PORTARIA INTERNA 002/2019

PORTARIA INTERNA 002/2019

Regulamenta a Gestão de Contratos no âmbito da Secretaria Executiva de Governança e Articulação - SEGOA da Secretaria de Desenvolvimento Urbano e Habitação do Estado de Pernambuco.

O Secretário de Executivo de Governança e Articulação da Secretaria de Desenvolvimento Urbano e Habitação do Estado de Pernambuco, no uso das atribuições legais e:

CONSIDERANDO as disposições do art. 67 da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, visando à adequação de todas as fases contratuais e procedimentos de acompanhamento e execução às previsões do edital e à observância ao princípio da legalidade;

CONSIDERANDO a importância e a necessidade de amplo controle e sistematização da gestão de contratos, no âmbito da Secretaria de Desenvolvimento Urbano e Habitação do Estado de Pernambuco, sob a luz dos princípios da moralidade, publicidade e, sobretudo, da eficiência administrativa, resolve:

CAPÍTULO I DAS DEFINIÇÕES

Art. 1º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I - Gestão de contratos: conjunto de técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, desde o termo de referência, passando por todas as fases da licitação e pela negociação do contrato, discussão e redação de cláusulas, cautelas na formalização do contrato, até a execução, o acompanhamento e a entrega dos bens, obras ou serviços;

II - Coordenação de contratos: unidade que concentra as atividades voltadas ao preparo, acompanhamento, controle e conclusão da contratação, dando suporte aos atos formais a serem praticados pela Administração, para que, sendo estes efetuados de forma tempestiva, surtam os efeitos desejados;

III - Unidade gestora do contrato: unidade responsável pelo acompanhamento da execução contratual e principal interessada no objeto contratado, sendo responsável por indicar servidor/servidores para a função de fiscal do contrato;

IV - Fiscal do contrato: servidor, preferencialmente ocupante de cargo efetivo do quadro permanente da SEDUH, a quem compete o acompanhamento e fiscalização da execução do contrato, desde a sua assinatura até o seu encerramento;

V - Contrato: todo e qualquer ajuste celebrado entre a Secretaria de Desenvolvimento Urbano e Habitação e particulares, por meio do qual se estabelece acordo de vontades, para formação de vínculo e estipulação de obrigações recíprocas.

Parágrafo único. No âmbito da Secretaria de Desenvolvimento Urbano e Habitação, a Gestão dos contratos é exercida diretamente por cada Unidade Administrativa, devidamente designada, por intermédio de seu Gestor e respectivos Fiscais, compondo a comissão de gestão e fiscalização, devidamente nomeada através de Portaria.

CAPÍTULO II

DA COMISSÃO DE GESTÃO E FISCALIZAÇÃO

Art. 2º São membros da Comissão de gestão e fiscalização de contratos vigente: I - Gestor do contrato;

II - Fiscal do contrato;

Parágrafo único. As Comissões devem ser compostas, sempre que possível, por membros titulares e suplentes, onde na ausência dos titulares por qualquer impedimento, os suplentes poderão atuar sem impedimentos.

Art. 3º Salvo expressa justificativa da autoridade competente, o membro de comissão de gestão e fiscalização de contrato não pode acumular funções de autoridade competente, gestor e fiscal em um mesmo contrato.

Art. 4º Os membros da Comissão de gestão e fiscalização devem estar familiarizados com as disposições contidas no instrumento convocatório que ensejou o contrato, tais como o termo de referência, a planilha de custos e formação de preço e demais documentos relacionados.

Parágrafo único. Nas ausências justificadas dos membros desta Comissão, estes poderão ser substituídos pelos respectivos suplentes/substitutos, conforme indicado na portaria de nomeação, com as mesmas atribuições dos respectivos membros efetivos.

CAPÍTULO III

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 5º Compete à Coordenação de Contratos:

I - elaborar contratos, termos aditivos e demais documentos relacionados à gestão dos contratos;

II - arquivar cronologicamente os contratos e seus aditivos;

III - providenciar a publicação dos atos relacionados à gestão dos contratos;

IV - receber as demandas dos fiscais e/ou gestores dos contratos e adotar as providências pertinentes, inclusive encaminhar as notificações à contratada, notificação de expectativa de sinistro junto à seguradora, dentre outras providências;

V - controlar os limites de acréscimos e supressões contratuais;

VI - processar os pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio econômico-financeiro, verificando os pressupostos e documentos necessários;

VII - monitorar os prazos de vigência e de validade da garantia, disponibilizando as informações sobre os seus vencimentos às unidades gestoras de contratos;

VIII - encaminhar as minutas de termos aditivos à Gerência Jurídica - GEAJUR, solicitando parecer;

IX - manter atualizado o fluxo de elaboração dos contratos da SEDUH;

