CÓDIGO DE CONDUTA E ÉTICA
CÓDIGO DE CONDUTA E ÉTICA
ORTHO SYSTEM – COMÉRCIO, IMPORTAÇÃO E EXPORTAÇÃO DE IMPLANTES ORTOPÉDICOS LTDA.
1. Objetivo
Definir os valores que regem e orientam as condutas pessoais e profissionais no âmbito das relações da empresa com os diversos públicos com quem interage. É responsabilidade de cada profissional da ORTHO SYSTEM seguir as políticas e procedimentos estabelecidos neste documento e nos demais contidos no Manual da Empresa e na legislação nacional sob pena de responder individual e/ou solidariamente pelas consequências resultantes.
A empresa reconhece que é seu dever agir tendo em mente o melhor para seus colaboradores. A empresa pode atender ao seu interesse através de colaborações benéficas com os órgãos do governo, sociedade e profissionais da saúde. Para assegurar que estes relacionamentos colaborativos alcancem os mais elevados padrões éticos, os mesmos deverão ser conduzidos com a devida transparência e de acordo com as devidas leis, regulamentos e orientação governamental.
A empresa reconhece a obrigação de facilitar interações éticas entre os associados e profissionais da saúde de forma a assegurar que as decisões médicas sejam baseadas no melhor interesse do paciente. Os princípios éticos que governam estas interações são sujeitos a este Código de Conduta e Ética.
2. Aplicação
Empresa ORTHO SYSTEM (seus colaboradores, clientes, distribuidores e representantes)
3. Documento (s) Complementar (es)
Lei N° 12.846, de 1° de Agosto de 2013 - Dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira, e dá outras providências.
FCPA – Foreign Corrupt Practices Act - Lei sobre práticas de corrupção dos Estados Unidos da América
Manual da Empresa – elaborado em novembro de 2014.
4. Definições
Compliance: é o conjunto de disciplinas para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as
atividades da instituição ou empresa, bem como evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer.
ÉTICA : Conjunto de regras e preceitos aplicados no cotidiano e usados continuamente por cada cidadão. Essas regras orientam cada indivíduo, norteando as suas ações e os seus julgamentos sobre o que é moral ou imoral, certo ou errado, bom ou mau.
Corrupção: é o ato ou efeito de se corromper, oferecer algo para obter vantagem em negociata onde se favorece uma pessoa e se prejudica outra. É tirar vantagem do poder atribuído.
Funcionário público ou do Governo : Consideram-se “funcionário público ou do governo” todos os diretores e funcionários de empresas públicas ou controladas pelo governo. Como esse termo é interpretado de forma ampla pelas autoridades anticorrupção, relacionamos abaixo algumas categorias de indivíduos consideradas como “funcionário público ou do governo” para efeito das Leis Anticorrupção.
Presente : Trata-se de qualquer coisa de valor que é dada ou recebida devido a uma relação comercial e pela qual o receptor não tem que pagar o valor justo de mercado.
Representante Terceiro : São todos os terceiros que representam a empresa, como consultores, prestadores de serviços, parceiros de negócios, fornecedores, etc.
5. Abrangência
- Aplicação total e irrestrita aos: Sócios; Clientes; Fornecedores; Funcionários; Representantes e Distribuidores;
6. Conduta
Todos os profissionais colaboradores, representantes e distribuidores devem entender e seguir o Código de Conduta e Ética em suas relações internas e com todas as partes relacionadas no item anterior. Caso o profissional não tenha certeza se uma atividade é ética ou apropriada o mesmo deve buscar auxilio junto à Diretoria da empresa.
A empresa repudia quaisquer práticas de negócios que possam caracterizar propina, suborno, fixação de preço ou comportamentos similares, proibindo seus associados de adotá-las em quaisquer relações.
As diretrizes de anticorrupção têm como objetivo assegurar que a empresa observe os requisitos das Leis Anticorrupção nacionais e internacionais, públicas ou privadas, de forma a garantir que, durante a condução dos negócios, sejam adotados os mais elevados padrões de integridade, legalidade e transparência.
