CONDIÇÕES GERAIS DE COMPRA
I. GERAL
1. As presentes condições gerais de compra [CGC nas suas iniciais portuguesas] estão em vigor e terão efeito a partir de 1 de Outubro de 2022 para as entidades jurídicas do grupo Exide Technologies em Portugal:
Exide Technologies, LDA., Exide Technologies Distribution, LDA, e Exide Technologies Recycling II, LDA (adiante referidas como EXIDE), sendo aplicáveis a todas as encomendas efeituadas a partir dessa data e vigorarão até que sejam publicadas novas condições ou um novo documento que as substitua. Qualquer derrogação de parte ou da totalidade destas CGC deve ser expressamente aprovada pela EXIDE e comunicada ao fornecedor através do departamento de compras da EXIDE.
A assinatura de todos os tipos de acordos, contractos e encomendas na qualidade de fornecedor EXIDE implica o cumprimento pelo fornecedor das presentes CGC ou daquelas que possam estar em vigor num determinado momento, exceto em caso de acordo expresso escrito em contrário, especificando as condições particulares do contrato ou encomenda e sendo assinado por ambas as partes.
2. Estas condições gerais podem ser complementadas por condições particulares. Em caso de contradição entre as condições gerais e as particulares, as últimas prevalecerão sobre as primeiras.
3. Quaisquer alterações às condições particulares de um contrato devem ser acordadas por escrito e assinadas pelos representantes legais de ambas as partes contratantes, sob pena de não serem válidas.
4. Em caso algum serão aceites as condições particulares de venda do fornecedor, salvo se expressamente aceites por escrito, parcial ou totalmente, nas condições particulares de cada contrato. Consequentemente, não deve ser de forma alguma aceite a inclusão das condições gerais de venda do fornecedor em encomendas comerciais, documentos de confirmação de encomendas ou qualquer outro documento semelhante do fornecedor.
5. Todas as notificações que devem ou podem surgir relacionadas com a aplicação das presentes CGC devem ser efeituadas por escrito e através de meios que deixem um registo da data, do conteúdo e da receção por parte do destinatário.
II. LEI APLICÁVEL. JURISDIÇÃO E COMPETÊNCIA
Ao abrigo das presentes CGC, as relações contratuais entre a EXIDE e o cliente serão regidas exclusivamente pela lei portuguesa; consequentemente, as partes concordam expressamente em submeter todas as reivindicações à jurisdição exclusiva dos tribunais e órgãos jurisdicionais da cidade de Lisboa, com renúncia expressa a qualquer outra jurisdição.
O fornecedor EXIDE deve assegurar-se de que os seus colaboradores, agentes, subcontratados e filiados cumpram sempre todas as leis aplicáveis em matéria de suborno e anticorrupção, incluindo, entre outras, a Lei de Práticas de Corrupção Estrangeira dos EUA ("FCPA") e a Lei Anti suborno do Reino Unido e, quando aplicável, o Decreto-Lei n.º 109-E/2021, de 9 de Dezembro (o qual cria o mecanismo nacional anticorrupção e estabelece o regime geral de prevenção da corrupção).
Da mesma forma, o fornecedor declara e confirma que possui todas as licenças e autorizações oficiais válidas que são exigidas pela legislação aplicável para proceder à venda de produtos da EXIDE.
III. OBRIGAÇÕES DO FORNECEDOR
1. O fornecedor tem a obrigação de aceitar ou, quando aplicável, rejeitar a nota de encomenda EXIDE dentro de um prazo de uma semana a contar da sua entrega pela EXIDE. Caso não haja resposta por
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parte do fornecedor, presume-se que a nota de encomenda foi aceite. Além disso, presume-se que a nota de encomenda foi aceite sempre que as mercadorias ou equipamentos tenham sido entregues ou o serviço tenha sido prestado.
2. No caso da compra de materiais ou equipamento, o fornecedor garante que os produtos fornecidos cumprem as diretivas da UE aplicáveis em matéria de segurança dos produtos e, consequentemente, ostentam a marcação CE que confirma e demonstra o cumprimento da legislação europeia e a Declaração de Conformidade CE.
