da Coleção Geral da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx.
O número de profissionais dessa equipe deve ser comprovadamente suficiente para executar os serviços dentro do prazo definido no item 4. Prazo para realização dos serviços;
- Profissionais para realizar o serviço de deslocamento, organização física dos livros e de etiquetagem
Quantidade mínima sugerida: 02 (dois)
Requisitos: Profissionais com aptidões para realizar a retirada, transporte e guarda dos livros e preparo físico dos exemplares, preferencialmente, técnicos ou graduandos em Biblioteconomia, que estejam cursando, no mínimo, o 2º semestre.
Atribuições sugeridas: Retirada supervisionada dos lotes de livros das reservas técnicas, transporte com carrinhos até o local da execução dos serviços, realização de anotações, carimbamento (quando necessário), etiquetagem com etiqueta de identificação do livro, ordenação dos exemplares, transporte e organização física dos itens nas reservas técnicas conforme critérios e definição prévia da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx, sob acompanhamento dos Supervisores técnicos da CONTRATADA e dos responsáveis indicados da equipe CONTRATANTE.
O número de profissionais dessa equipe deve ser comprovadamente suficiente para executar os serviços dentro do prazo definido no item 4. Prazo para realização dos serviços.
b) Atentar-se para o dimensionamento da(s) EQUIPE(S) TÉCNICA(S) necessária(s) à correta execução dos serviços;
c) Responsabilizar-se inteiramente pelas exigências mínimas definidas neste TERMO DE REFERÊNCIA, de modo a garantir o atendimento aos requisitos de qualidade, disponibilidade e atendimento aos níveis mínimos de serviço contratado.
3.1.2 Compete à Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx:
- Supervisão técnica geral, fiscalização, controle de qualidade e acompanhamento periódico dos serviços executados pela CONTRATADA - à ser realizada pela equipe de Tratamento da Informação da Supervisão de Acervo;
- Realizar treinamento e orientação técnica para a inserção dos dados das fichas, pesquisas de autoridade e registro de exemplares de livros no catálogo eletrônico (software Alexandria Online), em conformidade com os padrões do Sistema Municipal de Bibliotecas e os estabelecidos para este trabalho, junto à equipe de técnicos designada pela CONTRATADA. Este treinamento será realizado previamente ao início dos trabalhos, com carga horária de 40h. Após o treinamento, em caso de dúvidas, deverão ser encaminhadas por escrito, semanalmente, por relatório.
- Designar bibliotecários ou servidores do Atendimento com experiência em organização física dos materiais nas estantes e de etiquetagem para orientar e acompanhar os Supervisores Técnicos e equipes da CONTRATADA na retirada e recolocação dos lotes de livros do acervo nas reservas técnicas.
3.2 Recursos Físicos
3.2.1 A CONTRATADA deverá fornecer:
a) Computadores com capacidade de conexão à Internet, impressoras laser e respectivos suprimentos (toner, cartuchos, etc.) em quantidade suficiente, durante todo o período de trabalho para a realização dos serviços;
b) Fornecimento de link de internet exclusivo e adequado às atividades que são objeto do Contrato;
c) Etiquetas adesivas e fita protetora de lombada, nos padrões indicados pela Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx;
d) Material de escritório e papelaria concernentes ao trabalho;
e) Carrinhos para transporte dos livros – mínimo de 6 (seis).
3.2.2 A Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx deverá fornecer:
a) Espaço físico adequado;
b) Mobiliário;
c) Software Alexandria Online;
d) Carimbos;
e) Etiquetas antifurto.
3.3. Acompanhamento e fiscalização dos serviços
3.3.1 Compete à CONTRATADA:
a) Apresentar relatório estatístico e descritivo mensal dos serviços executados com dados definidos pelo gestor do contrato da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx, ou sempre que solicitado;
b) Apresentar relatório detalhado, ao final da realização dos serviços, com dados previamente determinados pelo gestor do contrato da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx;
c) Participar, com toda a equipe de trabalho e os representantes técnicos da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx, de reuniões técnicas mensais para acompanhamento do trabalho, orientações e eventuais adequações;
d) Xxxxx pelos livros, bem como responsabilizar-se por qualquer avaria nos livros que ocorram durante o serviço, arcando com os custos de restauro do dano causado e, no caso de perda total, repor a obra ou compensar financeiramente o valor da obra, após avaliação de especialista, sem prejuízos das demais seções previstas em lei e no Contrato.
4. PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS
O prazo para a execução dos serviços é de até 26 (vinte e seis) meses, prorrogáveis por mais 06 (seis) meses.
A contratada deverá executar os serviços apresentando um mínimo de 1.500 (mil e quinhentos) exemplares de livros inseridos por mês, nos primeiros dois meses, aumentando, bimestralmente, conforme cronograma abaixo, até atingir a produção mensal de 5.700 (cinco mil e setecentos) exemplares, de modo a totalizar 125.000 (cento e vinte e cinco mil) exemplares ao fim do contrato, sendo remunerada conforme a comprovação de efetiva produção mensal de exemplares.
