INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO
Tendo em vista que um dos principais processos de uma locadora é a LOCAÇÃO e que a partir desta vários outros processos são gerados, torna-se muito importante a existência de uma FERRAMENTA DE GESTÃO que permita que as locações sejam feitas de forma ÁGIL, SEGURA, LUCRATIVA e EFICIENTE.
Todo contrato de locação tem um CICLO DE VIDA, ou seja, o contrato tem INÍCIO, MEIO (vigência) e FIM.
Neste e-book vamos explorar o ciclo de vida dos contratos de locação detalhando os principais processos do INÍCIO ao FIM.
Seleção do cliente e do local de entrega (obra); Seleção dos bens locáveis; Definição de prazos, valores e condições; Impressão do contrato; Impressão do comprovante de entrega
Inclusão de novos itens; Devoluções; Renovações; Substituições; Trocas e Faturamentos
Todos os bens devolvidos e todos os períodos faturados
INÍCIO DO CONTRATO DE LOCAÇÃO
O contrato de locação é um documento que tem valor judicial, assim, precisa ser claro, completo e estabelecer direitos e deveres da locadora e do locatário.
PARA DAR INÍCIO A UM
CONTRATO DE LOCAÇÃO SÃO NECESSÁRIOS OS SEGUINTES DADOS:
- Cliente
- Local onde os bens ficarão locados
(local de entrega ou obra)
- Bens (descrição, quantidade, período de locação e valores)
- Cláusulas contratuais
IMPORTANTE
No momento em que um contrato é gerado, os bens são retirados do estoque, sendo retornados ao estoque apenas com a operação de devolução.
Os contratos de locação gerados
pelo SISTEMALOCAR podem ser personalizados!
Modelo de contrato personalizado
Modelo de cláusulas personalizadas
Comprovante de entrega
VIGÊNCIA DE UM
CONTRATO DE LOCAÇÃO
Um contrato é considerado vigente quando ainda tem pelo menos um item locado ou pelo menos um item sem faturamento.
ENQUANTO UM CONTRATO ESTÁ VIGENTE ELE PODE
SOFRER AS SEGUINTES OPERAÇÕES
Inclusão de novos itens
Substituição de itens quando os mesmos apresentam algum problema
Trocas Renovação Devolução parcial
Devolução total
Devolução temporária
Faturamento
INCLUSÃO DE NOVOS ITENS EM CONTRATO ABERTO
Cada locadora decide se quer incluir novos bens em um contrato ainda vigente ou se desejar abrir um novo contrato.
Caso decida incluir itens em contrato vigente, as cláusulas contratuais devem prever isso e o comprovante de entrega deve estar devidamente assinado.
SUBSTITUIÇÃO DE ITENS QUANDO OS MESMOS
APRESENTAM ALGUM PROBLEMA
Uma situação recorrente na locação é quando o bem locado apresenta algum problema e precisa ser substituído por outro de igual descrição. Neste caso trata-se de substituição.
TOMADA DE DECISÃO
Quando o bem locado será substituído por outro com descrição diferente, estamos falando de troca, logo, o bem locado deve ser devolvido e no novo bem deve ser inserido no contrato vigente ou um no novo contrato deve ser iniciado (esta é uma decisão de cada locadora).
O AGRUPAMENTO CORRETO DOS BENS GARANTE QUE AS SUBSTITUIÇÕES ACONTEÇAM APENAS ENTRE BENS DO MESMO GRUPO.
Furadeira de impacto 5/8’’
Furadeira de impacto 5/8’’
Furadeira de impacto 5/8’’
Parafusadeira Furadeira 3/8’’
SUBSTITUIÇÃO
troca de bens do mesmo grupo.
TROCA
devolução de um bem locado e locação de
um bem de grupo diferente.
Betoneira 400L Betoneira 400L Furadeira de impacto 1/2’’
Furadeira de impacto 5/8’’
PROCESSO DE RENOVAÇÃO
O PROCESSO DE RENOVAÇÃO é definido por cada locadora, assim, as situações encontradas com maior frequência são:
1) O contrato vence a e locadora renova automaticamente por igual período
2) O contrato vence e a locadora entra em contato com o cliente para saber se haverá devolução ou renovação
3) No SISTEMALOCAR a renovação pode ser feita pelo mesmo período locado ou por período diferente, o que permite atender o cliente em sua real necessidade.