3. Se as condições particulares estipularem que os custos de transporte das mercadorias adquiridas para as instalações da EXIDE serão pagos pela EXIDE e se o modo exato de expedição não for especificado, terá de ser obtida aprovação por parte da EXIDE para o respetivo modo de expedição das mercadorias em causa. Se o fornecedor violar esta disposição, o mesmo será responsável pela diferença de custo entre o transporte utilizado e o meio de transporte mais barato.
4. O fornecedor declara estar de acordo com o sistema operativo de compras da EXIDE e compromete- se a cumprir todos e cada um dos seus requisitos em todas as suas transações comerciais com a EXIDE. O referido documento constitui uma parte integrante das presentes CGC.
5. O fornecedor declara que está de acordo com o Código de Ética e de Conduta Comercial da EXIDE, que pode ser encontrado no seguinte sítio da internet: xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/xx/xxxxxxxxx- governance/code- ethics.
IV. PREÇOS E MÉTODOS DE PAGAMENTO
1. O preço deve ser expressamente estipulado na nota de encomenda. Salvo acordo escrito em contrário entre as partes, o Incoterm utilizado para a relação comercial entre as partes será DDP (Delivered Duty Paid) (Incoterm 2020), com embalagem e todos os outros custos adicionais incluídos. A devolução do material de embalagem, quando exigido, deve ser acordada por escrito, num acordo separado.
2. Salvo disposição em contrário por escrito e assinada por ambas as partes, todos os preços especificados nas notas de encomenda devem incluir todos os impostos associados, exceto o IVA.
3. O fornecedor tem a obrigação de incluir claramente o número de encomenda em todos e cada um dos documentos de transporte, guias de remessa e faturas. Caso o fornecedor não inclua este número num dos documentos, a EXIDE não pode ser responsabilizada por possíveis atrasos no processo de pagamento do material e/ou serviço.
4. Xxxxx acordo escrito em contrário, a EXIDE deve pagar o preço dos serviços em conformidade com as condições de pagamento acordadas no momento do registo do fornecedor como tal.
5. A EXIDE tem o direito de reter os pagamentos ou impor uma compensação sobre os montantes pendentes de pagamento nos casos em que o fornecedor infrinja qualquer uma das condições acordadas (gerais e/ou particulares).
V. CONDIÇÕES DE ENTREGA DE EQUIPAMENTO, MATERIAIS E SERVIÇO
1. As condições de entrega do equipamento devem ser sempre incluídas em cada nota de encomenda.
2. Se o fornecedor considerar que, por qualquer razão, não pode cumprir as condições estabelecidas, deve informar imediatamente a EXIDE por escrito, sem prejuízo de quaisquer reivindicações que esta última possa apresentar nos termos dos acordos entre as partes e da legislação em vigor. Em caso de atrasos devidos a acidentes de trabalho graves, força maior ou eventos similares não imputáveis ao fornecedor, a EXIDE, se considerar que a relação contratual não pode continuar nos termos e condições previamente acordados, tem o direito de rescindir o contrato.
3. Em caso de atraso na entrega, a EXIDE tem direito a exigir o pagamento de um montante como penalização pelo atraso, que será de 4% do valor da nota de encomenda por cada semana de atraso (ou, se aplicável, a sua parte proporcional), com uma penalização máxima de 20% do preço total do contrato. O, pagamento dos referidos montantes não obstam a que a EXIDE possa apresentar qualquer tipo de reivindicação de acordo com a legislação em vigor, reservando-se o direito de o fazer.
VI. INSPEÇÕES E POSSÍVEIS DEFEITOS DE FORNECIMENTO
1. A EXIDE reserva-se o direito de inspecionar e testar as máquinas ou o material fornecido em qualquer altura e local, incluindo, quando possível, no local de fabrico. No caso da referida inspeção ter lugar nas instalações do fornecedor, este deve, sem custos adicionais, assistir a EXIDE na sua realização. Uma vez realizada a referida inspeção, a EXIDE notificará o fornecedor, se e quando aplicável, de quaisquer defeitos detetados na quantidade e/ou qualidade. A notificação da reclamação ou reivindicação será considerada como tendo sido feita em tempo útil se for feita nos 20 dias úteis após a receção da mercadoria ou, no caso de defeitos ocultos, nos 20 dias úteis após a sua deteção.