O objetivo do Código de Conduta e Ética é conduzir os negócios da empresa com honestidade e integridade. É vital a manutenção desta reputação e, por isso, a empresa tem uma abordagem de tolerância zero com relação a subornos e outros atos de corrupção envolvendo seus colaboradores e parceiros. Todos os colaboradores da
empresa são responsáveis por esta conduta e devem reportar quaisquer preocupações para a Diretoria da empresa.
7. Discriminação
Repudiamos qualquer atitude guiada por preconceitos relacionados à origem, etnia, sexo, idade, características físicas e qualquer outra forma de discriminação.
7.1. Discriminação no ambiente de trabalho
A empresa valoriza a diversidade nas relações de trabalho. Portanto, a todos deve ser dado tratamento respeitoso, cordial e justo, independentemente de cargo ou função que ocupem.
A empresa cultiva um ambiente de respeito à dignidade, à diversidade e aos direitos humanos e adota práticas que contribuem ativamente para a prevenção, o combate e a erradicação de formas degradantes de trabalho (infantil, forçado e escravo), bem como da discriminação, assédio, desrespeito, exploração e preconceito de qualquer natureza, seja de raça, religião, faixa etária, sexo, convicção política, nacionalidade, estado civil, orientação sexual, condição física ou quaisquer outros.
7.2. Exploração do trabalho adulto ou infantil
A empresa não permite ou tolera contratações ou associações que possuam qualquer vínculo com exploração do trabalho adulto ou infantil. A empresa não admite de forma alguma a exploração do trabalho adulto e infantil e reserva-se o direito de não manter relações de qualquer natureza com clientes e fornecedores que adotem essa prática.
Entende-se por exploração do trabalho adulto, o trabalho escravo, previsto no art. 149, do Código Penal Brasileiro.
7.3. Uso de álcool, drogas, porte de armas e comercialização de mercadorias Todo colaborador deve cuidar de sua imagem. Assim, está proibida a utilização de álcool, drogas, o porte de armas e a comercialização de mercadorias de interesse próprio em horário de trabalho.
É proibida a ingestão de bebidas alcoólicas no horário de trabalho, assim como o exercício da função profissional em estado de embriaguez. São proibidos também o uso e o porte de drogas e a permanência no ambiente de trabalho em estado alterado pelo uso dessas substâncias, o que pode afetar a segurança e o desempenho tanto do colaborador quanto de seus colegas de trabalho.
Armas de nenhuma espécie são permitidas nas dependências da empresa, salvo para profissionais expressamente autorizados para tal. São proibidas a comercialização e a permuta de mercadorias de interesse particular nas dependências da empresa.
8. Presentes
É inaceitável: Xxxxxxx, oferecer, conceder, prometer ou receber cortesias, contribuições e favores de qualquer natureza a pessoas e empresas dos setores público e privado,
terceiro setor ou a membros de partidos políticos, bem como de órgãos governamentais, em troca ou a título de facilitação de negócios, operações ou atividades ou visando benefícios indevidos para si mesmo ou para terceiros.
9. Conflito de interesses
As atividades externas e os deveres funcionais dos colaboradores da empresa devem estar perfeitamente harmonizados de forma a evitar conflitos de interesses. É dever dos colaboradores da empresa a tomada de decisões no melhor interesse da empresa e não baseada nos seus próprios interesses, devendo sempre informar à Diretoria sobre qualquer interesse pessoal que possa advir no âmbito do desempenho dos seus deveres profissionais.
Os colaboradores não podem utilizar, para contratos ou encomendas pessoais, empresas com as quais tenham relações comerciais no âmbito das suas atividades em nome da empresa. Tal regra aplica-se em particular se o colaborador exercer ou tiver capacidade para exercer uma influência direta ou indireta sobre a concessão, ou não, de contratos.
É importante que todos os colaboradores reconheçam e evitem conflitos de interesses durante a realização das suas atividades profissionais. A empresa e seus colaboradores estão comprometidos em observar, praticar e zelar por esse Código de Conduta e Ética. A integridade e a reputação da empresa são também responsabilidades dos seus colaboradores.
