ANEXO I – TERMO DE REFERÊNCIA
ANEXO I – TERMO DE REFERÊNCIA
A seguir, apresenta-se o escopo dos SERVIÇOS a serem prestados pela CONTRATADA com a enumeração de algumas etapas, atividades, tarefas e obrigações importantes a serem consideradas. Estas pretendem nortear os produtos a serem fornecidos e o trabalho a ser realizado, mas não tem a pretensão de esgotar o assunto, ao contrário, no decorrer dos SERVIÇOS, a CONTRATADA deverá apontar melhorias, adequações e demais questões que julgue pertinentes, com base em sua experiência ou especificidade do mercado e setor, à otimização dos trabalhos e à maximização dos resultados entregues à CONTRATANTE.
TERMO DE REFERÊNCIA
1 Objeto
Contratação de empresa para digitalização de documentos funcionais, assim como a proposição de modelo de gestão documental da área de Recursos Humanos do Governo do Estado de Minas Gerais, conforme especificações e detalhamentos constantes neste Edital e seus ANEXOS.
O presente projeto é parte integrante do programa de transformação da área de Recursos Humanos do Governo do Estado de Minas Gerais, iniciado em 2012, que contempla a modernização e otimização dos processos, pessoas e sistemas de gestão de pessoas, configurando um novo modelo de gestão da vida funcional do servidor.
1.1 Caracterização do Objeto
Constitui objeto a ser licitado a contratação, em lote único, dos produtos e serviços abaixo apresentados:
Figura 1 - Escopo da Digitalização
Os SERVIÇOS de que tratam este Termo de Referência consistem na digitalização do passivo de documentos contidos nas pastas a serem digitalizadas para tramitação e consulta on line, a proposição de modelo de gestão documental da área de Recursos Humanos do Governo do Estado de Minas Gerais e a digitalização de documentos adicionais gerados ao longo do Projeto.
Os subitens abaixo detalham o escopo da contratação:
1. Digitalização do Passivo de Documentos
Caberá à CONTRATADA estruturar e implementar o Modelo de Digitalização e de Operação da Central de Processamento, incluindo a definição e estruturação da infraestrutura necessária, bem como o desenho dos processos que suportarão suas atividades.
A CONTRATADA deverá coletar, preparar, digitalizar e indexar os documentos armazenados nas Pastas a serem digitalizadas dos servidores, podendo carregá-los diretamente no sistema de gestão de conteúdo do Estado, a critério da CONTRATANTE.
2. Desenho do Novo Modelo de Gestão Documental
A CONTRATADA deverá propor o desenho e estruturação para funcionamento do NOVO MODELO DE GESTÃO DOCUMENTAL, respeitando as definições legais aplicáveis à gestão de documentos no âmbito do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, visando garantir que os novos procedimentos sejam incorporados aos processos de RH do Estado destacando, dentre outros itens, a definição de infraestrutura necessária para a operação, incluindo coleta, recebimento, digitalização e arquivamento; o plano logístico para a movimentação de documentos; as rotinas, papéis e responsabilidades dos servidores; a especificação dos dados para indexação completa de cada documento digitalizado; os principais processos de RH afetados pelo Novo Modelo de Gestão Documental e respectivos impactos.
3. Plano de Transição: Digitalização de Documentos Adicionais
A CONTRATADA deverá estruturar o PLANO DE TRANSIÇÃO, de forma a atender às demandas de digitalização de documentos gerados nos processos de RH durante o projeto, com indexação completa, reduzindo a criação de um novo passivo durante este tempo, até a implantação por completo do Novo Modelo de Gestão Documental.
A CONTRATADA deverá executar na CENTRAL DE PROCESSAMENTO a digitalização dos documentos físicos gerados nos processos de RH durante o tempo de contrato, além de manter todo o processo de digitalização e indexação do passivo de documentos contidos nas pastas, conforme prevê a fase de Digitalização.
4. Planejamento e Estruturação
A CONTRATADA, antes de iniciar a preparação e execução das atividades descritas no objeto deste Termo de Referência, deverá realizar em conjunto com a CONTRATANTE a confirmação dos objetivos, premissas, diretrizes e Planejamento do Projeto.
5. Central de Operações
Será de responsabilidade da CONTRATADA estruturar o Modelo de Operação da CENTRAL DE OPERAÇÕES, incluindo a definição e estruturação da infraestrutura necessária, bem como o desenho dos processos que suportarão suas atividades.
A CONTRATADA deverá também atuar na implantação de toda a infraestrutura, procedimentos e mecanismos definidos para CENTRAL DE OPERAÇÕES e que suportarão as atividades de digitalização das PASTAS dos servidores do Estado de Minas Gerais.
6. Serviços de Implantação e Acompanhamento
A CONTRATADA deverá implantar, de forma adequada, a planificação, execução e supervisão permanente dos SERVIÇOS, de maneira estruturada, incluindo relatórios de gestão do projeto e de acompanhamento da execução dos subitens aqui descritos; a infraestrutura e mecanismos para coletar, receber, armazenar, preparar, digitalizar e devolver as pastas; o PLANO LOGÍSTICO, mantendo uma relação com as regionais, as unidades de recursos humanos e a área central de administração do Estado; a CENTRAL DE PROCESSAMENTO, de acordo com o dimensionamento levantado no Projeto e as informações fornecidas pela CONTRATANTE; os COMITÊS definidos no item 9 - deste Edital, e aprovar seu regimento interno, bem como a sua eventual extinção ou alteração dos respectivos regimentos internos.
7. Gestão da Mudança
A CONTRATADA deverá definir nesta etapa o PLANO DE GESTÃO DA MUDANÇA, com execução das ações de comunicação e treinamento, com a finalidade de capacitar os servidores de RH para a correta utilização e manutenção dos processos e ferramentas.
A CONTRATADA será responsável pelo treinamento teórico e prático e capacitação dos servidores de RH do estado envolvidos nas fases de DIGITALIZAÇÃO e do PLANO DE TRANSIÇÃO, que será aplicado e incorporado às rotinas da Administração de Pessoal do Governo de Minas Gerais, além de conduzir o plano de comunicação, definir a rede de mudança e realizar o planejamento e organização dos processos de capacitação e mobilização.
8. Suporte e Assessoramento
A CONTRATADA deverá acompanhar e prestar suporte à CONTRATANTE durante as fases do Projeto, desenvolvendo atividades tais como manutenção preventiva e preditiva das soluções fornecidas; apoio às atividades de digitalização que ficarão sob responsabilidade da CONTRATANTE; suporte às decisões da CONTRATANTE com referências de melhores práticas de mercado; correção de falhas nos procedimentos e apontamento de melhorias durante todo o Projeto.
2 Definições e interpretações
Para os fins de interpretação do EDITAL e seus ANEXOS, exceto quando o contexto não permitir, as seguintes definições aplicam-se às respectivas expressões:
ANEXO: cada um dos documentos anexos ao Edital. ANEXO DA MINUTA DO CONTRATO: cada um dos documentos anexos à Minuta do Contrato. |
CASO FORTUITO (ou FORÇA MAIOR): evento imprevisível, inevitável e irresistível, que afeta a execução contratual, tal como, sem se limitar a, inundações, tremores de terra, guerras, em consonância com o disposto no parágrafo único do artigo 393 do Código Civil Brasileiro. |
CENTRAL DE OPERAÇÕES: refere-se à Central que será responsável por acompanhar todas as atividades relacionadas ao escopo deste TERMO DE REFERÊNCIA. A CO deverá controlar todas as informações e ferramentas da digitalização para auxiliar a CONTRATADA na prestação dos SERVIÇOS, bem como a CONTRATANTE no acompanhamento e suporte à tomada de decisão relacionadas às estratégias de convocação dos servidores e na gestão do CONTRATO. CENTRAL DE PROCESSAMENTO: conjunto de infraestrutura, máquinas e pessoal, implantado pela CONTRATADA, com objetivo de executar as atividades de digitalização do passivo de documentos contidos nas pastas funcionais, de saúde e documentos adicionais gerados ao longo do Projeto. |
CO: Acrônimo para "CENTRAL DE OPERAÇÕES". |
COMITÊ DE GOVERNANÇA: equipe composta por representantes da CONTRATANTE e da CONTRATADA, nos termos no ANEXO I, responsável pela fiscalização, coordenação, integração, disciplina e controle dos esforços das PARTES voltados à adequada execução dos SERVIÇOS. |
CONTRATADA: empresa ou consórcio de empresas, declarada vencedora da LICITAÇÃO. |
CONTRATANTE: Governo do Estado de Minas Gerais, cujas competências nessa condição serão exercidas pela SEPLAG-MG, conforme a distribuição legal de competências. CONTRATO: é o CONTRATO de prestação dos SERVIÇOS resultado do objeto deste EDITAL. |
DATA DE PUBLICAÇÃO: é a data de publicação do CONTRATO no diário oficial, que ocorrerá somente mediante apresentação da garantia contratual pela CONTRATADA, e é a data em que o CONTRATO tornar-se-á eficaz. |
DESIGNADA: Órgão, Entidade ou empresa terceirizada pela CONTRATANTE indicada para realizar, supervisionar ou fiscalizar, em todo ou em parte, a execução dos SERVIÇOS. |
ECM: sigla em inglês da expressão Enterprise Content Management. Refere-se à Gestão de Conteúdo Empresarial; meio formal pelo qual se organizam e arquivam os documentos e demais conteúdos ligados aos processos de uma organização. Contempla as fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, limpeza, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento, relacionando os conteúdos com processos de negócio, tais como documentos funcionais, ofícios, planilhas, documentos de texto, imagens, vídeos, entre outros. Basicamente, ECM são ferramentas e estratégias que permitem a gestão de uma organização da informação não estruturada, sempre que a informação existir. |
EDITAL: o caderno que divulga as condições e exigências para a participação de interessados na Licitação, que regulamenta o objeto e define os parâmetros que regerão a futura contratação. Nada se pode exigir ou decidir além ou aquém do EDITAL. As cláusulas do EDITAL é que indicarão os requisitos para a: forma e bases das Propostas, habilitação dos Licitantes e os documentos a apresentar; o critério de julgamento e os fatores a considerar; minuta do futuro contrato a ser firmado com o Licitante vencedor. A SEPLAG e os Licitantes ficam sempre vinculados aos termos ou ao permitido no EDITAL, quanto ao procedimento, às Propostas, ao julgamento, à documentação e ao contrato. |
EMPRESA: empresa contratada para a execução do contrato de Digitalização. |
EQUIPE DE APOIO: grupo de pessoas oficialmente designadas, com a função de prestar a necessária assessoria ao Pregoeiro em suas tarefas. |
FATOR DE DESEMPENHO: conjunto de parâmetros, medidores da qualidade dos SERVIÇOS prestados, que contribuirão para determinar o valor devido à CONTRATADA. |
FD: Acrônimo para "FATOR DE DESEMPENHO". |
FERRAMENTA DE ECM: metodologias e tecnologias que permitem a gestão da aquisição, do armazenamento, da segurança, do controle de versões, da capacidade de revisão e controle de qualidade, da distribuição, da preservação e da destruição de documentos e conteúdos. |
FERRAMENTA ou SOFTWARE: é um programa de computador, composto por uma série de instruções lógicas, que devem ser interpretadas e executadas por um processador ou uma máquina virtual |
LICITANTE ou PROPONENTE – pessoa que apresenta Proposta e Documentos de Habilitação para a consecução do objeto desta Licitação. |
MASP: Modernização na Administração de Serviços e Sistema de Pessoal. Sigla que referencia e da nome ao Projeto em andamento de reestruturação da área de Gestão de Pessoas do Estado de Minas Gerais. |
NOVO MODELO DE GESTÃO DOCUMENTAL: novo modelo de controle e gestão virtual dos documentos de RH (através da utilização da FERRAMENTA DE ECM) a ser implantado pelo Estado de Minas Gerais e que tem como objetivos principais modernizar, dar maior agilidade e confiabilidade à Gestão de Pessoas no Estado de Minas Gerais. |
ORDEM DE SERVIÇO: documento emitido pela CONTRATANTE autorizando a execução parcial ou total dos SERVIÇOS. |
PARTES: a CONTRATANTE, entidades ou organizações indicadas por esta como parte interessada e responsável pela execução dos SERVIÇOS, e a CONTRATADA, representado pela empresa à qual o objeto foi adjudicado. |
PLANO DE PROJETO: É um documento a ser confeccionado pela CONTRATADA e validado pela CONTRATANTE no início da prestação dos SERVIÇOS, e atualizado sempre que necessário ao longo do CONTRATO, e que tem como objetivo equalizar o entendimento, os objetivos e o modus operandi acerca do desenvolvimento do PROJETO. Deve ser utilizado como uma fonte de informação e de instruções do projeto para os membros diretamente envolvidos e deve conter a confirmação dos objetivos e expectativas, o plano de escopo, recursos, tempo, riscos, documentação e conhecimento, qualidade, comunicação e integração. PLANO DE TRANSIÇÃO: conjunto de atividades para tramitar, digitalizar e arquivar documentos adicionais gerados ao longo do Projeto, decorrente da necessidade de se evitar a criação de um novo passivo de documentos no Estado, até que se tenha o Novo Modelo de Gestão Documental implantado. |
PLANO LOGÍSTICO: detalhamento logístico das atividades da digitalização, incluindo o modelo operacional, considerando as centrais de recebimento e envio de pastas, e a definição do período em que a digitalização ocorrerá em cada central. |
PREGOEIRO – servidor oficialmente designado pela autoridade competente, cuja atribuição inclui, dentre outras, o recebimento das Propostas e lances, a análise de sua aceitabilidade e sua classificação, bem como a habilitação e adjudicação do objeto do certame ao Licitante vencedor. |
PRESTADORES DE SERVIÇOS: funcionários prestadores de serviços contratados para execução de ATIVIDADES RELACIONADAS. |
PROPOSTA COMERCIAL: o valor ofertado pela PROPONENTE para cumprimento do objeto deste EDITAL. |
RH: Recursos Humanos. |
SCRIPT DE ATENDIMENTO: documento que contém a descrição dos passos a serem executados (e a respectiva ordem de execução) por uma central de atendimento na resolução de chamados por ela recebidos. |
SCRIPT: Roteiro. |
SEPLAG: Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão do Estado de Minas Gerais. |
SERVIÇOS: atividades de apoio à execução do objeto deste Termo de Referência. |
SERVIDOR (ES): servidores públicos do Estado de Minas Gerais cujas pastas serão digitalizadas. |
SGCC: SOLUÇÃO DE APOIO DE GESTÃO DE CONTEÚDO CORPORATIVO, que refere-se à solução de tecnologia responsável por suportar todos os processos de Gestão de Conteúdo Empresarial da área de RH do Estado de Minas Gerais e que está sendo implantado pela EMPRESA. |
SIGRH: Acrônimo para "Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos". |
SISAP: Sistema de Administração de Pessoal atualmente em utilização no Governo do Estado de Minas Gerais. |
SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH): solução que englobará e suportará todos os processos de gestão de Recursos Humanos do estado de Minas Gerais e que está sendo implantado pela EMPRESA. |
SUPERVISÃO: equipe de supervisores nomeada pela CONTRATANTE, com poderes para fiscalizar continuamente a execução dos SERVIÇOS, assessorando a CONTRATANTE na identificação de eventuais vícios e desvios aos projetos e especificações. |
TERMO DE INICIALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS: Termo de acordo de início do projeto, assinado entre as PARTES, dando validade ao PLANO DE PROJETO, às equipes e aos entendimentos equalizados. |
3 Contextualização
3.1 Histórico
O MASP, “Modernização da Administração dos Serviços e Sistema de Pessoal tem como objetivo central promover a valorização do servidor público estadual através da modernização da área e dos serviços de Recursos Humanos aumentando a capacidade de inovação, a produtividade e a qualidade dos serviços prestados pelo governo.
Esta iniciativa soma-se a outras ações que a SEPLAG implantou recentemente ou que estão em processo de implantação, voltadas para a otimização e modernização institucional e, em específico, da área de recursos humanos.
Os principais motivadores do projeto MASP estão relacionados à saturação e ao desgaste do atual modelo em atender às novas e constantes pressões por um modelo e serviços de RH mais eficientes, eficazes e focados na geração de valor para o servidor e para o Estado. Os Órgãos e Entidades da administração pública enfrentam os mais diversificados tipos de problemas: desde a piora acelerada do nível dos serviços prestados pela área de recursos humanos, a perdas financeiras resultantes da ineficiência e inacurácia dos processos, à baixa qualidade dos dados, e à possibilidade de ocorrência de fraudes e erros na folha de pagamento. O modelo atual acaba sobrecarregando excessivamente os servidores de RH com atividades puramente transacionais, não restando tempo adequado para dedicar às atividades estratégicas, como a implementação das políticas de recursos humanos, atrair e reter talentos, mapear e desenvolver capacidades, monitorar e incentivar o desempenho e um ambiente positivo.
Concebido como um grande programa de transformação, o MASP é composto por uma série de iniciativas interdependentes e complementares, ilustradas pela Erro! Fonte de referência não encontrada.:
REDESENHO DE
PROCESSOS
RECENSEAMENTO COM
IDENTIFICAÇÃO BIOMÉTRICA
SANEAMENTO
DE DADOS
Iniciativas das ondas de ações – Estruturação, atualização e renovação
REVISÃO E MODERNIZAÇÃO DO MODELO DE RH
DIGITALIZAÇÃO DAS
PASTAS FUNCIONAIS
ADEQUAÇÃO DAS FERRAMENTAS E
SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS
Figura 2 - Componentes do MASP
3.2 Diagnóstico da Documentação para Digitalização
O acervo de documentos que estão nas Pastas de documentos de recursos humanos sob administração da área de RH do Governo do Estado de Minas Gerais perfaz, na presente data, o total de aproximadamente 70 milhões de páginas.
Porém, o cálculo efetuado em setembro de 2015 demonstrou apenas uma fotografia do total de páginas que estavam sob custódia do Estado na época da escrituração do Termo de Referencia, não sendo levada em consideração a taxa de crescimento mensal de documentos.
Existe uma grande diversidade de condições de preservação e de organização dos documentos armazenados nas pastas a serem digitalizadas, o que pode variar conforme a localização destas pastas nas regionais do Estado, o vínculo dos servidores com o Estado, o órgão nos quais estes servidores exercem suas funções e nos quais ocorre a custódia das pastas, dentre outros fatores.
3.2.1 Escopo Funcional
As pastas funcionais contêm documentos tramitados nos processos de recursos humanos do Estado tais como cópias de documentos utilizados no ingresso do servidor ao Estado, solicitações e comprovantes de afastamentos, certificados de conclusões de cursos profissionais e acadêmicos, certidões de contagem de tempo para contribuições previdenciárias, dentre outros.
A proposta para a digitalização das pastas funcionais considera como foco de atuação o grupo de servidores com vínculo de longa duração com o Estado, o qual é composto, principalmente, por servidores efetivos1, em contratos administrativos2 e recrutamento amplo3, como mostra o gráfico a seguir:
Figura 3 - Número de Pastas Funcionais por Vínculo do Servidor com o Estado
O gráfico abaixo apresenta a quantidade aproximada de pastas funcionais relativas ao servidores em exercício em cada órgão. Estão em exibição apenas 7 (sete) órgãos que, somados, representam aproximadamente 90% de todo o escopo funcional, sendo que o restante dos 52 (cinquenta e dois) órgãos estão representados pela barra “Demais Órgãos”.
1 Agente público nomeado em virtude de concurso público, adquirindo estabilidade após 3 (três) anos de efetivo exercício.
2 Servidores contratados conforme Lei nº 18.185/2009.
3 Forma de escolha governamental para ocupar cargo de provimento em comissão, declarado em lei de livre nomeação e exoneração, sem a necessidade de aprovação prévia em concurso público.