Sempre que exista um acordo de garantia de qualidade entre a EXIDE e o fornecedor, aplicam-se as estipulações desse acordo sobre a inspeção de defeitos ou obrigações de apresentar reivindicações.
2. Em caso de defeito físico, a EXIDE, a seu critério, pode emitir instruções ao fornecedor para a correção do defeito ou solicitar a entrega da parte dos materiais, equipamentos ou serviços que estão em conformidade com o que foi acordado. O fornecedor tem a obrigação de assumir todos os custos necessários para corrigir a falha ou entregar os elementos que cumpram as especificações o mais rapidamente possível. Além disso, em caso de emergência e caso o fornecedor não consiga resolver a falha no tempo necessário, a EXIDE deve poder optar por corrigir a falha utilizando os seus próprios meios e estes custos deverão ser suportados pelo fornecedor.
3. O fornecedor será responsável por todos os danos diretos e indiretos causados por um defeito na mercadoria entregue, exceto quando o fornecedor puder demonstrar que não é responsável por tal defeito.
VII. SEGURO
Na medida em que o fornecedor for responsável pelos defeitos de um produto, tem a obrigação de isentar a EXIDE de qualquer indemnização por perdas e danos que possa ser reivindicada por terceiros quando a causa desta reivindicação for um problema de funcionamento do equipamento causado por defeitos no produto fornecido. Neste caso, o fornecedor é o único responsável pela indemnização.
Devido ao acima exposto, o fornecedor garante à EXIDE que, ao longo da relação contratual entre as partes, manterá em vigor uma apólice de seguro de responsabilidade civil que cobre pessoas e produtos por um montante não inferior a € 500.000,00 (quinhentos mil euros).
VIII. CANCELAMENTO DE ENCOMENDA E/OU CONTRATO
A EXIDE pode cancelar uma encomenda ou o contrato nos seguintes casos, sem que isto dê origem a qualquer tipo de responsabilidade:
a) Situação de insolvência manifesta ou existência de dívidas à segurança social ou às finanças públicas;
b) Se o fornecedor entrar em processo de insolvência;
c) Sempre que o fornecedor infrinja as condições contratuais acordadas, gerais ou particulares, e não remediar a falha, desde que tal solução seja viável, no prazo de uma semana a contar da notificação por parte da EXIDE. Incluindo, entre outros motivos, o não cumprimento dos requisitos de qualidade, quantidade e entrega acordados para o equipamento ou serviço e da obrigação de confidencialidade;
d) Se a personalidade jurídica do fornecedor for extinta ou se ocorrer uma alteração da titularidade da maioria do capital social do fornecedor caso a Exide não tenha sido notificada com antecedência. Não cumprimento expresso do Código de Ética e de Conduta Comercial do Grupo EXIDE.
e) Sempre que ocorrer um atraso superior a 5 semanas em relação à data de entrega.
IX. CESSÃO DAS OBRIGAÇÕES CONTRATUAIS
1. O fornecedor não pode em circunstância alguma ceder, onerar ou transferir o contrato nem os direitos e obrigações dele decorrentes sem o consentimento prévio, expresso e por escrito da EXIDE.
2. A EXIDE pode ceder a terceiros os direitos adquiridos em virtude do presente contrato, desde que tal não seja prejudicial para o fornecedor. Se, em virtude desta cessão, o prejuízo for economicamente valorizado com o consentimento mútuo das partes, a EXIDE pode optar por ceder o contrato pagando ao fornecedor tal montante ou continuar com o contrato nas mesmas condições.
3. O fornecedor não pode subcontratar os trabalhos confiados a pedido da EXIDE sem o seu consentimento expresso. A aceitação pela EXIDE da referida subcontratação implica a obrigação por parte do fornecedor de garantir que a empresa subcontratada cumpra todos os termos contratuais acordados com a EXIDE, incluindo as presentes condições gerais, isentando-a de qualquer responsabilidade.
X. CESSÃO DE CRÉDITOS
A cessão de créditos pelo fornecedor a terceiros em que o fornecedor é o credor da EXIDE é estritamente proibida, com exceção de todas as cessões permitidas pela legislação em vigor, exceto quando a EXIDE der a sua autorização por escrito para o efeito.