10. Comercial, Concorrência e Fornecedores.
10.1 - Relação com os Clientes
O compromisso com a satisfação de nossos clientes deve refletir-se no respeito aos seus direitos e na busca por soluções que atendam a seus interesses, sempre em consonância com os objetivos de desenvolvimento e rentabilidade da Empresa.
Atenda aos clientes com cortesia e eficiência, oferecendo informações claras, precisas e transparentes. O cliente deve obter respostas, mesmo que negativas, às suas solicitações, de forma adequada e no prazo por ele esperado.
Evite dar tratamento preferencial a quem quer que seja por interesse ou sentimento pessoal.
É importante que todos os relacionamentos com clientes e outras partes sejam baseados em práticas comerciais lícitas, eficientes e justas. São permitidas despesas de negócios razoáveis na forma de refeições. Esses gastos devem sempre ser feitos de forma apropriada e lícita e de acordo com a política da empresa.
A venda de artigos e serviços a organizações do governo é altamente regulamentada. Os funcionários envolvidos em vendas a clientes do governo devem tomar as medidas necessárias para garantir que todas as transações e relacionamentos relativos ao
governo estejam em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis, inclusive o fornecimento de presentes.
10.2 - Relações com Concorrentes
A concorrência leal deve ser o elemento básico em todas as nossas operações e relações com outras empresas do mercado. Isto inclui não tecer comentários ou contribuir para a divulgação de boatos sobre a empresa ORTHO SYSTEM ou empresas concorrentes.
O fornecimento de informações que não sejam públicas, de nossas empresas, deve sempre ser precedido da assinatura de contrato de confidencialidade entre as partes, aprovado pela diretoria executiva.
É proibido fornecer ou obter informações da nossa Empresa ou dos concorrentes, promover práticas de espionagem econômica ou obter planos e ações dos competidores por métodos escusos.
10.3 - Relações com Fornecedores
A escolha e contratação de fornecedores deve ser baseada em critérios técnicos, profissionais, éticos e nas necessidades, devendo ser conduzidas por meio de processo pré-determinado, tais como concorrência ou cotação de preços, que garantam a melhor relação custo-benefício. Evite negócios com fornecedores de reputação duvidosa.
11. Propriedade da Empresa
Os profissionais devem zelar pelos valores e pela imagem da Empresa mantendo uma postura compatível e atuando em defesa dos nossos interesses. A busca pelo desenvolvimento deve se dar com base nesses princípios, com a confiança de que nossas ações são guiadas pelos mais elevados padrões éticos.
Em particular, NÃO são aceitáveis as seguintes condutas:
•Manifestar-se em nome da empresa quando não autorizado ou habilitado para
tal.
•Usar para fins particulares ou repassar a terceiros tecnologias, metodologias,
know-how e outras informações de propriedade da Empresa ou por ela desenvolvidas ou obtidas;
São exemplos de conduta esperada e compatível com os valores da Empresa e a busca por resultados:
•Reconhecer honestamente os erros cometidos e comunicar imediatamente seu superior hierárquico;
•Questionar as orientações contrárias aos princípios e valores da Empresa;
•Apresentar críticas construtivas e sugestões visando aprimorar a qualidade do trabalho.
12. Relações no Ambiente de Trabalho
As relações no ambiente de trabalho devem pautar-se pela cortesia e respeito. Colabore para que predomine o espírito de equipe, a lealdade, a confiança, a conduta compatível com os valores da Empresa e a busca por resultados.
Quando no papel de gestor de pessoas, tenha em mente que seus profissionais o tomarão como exemplo. Suas ações, assim, devem constituir modelo de conduta para sua equipe.
Não se admite o uso do cargo para solicitar favores ou serviços pessoais a subordinados. É fundamental reconhecer o mérito de cada um e propiciar igualdade de acesso às oportunidades de desenvolvimento profissional existentes, segundo as características, competências e contribuições de cada colaborador. Não se admite nenhuma decisão que afete a carreira profissional de subordinados baseada apenas em relacionamento pessoal.
