ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR – ETP
JUSTIÇA DO TRABALHO
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 19ª REGIÃO
Coordenadoria de Comunicação Social - CCOM
fl.
ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR – ETP
REALIZAÇÃO DE EVENTOS
Demanda nº. 001/2019 | Contratação de empresa de prestação de serviços de eventos | |
Data de proposição da demanda | ||
Equipe de Planejamento da Contratação | ||
Integrante Requisitante | Unidade Administrativa | CCOM |
Servidor (a) responsável | Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxx | |
Ramal | 8235 | |
Integrante Técnico | Unidade | CCOM |
Servidor (a) | Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx | |
Ramal | 8117 | |
Integrante Administrativo | Unidade | SAA |
Xxxxxxxx (a) | Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxx | |
Ramal | 8206 | |
O objeto deste documento é estabelecer as condições necessárias para contratação de empresa especializada em serviço de eventos.
Capítulo I
Análise de Viabilidade da Contratação
1. Objeto
1.1.Contratação de empresa especializada na prestação dos serviços de organização de eventos, em regime de empreitada por preço unitário, sob demanda, em diversas cidades do estado de Alagoas, conforme condições, quantidades e exigências a serem estabelecidas no Termo de Referência e seus anexos
2. Justificativa e motivação da contratação.
2.1.O Tribunal Regional do Trabalho da 19ª Região é um órgão público essencial à função jurisdicional do Estado, incumbindo-lhe julgar com imparcialidade as demandas trabalhistas, conforme previsão constitucional, por meio de atuação em nas seguintes frentes distintas e complementares:
a) Atuação Preventiva – Orientação aos cidadãos quanto aos seus direitos e deveres;
b) Atuação Resolutiva – Resolução dos conflitos de interesse entre empregados e empregadores, com a utilização de modernos mecanismos de composição de conflitos, sempre privilegiando a conciliação;
XXXXXXX XXXXXXX XX XXXXXX
2.2.Para alcançar seu objetivo, o Tribunal Regional do Trabalho da 19ª Região vem investindo na modernização de suas áreas administrativa e judiciária, priorizando as ações do planejamento estratégico, firmando parcerias e convênios com órgãos e instituições de diversos segmentos. Todas as ações e projetos estão alinhados ao Planejamento Estratégico do Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT).
2.3.É importante ressaltar que a visão do Regional traçada no Planejamento Estratégico 2015/2020 dispõe que o TRT/AL objetiva ser reconhecido pela credibilidade, excelência e celeridade na atuação jurisdicional, por meio de uma gestão transparente, comprometida com inovação, qualidade de vida e responsabilidade socioambiental.
2.4.Há de se salientar, ainda, a necessidade de integração entre as Unidades Trabalhistas do Tribunal Regional do Trabalho de Alagoas, onde a troca de experiência é essencial para o planejamento de ações futuras. Neste contexto, é de fundamental importância a realização de eventos, sejam eles encontros, congressos, reuniões, seminários, mutirões de atendimento ao público, oficinas de planejamento estratégico, com o objetivo de contribuir para que o TRT/AL possa cumprir a sua missão.
2.5.O Tribunal Regional do Trabalho da 19ª Região (TRT/AL) realiza, com frequência, vários eventos ao longo do ano a exemplo de: V Corrida do TRT/AL Trabalho Seguro e II Corridinha TRT/AL de combate ao trabalho infantil, cuja finalidade é chamar atenção para a importância de se adotar medidas de combate aos acidentes laborais; outros eventos relacionados aos programas institucionais para os quais são descentralizados recursos específicos pelo TST, Feira de produtos orgânicos, Comenda Silvério Jorge, semanas de museus, curso das escola judicial, semana de conciliação, etc.
2.6.Por isso, é primordial envidar esforços para contratar empresa especializada com experiência comprovada na prestação de serviços de organização de eventos. Com a contratação de empresa especializada na prestação de serviços objeto deste Termo de Referência, o TRT/AL terá o benefício direto de contar com o apoio logístico de profissionais que se encarregarão da organização de eventos, realizando-os em locais indicados neste Termo de Referência.