X - representar ao Chefe Superior da Unidade demandante, sempre que verificar indícios de cometimento de irregularidade na execução do contrato, para fins de deliberação quanto à instauração de processo administrativo;

Art. 6º Compete à unidade gestora do contrato:

I - elaborar o termo de referência do futuro contrato;

II - acompanhar o processo licitatório em todas as suas fases até a assinatura do contrato;

III - abrir pastas para arquivamento de cópia dos contratos sob sua responsabilidade, dos respectivos empenhos e faturas, dos relatórios de acompanhamento da execução e dos documentos correlatos que comprovem a correta execução do negócio acordado, mantendo sua guarda durante o período de vigência contratual;

IV - controlar o prazo de vigência dos contratos sob sua responsabilidade e solicitar, com antecedência, providências para sua prorrogação ou autorização para instauração de novo processo licitatório, se pertinente, visando à celebração de um novo contrato;

V - notificar a contratada em caso de descumprimento de obrigações contratuais, estabelecendo prazos para regularização;

VI - gerenciar o processo de recuperação ou reposição de material em garantia contratual, controlando a extensão dos prazos de vigência;

VII - atestar liberação da garantia contratual em favor da contratada quando do término da vigência do contrato, encaminhando a documentação ao setor financeiro para pagamento;

VIII - encaminhar à Coordenação de Contratos - solicitação de alterações (quantitativas e qualitativas) do contrato, acompanhada das devidas justificativas e da documentação necessária.

Art. 7º Compete ao fiscal do contrato:

I - conhecer o contrato sob sua responsabilidade;

II - custodiar, controlar e organizar toda a documentação operacional do contrato em Processo Administrativo de fiscalização (pasta);

III - manter atualizada a pasta aberta para arquivamento de cópia do contrato, dos respectivos empenhos e faturas, dos relatórios de acompanhamento da execução e dos documentos correlatos que comprovem a correta execução do negócio acordado;

IV - fiscalizar e acompanhar a execução física da prestação do serviço contratado, relacionada às atividades executadas pela contratada;

V - monitorar o prazo de vigência do instrumento contratual e solicitar à Coordenação de Contratos, com antecedência, providências para sua prorrogação ou para autorização na instauração de novo processo licitatório, se pertinente, visando à celebração de um novo contrato;

VI - verificar a execução e qualidade dos serviços de acordo com as especificações, planejamento e programação, quando aplicável;

VII - registrar as ocorrências que possam levar à aplicação de penalidades à contratada, dando ciência ao gestor do contrato para adoção dos procedimentos necessários;

VIII - determinar a saída, do local de trabalho, de empregado que esteja prejudicando ou dificultando a fiscalização do contrato ou cuja permanência seja considerada inconveniente;

IX - analisar a substituição de materiais, veículos e equipamentos utilizados na prestação dos serviços, inclusive quanto às repercussões acerca de aumento ou redução de custos;

X - rejeitar os serviços executados em desacordo com as especificações estabelecidas e a boa técnica ou que atentem contra a segurança de bens da administração ou de terceiros, determinando que sejam refeitos sem ônus;

XI - acompanhar a entrega de materiais, a execução de obras ou a prestação de serviços em conformidade com as condições contratadas;

XII - receber, provisória e definitivamente, as aquisições, obras ou serviços contratados sob sua responsabilidade, quando em conformidade com as condições contratadas;

XIII - atestar as notas fiscais ou documentos hábeis correspondentes, verificando se os valores, especificações e quantidades estão compatíveis com o instrumento contratual;

XIV - anotar em registro próprio (sistema, livro ou relatório de acompanhamento) todas as ocorrências relevantes pertinentes à execução contratual, determinando o que for necessário à regularização de faltas e defeitos observados, bem como registrando as sugestões de melhoria;

XV - comunicar formalmente ao responsável pela unidade gestora do contrato, as irregularidades detectadas e não sanadas, solicitando providências cabíveis;

XVI - controlar o saldo contratual durante sua execução;

XVII - monitorar, durante todo o período de vigência contratual, a manutenção das condições de regularidade exigidas da contratada no momento inicial da contratação;

XVIII - encaminhar à unidade de Coordenação de Contratos solicitação de alterações (quantitativas e qualitativas) do contrato, acompanhada das devidas justificativas e dos documentos necessários;

XIX - participar, se possível, da elaboração do termo de referência do futuro contrato. XX - conferir e verificar no documento hábil de cobrança os requisitos abaixo listados:

a) nome da contratada;

b) CNPJ;

c) endereço;

d) validade da nota fiscal, se for o caso;

e) preenchimento com a descrição dos serviços prestados, conforme objeto contratado;

f) descrição do período a que se refere e o número do contrato;

g) descrição da utilização de materiais e equipamentos, serviços e mão de obra para validação dos tributos;

h) dados bancários;

i) preenchimento com as devidas retenções do INSS e tributos federais (IRPJ, CSLL, PIS/PASEP e COFINS) e do tributo municipal (ISS);

j) número do convênio ou contrato de repasse (se for o caso).