XI. PROPRIEDADE DOS MATERIAIS ENTREGUES PELA EXIDE AO FORNECEDOR
1. Caso a EXIDE forneça peças, matérias-primas ou qualquer outro tipo de material ao fornecedor, a EXIDE mantém o direito de propriedade sobre estes bens. Neste caso, o fornecedor é responsável pela execução do processo de fabrico e pela transformação dos materiais no produto final.
Neste caso, se o material entregue fizer parte do produto acabado ou semiacabado, a EXIDE terá a propriedade deste produto na proporção do preço do material fornecido pela EXIDE ao fornecedor.
2. Da mesma forma, a EXIDE reserva-se o direito de propriedade sobre as peças e ferramentas colocadas à disposição do fornecedor. Este último tem a obrigação de utilizar estas peças e/ou ferramentas, exclusivamente para os fins previamente acordados com a EXIDE e de manter em vigor uma apólice de seguro que garanta a integridade das referidas peças e ferramentas. O fornecedor tem ainda a obrigação de dar uma utilização adequada e correta a tais peças e ferramentas, realizando inspeções regulares e reparando as peças que possam ter sido danificadas em resultado de tal utilização, com todos os custos por sua conta exclusiva.
XII. GARANTIA
Através da aceitação das encomendas da EXIDE, o fornecedor concorda em conceder um período mínimo de garantia de 12 meses, a menos que as partes tenham acordado um período de garantia contrário a esta disposição. Em qualquer caso, o prazo de garantia começa a contar a partir do momento em que se iniciar a utilização e/ou instalação efetiva dos bens adquiridos pela EXIDE.
XIII. CONFIDENCIALIDADE
1. As partes comprometem-se a dar tratamento confidencial a todos os documentos, dados, materiais e informações fornecidos por uma à outra e a não os divulgar a terceiros nem utilizá-los para qualquer outro fim que não seja o cumprimento e desenvolvimento do fornecimento e da relação comercial, exceto quando o consentimento da outra parte tiver sido obtido por escrito. Esta obrigação mantém-se após o termo das relações comerciais entre as partes.
2. É de particular interesse a manutenção do sigilo absoluto em relação aos modelos de materiais, métodos de trabalho, maquinaria, cálculos e todas as outras informações e documentos que possam ser determinantes fornecidos pela/à EXIDE, exceto quando são do conhecimento público.
Não obstante o acima exposto, a EXIDE deve poder disponibilizar o nome do fornecedor e os elementos básicos da sua relação comercial como parte das suas referências comerciais.
XIV. PROPRIEDADE INTELECTUAL E INDUSTRIAL
O fornecedor deve garantir sempre à EXIDE que nem o seu produto, nem o seu fabrico ou quaisquer outros processos associados ao fabrico ou ao serviço prestado, conforme o caso, infringem quaisquer direitos de propriedade intelectual e/ou industrial.
O fornecedor compromete-se expressamente a isentar a EXIDE de qualquer responsabilidade e a aceitar todos os custos (incluindo os de violação da lei) associados a qualquer tipo de reivindicação por parte de terceiros por violação dos direitos de propriedade intelectual ou industrial do material, equipamento ou serviços fornecidos ou prestados pelo fornecedor.
XV. FORÇA MAIOR
1. Todas as obrigações da EXIDE serão suspensas em caso de não execução de uma obrigação devido a uma causa de força maior.
2. As causas de força maior serão consideradas como sendo os acontecimentos que estão razoavelmente fora do controlo da EXIDE ou do fornecedor (inundações, terramotos, catástrofes naturais, greves ou causas similares completamente fora do controlo das partes)
3. Se a causa de força maior continuar ininterruptamente para além de um período de 1 (um) mês, a EXIDE tem o direito de resolver antecipadamente o acordo estabelecido com o fornecedor, sem que este último possa reclamar qualquer tipo de indemnização adicional por este motivo.
