Sistema de Convênios e Congêneres do Ceará – SICONV-CE
Sistema de Convênios e Congêneres do Ceará – SICONV-CE
Módulo: Execução
Funcionalidades:
1. Liberação de Recursos:
a. Comprovação de Contrapartida
b. Validação de Contrapartida
2. Aquisição e Contratação de Bens e Serviços
3. Movimentação de Recursos Financeiros:
a. Documentos de Liquidação
b. Pagamento de Despesas
Tutorial para Operacionalização de Convenentes
Junho de 2015
Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado do Ceará - CGE Coordenadoria de Controle Interno Preventivo – COINP Célula de Monitoramento dos Controles Internos – CEMCO
Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxx
Secretário de Estado Chefe da Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado
Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx xx Xxxxx
Secretário Adjunto da Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado
Xxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxxxxx Xxxxxxx
Coordenadora de Controle Interno Preventivo
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx xx Xxxxxx
Orientador da Célula de Gerenciamento de Riscos
Xxxxxx Xxxxx xx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx
Articuladora de Controle Interno Preventivo responsável pela elaboração
Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado do Ceará - CGE Coordenadoria de Controle Interno Preventivo - COINP Centro Administrativo Governador Xxxxxxxx Xxxxxx
Xx. Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx, x/x - Xx. XXXXXX Xxxxxxx - Xxxxxxxxx (CE) xxx.xxx.xx.xxx.xx
Fone: (00) 0000.0000/ 0000-0000/ 0000-0000
Fax: (00) 0000.0000
E-mail: xxxxxxxxx@xxx.xx.xxx.xx
INTRODUÇÃO
A transferência de recursos financeiros por meio de convênios e instrumentos congêneres estabelecida pela Lei Complementar nº 119/2012, regulamentada pelos Decretos Estaduais nº 31.406/2014 e nº 31.621/2014, deverá obedecer às seguintes etapas:
I. Divulgação de Programas;
II. Cadastramento de Parceiros;
III. Aprovação ou Seleção de Plano de Trabalho;
IV. Celebração do Instrumento;
V. Execução, Acompanhamento e Fiscalização;
VI. Prestação de Contas ou Tomada de Contas.
A Execução é composta de atividades administrativas e financeiras efetuadas pelos atores do processo para execução de ações em regime de parceria.
Este documento foi elaborado com a finalidade de auxiliar os convenentes quanto ao correto registro de informações e documentos no SICONV-CE.
Para fins de monitoramento das etapas do processo de transferência de recursos, a Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado do Ceará mantém, em 9(nove) órgãos do Poder Executivo Estadual, a seguir identificados, Articuladores de Controle Interno Preventivo capacitados para oferecer orientações quanto ao processo e suporte quanto à utilização do SICONV-CE:
1. Casa Civil
2. Departamento Estadual de Rodovias - DER
3. Secretaria da Cultura - SECULT
4. Secretaria da Educação - SEDUC
5. Secretaria da Saúde - SESA
6. Secretaria das Cidades
7. Secretaria de Desenvolvimento Agrário - SDA
8. Secretaria do Esporte - SESPORTE
9. Secretaria do Trabalho e Desenvolvimento Social - STDS
Por fim, este documento possui controle de versões, sendo de responsabilidade da CGE sua atualização e dos leitores a utilização da versão em vigor publicada no sítio eletrônico da CGE.
ATENÇÃO!
A inserção de dados no SICONV-CE é de responsabilidade de cada um dos atores envolvidos, portanto, a senha de acesso às funcionalidades é pessoal e intransferível.
GLOSSÁRIO
I. Concedente – órgão ou entidade do Poder Executivo Estadual responsável pela transferência de recursos financeiros a ente ou entidade pública, pessoa jurídica de direito privado ou pessoa física, para a execução de ações por meio de convênios ou quaisquer instrumentos congêneres;
II. Convenente: parceiro selecionado para a execução de ações em parceria com órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual por meio de convênio ou instrumento congênere;
III. Documento de Liquidação: Documento que comprova a entrega do bem ou realização do serviço pelo fornecedor do convenente. Deve ser inserido no sistema como pré-condição para emissão de Ordem Bancária de Transferência - OBT. Em alguns tipos específicos de OBT para convenente esse documento pode ser inserido até 30 dias após o pagamento da OBT.
