REQUISIÇÃO DE PROPOSTA Nº 01/2024
Governo do Distrito Federal
Fundação de Previdência Complementar dos Servidores do Distrito Federal Coordenação de Contratos
Assessoria de Licitação
Requisição - DF-PREVICOM/DIRAD/CCON/ASLIC
REQUISIÇÃO DE PROPOSTA Nº 01/2024
1. DO OBJETO
1.1. O objeto desta Requisição de Proposta é a contratação de prestação de serviço de gestão de previdência de entidade fechada de previdência complementar, abrangendo o conjunto das áreas de seguridade, contábil, financeira e administrativa da Fundação de Previdência Complementar dos Servidores do Distrito Federal - DF-PREVICOM, com a devida permissão de acesso à sistema de gestão integrada utilizado pela empresa prestadora de serviços, estando incluídas a implantação, operação, armazenamento de dados, guarda de informações, treinamento, consultoria e customizações necessárias às particularidades da DF-PREVICOM, bem como atualizações do sistema necessárias para atendimento de normativos relacionados à operação da DF-PREVICOM.
2. DA JUSTIFICATIVA
2.1. A DF-PREVICOM é uma entidade fechada de previdência complementar (EFPC), autorizada por meio da Lei Complementar nº 932/2017 e criada pelo Decreto Distrital nº 39.001/2018, responsável por administrar o regime de previdência complementar dos servidores públicos do Distrito Federal titulares de cargos efetivos da administração direta, autárquica e fundacional. A entidade iniciou suas atividades em 22 de outubro de 2018, e o Regulamento do Plano de Benefícios foi aprovado pela Superintendência Nacional de Previdência Complementar – PREVIC, no dia 01 de março de 2019, dando início ao regime de previdência complementar no Governo do Distrito Federal.
2.2. Para operação de seus planos de previdência, bem como para as atividades da entidade, torna-se essencial contratação de empresa prestadora de serviços de administração das atividades de entidade fechada de previdência complementar, incluindo as áreas previdenciária, contábil, administrativa, atuarial, financeira e de recursos humanos da DF-PREVICOM, entre outros, com permissão de acesso ao sistema integrado, em função (1) da carga normativa a que se sujeita, (2) da diversidade de especialidades envolvidas nas atividades e (3) do momento atual da entidade, envolvida em uma grande variedade de especificidade de atividades, porém com baixo volume em cada uma delas.
2.3. A Diretoria Executiva constatou ser essencial a contratação de sistema integrado para todas as atividades da Fundação, tanto da parte previdencial, quanto da área meio. Isso porque as informações ligadas aos planos de benefício se relacionam com as informações do PGA e informações contábeis. A transposição de informações de um sistema para o outro ou até de uma prestadora de serviços para outra, poderá gerar sérios riscos à integridade das operações, bem como acarretará na necessidade de compilação dos dados para envio aos órgãos estatutários, órgãos de controle e fiscalizadores, causando retrabalho e risco de falhas e erros.
2.4. Com o encerramento do atual contrato, previsto para 1º de agosto de 2024, é imprescindível a contratação em tela neste momento. Isso porque a entidade precisará passar pelo período de migração de dados, caso outra empresa venha ser vencedora do certame, bem como ter condições operacionais de controlar as contas e reservas individuais e de realizar as operações básicas de gestão previdenciária, tais como: conversão dos valores aportados em cotas, controle do regime de tributação, resgates, aportes e demais atividades. É de risco considerável para a operação, receber recursos sem ter sistema tecnológico apto a controlar os planos individuais, pois a realização de tais controles de modo manual é inviável.
2.5. Esta Fundação tem como preocupação a otimização dos seu processos e serviços. O foco na eficiência e na redução dos custos e despesas administrativas tem papel central nos objetivos de gestão da DF-PREVICOM, principalmente, porque há restrições orçamentárias ligadas à incerteza das futuras receitas da entidade. Assim, a contratação de uma empresa para realizar o objeto em tela continuará proporcionando vantagens econômicas e estratégicas.
2.6. A contratação de serviços terceirizados no momento atual da entidade é mais adequada e será menos onerosa à DF-PREVICOM do que a admissão de empregados para executar as mesmas funções. Isto porque as atividades exigem especialidades diversas, porém com baixo volume de demanda em cada uma delas, fazendo com que a possibilidade de se recorrer ao mercado para contratar uma empresa especializada, com experiência no setor, trará ganhos de gestão para a Fundação. A contratação dos serviços é fundamental para garantir a gestão da informação que estará sob responsabilidade desta Fundação, trazendo como benefícios automação de procedimentos e rotinas; a gestão adequada da informação; padronização de atos internos; segurança da informação; possibilidade de auditoria; fornecimento de informações para a tomada de decisão, garantia de acuidade nas informações individuais para os participantes/assistidos e o pleno desenvolvimento das atividades administrativas dos referidos planos e da entidade.
2.7. A DF-PREVICOM se sujeita ao regime de licitações e contratos, por força do art. 22, § 3º, da LC DF 932/2017. Porém, a própria Lei de criação da Entidade admite exceção, mas especificamente para as atividades relacionadas à área de investimentos e benefícios. Por esta razão, há a Resolução do Conselho Deliberativo nº 80, de 29 de junho de 2023, que estabelece procedimentos para contratações não sujeitas ao regime administrativo de licitações e contratos. Como estabelece a referida Resolução, em seus incisos I, IV e X do art. 2º, considera-se contratação relacionada a área de investimentos e benefícios "I - gestão do ativo e do passivo", "IV - consultoria e assessoria atuarial e de investimentos" e "X - contratação de sistemas para gestão integrada de administração de previdência, com ou sem prestação de serviço;".
2.8. Neste sentido, a Diretoria-Executiva deliberou pela contratação de empresa prestadora de serviços de administração de previdência, com permissão de acesso ao sistema integrado utilizado, uma vez que é imperativo contratar solução integrada de módulos previdenciais e administrativos. Determinou a instrução imediata de processo para realização de processo a pretensa contratação.
3. DA FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
3.1. A contratação obedecerá ao disposto na Resolução nº 80, de 29 de junho de 2023 (134980277).
3.2. Aplicam-se, também, à presente contratação as disposições presentes na Lei Complementar Federal nº 108/2001, Lei Complementar Federal nº 109/2001, Lei Complementar Distrital nº 932/2017, Estatuto da DF-PREVICOM, Decreto Distrital nº 39.001/2018, normativos elaborados pela PREVIC, aplicados a esta entidade, assim como na Lei nº 14.133/2021 e no Decreto nº 44.330/2023 no que couber.
4. DOS SERVIÇOS PREVISTOS
4.1. O objeto da contratação compreende a prestação dos seguintes serviços:
4.1.1. Administração de operações de previdência e de seguridade.
4.1.2. Serviços de relacionamento.
4.1.3. Serviços contábeis, de tesouraria e orçamentários, compreendendo as atividades operacionais dos planos de previdência administrados, bem como do PGA, de acordo com as normas e Planos de Contas estabelecidas pela Superintendência Nacional de Previdência Complementar - PREVIC, do Ministério da Fazenda, Conselho Nacional de Previdência Complementar - CNPC, e demais normas em vigor.
4.1.4. Gestão de Recursos Humanos (RH): execução das rotinas de RH.
4.1.5. Permissão de acesso: acesso ao sistema de gestão utilizado pela CONTRATADA, compreendendo manutenção e suporte remoto.
4.1.5.1. A permissão de acesso se para todos os colaboradores da DF-PREVICOM, cada um com seu usuário, a critério da DF-PREVICOM.
4.1.6. Implantação: execução das atividades necessárias para a parametrização, instalação, configuração, disponibilização e operacionalização da ferramenta tecnológica.
4.1.7. Customização: prestação de serviços de desenvolvimento e manutenção da ferramenta tecnológica, relativos às necessidades específicas da DF- PREVICOM.
4.1.7.1. As customizações necessárias à adequação do sistema aos regulamentos dos planos de benefícios e do PGA da DF-PREVICOM deverão ser realizadas pela contratada.
4.1.8. Treinamento: capacitação dos usuários na utilização do sistema e nos processos por ele automatizados.
4.1.9. Parametrização, configuração, desenvolvimento, suporte e manutenção de portal de serviços na internet (Portal Web), assim como de aplicativo mobile.
4.1.10. Execução direta de serviços especializados, com pessoal próprio e controle pela DF-PREVICOM, e assessoramento aos profissionais da DF- PREVICOM, que, eventualmente, realizem tarefas diretamente no sistema.
4.2. A prestação dos serviços não gera vínculo empregatício entre os empregados da CONTRATADA e a DF-PREVICOM, vedando-se qualquer relação entre estes que caracterize pessoalidade e subordinação direta.
4.3. Os módulos operacionais devem permitir a possibilidade de integração para outros sistemas da DF-PREVICOM, do GDF ou de seus parceiros e fornecedores, para o caso de a contratante manifestar o interesse de trocar o prestador de serviços ou de executá-los internamente.
4.4. Os serviços serão pagos, individualmente, somente a partir de momento em que forem efetivamente colocados à disposição da DF-PREVICOM, após homologação, ateste de recebimento e início da respectiva operação.
4.5. Deve ser mantido completo sigilo e confidencialidade sobre os dados, documentos, resultados, análises e quaisquer informações que vierem a ser obtidas em decorrência da execução do contrato.
4.6. Com vistas a garantir a fiel execução do contrato nos moldes desta Requisição de Proposta, deverá ser realizada prova de conceito que permita evidenciar o atendimento dos requisitos e funcionalidades imprescindíveis ao atendimento das exigências contratuais. A CONTRATADA deverá fazer quantas simulações forem necessárias, na sede da DF-PREVICOM ou em local diverso por essa indicada, a fim de assegurar que a prestação dos serviços atenda aos requisitos mínimos e obtenha o aceite final.
5. DAS ESPECIFICAÇÕES DO SERVIÇO
5.1. ITEM 1 - SERVIÇOS PREVIDENCIÁRIOS.
5.1.1. Prestação de serviços operacionais e atuariais de previdência, a serem executados por pessoal próprio da CONTRATADA, inclusive, por meio de sistema de gestão integrada.
5.1.2. Inscrição de participantes, por adesão automática ou solicitação direta.
5.1.3. Disponibilização de adesão digital para o processo de inscrição de participantes com geração de dossiê digital do participante.
5.1.4. Administração do cadastro geral:
5.1.4.1. inclusão e manutenção dos cadastros de uso geral no ambiente corporativo de sistemas, a exemplo de: País, Unidade Federativa, Cidades, Índices, Banco/Agência, Feriado, Entidade, Dirigente, Tipo de Dirigente, Patrocinador, Unidade Operacional, Setor, Colaborador, Cargo do Colaborador, de parâmetros e tipos de empréstimos, dentre outros.
5.1.5. Administração do cadastro de planos de benefícios:
5.1.5.1. Cadastramento de planos de benefícios, patrocinadores, instituidores, contas/fundos, regras de custeio de plano e tipos de contribuição;
5.1.5.2. Parametrização dos tipos de contribuições e taxas por plano de benefício e tipo de contribuição, assim como de sua forma de cálculo;
5.1.5.3. Parametrização da incidência de taxa de carregamento por tipo de contribuição;
5.1.5.4. Cadastramento de índices do plano e da unidade de referência dos planos (UMP), assim como de índices financeiros utilizados para cálculos em geral (IPCA, INPC, IGPM, etc.);
5.1.5.5. Distribuição das contribuições em contas/fundos segmentadas, com base no plano de custeio previamente parametrizado;
5.1.5.6. Segregação, registro e controle das contribuições por plano e participante, em cotas e em reais;
5.1.5.7. Parametrização de rubricas/verbas para alocação de contribuições e taxas;
5.1.5.8. Consulta e cadastramento de benefícios por plano de benefício;
5.1.5.9. Consulta e cadastramento de índices de concessão de benefícios, tanto da DF-PREVICOM quanto do RPPS/RGPS;
5.1.5.10. Consulta e cadastramento de tábuas de mortalidade e taxa de juros utilizadas na concessão de benefícios;
5.1.5.11. Parametrização do cálculo da expectativa de vida, utilizada no cálculo dos benefícios;
5.1.5.12. Revisão, correção ou reajuste de benefícios;
5.1.5.13. Apuração de diferenças de valores de benefícios pagos;
5.1.5.14. Consulta, cadastramento e parametrização de carências para concessão de benefícios;
5.1.5.15. Consulta e cadastramento das regras de concessão dos benefícios em cada plano, tais como critério de concessão, critérios de conversão de benefício, critérios de contabilização de rubricas/verbas, entre outras necessárias à concessão, conforme regulamento dos planos;
5.1.5.16. Parametrização das regras de movimentação entre as reservas;
5.1.5.17. Parametrização de carência para elegibilidade de institutos , concessões de benefícios, pagamentos e contribuições por situação de participante; e
5.1.5.18. Parametrização das regras de tributação (progressivo e regressivo), bem como as metodologias previstas pela legislação (PMP/PEPS e outras) por tipo de benefício, instituto e seguro/resseguro contratado para terceirização de riscos.
5.1.5.19. Manutenção dos cadastros com dados de contas individuais e coletivas, movimentações, históricos, informações gerais sobre elegibilidade e direitos a benefícios e institutos dos planos da entidade para todos os participantes.
5.1.6. Administração de participantes e servidores não participantes:
5.1.6.1. Cadastramento de participantes e respectivos beneficiários, conforme procedimentos estabelecidos pela entidade;
5.1.6.2. Recepção de dados de participantes, por patrocinador, no formato requerido pela DF-PREVICOM;
5.1.6.3. Recepção de dados de servidores dos patrocinadores no formato requerido pela DF-PREVICOM;
5.1.6.4. Manutenção (consulta, inclusão, deleção e atualização) de dados cadastrais de participantes, dependentes, tutores e curadores, tanto por digitação no sistema quanto por carga de arquivo em layout pré-definido pela entidade;
5.1.6.5. Consulta, inclusão, deleção e atualização de dados cadastrais de servidores que não são participantes (sem vínculo a plano de benefícios), tanto por digitação no sistema quanto por carga de arquivo em layout pré-definido pela entidade;
5.1.6.6. Registro de adesão de participantes a planos de benefício, observados os critérios previstos na legislação e no regulamento do plano, quanto à classificação do participante, tipo de adesão, regime de tributação, alíquota de contribuição e salário de participação;
5.1.6.7. Consulta, inclusão e atualização de perfil de investimento no cadastro do participante, com as respectivas repercussões na arrecadação do participante;
5.1.6.8. Vinculação de participantes a dependentes, tutores e curadores;
5.1.6.9. Parametrização da situação dos participantes nos planos de benefícios, para cálculo de contribuições;
5.1.6.10. Atualização de situação de participantes nos planos de benefício (desligamento, autopatrocínio, portabilidade, cancelamento, benefício proporcional diferido, suspensão, transferências de patrocinador e de planos de benefícios), com registro de histórico e permitindo sua consulta;
5.1.6.11. Parametrização de carência para elegibilidade de institutos, concessões de benefícios, pagamentos e contribuições por situação de participante;
5.1.6.12. Consultas em geral permitindo a criação de relatório dinâmico onde o usuário indica os filtros e parâmetros desejados;
5.1.6.13. Controle de opção de tributação de Imposto de Renda (regimes progressivo e regressivo);
5.1.6.14. Geração do arquivo DPREV para a Receita Federal do Brasil (RFB), com a relação dos participantes que optaram pela tributação regressiva, conforme instrução normativa aplicável;
5.1.6.15. Rotina para manutenção de participantes e dependentes que são pessoas politicamente expostas, tanto por digitação quanto por carga mediante layout previamente definido pela entidade;
5.1.6.16. Funcionalidade para apuração do quantitativo mensal de participantes por situação no plano para fins de estatística populacional da PREVIC;
5.1.6.17. Rotina de exportação de dados conforme layout definido pela PREVIC para envio da estatística populacional semestral, observado normativo aplicável;
5.1.6.18. Relatórios de integração com sistemas do órgão fiscalizador das EFPC;
5.1.6.19. Consulta e geração de relatórios de crítica da base cadastral, com base em parâmetros configuráveis e pré-definidos;
5.1.6.20. Consulta e emissão de informações legais ao COAF, com a geração de alertas quando da necessidade de tal geração;
5.1.6.21. Consulta e emissão de informações legais para PREVIC e SRF;
5.1.6.22. Monitoramento, validação e controle da adesão de participantes aos planos administrados pela entidade;
5.1.6.23. Manutenção, validação e controle do cadastro de participantes ativos;
5.1.6.24. Manutenção, validação e controle do cadastro de participantes assistidos e pensionistas;
5.1.6.25. Emissão de relatórios operacionais e gerenciais;
5.1.6.26. Consulta e migração de recurso mediante mudança de perfil de investimento, de forma a manter a rastreabilidade da data de repasse da contribuição para fins de apuração do valor do imposto regressivo de tributação;
5.1.6.27. Manutenção (consulta, inclusão e atualização) de dados financeiros de participantes tanto por digitação no sistema quanto por carga de arquivo em layout pré-definido pela entidade; e
5.1.6.28. Conciliação das informações passadas relativas ao cadastro e, quando necessário, diligenciar junto aos patrocinadores na ocorrência de omissões, erros e inexatidões.