XVI. PROTEÇÃO DE DADOS
Em conformidade com as disposições dos artigos 6.º, 7.º, 9.º e 13.º do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de Abril de 2016, relativo à proteção dos dados pessoais no que diz respeito ao tratamento dos mesmos, informamos que os seus dados pessoais estarão sujeitos a tratamento por parte da Exide, com o objetivo de gerir a relação comercial e a faturação.
O interessado consente na comunicação dos seus dados pessoais à nossa empresa-mãe EXIDE GLOBAL HONDLING NETHERLANDS C.V., sedeada nos Países Baixos. Do mesmo modo, estes dados podem ser comunicados da mesma forma ao resto das empresas europeias da Exide Technologies, onde os serviços podem ser centralizados com carácter empresarial para levar a cabo os objetivos deste contrato. Finalmente, os referidos dados podem ser partilhados com as entidades bancárias e financeiras com as quais trabalhamos com o objetivo de processar pagamentos, empresas de transporte e empresas fornecedoras de sistemas informáticos e com as Administrações Públicas quando a lei assim o exigir. Os dados não serão fornecidos nem partilhados com terceiros para além dos expressos no presente documento e para qualquer outro fim que não o especificado na presente cláusula.
Todos os dados pessoais serão tratados com sigilo profissional, garantindo a mais estrita confidencialidade e a aplicação das medidas de segurança exigidas pela legislação em vigor.
A fim de exercer os seus direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade dos dados, direito ao esquecimento e oposição, pode fazê-lo por escrito, enviando uma carta ao correspondente do país em matéria de RGPD da EXIDE para o endereço: Av. Dr. Xxxxxx Xxxx, 2600-729 Castanheira do Ribatejo, Portugal. Pode aceder a informação adicional e mais detalhada sobre a nossa política de proteção de dados no nosso sítio da internet: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/xx/xxxxxxx-xxxxxx.
XVII. NULIDADE PARCIAL E VERSÃO PREVALECENTE DO CONTRATO
1. Se alguma das cláusulas das presentes CGC for declarada nula e sem efeito, as restantes cláusulas mantêm-se em vigor.
2. No caso de versões destas CGC em diferentes línguas, a versão em língua portuguesa prevalece para os devidos efeitos.
XVIII. AMBIENTE, SAÚDE E SEGURANÇA
O fornecedor compromete-se a cumprir todos os regulamentos nacionais e internacionais relativos ao ambiente, saúde e segurança que possam ser aplicáveis. Da mesma forma, o fornecedor deve isentar a Exide de qualquer responsabilidade se, devido a uma violação destes regulamentos, for causada uma lesão ou danos à Exide.
XIX. CONFORMIDADE COM O CÓDIGO DE CONDUTA DO FORNECEDOR
A EXIDE desenvolveu um Código de Conduta do Fornecedor (doravante, o “Código de Conduta”) para partilhar os seus compromissos sociais e ambientais com os seus contratantes. Ao estabelecer uma relação comercial com a EXIDE, o fornecedor compromete-se a respeitar o Código de Conduta. O Código de Conduta está publicado e disponível para consulta por todos os seus fornecedores na seguinte ligação: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/0000-00/XX000-Xx.Xxxxxxxx.xxxx_.xxxxxxx.xxx
Mediante notificação razoável ao fornecedor, a EXIDE tem o direito de auditar o fornecedor ou autorizar um terceiro designado pela EXIDE a realizar a auditoria com o objetivo de verificar a conformidade com as Regras e o Código de Conduta. Os termos destas intervenções serão definidos conjuntamente entre a EXIDE e o fornecedor.
O não cumprimento pelo fornecedor dos termos incluídos no referido Código de Conduta pode levar à cessação da relação comercial, bem como à possibilidade de rejeitar a colaboração entre as partes ou rescindir imediatamente qualquer relação contratual com o referido cliente, sem que daí derive qualquer responsabilidade para a EXID
Anexo I. Sistema Operativo de Compra
1) Autorização de fornecedores/colaboradores (segundo as DIRETRIZES DE GESTÃO DE FORNECEDORES DA EXIDE)
O departamento de compras da EXIDE compra exclusivamente a fornecedores autorizados. A autorização é um processo de validação da informação sobre a organização do fornecedor e os seus produtos e serviços primários, através do qual se conclui que é capaz de prestar serviços ao Grupo EXIDE. Antes de poder trabalhar com qualquer empresa da EXIDE, é essencial submeter toda a informação básica ao departamento de compras. Esta informação é necessária para o registo de fornecedores. Uma vez concluído o processo, os dados são enviados para a base de dados de fornecedores da EXIDE, conforme notificado aos fornecedores por correio eletrónico. O processo de autorização termina quando o primeiro pedido de fornecimento ou serviço tiver sido concluído satisfatoriamente.