IV. Item do Documento de Liquidação: item adquirido e contratado cujo documento de liquidação comprova efetivo recebimento do bem ou serviço adquirido de acordo com o item do plano de trabalho.
V. Ordem Bancária de Transferência – OBT: Documento emitido pelo convenente no SICONV-CE e que transfere os recursos da Conta Específica para o pagamento de despesas do Convênio.
VI. Tributo: é a obrigação imposta a pessoas físicas e pessoas jurídicas de recolher valores ao Estado, União ou Município.
VII. Guia de Recolhimento: é o documento público oficial utilizado para pagamentos de tributos federais, estaduais e municipais.
SUMÁRIO
1 INCLUIR DOCUMENTOS DE LIQUIDAÇÃO 6
1.1 Descrição 6
1.2 Telas: 7
1.2.1 Acessando a funcionalidade: 7
1.2.2 Incluindo um documento de liquidação: notas fiscais, faturas, etc. 8
1.2.3 Incluindo um documento de liquidação: guia de recolhimento 12
2 EDITAR INFORMAÇÕES DO DOCUMENTO DE LIQUIDAÇÃO 14
2.1 Descrição 14
2.2 Telas: 15
2.2.1 Alterando os dados de um documento de liquidação: notas fiscais, faturas, etc: 15
2.2.2 Alterando os dados de um documento de liquidação: guia de recolhimento 17
3 EXCLUIR INFORMAÇÕES OU UM DOCUMENTO DE LIQUIDAÇÃO 17
3.1 Descrição: 17
3.2 Telas: 18
3.2.1 Excluindo itens de aquisição e contratados ou tributos inseridos no documento de liquidação: notas fiscais, faturas, etc: 18
3.2.2 Excluindo um documento de liquidação: 20
4 FLUXO DAS ATIVIDADES 21
1 INCLUIR DOCUMENTOS DE LIQUIDAÇÃO
1.1 Descrição
a) Essa atividade será realizada:
i. Antes de emitir uma Ordem Bancária de Transferência – OBT para fins de pagamento de despesa prevista no plano de trabalho a um fornecedor;
ii. No prazo máximo de até 30 (trinta) dias após a emissão da Ordem Bancária de Transferência – OBT para convenente referente a recolhimento de tributos ou a pagamento de despesas de instrumentos com valor total de até R$50.000,00.
b) Para essas ações é necessário posicionar o cursor no Menu “Execução” e clicar na opção “Documento Liquidação”.
c) Para incluir um documento de liquidação, na tela inicial clicar no ícone “Incluir”: O sistema exibirá tela para “Selecionar Tipo Documento Liquidação” para escolha do tipo de documento. Após seleção, clicar no botão “Continuar”.
d) Para inserir documentos de liquidação (exceto Guia de Recolhimento):
i. Localizar o instrumento e o fornecedor ao qual o documento de liquidação será vinculado.
ii. Informar o número da contratação, o tipo, o número, a data de emissão e número de série (se houver) do documento de liquidação.
iii. O valor do documento de liquidação é calculado automaticamente com o somatório do valor total dos itens relacionados.
iv. Para informar os “Itens do Documento de Liquidação”, clicar no botão “Incluir”. Selecionar o item do processo de aquisição, já cadastrado, a que se refere o documento de liquidação, clicar em “Selecionar”. Caso a liquidação seja realizada em quantidade menor que a contratada, o item a ser liquidado deve ser editado de acordo com o tópico 2 - EDITAR INFORMAÇÕES DO DOCUMENTO DE LIQUIDAÇÃO.
v. Para informar os “Tributos Itens Documento de Liquidação”, clicar no botão “Incluir”. Informar: número do documento do tributo, a esfera do tributo (federal, estadual ou municipal), a denominação, a alíquota, a data de vencimento e o valor.
ATENÇÃO!
PARA INFORMAR DADOS EM “TRIBUTOS ITENS DOCUMENTOS DE LIQUIDAÇÃO”, É NECESSÁRIO QUE O CONVENENTE OBSERVE SE A NOTA FISCAL DE BENS OU SERVIÇOS ADQUIRIDOS INDICA “SIM” PARA A RETENÇÃO DO TRIBUTO.