Figura 4 - Número de Pastas Funcionais por Órgão
A dispersão geográfica das pastas funcionais se deve, principalmente, à regionalização da administração de recursos humanos da Secretaria de Estado de Educação, nas SREs. A localização das 45 Superintendências Regionais da Educação (SREs) está demonstrada na tabela abaixo, com maior detalhamento no Anexo I-C.
Tabela 1 - Localização das Superintendências Regionais da Educação
ALMENARA | CURVELO | LEOPOLDINA | PATOS DE MINAS | UBA |
ARACUAI | DIAMANTINA | MANHUACU | PATROCINIO | UBERABA |
BARBACENA | DIVINOPOLIS | MONTE CARMELO | PIRAPORA | UBERLANDIA |
BELO HORIZONTE | GOVERNADOR VALADARES | MONTES CLAROS | POCOS DE CALDAS | UNAI |
CAMPO BELO | GUANHAES | MURIAE | PONTE NOVA | VARGINHA |
CARANGOLA | ITAJUBA | NOVA ERA | POUSO ALEGRE | |
CARATINGA | ITUIUTABA | OURO PRETO | SAO XXXX XXX XXX | |
CAXAMBU | JANAUBA | PARA DE MINAS | SAO SEBASTIAO DO PARAISO | |
CONSELHEIRO LAFAIETE | JANUARIA | PARACATU | SETE LAGOAS | |
CORONEL FABRICIANO | JUIZ DE FORA | PASSOS | TEOFILO OTONI |
3.2.2 Escopo de Saúde Ocupacional
As pastas de saúde contêm documentos tramitados nos processos de perícia médica do Estado tais como cópias de atestados de saúde, licenças médicas, prontuários médicos, dentre outros.
A proposta para a digitalização das pastas de saúde ocupacional considera um foco mais amplo de atuação, abrangendo todos os servidores ativos, com exceção a bolsistas, membros da Acadepol, pensionistas, beneficiários e gratificados, destacados como “Outros” no gráfico abaixo.
Figura 5 - Número de Pastas de Saúde por Vínculo do Servidor com o Estado
A dispersão das pastas de saúde ocorre nas Regionais de Perícia Médica da SEPLAG cuja localização e a quantidade aproximada de pastas de saúde estão Descritas na tabela abaixo.
Tabela 2 - Número de Pastas de Saúde por Regional de Perícia
Regional | Pastas de Saúde |
ALMENARA | 3110 |
ARACUAI | 4728 |
BARBACENA | 8051 |
BELO HORIZONTE | 86617 |
CARATINGA | 9041 |
XXXXXXX XXXXXXXXXX | 0000 |
XXXXXXX | 4026 |
DIAMANTINA | 7287 |
DIVINOPOLIS | 14790 |
GOVERNADOR VALADARES | 9975 |
ITABIRA | 7688 |
JANAUBA | 6291 |
XXXX XX XXXX | 0000 |
XXXXXX | 3548 |
LEOPOLDINA | 2518 |
MONTES CLAROS | 28102 |
MURIAE | 4971 |
PARACATU | 6137 |
PASSOS | 6948 |
PATOS DE MINAS | 8327 |
POCOS DE CALDAS | 3395 |
POUSO ALEGRE | 7818 |
XXX XXXX XXX XXX | 0000 |
XXXX XXXXXX | 5534 |
TEOFILO OTONI | 10240 |
UBA | 4428 |
UBERABA | 8235 |
UBERLANDIA | 14480 |
VARGINHA | 12705 |
VICOSA | 5864 |
Embora haja certa dispersão das pastas de saúde, aproximadamente 50% deste escopo está concentrado em Belo Horizonte e Região Metropolitana.
3.3 Justificativa para a Contratação
A efetiva Modernização da Administração dos Serviços e Sistema de Pessoal requer da Administração Pública a implantação de uma série de novos processos, funcionalidades e oportunidades que compõem e suportam o novo modelo de RH do Estado. Dentre elas, com o objetivo de melhorar a produtividade e a qualidade do tratamento das informações funcionais dos servidores, está contemplado o objeto desta LICITAÇÃO.
A contratação dos serviços, objeto do presente Termo de Referência, destina-se a atender as necessidades de um novo modelo de Gestão da área de Recursos Humanos do Estado de Minas Gerais, que busca a otimização dos processos administrativos e maior eficiência operacional da máquina pública, bem como da valorização do servidor público, uma vez que o projeto pretende gerar condições de que informações sobre a vida funcional do servidor sejam tratadas, processadas e consultadas de maneira mais rápida e assertiva, suportando operações que afetem sua vida funcional no Estado de Minas Gerais.
Desta forma, a concepção do projeto visa aos seguintes objetivos principais:
• Digitalização de documentos a fim de eliminar o arquivamento e tramitação de papel nos Departamentos de Recursos Humanos, facilitando a consulta, o compartilhamento, e a segurança de arquivamento.
o Esta digitalização terá como consequência a organização dos documentos, redução da perda de documentos, eliminação de custo de transporte para consulta, aumento da rastreabilidade e transparência das informações, entre outros ganhos.
• Definição do modelo de gestão documental do Estado, com aderência aos processos de negócio do Modelo de RH, de forma a impedir desvios de execução.
o Este modelo resultará na definição de rotinas e procedimentos operacionais padronizados para a digitalização de documentos tramitados pela área de Recursos Humanos do Estado.
o Outra consequência deste modelo será a definição da localização e dimensionamento da estrutura física necessária para a execução do processo de digitalização pelos servidores do Estado bem como a configuração dos sistemas envolvidos.
A necessidade de alocação de grande quantidade de recursos humanos no processo de tratamento arquivístico e digitalização inviabiliza que o Estado assuma esta atividade frente o volume documental a ser processado no prazo necessário e a necessidade de atender a implantação do sistema informatizado que permitirá a gestão eletrônica dos documentos, cujo projeto está em andamento.
Atualmente, os 3700 servidores de RH do Estado movimentam cerca de 133 mil processos/mês, o que torna inviável o deslocamento de servidores que trabalham na rotina dos arquivos para operar a linha de digitalização. Até a implantação total do Sistema Integrado de Gerenciamento de Recursos Humanos (SIGRH) em todo o Estado os documentos físicos ainda circularão no Estado, portanto a manutenção da atividade do Estado é essencial.
A implantação da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é imprescindível para o Estado e tem por finalidade a busca de benefícios diretos e indiretos na execução dos seus processos de trabalho e se insere como elemento estratégico do processo de modernização da gestão de recursos humanos em curso atualmente. Mais especificamente, a solução de GED potencializa a obtenção dos seguintes benefícios:
• Aumento de produtividade com a imediata localização de documento e a localização acelerada de termos nos documentos;
• Redução do custo com cópias de documentos;
• Minimização do risco de extravio e desgaste do documento ao reduzir sua manipulação física;
• Prevenção contra desastres ao garantir o backup digital dos documentos em papel;
• Gerenciamento do ciclo de vida dos documentos de acordo com a expiração de suas validades e obrigatoriedades;
• Segurança da informação;
• Transparência.
A digitalização potencializaria a capacidade operacional do Estado de atuar nas atividades de uso total do Sistema de Gestão de Conteúdo Corporativo (SGCC – FERRAMENTA DE ECM do Estado) e, mais importante, também estaria coerente aos serviços contratados de aquisição do Sistema. Além disso, impulsionaria a modernização da gestão de recursos humanos no tocante à gestão documental.
Diante do exposto, é imprescindível a contratação de empresa especializada em prestação de serviços de tratamento arquivístico e digitalização de documentos para a execução dos serviços, no prazo definido em Edital visando atender as demandas do Projeto MASP.
4 Obrigações gerais das partes
Além das obrigações definidas no CONTRATO, a CONTRATADA e a CONTRATANTE deverão observar, ainda, as seguintes determinações que serão válidas para todo o escopo de serviços detalhados neste Termo de Referência:
4.1 Instruções gerais
a) Cabe às PARTES a instauração do COMITÊ DE GOVERNANÇA como condição para a eficácia do CONTRATO, conforme disciplinado neste ANEXO, dentro do prazo máximo de 30 (trinta) dias contados a partir da data de assinatura do CONTRATO.
b) Cabe às Partes a instauração dos demais Comitês no prazo máximo de 30 (trinta) dias a partir da DATA DE PUBLICAÇÃO do CONTRATO.
c) Ao longo do Termo de Referência para os SERVIÇOS, e sempre que aplicável, foram detalhadas as características mínimas destes, as atividades básicas a serem desenvolvidas, a volumetria referencial, as normas e os padrões regulatórios e as obrigações e responsabilidades da CONTRATADA e CONTRATANTE. Estes parâmetros quantitativos e qualitativos devem referenciar a estimativa dos licitantes em relação aos SERVIÇOS que serão prestados durante o período de duração do CONTRATO.
d) Caberá à CONTRATADA manter, sob as penas da lei, o completo sigilo sobre quaisquer dados, informações, documentos, especificações técnicas e comerciais dos dados da CONTRATANTE, de que venha a tomar conhecimento ou ter acesso, ou que venham a ser confiados, sejam relacionados ou não com a prestação de SERVIÇOS objeto do contrato.
e) A CONTRATADA deverá assinar e cumprir o Termo de Confidencialidade, conforme modelo constante do Anexo III – Termo de Confidencialidade.
f) Os softwares de apoio utilizados em todas as macroatividades deverão ser conhecidos e aprovados previamente pela CONTRATANTE, de forma a manter a compatibilidade e total aderência aos produtos utilizados pela SEPLAG.
g) A CONTRATADA deverá dispor de sistema de gerenciamento de atividades que permita acompanhamento contínuo, por parte da CONTRATANTE e pela Internet, das atividades em andamento.
h) A CONTRATANTE terá ampla liberdade em atualizar os modelos de produtos segundo sua necessidade e conveniência administrativa, cabendo, nestes casos, à CONTRATADA evoluir e adaptar-se à respectiva mudança, às suas expensas, sem quaisquer custos adicionais para a CONTRATANTE.
i) A CONTRATANTE designará um Responsável Técnico Interno para acompanhar o desenvolvimento dos serviços, em conjunto com o Responsável Técnico da CONTRATADA.
j) Para o provimento dos SERVIÇOS fica garantido à CONTRATADA a flexibilidade de meios e o direito de fornecer produtos e equipamentos de quaisquer fabricantes e modelos, desde que estes atendam às normas técnicas, à legislação vigente, aos requerimentos mínimos de desempenho e qualidade exigidos no CONTRATO e seus ANEXOS e atendam com qualidade aos fins a que se destinam.
k) Nas hipóteses em que houver expressa menção à marca ou a modelo a indicação deve ser tomada como referência da qualidade ou funcionalidade mínima desejada do produto a ser fornecido, caso em que será seguida dos termos "ou similar", "ou equivalente", "ou de melhor qualidade”. Exceção feita nos casos em que houver justificativa técnica para a escolha da marca ou do modelo explicitada no Termo de Referência.
l) Toda a volumetria referencial indicada neste ANEXO foi estimada com base em informações atuais do Governo do Estado de Minas Gerais. A apresentação das informações não exime os licitantes de realizarem suas próprias análises e estimativas.
m) A CONTRATADA ficará sujeita às penalidades por atraso no tratamento dos relatórios ou descumprimento de regras, prazos, procedimentos e qualidade estabelecidos pelo Edital.
4.2 Obrigações e Responsabilidades da CONTRATADA
Nos tópicos a seguir são apresentadas obrigações e responsabilidades da CONTRATADA.
4.2.1 Gerais
a) Vincular-se ao disposto no CONTRATO, no EDITAL e demais ANEXOS, na sua PROPOSTA COMERCIAL, na legislação vigente, nas regulamentações e demais normas técnicas do Governo do Estado de Minas Gerais e, quando aplicável, na legislação brasileira vigente, nas esferas federal, estadual e municipal, quanto à execução do objeto deste EDITAL.
c) Estruturar por meio de manuais, ou SCRIPTS de operação, os “Procedimentos Operacionais Padrão – POP” de todos os SERVIÇOS, os quais serão previamente analisados e homologados pela CONTRATANTE juntamente com o PLANO DE PROJETO e ao longo do CONTRATO.
i. Os POPs deverão ser redigidos em língua portuguesa;
ii. Comunicar e capacitar, da maneira que se fizer necessária, todos os servidores da CONTRATANTE sobre os POPs relativos aos SERVIÇOS executados, para que todos tenham plena ciência das rotinas e características destes;
iii. Durante o período de vigência do CONTRATO, seja por força de nova regulamentação, para otimizar o processo, ou em casos fortuitos sempre que ocorrer um evento que altere os procedimentos, a CONTRATADA deverá atualizar toda documentação referente aos modelos e POPs propostos.
d) Submeter todos os equipamentos e sistemas fornecidos pela CONTRATADA para o desempenho dos SERVIÇOS à manutenção, sem prejuízo às ações corretivas que se fizerem necessárias, através do Plano Detalhado de Manutenção, parte constituinte do Procedimento Operacional Padrão.
i. O Plano Detalhado de Manutenção deverá ser elaborado de modo a garantir a disponibilidade integral de todos os equipamentos e sistemas do CONTRATO e o cumprimento dos níveis de serviço exigidos. O plano deverá conter informações mínimas como: procedimentos, periodicidade, insumos necessários, tempo de execução e solução e deverá estar em conformidade com as especificações de projeto e recomendações dos fabricantes.
e) Seguir o regime de trabalho e o calendário da CONTRATANTE.
f) Responsabilizar-se integral e diretamente pelos SERVIÇOS contratados e mencionados em quaisquer dos documentos que integram esta contratação.
g) Manter de forma igual ou superior, durante toda a execução do contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições que culminaram em sua qualificação na fase da licitação.
4.2.2 Instruções sobre Funcionários
a) Disponibilizar mão-de-obra regularmente treinada e capacitada para exercer as atividades de responsabilidade da CONTRATADA.
b) Disponibilizar mão-de-obra em quantidade necessária e condizente ao perfeito cumprimento dos SERVIÇOS especificados neste ANEXO, nos POPs previamente homologados junto à CONTRATANTE e no cronograma a ser formalizado entre as partes.
c) Contar com programa de treinamento e capacitação permanente do corpo de funcionários alocados no CONTRATO.
d) Reforçar ou substituir os seus recursos de pessoal se for constatado a sua inadequação para realizar os SERVIÇOS de acordo com o Termo de Referência e proposta técnica.
e) Xxxxxx seu pessoal devidamente identificado através de crachás com fotografia recente.
f) Xxxxxxxx uniformes a todos os seus empregados, de acordo com as funções de cada um, zelando para que os mesmos se apresentem sempre limpos e em bom estado de conservação.
g) Supervisionar diariamente a higiene pessoal e a limpeza dos uniformes de seus empregados.
h) Todos os funcionários deverão ser contratados conforme legislação trabalhista vigente, seguindo as leis específicas de encargos trabalhistas, previdenciários, tributário, fiscal, bem como acordo / convenção / dissídio coletivo da categoria profissional.
i) Cumprir rigorosamente as normas de Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho, de acordo com a legislação vigente.
j) Garantir o preenchimento dos postos de trabalho necessários à execução dos SERVIÇOS independentemente de férias e das demais ausências previstas na legislação vigente, sob pena de aplicação de penalidades contratuais.
k) Afastar, após notificação, todo empregado que, a critério da CONTRATANTE, proceder de maneira desrespeitosa para com os servidores desta.
l) Comunicar à CONTRATANTE todo afastamento e qualquer irregularidade, substituição ou inclusão de funcionário da equipe da CONTRATADA. No caso de substituição ou inclusão, a CONTRATADA anexará os respectivos currículos, ficando a cargo da CONTRATANTE aceitá-los ou não.
m) Xxxxxx a disciplina no ambiente de trabalho, substituindo, com base nos critérios da legislação trabalhista vigente, qualquer empregado considerado com conduta inconveniente pela CONTRATANTE.
n) Assumir exclusivamente as obrigações de natureza trabalhista, social e previdenciária relativamente a seus empregados.
o) Fazer seguro de seus funcionários contra riscos de acidentes de trabalho, responsabilizando-se, também, pelos encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais, resultantes da execução do contrato, conforme exigência legal.
p) Assumir todas as responsabilidades e tomar as medidas necessárias ao atendimento dos seus empregados acidentados ou com mal súbito.
4.2.3 Instruções de Gerenciamento e Fiscalização do CONTRATO
a) Implantar, de forma adequada, a planificação, execução e supervisão permanente dos SERVIÇOS, de maneira estruturada.
b) Garantir a elaboração, a constante revisão, melhoria e cumprimento dos “Procedimentos Operacionais Padrão” e do “Plano Detalhado de Manutenção” das categorias de SERVIÇOS.
c) Fazer uso e prover acesso à CONTRATANTE, durante o período de vigência do CONTRATO, a uma ferramenta própria que permita a administração de projetos de implementação, upgrade de versões e rollout de soluções, possibilitando cadastrar projetos de diversos tipos, controlar cronograma de fases com datas iniciais e finais, registrar produtos e marcos de cada fase, listar etapas e atividades, administrar recursos humanos identificando nomes e responsabilidades.
d) Fazer uso e prover acesso à CONTRATANTE, durante o período de vigência do CONTRATO, a uma ferramenta própria que permita a gestão da documentação, do conteúdo e do conhecimento gerado durante o projeto.
e) Aceitar e facilitar o trabalho de fiscalização da CONTRATANTE, fornecendo todas as informações solicitadas, bem como obedecer às recomendações que não colidam com o pactuado.
f) Submeter-se à fiscalização permanente da CONTRATANTE ou de terceiro por ela indicado (DESIGNADA).
g) Cumprir as normas e regulamentos internos da CONTRATANTE e dos demais Órgãos e Entidades do Governo do Estado de Minas Gerais.
h) Manter atualizada a qualificação técnica e licenças junto aos órgãos responsáveis.
4.2.4 Instruções de Execução dos SERVIÇOS
a) Executar os SERVIÇOS dentro dos parâmetros e rotinas estabelecidos no EDITAL, CONTRATO e ANEXOS.
b) Prover o espaço físico, infraestrutura e facilidades necessárias para a implantação da central de processamento da digitalização.
c) Nomear supervisores, ou agentes responsáveis pelos serviços, com a missão de garantir o bom andamento dos trabalhos. Estes agentes terão a obrigação de se reportarem, quando houver necessidade, ao preposto dos serviços da CONTRATANTE, para tomar as providências pertinentes.
d) Atualizar mensalmente a listagem das pessoas envolvidas na execução dos SERVIÇOS e repassá- la à CONTRATANTE.
e) Xxxxxxxxxx e preparar rigorosamente os empregados que irão executar os SERVIÇOS, encaminhando funcionários e demais referências, tendo funções profissionais legalmente registradas em suas carteiras de trabalho.
f) Colocar os seus supervisores, ou agentes responsáveis pelos SERVIÇOS, à disposição de seus empregados, visando a resolver problemas relativos à execução dos SERVIÇOS.
g) Executar os SERVIÇOS, de acordo com as especificações e normas exigidas, utilizando equipamentos e materiais apropriados e dispondo de infraestrutura e equipe técnica necessária a sua execução.
h) Prover infraestrutura e hospedagem necessárias aos SERVIÇOS previstos neste ANEXO.
i) Observar e respeitar as legislações federal, estadual e municipal, relativas à execução de seus SERVIÇOS.
j) Adquirir todo o material de consumo que utilizará na execução direta ou indireta dos SERVIÇOS.
k) Identificar os equipamentos, ferramental e utensílios de sua propriedade, de forma a não serem confundidos com similares de propriedade da CONTRATANTE.
l) Assumir todos os prejuízos decorrentes de danos causados a terceiros por seus sócios, prepostos ou empregados.
m) Fiscalizar a usabilidade, desempenho e as características funcionais e de qualidade originais da solução durante todo o período de CONTRATO, comunicando à CONTRATANTE qualquer inconsistência.
n) Garantir a usabilidade, desempenho e as características funcionais e de qualidade originais de todos os equipamentos e sistemas durante todo o período de CONTRATO, fazendo as substituições e reinvestimentos que se tornarem necessários para isso.
o) Prover os serviços detalhados e especificados neste Termo de Referência.