5.1.7. Arrecadação das contribuições:
5.1.7.1. Geração do arquivo de desconto das contribuições arrecadadas;
5.1.7.2. Parametrização e validação do cálculo das contribuições;
5.1.7.3. Geração de críticas das contribuições calculadas e pagas;
5.1.7.4. Geração de arquivo para envio de cobrança bancária das contribuições dos participantes autopatrocinados e outros;
5.1.7.5. Importação e validação das contribuições arrecadadas;
5.1.7.6. Distribuição e armazenamento das contribuições em contas/fundos segmentadas, com base no plano de custeio previamente parametrizado;
5.1.7.7. Controle de recebimentos e débitos das contribuições;
5.1.7.8. Consulta de saldos em contas previdenciárias;
5.1.7.9. Consulta de movimentos de contribuições;
5.1.7.10. Cobrança de contribuição em atraso e inadimplência, cálculo da atualização monetária, multa e juros, no formato do regulamento, inclusive quando decorrente de erro ou inexatidão; Recepção de dados de participantes dos patrocinadores no formato solicitado pela DF-PREVICOM;
5.1.7.11. Cadastro da previsão de recebimento de contribuições (mapa resumo enviado pelo patrocinador), tanto por digitação quanto por importação de arquivo mediante layout específico, conforme solicitado pela DF-PREVICOM;
5.1.7.12. Consulta e cálculo de contribuição recebida ou benefício pago, de forma indevida para devolução, possibilitando a geração de previsão de pagamento e recebimento no sistema de tesouraria de forma automática e integrada;
5.1.7.13. Comparação entre arquivo de pagamento processado pelo banco com as informações financeiras enviadas pelos patrocinadores;
5.1.7.14. Segregação, registro e controle das contribuições na ficha financeira do participante, por cotas e por reais;
5.1.7.15. Apropriação das contribuições nas contas/fundos do participante, realizando a compra de cotas, com base na data do pagamento da contribuição, mediante identificação no sistema de tesouraria, individualizando os valores de acordo com o tipo de contribuição, data de repasse do recurso e forma de pagamento;
5.1.7.16. Integração com as funcionalidades de Contabilidade e Financeiro;
5.1.7.17. Consulta e cálculo de acréscimos legais (multa e juros) não pagos ou pagos após vencimento, emitindo relatório da memória de cálculo;
5.1.7.18. Funcionalidade de consulta e identificação de participantes com competências em aberto, comunicação da inadimplência, emissão de cobrança por boleto bancário ou débito em conta para os participantes e patrocinadoras com valor de arrecadação não pago ou em atraso e controle das cobranças (data da emissão, data do pagamento, pendências), inclusive no que se refere aos prazos para pagamento e possibilidade de cancelamento do plano, baseado em parâmetros pré-cadastrados;
5.1.7.19. Recepção de contribuição de portabilidade de entrada e registro do valor na ficha financeira do participante;
5.1.7.20. Consulta e geração de relatórios informando o resultado das conciliações da arrecadação, possibilitando a exportação para os formatos definidos;
5.1.7.21. Conciliação das contribuições arrecadadas via importação de arquivo com base no plano de custeio previamente parametrizado;
5.1.7.22. Consulta, controle e geração de informação ao COAF acerca de informações financeiras previstas na legislação aplicável, que previnem o crime de lavagem de dinheiro;
5.1.7.23. Consulta e emissão de 2ª via de boletos, incluindo os acréscimos legais, conforme parâmetros do sistema, com a respectiva apropriação em contas/fundos, com base no plano de custeio previamente parametrizado;
5.1.7.24. Consulta e armazenamento de histórico de contribuições, salário base de contribuição, salário de participação e valores de contribuição (calculados, devidos e pagos);
5.1.7.25. Consulta e geração de extratos de contribuições (ficha financeira);
5.1.7.26. Emissão e envio periódico de extrato da reserva para os participantes, de forma eletrônica;
5.1.7.27. Consulta e geração de saldos em contas previdenciárias;
5.1.7.28. Consulta e geração de movimentos de contribuições;
5.1.7.29. Consulta e geração da previsão de recebimento e pagamento na tesouraria, de forma automática e integrada;
5.1.7.30. Geração do arquivo para a RFB com informações relativas aos recebimentos de contribuições, conforme normativo aplicável;
5.1.7.31. Emissão de relatórios operacionais e gerenciais;
5.1.7.32. Consulta e geração de cobrança de contribuição de autopatrocinados por boleto bancário ou débito em conta;
5.1.7.33. Gestão do status do boleto de cobrança, como por exemplo “boleto gerado”, “boleto emitido”, “boleto não pago”, “boleto pago”, “boleto cancelado”, “gerada 2ª via”, entre outros necessários à referida gestão;
5.1.7.34. Consulta e geração de arquivo remessa de boletos ou arquivo para débito em conta, conforme parametrizado em sistema, para os bancos que a DF-PREVICOM mantém relacionamento;
5.1.7.35. Liquidação das contribuições via arquivo retorno dos bancos que a DF-PREVICOM mantém relacionamento, assim como outras formas de recebimento de contribuição (TED, DOC, Transferência bancária e demais formas disponibilizadas pelos bancos);
5.1.7.36. Importação de arquivos de retorno dos bancos que a DF-PREVICOM mantém relacionamento, identificando e registrando no sistema os pagamentos, sensibilizando a ficha financeira dos participantes, assim como os motivos pelo eventual não pagamento de contribuições;
5.1.7.37. Realização automática da geração de previsão de recebimento e pagamento de forma integrada com o sistema de tesouraria;
5.1.7.38. Gestão de devolução de contribuições em casos de participantes que manifestem interesse de cancelamento de inscrição junto ao plano;
5.1.7.39. Rotina para cálculo dos valores para devolução, conforme previsão legal;
5.1.7.40. Integração da rotina de devolução de contribuições com o sistema de cadastro e o sistema da tesouraria;
5.1.7.41. Consulta e emissão de cobrança por boleto bancário ou débito em conta para os participantes em autopatrocínio, em BPD, participantes de contribuições facultativas, assim como participantes e patrocinadores com contribuições não recolhidas, com base no plano de custeio previamente parametrizado;
5.1.7.42. Rotina para emissão de documento ao participante com informações acerca de sua portabilidade, conforme exigência legal aplicável;
5.1.7.43. Conciliação dos valores devidos e recebidos relativos ao pagamento e, quando necessário, diligenciar junto aos patrocinadores na ocorrência de omissões, erros e inexatidões;
5.1.7.44. Conciliação da arrecadação com os fluxos de tesouraria;
5.1.7.45. Integração das contribuições com o sistema financeiro e o sistema contábil;
5.1.8. Administração da reserva de participantes e cálculo de cotas:
5.1.8.1. Cálculo das cotas patrimoniais dos planos administrados pela DF-PREVICOM, conforme definido em nota técnica específica, podendo, no decorrer do contrato, ser implementado por perfil de investimento.
5.1.8.2. Cotização e manutenção atualizada dos saldos de contas individuais e, se houver, coletivos, dos planos.
5.1.8.3. Acompanhamento, monitoramento e controle da importação dos movimentos mensais de arrecadação de contribuição pelos patrocinadores;
5.1.8.4. Consolidação da movimentação importada pelos patrocinadores e manutenção, quando necessário, de ajustes das contribuições nas contas individuais dos participantes;
5.1.8.5. Fechamento e consolidação da reserva mensal dos participantes;
5.1.8.6. Geração de extrato da reserva para consulta dos participantes no Portal da entidade;
5.1.8.7. Consolidação do montante da reserva das contas de participantes com a reserva contábil;
5.1.8.8. Disponibilização de relatórios de saldos e fluxos de movimentações financeiras ocorridas nos planos, de forma a prover informações gerenciais ao gestor do plano.
5.1.8.9. Controle das reservas matemáticas dos fundos;
5.1.9. Administração dos Institutos:
5.1.9.1. Disponibilização e envio à CONTRATANTE do termo de desligamento com opções aos institutos de Autopatrocínio, de Benefício Proporcional Diferido (BPD), de Portabilidade e de Resgate, dependendo da elegibilidade dos participantes e conforme o regulamento do plano de benefícios.
5.1.9.2. Processamento dos termos de opção por institutos – Resgate, Autopatrocínio, Portabilidade, Benefício Proporcional Diferido;
5.1.9.3. Execução dos procedimentos relativos às opções por institutos;
a) Resgate – processamento do cálculo de resgate e folha de pagamento;
b) Autopatrocínio – atualização de cobrança de autopatrocinado;
c) Portabilidade – processamento da portabilidade, com disponibilização dos documentos necessários; e
d) Benefício Proporcional Diferido (BPD) - processamento do BPD;
5.1.9.4. Devolução de Reservas - Resgate e Portabilidade:
a) Parametrização das regras de elegibilidade e carência para controle e acompanhamento dos participantes elegíveis aos institutos.
b) Parametrização de tabela de data de pagamento por plano de benefícios.
c) Possibilidade de escolha da data do pagamento e a data da cota a ser utilizada para o pagamento.
d) Gestão de participantes desligados do patrocinador, com geração de alerta e controle de prazos para emissão e devolução do extrato dos Institutos.
e) Controle de prazo para opção pelos Institutos.
f) Possibilidade de pagamento de resíduo de contribuição, em decorrência tanto de variação de cota quanto de contribuições individualizadas após o pagamento do resgate.
g) Integração com módulo de empréstimos para cálculo de eventual parcela e desconto no pagamento.
h) Simulação (prévia) e concessão de pagamento de resgate e portabilidade.
i) Possibilidade de resgates de saldos em cota única ou parcelados.
j) Parametrização de contas/fundos e tipos de contribuição a serem resgatadas, assim como percentual de resgate por conta.
k) Controle do prazo para pagamento do resgate e para portabilidade dos recursos.
l) Integração com os demais módulos previdenciários (tesouraria, contabilidade, arrecadação, cadastro, empréstimo, folha ou similares).
m) Relatório de cálculo do imposto de renda, identificando o tipo de tributação.
n) Relatório de recursos não resgatados, por participante e por patrocinador.
o) Relatório com o quantitativo e valores dos institutos.
p) Relatório de resgates parcelados.
q) Relatório de Portabilidade de Xxxxx, contendo as datas dos aportes, o valor nominal e atualizado das contribuições, e a quantidade em cotas.
r) Emissão de Carta ao Ex-Participante, Extrato dos Institutos, Termo de Opção e Termo de Portabilidade, conforme modelo utilizado pela DF-PREVICOM e com possibilidade de alteração futura dos campos.
s) Emissão de Carta de Conclusão de Portabilidade e Resgate.
t) Emissão de comprovante do depósito bancário.
u) Memória de cálculo do resgate e da portabilidade.
v) Emissão de informe de rendimentos.
w) Geração de DIRF.
5.1.10. Administração de informações gerenciais e de resultado:
5.1.10.1. Geração e envio de informações para o atuário;
5.1.10.2. Exportação customizável de arquivos, em formato diversos (xlsx, xml, etc.);
5.1.10.3. Consolidação de informações para geração da DIRF pela área contábil;
5.1.10.4. Elaboração de Parecer Atuarial de encerramento de exercício e de Demonstrações Atuariais, gerando arquivo XML e enviando para PREVIC, no caso da obrigação legal.
5.1.10.5. Elaboração e envio à PREVIC de todos os relatórios requisitados pela entidade;
5.1.10.6. Geração de informações e relatórios gerenciais, quando necessários à administração da entidade.
5.1.11. Gestão de documentos dos participantes:
5.1.11.1. A CONTRATADA deverá garantir que o(s) sistema(s) utilizado(s) possibilite(m) o gerenciamento de documentos, possuindo, no mínimo, as seguintes características:
a) Existir módulo sistêmico para administração de documentação digitalizada e individualizada para todos os Participantes, Assistidos e Beneficiários, permitindo consultas com no mínimo a opção de pesquisa por nome, CPF, matrícula funcional e período de datas, tendo a possibilidade de agregar novos filtros conforme a necessidade da DF-PREVICOM, devendo esse módulo também permitir a importação e a exportação de tais documentos em lote ou individualizado.
b) Permitir o cadastro e indexação dos documentos eletrônicos decorrentes das atividades de gerenciamento dos Planos de Benefícios, devendo esses documentos ser armazenados e visualizados no cadastro do participante.
c) Permitir o gerenciamento dos documentos para digitalização com a criação de lotes, impressão de relatórios e etiquetas para organização e controle das remessas.
d) Aceitar o armazenamento nos formatos PDF, PDF Multipages, fotos, .jpeg, .jpg, .png e .bmp; e
e) Permitir o upload e o download de documentos individuais, por lote e múltiplas seleções.
5.1.12. Manutenção dos planos:
5.1.12.1. Manutenção do histórico de transações nas contas e controles individuais de cada participante, controlando todas as movimentações, inclusões, alterações e exclusões de participantes no plano da entidade.
5.1.12.2. Fechamento e consolidação das informações de seguridade da entidade em conformidade com a legislação e regulamentação em vigor.
5.1.12.3. Disponibilização e preenchimento, bem como todas as ações necessárias ao envio dos demonstrativos, informações e demais exigências legais à PREVIC e quaisquer outros órgãos fiscalizadores da DF-PREVICOM.
5.1.12.4. Transferência, para a contabilidade, dos fluxos financeiros de arrecadação.
5.1.12.5. Transferência, para a contabilidade, dos fluxos financeiros de pagamentos.
5.1.12.6. Disponibilização de informações para cálculo e acompanhamento da evolução mensal das provisões matemáticas, conforme indicado pelo atuário do(s) plano(s).
5.1.12.7. Registro e monitoramento de operações financeiras que se sujeitem ao disposto na Resolução PREVIC nº23/2023.
5.1.12.8. Geração de informações para comunicação ao COAF.
5.1.13. Administração de Benefícios:
5.1.13.1. Elaboração dos cálculos de benefícios conforme informações enviadas pela DF-PREVICOM e de acordo com o regulamento do plano de benefícios;
5.1.13.2. Disponibilização das memórias de cálculo de benefícios de aposentadorias e pensões;
5.1.13.3. Controle das elegibilidades a benefícios;
5.1.13.4. Processamento, monitoramento e controle das concessões de benefícios;
5.1.13.5. Atualização de movimento, processamento, monitoramento e controle da folha de pagamento de benefícios;
5.1.13.6. Fechamento e consolidação mensal da folha de pagamento de benefícios;
5.1.13.7. Integração da folha de pagamento de benefícios com os Módulos Contábil, Financeiro e Tesouraria;
5.1.13.8. Geração de aviso de crédito para consulta dos participantes através do Portal da entidade;
5.1.13.9. Recálculo dos benefícios em datas preestabelecidas, no mínimo anualmente, e extraordinariamente sempre que solicitado pela DF-PREVICOM;
5.1.13.10. Parametrização de cálculos e pagamento de benefícios;
5.1.13.11. Identificação de valores pagos em duplicidade;
5.1.13.12. Controle de elegibilidade dos participantes para concessão dos benefícios e institutos;
5.1.13.13. Correção/reajuste dos benefícios, com a respectiva apuração das diferenças; e
5.1.13.14. Emissão das memórias de cálculos, de contracheques de pagamentos e de relatórios de consistência da folha de pagamento.
5.1.13.15. Gestão de benefícios relativos às coberturas de risco terceirizadas por meio de empresa seguradora, com base nas regras de contrato de seguro entre a DF-PREVICOM e empresa seguradora:
5.1.13.16. Incorporação dos valores recebidos a título de ocorrência do sinistro previsto no contrato de seguro ao montante de recursos do participante;
5.1.13.17. Simulação de benefícios com aplicação das regras estabelecidas em contrato de seguro;
5.1.13.18. Atualização de quaisquer valores e regras decorrentes de decisões do Participante ou de alterações contratuais;
5.1.13.19. Especificação, em extrato e no Portal do Participante, dos valores segurados e prêmios pagos;
5.1.14. Concessão de Benefícios:
5.1.14.1. Simulação de benefícios pagos pela DF-PREVICOM, inclusive considerando os diferentes regimes de tributação.
5.1.14.2. Possibilitar a inserção no sistema de todos os dados necessários para o cálculo dos benefícios, conforme Regulamento dos Planos.
5.1.14.3. Registro de benefícios para os participantes, onde serão verificadas todas as variáveis cadastradas no item anterior.
5.1.14.4. Identificar a existência de contratação da Cobertura Adicional de Risco e considerá-la no cálculo do benefício.
5.1.14.5. Manutenção de agenda de acompanhamento dos benefícios concedidos a um participante, tais como Perícia Médica, Suspensão de benefício ou qualquer outro evento que seja necessário o seu registro.
5.1.14.6. Gestão da concessão dos benefícios, com check-list de documentação necessária para a concessão, com possibilidade de impressão.
5.1.14.7. Conversão de benefício de Aposentadoria em Pensão por Morte.
5.1.14.8. Conversão de benefício de Aposentadoria em Benefício por Sobrevivência.
5.1.14.9. Controle dos prazos de pagamento de benefício por beneficiário, conforme o regulamento do plano de benefícios.
5.1.14.10. Permitir a concessão de mais de um benefício a um mesmo beneficiário.
5.1.14.11. Permitir o pagamento à vista de percentual do saldo da reserva e descontar do saldo para cálculo do valor do benefício.
5.1.14.12. Possibilitar o cadastramento de novo beneficiário após a concessão, com recálculo da cota de cada beneficiário.
5.1.14.13. Integração com os demais sistemas (tesouraria, contabilidade, arrecadação, cadastro, empréstimo, folha ou similares).
5.1.14.14. Consulta e geração de relatórios de crítica da base cadastral, com base em parâmetros configuráveis, possibilitando exportação.
5.1.14.15. Emissão de relatórios operacionais e gerenciais, tais como:
a) Relatório de participantes por situação de benefício;
b) Memória de cálculo dos benefícios;
c) Capitais segurados utilizados no cálculo dos benefícios, por assistido;
d) Relação de benefícios ativos;
e) Relação de assistidos, por tipo de benefício e patrocinador;
f) Relação de benefícios negados;
g) Relação de benefícios concedidos;
h) Informações para reavaliação atuarial;
i) Relatório com estatística de participantes e assistidos para fins de avaliação atuarial;
j) Consulta e geração de relatórios de crítica da base cadastral, com base em parâmetros configuráveis, possibilitando exportação para os formatos PDF, Excel, TXT;
k) Emissão de formulários/cartas de concessão, recadastramento, requerimento de benefício com a possibilidade de exportação dos relatórios para os formatos PDF, Excel, TXT.
5.1.15. Folha de Pagamento de Benefícios:
5.1.15.1. Consulta e cadastramento de rubricas/verbas de provento e desconto para cada benefício, por plano de benefícios.
5.1.15.2. Consulta e cadastramento de fórmulas de cálculo para as rubricas/verbas de provento e desconto.
5.1.15.3. Integração com módulo de empréstimos para cálculo de eventual parcela e desconto no pagamento.
5.1.15.4. Consulta e cadastramento de índices de correção dos benefícios.
5.1.15.5. Gestão das aposentadorias e pensões, inclusive com controle do saldo da reserva.
5.1.15.6. Gestão das pensões por morte, inclusive com o rateio e reversão das cotas de pensão.
5.1.15.7. Gestão de pensões judiciais, inclusive com todas as variações de cálculo definidas pela justiça.
5.1.15.8. Gestão de descontos de entidades externas.
5.1.15.9. Cálculo de margem consignável como informativo no demonstrativo de proventos.
5.1.15.10. Cálculo de benefícios, inclusive de forma proporcional.
5.1.15.11. Correção/reajuste de benefícios, com base em índices pré-cadastrados.
5.1.15.12. Recálculo de benefícios, com apuração de valores retroativos.
5.1.15.13. Recálculo anual de benefícios, com apuração dos saldos e prazos remanescentes.
5.1.15.14. Geração de prévias da folha de pagamento, por plano, por patrocinadora e por participante.
5.1.15.15. Cálculo e controle da cota familiar das pensões por morte.
5.1.15.16. Integração com os demais sistemas previdenciários (tesouraria, contabilidade, arrecadação, cadastro, empréstimo ou similares), de forma a realizar a geração de movimento.
5.1.15.17. Geração de DARF e DIRF, inclusive com especialização para ações judiciais.
5.1.15.18. Emissão de informe de rendimentos e geração de arquivo TXT, em layout parametrizável, para impressão outsourcing.
5.1.15.19. Emissão de lote/arquivo, padrão CNAB, de pagamento bancário.
5.1.15.20. Emissão de relatórios operacionais e gerenciais, tais como:
a) Emissão de Contracheque e geração de arquivo TXT, em layout parametrizável, para impressão outsourcing;
b) Demonstrativo de pagamento, por competência, por patrocinador, por assistido, e outros;
c) Extrato de pagamentos;
d) Histórico de benefícios pagos por competência, por assistido, por patrocinador, e outros;
e) Relatório de apuração de diferenças entre o valor concedido e o pago;
f) Relatório de comparação do resumo da folha anterior com a folha atual;
g) Rubricas/verbas pagas e descontadas;
h) Cotas de pensão;
i) Cotas de pensão encerradas;
j) Possibilidade de exportação dos relatórios para os formatos PDF, Excel, TXT.
5.1.16. Gestão do risco terceirizado:
5.1.16.1. Manter as informações sobre capitais segurados e prêmios dos participantes e assistidos que contrataram a cobertura dos benefícios de risco, tanto por digitação no sistema quanto por carga de arquivo em layout pré-definido pela entidade. Controlar o estado do seguro (ativo, cancelado, recusado e inconsistente) e os valores vigentes para o segurado.
5.1.16.2. Recálculo anual dos capitais segurados.
5.1.16.3. Integração com os demais sistemas (tesouraria, contabilidade, arrecadação, cadastro, concessão de benefícios e outros similares).
5.1.16.4. Monitorar os requisitos para a vigência do contrato de seguro em relação a cada Participante segurado, especialmente no que trata do pagamento do prêmio à seguradora.
5.1.16.5. Monitorar os requisitos para o recebimento de capital segurado decorrente de contrato de seguro em relação a cada participante segurado.
5.1.16.6. Inclusão de funcionalidade de cálculo dos capitais segurados e prêmios.
5.1.16.7. Possibilitar o cadastramento dos preços dos seguros.
5.1.16.8. Realizar crítica dos dados cadastrais e de arrecadação.
5.1.16.9. Gerar relatório resumo das críticas cadastrais e de arrecadação.
5.1.16.10. Efetuar os cálculos dos capitais segurados e prêmios a partir das informações do cadastro e da arrecadação.
5.1.16.11. Gerar arquivo em formatos diversos com os capitais e prêmios calculados.
5.1.16.12. Gerar relatório resumo com a quantidade de participantes cobertos e os valores de capitais segurados e prêmios.
5.1.16.13. Gerar relatório com o histórico de capitais e prêmios por participante e por competência.
5.1.16.14. Cadastro dos capitais segurados escolhidos pelos participantes.
5.1.16.15. Possibilitar o cadastramento dos preços dos seguros.
5.1.16.16. Efetuar conferência entre os valores de capitais e prêmios calculados e os valores contratados cadastrados no módulo Cadastro.