Ex: Em uma Nota Fiscal de Serviço: ISS a reter ( x ) Sim ( ) Não
vi. Clicar no botão “Incluir” para anexar arquivo do documento de liquidação.
vii. Clicar no botão “Salvar” para encerrar o procedimento.
e) Para inserir Guia de Recolhimento:
i. Localizar o documento de liquidação o qual a guia de recolhimento se refere, informar o tipo do documento selecionado.
ii. Informar o número da guia, sua data de emissão e seu valor.
iii. Clicar no botão “Incluir” para anexar arquivo da guia.
iv. Clicar no botão “Salvar” para encerrar o procedimento.
ATENÇÃO!
UMA GUIA DE RECOLHIMENTO ESTÁ SEMPRE VINCULADA A UM OU MAIS DOCUMENTOS DE LIQUIDAÇÃO (NOTA FISCAL, FATURA, ETC.);
GUIA DE RECOLHIMENTO É UM DOCUMENTO DE LIQUIDAÇÃO PARA O CONVENENTE QUE É CONTRIBUINTE DO TRIBUTO INDICADO.
1.2 Telas:
1.2.1 Acessando a funcionalidade:
1.2.2 Incluindo um documento de liquidação: notas fiscais, faturas, etc.
Para pesquisar um instrumento:
Para pesquisar um fornecedor:
Para vincular itens de aquisição e contratados ao documento de liquidação:
Para registrar os tributos inseridos no documento de liquidação:
Para anexar arquivo do documento de liquidação:
1.2.3 Incluindo um documento de liquidação: guia de recolhimento
Para pesquisar um documento de liquidação:
Para anexar arquivo da guia de recolhimento:
2 EDITAR INFORMAÇÕES DO DOCUMENTO DE LIQUIDAÇÃO
2.1 Descrição
a) Para editar um documento de liquidação, selecionar o documento e clicar no botão “Editar”. O sistema exibe todas as informações cadastradas nos campos: “Dados do Documento de Liquidação”, “Itens Documento de Liquidação”, “Tributos Itens Documento Liquidação” e “Anexos”.
b) Para finalizar a operação, acionar o botão “Salvar”.
ATENÇÃO!
É POSSÍVEL EDITAR OS DOCUMENTOS CADASTRADOS DESDE QUE NÃO ESTEJAM VINCULADOS À OBT EMITIDA. CASO A OBT SEJA CANCELADA OS DOCUMENTOS INSERIDOS PODEM SER MODIFICADOS.
2.2 Telas:
2.2.1 Alterando os dados de um documento de liquidação: notas fiscais, faturas, etc:
Para editar itens de aquisição e contratados inseridos no documento de liquidação:
Para editar os tributos dos itens do documento de liquidação:
2.2.2 Alterando os dados de um documento de liquidação: guia de recolhimento
3 EXCLUIR INFORMAÇÕES OU UM DOCUMENTO DE LIQUIDAÇÃO
3.1 Descrição:
a) É possível excluir itens do documento de Liquidação, tributos dos itens do documento de liquidação ou o próprio documento de liquidação.
b) Para excluir um item do documento de liquidação, selecionar o documento e clicar no botão “Editar”. O sistema exibe as informações cadastradas. Selecionar o item na grade “Itens Documento de Liquidação” e clicar no botão “Excluir”. Confirmar a operação clicando no botão “Sim”.
c) Para excluir um tributo do documento de liquidação selecionar o documento e clicar no botão “Editar”. O sistema exibe as informações cadastradas. Selecionar o item na grade “Tributos Itens Documento de Liquidação” e clicar no botão “Excluir”. Confirmar a operação clicando no botão “Sim”.
d) Para excluir um documento de liquidação, selecionar o processo e clicar no botão “Excluir”. O sistema exibe uma tela para confirmação da exclusão.
ATENÇÃO!
É POSSÍVEL EXCLUIR OS DOCUMENTOS CADASTRADOS DESDE QUE NÃO ESTEJAM VINCULADOS À OBT EMITIDA. CASO A OBT SEJA CANCELADA OS DOCUMENTOS INSERIDOS PODEM SER EXCLUÍDOS.
3.2 Telas:
3.2.1 Excluindo itens de aquisição e contratados ou tributos inseridos no documento de liquidação: notas fiscais, faturas, etc:
3.2.2 Excluindo um documento de liquidação:
4 FLUXO DAS ATIVIDADES