Nossas escolhas e atitudes tanto influenciam positivamente a confiança que recebemos quanto geram descrédito, dando origem a insatisfações pessoais e profissionais. Daí a importância de qualificar nossa conduta profissional. Em decorrência disso é necessário:
•Aprender com os erros cometidos, reconhecendo-os e propondo possíveis mecanismos de prevenção, dado o seu potencial de provocar prejuízos aos demais colegas.
•Realizar seu trabalho de maneira consciente, com integridade, diligência e fidelidade aos interesses da empresa.
13. Questões de interesse geral
13.1. Registros Contábeis
É de extrema importância que os registros contábeis sejam precisos, completos e verdadeiros. É obrigação da empresa manter livros, registros e contas refletindo, de forma detalhada, precisa e correta, todas as transações da organização. Para combater a corrupção, é importante que as transações sejam transparentes, totalmente documentadas e codificadas para contas que reflitam de maneira precisa a sua natureza. Tentar camuflar um pagamento pode criar uma violação ainda pior do que o pagamento em si.
É fundamental assegurar que todas as transações e operações estejam totalmente documentadas, corretamente aprovadas e codificadas para a descrição de despesa correta. Em hipótese alguma, documentos falsos ou enganosos devem constar nos livros e registros da empresa. A escrituração deverá obedecer às normas legais e fiscais aplicáveis.
13.2. Treinamentos e Conferências
13.2.1. Treinamento e conscientização sobre boa conduta
A empresa entende que a elaboração, a atualização e a divulgação deste Código de Conduta e Ética a todos os colaboradores e parceiros é a melhor forma de conscientizá-
los sobre a boa conduta. A empresa, ciente de seu comprometimento com o valor da “boa conduta”, da governança corporativa, da sustentabilidade e da aderência (compliance) às boas práticas internacionais, adotou este Código que será objeto de disseminação no âmbito de “treinamento” consistente e contínuo a ser implementado pelo colaborador e parceiros visando à conscientização sobre a importância da incorporação dos valores da boa conduta e integridade nas suas atividades do dia-a-dia.
13.2.2. Conferências Educacionais de Terceiros
Conferências legítimas, independentes, educacionais, científicas e de elaboração de políticas promovem conhecimento cientifico, avanços médicos, e cuidados eficientes de saúde. Isto tipicamente inclui conferências patrocinadas por associações nacionais, regionais, de especialidades médicas e conferências patrocinadas por provedores credenciados de educação médica continuada. A empresa deve assegurar que o apoio de conferências educacionais para terceiros preserve a independência de educação médica e não devem ser utilizadas como um meio de induzimento inapropriado. A empresa pode apoiar estas conferências de diversas maneiras:
Subvenções de Conferências. A empresa pode providenciar uma subvenção ao patrocinador da conferência para reduzir o custo da conferência. Ela também pode prover subvenções para um instituto de treinamento ou o patrocinador da conferência para permitir a participação de alunos de medicina, residentes, fellows, e outros profissionais da saúde em treinamento. A empresa também pode prover subvenções quando: - O encontro é primordialmente dedicado à promoção de atividades e diálogos objetivamente científicos e educativos;
A preferência é que a empresa apoie a participação de alunos de medicina, residentes, fellows e outros profissionais da saúde em treinamento, através de subvenções para a instituição treinadora. Tais subvenções devem ser concedidas tão somente a funções educacionais independentes e genuínas, e somente poderão ser utilizadas para reembolsar despesas legítimas para atividades educacionais legítimas. Todos os acordos de subvenção terão de ser documentados de forma apropriada e não devem ser utilizados como um meio de induzimento inapropriado. O patrocinador da conferência deverá independentemente controlar e ser responsável pela escolha do conteúdo programático, o corpo docente, os métodos educacionais e os materiais.