5.1.16.17. Gerar relatório do resumo relacionado ao subitem anterior.
5.1.16.18. Gerar relatório com o histórico de capitais e prêmios por participante e por competência.
5.1.16.19. Possibilidade de exportação dos relatórios para os formatos PDF, Excel, TXT.
5.1.17. Extrações e Relatórios Gerenciais do ITEM 1 - SERVIÇOS PREVIDENCIÁRIOS:
5.1.17.1. Relatórios e consultas devem ser gerados nos seguintes formatos: PDF, TXT, XLS e CSV.
5.1.17.2. Extrações de dados, visando sua exportação, devem ser geradas nos seguintes formatos: PDF, TXT, XLS e CSV.
5.1.17.3. Realizar extrações que possibilitem a integração com ferramentas de Business Intelligence.
5.2. ITEM 2 - SERVIÇOS DE RELACIONAMENTO.
5.2.1. Atendimento à entidade:
5.2.1.1. Permitir à DF-PREVICOM o direito de uso do sistema de gestão utilizado pela CONTRATADA, durante o prazo de vigência do contrato e para os restritos fins de consulta e emissão de relatórios gerenciais, podendo ser acertada entre as partes, no decorrer do contrato, a operacionalização de algumas atividades pela própria Entidade, por meio das ferramentas já disponibilizadas pela CONTRATADA, a depender da necessidade dos serviços;
5.2.1.2. Prestar suporte técnico relacionado às correções de erro de sistema e de disponibilidade de aplicações dedicadas ao participante;
5.2.1.3. Realizar a manutenção corretiva do sistema de gestão sempre que apresentar defeitos ou incorreções de qualquer natureza, inclusive quando registrados pela DF-PREVICOM.
5.2.1.4. Disponibilizar portal de atendimento para abertura de solicitações, incluindo desenvolvimentos e correções, para acompanhamento do andamento das solicitações realizadas, fórum de discussão e disponibilização de relatórios de desempenho contemplando pesquisa de satisfação e informações gerenciais.
5.2.1.5. Realizar o registro e controle completo de todas as solicitações encaminhadas, de tal sorte que permita, por meio de indicadores objetivos de desempenho, a DF-PREVICOM acompanhar o desempenho do serviço prestado.
5.2.2. Simulador de benefícios online:
5.2.2.1. Disponibilizar simulador de benefícios online para projeção de necessidades previdenciárias, possibilitando cenários diversos de simulação, com variação de sexo, idade atual, idade de aposentadoria, salário, crescimento salarial, taxa real de juros projetada, percentual de contribuição patrocinada, valor mensal da contribuição não patrocinada, valor mensal de pagamento para o risco de morte e/ou invalidez, valor de aporte inicial, valor de benefício alvo, dentre outros campos que podem auxiliar aos servidores tomarem suas decisões previdenciárias.
5.2.3. Aplicação WEB (área restrita do participante/assistido):
5.2.3.1. Desenvolvimento, parametrização, configuração, manutenção, suporte técnico, treinamento e hospedagem de aplicação WEB corporativa, de acordo com layout e conteúdo a serem previamente aprovados, devendo observar a legislação aplicável à divulgação de informações a participante/assistido (Resolução CNPC nº 32/2019) e contemplar, pelo menos, as funcionalidades a seguir especificadas e devendo a aplicação WEB seguir os mais rígidos padrões de segurança e disponibilidade.
5.2.3.2. Disponibilização de área restrita ao participante/assistido, com acesso individualizado por usuário e senha WEB, que permita, dentre outras aplicações necessárias ao pleno acesso de informação ao participante:
a) O acompanhamento de suas contribuições;
b) Acesso a informativos e documentos;
c) O acompanhamento da evolução de saldo de contas, da evolução de benefícios e da evolução de rentabilidade, dentre outros indicadores pertinentes;
d) A abertura de solicitações para a área de atendimento;
e) Realizar simulações de empréstimos, de benefícios e de institutos, considerando reservas atuais, renda futura e opções por regime de tributação;
f) Emissão de informe de rendimentos e extratos correspondentes;
g) Emissão do Extrato dos Institutos e Termo de Opção;
h) Geração de aviso de crédito para consulta dos assistidos;
i) Extratos para acompanhamento mensal da evolução dos Planos de Benefícios;
j) Emissão, reemissão e controle de boletos de autopatrocinados, de boletos de contribuições facultativas e de boletos de contribuições em atraso. O controle de boletos deve garantir a cobrança efetiva em todo o processo de arrecadação descrito no item 5, em que há a previsão de uso, emissão e pagamentos via boletos;
k) Atualização cadastral (dados cadastrais básicos e dados inerentes ao vínculo no plano como percentual de contribuição e regime de tributação);
l) Disponibilização de rotinas e formulários para atualização e manutenção do cadastro, recadastramento e alteração de perfil de investimentos;
m) Informações relativas aos capitais segurados e prêmios;
n) Solicitação de cancelamento;
o) Solicitação de desistência de adesão automática;
p) Assinatura eletrônica de contrato;
q) Acesso a contratos com o participante (cópia digitalizada ou contrato eletrônico);
r) Integração a outros sistemas utilizados pela DF-PREVICOM para consulta a documentos digitalizados;
s) Disponibilização de formulários diversos (tais como opção por institutos, solicitação de empréstimo e atualização de cadastro);
t) Rotinas de empréstimos:
I - Formulário de solicitação e concessão de empréstimo;
II - Simulação e efetivação de concessões de novos empréstimos nas tabelas Price ou SAC, com informações sobre valor emprestado, prazo e número de prestações;
III - Simulação e efetivação de quitação antecipada de parcelas;
IV - Simulação e efetivação de amortização de saldo devedor e recálculo do novo valor da prestação; V - Saldo e extrato de empréstimo;
VI - Extratos de pagamentos.
5.2.3.3. Disponibilização de área restrita a representantes das patrocinadoras, com acesso individualizado por usuário e senha WEB, que permita:
a) Validar Contribuições;
b) Obtenção dos formulários;
c) A disponibilização de documentos/relatórios de contribuições;
d) Acessos a balancetes por mês, por plano e consolidado;
e) Disponibilização de listagem dos lançamentos efetuados;
f) Conciliação das contas com valores em pendência;
g) Extratos para acompanhamento mensal da evolução dos fundos do PGA e de outros Planos de Benefícios;
5.2.3.4. Deverá ser disponibilizada ferramenta backend que possibilite o gerenciamento de conteúdo do portal como administrador, permitindo edição, acréscimo e criação de conteúdo englobando texto, imagens, vídeos e páginas (com modificação de atributos tais como cores e background).
5.2.3.5. Disponibilizar procedimentos para comunicação com os participantes de informações do seu interesse, a exemplo de extrato da reserva, aviso de crédito de assistidos e pensionistas, recadastramento, informe de rendimentos dentre outros.
5.2.3.6. Disponibilizar área específica para acompanhamento, pelo participante/assistido, das regras referentes ao contrato de seguro, desde valores pagos, valores segurados, alíquota máxima de cobertura adicional constante no Plano de Custeio e alíquota efetiva escolhida pelo participante/assistido, entre outras que vierem a ser demandadas pela DF-PREVICOM.
5.2.4. Aplicação mobile (área restrita do participante/assistido):
5.2.4.1. Disponibilizar aplicativo para dispositivos móveis, no mínimo nas duas plataformas mais populares (Android e iOS), tanto para tablets quanto para smartphones, para uso dos participantes e assistidos dos planos de benefícios, com manutenção, suporte técnico, treinamento e hospedagem, de acordo com layout e conteúdo a serem previamente aprovados, observando a legislação aplicável à divulgação de informações a participante/assistido (Resolução CNPC nº 32/2019), devendo tanto o aplicativo seguir os mais rígidos padrões de segurança disponíveis no mercado e possibilitar acesso ao mesmo conteúdo presente na aplicação WEB, exemplificadamente os abaixo elencados:
a) Emissão de informe de rendimentos (benefícios);
b) Extrato de contribuições e rendimentos;
c) Atualização cadastral (dados cadastrais básicos e dados inerentes ao vínculo no plano como percentual de contribuição e regime de tributação);
d) Declaração de rendimentos;
e) Disponibilização de informações para os participantes/assistidos, como Informe de Rendimentos anual e extratos;
f) Simulação e cálculo de benefícios, inclusive considerando reservas atuais, renda futura e opções por institutos previstos em regulamento;
g) Geração de aviso de crédito para consulta dos assistidos;
h) Informações relativas aos capitais segurados e prêmios;
i) Solicitação de cancelamento;
j) Solicitação de desistência de adesão automática;
k) Rotinas de empréstimos:
I - Simulação e efetivação de concessões de novos empréstimos nas tabelas Price ou SAC, com informações sobre valor emprestado, prazo e número de prestações;
II - Simulação e efetivação de quitação antecipada de parcelas;
III - Simulação e efetivação de amortização de saldo devedor e recálculo do novo valor da prestação; IV - Saldo e extrato de empréstimo;
V - Extratos de pagamentos.
5.2.4.2. Deverá ser disponibilizada ferramenta backend que possibilite o gerenciamento de conteúdo do portal como administrador, permitindo edição, acréscimo e criação de conteúdo englobando texto, imagens, vídeos e páginas (com modificação de atributos tais como cores e background);
5.2.4.3. Deverá ser prevista possibilidade de envio pelo aplicativo de notificações Push para o participante/assistido.
5.2.5. Controle de Atendimentos:
5.2.5.1. Disponibilizar sistema que permita o controle de atendimento ao participante/assistido e ao servidor não participante, com data do atendimento, geração de protocolo, problema apresentado, campo para descrição detalhada do atendimento, nome do atendente, contagem de prazo de 1ª resposta, contagem de prazo de resposta final, se o problema foi solucionado ou não, nota de avaliação do atendimento, histórico de outros atendimentos à mesma pessoa, dentre outras funcionalidades.
5.2.6. Extrações e Relatórios Gerenciais do ITEM 2 - SERVIÇOS DE RELACIONAMENTO:
5.2.6.1. Relatórios e consultas devem ser gerados nos seguintes formatos: PDF, TXT, XLS e CSV.
5.2.6.2. Extrações de dados, visando sua exportação, devem ser geradas nos seguintes formatos: PDF, TXT, XLS e CSV.
5.2.6.3. Realizar extrações que possibilitem a integração com ferramentas de Business Intelligence.
5.3. ITEM 3 - SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS.
5.3.1. Prestação de serviços operacionais administrativos, a serem executados por pessoal próprio da CONTRATADA, inclusive, por meio de sistema de gestão integrada.
5.3.2. Contabilidade:
5.3.2.1. Os Serviços Contábeis compreendem as atividades operacionais de escrituração contábil dos planos de previdência administrados, a serem realizados no sistema de gestão integrada, de acordo com as normas e Planos de Contas estabelecidas pelos órgãos governamentais competentes, compreendendo as seguintes atividades:
5.3.2.2. Elaboração das informações necessárias para o cálculo do valor da quota;
5.3.2.3. Elaboração de todos os demonstrativos contábeis consolidados e segregados por plano de benefícios, inclusive o PGA, para a PREVIC;
5.3.2.4. Classificação contábil dos documentos;
5.3.2.5. Análise e reconciliação mensal das contas contábeis;
5.3.2.6. Preparação e envio de balancetes mensais à PREVIC;
5.3.2.7. Elaboração das demonstrações contábeis anuais, incluindo a preparação de minuta das notas explicativas;
5.3.2.8. Elaboração da declaração do imposto de renda Xxxxxx Xxxxxxxx - DIPJ;
5.3.2.9. Elaboração da declaração de contribuições e tributos federais - DCTF;
5.3.2.10. Elaboração da declaração de imposto de renda na fonte anual - DIRF;
5.3.2.11. Elaboração da relação anual de informações sociais- RAIS;
5.3.2.12. Elaboração da Guia de Recolhimento do FGTS - GFIP;
5.3.2.13. Emissão de informes de rendimentos anual dos serviços de terceiros contratados pela entidade;
5.3.2.14. Xxxxxxx, retenção e recolhimento de tributos;
5.3.2.15. Controle do ativo permanente;
5.3.2.16. Atualização cadastral dos dados da entidade e dos planos de benefícios por ela administrado junto a PREVIC por meio eletrônico;
5.3.2.17. Guarda e manutenção dos documentos contábeis do exercício;
5.3.2.18. Suporte ao atendimento das visitas da auditoria externa contratada pela entidade.
5.3.2.19. Disponibilização de espaço físico para a execução dos trabalhos dos auditores externos;
5.3.2.20. Suporte ao atendimento da auditoria interna da entidade;
5.3.2.21. Rateio das despesas administrativas entre planos;
5.3.2.22. Preparação de relatórios gerenciais adicionais;
5.3.2.23. Evolução das provisões matemáticas para fins contábeis, de acordo com planilhas disponibilizadas pelo atuário responsável;
5.3.2.24. Resumo do Balanço Patrimonial e demais informações para atendimento a elaboração do Relatório Anual Resumido que será realizado pela entidade;
5.3.2.25. Informações e dados solicitados pela Receita Federal;
5.3.2.26. Elaboração e entrega da PERD/COMP;
5.3.2.27. Elaboração de Relatório Financeiro, contendo as inconsistências dos pagamentos realizados, para análise e reenvio;
5.3.2.28. Providenciar justificativas para dúvidas, consultas ou esclarecimentos dos diretores, auditores e conselheiros da entidade;
5.3.2.29. Responder perante o órgão fiscalizador às consultas, indagações e atender a equipe de fiscalização, sempre que necessário;
5.3.2.30. Mensalmente disponibilização de documentos/relatórios no Portal web:
a) Balancetes do mês, por plano e consolidado;
b) Listagem dos lançamentos efetuados;
c) Conciliação das contas com valores em pendência;
d) Acompanhamento mensal da evolução do Fundo Administrativo e do Fundo de reversão, se aplicável;
e) Cópia dos balancetes enviados para a PREVIC;
f) Protocolo dos balancetes enviados à PREVIC;
g) Relatórios de gerenciamento dos investimentos (composição do patrimônio por fundo, cotas, rentabilidades, DI, TIR, etc.).
5.3.2.31. Manutenção dos planos de contas contábeis, auxiliares e padrão PREVIC, que sejam configuráveis;
5.3.2.32. Movimentação contábil:
a) Lançamentos com partida simples e múltiplas;
b) Fornecer críticas dos lançamentos (ex. evento em plano não permitido; valor débito <>total de crédito);
c) Cadastro de eventos e históricos padronizados, fazendo lançamentos automáticos;
d) Permitir lançamentos manuais;
e) Processar lotes de lançamentos de outros sistemas de forma parametrizável;
f) Realizar lançamentos retroativos;
g) Permitir ajuste de lançamentos e ou exclusão dos mesmos em data indicada pelo usuário, desde que o mês de lançamento esteja aberto;
h) Atualizar automaticamente os saldos;
i) Consulta de lançamentos contábeis por período, conta contábil, patrocinador, plano;
j) Gerar o encerramento automático das contas de resultado.
5.3.2.33. Rotinas por controle de alçadas e segregação de funções:
a) Controlar o acesso por usuário;
b) Permitir o acesso simultâneo do programa por vários usuários e compartilhamento de informações.
5.3.2.34. Processamento e fechamento contábil:
a) Permitir o processamento e fechamento por patrocinador;
b) Utilização de calendários próprios com periodicidades parametrizáveis via sistema, a fim de permitir o controle dos fechamentos contábeis, bloqueando alterações ou novos lançamentos.
c) Cadastro entidade – patrocinador - plano – subplano – perfil de investimentos;
d) Cadastro de organograma / centro de custo;
e) Código de identificação do perfil de investimentos;
f) Identificação do cadastro de unidades operacionais para vinculação dos eventos contábeis;
g) Operações Inter programas:
I - Lançamento automático do fluxo de investimentos;
II - Rateio das despesas administrativas entre gestão previdencial e Investimentos por centro de custo, com base em percentuais preestabelecidos; III - Constituição/reversão do fundo administrativo;
IV - Rotina para lançamento das reservas matemáticas.
5.3.2.35. Relatórios de processamento e fechamento contábil:
a) Gerar os livros contábeis (Diário e Razão) nos formatos legais, ou arquivos eletrônicos, segregados por Patrocinador/plano de benefício;
b) Gerar razão no formato legal, com alternativa de partida e contrapartida;
c) Emitir termos de abertura e encerramento do diário;
d) Todos os relatórios precisam ter o filtro por patrocinador, plano, PGA e consolidado por período;
e) Gerar balancetes, diários, mensais, em diferentes níveis, com e sem o encerramento do exercício, sem a necessidade de desfazer o lançamento de encerramento.
f) Gerar balancete PREVIC no formato txt, com suas consistências;
g) Gerar o balanço e demonstrações contábeis exigidos pelo órgão fiscalizador;
h) Ter um gerenciador de relatórios, permitindo personalizar e incluir fórmulas de cálculo e vinculação com saldos entre outras opções.
5.3.2.36. Obrigações acessórias:
a) Extração de informações para integrações legais, fiscais e gerenciais;
b) Consultas e geração de arquivo para as declarações legais obrigatórias: plataforma SPED (contábil – ECD, fiscal – ECF, contribuições – EFD), contemplando as regras de consistências do órgão fiscalizador;
c) Consultas e geração de DCTF, DIRF, DARF, GPS, INSS e ISS, vinculada ao sistema financeiro.
5.3.2.37. Consultas e geração de relatórios operacionais e gerenciais, mantidas pelo usuário, por meio de fórmulas definidas em sistema, possibilitando sua vinculação a uma planilha excel previamente formatada pelo usuário; permitir a exportação nos padrões XML, texto e PDF e outros;
5.3.2.38. Parametrização para cadastramento de contratos com vencimentos periódicos para documentos que geram lançamentos contábeis regularmente, tais como impostos, de forma a gerar os lançamentos contábeis automaticamente por meio de processamento automático vinculado ao sistema tesouraria;
5.3.2.39. Apurar o valor da cota dos planos de benefícios com processamento automático dos dados necessários para sua formação.
5.3.3. Gestão de recursos humanos (RH):
5.3.3.1. Admissão de empregados:
a) Inclusão de novos colaboradores/estagiários/autônomos no sistema de RH;
b) Emissão de documentos admissionais;
c) Anotação na CTPS.
5.3.3.2. Férias:
a) Controle, cálculo e registro de férias;
b) Emissão de aviso e recibo de férias e anotação na CTPS;
c) Confecção da folha de férias.
5.3.3.3. Folha de Pagamento e Encargos Sociais:
a) Confecção da folha de pagamento (mensal, quinzenal, vales e 13º salário), com atualização das informações de faltas, licenças, horas extras, cálculo dos encargos sociais e declarações acessórias mensais (GFIP/CAGED);
b) Permitir a geração de folha de pagamento para empregados, empregadores (pró-labores), estagiários e autônomos;
c) Lançamento e atualização dos dados bem como notas fiscais de prestadores de serviços e autônomos no sistema de RH;
d) Cálculo da folha de pagamento;
e) Xxxxxxx e impressão das guias de encargos previdenciários, fiscais e trabalhistas diversos e imposto de renda;
f) Cálculo de provisões mensais relativas às férias e décimo terceiro;
g) Emissão dos recibos de pagamento;
h) Gerar arquivo para envio com dados para crédito em conta bancária dos valores líquidos da folha pagamento;
i) Envio de GFIP (com e sem movimento) e CAGED.
5.3.3.4. Rescisão:
a) Inclusão e cálculo da rescisão;
b) Cálculo da GRRF (multa FGTS) se for o caso;
c) Emissão dos documentos rescisórios
d) Anotação na CTPS;
e) Homologação da rescisão no sindicato (se for o caso).
5.3.3.5. Outras Rotinas Trabalhistas.
a) Acompanhamento do controle de frequência e banco de horas;
b) Parametrização do módulo de RH para as rotinas atuais bem como novas obrigações acessórias que venham a surgir;
c) Prestar orientação legal com base na legislação vigente;
d) Confeccionar e transmitir a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
e) Confeccionar a DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) e enviar o arquivo a contabilidade para transmissão;
f) Atender às fiscalizações do Ministério da Economia - Secretaria de Trabalho, , ou outro órgão governamental competente;
g) Alinhamento das disposições do Manual e Procedimentos com a legislação trabalhista em vigor (CLT, Convenção Coletiva e Jurisprudências);
h) Possuir cadastro e emissão de ficha do empregado com foto visível;
i) Permitir a integração com sistemas de ponto eletrônico.