Uma vez autorizado, o fornecedor e os seus produtos/serviços serão sujeitos a avaliações contínuas. Se um fornecedor cometer um incumprimento grave, pode perder a autorização, deixando de fazer parte da base de dados de fornecedores da EXIDE.
2) Avaliação contínua dos fornecedores (MONITORIZAÇÃO DO DESEMPENHO DA EXIDE)
Todos os produtos e serviços são submetidos a avaliações contínuas (quantitativas e qualitativas). As avaliações quantitativas dependem sempre do pessoal do armazém, enquanto as avaliações qualitativas são dirigidas aos gestores especializados que solicitam o produto ou serviço e ao pessoal do departamento de compras. Estas avaliações mostram incidentes, tanto ligeiros como a sua frequência e gravidade, para além dos relacionados com produtos e serviços, condições de entrega, etc. São também tidos em consideração outros aspetos positivos, como a superação das expectativas iniciais. Dependendo dos desvios detetados nesta FICHA DE CLASSIFICAÇÃO durante a inspeção ou ao longo da vida ou duração da prestação do serviço, o departamento de compras estabelece as ações corretivas pertinentes para que esta situação não se repita no futuro. Estas ações podem envolver o fornecedor e podem culminar na revogação imediata da sua autorização. O resultado desta avaliação é tido em conta como outro critério na adjudicação dos diferentes orçamentos apresentados pelos fornecedores.
3) Acordo-quadro
As estratégias da EXIDE incluem o estabelecimento de acordos-quadro com os fornecedores quando os produtos ou serviços a adquirir forem compras recorrentes. Estes acordos implicam a negociação prévia das condições com base nas quais as compras devem ser efetuadas durante um período específico.
4) Concursos públicos
Publicação de concurso: Sempre que a EXIDE pretender contratar o fornecimento de bens e/ou serviços, irá primeiro consultar a sua base de dados de fornecedores autorizados, mas sem excluir a possibilidade de chamar terceiros a concorrer. Nestes casos, o departamento de compras enviará as especificações por correio eletrónico, indicando claramente o nome da empresa. Uma vez recebidas as especificações, os orçamentos podem ser submetidos dentro do prazo aí indicado.
Entrega de orçamentos: As propostas devem ser entregues dentro do prazo, no formato indicado e com todas as informações exigidas nas especificações contratuais.
Adjudicação: Dando continuidade à estratégia de comunicação, todos os proponentes serão informados por correio eletrónico dos resultados da adjudicação. Posteriormente, a adjudicação será formalizada através de um contrato e/ou encomenda. No caso de fornecimentos/serviços que requerem uma encomenda, o número da encomenda deve ser indicado em toda a documentação relacionada (guia de remessa, fatura, etc.). Em circunstância alguma a EXIDE é responsável por fornecimentos efetuados sem que tenha sido recebida uma confirmação de encomenda firme.
No momento da adjudicação do concurso público, é assumido um compromisso de compra com o proponente vencedor durante um período específico; no entanto, este compromisso não implica qualquer tipo de exclusividade com o mesmo. Durante este período, não serão necessários novos concursos públicos para cobrir as necessidades contempladas na adjudicação. Nalguns casos, devido ao montante, importância ou complexidade da adjudicação, terá de ser assinado um contrato. Em ambos os casos, os proponentes vencedores devem apresentar certificados de inexistência de dívidas à Autoridade Tributária e à Segurança Social. Estes documentos terão validade de seis meses.
5) Pedidos de orçamento
Sempre que uma empresa solicitar o fornecimento de bens e/ou serviços e não for necessário convocar um concurso público, irá primeiro consultar a sua base de dados de fornecedores autorizados, mas sem excluir a possibilidade de convidar terceiros a concorrer. Nestes casos, os fornecedores receberão o pedido de orçamento por correio eletrónico. Através dessa mensagem de correio eletrónico terão acesso a um formulário simples a ser preenchido com os detalhes do orçamento a submeter.
