Módulo de Contratos
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Manual: Orientações ao usuário – Versão 2018
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SUMÁRIO
1. APRESENTAÇÃO 2
2. O QUE É? 2
3. FINALIDADES DO MÓDULO DE CONTRATOS 2
4. INTEGRAÇÕES 3
5. ATORES 3
6. DEFINIÇÕES 3
7. MANTER CONTRATO 6
8. EMPENHAR CONTRATO 14
9. DEFINIR COTA DESPESA 18
10. GERAR AUTORIZAÇÃO DE DESPESA 21
11. CERTIFICAR AUTORIZAÇÃO DESPESA 26
12. ALTERAR CONTRATO SITUAÇÃO 31
13. MANTER LOCAL EXECUÇÃO 34
14. DEFINIR RESPONSÁVEL LOCAL EXECUÇÃO 35
15. INCLUIR GARANTIA CONTRATO 37
16. BAIXAR GARANTIA CONTRATO 39
17. FLUXOGRAMA MÓDULO DE CONTRATOS 40
Secretaria de Estado da Administração Secretaria de Estado da Fazenda
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1. APRESENTAÇÃO
O Módulo de Gerenciamento de Contratos apresenta-se como uma solução integrada para a gestão dos contratos de materiais e serviços firmados pelo Estado de Santa Catarina. Desenvolvido dentro do sistema corporativo do Estado, o Sistema Integrado de Planejamento e Gestão Fiscal do Estado de Santa Catarina – SIGEF, o módulo tem o propósito de promover o efetivo acompanhamento dos contratos de materiais e serviços no âmbito da Administração Pública Estadual.
Conforme disposto no Decreto nº 3.132, de 19 de março de 2010, o Módulo de Gerenciamento de Contratos é de uso obrigatório pelos órgãos e entidades da administração direta e indireta, para fins efetivação das aquisições de materiais e contratações de serviços. A Diretoria de Gestão de Materiais e Serviços, da Secretaria de Estado da Administração, por meio da Gerência de Contratos, é responsável pela gestão do mesmo.
Para facilitar o entendimento sobre o sistema, este documento tem o objetivo de apresentar o que é o Módulo de Gerenciamento de Contratos, quais as finalidades e o funcionamento do mesmo. Além deste, a Instrução Normativa SEA 02/2013, orienta acerca da utilização do Módulo.
2. O QUE É?
O Módulo de Gerenciamento de Contratos é um sistema de gestão de contratos que visa o monitoramento global e detalhado das compras e contratos de materiais e serviços firmados pelo Estado. O Módulo fornece informações gerenciais e relatórios para os órgãos usuários e permite que a sociedade consulte as informações registradas, através do Portal da Transparência. O sistema apóia as atividades de controle e gestão da execução física e financeira dos contratos.
É de responsabilidade de cada órgão, a inclusão e o gerenciamento de seus contratos no Módulo.
3. FINALIDADES DO MÓDULO DE CONTRATOS
▪ Otimizar a administração e o controle das aquisições de materiais e contratações de serviços realizadas pelo Estado.
▪ Racionalizar e uniformizar as aquisições de materiais e contratações de serviços.
▪ Manter registros atualizados dos contratos e/ou instrumentos congêneres firmados.
▪ Realizar o acompanhamento físico e financeiro dos contratos.
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4. INTEGRAÇÕES
NUC
Tabela de materiais
LIC
Tabela de materiais Tabela de serviços
Módulo de Contratos
Portal da Transparência
5. ATORES
▪ Diretoria de Gestão de Materiais e Serviços - DGMS/SEA: gestor do Módulo de Contratos;
▪ Diretoria de Contabilidade Geral - DCOG/SEF: gerenciador das informações contábeis e coordenador do SIGEF;
▪ Órgãos da Administração Direta e Indireta (Decreto 3.132/2010): usuários do sistema / gestores dos seus contratos.
6. DEFINIÇÕES
Contrato: todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, que podem ser denominados carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra/fornecimento ou ordem de execução de serviço.
Contratante: Unidade Gestora e Gestão signatária do contrato.
Contratado: pessoa jurídica ou física signatária de contrato com a Administração Pública.
Gestor: usuário do SIGEF responsável pelo gerenciamento da inclusão e atualização dos registros de um contrato no Módulo de Gerenciamento de Contratos.
Fiscal: representante da Administração especialmente designado no próprio instrumento contratual ou por intermédio de portaria, publicada no Diário Oficial do Estado, conforme orientação Técnica SEF nº 7/10, de 13 de outubro de 2010.