4.3 Obrigações e responsabilidades da CONTRATANTE
a) Supervisionar os SERVIÇOS.
b) Realizar a análise e indicar as alterações necessárias para a homologação do PLANO DE PROJETO e dos Procedimentos Operacionais Padrão elaborados e apresentados pela CONTRATADA para as categorias de SERVIÇOS especificadas neste ANEXO.
c) Auxiliar na revisão contínua das regras de operação e rotinas estabelecidas nos Procedimentos Operacionais Padrão ao longo de todo o período do CONTRATO.
d) Acompanhar o trabalho desenvolvido pela CONTRATADA na prestação dos SERVIÇOS, garantindo o cumprimento de todos os requerimentos elencados no EDITAL e seus ANEXOS.
e) Estabelecer controle de qualidade e de quantidade dos serviços executados pela CONTRATADA.
f) Prestar informações e esclarecimentos que venham a ser necessários para operação a partir da solicitação por escrito ou e-mail.
g) Indicar os membros da equipe da CONTRATANTE ou DESIGNADA responsáveis por suportar a CONTRATADA nos problemas e casos de urgência.
h) Disponibilizar prepostos, na condição de servidores do Estado de Minas Gerais, em todos os locais por onde haverá a digitalização, a fim de permitir o acompanhamento da operação, bem como garantir a ”fé pública” dos documentos que lá serão coletados e digitalizados.
i) Permitir à CONTRATADA o acesso a todas as áreas, instalações, equipamentos e informações necessárias ao cumprimento das suas obrigações.
j) Executar as atividades de comunicação aos servidores dos Departamentos de Recursos Humanos, esclarecendo-os sobre as atividades de digitalização.
k) Prover as bases de dados e informações necessárias aos SERVIÇOS.
l) Prover a equipe responsável pelo MODELO DE GOVERNANÇA DOS DADOS.
m) Xxxxxx a CONTRATADA informada acerca da programação dos seus serviços (serviços e eventos do Governo do Estado de Minas Gerais), sempre informando a CONTRATADA de eventuais alterações.
n) Exercer a fiscalização dos SERVIÇOS por funcionários ou entidades especialmente designadas.
o) Comunicar por escrito qualquer falta ou deficiência, que deverão ser corrigidos imediatamente pela CONTRATADA. Nestes casos, a CONTRATANTE deverá também indicar um responsável pelo acompanhamento das correções.
5 Escopo dos serviços
A realização do projeto envolverá a contratação de empresa com especialização e experiência em projetos de Gestão Documental, que proverá SERVIÇOS de tratamento arquivístico e digitalização de até 70 milhões de páginas de documentos da área de Recursos Humanos do Governo do Estado de Minas Gerais.
A execução dos serviços obedecerá às etapas abaixo especificadas.
Figura 6 - Escopo dos Serviços a Serem Prestados
O detalhamento de cada etapa prevista no escopo é apresentado nos itens a seguir.
5.1 Escopo dos Serviços: Planejamento e Estruturação
Figura 7 - Planejamento e Estruturação
Na fase inicial do trabalho, tem-se o objetivo de estruturar as bases do projeto, estabelecer diretrizes para execução do objeto, equalizar os conceitos e práticas a serem implementados pela CONTRATADA, estabelecer as equipes de trabalho, promover a integração inicial entre elas, estabelecer o PLANO DE PROJETO e padrões de execução e conduzir o treinamento das equipes.
Nesta etapa, deverá ser definido o modelo de governança do projeto, a estratégia e os mecanismos que serão diretrizes do processo de digitalização e de desenho do modelo de gestão documental do Estado, a partir dos quais será estabelecido o TERMO DE INICIALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS, de acordo com os itens mínimos previstos nas seguintes sub-etapas:
5.1.1 Entendimento da Situação Atual
A CONTRATADA, antes de iniciar a preparação e execução das atividades descritas no objeto deste Termo de Referência, deverá realizar em conjunto com a CONTRATANTE a confirmação dos objetivos, premissas, diretrizes e Planejamento do Projeto.
Nesta etapa deverá ser realizado um workshop, a ser organizado pela CONTRATADA em conjunto com a CONTRATANTE, de apresentação do Plano e Metodologia de Projeto e das estratégias adotadas de acordo com os itens mínimos, conforme abaixo:
i. Equalização de conhecimentos básicos
Será realizado seminário, objetivando equalizar, compartilhar e ampliar a compreensão e conhecimentos sobre o projeto.
O conteúdo do seminário abrangerá os seguintes tópicos:
• Alinhamento da concepção dos sistemas e dos principais produtos a serem desenvolvidos;
• Alinhamento do escopo do projeto (no escopo e fora do escopo);
• Alinhamento dos principais desafios e fatores críticos de sucesso do projeto, com base na experiência da CONTRATADA e no conhecimento interno da CONTRATANTE;
• Identificação das diretrizes básicas e etapas do projeto;
• Entendimento da Legislação, normas e boas práticas existentes para a implantação e operação da solução.
• Equalização da linguagem praticada no mercado e no ambiente da CONTRATANTE, no que tange à Gestão de Projetos e contextualização do projeto no âmbito das áreas envolvidas.
ii. Montagem das equipes de trabalho
Deverá ser montada uma equipe de trabalho multifuncional composta pela equipe técnica da CONTRATANTE e da CONTRATADA, com as funções de:
• Promover reuniões regulares de avaliação e deliberação das questões estratégicas relacionadas ao projeto;
• Validar os trabalhos conclusivos de cada etapa;
• Deliberar sobre questões de relevância que influenciarem a especificação do projeto;
• Dirimir dúvidas gerais;
• Promover a execução de todas as etapas do projeto, inclusive do planejamento;
• Mobilizar todos e quaisquer recursos necessários, assegurando o cumprimento dos prazos pactuados.
iii. Plano de Projeto
Deverá ser formulado o plano de projeto, composto por:
• Definição da metodologia de trabalho;
• Identificação das áreas interessadas e/ou afetadas pelos SERVIÇOS;
• Definição da estrutura organizacional adequada (recursos humanos, materiais e logísticos), incluindo os profissionais envolvidos em cada etapa do projeto;
• Premissas e considerações necessárias ao correto entendimento e formatação do escopo e atendimento aos objetivos gerais e específicos;
• Definição do cronograma detalhado do projeto, com detalhamento de atividades, tarefas, responsáveis, prazos e principais marcos, contemplando as entregas parciais previstas durante o projeto;
• Definição dos processos necessários para gerenciar os prazos em geral;
• Identificação de Responsabilidades;
• Identificação de ferramentas e pontos de controle;
• Plano de comunicação, considerando organização do projeto, papéis e responsabilidades;
• Definição de processo sistemático para obtenção, criação, síntese, compartilhamento e utilização de informações, ideias e experiências;
• Definição dos processos de gerenciamento dos recursos (humanos, tecnológicos e outros) requeridos;
• Definição do processo de gerenciamento de riscos, visando minimizar as probabilidades de ocorrência e a severidade dos eventos adversos aos objetivos do projeto;
• Definição dos processos requeridos para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e tão somente o trabalho necessário, para completar de forma bem sucedida o plano de projeto;
• Definição dos requisitos de qualidade e do plano de qualidade;
• Definição da governança do projeto.
iv. Definição do Modelo de Governança
Após o alinhamento e confirmação dos objetivos do projeto, é esperado que a CONTRATADA, em conjunto com a CONTRATANTE, estabeleça qual será o modelo de governança a ser utilizado na gestão do projeto, a fim de garantir a aderência dos principais envolvidos aos objetivos da digitalização.
O Comitê de Governança, formado por profissionais indicados pela CONTRATANTE e CONTRATADA, deverá empenhar as funções de:
• Cuidar de todos os aspectos do Projeto que envolva o relacionamento entre a CONTRATADA e CONTRATANTE;
• Promover reuniões regulares de avaliação e deliberação das questões estratégicas relacionadas ao projeto;
• Validar os trabalhos conclusivos de cada etapa;
• Deliberar sobre questões de relevância que influenciarem a especificação do projeto;
• Dirimir dúvidas não solucionadas pelo Comitê Coordenador.
• Acionar especialistas sob demanda;
• Formar outros comitês que se façam necessários à execução dos SERVIÇOS, conforme especificado no item 9 - deste Termo de Referência.
Durante a execução do projeto, o planejamento deve ser constantemente revisto e atualizado junto à CONTRATANTE.
5.1.1.1 Obrigações Específicas da Contratada
São obrigações da CONTRATADA em relação aos SERVIÇOS:
• Solicitar à CONTRATANTE as informações que lhes são necessárias para o entendimento da Situação Atual e posterior definição do Plano de Projeto para as atividades de digitalização e definição do modelo de gestão documental;
• Compreender as necessidades e motivações do Governo do Estado de Minas Gerais em relação à digitalização das pastas dos servidores;
• Suportar na definição do modelo de governança para o projeto, abordando qual será a dinâmica utilizada nas reuniões, nas validações e comunicações;
• Auxiliar na definição de papéis e responsabilidades do Comitê Executivo, formado por profissionais da CONTRATADA e da CONTRATANTE, que será responsável por dar as validações finais dos produtos entregues, bem como as orientações a serem seguidas pela equipe de projeto;
• Definir um gestor do serviço que representará a CONTRATADA e será o responsável pela comunicação com a CONTRATANTE durante todo o período do contrato;
• Auxiliar na definição de como será o fluxo de informação entre as diferentes atividades a serem executadas para suportar a digitalização e o desenho de processos, de forma a aumentar a sinergia da execução do projeto;
• Elaborar a matriz de riscos e o plano de mitigação correspondente;
o A matriz deverá ser revisada, no mínimo, uma vez ao mês, junto ao Comitê Executivo do projeto;
• Desenvolver o PLANO DE PROJETO;
o O cronograma, conforme apresentado no item 6, é uma referência de tempo máximo de execução do projeto, devendo a CONTRATADA propor um cronograma de execução realista e condizente com a complexidade, vulto e capacidade de execução dos SERVIÇOS pela CONTRATADA e CONTRATANTE;
• Mobilizar a equipe definida no PLANO DE PROJETO;
• Auxiliar na definição dos atores que serão envolvidos nas atividades de digitalização e definição de processos de gestão de documentos, bem como na definição de seus papéis e responsabilidades;
• Definir um coordenador operacional que ficará sediado na CENTRAL DE OPERAÇÕES do projeto para atuar no planejamento, na organização, no controle central das atividades desenvolvidas na central de processamento, a fim de atingir os objetivos programados pela CO, tendo poderes e capacidade para saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas informatizadas.
5.1.1.2 Obrigações Específicas da Contratante
São obrigações da CONTRATANTE em relação aos SERVIÇOS:
• Fornecer as informações que forem necessárias para auxiliar a CONTRATADA na definição do PLANO DE PROJETO e na concepção das atividades de digitalização;
• Emitir o TERMO DE INICIALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS, que tem o objetivo de aprovar o plano de projeto e vincular as PARTES a ele;
• Disponibilizar a lista de processos da Administração de Pessoal relacionados com a digitalização e a gestão de documentos;
• Fornecer as informações que forem necessárias para auxiliar a CONTRATADA na definição do PLANO DE PROJETO e na concepção das atividades de digitalização.
5.1.2 Desenho e Implantação da CENTRAL DE OPERAÇÕES
Nesta etapa a CONTRATADA deverá estruturar o Modelo de Operação da CENTRAL DE OPERAÇÕES, incluindo a definição e estruturação da infraestutura necessária, bem como o desenho dos processos que suportarão suas atividades.
A CONTRATADA deverá também atuar na implantação de toda a infraestrutura, procedimentos e mecanismos definidos para CENTRAL DE OPERAÇÕES e que suportarão as atividades de digitalização das PASTAS dos servidores do Estado de Minas Gerais.
A implantação da CENTRAL DE OPERAÇÕES será a primeira ação a ser realizada no projeto, uma vez que ela deve estar em operação antes do início das atividades. Sua implantação é importante para este projeto porque visa organizar e agilizar o gerenciamento das atividades da CONTRATADA, manter o foco, principalmente, nos aspectos críticos da digitalização, e minimizar os riscos de desvios no orçamento e prazos. Como benefícios esperados da CO, têm- se:
• Maior controle sobre os riscos das mudanças de escopo das atividades desenvolvidas pela CONTRATADA;
• Melhor gerenciamento da produtividade, visando o cumprimento dos prazos;
• Informação atualizada, organizada e disponível (transparência), e comunicação independente para rápida tomada de decisão;
• Identificação antecipada e mitigação de riscos;
• Controle integrado sobre o progresso do projeto;
• Disseminação das lições aprendidas e transferência de conhecimento;
• Implantação de indicadores de gerenciamento e acompanhamento da performance do projeto.
5.1.2.1 Obrigações Específicas da Contratada
As principais atividades previstas para esta etapa são:
• Desenho do modelo de operação da CENTRAL DE OPERAÇÕES.
• Disponibilização do espaço e infraestrutura necessária para implementação da CENTRAL DE OPERAÇÕES
o Definição relacionada ao desenvolvimento e instalação do Sistema a ser utilizado na CENTRAL DE OPERAÇÕES para controlar os processos;
o Definições em relação à necessidade de integração entre o Sistema da CENTRAL DE OPERAÇÕES;
o Definição da periodicidade e tema dos relatórios gerenciais a serem gerados pela CENTRAL DE OPERAÇÕES;
• Desenvolvimento e implantação da CENTRAL DE OPERAÇÕES, visando o atendimento às necessidades de controle e coordenação das atividades descritas no detalhamento do objeto deste Termo de Referência.
o Descrição da infraestrutura básica e do sistema integrador a serem implantados na CENTRAL DE OPERAÇÕES.
▪ O intuito é que a infraestrutura e a utilização dos recursos de tecnologia estejam adequados para garantir o correto funcionamento do sistema, suportar o processo de tomada de decisão e de coordenação das ações entre as frentes de execução dos SERVIÇOS.
▪ A criação da CO é justificada pela necessidade de integração dos sistemas, dados, informações e ferramentas de comunicação, disponibilizadas de forma eletrônica, em um ambiente propício para a execução da coordenação, comando e controle da Digitalização.
▪ Todos os equipamentos e sistemas que compõem a infraestrutura de operações devem ser compatíveis em termos de integração e desempenho, no intuito que todos esses componentes funcionem harmoniosamente, gerando os resultados esperados para a CO.
▪ Os funcionários, os treinamentos necessários, bem como a aquisição/disponibilização de todos os equipamentos necessários ao funcionamento da CENTRAL DE OPERAÇÕES, são de responsabilidade da CONTRATADA.
▪ A aquisição/utilização de equipamentos de informática é imprescindível para que os funcionários da CONTRATADA realizem o trabalho durante a operação. Esses equipamentos serão distribuídos conforme as suas ocupações dentro da CENTRAL DE OPERAÇÕES.
▪ A obrigatoriedade de aquisição/disponibilização pela CONTRATADA, de sistemas operacionais, pacote de aplicativos de automação de escritório (editor de texto, planilhas eletrônicas, etc), aplicativo de prevenção a vírus nas suas versões mais atuais e de maior compatibilidade com sistemas de mercado é justificada pela necessidade de permitir a realização das tarefas operacionais, agilidade na troca de informações com as organizações e prevenção a incidentes de segurança que possam inviabilizar as operações.
▪ A CONTRATADA deverá assegurar a Segurança da Informação armazenada e gerada pela CENTRAL DE OPERAÇÕES e CENTRAL DE PROCESSAMENTO. Para isto, deverá controlar e restringir o acesso aos dados dos servidores, de forma a garantir o sigilo e integridade das informações e a prevenção contra perda de documentos, conforme Anexo III – Termo de Confidencialidade. Estas medidas visam a prevenção ao acesso físico não autorizado, danos e interferências às informações dos servidores, pois os prejuízos do vazamento ou modificações dos dados dos servidores podem ser irreversíveis para o estado e seus servidores.
o Desenvolvimento/aquisição, implantação e manutenção, durante todo o período de operação, do Sistema Integrador de suporte da CENTRAL DE OPERAÇÕES.
▪ O Sistema Integrador deverá disponibilizar relatórios de acompanhamento da Digitalização, cujos temas e requisitos serão definidos pelo Comitê Executivo.
• A CONTRATANTE poderá requisitar informações ou relatórios esporádicos sobre o andamento da prestação dos SERVIÇOS a qualquer momento em que esteja vigente o CONTRATO.
▪ A FERRAMENTA deverá integrar as informações sobre o andamento de todas as atividades descritas no objeto deste Termo de Referência.
5.1.3 Produtos a serem entregues pela CONTRATADA na fase de Planejamento e Estruturação
Produto | Componentes |
P1.1 Planejamento do Projeto | • PLANO DE PROJETO • Workshop de Incialização e Equalização • TERMO DE INICIALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS |
P1.2 Implantação da CENTRAL DE OPERAÇÕES (CO) | • Desenho do modelo de operação da CO • Implantação da CO |
Estes produtos deverão ser formalmente aprovados pela CONTRATANTE.
5.2 Escopo dos Serviços: Digitalização das Pastas
Figura 8 - Digitalização das Pastas
O objetivo desta fase, com duração prevista de 17 (dezessete) meses, consiste no recebimento, preparação, digitalização e indexação das Pastas dos servidores.
A CONTRATADA deverá indexar a carga de documentos digitalizados e poderá armazená-los diretamente no sistema de gestão de conteúdo do Estado ou entregar os documentos digitalizados por meio de transmissão segura, a critério da CONTRATANTE, não sendo permitido qualquer ajuste, mudança ou implantação de outro Sistema para armazenamento.
A realização das atividades relacionadas à Digitalização pressupõe um agrupamento em 5 (cinco) macroatividades sequenciais:
• Desenho do modelo de digitalização: definir as rotinas e procedimentos da tramitação e digitalização de documentos do passivo; definir os locais de execução das atividades; planejar a implantação da central de processamento;
• Implantação da(s) Central(is) de Processamento: Implantar toda a infraestrutura e mecanismos para receber, armazenar, preparar, digitalizar e devolver as pastas;
• Recepção das Pastas: coletar da CONTRATANTE, de acordo com o PLANO LOGÍSTICO, e encaminhar para a Central de Processamento os documentos dos servidores selecionados para serem digitalizados e organizá-los de forma a manter constantemente o acompanhamento da etapa em que o arquivo se encontra;
• Preparação dos Arquivos: organizar, limpar e manter os arquivos em condições de passarem pela digitalização e pelo posterior armazenamento;
• Digitalização dos Documentos: digitalizar, tratar, indexar e disponibilizar os arquivos e a indexação por meio de transferência eletrônica de dados com seus metadados, para que posteriormente sejam carregados pela CONTRATADA em FERRAMENTA ECM disponibilizada pela CONTRATANTE. A critério da CONTRATANTE, a carga de documentos poderá ser feita diretamente no Sistema de Gestão de Conteúdo Corporativo do Estado. ;
• Preparação da pasta para arquivamento será de responsabilidade da CONTRATADA de acordo com o NOVO MODELO DE GESTÃO.