3. Especificação de requisitos da solução
3.1.A especificação técnica do objeto desta ação está detalhado no Anexo I - Termo de Referência deste estudo técnico preliminar.
4. Identificação de possíveis soluções
4.1.Depois de analisar possíveis soluções para atender à demanda acima definida reduzimos a três possibilidades:
a) Aquisição dos itens – Adquirir em definitivos todos os itens descritos no TR
Esta solução embora aparente ser uma boa opção, tendo em vista que o TRT 19ª teria um desembolso único, porém esbarra em situações adversas: O alto custo da aquisição por se tratarem de muitos itens; a guarda é outro empecilho, tendo em vista que cada item tem uma forma adequada de acomodar; A manutenção dos itens pode se tornar um problema, pois ensejará um contrato para manter tudo em pleno funcionamento quando os mesmos apresentarem quaisquer defeitos; e por fim, a desatualização normal dos itens, especificamente aos eletrônicos, considerando a rápida evolução da tecnologia.
b) Licitação – Iniciar um processo para licitar empresa especializada na realização de eventos;
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REALIZAÇÃO DE EVENTOS
Fazer a nossa própria ata de registro de preços é uma outra opção, que ensejaria uma proposta bem customizada ao nosso Regional. Esta solução apresenta muitas vantagens, pois atenderia diretamente às demandas propostas para o tribunal, uma vez que todos os itens nela presentes foram inseridos baseados nos eventos previstos.
c) Adesão à Ata – Após minuciosa busca não foi encontrada nenhuma ata de registro de preços capaz de atender às necessidades do Tribunal Regional do Trabalho da 19ª Região, embora esta possa se apresentar como uma solução mais rápida e de menor risco, ante o exposto tornou-se inviável.
5. Solução técnica escolhida.
5.1.Pelas justificativas apresentadas, a solução técnica escolhida é a de licitar através de pregão eletrônico para formação de ata de registro de preços alinhada com a necessidade do setor, conforme apresentada no termo de referência.
5.2.Em função das necessidades institucionais, da natureza da solução, dos riscos envolvidos na contratação e dos custos obtidos no levantamento de preços, recomenda-se a contratação de uma empresa especializada em realização eventos, por meio da formação da ata de registro de preços, e dentro do prazo de validade desta, o fornecedor registrado poderá ser convocado para assinar o Termo de Contrato, no prazo de 5 (cinco) dias úteis contados de sua convocação, cuja vigência será de 12 (doze) meses, podendo ser prorrogado por interesse da Contratante até o limite de 60 (sessenta) meses, conforme disciplinado no contrato.
a. A especificação técnica dos serviços a serem prestados encontra-se totalmente descrita no Termo de Referência.
b. Esta equipe de contratação entende que a solução proposta é a que melhor se adequa às necessidades de negócio definidas no Documento de Formalização de Demanda DOD Nº. 001/2019, que motivou a realização deste estudo técnico preliminar.
c. O detalhamento da pesquisa de preços se encontra na planilha Quadro de Pesquisa de Preços (Anexo IV).
5.3. Justifica-se a permissão para adesão Ata originária do Sistema de Registro de Preços por restar demonstrado que possui inúmeras vantagens em comparação a licitações que não adotam esse procedimento. Segundo Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx (Comentários à Lei de Licitações e Contratos Administrativos, 15ª Ed., São Paulo: Dialética, 2012, p. 220-221), o SRP permite (i) a redução dos gastos e simplificação administrativa, em razão da supressão de vários procedimentos licitatórios semelhantes e homogêneos; (ii) a rapidez da contratação e a otimização dos gastos, relativamente à gestão dos recursos financeiros; (iii) o prazo de validade do registro de preços, que pode ser de até um ano; (iv) a definição de quantidades e qualidades a serem contratadas; e (v) a possibilidade de aquisição de bens para diferentes órgãos ou entidades.
b) Necessidade de adequação de ambiente
a. Infraestrutura tecnológica:
i. Não será necessário qualquer ajuste em função da contratação.
b. Infraestrutura elétrica:
i. Não será necessário qualquer ajuste em função da contratação.
c. Espaço físico:
i. Não será necessário qualquer ajuste em função da contratação.
d. Impacto ambiental:
i. Sem impacto ambiental determinável.