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Quantidade Não Acumulativa: utilizado para a quantidade que não acumula durante os meses; a quantidade total contratada é a mesma mensalmente. Este tipo de quantidade é comumente utilizado para contratos de serviço contínuo. Ex: contrato com 15 postos de vigilantes e 10 meses de vigência, tem ao final da vigência um total de 15 postos, e não 150 postos.
Quantidade Fracionada: termo referente ao quantitativo do item contratado, em que a quantidade pode se apresentar de forma fracionada. Ex: 10,5 kg de carne bovina, 50,63 litros de gasolina.
Período Fechado: são os meses inteiros, que incluem do primeiro ao último dia de um mês, na vigência de um contrato. Este termo é utilizado nos contratos em que se tem Item de contrato de Quantidade Não Acumulativa. Ex: início vigência 13/01/12 e término vigência 31/12/12, neste caso temos 11 períodos fechados, de 01 de fevereiro a 31 de dezembro.
Período Aberto: quando a vigência de um contrato inicia e/ou finaliza no meio de um mês. Este termo é utilizado nos contratos em que se tem Item de contrato de Quantidade Não Acumulativa. Ex: a) início vigência 13/01/12 e término vigência 31/12/12, neste caso tem-se um período aberto, o mês de janeiro; b) início vigência 15/01/12 e término vigência 15/12/12, neste caso tem-se 2 períodos abertos, os meses janeiro e dezembro; c) início vigência 01//01/12 e término vigência 15/12/12, neste caso também um período aberto, o mês de dezembro.
Autorização de Despesa - AD: documento, impresso ou em arquivo digital (pdf), comprobatório da solicitação por parte da Contratante, que autoriza ao Contratado a execução dos serviços contratados ou entrega dos materiais adquiridos. É composto da identificação do contrato, identificação das partes, prazo de execução ou entrega, Local de Execução e os itens do contrato, com respectivas quantidades e valores a serem executados ou entregues.
Autorização de Fornecimento - AF: documento, impresso ou em arquivo digital (pdf), comprobatório da solicitação por parte da Contratante, que autoriza ao Contratado a execução dos serviços contratados ou entrega dos materiais adquiridos conforme Ata de Registro de Preços. É composto da identificação do contrato, identificação das partes, prazo de execução ou entrega, Local de Execução, Termo de Aceite e os itens do contrato, com respectivas quantidades e valores a serem executados ou entregues.
Local de Execução: local onde o contratado executará o serviço ou fará as entregas, vinculado a uma Unidade Gestora e Gestão. Um contrato pode ter um ou mais Locais de Execução. Ex: a
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Secretaria de Estado da Saúde e os hospitais estaduais; existem contratos em que a Secretaria é a contratante, mas a execução do serviço ou entrega dos produtos é feita nos hospitais.
Responsável pelo Local de Execução: usuário habilitado em um determinado Local de Execução, com permissão para gerar e certificar Autorização de Despesa. Um Local de Execução pode ter um ou mais responsáveis.
Cota de Despesa: quantitativo do(s) item(ns) contratado(s) distribuído no(s) local(is) de execução de um contrato, limitado ao quantitativo empenhado.
Alteração Contratual: termo referente ao registro dos aditivos, apostilas e ajustes realizados em um contrato cadastrado, que modifica o mesmo. Podem ser dos tipos: alteração de quantidade, de prazo, de valor unitário, de percentual de valor unitário, de cláusula, de dotação, remanejamento de cronograma anual, despesa extraordinária, de atributos do contrato, de atributos do item.
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7. MANTER CONTRATO
Inclui um contrato no sistema, gerando um código sequencial único, por ano e por poder (Executivo, Legislativo, Judiciário). Também altera os dados básicos de um contrato recém- cadastrado.
UTILIZAÇÃO
▪ Para consultar um contrato previamente cadastrado, informe o código do contrato e a Unidade Gestora e Gestão, nos campos Contrato e Contratante. Pressione Consultar, o sistema exibe a tela com as informações referentes a esse registro.
▪ Para alterar, consulte um Contrato cadastrado, efetue as alterações necessárias e pressione Alterar para confirmar a alteração. Não é permitido alterar contrato que não esteja na situação Em Edição.
▪ A opção Listar permite que o usuário selecione um contrato registrado por meio de lista auxiliar.
▪ Para incluir um Contrato, preencha os campos das telas conforme orientações a seguir, e pressione Incluir. Não preencha o código do Contrato, pois o mesmo será gerado pelo sistema.
▪ Para copiar os dados de um contrato já cadastrado no Sigef, clique no ponto de interrogação ao lado do campo Contrato Cópia, para pesquisar o contrato a ser copiado.