A descrição dos serviços envolvidos na etapa de digitalização dos documentos componentes das pastas pode ser representada pela Figura abaixo.
Figura 9 - Fluxo de trabalho de digitalização dos documentos das Pastas
O detalhamento da execução dos serviços que compõem cada macro atividade está especificado nos itens abaixo.
5.2.1 Desenho do Modelo de Digitalização e Implantação da Central de Processamento
Após a definição e validação do Modelo de Governança do Projeto, caberá à CONTRATADA estruturar e implementar o Modelo de Digitalização e de Operação da Central de Processamento, incluindo a definição e estruturação da infraestrutura necessária, bem como o desenho dos processos que suportarão suas atividades.
Dadas as características de dispersão geográfica das pastas e divisão dos órgãos, a CONTRATADA deverá prever, no MODELO DE DIGITALIZAÇÃO, a segmentação da entrega das digitalizações das pastas em entregas sequenciais, sendo que as primeiras entregas seriam compostas somente por Pastas Funcionais e as últimas destas seriam compostas exclusivamente pelas Pastas de Saúde.
A CONTRATADA deverá estruturar por meio de manuais, ou SCRIPTS de operação, os “Procedimentos Operacionais Padrão – POPs” de todas as etapas da digitalização, visando garantir a uniformidade e a qualidade do processo, os quais deverão ser validados pela CONTRATANTE.
Nesta etapa, a CONTRATADA definirá todo o PLANO LOGÍSTICO, de forma a fornecer ao Estado um planejamento e controle total sobre a movimentação das pastas, desde a sua saída da custódia do Estado até o seu retorno a ela. Neste plano devem ser relacionadas as atividades, os respectivos responsáveis, tanto da CONTRATADA quanto da CONTRATANTE, além do modo, local e momento em que serão executadas.
A CONTRATADA deverá coordenar e implantar, em conjunto com a CONTRATANTE, as atividades previstas no PLANO LOGÍSTICO, mantendo uma relação com as regionais, as unidades de recursos humanos e a área central de administração do Estado.
O objetivo final destas duas fases consiste na implantação de toda a infraestrutura, procedimentos e mecanismos que suportarão toda a digitalização dos documentos dos servidores ativos do Estado de Minas Gerais.
5.2.2 Coleta das Pastas e Preparação dos Arquivos
A CONTRATADA deverá coletar os lotes de Pastas da CONTRATANTE, tipificar, organizar, limpar e digitalizar os documentos constantes no romaneio, bem como será responsável pela infraestrutura, recursos materiais, recursos humanos e de logística para execução destas etapas do processo de digitalização. Para tanto, deverá já ter estruturado uma unidade para processamento das pastas (Central de Processamento) na Região Metropolitana de Belo Horizonte.
Neste sentido, a CONTRATANTE irá atuar junto à cada Diretoria de Recursos Humanos (DRH) de cada órgão, para que esta organize e prepare os documentos para serem coletados em um romaneio para a Central de Processamento da CONTRATADA. Os documentos deverão estar devidamente embalados, com indicação de informações suficientes para a indexação individual de cada pasta, tais como o número de identificação pessoal, Número de Identificação Funcional do Servidor (MASP), número de admissão, o nome e órgão do respectivo servidor, o tipo de pasta e o volume da pasta (no caso de pasta particionada)
.
Os critérios de organização e criação dos romaneios serão definidos pela CONTRATANTE. Assim, cada lote de documentos deverá receber uma identificação única durante todo o processo de preparação, e conterá atributos que facilitem sua identificação e recuperação, tais como número do romaneio, quantidade de pastas, responsáveis pela entrega e recepção, entre outros. Dessa forma, será possível garantir a integridade do processo como um todo e criar um primeiro nível de informação de controle, auditoria e fiscalização do processo.
Caberá à CONTRATADA coletar as pastas físicas e encaminhá-las para a Central de Processamento da CONTRATADA, onde elas serão recebidas, conferidas e comparadas com a descrição constante no romaneio de recebimento.
O instrumento de medição desta etapa será o número de pastas recebidas pela CONTRATADA para o trabalho a ser realizado. É de responsabilidade da CONTRATADA a conferência das pastas informadas no romaneio e a validação/aceite dos lotes recebidos.
Caso a CONTRATADA não se manifeste, num prazo de até 5 (cinco) dias úteis do recebimento dos lotes, quanto à conformidade dos lotes recebidos, entender-se-á validado e confirmado o aceite de recebimento dos lotes, considerando para fins de contabilização dos serviços prestados as informações descritas no romaneio e a data de recebimento do lote.
i. Coleta e recebimento do Romaneio
Caberá à CONTRATADA realizar o processo de coleta e recepção, na Central de Processamento, dos documentos a serem processados, obedecendo aos seguintes requisitos básicos:
• Verificação e conferência das caixas-arquivo recebidas de acordo com seu espelho (romaneio), a fim de identificar possíveis falhas no que se refere ao seu conteúdo.
• Elaboração de relatório de ocorrências do conteúdo das caixas, registrando irregularidades verificadas em qualquer componente, seja identificação, condição física das pastas ou dos documentos, folhas avulsas sem identificação, dentre outros.
• Armazenamento temporário das caixas-arquivo em buffer de processamento, no qual caixas- arquivo deverão ser organizadas e empilhadas, de forma a não danificar as caixas durante a armazenagem e movimentação.
As atividades de coleta, recebimento e armazenamento temporário poderão ser supervisionadas e acompanhadas por representante da CONTRATANTE, de forma a garantir o cumprimento das normas de segurança física ou qualquer tipo de dano aos documentos.
A qualquer momento o representante da CONTRATANTE poderá indagar sobre qualquer procedimento de armazenamento posterior à entrega que não atendam aos requisitos definidos nesse Termo de Referência.
Uma vez emitido o romaneio e formalmente coletado e encaminhado à Central de Processamento da CONTRATADA, será considerado, a título de avaliação do cumprimento de datas, o dia em que houver o aceite do recebimento dos lotes pela CONTRATADA, considerando o prazo estipulado.
O romaneio emitido deverá ter, no mínimo, as seguintes informações:
• Código/Nome da empresa Contratada;
• Data de geração;
• Lista separada dos lotes, identificados em sequência, contendo por pasta: número de identificação pessoal do servidor, “MASP”, nº Admissão, tipo de pasta, volume da pasta (se pasta particionada), nome do servidor, e Código/Nome do local de origem dos documentos.
ii. Limpeza de Documentos
Admitindo-se que existe uma grande diversidade de condições físicas dos documentos armazenados, sujeitos a, por exemplo, sujeito ao acúmulo de poeira e à ação do tempo, será necessária a aplicação de uma limpeza para que os documentos possam ser adequadamente manipulados. Sendo assim, caberá à CONTRATADA executar o processo de limpeza física de documentos a serem digitalizados, que conterá os seguintes procedimentos:
• Desdobrar e planificar os documentos;
• Retirar clipes, grampos e outros prendedores metálicos;
• Recuperar partes rasgadas (com utilização de fita adesiva do tipo fita mágica);
• Remover poeira, fitas adesivas e outras sujidades prejudiciais à clareza da captura das informações durante o processo de digitalização;
• Remover agentes biológicos (insetos e outros animais);
• Ordenar, separar, organizar e identificar documentos;
Todo material necessário para a fase de higienização, limpeza, recuperação e organização dos documentos deverá ser fornecido pela CONTRATADA. Em caso de recuperação de partes rasgadas de documentos deverá ser utilizado material que garanta sua preservação.
Caso a integridade do documento tenha sido comprometida pela atividade de limpeza, a CONTRATADA deverá, sem ônus à CONTRATANTE:
• Identificar o documento, por meio de etiqueta individual contendo “MASP” e nome do servidor;
• Gerar um “Relatório de Ocorrências” e encaminhar à CONTRATANTE;
• Separar o documento para fiscalização da CONTRATANTE.
Após a verificação, a CONTRATANTE poderá decidir por reintegrar o documento ao processo, destiná-lo à eliminação ou recuperação para dar prosseguimento ao processo.
iii. Saneamento Físico
Caberá à CONTRATADA finalizar o processo de preparação do documento para a digitalização, obedecendo aos seguintes requisitos básicos:
• Organização dos documentos já limpos e higienizados, em formação de pastas consideradas prontas para a digitalização.
• Separação de documentos classificados como irrecuperáveis, em condições de conservação inferiores à mínima exigida pela CONTRATANTE, que deverão ser expurgados.
A organização dos documentos deverá obedecer às seguintes operações:
• Inspeção: Exame da página para verificar se a mesma se destina ao aproveitamento para digitalização;
• Contagem das páginas: A preparação das pastas envolve a contagem das páginas, para contabilização dos serviços de digitalização.
Durante a inspeção, os documentos que forem identificados como irrecuperáveis, conforme critérios definidos pela CONTRATANTE, deverão ser devidamente separados e identificados (garantia da rastreabilidade das pastas de origem), para serem avaliados pela CONTRATANTE e autorizada sua eliminação quando pertinente.
Caberá à CONTRATADA em relação ao Expurgo de Documentos:
• Analisar as condições de conservação dos documentos para determinar a real possibilidade dos documentos serem digitalizados.
o Caso não seja possível realizar a digitalização dos documentos, a CONTRATADA deverá gerar um “Relatório de Ocorrências” e encaminhá-lo à CONTRATANTE.
▪ Esse(s) documento(s) deverá(ão) ser identificados, por meio de etiqueta individual, agrupados em pastas, as quais serão arquivadas em caixas-arquivo, para serem fiscalizados pela CONTRATANTE.
▪ Após avaliação da CONTRATANTE, o responsável pela fiscalização poderá solicitar à CONTRATADA que devolva os documentos à CONTRATANTE para que seja providenciada sua substituição ou arquivamento, ou se julgar apto, encaminhar o documento para prosseguimento dos trabalhos.
▪ Aqueles documentos que não tenham realmente condições de digitalização deverão ser separados para expurgo mediante validação da CONTRATANTE;
▪ A separação de documentos nestas condições deve ser feita de tal forma a manter a mesma ordem em que os documentos se apresentavam nas pastas.
5.2.3 Digitalização dos Documentos
Durante a execução do trabalho de tipificação, organização, limpeza, digitalização, tratamento, indexação básica e arquivamento das imagens (em PDF pesquisável) dos documentos e seus respectivos metadados, a CONTRATADA deverá alimentar, pasta por pasta, uma Planilha de Memorial de Documentos para Digitalização, até que se atenda todo o romaneio.
Ao final do fechamento de cada romaneio, a CONTRATADA irá se utilizar dos dados preenchidos na Planilha de Memorial de Documentos para Digitalização para a geração das etiquetas de identificação das pastas. Encerrado o procedimento de etiquetagem, a CONTRATADA irá solicitar a fiscalização, de forma a receber o ateste / validação formal da execução dos serviços de digitalização, por romaneio.
Para o processo de contabilização dos serviços será observada a quantidade de pastas recebidas e folhas que foram digitalizadas pela CONTRATADA. Caso a CONTRATADA manifeste inconformidade na contagem das pastas, conforme critérios e prazos estabelecidos acima, a CONTRATANTE irá designar um servidor para fiscalização da(s) pasta(s) reclamada(s), visando validar o quantitativo apurado pela CONTRATADA.
As atividades de fiscalização e controle dos serviços executados pela CONTRATADA ocorrerão em dois registros, quais sejam: à coleta e ao recebimento do romaneio, e ao final da digitalização dos documentos, contrapondo as imagens digitalizadas com a Planilha de Memorial de Documentos para Digitalização.
A CONTRATANTE, poderá, a qualquer momento, retirar uma ou mais pasta(s) que esteja(m) na Central de Processamento, registrada a devida justificativa, considerando que:
• A CONTRATADA deverá usar sistema eletrônico para indicar a retirada intempestiva da(s) pasta(s) e repassá-las fisicamente à CONTRATANTE.
• Se a CONTRATANTE entender, a qualquer momento que a(s) devida(s) pasta(s) possa(m) ser devolvida(s), esta irá utilizar sistema eletrônico para indicar a(s) sua(s) devolução(ões).
i. Digitalização
Caberá à CONTRATADA realizar a geração de arquivos digitais (em PDF pesquisável) a partir dos documentos em papel recebidos e preparados, utilizando scanners de produção e um sistema de tratamento e processamento de imagens digitalizadas, conforme especificações detalhadas no – Especificação da Solução de Digitalização, tendo em vista os procedimentos abaixo:
• A digitalização será efetuada pela CONTRATADA de acordo com as especificações definidas pela CONTRATANTE constante na Ordem de Serviço ou romaneio contendo os lotes de Pastas dos servidores.
• A quantificação será feita pelo número de páginas digitalizadas, excluídas as páginas eliminadas (em branco ou descartadas pela CONTRATANTE).
• O acervo de documentos a serem digitalizados é constituído, em grande parte, por papéis nos tamanhos A4, Carta e Ofício, com gramatura entre 50g/m2 e 300g/m2. Porém, o acervo também possui outros documentos de formatos e gramaturas diversos. Não obstante, estes deverão ser considerados para efeito do tratamento proposto.
• A CONTRATADA deverá ter capacidade para executar serviços de digitalização de documentos de características diversas. Estas características serão definidas por demanda pela CONTRATANTE, no ato de emissão da Ordem de Serviço ou romaneio.
• Os documentos deverão ser digitalizados e armazenados atendendo ao padrão no formato PDF/A
– 1B (ISO 19005-1), com compressão de imagens TIFF CCITT G4 ou superior, com recurso para gerar PDF pesquisável, através de reconhecimento óptico de caracteres nas imagens (OCR) e reconhecimento inteligente de caracteres (ICR), quando aplicável. Desde que haja consenso entre as partes, poderá ser definido outro formato em função da conveniência da CONTRATANTE.
• A CONTRATADA deverá digitalizar com resolução mínima de 300 dpi, preto e branco (PB) e frente e verso (duplex). Para eventuais documentos em que esta resolução não resultar em uma imagem legível dentro das necessidades da CONTRATANTE, poderá ser definida a adoção de resoluções alternativas tais como escalas de cinza e de cor, desde que acordado entre as partes.
• A CONTRATADA deverá garantir a exportação dos documentos digitalizados e convertidos para arquivos de formato PDF, no padrão mencionado acima, aptos a serem importados para a FERRAMENTA DE ECM através de carga de arquivos (upload).
• Os arquivos digitalizados deverão guardar plena fidelidade com a imagem do original em papel de forma que não haja nenhuma mudança em seu formato, no tocante a layout, fontes, tamanhos, formatações, gráficos, fotos/imagens ou qualquer coisa que torne questionável a identidade entre o documento digitalizado e o original, nos termos da ANSI/AIIM MS44 R1993.
• A CONTRATADA deverá garantir que os nomes dos arquivos PDFs gerados a partir da digitalização sigam um padrão formando um índice de busca e localização em função de informações tais como, o código do documento e o código MASP do servidor, visando facilitar o processo de indexação.
• A CONTRATADA deverá realizar um Controle de Qualidade devido a distorções de digitalização, de modo a assegurar que nenhuma informação tenha sido perdida, alterada ou indevidamente incluída no processo de digitalização. Para isso, poderão ser utilizados os seguintes recursos:
o Limpeza de ruídos nas imagens;
o Eliminação de bordas;
o Alinhamento de imagens;
o Rotação de imagens;
o Eliminação de páginas em branco;
o Eliminação de páginas em duplicidade;
o Conferência para prevenção de omissão de digitalização de páginas.
• A CONTRATADA deverá manter LOG de auditoria que permita a rastreabilidade do processamento de cada lote de documentos, com indicação do(s) operador(es) que efetuaram a captura e a validação de cada documento e/ou lote de documentos.
• A CONTRATANTE fará a fiscalização e a validação do conteúdo digitalizado por lote, no todo ou por amostragem, conforme detalhamento no subitem v – Atividades de Fiscalização. Esta avaliação resultará na emissão de um Termo de Aprovação de Qualidade de Imagens para cada amostra analisada;
• A CONTRATADA deverá garantir à CONTRATANTE acesso on-line aos documentos digitalizados para fins de verificação e acompanhamento da produção.
ii. Indexação
A indexação de documentos é a criação de um índice que tem como principal objetivo facilitar a pesquisa, visualização e a localização de todos os documentos digitalizados que irão compor o acervo. Dessa forma, a indexação é um dos mais importantes componentes dentro de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED.
No contexto em questão, caberá à CONTRATADA realizar somente a indexação básica dos documentos digitalizados, considerando informações tais como o tipo de pasta, a identificação do servidor ao qual o arquivo pertence, dada pelo número de identificação pessoal, pelo MASP, instituição a qual pertence, número de admissão e nome completo.
Caberá à CONTRATADA realizar a indexação dos documentos digitalizados e posteriormente carregados na FERRAMENTA DE ECM, tendo em vista que todas as imagens obtidas a partir da digitalização deverão ser transmitidas de forma segura, com seus metadados associados às respectivas imagens, para serem migradas pela CONTRATADA para a FERRAMENTA DE ECM, fornecida pela CONTRATANTE, com seus respectivos índices. A indexação das pastas será feita pela CONTRATADA, podendo utilizar técnicas tais como:
• Leitura de código de barras (ou qualquer código para leitura eletrônica);
• Captura de conteúdo através de reconhecimento ótico de caractere (OCR);
• Digitação através de reconhecimento visual.
iii. Devolução
Após a realização dos serviços, a documentação física deverá ser devolvida à CONTRATANTE, nas mesmas condições (quantidade, forma e estado) em que foi recebida, acompanhada do formulário Devolução de Documentos em duas vias, assinadas pela CONTRATADA e CONTRATANTE.
A CONTRATADA deverá acondicionar os documentos organizados e identificados segundo as especificações em acordo com as “Recomendações para a Produção e o Armazenamento de Documentos de Arquivo” (CONARQ4) e utilizando os materiais de acondicionamento definidos pela CONTRATANTE e de acordo com a Especificação Técnica.
A CONTRATADA deverá disponibilizar infraestrutura adequada para armazenamento dos lotes de documentos durante o período que se decorrer entre a finalização da digitalização e a retirada pela CONTRATANTE ou DESIGNADA. Desde que acordado entre as partes e previsto no PLANO LOGÍSTICO, poderá haver sinergia com este processo de devolução para movimentação de outros documentos que não somente aqueles já digitalizados.
A CONTRATADA deverá confeccionar a etiqueta de cada caixa. Na etiqueta de cada caixa e pasta deverá constar a informação da localização física desta, a identificação do órgão gestor do documento, conteúdo e data da organização. O número da caixa e pasta deve ser impresso em fonte 40 (quarenta). As demais informações podem ser impressas em fonte 12 (doze) ou superior.
A CONTRATANTE poderá contestar a condição de devolução dos documentos, comparando com o relatório de ocorrências do recebimento pela CONTRATADA.
4 Fonte: xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx-0/000-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxx/00-xxxxxxxxxxxx-xxxx-x-xxxxxxxx- e-o-armazenamento-de-documentos-de-arquivo.html
iv. Garantia de Segurança da Informação
Deverão ser observadas a inviolabilidade e o sigilo das informações contidas nas pastas tendo em vista que são informações sensíveis sobre a vida do servidor, tais como dados pessoais, funcionais e até mesmo médicos.