5.3.3.6. Orientação e atendimento quanto à legislação trabalhista, previdenciária e saúde ocupacional, conforme as normas legais vigentes.
5.3.3.7. Orientações e elaboração de projetos e planos de saúde ocupacional exigidos por lei, bem como o controle de exames admissionais, periódicos e demissionais de trabalhadores.
5.3.3.8. Atendimento às requisições de informações e documentação durante fiscalizações de órgãos competentes, tais como Receita Federal, Ministério da Economia - Secretaria de Trabalho, entre outros, inclusive auditorias externas contratadas pela DF-PREVICOM.
5.3.3.9. Possuir e atualizar as tabelas de IR, INSS, funções, horários, bancos, eventos, e todas as demais tabelas exigidas legalmente, unificadas para todo o sistema, ou seja, com manutenção pelo usuário uma única vez.
5.3.3.10. Conter as tabelas completas dos eventos (itens de proventos e descontos) mais usados, permitindo total manutenção pelo usuário.
5.3.3.11. Permitir a realização do cadastro da entidade com centro de custos e tomadores de serviços.
5.3.3.12. Exportar dados para RAIS, SEFIP, CAGED e os respectivos aplicativos definidos em Legislação, entre outros.
5.3.3.13. Gerar relatórios da folha de pagamento normal, centro de custo ou tomador de serviço, relação de folha de pagamento analítica e sintética, recibos de salário com logomarca da entidade (configurável), etiqueta de cartão ponto, contrato de experiência, prorrogação e término, recibo e controle de vale transporte, ficha financeira, aviso e recibo de férias, aviso prévio, rescisão de contrato de trabalho, seguro desemprego, relação de salário de contribuição.
5.3.3.14. Cálculo dos encargos sociais e emissão das guias de pagamento e obrigações tributárias.
5.3.3.15. Integração com o sistema financeiro e de contabilidade.
5.3.4. Gestão orçamentária:
5.3.4.1. Controle do processo de elaboração, apuração e acompanhamento orçamentário, dos Planos de Benefícios e do PGA, contemplando análise comparativa entre o valor orçado e o realizado. O valor realizado deverá ser acompanhado pelos critérios de competência (receita auferida e despesa incorrida) e caixa (receita recebida e despesa paga);
5.3.4.2. Elaboração de proposta de orçamento anual, utilizando-se de dados históricos e fórmulas matemáticas (média, desvio padrão, aplicações percentuais, etc.), a fim de facilitar a elaboração orçamentária;
5.3.4.3. Cadastro de itens orçamentários;
5.3.4.4. Declaração de disponibilidade orçamentária;
5.3.4.5. Consolidações do PGA em nível de centro de responsabilidade;
5.3.4.6. Manutenção e parametrização de planos de contas orçamentários gerenciais, agregando contas dos planos de contas contábil e financeiro;
5.3.4.7. Atualização do acompanhamento orçamentário realizado de forma automatizada;
5.3.4.8. Parametrização, geração e exclusão de rateio;
5.3.4.9. Administração de Investimentos;
5.3.4.10. Controle das alterações do orçamento, incluindo remanejamento, suplementação e reprogramação, possibilitando a visualização do histórico e geração de versões no decorrer do exercício;
5.3.4.11. Relatório comparativo de valor previsto x realizado, consolidado e analítico, possibilitando sua exportação em diferentes formatos;
5.3.4.12. Integração com a gestão contábil e financeira para atualização da execução e acompanhamento orçamentário;
5.3.4.13. Consultas e geração de relatórios operacionais e gerenciais, mantidas pelo usuário, por meio de fórmulas definidas em sistema, possibilitando sua vinculação a uma planilha excel previamente formatada pelo usuário; e
5.3.4.14. Empenhos e liquidações.
5.3.5. Gestão de tesouraria:
5.3.5.1. Lançamentos e controle de contas a pagar e receber, contemplando as funções: Cadastro, liberação, autorização, reprogramação, bloqueio, desbloqueio, baixa e estorno;
5.3.5.2. Parametrização para cadastramento de clientes, fornecedores e bancos;
5.3.5.3. Liberação por controle de alçadas e segregação de funções;
5.3.5.4. Atualização descentralizada e a assinatura eletrônica de pagamentos, recebimentos e transferências bancárias;
5.3.5.5. Autorização financeira de pagamentos, recebimentos e transferências bancárias;
5.3.5.6. Consulta, geração e controle das retenções tributárias de pessoa Jurídica e Física (IRRF, CSRF, ISS, INSS);
5.3.5.7. Consulta e geração de guias de tributos, com as respectivas datas de recolhimento, inclusive informações e arquivos de DCTF, DIRF e DARF;
5.3.5.8. Pagamentos por remessa de arquivo em meio magnético, com geração de arquivo remessa no leiaute padrão dos bancos e leitura e carga de arquivo retorno, gerando a movimentação contábil da liquidação no “contas a pagar”;
5.3.5.9. Emissão de boletos;
5.3.5.10. Controle de fluxo de caixa (pagamentos, recebimentos e despesas bancárias); aplicação e resgates de investimentos;
5.3.5.11. Fechamento diário e conciliação bancária, mediante a utilização de calendários próprios com periodicidades parametrizáveis via sistema, a fim de permitir o controle dos fechamentos;
5.3.5.12. Controlar as operações financeiras provenientes de autorizações de pagamento, autorizações de recebimento, lançamentos financeiros e, transferências;
5.3.5.13. Controle de contratos (cadastramento, geração automática de parcelas, reajuste);
5.3.5.14. Controle dos adiantamentos, reembolsos e fundo fixo;
5.3.5.15. Carga automática das informações de arrecadação e benefícios:
a) Geração da movimentação contábil e financeira nos processos de portabilidade de entrada e saída, com inscrição nas “contas receber” e “contas pagar”;
b) Ferramenta de conciliação para identificação dos créditos no extrato bancário e liquidação automática pelos respectivos recebimentos nos Planos de Benefícios;
c) Leitura e carga dos arquivos de contribuições dos patrocinadores, gerando a movimentação contábil e financeira na “contas a receber” nos Planos de Benefícios e no PGA (taxa de carregamento). Ferramenta de conciliação, para identificação dos créditos no extrato bancário e liquidação automática pelos respectivos recebimentos, nos Planos de Benefícios e no PGA;
d) Ferramenta de tratamento das modalidades de contribuições que utilizem cobrança (autopatrocínio, facultativo e alternativo), para geração do boleto, débito automático ou outra forma de cobrança bancária;
e) Leitura dos arquivos retornos e baixa/liquidação automática, gerando as movimentações contábeis e financeiras pela inscrição no “contas a receber” e liquidação pelos respectivos recebimentos, nos Planos de Benefícios e no PGA.
5.3.5.16. Gerar a contabilização dos movimentos financeiros;
5.3.5.17. Consulta de arquivo remessa bancária;
5.3.5.18. Relatório do fluxo financeiro previsto e realizado dos compromissos registrados;
5.3.5.19. Integração com as funcionalidades de contabilidade, gestão previdenciária e orçamento;
5.3.5.20. Consultas e geração de relatórios operacionais e gerenciais por patrocinador, plano, PGA e consolidado, mantidas pelo usuário, por meio de fórmulas definidas em sistema, possibilitando sua vinculação a uma planilha Excel previamente formatada pelo usuário.
5.3.6. Patrimonial:
5.3.6.1. Controle virtual de bens pertencentes à DF-PREVICOM, conforme informações dos bens fornecidas pela DF-PREVICOM;
5.3.6.2. Geração de relatório de controle patrimonial, com base nas classificações contábeis e quaisquer outras classificações propostas pela DF- PREVICOM, incluindo, no mínimo:
a) Vida útil;
b) Valor residual;
c) Valor pago;
d) Metodologia e percentuais de depreciação;
e) Respeito ao manual de normas e procedimentos utilizado pela DF-PREVICOM para o controle patrimonial;
f) Conciliação físico x contábil;
g) Controle de inventário, com inserção na ferramenta eletrônica de integrada de gestão previdenciária;
h) Planejamento e escopo, definição ou redefinição de procedimentos e levantamento físico; e
i) Controle de placas de identificação.
5.3.6.3. Controle virtual de estoques, almoxarifado e inventário, conforme informações fornecidas pela DF-PREVICOM.
5.3.7. Gestão dos contratos administrativos:
5.3.7.1. Controle de contratos, termos aditivos e demais documentos relacionados, em um único local do sistema, incluindo:
a) Número;
b) Objeto;
c) Data de vigência;
d) Renovação automática;
e) Prazo de entrega do item ou início do serviço;
f) Data de pagamento;
g) Unidade de medida;
h) Valor da unidade;
i) Quantidade de unidades contratadas;
j) Valor total do contrato; e
k) Campo para texto livre.
5.3.7.2. Envio de alertas de data de vigência, renovação automática, prazo para entrega do item ou início do serviço e data de pagamento.
5.3.7.3. Geração de relatório que registre andamento dos contratos, valores, tempo de contrato e outras métricas importantes.
5.3.7.4. Registro de todas as alterações no sistema relacionadas aos contratos, criando uma trilha de auditoria completa para fins de conformidade, transparência e prestação de contas.
5.3.8. Empréstimos:
5.3.8.1. Integração automática com os demais sistemas (tesouraria, contabilidade, arrecadação, cadastro, benefício ou similares);
5.3.8.2. Elaborar e enviar para PREVIC, XML da carteira de empréstimo.
5.3.8.3. Transferir para a contabilidade as movimentações de empréstimo.
5.3.8.4. Disponibilizar arquivos de integração no layout dos patrocinadores para desconto das parcelas em folha dos participantes ativos e integração automática para desconto em folha de benefícios no caso de participantes assistidos.
5.3.8.5. Gerenciamento de empréstimos:
a) Cálculo de margem consignável;
b) Cadastramento e consultas dos contratos de empréstimo;
c) Simulações e concessões nas tabelas Price, SAC, entre outras;
d) Quitação antecipada;
e) Controle e correção de inadimplência;
f) Rentabilidade da carteira de empréstimos;
g) Informação ao COAF;
h) Relatórios gerenciais.
5.3.8.6. Simulação:
a) Com instrumento de controle de habilitação de acesso por categoria de participante e assistido, conforme previsto em regulamentos de cada modalidade de operação com participante;
b) De concessões de novos empréstimos conforme os parâmetros e critérios estabelecidos pelos regulamentos de cada modalidade de operação com participante, sendo requisitos mínimos:
I - Sistema de Amortização Constante – SAC – e Sistema Francês de Amortização – Price, com o detalhamento visual simultâneo de: prestações mensais expressas em moeda doméstica corrente; prazo expresso em meses; taxa de juros anual expressa em percentual; e saldo devedor expressos em moeda doméstica corrente;
II - Total referente à taxa administrativa expressa em moeda doméstica corrente, conforme definida pela DF-PREVICOM na qualidade de administradora de planos;
III - Total referente ao Imposto sobre Operação de Crédito – IOF – expresso em moeda doméstica corrente, conforme legislação e normativos tributários específicos sobre o tema;
IV - Custo Efetivo Total – CET – expresso em taxa percentual anual; e
V - Geração, preenchimento, visualização digital e impressão de contrato de operação com participantes.
5.3.8.7. Cadastro dos critérios e parâmetros por modalidade de operação com participante, com campos referentes a, pelo menos:
a) Categoria de participante habilitado;
b) Valores máximo e/ou mínimo de concessão expressos em moeda doméstica corrente e/ou em múltiplo de reserva individual;
c) Sistemas de amortização, sendo obrigatórios o SAC e o Price;
d) Índice de atualização do saldo devedor por período de vigência e expresso em percentual mensal;
e) Taxas de juros por período de vigência e expressas em percentual anual;
f) Taxas administrativas por período de vigência e expressas em percentual anual;
g) Prêmios de seguro por período de vigência e expresso em percentual;
h) Taxas para constituição de fundo de mitigação de risco de crédito por período de vigência e expressas em percentual;
i) Alíquotas de imposto sobre operação de crédito – IOF por período de vigência e expressas em percentual, considerando o IOF, IOF adicional e o IOF complementar;
j) Prazos contratuais mínimos e máximos expressos em meses, com controle de prazo máximo limitado ao prazo de gozo de benefício programado;
k) Datas para concessão e liquidação, podendo ser distintas;
l) Tipos de garantias, suas características e informações diversas; e
m) Parâmetros e critérios para repactuação de contratos.
5.3.8.8. Cálculo e Geração:
a) Amortização antecipada;
b) Saldos devedores por modalidade de operação com participante, por participante habilitado; por plano e consolidado, conforme período solicitado devido a amortização parcial antecipada, amortização total e pagamento das parcelas da operação de empréstimo ou em caso de repactuação do contrato de empréstimo consignado;
c) Rentabilidade (Cota e TIR) por modalidade de operação com participante, por participante habilitado; por plano e consolidado, conforme período solicitado;
d) Inadimplência por modalidade de operação com participante, por participante habilitado; por plano e consolidado, conforme período solicitado;
e) Capital disponível para empréstimo com integração a volume de reserva do participante;
f) Bloqueio da operação em caso de não haver margem consignável disponível ou de reserva suficiente para o montante financeiro desejado pelo participante ou outro motivo presente nos regulamentos de operação com participantes da DF-PREVICOM;
g) De arquivo remessa de boleto, conforme layout parametrizado em sistema para as instituições financeiras que a DF-PREVICOM mantém relacionamento;
h) Participantes adimplentes e inadimplentes por modalidade de operação com participante habilitado e não habilitado; por plano e consolidado, conforme período vigente;
i) Cálculo das alíquotas de imposto sobre operação de crédito – IOF por período de vigência e expressas em percentual, considerando o IOF, IOF adicional e o IOF complementar;
j) Geração de Informe de Rendimentos Financeiro para declaração do Imposto de Xxxxx Xxxxxx Física, conforme normativo aplicável.
5.3.8.9. Execução e Liquidação:
a) Concessão e efetivação da operação de empréstimo e recálculo do novo valor das prestações em caso de repactuação, amortização ou outra situação que mude o valor das prestações ou do saldo devedor;
b) Administração das cobranças de prestação em folha de benefícios, desconto direto em folha de pagamento, boleto bancário ou outra forma de movimentação financeira;
c) Administração do retorno das prestações pagas e não pagas;
d) Amortização parcial ou total da operação de crédito contratada, mesmo com prestação pendente ou por motivo de cessação de vínculo, mudança de tipo de participante ou uma situação prevista em regulamentos internos;
e) Cobrança de saldos devedores;
f) Amortização antecipada total da operação de crédito contratada, mesmo com prestação pendente;
g) De boletos emitidos com pelo menos as seguintes identificações: boleto gerado, boleto emitido, boleto não pago, boleto pago, boleto cancelado e 2º (segunda) via;
h) Das parcelas via arquivo retorno das instituições financeiras que a DF-PREVICOM mantém relacionamento, assim como outros meios de pagamento previamente elegíveis por modalidade de operação conforme período desejado;
i) Do valor recebido por modalidade de operação com participante, por participante habilitado, por plano e consolidado, conforme período solicitado;
j) Do valor dos tributos, taxas e demais cobranças para a fruição da operação de crédito.
5.3.8.10. Consulta:
a) De informações financeiras dos contratos em vigência ou não, a nível de participante, de contrato, de categoria de participante habilitado, por plano e consolidado conforme período desejado;
b) Do contrato na forma digitalizada ou eletrônica;
c) De amortização antecipada;
d) Repactuação de contrato conforme os regulamentos vigentes e cadastrados pela DF-PREVICOM;
e) Requisitos de empréstimos de acordo com os regulamentos vigentes e cadastrados pela DF-PREVICOM;
f) Conciliação dos valores liquidados e programados, com a identificação de valores pagos em duplicidade, em dia e com atraso, conformo o período solicitado;
g) Rentabilidade (Cota e TIR) por modalidade de operação com participante, por participante habilitado; por plano e consolidado, conforme período solicitado;
h) Inadimplência por modalidade de operação com participante, por participante habilitado; por plano e consolidado, conforme parametrização desejada e período solicitado.
i) De boletos emitidos com pelo menos as seguintes identificações: boleto gerado, boleto emitido, boleto não pago, boleto pago, boleto cancelado e 2º (segunda) via;
j) De arquivo remessa de boleto, conforme layout parametrizado em sistema para as instituições financeiras que a DF-PREVICOM mantém relacionamento;
k) De extrato detalhado das operações com participantes com pelo menos as seguintes informações:
I - Numeração do contrato;
II - Fluxo mensal das prestações em moeda doméstica corrente e categoriza das como amortizadas, inadimplentes e vincendas; III - Detalhamento das prestações em amortização, juros e demais despesas;
IV - Saldo devedor;
5.3.8.11. Legislação:
a) Legislações sobre Entidade Fechada de Previdência Complementar e demais normativos aplicáveis à matéria;
b) Regulamentos e normativos aplicados à DF-PREVICOM, na qualidade de administradora de plano de benefícios.
5.3.8.12. Contratos:
a) Numeração automática e com controle de número de contratos por participantes e número de contratos simultâneos por participantes por período selecionado e parametrização;
b) Identificação de contratos elegíveis à repactuação por período selecionado e parametrização;
c) Identificação de contratos repactuados, amortizados, amortizados antecipadamente, inadimplentes e adimplentes por período selecionado e parametrização;
5.3.8.13. Inserção de dados:
a) Exportar os dados dos arquivos de posição, movimentação, receitas e despesas nos formatos usuais de mercado, como o xml padrão ANBIMA, planilhas eletrônicas ou arquivos de texto;
b) Permitir, eventualmente, customização por meio de inserção manual pela própria DF-PREVICOM de dados não contemplados nos arquivos citados no item acima.
5.3.8.14. Administração de Fechamento e Consolidação Mensal:
a) Fechamento de Saldos do Empréstimo;
b) Fechamento Contábil do Empréstimo.
5.3.9. Extrações e Relatórios Gerenciais do ITEM 3 - ADMINISTATIVO:
5.3.9.1. Relatórios e consultas devem ser gerados nos seguintes formatos: PDF, TXT, XLS e CSV.
5.3.9.2. Extrações de dados, visando sua exportação, devem ser geradas nos seguintes formatos: PDF, TXT, XLS e CSV.
5.3.9.3. Realizar extrações que possibilitem a integração com ferramentas de Business Intelligence.
5.4. ITEM 4 - DISPOSIÇÕES GERAIS.
5.4.1. Tecnologia da informação:
5.4.1.1. O contexto de tecnologia de informação a ser disponibilizado é definido por um conjunto de aplicações desenvolvidas e gerenciadas pela equipe de profissionais da CONTRATADA e que provê suporte tecnológico para a execução dos macroprocessos operacionais listados em todo os serviços do item 5 desta Requisição de Proposta.
5.4.1.2. A CONTRATADA deverá disponibilizar acesso a usuários com perfis de acordo com definição da DF-PREVICOM, zelando pela segurança dos dados sensíveis dos participantes, assistidos e beneficiários e pela segurança operacional do sistema, devendo essa funcionalidade possuir, no mínimo, as seguintes características:
a) O sistema deve gravar e emitir relatórios de data, hora, usuário, valor/informação anterior e valor/informação atual de alterações críticas, estas entendidas como informações de opções realizadas por Participante ou Assistido, relativamente ao seu plano de benefício ou aos seguros, como exemplos, informações de adesão, de percentuais escolhidos ou aplicáveis e de opções por institutos previdenciários previstos nos planos, as quais tenham impacto financeiro em saldo de contas ou nas coberturas do plano.
b) Cada usuário só poderá acessar o sistema por meio de sua identificação pessoal e sua correspondente senha de acesso, baseado numa estrutura de perfil e menus associados para cada tipo de acesso.
c) Disponibilizar trilha de auditoria de acesso, por solicitação da PREVIC, correspondente a registros de atividades (Logs), com informações como data, hora, usuário, dentre outras que forem pertinentes, e seu acesso concedido apenas a usuários autorizados.
d) Disponibilizar trilha de auditoria de transação por solicitação da Fundação, correspondente a registros de atividades (Logs), com informações como data, hora, usuário, dentre outras que forem pertinentes, e seu acesso concedido apenas a usuários autorizados.
e) Permitir autorização do usuário por tipo de transação, referente às alterações críticas mencionadas na alínea "a)", de modo que cada usuário, por meio de senha, possa ter acesso a níveis de serviços compatíveis com as suas atribuições.
f) Permitir alterações dos perfis existentes com inclusão ou exclusão de funcionalidades, assim como a inclusão de novos perfis e a inclusão ou exclusão de novas funcionalidades que venham a ser inseridas no sistema.
g) Os usuários devem ser autenticados unicamente em todo o sistema por senha, e as mesmas devem ser armazenadas de forma criptografada.
h) Deverá haver gestão dos níveis de acesso (perfis) por grupo e por usuários, possibilitando o controle das permissões em nível de tela e de funcionalidade de módulo.