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Capítulo II Sustentação do Contrato
1. Recursos materiais e humanos necessários à continuidade do objeto contratado.
1.1. A gestão dos serviços a serem contratados estará a cargo da Coordenação de Comunicação Social.
2. Eventual interrupção contratual.
2.1. A interrupção contratual implicará paralisação temporária dos serviços de impressão no setor, poderão ser realizadas licitações pontuais para atender alguma demanda em risco.
3. Transição contratual.
3.1. Propõe-se que seja iniciada a avaliação de nova contratação com antecedência mínima de 06 meses em relação ao final da última vigência possível da contratação de tais serviços, a fim de mitigar riscos de interrupção de serviços de impressão.
Capítulo III Estratégia para a Contratação
1. O objeto desta ação, seus componentes, sua natureza e especificação técnica estão detalhadamente descritos no Anexo I - Termo de Referência.
2. Os recursos orçamentários destinados à ação serão oriundos do orçamento geral do Tribunal Regional do Trabalho da 19ª Região para o exercício corrente.
3. Estabelecer os eventos que serão realizados em consonância com o orçamento disponibilizado pelo Regional.
4. Qualquer problema relacionado à execução contratual deverá ser imediatamente notificada aos fiscais do contrato para as providências cabíveis.
5. Eventuais intercorrências e ações de contorno estão elencadas no capítulo IV - Análise de Riscos.
6. A Equipe de Apoio à Contratação deverá ser instituída formalmente pela Administração do TRT, para a qual são indicados os seguintes servidores:
Integrante | Unidade | Nome | Ramal | |
Requisitante | CCOM | Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxx | 8235 | Maria.mello@trt19. xxx.xx |
Técnico | CCOM | Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx | 8235 | Xxxxxxx.xxxxxx@xxx 00.xxx.xx |
Administrativo | SAA | Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxx | 8206 | Xxxxxx.xxxxxxxx@x xx00.xxx.xx |
7. A Equipe de Gestão da Contratação deverá ser instituída formalmente pela Administração do TRT, para a qual são indicados os mesmos membros indicados para a Equipe de Apoio à Contratação no item anterior.
8. A tabela abaixo elenca os principais recursos humanos e físicos necessários à adequada implantação da solução pretendida:
Recurso | Quant. | Atribuições / destinações |
Equipe de Planejamento, Apoio e Gestão da Contratação | Três servidores | Instruir o processo de contratação; Acompanhar a execução dos serviços. |
9. A tabela abaixo elenca os principais marcos temporais projetados para a concretização da ação pretendida, considerando o quantitativo de itens previstos para aquisição imediata:
Item | Atividade contagem função | – Serviços de pontos | de de | Prazo (dias corridos) | Datas estimadas | |
Início | Fim | |||||
1 | Aprovação da ação | D1 = 6 | 14/01/2019 | 15/06/2019 | ||
2 | Instrução contratação | processual | da | D2 = D1+161 | 21/01/2019 | 01/07/2019 |
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REALIZAÇÃO DE EVENTOS
3 | Processo Licitatório | D3 = D2 + 30 | 02/07/2019 | 01/08/2019 |
4 | Assinatura do Contrato | D4 = D3 + 05 | 02/08/2019 | 07/08/2019 |
Ordem de Serviço | D5 = D4 + 2 | 08/08/2019 | 09/08/2019 | |
5 | Conclusão | D6 = D5 | 09/08/2019 | 09/08/2019 |
Prazo total - Linha de Base | 200 dias corridos. | |||
10. A tabela abaixo elenca a composição e previsão orçamentária relativa à ação, considerando as propostas obtidas e o cronograma projetado no item anterior:
Item | Custo Total | Total Anual | Fonte |
Estimativa de gastos com a realização dos eventos conforme TR | R$ 488.354,91 | R$ 488.354,91 | TRT19 |
TOTAL ANUAL DA DEMANDA | R$ 488.354,91 | ||
TOTAL PARA O EXERCÍCIO 2019 | R$ 488.354,91 | ||
DEMANDA ORÇAMENTÁRIA AO CSJT | R$ - |
Capítulo IV - Análise de Risco
Ameaça | Efeito | Prob. | Imp. | Risco Calc. | Ação de prevenção/contorno. | Responsável | Prazo |
Falta de orçamento do TRT para realização da ação. | Ausência de orçamento para efetivação da contratação. | 0,25 | 4,00 | 1,00 | Negociar com a Administração do TRT a destinação de recursos orçamentários para a ação. | Coordenadora do CCOM | Não se aplica. |
Atraso na entrega dos serviços | Atraso nas atividades desenvolvidas pela empresa contratadas. | 0,50 | 3,00 | 1,50 | Antecipar a negociação com o prestador de serviço para evitar atrasos. | Fiscais do contrato. | No empenho. |
Falta de pessoal para instrução e acompanhamento da ação. | Atraso na ação e comprometimento na execução orçamentária. | 0,50 | 4,00 | 2,00 | Negociar com a área administra- tiva do TRT ampliação dos recursos humanos disponíveis. | Coordenadora do CCOM | Não se aplica. |
Não fornecimento dos serviços (Inexecução contratual). | Inviabilização da ação. | 0,05 | 5,00 | 0,25 | Aplicar penalidades contratuais; Contar com técnico(s)/Analista(s) preparados para assumir os serviços de aferição de contagem Providenciar nova contratação; | Fiscais do contrato; Coordenadora do CCOM. | Imediato, quando caracterizado o atraso. |
Rompimento contratual durante a vigência. | Interrupção da prestação do serviço contratado. | 0,05 | 4,00 | 0,20 | Contar com técnico(s)/Analista(s) preparados para assumir os serviços de aferição de contagem. Providenciar nova contratação | Fiscais do contrato; Coordenadora do CCOM | Imediato, quando caracterizado o rompimento. |
Encerramento da vigência do contrato. | Interrupção da prestação do serviço contratado. | 0,05 | 1,00 | 0,05 | Iniciar projeto de nova contratação. | Fiscais do contrato; Coordenadora do CCOM | Com antecedência mínima de 03 meses. |
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Referências:
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Referencial | Prob. |
Provavelmente ocorrerá. | 0,95 |
Grande chance de ocorrer. | 0,75 |
Igual chance de ocorrer ou não. | 0,50 |
Baixa chance de ocorrer. | 0,25 |
Chance remota de ocorrer. | 0,05 |
Grau do impacto | Peso | Características |
Muito Grande | 5,0 | Inviabilização da ação; Prejuízos à Instituição / Administração. |
Grande | 4,0 | Atraso significativo da ação; Impacto grave nos objetivos da ação. |
Moderado | 3,0 | Atraso da ação; Impacto moderado nos objetivos da ação. |
Pequeno | 2,0 | Impacto leve nos objetivos da ação, passível de contorno. |
Muito pequeno | 1,0 | Nenhum impacto significativo à ação. |
Maceió, 02 de julho de 2019.
EQUIPE DE CONTRATAÇÃO
XXXXX XXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXX XX XXXX
Integrante Requisitante
XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX
Integrante Técnico
XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX
Integrante Administrativo
De acordo.
XXXXX XXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXX XX XXXX
Coordenadora do CCOM
JUSTIÇA DO TRABALHO
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Coordenadoria de Comunicação Social - CCOM
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