Destaca-se deste acompanhamento a responsabilidade da CONTRATADA em garantir que o local onde serão realizadas as atividades (Central de Processamento) seja controlado com medidas de segurança, incluindo, mas não se limitando a:
▪ Controle de acesso de pessoas;
▪ Gravação e registro de imagens CFTV;
▪ Portas das salas trancadas no encerramento e abertura do expediente de trabalho;
▪ Estações de trabalho protegidas contra uso e acessos indevidos;
▪ Disposição e proteção das mídias existentes dentro da sala;
▪ Informações protegidas de eventuais acidentes e disciplina de armazenamento da documentação no local segundo o padrão CONARQ;
▪ Inexistência de equipamentos de descarte de informações;
▪ Áreas de circulação restritivas para a CONTRATADA.
v. Atividades de Fiscalização
a. Fiscalização de Recebimento
Finalizados os serviços de recepção, conferência das pastas e a verificação do total de folhas informadas no(s) romaneio(s), caso existam divergências, a CONTRATADA deverá se manifestar, por meio de ofício, solicitando à CONTRATANTE a fiscalização e conferência do romaneio.
b. Fiscalização da Ordem de Serviço (O.S.)
Finalizados os serviços de digitalização e indexação dos documentos, a CONTRATADA comunicará à CONTRATANTE, por meio de “Ofício de Encerramento da Digitalização dos documentos”, a realização dessa etapa, completa ou parcial, apontando justificativas para a inexecução de uma ou mais pastas que foram indicadas no romaneio. Dessa forma, a CONTRATADA solicitará à CONTRATANTE, que execute suas
atribuições de aceite / validação da execução do romaneio nos prazos, com a qualidade e com as devidas adequações, o que irá representar, para o respectivo romaneio a finalização dos serviços.
É importante destacar que esta inexecução parcial das pastas poderá acarretar em processo auditável por parte da CONTRATANTE sem prejuízo as demais sanções previstas nesse edital.
c. Fiscalização da Qualidade e do Conteúdo das Imagens Digitalizadas
A CONTRATANTE designará um fiscal para fazer a conferência das imagens após estarem disponíveis no repositório de documentos e das pastas físicas após suas devoluções. Esta fiscalização se propõe a garantir a integridade física das pastas devolvidas ao Estado, a qualidade da digitalização e a assertividade do conteúdo da pasta digitalizada em relação à sua correspondente física.
No tocante à integridade física das pastas examinadas, a desaprovação da integridade dos lotes será justificada caso as ocorrências encontradas na fiscalização da CONTRATANTE excedam ou sejam divergentes àquelas presentes no relatório de ocorrências do recebimento pela CONTRATADA.
Com relação às imagens digitalizadas, ao identificar a imagem não conforme, ela será apontada em documento específico que descriminará características que permitem identificá-la, tais como o número da pasta, o arquivo dentro da pasta, a página (caso seja numerada) e o respectivo erro.
Diariamente os erros serão repassados ao responsável da CONTRATADA para verificação e posterior correção. A CONTRATADA terá até 5 dias úteis para realizar todas as correções de imagens do mês referente à medição. O fiscal da CONTRATANTE fará a verificação das correções para posterior conclusão da medição.
A quantidade de documentos a serem validados, a frequência da validação e o índice de rejeição aceitável será definida pela CONTRATANTE, no ato de emissão da Ordem de Serviço ou romaneio.
O não cumprimento do percentual de aceite definido no indicador, conforme definido pela C item 7.5 – Indicador, implicará na rejeição do lote pela CONTRATANTE. Os lotes que forem objeto de desaprovação não poderão ser contabilizados pela CONTRATADA até que sejam aceitos.
Para cada romaneio será estipulado um prazo para correções dos lotes rejeitados. Serão utilizados critérios de desaprovação das imagens digitalizadas, tais como:
• Bordas não eliminadas;
• Imagens desalinhadas ou não rotacionadas;
• Páginas em branco;
• Imagens em desacordo com as características definidas pela CONTRATADA;
• Imagens com ruídos;
• Imagens duplicadas;
• Imagens seccionadas;
• Omissão ou excesso de imagens;
• Alteração de conteúdo da pasta digital em comparação com a pasta física correspondente.
Finalizados os serviços de digitalização e indexação dos documentos, a CONTRATADA comunicará à CONTRATANTE a realização dessa etapa. Dessa forma, caberá à CONTRATANTE realizar a coleta das pastas a serem digitalizadasna Central de Processamento da CONTRATADA.
5.2.4 Obrigações da Contratada
No que se refere às atividades da serem realizadas pela CONTRATADA, destacam-se:
• Considerar as especificidades das pastas e dos documentos ao desenhar e implantar a CENTRAL DE PROCESSAMENTO e o PLANO LOGÍSTICO, de acordo com as informações fornecidas pela CONTRATANTE;
• Realizar a gestão das pastas recebidas e das digitalizações através de sua CENTRAL DE OPERAÇÕES, verificando e reportando à CONTRATANTE quaisquer ocorrências de movimentação ou manuseio das pastas;
• Realizar a digitalização na Central de Processamento e digitalizar cada página contida na PASTA a ser digitalizada, de forma a garantir a integralidade das informações;
• Disponibilizar as pastas, físicas ou digitalizadas, para a CONTRATANTE para que esta faça as devidas validações ou sempre que demandado pela CONTRATANTE;
• Definir, em conjunto com a CONTRATANTE, o PLANO LOGÍSTICO da Digitalização para determinar os locais de envio, recebimento e armazenamento das pastas, prazos e responsáveis, considerando a infraestrutura disponibilizada pela CONTRATANTE.
• A CONTRATADA deverá conduzir as operações de:
o Coleta do Romaneio
o Recebimento do Romaneio;
o Limpeza de Documentos;
o Saneamento Físico;
o Digitalização;
o Indexação básica;
o Devolução;
o Garantia de Segurança da Informação;
o Atividades de Fiscalização.
• Providenciar a estruturação por meio de manuais, ou SCRIPTS de operação, dos “Procedimentos Operacionais Padrão – POPs” de todas as etapas da digitalização, considerando os requerimentos mínimos do serviço a ser executado em quantidade, forma e qualidade suficientes para garantir a sua funcionalidade.
• Registrar as possíveis ocorrências e casos fortuitos, ocorridos durante a digitalização, encaminhando-os imediatamente para avaliação da CONTRATANTE.
5.2.5 Obrigações da Contratante
No que se refere às atividades a serem realizadas pela CONTRATANTE, destacam-se:
• Identificar eentregar à CONTRATADA as pastas a serem digitalizadas;
• Suportar a definição e o andamento do PLANO LOGÍSTICO elaborado pela CONTRATADA;
• Fornecer informações para a CONTRATADA sobre as especificidades das pastas e dos documentos, suportando a definição da especificação técnica da digitalização;
• Gerenciar o reporte de ocorrências de movimentação ou manuseio das pastas;
• Fiscalizar a qualidade dos documentos digitalizados, apurando irregularidades e validando os lotes inspecionados;
• Confirmar as entregas mediante a validação do termo de aceite assinado pela CONTRATADA.
5.2.6 Produtos a serem entregues pela CONTRATADA na fase de Desenho do Modelo de Digitalização e Implantação da Central de Processamento
Produto | Componentes |
P2.1 Desenho e Implantação da CENTRAL DE PROCESSAMENTO (CP) | • Desenho do modelo de operação da CP • Implantação da CP • Disponibilização da infra e dos equipamentos que compõem a Central de Processamento |
P2.2 Modelo de Operação da Digitalização | • PLANO LOGÍSTICO da digitalização • SCRIPTS de operação de todas as etapas da digitalização |
P2.3 Gestão e suporte através da CENTRAL DE OPERAÇÕES | • Coordenação das atividades do Projeto • Monitoramento e análise dos indicadores e rotinas de gestão do Projeto |
Produto | Componentes |
• Relatório mensal com o Status detalhado das atividades do Projeto (gestão do escopo, prazo, custos, recursos, riscos, aquisições, qualidade, tempo e comunicação das atividades do Projeto) • Relatórios definidos nas etapas de Planejamento do Projeto • Manual contendo os procedimentos técnicos, operacionais e administrativos referentes à operação da XX | |
X0.0 DOCUMENTOS digitalizados do Passivo | • DOCUMENTOS digitalizados do Passivo entregues por transferêcia eletrônica de dados. |
5.3 Escopo dos Serviços: Modelo de Gestão Documental
Figura 10 - Modelo de Gestão Documental
A CONTRATADA será responsável por propor um desenho para o Novo Modelo de Gestão Documental a ser utilizado pela área de RH do Estado, de forma que haja aderência entre os procedimentos de gestão de documentos e o Modelo de RH do Estado, considerando os sistemas e processos envolvidos. Este desenho inclui a definição e proposição de infraestrutura necessária, dos processos e dos mecanismos que suportarão suas atividades.
Nesta fase também há a proposta de um plano de transição, o qual decorre da necessidade de se evitar a criação de um novo passivo de documentos no Estado, até que se tenha o Novo Modelo de Gestão Documental implantado. Enquanto a fase de Digitalização abrange as pastas ocupacional serem digitalizadas armazenadas no Estado, o Plano de Transição se propõe a solucionar a necessidade de trâmite, digitalização e arquivamento de documentos adicionais gerados durante o projeto na condução dos processos de RH.
A fase de definição do Modelo de Gestão Documental do Estado pode ser subdividida em 2 (duas) macroatividades sequenciais:
• Desenho do Modelo de Gestão Documental: definir as rotinas e procedimentos da tramitação de documentos gerados no Estado; definir a infraestrutura e os locais de execução de digitalização, com a implantação da(s) central(is) de processamento; planejar e estruturar procedimentos para a digitalização de documentos gerados pelos processos de RH durante o Projeto, incluindo toda a operação da digitalização, indexação completa, gestão dos documentos e do plano logístico;
• Execução do Plano de Transição: digitalizar os documentos gerados ao longo do Projeto.
O objetivo final desta fase, com duração prevista de 10 (dez) meses, paralelos à digitalização do passivo de documentos, consiste no desenho dos processos a serem utilizados no Modelo de Gestão Documental do Estado e a digitalização de documentos gerados pela área de RH do Estado durante todo o Projeto.
5.3.1 Desenho e Estruturação do Novo Modelo de Gestão Documental
Nesta fase, caberá à CONTRATADA propor o desenho e estruturação do funcionamento do NOVO MODELO DE GESTÃO DOCUMENTAL, visando garantir que os novos procedimentos sejam incorporados aos processos de RH do Estado. No desenho deverão se destacar, dentre outros itens:
• Definição de infraestrutura necessária para a operação, incluindo recebimento, digitalização e arquivamento;
• Plano logístico para a movimentação de documentos;
• Rotinas, papéis e responsabilidades dos servidores;
• Especificar dados para indexação completa de cada documento digitalizado;
• Principais processos de RH afetados pelo Novo Modelo de Gestão Documental e respectivos impactos.
A CONTRATADA deverá propor, para posterior validação da CONTRATANTE, um modelo de operação de modo que as digitalizações e indexações sejam aderentes às necessidades dos processos de RH.
A CONTRATADA deverá propor nesta etapa, para posterior validação da CONTRATANTE, o PLANO DE GESTÃO DA MUDANÇA, com indicação das ações de comunicação e treinamento, com a finalidade de capacitar os servidores de RH para a correta utilização e manutenção dos processos e ferramentas.
A CONTRATADA deverá estruturar, para posterior validação da CONTRATANTE, o PLANO DE TRANSIÇÃO, de forma a atender às demandas de digitalização de documentos gerados nos processos de RH durante o projeto, com indexação completa, reduzindo a criação de um novo passivo durante este tempo.
A CONTRATADA deverá diagnosticar, para posterior validação da CONTRATANTE, as características vigentes para o trâmite de documentos físicos nos processos de RH para propor uma solução completa na qual os documentos possam ser movimentados, digitalizados com prazo e condições adequadas às necessidades da CONTRATANTE. As especificações de movimentação dos documentos deverá estar prevista no PLANO LOGÍSTICO da fase de transição.
A indexação completa deverá possibilitar a recuperação dos documentos digitalizados de acordo com índices definidos pela CONTRATANTE.
5.3.2 Execução do Plano de Transição
A CONTRATADA deverá executar o PLANO DE TRANSIÇÃO de forma a manter a operação de digitalização dos documentos adicionais gerados no Estado, atuando de forma a complementar aos processos de RH do Estado. Espera-se encontrar o seguinte cenário durante o Plano de Transição:
Figura 11 - Cenário do Plano de Transição
Durante o PLANO DE TRANSIÇÃO, os servidores continuam a tramitar documentos físicos de diversas naturezas com objetivos de atender aos processos de RH em diversas finalidades, sejam comprovações, atestados, solicitações, dentre outros. Estes documentos são enviados pelos servidores às regionais com o objetivo de integrar as respectivas pastas a serem digitalizadas.
A CONTRATANTE deverá, conforme diretrizes do PLANO DE TRANSIÇÃO, organizar, identificar e gerar os lotes de documentos e garantir que sejam coletados para digitalização e indexação na CENTRAL DE PROCESSAMENTO.
A CONTRATADA deverá executar na CENTRAL DE PROCESSAMENTO a digitalização dos documentos físicos gerados pelos servidores nos processos de RH durante o tempo de projeto, além de manter todo o processo de digitalização e indexação do passivo de documentos contidos nas pastas a serem digitalizadas, conforme prevê a fase de Digitalização.
Para isso, a CONTRATADA deverá manter uma estrutura adequada em funcionamento na CENTRAL DE PROCESSAMENTO, atendendo as demandas de digitalização de documentos adicionais da CONTRATANTE durante o Projeto. Além disso, a CONTRATADA deverá manter em funcionamento a CENTRAL DE
OPERAÇÕES repassando à CONTRATANTE os relatórios de acompanhamento, com o intuito de auxiliar o controle do processo de transição.
A CONTRATADA deverá definir o conjunto de informações para a indexação completa no sistema de gestão de conteúdo do estado para estes documentos adicionais, de forma aderente Desenho do Novo Modelo de Gestão Documental e aos processos de RH do Estado.
A CONTRATANTE definirá e disponibilizará à CONTRATADA as Tabelas de Classificação e Temporalidade dos documentos, as quais deverão ser utilizadas pela CONTRATADA na especificação da indexação dos documentos.
A CONTRATANTE será responsável por preparar os documentos, disponibilizar as informações para indexação, identificar os lotes e enviá-los à CENTRAL de PROCESSAMENTO, de acordo com as definições do Plano de Transição.
5.3.3 Obrigações da Contratada
No que se refere às atividades a serem realizadas pela CONTRATADA, destacam-se:
• Elaborar e conduzir o PLANO DE TRANSIÇÃO, para definir a digitalização de documentos gerados durante o Projeto;
• Planejar e estruturar os processos de capacitação e mobilização;
• Desenho de processos e requisitos de gestão de documentos;
• Realizar a promoção da estabilização e do nível de serviço da operação durante a transição;
• Manter em funcionamento a CENTRAL DE OPERAÇÕES repassando à CONTRATANTE os relatórios de acompanhamento, com o intuito de auxiliar o controle do processo de transição;
• Manter em funcionamento a CENTRAL DE PROCESSAMENTO, atendendo as demandas de digitalização de documentos adicionais da CONTRATANTE durante o Projeto.
5.3.4 Obrigações da Contratante
No que se refere às atividades a serem realizadas pela CONTRATANTE, destacam-se:
• Disponibilizar e adequar as regionais para execução do PLANO DE TRANSIÇÃO;
• Acompanhar os relatórios gerados pela CENTRAL DE OPERAÇÕES para controlar os processos de transição e executar as mudanças necessárias;
• Definição e disponibilização à CONTRATADA das Tabelas de Classificação e Temporalidade dos documentos do ativo;
• Organizar, identificar e disponibilizar para coleta os lotes de documentos à Central de Processamento da CONTRATADA;
• Aprovar todas as propostas referentes aos produtos entregues na fase de Desenho do Modelo de Gestão Documental.
5.3.5 Produtos a serem entregues pela CONTRATADA na fase de Desenho do Modelo de Gestão Documental
Produto | Componentes |
P3.1 Desenho do NOVO MODELO DE GESTÃO DOCUMENTAL | • Desenho dos processos do Novo Modelo de Gestão Documental • Definição da estrutura e do Plano Logístico para movimentação de documentos |
P3.2 Estruturação e execução do PLANO DE TRANSIÇÃO | • Elaboração e condução do Plano de Transição |
P3.3 Acompanhamento do PLANO DE TRANSIÇÃO | • Relatórios mensais de acompanhamento |
P3.4 Digitalização de Documentos Adicionais | • Quantitativo de DOCUMENTOS adicionais digitalizados |
5.4 Implantação do Novo Modelo de Gestão Documental
Caso seja de interesse da CONTRATANTE complementar as atividades inerentes ao escopo deste Termo de Referência, haverá a possibilidade de contratação da Implantação do Novo Modelo de Gestão Documental.
As atividades serão demandadas pelo Estado de Minas Gerais e a execução dos serviços atrelados ao banco de horas deverá ser antecedida por exposição, pela CONTRATADA, de um prognóstico de horas a serem executadas, alinhadas com a necessidade motivadora do consumo de tais horas, devendo ser posteriormente validada pela CONTRATANTE. As atividades deverão estar relacionadas à implantação do Novo Modelo, tais como:
• Condução do planejamento estruturado na fase de Desenho do Novo Modelo de Gestão Documental, seguindo o cronograma com as ações e produtos a serem desenvolvidos e entregues, ressalvadas as devidas alterações que forem validadas pela CONTRATANTE;
• Planejamento e execução de treinamentos e transferência de conhecimentos, através da preparação e condução de workshops de capacitação dos servidores de RH do Estado em relação ao NOVO MODELO DE GESTÃO DOCUMENTAL, incluindo:
o Desenvolvimento e estruturação do conteúdo;
o Construção dos materiais – apresentação, apostilas;
o Preparação da estrutura logística – local, equipamentos, mobília, multimídia;
o Condução dos Workshops;
o Aplicação e Consolidação de Pesquisa de Satisfação com os participantes;
o Elaboração de Relatório Final dos Workshops.
• Implantação de centrais de processamento para as práticas de digitalização e tramitação de documentos.
Uma vez aprovado o banco de horas pela CONTRATANTE, será de responsabilidade da CONTRATADA implantar o Novo Modelo de Gestão Documental a ser utilizado pelar área de RH do Estado, de forma que haja aderência entre o Novo Modelo e o Modelo de RH, considerando os sistemas e processos envolvidos.
Durante a Implantação do Novo Modelo, a CONTRATADA deverá capacitar as regionais estruturadas para digitalização adotar as práticas deste processo e da tramitação de documentos propostas no Novo Modelo de Gestão Documental. No decorrer do período de capacitação, as regionais poderão ainda enviar lotes de documentos para a CENTRAL DE PROCESSAMENTO da CONTRATADA de forma a atender à demanda dos processos de RH e garantir o cumprimento de seus prazos até que se estabilize a prática de gestão documental nas respectivas regionais.
Modelo de Governança deste Termo de Referência.
A CONTRATADA deverá fornecer suporte ao Estado durante toda esta etapa, corrigindo falhas nos procedimentos e apontando melhorias, até que o modelo esteja estabilizado.
5.5 Escopo dos Serviços: Gestão da Mudança
Figura 12 - Gestão da Mudança
O objetivo desta fase é colocar em prática o Plano de Gestão da Mudança estruturado durante a fase de Desenho do Modelo de Gestão Documental, visando garantir que o Governo de Minas Gerais esteja pronto para as mudanças que o projeto implementará, assim como facilitar o processo de transição.
A CONTRATADA será responsável pelo treinamento teórico e prático e capacitação dos servidores de RH do estado envolvidos nas fases de DIGITALIZAÇÃO e do PLANO DE TRANSIÇÃO, que será aplicado e incorporado às rotinas da Administração de Pessoal do Governo de Minas Gerais, além de conduzir o plano de comunicação, definir a rede de mudança e realizar o planejamento e organização dos processos de capacitação e mobilização.
Para a prestação destes serviços, é necessário que a CONTRATADA utilize da abordagem proposta pela Figura abaixo, visando difundir as informações e ganhos que o projeto trará para o estado.