Envio de orçamentos: O formulário a ser preenchido pelos fornecedores com os detalhes do seu orçamento inclui os seguintes campos obrigatórios: Contacto (pessoa que prepara o orçamento), período de validade, prazo de entrega, moeda (se não for o euro), termos e condições de pagamento (se não for o prazo geral de 90 dias), frete (se não for a regra geral de pagamento pelos fornecedores), preço unitário ou preço total. Se o número de itens/serviços citados exceder os 5 (cinco), o pedido de orçamento será em formato Excel e deve ser preenchido e devolvido no mesmo formato.
Adjudicação: A empresa selecionada receberá a encomenda firme por fax ou correio eletrónico. Em circunstância alguma a EXIDE é responsável por fornecimentos efetuados sem que tenha sido recebida uma confirmação firme da encomenda por parte do departamento de compras.
6) Entrega
A entrega será efetuada no local e dentro do prazo indicado na encomenda ou, se e quando aplicável, no contrato. O frete será por conta e risco do fornecedor em qualquer circunstância, incluindo devoluções, com exceção de falhas graves por parte da EXIDE, desde que não tenham sido acordadas quaisquer condições particulares. Todas as embalagens devem ser acompanhadas da respetiva guia de remessa. Além disso, a embalagem deve ser apropriada para o tipo de artigo fornecido. Em caso de atraso para além da data de entrega acordada, o departamento de compras deve ser notificado.
7) Dados obrigatórios a incluir nas GUIAS DE REMESSA
As mercadorias entregues a qualquer uma das empresas EXIDE devem ser sempre acompanhadas pela guia de remessa, que deve discriminar os diferentes artigos que compõem a entrega. O número da encomenda a que correspondem também deve ser identificado e devem ser enviados para o endereço indicado na encomenda para entrega.
As encomendas não devem ser colocadas em nome do pessoal do departamento de compras e devem ser entregues nos armazéns EXIDE (o endereço será indicado na encomenda).
Dados a incluir nas guias de remessa: N.º da guia de remessa, nome, telefone, e-mail e pessoa de contacto da empresa fornecedora, n.º de encomenda, endereço da EXIDE para onde é enviada a encomenda, data em que a mercadoria saiu das instalações do fornecedor, lista e descrição do material, número de embalagens, lista de artigos em cada embalagem, etiqueta identificando o número da embalagem e guias de remessa repetidas em cada uma e quantidade solicitada, enviada e pendente (quando aplicável).
8) Dados a incluir nas FATURAS:
NORMAL: N.º da fatura, nome e número de identificação fiscal (NIF) da empresa fornecedora, n.º de encomenda normal ou fluxo de trabalho, n.º do fornecedor, lista e descrição do material, indicando o seu montante líquido (sem IVA), taxa de IVA a aplicar, montante incluindo IVA e empresa EXIDE a ser faturada. FATURAÇÃO ELETRÓNICA: Como “Diretrizes de faturação para fornecedores de faturação eletrónica”.
As faturas serão enviadas, preferencialmente, em formato eletrónico, e devem ser enviadas para o endereço xxxxxxxxx_x_xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx. As faturas enviadas em papel também serão aceites, mas devem ser enviadas para o nosso centro de serviços partilhados, na Polónia, cujo endereço é:
EXIDE Technologies, LDA / EXIDE Tchnologies Distribution, LDA EXIDE Technologies Reccycling II, LDA
PO Box # S-41
Ul. Godynska 31/33 61-016 Poznan Polónia
9) Alterações aos dados fornecidos, e ou à documentação anexa para autorização.
O fornecedor compromete-se a manter atualizada toda a informação e documentação disponibilizada ao Grupo EXIDE, de modo a evitar problemas no tratamento das encomendas. No caso de detetar a existência de dados ou informações que não tenham sido enviados a tempo ou não tenham sido divulgados, a EXIDE reserva-se o direito de eliminar o fornecedor em questão da sua base de dados.