5.4.1.3. A CONTRATADA deverá elaborar um Plano de Contingenciamento visando garantir a continuidade do negócio da DF-PREVICOM, durante e após a implantação da solução informatizada da prestação dos serviços que são objeto desta Requisição, com foco na necessidade de que haja um planejamento para a transferência da base de dados e dos arquivos de propriedade da DF-PREVICOM, de forma a viabilizar a continuidade de suas atividades em caso de rescisão ou extinção contratual, ficando estabelecido que, após o encerramento do contrato, referido plano deverá contemplar, no mínimo as seguintes atividades:
a) A CONTRATADA deverá manter a versão final destravada dos sistemas e da sua documentação, visando eliminar o risco da interrupção das rotinas operacionais bem como manter os sistemas operando para futuras consultas dos movimentos efetuados durante a utilização dos sistemas, pelo prazo necessário para a migração do banco de dados, limitado ao máximo de 12 (doze) meses, ficando desobrigada a disponibilizar atualizações e correções dos sistemas.
b) A CONTRATADA deverá efetuar a transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção das atividades exercidas com base nos sistemas utilizados pela CONTRATADA, principalmente questões relacionadas à migração de dados, com foco na necessidade de que haja um planejamento para a transferência da base de dados e dos arquivos de propriedade da DF-PREVICOM, de forma a viabilizar a continuidade de suas atividades em outro sistema em caso de rescisão ou extinção contratual; e
c) A partir da solicitação da DF-PREVICOM, a CONTRATADA deverá apagar todas as cópias de segurança (backup) dos bancos de dados da DF-PREVICOM que estiverem na sua estrutura interna ou de posse de seus funcionários, observada a guarda pelos prazos prescricionais dos atos praticados durante a vigência do Contrato.
5.4.1.4. Durante a execução do contrato, caso forem detectadas situações de rescisão contratual, a CONTRATADA deverá dar continuidade ao fornecimento da solução informatizada por um prazo necessário para a migração do banco de dados, limitado ao máximo de 12 (doze) meses, ficando desobrigada a disponibilizar atualizações e correções dos sistemas, observado Plano de Contingenciamento previsto neste Termo de Referência, que visa combater o risco da interrupção da prestação dos serviços.
5.4.1.5. Após o término do Contrato, ou antes, se assim solicitado pela DF-PREVICOM, a CONTRATADA fornecerá à DF-PREVICOM, em layout próprio da DF- PREVICOM, todos os dados pertencentes à DF-PREVICOM.
5.4.1.6. O sistema de permitir Backup:
a) Permitir a implementação de rotinas de backup e recovery de bases.
b) Permitir a implementação de rotinas de arquivamento de informações da base, de forma a liberar espaço no SGBD e no disco.
c) Permitir implantar rotinas de exportação/importação de parâmetros da aplicação, visando continuidade por disaster recovery.
5.4.1.7. O sistema deve ser integrável com demais sistemas utilizados pela DF-PREVICOM, seja por importação/exportação de arquivos e dados em layout pré-definido, ou por meio da utilização de Web Services, observado o disposto nesta Requisição de Proposta.
5.4.1.8. O sistema deve realizar integrações aos serviços de correio eletrônico da DF-PREVICOM.
5.4.1.9. As importações de dados devem ser efetuadas a partir dos seguintes formatos: TXT, XLS, XLSX e CSV.
5.4.1.10. No caso de uso de plataforma de Computação em Nuvem, às custas da CONTRATADA, esta deverá atender, pelo menos, aos critérios de confidencialidade, integridade, alta disponibilidade, alto desempenho, escalabilidade, segurança de acesso e redundância.
5.4.1.11. Deve possibilitar eventual migração de dados dos sistemas legados, inclusive planilhas eletrônicas, sem custo adicional.
5.4.1.12. Deve possibilitar migração de arquivos gerados pelos Patrocinadores, sem custo adicional.
5.4.2. Acessos, suporte, manutenção e treinamento:
5.4.2.1. Será fornecido permissão de acesso a sistema de gestão integrada para os usuários, sejam nomeados ou conectados simultaneamente, de planos de benefícios, de base de participantes e de não participantes, não se admitindo qualquer outra modalidade que restrinja sua utilização.
5.4.2.2. Os usuários devem ser autenticados unicamente em todo o sistema por senha, e as mesmas devem ser armazenadas de forma criptografada.
5.4.2.3. A permissão de acesso deverá ser disponibilizada para uso em até 3 (três) ambientes de infraestrutura tecnológica: (i) produção; (ii) homologação; e (iii) treinamento.
5.4.2.4. A permissão de acesso ao sistema de gestão integrada deverá contemplar módulos, submódulos e funcionalidades que atendam às especificações técnicas e funcionais definidas neste item 5.
5.4.2.5. A permissão de acesso tem como serviços acessórios o Suporte Remoto e a Manutenção.
5.4.2.6. O Suporte Remoto tem por objetivo: (i) dirimir dúvidas sobre a utilização da ferramenta eletrônica integrada de gestão previdenciária, incluindo aquelas de caráter técnico de configuração, parametrização, instalação e desenvolvimento, inclusive as decorrentes da Implantação e das Customizações ; e (ii) operacionalização dos serviços cobertos pela Manutenção.
5.4.2.7. O Suporte Remoto será operacionalizado mediante disponibilização de canal de atendimento (telefone, e-mail e/ou sistema) que opere em horário comercial, das 09:00 às 17:00 horas, em dias úteis, sem limite de tempo e de número de atendimentos.
5.4.2.8. Deverá ser providenciado o registro dos chamados em sistema previsto para este fim, com informações sobre os usuários e características da demanda, causa, impacto e solução adotada, sendo imediatamente formalizados à DF-PREVICOM.
a) A DF-PREVICOM indicará seus profissionais habilitados à abertura de chamados.
b) Os chamados serão classificados, de acordo com sua complexidade, em: alta, média e baixa.
c) A classificação dos chamados será realizada pela DF-PREVICOM, no momento da abertura, podendo serem reclassificados mediante acordo com a CONTRATADA.
d) Os chamados também serão classificados, de acordo com a prioridade, em:
I - Alta: (i) indisponibilidade de módulos e funcionalidades que não permitam prosseguir-se com as atividades da Fundação; (ii) chamados que comprometam o cumprimento de obrigações legais e fiscais; e (iii) chamados que comprometam o cumprimento de obrigações contratuais da DF-PREVICOM com seus prestadores de serviço;
II - Média: indisponibilidade de módulos e funcionalidades que não impeçam ao usuário prosseguir com suas atividades normais; ou III - Baixa: ocorrências que possam aguardar uma solução planejada.
5.4.2.9. Em caso de necessidade, serão disponibilizados meios para acesso remota ao ambiente da DF-PREVICOM, ou outros ambientes por ela indicado, mediante procedimentos previamente acordados entre as partes.
5.4.2.10. Em caso de impossibilidade de solução remota, a empresa a ser contratada deverá providenciar o atendimento presencial do chamado.
5.4.2.11. Mensalmente deverá ser gerado relatório detalhado e de estatísticas dos atendimentos, incluindo aqueles que possibilitem a aferição dos Níveis de Serviço.
5.4.2.12. O serviço de Manutenção refere-se às atualizações preventivas, corretivas, evolutivas e adaptativas da ferramenta eletrônica integrada de gestão previdenciária que contemplem: (i) a correção de falhas (bugs), incluindo as decorrentes da Implantação e das Customizações realizadas de acordo com esta Requisição de Proposta, respectivamente; (ii) as melhorias disponibilizadas para todos os clientes da empresa a ser contratada, incluindo atualizações para as versões mais atualizadas do sistema, mesmo que haja mudança de plataforma tecnológica; e (iii) as atualizações decorrentes da legislação.
5.4.2.13. A empresa a ser contratada deverá dar atendimento de Manutenção nas dependências da DF-PREVICOM, exceto nos casos em que, comprovadamente, possa ser realizado remotamente.
5.4.2.14. Toda e qualquer despesa decorrente da execução da Manutenção ficará inteiramente a cargo da a empresa a ser contratada.
5.4.2.15. Será fornecido Treinamento sobre a utilização do sistema, contemplando todas as suas funcionalidades, para no mínimo 5 usuários indicados pela DF-PREVICOM objetivando a plena capacitação destes.
5.4.3. Implantação:
5.4.3.1. A Implantação contempla todas as atividades necessárias para a disponibilização e operacionalização do sistema de gestão integrada, abrangendo a instalação, parametrização, configuração, migração e carga de dados e integrações com os sistemas da DF-PREVICOM, incluindo área restrita em aplicação WEB e aplicação mobile.
5.4.3.2. A Implantação deverá ser realizada no ambiente tecnológico da CONTRATADA, abrangendo os ambientes de produção e de homologação.
5.4.3.3. A Implantação compreende tanto a migração dos dados provenientes do sistema de gestão integrada atualmente em uso pela DF-PREVICOM quanto de dados mantidos em outros meios eletrônicos, como arquivos .csv e planilhas.
5.4.3.4. A Implantação deverá ser conduzida por Gerente de Projetos, designado especificamente para este fim.
5.4.3.5. Deverá ser apresentado previamente o currículo do Gerente de Projetos, referido no item anterior, que comprove a qualificação técnica exigida nesta Requisição de Proposta.
5.4.3.6. O Gerente de Projeto deverá estar disponível à DF-PREVICOM ao menos um dia por semana, durante o período planejado para realização de alguma implantação, com vistas a monitorar o trabalho da equipe de implantação e de realizar reuniões de acompanhamento e monitoramento com a DF- PREVICOM.
5.4.3.7. A Implantação será executada por equipe designada especificamente para este fim. A equipe será composta minimamente por um Líder Técnico, com apresentação prévia à designação do respectivo currículo que comprove a qualificação técnica exigida nesta Requisição de Proposta.
5.4.3.8. O Líder Técnico deverá estar disponível para atender prontamente às demandas da DF-PREVICOM de forma contínua durante o período de implantação, com vistas a coordenar tecnicamente a equipe de implantação e de executar as atividades necessárias.
5.4.3.9. A DF-PREVICOM poderá, a qualquer momento, solicitar a alteração de membros da equipe de Implantação, do Gerente de Projetos ou do Líder Técnico. Nestes casos, os novos profissionais deverão atender às exigências da qualificação técnica desta Requisição de Proposta e ser informada à DF-PREVICOM a nova composição da equipe de Implantação em até 5 dias úteis.
5.4.3.10. A Implantação será executada em 3 (três) Fases: I -Planejamento ; II - Execução e; III - Encerramento.
5.4.3.11. A Implantação deverá ser realizada em até 4 Etapas, cada uma observando as Fases descritas no subitem anterior, podendo, por proposta da CONTRATADA e a critério da DF-PREVICOM, ser diminuído para 3 ou aumentado pra 5 o número de etapas da Implantação.
5.4.3.12. Cada etapa corresponderá a um conjunto de funcionalidades do sistema a serem implantados de acordo com a priorização da DF-PREVICOM.
5.4.3.13. Para efeitos de faturamento, caso a Implantação ocorra em:
a) Três Etapas, a prestação do serviço e efetiva execução do contrato se iniciar, em proporções de um terço do valor mensal do contrato, a cada Etapa finalizada.
b) Quatro Etapas, a prestação do serviço e efetiva execução do contrato se iniciar, em proporções de um quarto do valor mensal do contrato, a cada Etapa finalizada.
c) Cinco Etapas, a prestação do serviço e efetiva execução do contrato se iniciar, em proporções de um quinto do valor mensal do contrato, a cada Etapa finalizada.
d) Xxxx e qualquer documentação gerada como resultado das atividades de Implantação seguirá os padrões definidos pela DF-PREVICOM, exceto quando acordado entre as partes.
e) A CONTRATADA deverá executar as atividades de Implantação nas dependências da DF-PREVICOM, exceto nos casos em que, comprovadamente, possa ser realizado remotamente.
f) Xxxx e qualquer despesa decorrente da execução da Implantação ficará inteiramente a cargo da CONTRATADA.
g) Implantação abrange a instalação, configuração e parametrização necessárias à sustentação da ferramenta eletrônica integrada de gestão, como banco de dados, sistema operacional e servidor de aplicação.
5.4.4. Customização:
5.4.4.1. A Customização compreende a prestação de serviços de desenvolvimento e manutenção do sistema integrado de gestão relativos às necessidades específicas da DF-PREVICOM, conforme especificações constantes neste instrumento.
5.4.4.2. É inerente à Customização as atividades de análise e proposta de redesenho de processos que possam ser otimizados como resultado da customização.
5.4.4.3. A customização deverá ser conduzida por Gerente de Projetos, designado especificamente para este fim, com apresentação prévia de currículo que comprove a qualificação técnica exigida nesta Requisição de Proposta.
5.4.4.4. Toda e qualquer despesa decorrente da execução da customização ficará inteiramente a cargo da CONTRATADA.
5.4.5. Requisitos Legais e Regulamentares:
5.4.5.1. Operacionalizar processos, atividades e regras de negócio de gestão previdenciária complementar fechada, decorrentes da legislação em vigor, notadamente:
a) Lei Complementar Federal nº 108/2001;
b) Lei Complementar Federal nº 109/2001;
c) Resoluções do CGPC, do CNPC e da PREVIC;
d) Demais legislação pertinente.
5.4.5.2. Operacionalizar processos, atividades e regras de negócio de gestão previdenciária complementar fechada, decorrentes dos seguintes instrumentos da DF-PREVICOM, incluindo demonstrativos, notas e pareceres:
a) Regulamentos dos Planos de Benefícios;
b) Plano de Gestão Administrativa;
c) Política de Investimentos dos Planos de Benefícios e PGA;
d) Notas Técnicas Atuariais dos Planos de Benefícios;
e) Plano de Custeio.
6. DA FORMA DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS
6.1. Os serviços que exigirem execução presencial serão realizados na sede da DF-PREVICOM, situada na cidade de Brasília-DF, excetuando-se o serviço de Suporte Remoto e outros quando houver acordo entre as partes.
6.2. Todos os serviços deverão ser realizados por profissionais habilitados para tal.
6.3. Os serviços deverão ser prestados tomando por referência o horário e calendário de Brasília.
6.4. Os profissionais da CONTRATADA deverão utilizar-se de computadores próprios para execução de suas atividades, salvo eventual disponibilidade de equipamentos da DF-PREVICOM.
7. CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS
7.1. A presente contratação foi definida em 3 Itens, sendo eles: SERVIÇOS PREVIDENCIÁRIOS, SERIVÇOS DE RELACIONAMENTO e SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS. Cada Item foi subdividido em subitens, devidamente especificados no item 5 desta Requisição de Proposta e na tabela constante no subitem 7.3.
7.2. A implantação de cada subitem será executada, considerando o prazo limite estipulado na tabela abaixo, em 3 (três) fases:
7.2.1. A Fase I – Planejamento – corresponde à execução das atividades que culminam com a entrega e aceite do documento de Plano de Implantação que contemple minimamente: (i) o escopo do trabalho; (ii) o cronograma detalhado de atividades; (iii) as responsabilidades; (iv) os fluxos, mapas, mapeamento de processos e procedimentos a serem executados para operacionalização do sistema de gestão integrada, incluindo a migração de dados; (v) a análise dos planos de benefícios, do plano de investimentos, do plano de gestão administrativa e dos processos operacionais da DF-PREVICOM que ensejarão obrigatoriamente configurações e parametrizações no sistema de gestão integrada; (vi) plano de capacitação; e (vii) Etapas de Implantação;
7.2.2. A Fase II – Execução – corresponde à execução das atividades que culminam com a plena operacionalização da ferramenta eletrônica integrada de gestão em ambiente de produção e de homologação, incluindo a correta migração de dados do sistema de gestão integrada atualmente em uso pela DF- PREVICOM, além da execução de atividades de testes e de homologação, incluindo o serviço; e
7.2.3. A Fase III – Encerramento – corresponde à execução das atividades que culminam com a entrega da documentação referente às atividades executadas, especialmente, a documentação técnica que reflita as rotinas e procedimentos de instalação, configuração e parametrização do sistema.
7.3. A Implantação dos Itens e Subitens deverão respeitar o Cronograma abaixo, baseada na ordem de prioridade especificada na tabela que segue, sendo a prioridade 1 a primeira a ser implantada, e assim sucessivamente:
Cronograma de Implantação | ||
Subitem | Etapa | Prazo Limite |
ITEM 1 - SERVIÇOS PREVIDENCIÁRIOS | ||
Administração do cadastro geral | 3 | em até 90 (noventa) dias. |
Administração do cadastro de planos de benefícios | 2 | em até 60 (sessenta) dias. |
Administração de participantes e servidores não participantes | 1 | em até 30 (trinta) dias. |
Arrecadação das contribuições | 1 | em até 30 (trinta) dias. |
Administração da reserva de participantes e cálculo de cotas | 1 | em até 30 (trinta) dias. |
Administração dos Institutos | 2 | em até 60 (sessenta) dias. |
Administração de informações gerenciais e de resultado | 4 | em até 120 (cento e vinte) dias. |
Gestão de documentos dos participantes | 4 | em até 120 (cento e vinte) dias. |
Manutenção dos planos | 2 | em até 60 (sessenta) dias. |
Administração de Benefícios | 3 | em até 90 (noventa) dias. |
Extrações e Relatórios Gerenciais do ITEM 1 - SERVIÇOS PREVIDENCIÁRIOS | 4 | em até 120 (cento e vinte) dias. |
ITEM 2 - SERVIÇOS DE RELACIONAMENTO | ||
Atendimento à entidade | 2 | em até 60 (sessenta) dias. |
Simulador de benefícios online | 3 | em até 90 (noventa) dias. |
Aplicação WEB (área restrita do participante/assistido) | 1 | em até 30 (trinta) dias. |
Aplicação mobile (área restrita do participante/assistido) | 2 | em até 60 (sessenta) dias. |
Controle de Atendimentos | 3 | em até 90 (noventa) dias. |
Extrações e Relatórios Gerenciais do ITEM 2 - SERVIÇOS DE RELACIONAMENTO | 4 | em até 120 (cento e vinte) dias. |
ITEM 3 - SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS | ||
Contabilidade | 1 | em até 30 (trinta) dias. |
Gestão de recursos humanos (RH) | 1 | em até 30 (trinta) dias. |
Gestão orçamentária | 1 | em até 30 (trinta) dias. |
Gestão de tesouraria | 1 | em até 30 (trinta) dias. |
Patrimonial | 3 | em até 90 (noventa) dias. |
Gestão dos contratos administrativos | 3 | em até 90 (noventa) dias. |
Empréstimo | 4 | em até 120 (cento e vinte) dias. |
Extrações e Relatórios Gerenciais do ITEM 3 - ADMINISTATIVO | 4 | em até 120 (cento e vinte) dias. |
7.3.1. Os prazos limites previstos para cada subitem contam a partir da disponibilização das informações necessárias à implantação, sendo que a CONTRATADA irá passar essa relação de informações necessárias referentes à implantação:
a) da Etapa 1 em até 7 (sete) dias após a assinatura do contrato;
b) da Etapa 2 em até 21 (vinte e um) dias após a assinatura do contrato;
c) da Etapa 3 em até 50 (cinquenta) dias após a assinatura do contrato; e
d) da Etapa 4 em até 120 (cento e vinte) dias após a assinatura do contrato;
7.3.2. Para a migração de dados provenientes do sistema de gestão integrada atualmente em uso, o prazo limite da respectiva etapa terá acréscimo de 30 (trinta) dias.