4.1 Compete à Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx:
a) Definir data para o início dos serviços;
b) Fornecer informações sobre os locais, tipos e formas de armazenamento do acervo e loteamento do serviço nas reservas técnicas, manuais disponíveis para a execução dos trabalhos, bem como informações necessárias para que a CONTRATANTE tenha subsídios para a elaboração de cronograma detalhado para a realização dos serviços;
c) Realizar, previamente ao início dos trabalhos, treinamento e orientação técnica para a inserção dos dados dos títulos, autoridades e exemplares de livros no software Alexandria Online, atendendo
às especificidades do acervo da CG e adequações do padrão estabelecido pelo SMB e de acordo conforme item 3.1.2;
d) Disponibilizar recursos físicos e registro de acessos ao catálogo eletrônico antes do início das atividades, conforme item 3.2.2.
4.2 Compete à CONTRATADA:
a) Apresentar proposta de prazo e cronograma das atividades, com previsão de gastos mensais e produção para a realização dos serviços.
b) Fornecer link de internet exclusivo e adequado às atividades que são objeto deste Termo de Referência. A infraestrutura para este link será separada da rede local e tem por objetivo que o fornecedor do serviço de conversão selecione o provedor de internet que atender adequadamente ao seu projeto. Antes da implantação, a Contratada deverá realizar a análise da infraestrutura necessária. Esta análise será apreciada pelos responsáveis técnicos da Contratante (Equipe de Projetos e Obras e Tecnologia da Informação). Mediante a autorização, caberá às equipes de Projetos e Obras e Tecnologia de Informação o acompanhamento dos serviços. Todos os custos com materiais e instalação serão da Contratada.
5. PAGAMENTO
O pagamento será efetivado em 26 (vinte e seis) parcelas mensais, mediante a apresentação de relatório que comprove a produção efetuada no período (mensal), e que servirá de base para a cobrança, bem como da emissão do ateste pelo gestor do contrato, no prazo de até 5 (cinco) dias do recebimento do relatório.
Desse modo, para se processarem os pagamentos, a empresa deverá submeter à Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx a nota fiscal relativa aos serviços prestados no mês, proporcional ao número de exemplares efetivamente produzidos, em até 5 (cinco) dias a contar do término do serviço. Na nota fiscal da fatura deverá constar a identificação da agência do Banco do Brasil S.A., bem como da conta corrente onde deverão ser efetuados os créditos dos valores devidos.
O pagamento será efetivado em 30 (trinta) dias a partir do ateste pela CONTRATANTE.
ANEXO I - A
ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS PARA A REALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS
O fluxo de trabalho deve ser definido previamente entre o gestor do contrato da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx e o Supervisor da CONTRATADA e inclui: retirada e deslocamento dos lotes de livros das reservas técnicas até os locais onde serão feitas a conversão, pesquisa de autoridade, anotações, carimbagem e etiquetagem; deslocamento e organização física nas estantes das reservas técnicas definidas pela CONTRATANTE.
1. Retirada e transporte dos lotes de livros da reserva técnica
a) Transporte dos lotes de livros dos andares de acervo até o local onde o trabalho será executado.
- Os livros serão identificados, organizados e separados por lotes pelas equipes da Coleção Geral da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx para melhor fluxo e controle do andamento das atividades.
2. Pesquisa e distribuição
a) Pesquisa no catálogo eletrônico (sistema Alexandria Online) de todos os exemplares, individualmente, para identificar por qual tipo de trabalho o livro irá passar: pré-cadastro de autoridades, inserção ou duplica de título, inserção dos exemplares (Pendura), ou listagem (controle dos livros do catálogo eletrônico).
b)
A pesquisa seguirá as indicações, procedimentos e regras do SMB, adaptadas à Xxxxx xx Xxxxxxx, conforme Manual para Conversão de Obras da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx para adequada e distribuição dos itens.
3. Preparo físico: carimbos, etiquetagem e recolocação do acervo na reserva técnica
a) Anotações e carimbamento;
b) Etiquetagem;
c) Etiquetagem antifurto;
d) Recolocação das obras nas estantes, de acordo com o lote e as etiquetas de localização dos mesmos.
ANEXO I-B
DESCRIÇÃO DETALHADA DOS SERVIÇOS DE CONVERSÃO RETROSPECTIVA DE LIVROS DA BIBLIOTECA XXXXX XX XXXXXXX
1. Apresentação
A base de dados da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx (BMA) está integrada ao catálogo eletrônico do Sistema Municipal de Bibliotecas (SMB), gerenciado pelo sistema Alexandria Online - e por isso, os registros podem ser realizados de maneira colaborativa, gerando processos diferentes de inserção de dados no sistema.
Pela expressão genérica ‘serviços de conversão retrospectiva’ deve-se entender uma série de processos voltados a inserção dos dados descritivos e temáticos dos títulos e exemplares, devidamente indicados nas fichas topográficas ou, eventualmente, em planilhas de livros, bem como seu preparo físico e sua recolocação nas estantes. Os processos necessários ao tratamento da informação dependem da situação da obra na Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx e no catálogo eletrônico, já que a parte dos dados dos livros a serem inseridos no sistema poderão constar no catálogo eletrônico, sendo necessária a inserção de dados dos títulos, ou, conforme o caso, apenas o exemplar da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx no sistema Alexandria Online.