Se a empresa decidir providenciar apoio financeiro para cobrir o custo da participação de profissionais da saúde em conferências educacionais de terceiros, a empresa deverá:
• Adotar critérios objetivos para selecionar os profissionais da saúde que receberão subvenções que não levam em conta o volume ou valor de compras feitas ou que serão feitas pela pessoa;
• Assegurar que o pessoal de vendas da empresa não controle nem exerça influência indevida sobre a decisão de prover uma subvenção para certos profissionais da saúde;
• Implementar procedimentos apropriados para assegurar que tais subvenções não sejam utilizadas como induzimento inapropriado;
• Assegurar que todas as subvenções sejam devidamente documentadas.
• Anúncios e Demonstrações. A empresa pode comprar anúncios e arrendar estandes para mostruários nas conferências.
13.2.3. Acordos de Consultoria com Profissionais da Saúde
A empresa engaja profissionais da saúde para prover uma ampla variedade de serviços de consultoria valiosos e legítimos através de vários tipos de acordos, tais como: contratos para pesquisa, desenvolvimento de produtos e/ou transferência de propriedade intelectual, marketing, participação em conselhos consultivos, apresentações em treinamentos patrocinados pela empresa e outros serviços. A empresa pode pagar aos consultores um valor justo do mercado, pela realização destes tipos de serviços, conquanto que tenham como propósito preencher uma necessidade legítima de negócios e que não constitua um induzimento ilegal. Um induzimento ilegal significa um acordo remunerado com o propósito de influenciar um profissional da saúde, ou órgãos do governo de uma forma ilegal na tomada de decisões administrativas, técnicas, jurídicas, médicas e seleção de produtos.
A empresa deve cumprir com os seguintes padrões em conexão com acordos de consultoria com profissionais da saúde:
• Acordos de consultoria devem ser por escrito e descrever claramente todos os serviços a serem providos. Quando uma empresa associada contrata um consultor para realizar serviços de pesquisa clínica, deve também haver um protocolo de pesquisa por escrito. Adicionalmente, o empregador do profissional da saúde precisa ser notificado sobre o acordo de consultoria.
• Acordos de consultoria somente podem ser firmados quando uma necessidade legítima para os serviços for identificada e documentada de antemão.
• A escolha de um consultor deverá ser feita com base nas qualificações e perícia do consultor para atender a uma necessidade definida.
• O pagamento realizado a um consultor deverá ser consistente com o valor justo do mercado e em condições normais de mercado pelo serviço prestado e não deve ser baseado no volume ou valor dos negócios passados, presentes ou antecipados do consultor. Compensação paga ao consultor somente poderá ser feita após a prestação do serviço. O pagamento deverá ser realizado por transferência bancária eletrônica ou por cheque. O pagamento não pode ser realizado em dinheiro.
• A empresa poderá pagar por despesas documentadas, razoáveis e legítimas realizadas por um consultor, que sejam necessárias para executar o acordo de consultoria, como custos de viagem, refeições modestas e hospedagens modestas.
• O local e as circunstâncias dos encontros da empresa com os consultores deverão ser apropriados ao assunto da consultoria. Estes encontros devem ser
realizados em locais clínicos, educacionais, de conferências ou outros locais, incluindo hotéis ou outras instalações comercialmente disponíveis para encontros, conducentes para a troca eficaz de informação.
14. Gestão do Código de Conduta e Ética
A aprovação deste Código de Conduta e Ética e suas atualizações são de responsabilidade da Diretoria da empresa. Cabe a Diretoria da empresa garantir que seus colaboradores e parceiros conheçam, assimilem, apliquem e compartilhem os preceitos deste Código, que deve ser um exemplo de conduta a ser seguido por todos os seus associados. Sugestões de melhorias devem ser encaminhadas a Diretoria da empresa.
15. Distribuição
O conteúdo deste Código de Conduta e Ética está disponível no site da ORTHO SYSTEM, na intranet da Empresa à todos os funcionários, distribuidores, representantes, sócios, clientes, fornecedores e colaboradores que declaram já ter total conhecimento de seus termos.