7.4. Características e contexto da DF-PREVICOM, posição 29/02/2024:
7.4.1. 4 patrocinadores.
7.4.2. 1 plano de benefício na modalidade contribuição definida puro (possibilidade de criação de outro plano de contribuição definida puro ao longo da vigência do contrato).
a) início de operação em março de 2019;
b) 3.413 participantes ativos e 0 assistidos;
c) toda a reserva matemática alocada em BENEFÍCIOS A CONCEDER - CONTRIBUIÇÃO DEFINIDA;
d) 1 fundo previdencial, de Reversão de Saldo por exigência regulamentar, que é zerado todo mês de dezembro;
e) ainda não teve pagamento e nem concessão de qualquer benefício previdenciário;
f) começou a pagar institutos em junho de 2022 (resgates e portabilidade de saída); e
g) sem cobrança de taxa de administração, apenas taxa de carregamento sobre as contribuições.
7.4.3. 1 Plano de Gestão Administrativa - PGA.
7.4.4. Ainda sem perfis de investimentos, podendo ser implantado ao longo da vigência do contrato;
7.4.5. Ainda sem empréstimos (operações com os participantes), podendo ser implantado ao longo da vigência do contrato;
7.4.6. R$ 84 milhões de patrimônio;
7.4.7. 14 colaboradores; e
7.4.8. Atualmente utiliza sistema integrado de gestão para previdência complementar com as funcionalidades de gestão previdenciária, administrativa, financeira e contábil – XxxxxXxxx.XXX.
8. DA AVALIAÇÃO DA QUALIDADE E ACEITE DOS SERVIÇOS
8.1. A CONTRATADA obrigar-se-á a entregar os serviços estritamente de acordo com as especificações constantes desta Requisição de Proposta, responsabilizando-se pelo refazimento total ou parcial, na hipótese de se constatar defeitos na execução ou estiver em desacordo com as especificações adotadas. O fiscal do contrato deve, neste caso, comunicar formalmente à diretoria da DF-PREVICOM quaisquer ocorrências quanto à execução dos serviços, para anotação e adoção das medidas cabíveis.
8.2. A qualidade dos serviços da solução será mensurada por meio da verificação de resultados obtidos na prestação dos serviços demandados de acordo com prazos, procedimentos e critérios estabelecidos pela DF-PREVICOM, ficando a CONTRATADA sujeita a penalidades se for identificada inexecução total ou parcial do serviço.
8.3. Serão considerados como prestados os serviços executados pela CONTRATADA que tiverem seu respectivo Termo de Recebimento Provisório emitido pela DF-PREVICOM, conforme detalhamento a seguir:
8.3.1. Permissão de Acesso: entrega de relatório mensal.
8.3.2. Implantação:
8.3.2.1. Fase I – Planejamento: entrega da documentação;
8.3.2.2. Fase II – Execução: disponibilização e operacionalização da solução; e
8.3.2.3. Fase III – Encerramento: entrega da documentação comprobatória comprando a efetiva prestação dos serviços.
8.3.3. Serviço de Customização: disponibilização e operacionalização dos requisitos identificados;
8.3.4. Serviço de Treinamento: realização da atividade prevista.
8.4. Serão considerados como aceitos e atendendo aos requisitos os serviços executados pela empresa a ser contratada que tiverem seu respectivo Termo de Recebimento Definitivo emitido pela DF-PREVICOM, podendo ser caracterizado por aceite em Nota Fiscal, conforme detalhamento a seguir:
8.4.1. Permissão de Acesso: (i) análise de relatório mensal previsto nesta Requisição de Proposta, em relação a sua completude e correção; e (ii) registro de causa, solução e impacto nos chamados atendidos ou em atendimento.
8.4.2. Serviço de Implantação:
8.4.2.1. Fase I – Planejamento: análise da documentação em relação a sua completude e correção;
8.4.2.2. Fase II – Execução: operacionalização de acordo com os requisitos técnicos e funcionais definidos nesta Requisição de Proposta; e
8.4.2.3. Fase III – Encerramento: análise da documentação em relação a sua completude e correção.
8.4.3. Serviço de Customização: operacionalização de acordo com os requisitos identificados.
8.5. A entrega dos serviços, verificada pela emissão do Termo de Recebimento Provisório, deverá ser efetuada pela empresa a ser contratada em tempo hábil para que a DF-PREVICOM possa emitir o Termo de Recebimento Definitivo.
9. DO INSTRUMENTO DE MEDIÇÃO DE RESULTADO (IMR)
9.1. O Instrumento de Medição de Resultado objetiva definir as responsabilidades e procedimentos que deverão ser seguidos pelas partes envolvidas, visando o acompanhamento dos Níveis de Serviços, em complementação às obrigações acordadas em contrato.
9.2. A empresa a ser contratada deverá apresentar mensalmente, junto à Nota Fiscal, relatório de acompanhamento, contendo o IMR.
9.3. Os descontos ou glosas efetuadas por descumprimento do IMR são cumulativos.
9.4. Serão utilizados os seguintes IMR:
9.4.1. Atendimento por Chamado de Suporte Remoto;
9.4.2. Atendimento Mensal de Suporte Remoto;
9.5. Atendimento por Chamado de Suporte Remoto:
9.5.1. Este IMR, vinculado à Permissão de Acesso, tem por objetivo acompanhar a execução do serviço acessório de Suporte Remoto, incluindo a operacionalização prevista para o serviço acessório de Manutenção.
9.5.2. Cada chamado será classificado de acordo com sua prioridade, conforme disposto no item 5.5.2.8, de forma que cada Suporte Remoto terá a aferição de seu respectivo IMR.
9.5.3. A tabela de tempo por prioridade de chamado será conforme abaixo:
PRIORIDADE | TEMPO DO 1º CONTATO | TEMPO DA SOLUÇÃO |
ALTA | em até 4 horas | em até 2 dias úteis |
MÉDIA | em até 1 dia útil | em até 10 dias úteis |
BAIXA | em até 3 dias úteis | em até 15 dias úteis |
9.5.4. Em caso de reclassificação da prioridade, haverá o início de nova contagem de prazo.
9.5.5. O tempo do primeiro contato começa a ser contado a partir do momento do acionamento do suporte, por meio do canal de atendimento disponibilizado (telefone, e-mail, e/ou sistema).
9.5.6. Entende-se por término do atendimento a disponibilidade da solução para uso definitivo e em perfeitas condições de funcionamento.
9.5.7. O descumprimento dos prazos de atendimento implicará na aplicação de desconto ou glosa conforme tabela abaixo, salvo justificativa devidamente motivada ou acordo entre as partes.
PRIORIDADE | UNIDADE DE CÁLCULO | FÓRMULA DE CÁLCULO DO DESCONTO OU GLOSA | LIMITE DO DESCONTO OU GLOSA |
ALTA | 1 dia útil | DU * 0,05% * VLC | 5% do VLC |
MÉDIA | 1 dia útil | DU * 0,04% * VLC | 4% do VLC |
BAIXA | 1 dia útil | DU * 0,03% * VLC | 3% do VLC |
*HTS = número de horas decorridas após o termino do tempo de solução.
*VLC = valor mensal do contrato.
9.5.8. O limite de desconto ou glosa é aplicável ao somatório dos chamados com descumprimento de prazo, agrupados por nível de prioridade, a cada competência.
9.6. Atendimento Mensal de Suporte Remoto:
9.6.1. Este IMR, vinculado ao serviço de Permissão de Acesso, tem por objetivo acompanhar a execução do serviço acessório de Suporte Remoto, incluindo a operacionalização prevista para o serviço acessório de Manutenção.
9.6.2. Mensalmente, será apurado o percentual de chamados que descumpriram o prazo de atendimento, mediante aplicação da seguinte fórmula:
PAFP = (TCFP / TC)
PAFP = Percentual de atendimento fora do prazo.
TCFP = Total de chamados, no mês de competência, atendidos fora do tempo de solução TC = Total de chamados válidos, no mês de competência.
9.6.3. Caso o PAFP apurado seja maior que 0,05, será aplicado desconto ou glosa conforme fórmula abaixo, limitado à 30% da VLC, salvo justificativa devidamente motivada ou acordo entre as partes.
GLOSA = VLC * (PAFP – 0,05)
PAFP = Percentual de atendimento fora do prazo VLC = valor mensal do contrato
10. DA HABILITAÇÃO E QUALIFICAÇÃO MÍNIMA
10.1. Para a formalização da contratação, as empresas que participarem deste processo, deverão apresentar os documentos a seguir relacionados:
10.2. HABILITAÇÃO JURÍDICA
10.2.1. Cédula de identidade dos responsáveis legais da proponente;
10.2.2. Registro comercial, em caso de empresa individual;
10.2.3. Ato constitutivo, Estatuto ou Contrato Social em vigor da empresa, devidamente registrado, em se tratando de sociedades comerciais e, no caso de sociedades por ações, acompanhado de documentos de eleição de seus administradores. Tais documentos deverão estar acompanhados de todas as suas alterações ou da respectiva consolidação e deles deverá constar, entre os objetivos sociais, a execução de atividades da mesma natureza ou compatível com o objeto desta Requisição de Proposta;
10.2.4. Inscrição do ato constitutivo em Cartório de Registros de Pessoas Jurídicas, no caso de sociedades simples, acompanhada de prova da Diretoria em exercício;
10.2.5. Declaração de Inexistência de Fato Superveniente, atestando, sob as penas da lei, que até a presente data inexistem fatos impeditivos para sua habilitação no presente processo, ciente da obrigatoriedade de declarar ocorrências posteriores; (Modelo Anexo II)
10.2.6. Declaração de que não utiliza mão-de-obra, direta ou indireta, de menores de 18 (dezoito) anos, para a realização de trabalhos noturnos, perigosos ou insalubres, bem como não utiliza, para qualquer trabalho, mão-de-obra de menores de 16 (dezesseis) anos, exceto na condição de aprendiz, a partir de 14 (quatorze) anos, e não utiliza mão de obra infantil na prestação dos serviços objeto desta Requisição, nos termos da Lei Distrital nº
5.061 de 08 de março de 2013; (Modelo Anexo III) e
10.2.7. Declaração de que conhece e concorda com todas as condições estabelecidas nesta Requisição de Proposta. (Modelo de redação incluído no Anexo I)
10.3. QUALIFICAÇÃO FISCAL E TRABALHISTA
10.3.1. Registro no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ;
10.3.2. Prova de inscrição no cadastro de contribuinte Estadual, Municipal ou do Distrito Federal, se houver, relativo ao domicilio ou sede do licitante, pertinente ao ramo de atividade e compatível com o objeto contratual;
10.3.3. Prova de regularidade para com as Fazendas Estadual e Municipal ou Distrital, do domicílio ou sede da licitante;
10.3.4. Prova de regularidade com a Fazenda Federal por meio da Certidão Conjunta Negativa de Débitos relativos aos Tributos Federais, inclusive contribuições previdenciárias, e a Divida Ativa da União, expedida pelo Ministério da Fazenda/Secretaria da Receita Federal do Brasil (Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014);
10.3.5. Para as empresas com sede e/ou domicílio fora do Distrito Federal, certidão Negativa de Débitos ou certidão positiva com efeito de negativa, emitida pela Secretaria de Estado de Fazenda do Governo do Distrito Federal, em plena validade, que poderá ser obtida através do site xxx.xxxxxxx.xx.xxx.xx. (inteligência do art. 173, da LODF);
10.3.6. Certidão de Regularidade Fiscal (CND/CPEND/CPD), Anexos I e II da Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751, de 02/10/2014 em conformidade com o Decreto nº 8.302/2014;
10.3.7. Certificado de Regularidade perante ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS, fornecido pela Caixa Econômica Federal.
10.3.8. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT ou Certidão Positiva com Efeitos de Negativa emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (em xxx.xxx.xxx.xx), em cumprimento à Lei nº 12.440/2011, visando à comprovação da inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho.
10.4. QUALIFICAÇÃO ECONÔMICO-FINANCEIRA
10.4.1. Os licitantes deverão apresentar a seguinte documentação:
10.4.1.1. Comprovar por meio do balanço patrimonial e demonstrações contábeis os seguintes índices contábeis:
a) Índice de Liquidez Corrente (LC) igual ou superior a 1,0 (um).
b) Índice de Liquidez Geral (LG) igual ou superior a 1,0 (um).
c) Índice de Solvência Geral (SG) igual ou superior a 1,0 (um).
10.4.1.2. As fórmulas para o cálculo dos índices citados (LG , SG e LC) são as seguintes:
10.4.2. Certidão negativa de falência, concordata e recuperação judicial e extrajudicial expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica, ou de execução patrimonial, expedida no domicílio da pessoa física.
10.4.2.1. No caso de silêncio do documento a respeito de sua validade, a certidão negativa de falência para fins de habilitação, deverá apresentar data de emissão de, no máximo, 90 (noventa) dias anteriores à data fixada para o recebimento dos envelopes.
10.5. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA
10.5.1. Para fins de comprovação técnica, deverá ser apresentado atestado(s) de capacidade técnica, expedido(s) por entidades fechadas de previdência complementar (EFPC), que comprove(m) a experiência e qualificação da empresa participante em serviços compatíveis com o objeto do processo desta Requisição de Proposta.
10.5.1.1. Com a finalidade de tornar objetiva a análise da documentação de qualificação técnica, considera(m)-se compatível(eis) o(s) atestado(s) que expressamente certifique(m) que a empresa já prestou o serviço de gestão de previdência, englobando, além das atividades estritamente relativas à seguridade, desempenho nas áreas contábil, financeira e administrativa.
a) A empresa poderá apresentar tantos atestados de capacidade técnica quantos julgar necessários para comprovar que já forneceu objeto semelhante ao desta Requisição de Proposta.
10.5.2. Apresentar declaração que possui suporte administrativo, aparelhamento e condições adequadas, inclusive quanto ao armazenamento, segurança de dados e disponibilidade de restauração tempestiva de acesso ao sistema pelos participantes e CONTRATADA em caso de eventual perda de acesso por qualquer motivo, assim como pessoal qualificado e disponível, para a execução do presente objeto.
10.5.3. Quando da assinatura do Contrato, a empresa deverá:
10.5.3.1. Indicar um Gerente de Projetos, juntamente com currículo deste profissional, para execução do serviço de Implantação e Customização, com experiência comprovada em gerenciamento de projetos para implantação de sistemas.
10.5.3.2. Indicar um Líder Técnico, juntamente com currículo deste profissional, para execução do serviço de Implantação.
10.5.3.3. Comprovar que possui em seu quadro permanente, responsável técnico, diretor, gerente, supervisor ou qualquer outro integrante com função de gerência, bacharel em Ciências Contábeis que detenha aprovação em exame de certificação organizado pelo Conselho Federal de Contabilidade - CFC para integrar a equipe a ser envolvida no presente serviço de contabilidade.
10.5.3.4. Apresentar o certificado de regularidade perante o Conselho Regional de Contabilidade - CRC, dos responsáveis técnicos com poderes para emitir e assinar toda documentação e relatórios afins expedidos pelo contratado.
11. PROVA DE CONCEITO
11.1. A DF-PREVICOM, acompanhada por representante designado pela empresa participante classificada provisoriamente em primeiro lugar, realizará a prova de conceito do Sistema Integrado de Gestão Previdenciária no prazo previsto de até 10 (dez) dias corridos, contados a partir da data da divulgação do resultado de seleção de proposta, visando a realização de testes e comprovação dos requisitos definidos nesta Requisição de Proposta.
11.2. A prova de conceito deverá ocorrer no horário comercial, em dia previamente acordado entre as partes, e deverá ser realizada na sede da DF- PREVICOM, ou em local indicado pela DF-PREVICOM, sendo de responsabilidade da empresa participante classificada provisoriamente em primeiro lugar a operacionalização de todo o ambiente da solução, incluindo a disponibilização de equipamentos e sistemas que se façam necessários.
11.3. Para a prova de conceito a empresa participante classificada provisoriamente em primeiro lugar poderá fazer uso de uma base de dados própria.
11.4. Caberá aos técnicos da empresa participante classificada provisoriamente em primeiro lugar operar o Sistema Integrado de Gestão Previdenciária durante a prova de conceito, não havendo necessidade de treinar previamente os empregados da DF-PREVICOM que irão verificar o atendimento aos requisitos, pronunciando-se mediante relatório conclusivo sobre atendimento ou não da solução apresentada.
11.5. A prova de conceito será acompanhada por no mínimo 2 (dois) representantes da DF-PREVICOM e por no máximo 2 (dois) representantes da empresa participante classificada provisoriamente em primeiro lugar, sendo franqueado o acompanhamento por representantes das demais empresas participantes interessadas.
11.6. Caso convocada e a solução apresentada não atender à totalidade das exigências técnicas, conforme análise motivada dos representantes da DF- PREVICOM, esta será considerada inapta e, portanto, desclassificada. Assim, será chamada outra empresa participante, observando a ordem classificatória, e assim sucessivamente, até que uma das empresas participantes apresente solução que atenda plenamente às exigências deste documento.
12. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
12.1. Executar os serviços conforme especificações desta Requisição de Proposta e de sua proposta, com a alocação dos empregados necessários ao perfeito cumprimento das condições do contrato.
12.2. Arcar com a responsabilidade civil por todos e quaisquer danos materiais e morais causados pela ação ou omissão de seus empregados, trabalhadores, prepostos ou representantes, dolosa ou culposamente, à DF-PREVICOM ou a terceiros.
12.3. Utilizar empregados habilitados e com conhecimentos dos serviços a serem executados, de conformidade com as normas e determinações em vigor.
12.4. Exercer a direção técnica e administrativa, fornecendo mão-de-obra especializada sem nenhum vínculo empregatício com a DF-PREVICOM, promovendo o controle de jornada e dos serviços, relacionado à execução do Contrato.
12.5. Manter instalações, aparelhamento e pessoal técnico adequados e disponíveis para a realização dos serviços.
12.6. Responsabilizar-se por todas as obrigações trabalhistas, sociais, previdenciárias, tributárias e as demais previstas na legislação específica, cuja inadimplência não transfere responsabilidade à DF-PREVICOM.
12.7. Responsabilizar-se pelo pagamento dos salários dos empregados alocados à prestação dos serviços, bem como pelos encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais resultantes da execução da contratação.
12.8. Comunicar, imediatamente e por escrito, qualquer anormalidade que verificar na execução dos serviços ou a iminência de fatos que possam prejudicar sua execução, apresentando razões justificadoras, que serão objeto de apreciação pela DF-PREVICOM.
12.9. Não permitir a utilização de qualquer trabalho do menor de dezesseis anos, exceto na condição de aprendiz para os maiores de quatorze anos; nem permitir a utilização do trabalho do menor de dezoito anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre.
12.10. Manter durante toda a vigência do contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas no item 10 da presente Requisição de Propostas.
12.11. Indicar, formalmente, preposto responsável pelo relacionamento com a DF-PREVICOM, quando da assinatura do contrato, com autonomia e capacidade resolutiva, exclusivo para acompanhamento da execução do Contrato, visando o gerenciamento operacional, em observância às determinações do fiscal do contrato.
12.12. Arcar com o ônus decorrente de eventual equívoco no dimensionamento dos quantitativos de sua proposta.
12.13. Não vincular o nome da DF-PREVICOM a qualquer campanha publicitária sem o seu prévio consentimento por escrito.
12.14. Responsabilizar-se pelos vícios e danos decorrentes da execução do objeto, bem como por todo e qualquer dano causado à DF-PREVICOM, devendo ressarci-la imediatamente em sua integralidade.
12.15. Guardar sigilo sobre todas as informações e dados obtidos em decorrência do cumprimento do contrato, adotando as medidas de segurança necessárias para a proteção dos dados dos colaboradores e participantes da DF-PREVICOM, observando em especial os ditames da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), cujo objetivo é aumentar a privacidade de dados pessoais e o poder das entidades reguladoras para fiscalizar organizações.
12.16. Arcar com todas as despesas diretas ou indiretas, decorrentes do cumprimento das obrigações assumidas, sem qualquer ônus adicional à CONTRATANTE.