XXI - certificar no documento hábil de cobrança ou em formulário próprio, eletrônico ou digital, a execução dos serviços ou do fornecimento para efeito de pagamento e encaminhá-lo para autorização do gestor do contrato, informando as situações que ensejam glosa;

XXII - realizar os cálculos necessários para o pagamento da indenização decorrente de repactuação, reajuste ou revisão;

XXIII - auxiliar o gestor do contrato na proposição de alteração contratual;

XXIV - elaborar o relatório circunstanciado de aplicação de penalidade, bem como o de análise da defesa prévia, nos casos de instauração de processo administrativo de aplicação de penalidade por descumprimento contratual;

XXV - instruir a contratada quanto ao cumprimento das obrigações contratuais;

XXVI - providenciar a coleta de amostras de materiais para análise, ensaios e provas em laboratório, quando necessário;

XXVII - priorizar os serviços em situações especiais;

XXVIII - encaminhar, quando solicitado pelo gestor, quaisquer informações associadas ao andamento do contrato, tais como informações sobre o atendimento de prazos, processamento dos pagamentos, registro e resolução de eventuais ocorrências, dentre outras informações relevantes à correta execução do contrato.

Parágrafo único. A designação do fiscal do contrato será realizada pelo Gerente Geral da unidade gestora do contrato, em anuência com o Secretário Executivo da mesma área e comunicada formalmente à Coordenação de Contratos.

Art. 8º O contrato e seus aditivos serão arquivados na Coordenação de Contratos, abrindo-se tantos volumes quantos sejam necessários à eficiente organização processual.

Art. 9º Toda a documentação referente à execução do contrato será arquivada na unidade gestora do contrato, abrindo-se tantos volumes quantos sejam necessários à eficiente organização processual.

Parágrafo único. Os documentos originais referentes a notas fiscais e certidões de regularidade fiscal serão encaminhados à Área Contábil para pagamento, devendo a unidade gestora do contrato arquivar suas respectivas cópias.

Art. 10º Preferencialmente toda a documentação emitida pelo fiscal de contrato preferencialmente deverá receber a anuência do gestor do Contrato.

Art. 11º Compete ao gestor do contrato realizar a gestão do objeto contratado, de acordo com as normas e orientações estabelecidas por este instrumento e demais legislações correlatas, com subsídio dos fiscais do contrato, adotando as seguintes providências:

I - elaborar a(s) ordem(ns) de serviço, ou de fornecimento, após a publicação do extrato do contrato no Diário Oficial Estado, devendo a(s) mesma(s) ser(em) assinada(s) pela autoridade competente;

II - realizar reunião com a comissão de gestão e fiscalização tratando dos aspectos relevantes à execução do contrato e das obrigações da contratada, e, ainda, ressaltando a atuação de cada um dos membros;

III - convocar a contratada para reunião inicial, preferencialmente com os demais membros da comissão de gestão e fiscalização, lavrando ata com os principais assuntos como por exemplo:

a) forma de controle do contrato;

b) postura esperada por parte do preposto e dos demais empregados da contratada;

c) enfatizar a necessidade de que a contratada cumpra com todas as obrigações trabalhistas, sob pena de rescisão por justa causa, além das demais penalidades previstas;

d) forma e sistemática de avaliação dos serviços prestados, ou do fornecimento;

e) condições de pagamento;

f) critérios para alterações contratuais;

g) procedimentos relacionados à glosa;

h) documentos previstos no edital e contrato que devem ser apresentados antes do início dos serviços.

IV - verificar se a documentação necessária para o início da prestação dos serviços, prevista no edital, no termo de referência e no contrato, foi entregue pela contratada à comissão de gestão e fiscalização;

V - acompanhar a realização financeira do contrato, o que envolve:

a) estimar a previsão de desembolso do contrato para o exercício corrente e subsequente(s);

b) verificar a necessidade de recurso orçamentário, para o exercício corrente e subsequente(s), a ser alocado na chave contábil em que o contrato esteja vinculado, de forma a atender a sua previsão de desembolso e controlar sua utilização;

c) controlar os pagamentos realizados no contrato visando garantir que haja saldo contratual suficiente para execução do contrato;

d) solicitar, se for necessário, a suplementação de recursos orçamentários suficientes para atender eventual necessidade de acréscimo de serviço ou fornecimento antes de solicitar a confecção do respectivo termo aditivo;

e) certificar, com o auxílio do(s) fiscal(ais), que a manutenção do contrato é economicamente vantajosa.