Os processos tratados aqui são: recebimento, pesquisa e distribuição, inserção de dados de autoridades, inserção de dados de títulos, duplicação de títulos, inserção de exemplares, preparação física e guarda.
Maiores detalhes sobre os procedimentos serão expostos no Manual para Conversão de Obras da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx e durante o treinamento da equipe de trabalho.
2. ATIVIDADES DA CONVERSÃO RETROSPECTIVA
2.1 Recebimento, pesquisa e distribuição
Antes de iniciar qualquer ação, deve-se receber, conferir os lotes de livros, realizar pesquisas no catálogo eletrônico para identificar os processos pelos quais os livros podem passar e efetuar a distribuição entre: pré-cadastro de autoridades, inserção ou duplica de título, inserção dos exemplares (Pendura), ou listagem (controle dos exemplares que já constem no catálogo eletrônico).
Caso o processo identificado seja a inserção do título, isso dependerá se as autoridades (autores e responsabilidades do livro) a ser processado já constem no catálogo. Em caso negativo, deve-se proceder à pesquisa e inserção dos dados dos mesmos conforme orientações e padrões fornecidos pela equipe da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx.
2.2 Inserção de dados de autoridades e títulos no catálogo eletrônico
As obras que não constem no catálogo eletrônico do Sistema Municipal de Bibliotecas, mas que possuem fichas matrizes ou planilhas devem ter seus dados inseridos no catálogo eletrônico a partir das informações que constem nas fichas, utilizando-se para isso os dados do Manual para Conversão de Obras da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx.
Serão utilizadas as entradas de assuntos (conforme disponível no vocabulário controlado) e o número de classificação indicado nas fichas, sendo necessário confirmar se as informações descritas nas fichas são as que constam no exemplar, e havendo divergências, considerar as informações constantes na obra.
Na falta das autoridades (pessoais, corporativas ou descritivas) indicadas na ficha das obras fora do catálogo eletrônico, deverão efetuar a pesquisa de dados sobre a autoridade em questão e o pré- cadastro da mesma, com os dados localizados e a indicação de sua fonte, conforme procedimento descrito no Manual para Conversão de Obras da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx e treinamento, antes de encaminhar o item para a inserção do título no catálogo eletrônico.
Se o título da obra não consta no catálogo, mas tenha todas as autoridades disponíveis no catálogo eletrônico, a inserção dos dados das fichas seguem as indicações do mesmo manual, com atenção especial às notações dos números de título.
Caso o título da obra conste no catálogo, porém, os dados do exemplar em mãos sejam diferentes, o procedimento será o de duplicação (duplica) do título, com a inserção dos dados que diferem o respectivo item (conforme indicação das fichas e dos exemplares). Tal processo também segue as indicações do Manual e orientações do treinamento, requerendo as mesmas atenções. Importante sempre verificar TODOS os dados do item antes de executar uma duplicação.
2.3 Inserção de exemplares (Pendura)
Antes de se proceder à inserção de exemplares, é preciso que o título da obra em mãos já conste no catálogo eletrônico, com todos os dados coincidentes - autor, título, editora, data, edição, paginação e tamanho. Caso seja percebida alguma divergência, o item em questão deverá ser devolvido para a equipe de Recebimento, pesquisa e distribuição.
Para a inserção dos exemplares, devem ser observados os dados das fichas e etiquetas, os passos, critérios, condições e ainda verificar se existe a necessidade de se fazer a diferenciação do exemplar da Biblioteca seguindo sempre as orientações do Manual para Conversão de Obras da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx e treinamento.
Após a inserção do exemplar, conforme indicações do Manual, efetuar as anotações e registros nos exemplares e fichas e encaminhar os itens para a preparação física e posterior guarda.
2.4 Preparo físico e encaminhamento para guarda
2.4.1 Anotações e antifurto
Serão anotados número de Tombo Alexandria, na página de rosto em local específico, aplicada a etiqueta antifurto e o encaminhamento para Etiquetagem, conforme Manual e treinamento.
2.4.2 Etiquetagem
A partir da geração de listagem do catálogo eletrônico (sistema Alexandria Online), a impressão das etiquetas (em lotes de 20), conferência dos dados das etiquetas, colagem das etiquetas de localização do livro e fita de proteção, sempre de acordo com o padrão da Biblioteca Xxxxx xx Xxxxxxx e orientações do treinamento, em conformidade com a classe, dados e condições da obra em mãos.
2.4.3 Encaminhamento das obras para a guarda
Conferência dos lotes (quantidade e títulos), ordenação dos itens, transporte dos livros prontos para as áreas de guarda do acervo e recolocação dos livros nas estantes, sob supervisão, em ordem de lote e conforme localização indicada nas etiquetas.