PERIGO!
Deixar os contratos vencidos esquecidos...
Quem não é visto não é lembrado, portanto, manter contato com os clientes ativos é saudável e muito aconselhável...
No SISTEMALOCAR há dois tipos de
DEVOLUÇÃO, efetiva e temporária.
Devolve os bens para o estoque e gera o Comprovante de Devolução.
EFETIVA
DEVOLUÇÃO
NÃO devolve os bens para o estoque e gera o Comprovante de Devolução.
TEMPORÁRIA
DEVOLUÇÃO
Processo de DEVOLUÇÃO
A DEVOLUÇÃO TEMPORÁRIA deve ser utilizada quando os bens serão retirados no local onde estão locados, pois nesta situação nem sempre é possível saber a quantidade ou o patrimônio a ser devolvido.
Quando os bens chegam na locadora devem ser verificados e
posteriormente a DEVOLUÇÃO efetiva deve ser realizada.
Processo de DEVOLUÇÃO
Devolução parcial
Dentro da devolução efetiva, que é quando os bens voltam
para o estoque podemos subdividir em TOTAL e PARCIAL.
Exemplo de devolução total: Locou 20 painéis de andaime e devolveu todos.
Exemplo de devolução parcial: Locou 20 painéis de andaime e devolveu apenas 12, permanecendo 8 painéis ainda locados.
FATURAMENTO
No SISTEMALOCAR existem 6 tipos de faturamento:
1. Faturamento de contratos de locação: Faturamento de períodos de locação de um ou vários itens de um contrato de locação.
2. Faturamento extra de contratos de locação: Faturamento de itens consumíveis ou serviços que acompanham um contrato de locação.
3. Faturamento extra sem contrato de locação: Faturamento de itens consumíveis ou serviços que NÃO estão atrelados a um contrato de locação.
4. Faturamento de serviços: Faturamento de Ordens de Serviço.
5. Faturamento de manutenções de bens locados: Faturamento de manutenções realizadas em bens da locadora.
6. Faturamento de assistência técnica: Faturamento de manutenções realizadas em bens de
terceiros.
Assista ao vídeo sobre Faturamento
O SISTEMALOCAR não emite nenhum tipo de Nota Fiscal Eletrônica (NFe), conforme Lei complementar 116 de 31/07/2003 que considera que a locação de bens móveis não é um serviço, logo, não é fato gerador de ISSQN e precisa emitir somente FATURA DE LOCAÇÃO.
Acesse a página sobre Faturamento
As faturas de locação podem ser parceladas.
Quando um faturamento é feito no SISTEMALOCAR ele alimenta as CONTAS A RECEBER. A gestão das CONTAS A RECEBER e das CONTAS A PAGAR é feita no módulo Controle Financeiro.
EMISSÃO DE BOLETOS
O SISTEMALOCAR EMITE BOLETOS E
REMESSAS DOS SEGUINTES BANCOS:
PAINEL DE GESTÃO DE CONTRATOS
Quando falamos da GESTÃO DE CONTRATOS estamos falando das OPERAÇÕES E DAS CONSULTAS que podemos fazer nos CONTRATOS DE LOCAÇÃO.
Pensando nisso, a equipe do SISTEMALOCAR implementou um ATALHO na tela principal do sistema que permite essa gestão.
PAINEL DE GESTÃO DE CONTRATOS
A operação de RENOVAÇÃO, explorada neste manual pode ser efetivada diretamente no PAINEL DE GESTÃO DE CONTRATOS.
NOTIFICAÇÕES
O SISTEMALOCAR
possui 3 notificações
NOTIFICAÇÕES
O SISTEMALOCAR possui 3 notificações:
A primeira notificação mostra que há contratos vencendo na data
atual, logo, precisam ser renovados ou devolvidos.
A segunda notificação mostra que há contratos renovados ou
devolvidos e sem faturamento.
A terceira notificação mostra que há faturas (recebimentos) com vencimento na data atual
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Tendo em vista que, com ou sem crise, a má gestão pode quebrar uma locadora, é fundamental ter uma ferramenta que auxilie gerando controles e informações necessários para as tomadas de decisão.
Conheça o SISTEMALOCAR que é uma ferramenta de gestão desenvolvida especificamente para locadoras de bens móveis.