12.17. Reparar, corrigir, remover ou substituir às suas expensas, no total ou em parte, o objeto da Requisição em que verificar vícios, defeitos ou incorreções.
12.18. Atender prontamente às reclamações da DF-PREVICOM, prestando os esclarecimentos devidos e efetuando as correções e adequações que se fizerem necessárias.
12.19. Sujeitar-se à mais ampla e irrestrita fiscalização por parte da DF-PREVICOM.
12.20. Não transferir a outrem, no todo ou em parte, os serviços avençados, sem prévia anuência da DF-PREVICOM, ressalvadas as subcontratações, nos termos admitidos neste instrumento, responsabilizando-se, em qualquer caso, única e exclusivamente a empresa a ser contratada por todos os serviços.
12.21. Elaborar relatórios e pareceres técnicos, a qualquer tempo, durante a execução do objeto ora contratado, de modo a permitir o efetivo acompanhamento dos trabalhos pela DF-PREVICOM, sempre que solicitado.
12.22. Fornecer à DF-PREVICOM, sempre que solicitados, e em tempo hábil, todos os esclarecimentos e informações necessários relacionados às atividades desenvolvidas por força do Contrato.
12.23. Providenciar, quando for o caso, a substituição imediata de qualquer de seus técnicos alocados aos serviços, desde que solicitada pela DF- PREVICOM, correndo esta substituição por conta e exclusiva responsabilidade da empresa a ser contratada.
12.24. Observar o Instrumento de Medição de Resultado (IMR), fornecendo as informações necessárias para seu acompanhamento e aferição.
12.25. Propiciar todos os meios e facilidades necessárias à fiscalização do sistema de gestão integrada pela DF-PREVICOM, cujo representante terá poderes para sustar o fornecimento, total ou parcialmente, em qualquer tempo, sempre que considerar a medida necessária.
12.26. Fornecer, sempre que solicitado, amostra para realização de Prova de Conceito para fins de comprovação de atendimento das especificações técnicas.
12.27. Fornecer toda a base e modelo de dados do sistema, permitindo que seja utilizada em outros sistemas porventura implantados. A base de dados será sempre de propriedade da DF-PREVICOM. Eventual migração de Base e Dados antiga, inclusive em planilhas Excel, para o sistema da DF-PREVICOM deverá ser realizada sem nenhum custo adicional.
12.28. Garantir a continuidade, a qualquer tempo, da prestação dos serviços até o momento da migração da base e da homologação de nova solução no caso de eventual descontinuidade da solução contratada.
12.29. A prestação dos serviços não gera vínculo empregatício entre os empregados da empresa a ser contratada e a entidade, vedando-se qualquer relação entre estes que caracterize pessoalidade e subordinação direta.
12.30. Respeitar os termos estipulados no Decreto nº 38.365, publicado no Diário Oficial do Distrito Federal nº 143, de 27 de julho de 2017, que regulamenta a Lei nº 5.448, de 12 de janeiro de 2015, o qual proíbe conteúdo discriminatório contra a mulher.
12.31. Respeitar os termos estipulados na Lei Distrital nº 5.375/2014, que institui a Política Distrital para Integração da Pessoa com Deficiência, consolida as normas de proteção e dá outras providências.
12.32. Cumprir com o disposto na Lei Distrital nº 6.112/2018 e alterações.
12.33. A empresa a ser contratada estará obrigada a, ao término e/ou rompimento do contrato, dar todo suporte técnico e executar todos os procedimentos necessários à viabilização da transição do prestador de serviços, desde a extração dos dados até o fornecimento ao novo prestador de serviços e à Diretoria Executiva da DF-PREVICOM do banco de dados em formato que possibilite a migração, entre outras ações necessárias.
12.34. A Contratada deverá garantir ainda:
12.34.1. Cumprimento irrestrito do conjunto de disciplinas necessárias ao respeito às normas legais e regulamentares, políticas e diretrizes estabelecidas para a DF-PREVICOM;
12.34.2. Respeito às atividades da DF-PREVICOM;
12.34.3. Respeito e proatividade em relação às ações necessárias para evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer;
12.34.4. Cumprimento das ações de gerenciamento de riscos e controle de qualidade estabelecidas pela DF-PREVICOM;
12.34.5. Respeito às medidas de controle interno da DF-PREVICOM; e
12.34.6. Respeito às diretrizes de segurança da informação.
13. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
13.1. Proporcionar todas as condições e informações necessárias para que a CONTRATADA possa desempenhar seus serviços de acordo com as determinações do Contrato e da Requisição de Proposta nº 01/2024, e seus Anexos.
13.2. Exigir o cumprimento de todas as obrigações assumidas pela CONTRADADA, de acordo com as cláusulas do contrato e dos termos de sua proposta.
13.3. Acompanhar e fiscalizar a execução do contrato por um representante especialmente designado.
13.4. Proporcionar à empresa a ser contratada todas as facilidades para o perfeito fornecimento do objeto licitado.
13.5. Rejeitar, no todo ou em parte, o serviço entregue em desacordo com as especificações.
13.6. Atestar a nota fiscal/fatura correspondente, após realizar rigorosa conferência das características dos serviços.
13.7. Efetuar o pagamento no preço e condições pactuadas.
13.8. Exigir o cumprimento de todas as obrigações assumidas pela CONTRATADA, de acordo com as cláusulas contratuais e os termos de sua proposta.
13.9. Efetuar as retenções tributárias devidas sobre o valor da Nota Fiscal/Fatura fornecida pela CONTRATADA.
13.10. Nomear fiscal do contrato para acompanhar e fiscalizar a execução.
13.11. Encaminhar formalmente as demandas de acordo com os critérios estabelecidos nesta Requisição de Proposta.
13.12. Aplicar à contratada as sanções administrativas regulamentares e contratuais, quando cabíveis.
13.13. Notificar a CONTRATADA acerca da aplicação de eventuais penalidades, garantindo-lhe o direito ao contraditório e a ampla defesa.
13.14. Definir produtividade ou capacidade mínima de fornecimento do objeto do contrato por parte da CONTRATADA, com base em pesquisas de mercado, quando aplicável.
13.15. Vedar a utilização, na execução dos serviços, de empregado que seja familiar de agente público ocupante de cargo em comissão ou função de confiança na DF-PREVICOM, nos termos do Decreto Distrital nº 32.751/2011, que dispõe sobre a vedação do nepotismo no âmbito da Administração Pública Direta e Indireta do Poder Executivo do Distrito Federal.
13.15.1. Fornecer, por escrito, as informações necessárias para o desenvolvimento dos serviços objeto do contrato.
13.16. Exercer o acompanhamento e a fiscalização dos serviços, por empregado especialmente designado, anotando em registro próprio as falhas detectadas, indicando dia, mês e ano, bem como o nome dos empregados eventualmente envolvidos, e encaminhando os apontamentos à autoridade competente para as providências cabíveis.
13.17. Notificar a CONTRATADA, por escrito, da ocorrência de eventuais imperfeições no curso da execução dos serviços, fixando prazo para a sua correção, certificando-se que as soluções por ela propostas sejam as mais adequadas.
13.18. Zelar para que durante toda a vigência do Contrato sejam mantidas, em compatibilidade com as obrigações assumidas pela CONTRATADA, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação.
13.19. Não praticar atos de ingerência na administração da CONTRATADA, tais como:
13.19.1. Exercer o poder de mando sobre os empregados da CONTRATADA, devendo reportar-se somente aos prepostos ou responsáveis por ela indicados, exceto quando o objeto do contrato previr o atendimento direto, tais como nos serviços de recepção e apoio ao usuário.
13.19.2. Direcionar o credenciamento de pessoas para trabalhar na CONTRATADA.
13.19.3. Considerar os trabalhadores da CONTRATADA como colaboradores eventuais da própria DF-PREVICOM, especialmente para efeito de concessão de diárias e passagens.
13.20. Comunicar à CONTRATADA qualquer anormalidade ocorrida na execução dos serviços contratados e diligenciar para que as irregularidades ou falhas apontadas sejam plenamente sanadas.
13.21. Não reproduzir ou proceder à venda ou comercialização direta ou indireta do conteúdo do serviço oferecido pela CONTRATADA, reconhecendo-a como detentora exclusiva desses direitos.
14. DO CRITÉRIO PARA RECEBIMENTO E ANÁLISE DAS PROPOSTAS
14.1. A Proposta Comercial (modelo Anexo I), juntamente com toda a documentação necessária para demonstração da habilitação da empresa proponente (item 10), deverão ser encaminhadas à Fundação de Previdência Complementar dos Servidores do Distrito Federal – DF-PREVICOM, pelo endereço eletrônico (e-mail) xxxxxxxxx@xx-xxxxxxxx.xx.xxx.xx, até o dia 21/04/2024, facultado à DF-PREVICOM diligenciar para sanar dúvidas referentes a qualquer dos documentos.
14.1.1. O prazo de recebimento das propostas poderá ser prorrogado a critério da DF-PREVICOM.
14.1.2. Serão desclassificadas as propostas que não atenderem às exigências desta Requisição de Propostas que sejam omissas ou apresentem irregularidades, ou defeitos capazes de dificultar o julgamento.
14.1.3. O prazo de validade da proposta será no mínimo de 90 (noventa) dias, a contar da data de sua apresentação. Caso não conste o prazo na proposta, esta será considerada válida pelo referido período.
14.2. A proposta deve ser apresentada em documento com o valor mensal cobrado pelo serviço, e será ganhadora a empresa que apresentar o menor valor entre as propostas e que contemplem todas as especificações do serviço.
14.3. A Proposta de Preços deverá conter oferta firme e precisa, sem alternativas de preços ou quaisquer condições ou vantagens que induzam o julgamento.
14.4. A proposta deverá ser apresentada em Língua Portuguesa, salvo quanto a expressões técnicas de uso corrente, arquivo timbrado da empresa, contendo o nome, CNPJ, endereço e telefone, endereço eletrônico, e-mail do responsável, conter página de finalização com data, assinatura e identificação clara do signatário (representante legal).
14.5. Caracterizada a necessidade de esclarecimentos complementares, poderá ser efetuada diligência pela DF-PREVICOM, com vistas a suprir os referidos esclarecimentos.
14.5.1. Deverão estar incluídos no preço todos os benefícios e os custos diretos e indiretos, que forem necessários à execução do objeto, assim entendidas não só as despesas diretas, com a aquisição de materiais e pagamento de profissionais, como também as indiretas, dentre elas: despesas com locomoção de seus funcionários e prepostos, alimentação para o pessoal alocado aos serviços, know-how, royalties, despesas financeiras, contribuições devidas à Previdência Social, encargos sociais e trabalhistas, impostos, taxas, contribuições parafiscais e emolumentos incidentes sobre os serviços e outras quaisquer despesas, sejam de que natureza forem.
14.5.2. Quaisquer custos diretos ou indiretos omitidos na Proposta Comercial ou incorretamente cotados serão considerados como inclusos nos preços, não sendo admitidos pleitos de acréscimos a esse ou a qualquer título.
14.6. A apresentação da proposta implicará na aceitação integral, por parte da empresa interessada no contrato, das condições estabelecidas nesta Requisição de Proposta e seus anexos, bem como na observância dos regulamentos administrativos e das normas técnicas aplicáveis, não sendo aceitas, sob quaisquer hipóteses, alegações de seu desconhecimento em qualquer fase do processo de seleção e/ou da execução.
14.7. A DF-PREVICOM não se responsabilizará por erro no envio de documentação, podendo ser solicitado esclarecimento acerca da documentação e da proposta, quando entender necessário.
14.8. Não serão levadas em consideração quaisquer ofertas que não se enquadrarem nas especificações exigidas nesta Requisição de Propostas.
15. DO VALOR ESTIMADO
15.1. O valor mensal estimado para a referida contratação é de R$ 62.688,54 (sessenta e dois mil seiscentos e oitenta e oito reais e cinquenta e quatro centavos), o que reflete um valor total estimado para os 60 (sessenta) meses de R$ 3.761.312,30 (três milhões, setecentos e sessenta e um mil trezentos e doze reais e trinta centavos), conforme detalhamento a seguir:
ITEM | DESCRIÇÃO | VALOR MENSAL | VALOR ANUAL |
1 | Contratação de prestação de serviço de gestão de previdência de entidade fechada de previdência complementar, abrangendo o conjunto das áreas de seguridade, contábil, financeira e administrativa da Fundação de Previdência Complementar dos Servidores do Distrito Federal - DF-PREVICOM, com a devida permissão de acesso à sistema de gestão integrada utilizado pela empresa prestadora de serviços, estando incluídas a implantação, operação, armazenamento de dados, guarda de informações, treinamento, consultoria e customizações necessárias às particularidades da DF-PREVICOM, bem como atualizações do sistema necessárias para atendimento de normativos relacionados à operação da DF-PREVICOM. | R$ 62.688,54 | R$ 752.262,46 |
15.2. Como critério para seleção de proposta será considerado o menor preço contemplando todas as especificações dos serviços contidos nesta Requisição de Proposta.
16. DA VIGÊNCIA DO CONTRATO
16.1. O Contrato terá vigência pelo período de 60 (sessenta) meses, contados a partir da data de sua assinatura, podendo ser prorrogado, observado o limite estabelecido nos normativos internos em vigor na DF-PREVICOM e desde que haja autorização formal da autoridade competente.
16.1.1. O normativo interno em vigor, disponível no Anexo IV - Resolução nº 80, de 29 de junho de 2023, permite um limite máximo de 120 (meses) de duração total do contrato.
16.2. O serviço é caracterizado como serviço de prestação continuada, cuja interrupção pode vir a comprometer a continuidade das atividades de Fundação.
16.3. A prorrogação de contrato deverá ser promovida mediante celebração e assinatura de termo aditivo, este último seguindo as seguintes condições:
16.3.1. interesse de ambas as partes;
16.3.2. previsão contratual para prorrogação, conforme a cláusula de vigência do contrato, bem como de possibilidade de prorrogação;
16.3.3. disponibilidade de recursos orçamentários; e
16.3.4. atendimento às exigências desta Requisição de Proposta.
17. DA GARANTIA CONTRATUAL
17.1. A CONTRATADA, no prazo de 10 (dez) dias úteis após a assinatura do Contrato, prestará garantia no valor correspondente a 5% (cinco por cento) do valor do Contrato, na modalidade que vier a optar dentre as adiante relacionadas:
17.1.1. Caução em dinheiro - deverá ser efetuado depósito em favor da DF-PREVICOM.
17.1.2. Caução em títulos da dívida pública - os títulos deverão ser emitidos sobre a forma escritural, mediante registro em sistema centralizado de liquidação e custódia autorizado pelo Banco Central do Brasil e avaliados pelos seus valores econômicos, conforme definido pelo Ministério da Fazenda.
17.1.3. Seguro Garantia - a apólice deverá viger pelo prazo do contrato.
17.1.4. Fiança Bancária - a carta de fiança deverá viger pelo prazo do contrato e deverá constar expressa renúncia do fiador aos benefícios do art. 827 do Código Civil.
17.2. A prestação da Garantia, nos moldes previstos nos subitens acima, é condição de eficácia do contrato.
17.3. A garantia assegurará, qualquer que seja a modalidade escolhida, o pagamento de:
17.3.1. Prejuízos advindos do não cumprimento do objeto do contrato e do não adimplemento das demais obrigações nele previstas;
17.3.2. Prejuízos diretos causados à CONTRATANTE decorrentes de culpa ou dolo durante a execução do contrato;
17.3.3. Multas moratórias e punitivas aplicadas pela CONTRATANTE à CONTRATADA; e
17.3.4. Obrigações trabalhistas e previdenciárias de qualquer natureza e para com o FGTS, não adimplidas pela CONTRATADA, quando couber.
17.4. A modalidade seguro-garantia somente será aceita se contemplar todos os eventos indicados no item anterior, observada a legislação que rege a matéria.
17.5. Se o valor da garantia for utilizado total ou parcialmente em pagamento de qualquer obrigação, a CONTRATADA obriga-se a fazer a respectiva reposição no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis, contados da data em que for notificada.
17.6. A CONTRATANTE executará a garantia na forma prevista na legislação que rege a matéria.
17.7. Será considerada extinta a garantia:
17.7.1. Com a devolução da apólice, carta fiança ou autorização para o levantamento de importâncias depositadas em dinheiro a título de garantia, acompanhada de declaração da CONTRATANTE, mediante termo circunstanciado, de que a CONTRATADA cumpriu todas as cláusulas do contrato;
17.7.2. No prazo de 90 (noventa) dias após o término da vigência do contrato.
17.8. O garantidor não é parte para figurar em processo administrativo instaurado pela CONTRATANTE com o objetivo de apurar prejuízos e/ou aplicar sanções à CONTRATADA.
17.9. A CONTRATADA autoriza a CONTRATANTE a reter, a qualquer tempo, a garantia, na forma prevista nesta Requisição e no Contrato.
18. DO PAGAMENTO
18.1. O pagamento será efetuado em até 30 (trinta) dias após apresentação da Nota Fiscal, desde que o documento de cobrança esteja em condições de liquidação de pagamento e haja atestado definitivo de recebimento.
18.1.1. Passados 30 (trinta) dias sem o devido pagamento por parte da entidade, a parcela devida será atualizada monetariamente, desde o vencimento da obrigação até a data do efetivo pagamento de acordo com a variação “pro rata tempore” do IPCA, nos termos do art. 3º do Decreto nº 37.121/2016.
18.2. Para realização do pagamento, deverá ser fornecido pela CONTRATADA, mensalmente, juntamente com a Nota Fiscal, o relatório detalhado contendo todos os registros de chamados técnicos abertos no referido período, bem como o relatório de disponibilidade do serviço prestado.
18.2.1. Para efeitos de faturamento, será considerado o número de Etapas em que ocorrerá a Implantação dos Itens.
18.2.1.1. A implantação, conforme consta nesta Requisição de Proposta, ocorrerá em 4 etapas. A cada etapa de implantação concluída, se iniciará a efetiva prestação dos serviços relativos aos subitens aptos a funcionar, devidamente implantados. Ao final de todas as etapas de implantação, a prestação dos serviços poderá ocorrer de forma integral.
18.2.1.2. O valor do contrato será dividido em parcelas mensais. Cada parcela mensal será paga a depender do número de etapas implantadas e aptas a ter a prestação do serviço efetivamente prestado, sendo que iniciar-se-á o pagamento de um percentual do valor mensal do contrato a cada etapa concluída, sendo: 40% da Etapa 1; 20% da Etapa 2; 20% da Etapa 3; e 20% da Etapa 4. Ao final da implantação das quatro etapas, o serviço contratado estará apto a ser integralmente prestado e a parcela mensal será paga, a partir desse momento, de forma integral.
18.2.1.3. A tabela a seguir exemplifica o pagamento no caso de quatro etapas:
18.3. Caso a empresa vencedora do processo de seleção de proposta referente à presente Requisição seja a atual prestadora dos serviços na DF- PREVICOM, o pagamento ficará condicionado ao término da vigência do Contrato anteriormente firmado com a DF-PREVICOM.
19. DO REAJUSTE
19.1. Decorridos 12 (doze) meses da assinatura do contrato, o valor correspondente aos serviços poderá ser reajustado aplicando-se o Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo - IPCA - acumulado no período.
19.1.1. Caso o índice estabelecido para reajustamento venha ser extinto ou de qualquer forma não possa mais ser utilizado, será adotado em substituição o que vier a ser determinado pela legislação em vigor.
19.1.2. Na ausência de previsão legal quanto ao índice substituto, as partes elegerão novo índice oficial, para o reajustamento do preço do valor remanescente.
20. DO ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO
20.1. O acompanhamento e a fiscalização da execução da contratação consistem na verificação da conformidade da prestação dos serviços e da alocação dos recursos necessários, de forma a assegurar o perfeito cumprimento do contrato, devendo ser exercidos por um ou mais colaborador da DF- PREVICOM, especialmente designados por meio de Portaria.
20.2. O representante da DF-PREVICOM deverá ter a experiência necessária para o acompanhamento e controle da execução dos serviços.
20.3. A verificação da adequação da prestação do serviço deverá ser realizada com base nos critérios previstos nesta Requisição de Proposta.