1. Levantamento
4. Treinamento do Público
Estratégico
3. Comunicação 2. Análise de
Impactos
Análise de Impactos Definição: Mapeamento dos Impactos processos, tecnologia, pessoas e organização Envolvidos:
Equipe do Projeto
Levantamento do Público Estratégico
Definição: Identificação e Criação de Planos de Ação para envolvimento do Público Estratégico
Envolvidos:
Patrocidadores do Projeto
Treinamento Atividade: Treinamento
Definição: Treinamento dos servidores nos novos processos e atividades derivadas das implementações
Envolvidos:
Equipe do Projeto e Servidores
Abordagem Geral
Comunicação
Definição: Comunicações aos impactados pelo Projeto (direta e indiretamente)
Envolvidos:
Equipe do Projeto, Patrocinadores e Servidores
Figura 13 - Abordagem Gestão da Mudança
5.5.1 Levantamento do Público Estratégico
O levantamento do público estratégico é uma das iniciativas de Gestão da Mudança e tem como objetivo identificar os servidores que possuem influência para o sucesso da mudança. A partir da identificação, é possível estabelecer planos de ação para buscar o envolvimento constante dos mesmos e possibilitar uma visão compartilhada para todas as equipes sobre o público do projeto.
Esta etapa também é fundamental para a posterior implementação da Rede da Mudança, da hierarquia de Patrocinadores, dos Agentes de Mudança e também do Plano de Comunicação, uma vez que:
• Possibilita o entendimento e utilização dos meios mais adequados para envolvimento de cada um dos públicos; e
• Possibilita o monitoramento das percepções do público estratégico para conhecer seu entendimento / posicionamento sobre o projeto e o quanto estão comprometidos.
Caberá à Contratada:
• Realizar o levantamento dos patrocinadores do projeto;
• Suportar à CONTRATANTE na definição dos multiplicadores da CONTRATANTE.
o A definição e capacitação dos multiplicadores da CONTRATANTE é de vital importância para o sucesso da operação e será considerada uma etapa crítica pela CONTRATANTE. Esta deverá ser desenvolvida da forma mais efetiva possível, de modo que os multiplicadores definidos pela CONTRATANTE estejam plenamente aptos a transferir e capacitar os demais usuários ao longo e após a realização do projeto.
• Realizar o envio de comunicados aos patrocinadores do projeto;
• Realizar o registro do público estratégico;
• Definir e categorizar os públicos em grupos;
• Elaborar de grupos de e-mail;
• Atualizar o levantamento do público estratégico (sob demanda);
• Divulgar o levantamento para as equipes do projeto;
• Enviar comunicados ao público estratégico.
Caberá à CONTRATANTE:
• A definição e orientação dos multiplicadores da CONTRATANTE.
5.5.2 Análise de Impactos
O objetivo desta fase é compreender os impactos que o projeto trará aos servidores e ao Governo de Minas Gerais, visando o planejamento das ações de comunicação, treinamento e gestão dos patrocinadores, conforme ilustrado na figura abaixo.
Hoje
Futuro
Impactos
Mitigar
Análise de Processos, Papéis e Responsabilidades e Efeitos Cultuais
Impactos
Issues* Riscos*
▪ Comunicação
▪ Treinamento
▪ Gestão de Patrocinadores
Figura 14 - Objetivo Análise de Impactos
Caberá à CONTRADA:
• Realizar o levantamento dos Impactos Organizacionais e definir as ações de mitigação;
• Planejar as ações de mitigação dos impactos para que as implementações do projeto sejam efetivas;
• Realizar o acompanhamento e Monitoramento das Ações de Mitigação;
• Obter informações para compreensão das necessidades e planejamento das ações de Comunicação, Gestão de Patrocinadores e Treinamento.
5.5.3 Comunicação
A Comunicação é uma das iniciativas de Gestão da Mudança e tem como objetivo:
• Informar os objetivos, importância, datas e benefícios das implementações do projeto;
• Comunicar os resultados e evolução do da Digitalização e do NOVO MODELO DE GESTÃO DOCUMENTAL; e
• Conscientizar cada servidor / área impactada de seu papel no processo da mudança.
Caberá à CONTRATADA:
• Desenvolver e implantar o Plano de Comunicação, incluindo a execução da comunicação propriamente dita.
o Para a realização da comunicação a CONTRATADA poderá utilizar de:
▪ Newsletter do Projeto
▪ Convites para os Treinamentos
▪ Banners
▪ Guia de FAQs
▪ Carta de Agradecimento
▪ E-mail Informativo
▪ Telefone
o As ações de Comunicação devem ser específicas por público envolvido / impactado pelo Projeto.
5.5.4 Treinamento
As ações de treinamento têm como objetivo garantir que os servidores sejam capacitados, de modo que possam exercer suas atividades corretamente após as implementações do projeto.
Conforme ilustrado na figura a seguir, as atividades desta etapa compreende: i) as definições da estratégia de capacitação dos servidores; ii) o planejamento e desenvolvimento dos treinamentos; e iii) o acompanhamento e avaliação da absorção do conteúdo pelos participantes.
Acompanhamento
Detalhamento das necessidades e públicos
Conteúdo
Planejamento
Seleção das técnicas instrucionais / formatos
Desenvolvimento
Preparação de multiplicadores
Execução
Elaboração de currículo e
grade de treinamento
Estruturação da logística
Avaliação
Público capacitado
Estratégia de
Capacitação
Figura 15 - Estratégia e Atividades de Treinamento
Sendo assim, caberá à CONTRATADA:
• Realizar o levantamento dos públicos e necessidades de treinamento;
• Desenvolver e criar os materiais de treinamento;
• Disponibilizar os treinamentos em apostilas e vídeo;
• Organizar a logística dos treinamentos;
• Ministrar os treinamentos;
• Avaliar a Absorção de Conteúdo dos Participantes, após as sessões de Treinamento.
Os treinamentos ministrados deverão ser realizados nos formatos, carga horária e ementa necessários e suficientes à plena capacitação dos servidores para a correta operação dos processos, bem como dos sistemas e demais elementos componentes.
Deverão ser previstas duas sessões de treinamentos, para no mínimo 50 (cinquenta) pessoas, a serem realizadas ao final da Fase de Implantação (início da Operação Piloto) e ao final da Digitalização e da estabilização do Novo Modelo de Gestão Documental.
As atividades de Gestão da Mudança desenvolvidas pela CONTRATADA encerrar-se-ão depois de concluída a etapa de Estabilização do Novo Modelo de Gestão Documental.
5.6 Escopo dos Serviços: Suporte e Assessoramento
Figura 16 - Suporte e Assessoramento
Nesta etapa a CONTRATADA deverá acompanhar e prestar suporte à CONTRATANTE durante todo o Projeto, desenvolvendo atividades tais como:.
• Manutenção preventiva e preditiva das soluções fornecidas;
• Apoiar as atividades de digitalização que ficarão sob responsabilidade da CONTRATANTE;
• Conduzir o PLANO DE TRANSIÇÃO;
• Suportar as decisões da CONTRATANTE com referências de melhores práticas de mercado;
• Realizar transferência de conhecimento à CONTRATANTE para a condução do PLANO DE TRANSIÇÃO;
• Realizar o monitoramento da mudança;
• Correção de falhas nos procedimentos e apontamento de melhorias durante todo o Projeto;
• Outras atividades inerentes e acessórias ao escopo dos SERVIÇOS.
6 Plano de Execução dos Serviços e Mecanismo de Pagamento
O cronograma previsto para a realização das atividades detalhadas neste documento tem duração de 19 meses, conforme detalhado abaixo.
Figura 17 - Cronograma Macro – Escopo do Projeto
O modelo de contratação para este projeto envolve etapas a serem contratadas por produto e por produção (Escopo Fixo) e etapas em que a empresa vencedora poderá atuar em regime de banco de horas, caso seja de interesse do Estado.
6.1 Atividades contratadas através de preço por entrega de produtos
O pagamento dos serviços prestados por entrega de produtos (Escopo Fixo) acontecerá de 5 (cinco) formas:
• Pagamento relativo a produtos entregues (Fase Planejamento e Estruturação): Após a conclusão da Fase de Planejamento e Estruturação , a CONTRATADA deverá entregar relatório para cada produto contendo a apuração e status dos serviços e implantações realizadas referentes aos produtos que deverão ser entregues (P1.1 Planejamento do Projeto, P1.2 Implantação da
CENTRAL DE OPERAÇÕES (CO)), estando este aprovado por parte da CONTRATANTE, até 7 (sete) dias antes do término do mês subsequente.
• Pagamento relativo a produtos entregues (Fase de Digitalização e Modelo de Gestão Documental): Após a conclusão de cada um dos produtos a seguir relacionados: P2.1 Desenho e Implantação da CENTRAL DE PROCESSAMENTO (CP), P2.2 Modelo de Operação da Digitalização e P3.1 Desenho do NOVO MODELO DE GESTÃO DOCUMENTAL, a CONTRATADA deverá entregar relatório para cada produto contendo a apuração e status dos serviços e implantações realizadas referentes a esses produtos. A CONTRATANTE terá até 7 (sete) dias antes do término do mês subsequente da entrega de cada produto para aprová-los.
• Pagamento relativo ao P2.3 Gestão e suporte através da CENTRAL DE OPERAÇÕES : Após a conclusão do produto P2.4 - Entregas Mensais em lotes definidos em cronograma, a CONTRATADA deverá entregar relatório contendo a consolidação dos principais eventos ocorridos durante a execução das fases de Planejamento e Estruturação e Digitalização do projeto. A CONTRATANTE terá até 7 (sete) dias antes do término do mês subsequente da entrega para aprová-lo.
• Pagamento relativo ao Plano de Transição: Após a conclusão dos Produtos, a CONTRATADA deverá entregar relatórios mensais contendo a apuração dos serviços realizados referente ao produto que deverá ser entregue, P3.3 Acompanhamento do PLANO DE TRANSIÇÃO, estando este aprovado por parte da CONTRATANTE, até 7 (sete) dias antes do término do mês subsequente. Pagamento relativo ao P3.2 Estruturação e execução do PLANO DE TRANSIÇÃO: Após a conclusão do produto P3.3 Acompanhamento do PLANO DE TRANSIÇÃO, a CONTRATADA deverá entregar relatório contendo a consolidação dos principais eventos ocorridos durante a execução da fase de Plano de Transição. A CONTRATANTE terá até 7 (sete) dias antes do término do mês subsequente da entrega para aprová-lo.
Os relatórios deverão levar em consideração a descrição do que foi feito e seus respectivos quantitativos, levantamentos de riscos, pontos de atenção e ações de mitigações.
A validação da medição será feita pelo Governo de Minas Gerais até 10 (dez) dias antes do término do mês subsequente e uma vez validada, será realizado o pagamento à CONTRATADA cujo valor será dado mediante os itens de preço indicado em sua PROPOSTA COMERCIAL.
Os produtos, bem como os quantitativos a serem entregues, podem ser vistos na Tabela abaixo.
Tabela 3 - Produtos do Projeto
Etapa do Projeto | Sub-Etapa do Projeto | Produtos | Unidade de Fornecimento (UF) | Quantidade |
Planejamento e Estruturação | Planejamento e Estruturação do Projeto | P1.1 Planejamento do Projeto | Unidade | 1 |
Planejamento e Estruturação do Projeto | P1.2 Implantação da CENTRAL DE OPERAÇÕES (CO) | Unidade | 1 | |
Digitalização | Desenho | P2.1 Desenho e Implantação da CENTRAL DE PROCESSAMENTO (CP) | Unidade | 1 |
Desenho | P2.2 Modelo de Operação da Digitalização | Unidade | 1 | |
Digitalização | P2.3 Gestão e suporte através da CENTRAL DE OPERAÇÕES | Unidade | 1 | |
Digitalização | P2.4 Entregas Mensais em lotes definidos em cronograma | Unidade | 1 | |
Modelo de Gestão Documental | Desenho | P3.1 Desenho do NOVO MODELO DE GESTÃO DOCUMENTAL | Unidade | 1 |
Modelo de Gestão Documental | Plano de Transição | P3.2 Estruturação e execução do PLANO DE TRANSIÇÃO | Unidade | 1 |
Modelo de Gestão Documental | Plano de Transição | P3.3 Acompanhamento do PLANO DE TRANSIÇÃO: Entregas Mensais em lotes definidos em cronograma próprio | Unidade | 1 |
6.2 Atividades contratadas através de produção
O pagamento dos serviços prestados por produção (Escopo Fixo) acontecerá da seguinte forma:
• Após o final da Fase de Digitalização das Pastas: através da entrega de relatório contendo a apuração dos serviços realizados pela CONTRATADA durante o período de Digitalização da Pasta,
baseados na contabilização do quantitativo concluído, estando este aprovado pelo por parte da CONTRATANTE, até 7 (sete) dias antes do término do mês subsequente.
• Após o final do Modelo de Gestão Documental: através da entrega de relatório contendo a apuração dos serviços realizados pela CONTRATADA durante o Plano de Transição, baseados na contabilização do quantitativo concluído, estando este aprovado por parte da CONTRATANTE, até 7 (sete) dias antes do término do mês subsequente.
• Mensalmente, após o início das Fases de Digitalização e Modelo de Gestão Documental: através da entrega de relatório contendo a apuração dos serviços realizados pela CONTRATADA, baseados na contabilização do quantitativo concluído, estando este aprovado por parte da CONTRATANTE, até 7 (sete) dias antes do término do mês subsequente.
Os relatórios deverão levar em consideração a descrição do que foi feito e seu respectivo quantitativo, levantamento de riscos, pontos de atenção e ações de mitigações.
Os produtos, bem como os quantitativos previstos a serem entregues, podem ser vistos na Tabela abaixo.
Tabela 4 - Produção do Projeto
Etapa do Projeto | Sub-Etapa do Projeto | Produtos | Unidade de Fornecimento (UF) | Quantidade |
Digitalização | Digitalização | P2.4 DOCUMENTOS digitalizados | Páginas Digitalizadas | Até 70.000.000 |
Modelo de Gestão Documental | Plano de Transição | P3.4 Digitalização de Documentos Adicionais | Páginas Digitalizadas | Até 1.600.000 |
6.3 Atividades contratadas através de banco de horas
O volume máximo de horas a serem consumidas no modelo de banco de horas é de 15.000 (quinze mil) horas, cujo consumo não está atrelado especificamente às atividades indicadas no cronograma acima e na Tabela abaixo.
O consumo de horas deste banco deverá ser previamente autorizado pelo Governo de Minas Gerais, sendo que, não há nenhuma vinculação neste documento que obrigue sua contratação.
Tabela 5 - Banco de Horas do Projeto
Etapa do Projeto | Sub-Etapa do Projeto | Atividades | Unidade de Fornecimento (UF) | Quantidade |
Modelo de Gestão Documental | Implantação do Novo Modelo de Gestão Documental | P4.1 As atividades demandadas pelo Governo de Minas Gerais e cuja execução dos serviços estiver atrelada ao banco de horas deverão estar relacionadas à implantação do Novo Modelo, tais como: P4.1.1)Planejamento e execução de treinamentos e transferência de conhecimentos, através da preparação e condução de workshops de capacitação dos servidores de RH do Estado em relação ao NOVO MODELO DE GESTÃO DOCUMENTAL, incluindo: i. Desenvolvimento e estruturação do conteúdo; ii. Construção dos materiais – apresentação, apostilas; iii. Preparação da estrutura logística – local, equipamentos, mobília, multimídia; iv. Condução dos Workshops; v. Aplicação e Consolidação de Pesquisa de Satisfação com os participantes; vi. Elaboração de Relatório Final dos Workshops. | Horas | 15.000 |
A CONTRATADA será paga através do volume de horas despendidas com a realização das atividades e entrega de produtos, conforme valor de homem hora (HH) indicado em sua PROPOSTA COMERCIAL.
As atividades serão demandadas pelo Governo de Minas Gerais e a CONTRATADA deverá apresentar em até 5 (cinco) dias úteis previamente ao início dos trabalhos um cronograma com as ações, produtos (de acordo com o escopo do projeto), volume de horas que despenderá para atendimento da demanda e os momentos em que será medida e paga.
O Governo de Minas Gerais validará o cronograma apresentado e, mediante autorização por escrito, a CONTRATADA iniciará seus trabalhos.
7 Sistema de Mensuração do Desempenho
7.1 Fator de Desempenho (FD)
A avaliação do desempenho da CONTRATADA será realizada por meio da apuração, cálculo e aplicação do FATOR DE DESEMPENHO (FD), valor percentual (%) representativo da qualidade e disponibilidade das soluções e SERVIÇOS entregues pela CONTRATADA, quantificado de acordo com as avaliações dos sub- índices e indicadores de desempenho apresentados nesse documento.
A nota (valor percentual) obtida no FATOR DE DESEMPENHO (FD) será avaliada segundo a classificação desempenho em uma escala que vai de “0%”, representando o total descumprimento das metas estabelecidas para os SERVIÇOS, ao “100%”, representado o completo atendimento e superação destas metas.
O FATOR DE DESEMPENHO (FD) terá a função contratual de garantir a equivalência entre os serviços efetivamente prestados e as expectativas mínimas da CONTRATANTE, servindo como balizador para a composição final da remuneração da CONTRATADA, já que promoverá o ajuste no valor de seu pagamento. Conforme exposto no subitem 7.5 deste Termo de Referência, a remuneração da CONTRATADA será diretamente proporcional ao resultado apurado do FD para alguns produtos específicos.
O FATOR DE DESEMPENHO (FD) será contabilizado para o indicador, conforme listado abaixo, que avaliará o desempenho da CONTRATADA apenas em relação ao Escopo fixo - contratação por produção, uma vez que o Escopo fixo - contratação por entrega de produtos e o Escopo variável - contratação através de Banco de Horas serão remunerados apenas mediante o aceite final dos produtos.
• ID.1 – Qualidade da digitalização – Mensura o índice de páginas digitalizadas processadas satisfatoriamente e de integridade física dos lotes de documentos devolvidos após a digitalização.
• ID.2 – Cumprimento do cronograma – Mensura o tempo de atraso em relação ao cronograma previamente estipulado.
Conforme será apresentado nos itens subsequentes, estes indicadores são compostos, ainda, por sub- índices, que irão resultar no cálculo do FATOR DE DESEMPENHO (FD). Vale ressaltar que, cada um dos cinco indicadores irão resultar em um valor do FATOR DE DESEMPENHO (FD), que deverá ser aplicado a produtos específicos para compôr a remuneração da CONTRATADA.
7.2 Considerações Gerais
• O Sistema de Mensuração do Desempenho poderá ser revisado a cada 3 (três) meses;
o A CONTRATANTE em conjunto com a CONTRATADA poderá realizar processo de revisão dos parâmetros do Sistema de Mensuração do Desempenho devendo as PARTES, especificamente:
▪ Analisar criticamente e eventualmente alterar o Sistema de Mensuração do Desempenho;
• O processo de revisão será instaurado pela CONTRATANTE de ofício ou a pedido da CONTRATADA.
▪ O prazo máximo para a instauração do processo de revisão é de 30 (trinta) dias contados da data em que a execução dos SERVIÇOS completar 3 (três) meses de vigência;
▪ O processo de revisão deverá ser concluído no xxxxx xxxxxx xx 00 (xxxxxx) dias, após os quais qualquer das PARTES que se sentir prejudicada poderá recorrer à arbitragem;
▪ O processo de revisão será concluído mediante acordo das PARTES e seus resultados serão devidamente documentados e, caso importem em alterações do CONTRATO, serão incorporados em aditivo contratual;
▪ As reuniões, audiências ou negociações realizadas no curso do processo de revisão deverão ser devidamente registradas.