VI - Certificar a nota fiscal em conjunto com o Fiscal do Contrato;

VII - Revisar, assinar e encaminhar “POA pagamento”, quando do envio da nota fiscal e demais documentos relativos ao pagamento das faturas apresentadas pela Contratada;

VIII - Notificar a contratada quando verificadas irregularidades na prestação dos serviços;

IX - Solicitar à área de contratos, após a anuência da autoridade competente, a abertura de processo de aplicação de penalidade por descumprimento de obrigação contratual, por meio do encaminhamento do relatório circunstanciado elaborado pelo(s) fiscal(ais) do contrato, o qual precisa apresentar objetivamente:

a) a(s) ocorrência(s) que gerou(aram) a intenção de aplicação da sanção;

b) as tentativas de regularização de que trata a alínea anterior;

c) as cláusulas que não foram adimplidas;

Parágrafo único. Durante o processo administrativo, o gestor, conjuntamente com o(s) respectivo(s) fiscal(ais) envolvido(s), deverão se manifestar acerca da manutenção da penalidade intencionada, após analisar a defesa prévia e a pertinência do encaminhamento do recurso à autoridade superior.

X - elaborar atestado de capacidade técnica, para assinatura em conjunto com os fiscais e seu Secretário Executivo, e juntar 1 (uma) via no Processo Administrativo de Gestão do contrato;

XI - autorizar a substituição de materiais, veículos e equipamentos utilizados na prestação dos serviços, após análise do fiscal, desde que justificado tecnicamente, formalizado e que isso não configure prejuízo à Administração;

XII - certificar de que não haja desvio de função, bem como a realização de atividades não previstas no contrato por parte dos empregados terceirizados alocados no mesmo ou quaisquer outras atividades que possam gerar possíveis reclamatórias trabalhistas,

XIII - emitir parecer fundamentado propondo à autoridade competente a celebração de termo aditivo ou instrumento congênere.

XIV - controlar o prazo de vigência contratual, o que envolve:

a) certificar que o serviço e/ou fornecimento seja realizado dentro do prazo de vigência do contrato;

b) verificar se o contrato precisa ser prorrogado e proceder imediatamente com a solicitação de prorrogação ou, se for o caso, instaurar planejamento para uma contratação substituta.

XV - solicitar a prorrogação do contrato, quando for conveniente e houver previsão no mesmo, encaminhando à Coordenação de Contratos os documentos contidos no Checklist da Procuradoria Geral do Estado - PGE-PE, e em observância ao normativo de prorrogação de contratos da SEDUH, para a formalização da prorrogação:

DO RECEBIMENTO PROVISÓRIO OU DEFINITIVO

Art. 12º Executado o contrato, o seu objeto deve ser recebido:

I - provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação, mediante termo de recebimento provisório, e

II - definitivamente, por servidor ou comissão especialmente designada, por meio de Portaria para essa finalidade, após a verificação da qualidade e quantidade do material e consequente aceitação, mediante termo de recebimento definitivo.

Art. 13º O recebimento provisório ou definitivo não exclui a responsabilidade civil pela solidez e segurança das obras ou dos serviços, nem ético-profissional pela perfeita execução do contrato, dentro dos limites estabelecidos pela lei ou pelo contrato.

Art. 14º No caso específico de contrato relativo à locação de equipamentos, o empregado ou a comissão especialmente designada por meio de ato administrativo para essa finalidade e a contratada assinarão o respectivo termo de recebimento definitivo.

CAPÍTULO V

DO ATESTADO DE CAPACIDADE TÉCNICA

Art. 15º A emissão de atestado de capacidade técnica deve discriminar o(s) serviço(s) ou fornecimento(s) executado(s) diretamente pela contratada, bem como o período do contrato, a etapa executada, as respectivas quantidades entregues, ou outros requisitos, quando couber.

Art. 16º O atestado de capacidade técnica, de qualquer natureza, deve observar o seguinte:

I - o interessado deve encaminhar Carta de solicitação formal contendo o tipo do atestado para confecção, a Razão Social, o CNPJ, o endereço, o telefone, o endereço eletrônico para correspondência e a pessoa de contato;

II - caso o atestado seja para pessoa física (responsável técnico), o interessado deve informar, além dos dados da empresa, o nome completo, o CPF, o registro no Conselho Profissional, o endereço, o telefone e o endereço eletrônico para correspondência;

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 17º É obrigatória a publicação dos extratos dos termos de contrato e dos seus aditamentos no Diário Oficial do Estado de Pernambuco - DOE-PE, devendo ser providenciada pela Coordenação de Contratos.

Art. 18º Os casos omissos neste Manual de Procedimentos de Processo serão resolvidos pela Gerência Geral da SEGOA.

Art. 19º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Secretaria de Desenvolvimento Urbano e Habitação do Estado de Pernambuco, 18 de novembro de 2019.