20.4. A fiscalização de que trata este item não exclui nem reduz a responsabilidade da CONTRATADA, inclusive perante terceiros, por qualquer irregularidade, ainda que resultante de imperfeições técnicas, e, na ocorrência desta, não implica em corresponsabilidade da DF-PREVICOM ou de seus agentes e prepostos.
20.5. Durante a execução do objeto, o executor do Contrato deverá monitorar constantemente o nível de qualidade dos serviços para evitar a sua degeneração, devendo intervir para requerer à CONTRATADA a correção das faltas, falhas e irregularidades constatadas.
20.6. O descumprimento total ou parcial das responsabilidades assumidas pela CONTRATADA, ensejará a aplicação de sanções administrativas, previstas nesta Requisição de Proposta e na legislação vigente, podendo culminar em rescisão contratual.
20.7. Não obstante a contratada seja a única e exclusiva responsável pela execução de todo o objeto desta Requisição de Proposta, à DF-PREVICOM reservar-se o direito de, sem que de qualquer forma restrinja a plenitude desta responsabilidade, exercer a mais ampla e completa fiscalização sobre a prestação de serviços.
20.8. A fiscalização deverá realizar, entre outras, as seguintes atividades:
20.8.1. Manter um arquivo completo e atualizado de toda a documentação pertinente aos trabalhos, incluindo o contrato, Requisição de Proposta, orçamentos, cronogramas, correspondências e relatórios de serviços;
20.8.2. Xxxxxxxx e aprovar o plano de execução a ser apresentado pela contratada nos inícios dos trabalhos;
20.8.3. Solucionar as dúvidas e questões pertinentes à prioridade ou sequência dos serviços em execução, bem como as interferências dos trabalhos da CONTRATADA com as atividades de outras empresas ou profissionais eventualmente contratados pela CONTRATANTE;
20.8.4. Paralisar ou solicitar o refazimento de qualquer serviço que não seja executado em conformidade com o plano ou programa de manutenção, norma técnica ou qualquer disposição oficial aplicável ao objeto do contrato;
20.8.5. Exercer rigoroso controle sobre o cronograma de execução dos serviços aprovando os eventuais ajustes que ocorreram durante o desenvolvimento dos trabalhos;
20.8.6. Solicitar a substituição de qualquer funcionário da CONTRATADA que embarace ou dificulte a ação da fiscalização ou cuja presença no local dos serviços seja considerada prejudicial ao andamento dos trabalhos;
20.8.7. A CONTRATADA deverá facilitar, por todos os meios ao seu alcance, a ampla ação da fiscalização, permitindo o acesso aos serviços em execução, bem como atender prontamente às solicitações que lhe forem efetuadas, ou, em caso de impossibilidade, justificar por escrito;
20.9. A execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle, que compreendam a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:
20.9.1. Os resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada;
20.9.2. Os recursos humanos empregados, em função da quantidade e da formação profissional exigidas;
20.9.3. A qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;
20.9.4. A adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida;
20.9.5. O cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato;
20.9.6. A satisfação do público usuário.
21. DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS
21.1. A CONTRATADA que não cumprir integralmente as obrigações constantes nesta Requisição estará sujeita às sanções previstas no Decreto nº 44.330, de 15/03/2023 e suas alterações, que regulamentou a aplicação de sanções administrativas previstas nas Leis Federais nº 14.133/2021 e demais normas aplicáveis vigentes, além daquelas previstas no item anterior, do atraso injustificado ou da inexecução parcial ou total do contrato sujeitará a Proponente/CONTRATADA às seguintes penalidades:
21.1.1. Advertência por escrito, quando do não cumprimento de quaisquer das obrigações contratuais consideradas faltas leves, assim entendidas aquelas que não acarretam prejuízos significativos para o serviço contratado;
21.1.2. Multa no valor equivalente a R$ 10.000,00 (dez mil reais) pela recusa injustificada em assinar o contrato dentro do prazo estabelecido;
21.1.3. Multa no valor correspondente a 0,1% (um décimo por cento) ao dia do valor da fatura do respectivo mês da ocorrência, por evento injustificado, até o limite de 20 (vinte) dias, no caso de inexecução parcial do contrato ou descumprimento de obrigações contratuais;
21.1.4. Multa no valor correspondente a 0,2% (dois décimos por cento) ao dia do valor da fatura do respectivo mês da ocorrência, por evento injustificado, a partir do 21º (décimo) dia, até o limite de 10 (dez) dias no caso do prosseguimento da inexecução parcial do contrato, ou descumprimento de obrigações por parte da CONTRATADA;
21.1.5. Multa no valor de 10% (dez por cento) do valor previsto para o exercício, tomando como média o respectivo mês de ocorrência, no caso de inexecução total do contrato, o que ensejará a rescisão unilateral do ajuste;
21.1.6. Suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a CONTRATANTE, por prazo não superior a 02 (dois) anos;
21.1.7. Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que será concedida sempre que a CONTRATADA ressarcir a CONTRATANTE pelos prejuízos resultantes e depois de decorrido o prazo de 02 (dois) anos.
21.2. As penalidades serão aplicadas após regular processo administrativo, em que seja assegurada à CONTRATADA o contraditório e ampla defesa, com os meios e recursos que lhes são inerentes.
21.3. As sanções descritas acima poderão ser aplicadas de forma isolada ou cumulativamente, conforme a gravidade da falta.
21.4. As penalidades de multa decorrentes de fatos diversos serão consideradas independentes entre si.
22. DA RESCISÃO DO CONTRATO
22.1. Constituem motivos para rescisão do contrato:
22.1.1. O não cumprimento de cláusulas contratuais, especificações, projetos ou prazos;
22.1.2. O cumprimento irregular de cláusulas contratuais, especificações, projetos e prazos;
22.1.3. A lentidão do seu cumprimento, levando a Administração a comprovar a impossibilidade da conclusão do serviço, nos prazos estipulados;
22.1.4. O atraso injustificado no início do serviço;
22.1.5. A paralisação do serviço, sem justa causa e prévia comunicação à Administração;
22.1.6. A subcontratação total do seu objeto, a associação da contratada com outrem para o cumprimento do objeto contratual, a cessão ou transferência, total ou parcial do contrato, ressalvados os casos devidamente justificados e aceitos pela CONTRATANTE;
22.1.7. O desatendimento das determinações regulares da autoridade designada para acompanhar e fiscalizar a sua execução, assim como as de seus superiores;
22.1.8. O cometimento reiterado de faltas na sua execução;
22.1.9. A decretação de falência ou a instauração de insolvência civil;
22.1.10. A dissolução da sociedade ou o falecimento do contratado;
22.1.11. A alteração social ou a modificação da finalidade ou da estrutura da empresa, que prejudique a execução do contrato;
22.1.12. Razões de interesse público de alta relevância e de amplo conhecimento justificadas e determinadas pela máxima autoridade da esfera administrativa a que está subordinado a CONTRATANTE e exaradas no processo administrativo a que se refere o contrato;
22.1.13. A supressão, por parte da Administração, dos serviços, acarretando modificação do valor inicial do contrato além do limite permitido pela Lei nº 14.133/2021;
22.1.14. A suspensão de sua execução, por ordem escrita da DF-PREVICOM, por prazo superior a 120 (cento e vinte) dias, salvo em caso de calamidade pública, grave perturbação da ordem interna ou guerra, ou ainda por repetidas suspensões que totalizem o mesmo prazo, independentemente do pagamento obrigatório de indenizações pelas sucessivas e contratualmente imprevistas desmobilizações e mobilizações e outras previstas, assegurado à contratada, nesses casos, o direito de optar pela suspensão do cumprimento das obrigações assumidas até que seja normalizada a situação;
22.1.15. O atraso superior a 90 (noventa) dias dos pagamentos devidos pela Administração decorrentes do serviço, ou parcelas destes, já recebidas, salvo em caso de calamidade pública, grave perturbação da ordem interna ou guerra, assegurado ao contratado o direito de optar pela suspensão do cumprimento de suas obrigações até que seja normalizada a situação;
22.1.16. A não liberação, por parte da DF-PREVICOM, de área, local ou objeto para execução do serviço, nos prazos contratuais;
22.1.17. A ocorrência de caso fortuito ou de força maior, regularmente comprovada, impeditiva da execução do contrato;
22.1.18. Descumprimento do disposto no inciso VI do art. 68 da Lei nº 14.133/2021, sem prejuízo das sanções penais cabíveis;
22.2. A rescisão, devidamente motivada nos autos, será precedida de procedimento administrativo, assegurado o contraditório e a ampla defesa para a rescisão unilateral.
22.3. A rescisão do Contrato poderá ser:
22.3.1. Determinada por ato unilateral e escrito da DF-PREVICOM , nos casos estabelecidos no contrato e na legislação;
22.3.2. Amigável, por acordo entre as partes, reduzida a termo no processo, desde que haja conveniência para a Administração;
22.3.3. Judicial, nos termos da legislação;
22.4. A rescisão Administrativa ou amigável deverá ser precedida de autorização escrita e fundamentada da autoridade competente.
22.5. O termo de rescisão deverá indicar, conforme o caso:
22.5.1. Balanço dos eventos contratuais já cumpridos ou parcialmente cumpridos;
22.5.2. Relação dos pagamentos já efetuados e ainda devidos;
22.5.3. Indenizações e multas.
23. DA ALTERAÇÃO SUBJETIVA
23.1. É admissível a fusão, cisão ou incorporação da CONTRATADA com ou em outra pessoa jurídica, desde que sejam observados, pela nova pessoa jurídica, todos os requisitos de habilitação exigidos na Requisição de Proposta original; sejam mantidas as demais cláusulas e condições do contrato; não haja prejuízo à execução do objeto pactuado e haja a anuência expressa da DF-PREVICOM à continuidade do contrato.
24. DO CONSÓRCIO E DA SUBCONTRATAÇÃO
24.1. A participação de consórcios não será admitida, uma vez que os serviços a serem prestados são amplamente comercializados por diversas empresas no mercado. Tal permissibilidade poderia causar dano à CONTRATANTE por frustrar o próprio caráter competitivo da disputa pelo menor preço.
24.2. Pelo mesmo fato, não há motivos para se admitir a subcontratação total de forma a gerar outros instrumentos contratuais e, consequentemente, outras atribuições à DF-PREVICOM.
25. DA PROTEÇÃO DOS DADOS
25.1. Para a prestação dos serviços e ou fornecimento dos respectivos bens, as partes deverão observar o que disciplina a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei Federal nº 13.709/18).
25.2. Em caso de descumprimento desta Lei por qualquer motivo ou, em razão das infrações cometidas às normas previstas, ficam sujeitos às seguintes sanções administrativas aplicáveis pela autoridade nacional (art. 52 LGPD):
I - advertência, com indicação de prazo para adoção de medidas corretivas;
II - multa simples, de até 2% (dois por cento) do faturamento da pessoa jurídica de direito privado, grupo ou conglomerado no Brasil no seu último exercício, excluídos os tributos, limitada, no total, a R$ 50.000.000,00 (cinquenta milhões de reais) por infração;
III - multa diária, observado o limite total a que se refere o inciso II;
IV - publicização da infração após devidamente apurada e confirmada a sua ocorrência;
V - bloqueio dos dados pessoais a que se refere a infração até a sua regularização;
VI - eliminação dos dados pessoais a que se refere a infração.
25.3. Fica terminantemente proibido o uso de dados pessoais sem o consentimento desta Fundação, por qualquer pessoa física ou jurídica, empresa comercial ou outro ente com iguais características, sendo expressamente vedado o uso destes dados para quaisquer fins, salvo quando haja autorização expressa por parte da DF-PREVICOM.
25.4. Compete exclusivamente à DF-PREVICOM, em casos específicos, o fornecimento de dados pessoais, devendo ser avaliada a pertinência ou não do uso dessas informações, podendo, de forma discricionária, efetuar a concessão, ou negá-la sem aviso prévio.
25.5. Antes, durante ou depois de qualquer contratação deverão ser observados todos os meios de segurança, para impedir o vazamento de dados e ou informações de qualquer natureza.
26. DAS VEDAÇÕES
26.1. É vedado à CONTRATADA:
26.1.1. caucionar ou utilizar este instrumento para qualquer operação financeira;
26.1.2. interromper a execução do objeto contratual sob alegação de inadimplemento por parte da DF-PREVICOM, salvo nos casos previstos em lei.
27. DISPOSIÇÕES FINAIS
27.1. Quando da assinatura do contrato, a empresa deverá iniciar suas atividades e atribuições imediatamente, seguindo todo o delineado nesta Requisição de Proposta, bem como nas legislações pertinentes.
27.2. A ação ou omissão, total ou parcial, da fiscalização da DF-PREVICOM não eximirá a CONTRATADA de total responsabilidade quanto ao cumprimento das obrigações pactuadas entre as partes, bem como das demais obrigações acessórias definidas em lei.
27.3. Não será considerada ou atendida reclamação de alteração das informações constantes na proposta da CONTRATADA.
28. FORO
28.1. O Foro para dirimir eventuais conflitos acerca do presente objeto de contratação deverá ser o do Distrito Federal, Seção de Brasília.
29. DOS ANEXOS
29.1. São partes integrantes da presente Requisição de Proposta os seguintes Anexos:
29.1.1. Anexo I - Modelo de Proposta;
29.1.2. Anexo II - Declaração de Inexistência de Fato Impeditivo;
29.1.3. Anexo III - Declaração de que a empresa não utiliza mão de obra direta ou indireta de menores;
29.1.4. Anexo IV - Resolução nº 80, de 29 de junho de 2023;
29.1.5. Anexo V - Regulamento do Plano DF-Previdência;
29.1.6. Anexo VI - Relatório de Seguridade, posição 29/02/2024;
29.1.7. Anexo VII - Minuta do Contrato Elaborado por
XXXXXXX XXXXX XXXXXXXXX XX XXXXXXXX
Coordenadora de Contratos
Aprovado por
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XX XXXXX
Diretor de Seguridade (Substituto) / Diretor Presidente
ANEXO I
MODELO DE PROPOSTA COMERCIAL
(em papel timbrado da empresa)
REQUISIÇÃO DE PROPOSTA Nº 01/2024 - DF-PREVICOM
À Fundação de Previdência Complementar dos Servidores do Distrito Federal (DF-PREVICOM).
Objeto: Contratação de prestação de serviço de gestão de previdência de entidade fechada de previdência complementar, abrangendo o conjunto das áreas de seguridade, contábil, financeira e administrativa da Fundação de Previdência Complementar dos Servidores do Distrito Federal - DF-PREVICOM, com a devida permissão de acesso à sistema de gestão integrada utilizado pela empresa prestadora de serviços, estando incluídas a implantação, operação, armazenamento de dados, guarda de informações, treinamento, consultoria e customizações necessárias às particularidades da DF-PREVICOM, bem como atualizações do sistema necessárias para atendimento de normativos relacionados à operação da DF-PREVICOM.
Proposta que faz a empresa , inscrita no CNPJ n.º e inscrição estadual n.º
, estabelecida no(a) , para a contratação supramencionada, de acordo com todas as especificações e condições da Requisição de Proposta e seus Anexos.
O valor mensal fixo para esta contratação é de R$ XX.XXX,XX( ), perfazendo o valor anual de R$ XXX.XXX,XX ( ) incluídas todas as despesas necessárias à prestação dos serviços objeto da contratação.
Esta proposta é válida por 90 (noventa) dias, a contar da data de sua apresentação.
Informamos, por oportuno, que já estão computados todos os custos necessários decorrentes da prestação dos serviços objeto da pretensa contratação, bem como já incluídos todos os impostos, encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais, comerciais, taxas, fretes, seguros, garantia dos serviços e equipamentos, deslocamentos de pessoal e quaisquer outros que incidam direta ou indiretamente.
Declaramos que possuímos estrutura e pessoal técnico adequado para a execução dos serviços.
Declaramos que conhecemos e concordamos com todas as condições estabelecidas na Requisição de Proposta nº 01/2024-DF-PREVICOM.
Declaramos que esta proposta comercial foi elaborada em consonância com a Requisição de Proposta nº 01/2024, e que os produtos e serviços fornecidos atenderão a todas as normas, especificações, detalhamentos técnicos e demais requisitos exigidos na citada Requisição.
Declaramos que cumpriremos todos os prazos estabelecidos na Requisição. Os dados da nossa empresa são:
a) Razão Social: ;
b) CNPJ (MF) nº: ;
c) Representante(s) legal(is) com poderes para assinar o contrato: ;
d) CPF: RG: - ;
e) Inscrição Estadual nº: ;
f) Endereço: ;
g) Fone: Fax: E-mail: ;
h) CEP: ; e
i) Cidade: Estado: .
j) Banco: Conta Corrente: Agência: ;
k) Contato: Fone/Ramal:
Local e data
Assinatura do Representante Legal
ANEXO II
MODELO DE DECLARAÇÃO DE INEXISTÊNCIA DE FATO SUPERVENIENTE IMPEDITIVO
REQUISIÇÃO DE PROPOSTA Nº 01/2024 - DF-PREVICOM
(Nome da empresa).................................................................................................., CNPJ nº. ,
sediada (endereço completo) , declara, sob as penas da Lei, que até a presente data inexistem fatos impeditivos
para a sua habilitação na presente seleção de proposta, ciente da obrigatoriedade de declarar ocorrências posteriores.
Local, de de 2024.
Nome e assinatura do declarante (número da identidade ou do CPF)
ANEXO III
MODELO DE DECLARAÇÃO DE QUE A EMPRESA NÃO UTILIZA MÃO DE OBRA DIRETA OU INDIRETA DE MENORES
REQUISIÇÃO DE PROPOSTA Nº 01/2024 - DF-PREVICOM
(Nome da empresa) , inscrita no CNPJ nº , por intermédio de seu representante legal o(a) Sr(a) portador da carteira de identidade nº e do CPF nº sediada (endereço completo) , DECLARA, para fins do disposto na Lei nº 9.854, de 27 de outubro de 1999, regulamentada pelo Decreto nº 4.358, de 05 de setembro de 2002, que não utiliza mão de obra direta ou indireta de menores de 18 (dezoito) anos para a realização de trabalhos noturnos, perigosos ou insalubres, bem como não utiliza, para qualquer trabalho, mão de obra direta ou indireta de menores de 16 (dezesseis) anos.
Ressalva: emprega menor, a partir de 14 (catorze) anos na condição de aprendiz.
Local, de de 2024.
Nome e assinatura do declarante
(número da identidade ou CPF do declarante)
ANEXO IV
RESOLUÇÃO Nº 80, DE 29 DE JUNHO DE 2023
ANEXO V
REGULAMENTO DO PLANO DF-PREVIDÊNCIA
ANEXO VI
RELATÓRIO DE SEGURIDADE, POSIÇÃO 29/02/2024
ANEXO VII
MINUTA DO CONTRATO
REQUISIÇÃO DE PROPOSTA Nº 01/2024 - DF-PREVICOM
Documento assinado eletronicamente por XXXXXXX XXXXX XXXXXXXXX XX XXXXXXXX - Xxxx.00000016, Coordenador(a) de Contratos, em 11/04/2024, às 16:58, conforme art. 6º do Decreto n° 36.756, de 16 de setembro de 2015, publicado no Diário Oficial do Distrito Federal nº 180, quinta-feira, 17 de setembro de 2015.
Documento assinado eletronicamente por XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XX XXXXX - Xxxx.00000013, Presidente da Fundação de Previdência Complementar dos Servidores do Distrito Federal- em exercício, em 11/04/2024, às 17:53, conforme art. 6º do Decreto n° 36.756, de 16 de setembro de 2015, publicado no Diário Oficial do Distrito Federal nº 180, quinta-feira, 17 de setembro de 2015.
A autenticidade do documento pode ser conferida no site: xxxx://xxx.xx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxx_xxxxxxx.xxx? acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0 verificador= 137565201 código CRC= FEB98502.
"Brasília - Patrimônio Cultural da Humanidade"
SCN Qd. 05 - Centro Empresarial Brasília Shopping and Towers, Torre Norte, Sala 1226 - Bairro Asa Norte - CEP 00000-000 - DF Telefone(s):
Sítio - xxxxxxxxxx.xxx.xx
04006-00000046/2024-23 Doc. SEI/GDF 137565201