• Paradas programadas, comunicadas e acordadas com antecedência mínima de 15 (quinze) dias corridos, além dos casos fortuitos ou de força maior, não serão contabilizados na avaliação dos indicadores de desempenho e, portanto, não impactarão o FATOR DE DESEMPENHO (FD) da CONTRATADA;
• Serão contabilizados na avaliação do desempenho da CONTRATADA os eventos efetivamente de sua responsabilidade, causados por omissão, negligência, imperícia ou imprudência na prestação dos serviços escopo do CONTRATO;
• Todos os cálculos apresentados neste item, incluindo os índices e sub-índices aqui apresentados, deverão ser realizados sem considerar casas decimais, devendo-se seguir a seguinte regra de arredondamento:
o Se o algarismo da primeira casa decimal for menor que 5, o primeiro algarismo inteiro não se modifica. Exemplo: 94,4% = 94%.
o Se o algarismo da primeira casa decimal for maior ou igual a 5, incrementa-se em uma unidade o primeiro algarismo inteiro. Exemplo: 94,5% = 95%.
o O mesmo é válido para os casos em que o cálculo resultar em um algarismo com mais de duas casas decimais. As operações apresentadas acima deverão ser aplicadas progressivamente até se atingir o primeiro algarismo inteiro no resultado, apenas.
7.3 Procedimento de Avaliação
O FATOR DE DESEMPENHO (FD) será calculado para cada um dos indicadores a partir da avaliação dos seus respectivos sub-índices. Dessa forma, cada um dos cinco índices do FATOR DE DESEMPENHO (FD) será obtido em função dos sub-índices.
O resultado da apuração do FD será representado por um valor percentual (nota), situado entre 0% e 100%, sendo que 0% representa a pior avaliação possível e 100% a melhor avaliação possível a ser obtida pela CONTRATADA.
O cálculo de cada um dos valores do FATOR DE DESEMPENHO (FD) deverá constar do Relatório de Desempenho que será entregue pela CONTRATADA à CONTRATANTE. O Relatório de Desempenho deverá conter:
• informações completas sobre os cálculos dos FD, conforme o detalhamento contido neste Termo de Referência; e,
• histórico detalhado de cada indicador e o detalhamento de todas as medições realizadas no período, bem como fonte dos dados, responsável pela coleta e demais informações pertinentes.
O formato e padrão de apresentação do Relatório de Desempenho deverão ser previamente apresentados e aprovados pela CONTRATANTE, no prazo de até 15 dias anterior ao início da operação. A forma de apresentação do Relatório de Xxxxxxxxxx poderá ser modificada ao longo da CONTRATO por solicitação da CONTRATANTE com o objetivo de tornar a apuração dos resultados mais clara e precisa.
Concluído o processo de verificação, os valores de FATOR DE DESEMPENHO (FD) apurados serão usados para o cálculo do pagamento devido à CONTRATADA, na forma prevista no itens 6 e 7 deste Termo de Referência.
7.4 Períodos de Medições e Prazos
A CONTRATADA deverá elaborar e apurar mensalmente o Relatório de Desempenho, que será analisado pela CONTRATANTE para fins de determinação dos valores do FATOR DE DESEMPENHO (FD) do período.
A medição e registro dos indicadores de desempenho deverá contemplar na totalidade os itens entregues para a efetiva captura do desempenho da CONTRATADA, e estar em conformidade com os requerimentos mínimos de apuração de cada indicador, conforme apresentados neste Termo de Referência.
A CONTRATANTE analisará as informações apresentadas, de forma a promover as diligências necessárias à elaboração de um parecer final sobre o real desempenho apresentado pela CONTRATADA e apurado no período de referência. Dentre as formas de diligência das informações, a CONTRATANTE poderá se utilizar, entre outras:
• da análise da documentação produzida e apresentada pela CONTRATADA,
• de inspeções amostrais para verificação dos critérios de qualidade e disponibilidade, e
• de pesquisas qualitativas e quantitativas junto aos usuários.
Apesar de a CONTRATADA ter a obrigação de prover as informações necessárias à análise da CONTRATANTE, deverá ser concedido a liberdade de realizar as vistorias necessárias para a aferição das notas sempre que necessário.
7.5 Indicador de Desempenho
O indicador, seu sub-índice, sua descrição, seu nível de serviço, sua polaridade, seu racional de cálculo, sua instrução de coleta, os produtos aos quais estará relacionado e impactarão no pagamento da CONTRATADA, bem como a forma como estes impactarão no pagamento, pode ser visto no subitem a seguir.
7.5.1 ID.1 – Qualidade da digitalização
Tabela 6 - Indicador de Qualidade da Digitalização
Nome do Indicador | Lotes de documentos em conformidade | Cód. | ID.1 |
Objetivo | Mensurar o índice de lotes de documentos processados satisfatoriamente. | ||
Nível de Serviço | ⮚ 95%: Ótimo ⮚ 90% - 95%: Bom ⮚ 80% - 90%: Regular ⮚ <80%: Ruim | Fator de Desempenho – FD4 = f(Disp): | ⮚ FD4 = DiCS >95% = N/A ⮚ FD4 = DiCS 90% - 95% = 2% ⮚ FD4 = DiCS 80% - 90% = 5% ⮚ FD4 = DiCS <80% = 10% |
Indexação do resultado (Produtos Impactados): | P2.4 | ||
Cálculo do Pagamento (Pagto): | (FD4 = N/A): Pagto = PX.x (FD4 ≠ N/A): Pagto = PX.x * (1-FD4) Onde: PX.x = Valor constante nos relatórios de medições validados pela CONTRATANTE, referente ao Produto P2.4. | ||
Periodicidade | Mensal | ||
Polaridade | Maior melhor | ||
Racional de Cálculo do Indicador | DiCS = TDiCS / TDi * 100 Onde: DiCS = Lotes de documentos digitalizados e processados concluídas com sucesso, medida em % TDiCS = Total de lotes de documentos digitalizados e processados concluídos satisfatoriamente nas especificações do projeto básico durante o período de apuração. TDi = Total de lotes de documentos fiscalizados durante o período de apuração. | ||
Instruções de coleta | Os lotes de documentos fiscalizados e processados serão considerados concluídos satisfatoriamente quando a qualidade das imagens atender aos requisitos do Termo de Referência, seu processamento e indexação forem feitas corretamente e a integridade física dos documentos for mantida, após fiscalização pela CONTRATANTE. |
7.5.2 ID.2 – Cumprimento do Cronograma
Tabela 7 - Indicador de Cumprimento do Cronograma
Nome do Indicador | Cumprimento do Cronograma | Cód. | ID.2 |
Objetivo | Mensura o tempo de atraso em relação ao cronograma previamente estipulado. | ||
Nível de Serviço | ⮚ Até 30 dias: 100% ⮚ 31-60 dias: 95% ⮚ 61-90 dias: 90% ⮚ 91-120 dias: 80% + sanções administrativas previstas em lei. ⮚ 121-150 dias: 70% + sanções administrativas previstas em lei. ⮚ Mais de 151: 60% + sanções administrativas previstas em lei. | ||
Indexação do resultado (Produtos Impactados): | P2.3 e P3.2 | ||
Periodicidade | Ao final de P2.4 e P3.3 | ||
Polaridade | Menor melhor | ||
Instruções de coleta | • O tempo de execução do projeto será mensurado ao final das digitalizações previstas no escopo inicial. • O cronograma a ser considerado será o último aprovado pela CONTRATANTE. • Para P2.3: Serão desconsiderados os prazos de atraso ocorridos por culpa da CONTRATANTE desde que estejam especificados nos relatórios emitidos no decorrer do Produto P2.4 , após aprovação pela CONTRATANTE e que o prazo em questão não tenha sido objeto de replanejamento de cronograma. • Para P3.2: Serão desconsiderados os prazos de atraso ocorridos por culpa da CONTRATANTE desde que estejam especificados nos relatórios emitidos no decorrer do Produto P3.3 , após aprovação pela CONTRATANTE e que o prazo em questão não tenha sido objeto de replanejamento de cronograma. |
8 Reajuste do Contrato
A periodicidade para o reajuste de preços será de 12 (doze) meses, a partir da data de assinatura do contrato. O reajuste obedecerá à variação do IPCA/IBGE, ou outro índice oficial que venha a substituí-lo no caso de sua extinção.
9 Modelo de Governança
Para a coordenação, integração e disciplina dos esforços das PARTES na execução dos SERVIÇOS ficam instituídos os Comitês de Governança (“COMITÊS”).
9.1 Objetivos
Os COMITÊS terão como objetivo principal discutir e aperfeiçoar a inter-relação entre SERVIÇOS e terão, dentre outras, as seguintes funções:
• a eliminação de dificuldades, conflitos e divergências entre as equipes da CONTRATADA e da CONTRATANTE, atuantes na Central de Processamento;
• a instituição e divulgação de regras, fluxos e métodos de trabalho visando à integração dos funcionários da CONTRATANTE com os funcionários da CONTRATADA que atuam na Central de Processamento;
• o registro e relato das imperfeições apuradas no decorrer da execução do CONTRATO;
• a identificação de possíveis aperfeiçoamentos na gestão dos SERVIÇOS;
• o planejamento do início das operações na Central de Processamento;
• a programação de ações emergenciais no curso da operação dos SERVIÇOS;
• outras ações que vierem a ser definidas pelas PARTES.
9.2 Disposições Gerais
• As funções conferidas aos COMITÊS não substituem as obrigações da CONTRATADA definidas no CONTRATO e em seus ANEXOS.
• Os COMITÊS atuarão única e exclusivamente na regulação da operação da Central de Processamento, não cabendo a eles quaisquer atividades inerentes à fiscalização ou gestão do CONTRATO, que pertencem exclusivamente ao Gestor do Contrato.
• Os COMITÊS não poderão tomar decisões que contrariem ou alterem o disposto no CONTRATO, mas poderão sugerir às PARTES a realização de aditivos contratuais.
• As PARTES indicarão representantes para a formação de cada COMITÊ, podendo contar com a participação dos SERVIDORES.
• As PARTES poderão, ainda, acordar a criação de outros mecanismos de governança, mediante solicitação da CONTRATADA, dos SERVIDORES do COMITÊ TÁTICO;
• As decisões dos COMITÊS dependerão do consenso de todos os representantes.
• Os regimentos internos dos COMITÊS preverão as normas gerais de seu funcionamento, tais como a quantidade de representantes e de suplentes que deverão ser indicados pelas PARTES, a periodicidade de realização de reuniões ordinárias, a forma de convocação de suas reuniões, a forma pela qual suas deliberações tornar-se-ão públicas, entre outras providências.
• Os COMITÊS poderão contar com a colaboração de assessores técnicos.
9.3 Estrutura dos Comitês
Os COMITÊS serão distribuídos em dois níveis hierárquicos:
• Comitê Tático
o O COMITÊ TÁTICO é o principal responsável pela coordenação, integração, disciplina e controle dos esforços das PARTES voltados à adequada execução e gestão efetiva do CONTRATO.
o Cumpre às PARTES a instauração do COMITÊ TÁTICO no prazo máximo de 30 (trinta) dias a partir da data de assinatura do CONTRATO.
o O regimento interno do COMITÊ TÁTICO será analisado e aprovado exclusivamente pela CONTRATANTE, mediante proposta elaborada pelo próprio COMITÊ TÁTICO.
o Respeitado o disposto na legislação, em regulamentos e no CONTRATO, as resoluções do COMITÊ TÁTICO, de natureza normativa, terão caráter vinculante.
o As decisões do COMITÊ TÁTICO que afetem o equilíbrio econômico-financeiro do CONTRATO deverão ser formalmente submetidas e aprovadas pela CONTRATANTE.
o O COMITÊ TÁTICO será composto por representantes das PARTES, e, eventualmente, por “especialistas”, que serão convocados sob demanda e sempre que houver necessidade da análise e/ou desenho de aspectos técnicos, específicos, do CONTRATO.
o O COMITÊ TÁTICO buscará definir os critérios e os protocolos para o melhor desempenho dos SERVIÇOS de forma a atender os SERVIDORES dentro dos padrões de qualidade estabelecidos neste Termo de Referência.
o Dentre as atividades a serem desempenhadas pelo COMITÊ TÁTICO estão:
▪ Contribuir para a definição final dos métodos, modelos, padrões e protocolos operacionais atinentes à inter-relação entre os SERVIÇOS a serem prestados e as necessidades da CONTRATANTE;
▪ Implantar os demais COMITÊS e aprovar seu regimento interno, bem como a sua eventual extinção ou alteração dos respectivos regimentos internos;
▪ Identificar falhas na prestação dos SERVIÇOS ou no funcionamento da Central de Processamento;
▪ Acompanhar a implementação de ações de melhoria;
▪ Contribuir para a definição de planos de implantação elaborados pela CONTRATADA e gerir impactos de intervenções que se façam necessárias à prestação dos SERVIÇOS e manutenção dos sistemas;
▪ Contribuir para a definição dos planos de comunicação e capacitação dos SERVIDORES;
▪ Contribuir para a definição de plano de contingência para eventos previsíveis, entre outras ações gerenciais;
▪ Avaliar novas normas e procedimentos e estruturar mudanças.
• Comitê operacional
o O COMITÊ OPERACIONAL terá como finalidade a identificação e a resolução das ocorrências corriqueiras do dia-a-dia ocorridas no nível da Central de Processamento e a definição das prioridades de atuação das PARTES no tocante às variações comuns impostas à rotina e aos procedimentos e protocolos definidos pelo COMITÊ TÁTICO.
o O COMITÊ OPERACIONAL será formado na Central de Processamento e será composto por um representante da CONTRATANTE e um representante da CONTRATADA, sendo este o responsável pela operação desta;
o O COMITÊ OPERACIONAL terá funcionamento diário com vistas a dar resposta imediata às ocorrências comuns, garantindo a adequação dos SERVIÇOS prestados.
o O COMITÊ DE OPERACIONAL será responsável pela identificação, pela definição de procedimentos a serem adotados e pelo acompanhamento de situações de emergência.
▪ O COMITÊ TÁTICO e a equipe de especialistas poderá ser acionado sempre que o problema não puder ser resolvido no nível do COMITÊ DE OPERACIONAL.
Anexo I-A – Especificação da Solução de Digitalização
Para auxiliar na geração de arquivos digitais (imagens) a partir dos documentos em papel que compõem as pastas dos servidores que serão digitalizadas, bem como no processo de indexação destes, considerando o grande volume de documentos a serem processados, será necessário a utilização pela CONTRATADA de uma solução composta basicamente por:
• Scanners de produção; e
• Sistema de tratamento e processamento de imagens digitalizadas.
Abaixo são listados os componentes e requisitos mínimos a serem considerados pela solução visando a otimização do processo e a garantia da qualidade do serviço a ser prestado.
1. Scanners de Produção
Para a realização dos serviços de digitalização, deverão ser utilizados scanner de produção com as seguintes especificações mínimas:
• Suportar no mínimo as seguintes escalas de cores:
o Colorido – 24 bit;
o Monocromático –1 bit;
o Tons de cinza – 8 bit.
• Operação nos modos simplex e duplex, com leitura simultânea dos dois lados;
• Suportar múltiplas páginas;
• Mecanismo de detecção de dupla folha;
• Velocidade de digitalização mínima de 50 ppm no modo simplex (a 200 dpi), para papel A4, com alimentação em orientação retrato;
• Velocidade de digitalização mínima de 100 ipm no modo duplex (frente e verso) (a 200 dpi), para papel A4, com alimentação em orientação retrato;
• Possuir alimentador automático de documentos (ADF), com capacidade de no mínimo 250 (duzentas e cinquenta) folhas com 75~80 g/m² e padrão mínimo A4. Possuir sensor de detecção de alimentação;
• Capacidade de processamento mínima de 5000 folhas dia;
• Eliminação eletrônica de cores (drop-out);
• Suporte para imagens obrigatoriamente nos formatos PDF (pesquisável), TIFF podendo alternativamente gravar JPEG, GIF ou HTML;
• Resolução óptica mínima de 300 DPI, recomendada pela CONARQ quando se deseja utilizar a tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caractere);
• Resolução de saída mínima de 300 DPI;
• Deve possuir software com função de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) ou, quando aplicável, reconhecimento inteligente de caracteres (ICR);
• Interfaces SCSI-2 ou USB;
• Drivers ISIS e XXXXX;
• Alimentação bivolt manual ou automática;
• Os equipamentos e produtos, nas suas condições de fabricação, operação, manutenção, configuração, funcionamento, alimentação e instalação, devem obedecer rigorosamente, no que for aplicável, às normas e recomendações em vigor, elaboradas pelos órgãos oficiais competentes ou entidades autônomas reconhecidas na área (ABNT, ANATEL, etc) e aquelas entidades geradoras de padrões reconhecidas internacionalmente (ISO, IEEE, EIA/TIA,etc);
2. Sistema de tratamento e processamento de imagens digitalizadas
O sistema deverá atender integralmente os requisitos abaixo listados:
Tabela 8 - Requisitos do Sistema de Tratamento e Processamento de Imagens Digitalizadas
ID | Descrição |
1 | Possuir capacidade de captura e armazenamento multiformato (Ofício, carta, X0, X0, X0, X0, X0, entre outros) |
2 | Possuir indexação por conteúdo da imagem (OCR/ICR) |
ID | Descrição |
3 | Possuir captura e armazenagem multiformato (pdf, tiff, jpeg, gif) |
4 | Permitir o redimensionamento e melhoria de imagens |
5 | Deve possuir funcionalidade para monitoramento completo do processo de captura |
6 | Deve permitir o refinamento das imagens (enhancement) com pelo menos os seguintes recursos: - Enquadramento automático de imagens (deskew); - Remoção de fundos e ruídos (despeckle); - Mudança de orientação; - Detecção automática de cores; - Remoção automática de cores; - Aplicação de filtros; - Refinamento de caracteres; - Detecção automática de bordas; - Remoção automática de linhas e borrões; - Ajuste de nitidez e brilho; - Reescala de imagem. |
7 | Deve possuir suporte a regras de negócio durante a digitalização dos documentos, permitindo a criação de workflows específicos para o processamento e carga de documentos adicionais, definindo alçadas de aprovação, verificação da qualidade. |
8 | Deve possuir suporte a ferramenta para classificação de documentos baseada na interpretação semântica de texto. |
9 | Deve possuir suporte a ferramenta para classificação de documentos baseada na interpretação gráfica do objeto. |
10 | Todo o software, incluindo drivers, e os respectivos manuais deverão estar disponíveis em língua Portuguesa - Português do Brasil. |
11 | Disponibilizar atualização do software (correção de erros, firmware, novas funções) sempre que houver lançamento de novas versões compatíveis com o equipamento no decorrer do prazo de garantia. |
12 | Obedecer rigorosamente, no que for aplicável, às normas e recomendações em vigor, elaboradas pelos órgãos oficiais competentes ou entidades autônomas reconhecidas na área (ABNT, ANATEL etc) e aquelas entidades geradoras de padrões reconhecidas internacionalmente (ISO, IEEE, EIA/TIA etc). |
Anexo I-B – Detalhamento das pastas das SREs
Relação das pastas por municípios das SREs | ||
SRE | Município | Número de Pastas |
ALMENARA | AGUAS VERMELHAS | 46 |
ALMENARA | 202 | |
BANDEIRA | 11 | |
CACHOEIRA DE PAJEU | 34 | |
CURRAL DE DENTRO | 21 | |
DIVISA ALEGRE | 13 | |
DIVISOPOLIS | 20 | |
FELISBURGO | 31 | |
JACINTO | 36 | |
JEQUITINHONHA | 106 | |
JOAIMA | 50 | |
JORDANIA | 43 | |
MATA VERDE | 15 | |
MONTE FORMOSO | 11 | |
PALMOPOLIS | 36 | |
PEDRA AZUL | 83 | |
RIO DO PRADO | 27 | |
XXXXX | 00 | |
XXXXX XX XXXXXX | 00 | |
XXXXX XXXXX XX XXXXX | 17 | |
SANTO ANTONIO DO JACINTO | 40 | |
ALMENARA Total | 893 | |
XXXXXXX | XXXXXXX | 300 |
BERILO | 96 | |
BERIZAL | 16 | |
CHAPADA DO NORTE | 91 | |
COMERCINHO | 38 | |
CORONEL MURTA | 31 | |
XXXXXXXXX XXXXXX | 57 | |
FRUTA DE LEITE | 10 | |
INDAIABIRA | 22 | |
ITAOBIM | 106 | |
ITINGA | 52 | |
JENIPAPO DE MINAS | 47 | |
XXXX XXXXXXXXX DE MINAS | 22 | |
MEDINA | 91 | |
NINHEIRA | 36 | |
NOVORIZONTE | 16 | |
RUBELITA | 29 | |
SALINAS | 186 | |
SANTA CRUZ DE SALINAS | 15 | |
TAIOBEIRAS | 119 | |
VIRGEM DA LAPA | 80 | |
ARACUAI Total | 1460 | |
BARBACENA | XXXXXXX XXXXXXXXXXX | 00 |
XXXX XXX XXXX | 00 | |
XXXXXXXXXXX | 43 | |
XXXXXXX XXXXXX | 58 | |
ARACITABA | 12 | |
BARBACENA | 471 | |
BARROSO | 92 | |
BIAS FORTES | 11 | |
CAPELA NOVA | 17 | |
CARANDAI | 63 | |
CIPOTANEA | 24 | |
DESTERRO DO MELO | 9 | |
IBERTIOGA | 15 | |
MADRE DE DEUS DE MINAS | 13 | |
MERCES | 25 | |
OLIVEIRA FORTES | 7 | |
PAIVA | 2 | |
PIEDADE DO RIO GRANDE | 20 | |
RESSAQUINHA | 8 | |
SANTA BARBARA DO TUGURIO | 12 | |
SANTA RITA DE IBITIPOCA | 10 |
SANTANA DO GARAMBEU | 6 | |
SAO VICENTE DE MINAS | 20 | |
SENHORA DOS REMEDIOS | 36 | |
BARBACENA Total | 1053 | |
BELO HORIZONTE | BARAO DE COCAIS | 83 |
BELO HORIZONTE | 6536 | |
XXXX XXXX | 00 | |
XXXXX | 000 | |
XXX XXXXX XX XXXXXX | 33 | |
BONFIM | 24 | |
BRUMADINHO | 58 | |
CAETE | 169 | |
CATAS ALTAS | 19 | |
CONFINS | 19 | |
CONTAGEM | 1078 | |
CRUCILANDIA | 9 | |
ESMERALDAS | 158 | |
IBIRITE | 338 | |
IGARAPE | 161 | |
JABOTICATUBAS | 60 | |
JUATUBA | 50 | |
LAGOA SANTA | 170 | |
XXXXX XXXXXX | 41 | |
MATEUS LEME | 105 | |
MOEDA | 13 | |
MORRO DO PILAR | 17 | |
NOVA LIMA | 198 | |
NOVA UNIAO | 27 | |
XXXXX XXXXXXXX | 179 | |
PIEDADE DOS GERAIS | 11 | |
RAPOSOS | 30 | |
RIBEIRAO DAS NEVES | 1087 | |
RIO ACIMA | 18 | |
RIO MANSO | 28 | |
SABARA | 291 | |
SANTA BARBARA | 79 | |
SANTA LUZIA | 572 | |
SANTANA DO RIACHO | 24 | |
SAO JOAQUIM DE BICAS | 64 | |
SAO JOSE DA LAPA | 72 | |
SARZEDO | 63 | |
TAQUARACU DE MINAS | 6 | |
VESPASIANO | 216 | |
BELO HORIZONTE Total | 12958 | |
XXXXX XXXX | XXXXXXX | 00 |
XXXXXXX | 00 | |
XXXXX XXXX | 000 | |
XXXX XXXXX | 20 | |
CANDEIAS | 30 | |
CRISTAIS | 19 | |
LAVRAS | 188 | |
PERDOES | 58 | |
RIBEIRAO VERMELHO | 6 | |
XXXXXXX XX XXXXXX | 00 | |
XXXXX XXXXXXX XX XXXXXX | 57 | |
SAO XXXXXXXXX XX XXXXX | 18 | |
CAMPO BELO Total | 661 | |
CARANGOLA | ALTO CAPARAO | 12 |
CAIANA | 17 | |
CAPARAO | 26 | |
CARANGOLA | 244 | |
DIVINO | 82 | |
ESPERA FELIZ | 100 | |
FARIA LEMOS | 16 | |
FERVEDOURO | 51 | |
ORIZANIA | 8 | |
PEDRA DOURADA | 5 | |
TOMBOS | 32 | |
CARANGOLA Total | 593 | |
CARATINGA | ALVARENGA | 23 |
BOM JESUS DO GALHO | 62 | |
BUGRE | 10 | |
CARATINGA | 512 | |
CORREGO NOVO | 12 | |
DOM CAVATI | 16 | |
ENTRE FOLHAS | 22 | |
IAPU | 45 | |
IMBE DE MINAS | 21 | |
INHAPIM | 102 | |
IPABA | 55 | |
IPANEMA | 66 | |
PIEDADE DE CARATINGA | 31 | |
PINGO D AGUA | 19 | |
POCRANE | 41 | |
SANTA BARBARA DO LESTE | 34 | |
SANTA RITA DE MINAS | 27 | |
SAO DOMINGOS DAS DORES | 19 | |
SAO JOAO DO ORIENTE | 44 | |
SAO SEBASTIAO DO ANTA | 17 | |
TAPARUBA | 9 | |
TARUMIRIM | 79 | |
UBAPORANGA | 52 | |
VARGEM ALEGRE | 23 | |
CARATINGA Total | 1341 | |
CAXAMBU | AIURUOCA | 10 |
ALAGOA | 7 | |
BAEPENDI | 51 | |
BOCAINA DE MINAS | 4 | |
CARVALHOS | 16 | |
CAXAMBU | 148 | |
CONCEICAO DO RIO VERDE | 44 | |
CRUZILIA | 59 | |
ITAMONTE | 31 | |
ITANHANDU | 43 | |
JESUANIA | 18 | |
LIBERDADE | 34 | |
MINDURI | 19 | |
OLIMPIO NORONHA | 7 | |
PASSA QUATRO | 54 | |
PASSA VINTE | 6 | |
POUSO ALTO | 21 | |
SAO LOURENCO | 113 | |
SAO SEBASTIAO DO RIO VERDE | 4 | |
SAO THOME DAS LETRAS | 16 | |
SERITINGA | 9 | |
SERRANOS | 11 | |
SOLEDADE DE MINAS | 16 | |
CAXAMBU Total | 741 | |
CONSELHEIRO LAFAIETE | CARANAIBA | 13 |
CASA GRANDE | 8 | |
CATAS ALTAS DA NORUEGA | 19 | |
CONGONHAS | 93 | |
CONSELHEIRO LAFAIETE | 480 | |
CRISTIANO OTONI | 24 | |
DESTERRO DE ENTRE RIOS | 32 | |
ENTRE RIOS DE MINAS | 62 | |
ITAVERAVA | 20 | |
JECEABA | 16 | |
LAMIM | 22 | |
OURO BRANCO | 71 | |
PIRANGA | 79 | |
QUELUZITO | 9 | |
RIO ESPERA | 34 | |
SANTANA DOS MONTES | 18 | |
SAO BRAS DO SUACUI | 13 | |
SENHORA DE OLIVEIRA | 37 | |
CONSELHEIRO LAFAIETE Total | 1050 | |
CORONEL FABRICIANO | XXXXXXX XXXX | 38 |
BELO ORIENTE | 42 | |
BRAUNAS | 24 |
CORONEL FABRICIANO | 331 | |
IPATINGA | 587 | |
XXXXXXXXX | 0 | |
XXXXXXXX | 27 | |
MARLIERIA | 16 | |
MESQUITA | 18 | |
SANTANA DO PARAISO | 76 | |
TIMOTEO | 215 | |
CORONEL XXXXXXXXXX Total | 1376 | |
XXXXXXX | XXXXXXX XX XXXX | 13 |
BUENOPOLIS | 38 | |
CORINTO | 91 | |
CURVELO | 366 | |
FELIXLANDIA | 58 | |
INIMUTABA | 23 | |
XXXXXXX XXXXXXX | 10 | |
LASSANCE | 33 | |
MORRO DA GARCA | 7 | |
PRESIDENTE XXXXXXXXX | 18 | |
SANTO HIPOLITO | 12 | |
TRES MARIAS | 78 | |
CURVELO Total | 747 | |
DIAMANTINA | ALVORADA DE MINAS | 21 |
ANGELANDIA | 42 | |
ARICANDUVA | 28 | |
CAPELINHA | 227 | |
CARBONITA | 52 | |
CONCEICAO DO MATO DENTRO | 82 | |
CONGONHAS DO NORTE | 20 | |
COUTO DE MAGALHAES DE MINAS | 27 | |
DATAS | 37 | |
DIAMANTINA | 418 | |
FELICIO DOS SANTOS | 36 | |
GOUVEIA | 74 | |
ITAMARANDIBA | 195 | |
LEME DO PRADO | 45 | |
MINAS NOVAS | 218 | |
MONJOLOS | 6 | |
PRESIDENTE KUBITSCHEK | 17 | |
RIO VERMELHO | 60 | |
XXXXX XXXXXXX XX XXXXXX | 00 | |
XXX XXXXXXX XX XXX XXXXX | 17 | |
SENADOR MODESTINO GONCALVES | 24 | |
SERRA AZUL DE MINAS | 12 | |
SERRO | 138 | |
TURMALINA | 111 | |
VEREDINHA | 28 | |
DIAMANTINA Total | 1951 | |
DIVINOPOLIS | ARAUJOS | 25 |
ARCOS | 84 | |
BAMBUI | 63 | |
CARMO DA MATA | 47 | |
CARMO DO CAJURU | 78 | |
CARMOPOLIS DE MINAS | 45 | |
CLAUDIO | 64 | |
CORREGO DANTA | 10 | |
DIVINOPOLIS | 763 | |
IGUATAMA | 21 | |
ITAGUARA | 51 | |
ITAPECERICA | 88 | |
ITATIAIUCU | 23 | |
ITAUNA | 301 | |
JAPARAIBA | 28 | |
LAGOA DA PRATA | 143 | |
LUZ | 60 | |
MEDEIROS | 9 | |
MOEMA | 36 | |
NOVA SERRANA | 136 | |
OLIVEIRA | 142 | |
PAINS | 23 |
PASSA TEMPO | 19 | |
PEDRA DO INDAIA | 10 | |
XXXXXXXX | 00 | |
PIRACEMA | 28 | |
SANTO ANTONIO DO MONTE | 74 | |
SAO GONCALO DO PARA | 30 | |
SAO SEBASTIAO DO OESTE | 8 | |
TAPIRAI | 2 | |
DIVINOPOLIS Total | 2433 | |
GOVERNADOR XXXXXXXXX | ACUCENA | 45 |
AIMORES | 134 | |
ALPERCATA | 16 | |
XXXXXXX XXXXXXX | 11 | |
CENTRAL DE MINAS | 19 | |
CONSELHEIRO PENA | 79 | |
COROACI | 44 | |
CUPARAQUE | 21 | |
DIVINO DAS LARANJEIRAS | 35 | |
ENGENHEIRO CALDAS | 26 | |
XXXXXXXXX XXXXXXXX | 10 | |
FREI INOCENCIO | 31 | |
GALILEIA | 20 | |
GOIABEIRA | 13 | |
GOVERNADOR VALADARES | 1119 | |
ITABIRINHA | 33 | |
ITANHOMI | 64 | |
ITUETA | 24 | |
MANTENA | 86 | |
MARILAC | 21 | |
XXXXXXX XXXXXX | 14 | |
XXXXXX XXXXXXXX | 28 | |
NACIP RAYDAN | 10 | |
NAQUE | 16 | |
NOVA BELEM | 5 | |
NOVA MODICA | 16 | |
PERIQUITO | 7 | |
RESPLENDOR | 32 | |
SANTA EFIGENIA DE MINAS | 14 | |
SANTA RITA DO ITUETO | 13 | |
SAO FELIX DE MINAS | 15 | |
SAO GERALDO DA PIEDADE | 9 | |
SAO GERALDO DO BAIXIO | 5 | |
SAO JOAO DO MANTENINHA | 19 | |
SAO JOSE DA SAFIRA | 20 | |
SAO JOSE DO DIVINO | 19 | |
SARDOA | 26 | |
SOBRALIA | 25 | |
TUMIRITINGA | 18 | |
VIRGOLANDIA | 31 | |
GOVERNADOR VALADARES Total | 2193 | |
GUANHAES | AGUA BOA | 94 |
CANTAGALO | 11 | |
CARMESIA | 9 | |
COLUNA | 35 | |
DIVINOLANDIA DE MINAS | 26 | |
DOM JOAQUIM | 12 | |
XXXXX XX XXXXXXXX | 14 | |
FREI LAGONEGRO | 8 | |
GONZAGA | 22 | |
GUANHAES | 197 | |
XXXX XXXXXX | 13 | |
MATERLANDIA | 11 | |
PAULISTAS | 13 | |
PECANHA | 65 | |
SABINOPOLIS | 71 | |
SANTA MARIA DO SUACUI | 65 | |
SAO XXXX XXXXXXXXXXX | 57 | |
SAO JOSE DO JACURI | 36 | |
SAO PEDRO DO SUACUI | 23 | |
SAO SEBASTIAO DO MARANHAO | 43 |
SENHORA DO PORTO | 8 | |
VIRGINOPOLIS | 43 | |
GUANHAES Total | 876 | |
ITAJUBA | BRASOPOLIS | 56 |
CARMO DE MINAS | 44 | |
CONCEICAO DAS PEDRAS | 11 | |
CONCEICAO DOS OUROS | 27 | |
CONSOLACAO | 4 | |
CRISTINA | 22 | |
XXXXXX XXXXXXX | 34 | |
XXX XXXXXX | 15 | |
GONCALVES | 14 | |
ITAJUBA | 332 | |
MARIA DA FE | 50 | |
MARMELOPOLIS | 10 | |
NATERCIA | 17 | |
PARAISOPOLIS | 54 | |
PEDRALVA | 46 | |
PIRANGUCU | 20 | |
PIRANGUINHO | 32 | |
SAO JOSE DO ALEGRE | 20 | |
SAPUCAI-MIRIM | 21 | |
VIRGINIA | 21 | |
XXXXXXXXX XXXX | 9 | |
ITAJUBA Total | 859 | |
ITUIUTABA | CACHOEIRA DOURADA | 4 |
CANAPOLIS | 35 | |
CAPINOPOLIS | 39 | |
CENTRALINA | 20 | |
GURINHATA | 14 | |
IPIACU | 14 | |
ITUIUTABA | 329 | |
SANTA VITORIA | 55 | |
ITUIUTABA Total | 510 | |
JANAUBA | CATUTI | 24 |
ESPINOSA | 168 | |
GAMELEIRAS | 19 | |
JAIBA | 141 | |
JANAUBA | 511 | |
MAMONAS | 28 | |
MATO VERDE | 76 | |
XXXXX XXXX | 000 | |
XXXXXXXXX | 00 | |
XXXX XXXXXXXXXXX | 24 | |
PAI XXXXX | 9 | |
PORTEIRINHA | 184 | |
RIACHO DOS MACHADOS | 23 | |
RIO PARDO DE MINAS | 108 | |
SANTO ANTONIO DO RETIRO | 11 | |
SERRANOPOLIS DE MINAS | 10 | |
VERDELANDIA | 42 | |
JANAUBA Total | 1507 | |
JANUARIA | BONITO DE MINAS | 40 |
CHAPADA GAUCHA | 37 | |
CONEGO MARINHO | 49 | |
IBIRACATU | 39 | |
ICARAI DE MINAS | 75 | |
ITACARAMBI | 60 | |
JANUARIA | 590 | |
JUVENILIA | 26 | |
MANGA | 95 | |
XXXXXX XXXXXXX | 31 | |
MIRAVANIA | 6 | |
MONTALVANIA | 120 | |
PEDRAS DE XXXXX XX XXXX | 48 | |
PINTOPOLIS | 30 | |
SAO FRANCISCO | 376 | |
SAO JOAO DAS MISSOES | 21 | |
UBAI | 58 | |
URUCUIA | 27 |
VARZELANDIA | 136 | |
JANUARIA Total | 1864 | |
JUIZ DE FORA | ARANTINA | 6 |
BELMIRO BRAGA | 21 | |
BICAS | 32 | |
BOM JARDIM DE MINAS | 19 | |
CHACARA | 4 | |
CHIADOR | 7 | |
CORONEL XXXXXXX | 2 | |
DESCOBERTO | 25 | |
EWBANK DA CAMARA | 15 | |
GOIANA | 17 | |
XXXXXXX | 0 | |
XXXX XX XXXX | 0000 | |
XXXX XXXXXX | 00 | |
XXX XX XXXXXXX | 49 | |
MARIPA DE MINAS | 3 | |
MATIAS BARBOSA | 33 | |
OLARIA | 3 | |
XXXXX XXXXXXXX | 7 | |
PEQUERI | 9 | |
PIAU | 7 | |
RIO NOVO | 18 | |
RIO PRETO | 7 | |
ROCHEDO DE MINAS | 5 | |
SANTA BARBARA DO MONTE VERDE | 9 | |
SANTA RITA DE JACUTINGA | 10 | |
SANTANA DO DESERTO | 3 | |
XXXXXX XXXXXX | 134 | |
SAO XXXX XXXXXXXXXX | 70 | |
XXXXXXX XXXXXX | 0 | |
XXXXX XXXXXXX | 0 | |
XXXX XX XXXX Total | 1838 | |
XXXXXXXXXX | XXXX PARAIBA | 103 |
ARGIRITA | 4 | |
CATAGUASES | 199 | |
ESTRELA DALVA | 10 | |
ITAMARATI DE MINAS | 5 | |
LEOPOLDINA | 219 | |
PIRAPETINGA | 25 | |
RECREIO | 22 | |
SANTO ANTONIO DO AVENTUREIRO | 13 | |
VOLTA GRANDE | 9 | |
LEOPOLDINA Total | 609 | |
MANHUACU | ALTO JEQUITIBA | 50 |
CAPUTIRA | 22 | |
CHALE | 44 | |
CONCEICAO DE IPANEMA | 21 | |
DURANDE | 36 | |
LAJINHA | 96 | |
LUISBURGO | 16 | |
MANHUACU | 458 | |
MANHUMIRIM | 68 | |
MARTINS SOARES | 24 | |
MATIPO | 115 | |
MUTUM | 139 | |
REDUTO | 30 | |
SANTA MARGARIDA | 85 | |
SANTANA DO MANHUACU | 45 | |
SAO JOAO DO MANHUACU | 39 | |
SAO JOSE DO MANTIMENTO | 22 | |
SIMONESIA | 97 | |
MANHUACU Total | 1407 | |
MONTE CARMELO | ABADIA DOS DOURADOS | 26 |
CASCALHO RICO | 6 | |
COROMANDEL | 112 | |
DOURADOQUARA | 7 | |
XXXXXXX XX XXX | 00 | |
XXXXXXXX | 0 | |
XXXXX XXXXXXX | 000 |