▪ Aba Identificação:
⏵ O campo Contrato será preenchido pelo sistema com o código gerado ao incluir o registro.
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⏵ No campo Contrato Cópia, pesquise o contrato a ser copiado, clicar no ponto de interrogação caso deseje copiar os dados de um contrato já cadastrado no SIGEF.
⏵ No campo Contratante, preencha ou pesquise a Unidade Gestora / Gestão signatária do contrato.
⏵ Nos campos Representante, preencha o CPF e nome do signatário do Contratante.
⏵ No campo Contratado, pesquise o CNPJ, CPF, Inscrição Genérica ou Nome de um credor, previamente cadastrado no SIGEF.
⏵ No campo Representante, preencha o CPF e nome do signatário do Contratado.
⏵ No campo RG Representante, preencha o RG do signatário do Contratado.
⏵ No campo Interveniente, pesquise um credor ou Unidade Gestora / Gestão caso exista um interveniente na contratação, e, nos campos Representante preencha o CPF e nome do representante do interveniente.
⏵ No campo Publicação DOE preencha o número do Diário Oficia no qual o contrato foi publicado.
▪ Aba Contrato:
⏵ No campo Tipo Contrato, selecione Aquisição, Aquisição Interna, Serviço ou Outros, considerando:
- Aquisição – compra de materiais, equipamentos e bens. Ex: compra de material de escritório; compra de equipamento de informática.
- Aquisição Interna – compra de materiais do Fundo de Materiais da SEA (lista básica de materiais). Ex: compra de papel A4.
- Serviço – contratação de serviços, podendo ser por escopo, contínuo ou com fornecimento de materiais. Ex: consultoria; instalação de ar condicionado; manutenção
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de computadores com fornecimento de peças; serviços terceirizados como vigilante e servente.
⏵ No campo Modalidade, pesquise a opção que identifica a origem do contrato.
⏵ No campo Contrato Classificação, pesquise uma classificação, por tipo de contrato. Este campo tem o objetivo de agrupar contratos com objetos semelhantes entre si. Ex: manutenção de veículos; prestação de serviços terceirizados.
⏵ No campo Resumo Objeto, informe de maneira resumida o objeto do contrato.
⏵ No campo Objeto Contrato, informe o objeto do contrato.
⏵ No campo Tipo de Documento Legal, selecione o instrumento Contrato ou Autorização de Fornecimento ou Ata de Registro de Preço.
⏵ No campo Nº Documento, preencha o número do instrumento, conforme sistema de numeração usual adotado pelo órgão.
⏵ No campo Nº Edital, insira a sigla e o número correspondente ao edital de licitação ou termo de dispensa / inexigibilidade.
⏵ No campo Valor, insira o valor total do contrato para o período de vigência.
⏵ No campo Nº Processo, preencha o código do protocolo do processo. Caso o instrumento seja Contrato, o preenchimento deste campo é obrigatório.
⏵ Quando existir garantia para o contrato, marque o campo Possui Garantia.
⏵ As etapas Definir Cota Despesa e Gerar Autorização de Despesa/Fornecimento são facultativas, sendo padrão do sistema a sua utilização. Caso não sejam utilizadas no Contrato, os campos deverão ser desmarcados. Informe as etapas que serão utilizadas na execução do contrato.
▪ Aba Fiscal/Gestor:
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⏵ Adicione os Fiscais, Suplentes, e Gestores do contrato. A inclusão do gestor é obrigatória e a do Fiscal/Suplente facultativa.
▪ Aba Datas:
⏵ Preencha os campos Data Assinatura, Data Início Vigência, Data Limite Proposta e
Data Término Vigência ou Prazo.
- Quando o usuário adicionar o primeiro item do contrato (aba Item), os campos Data Início Vigência e Data Término Vigência serão inabilitados, não permitindo a alteração dos mesmos.
▪ Aba Documento:
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⏵ Clique em Adicionar para adicionar arquivo ao contrato e em Remover para remover um arquivo selecionado. Após a inclusão de um documento, somente será permitido remover com a inclusão de outro documento que o substitua.
⏵ No campo Descrição, da tela Adicionar Arquivo, informe o nome do documento e pesquise o arquivo clicando em Procurar.
- É possível adicionar até quatro documentos em formato PDF no tamanho máximo de 10MB cada. Ex: termo do contrato assinado e digitalizado; edital; proposta vencedora.
▪ Aba Dotação:
⏵ Informe as dotações orçamentárias que serão empenhadas para pagamento do contrato.
⏵ Para adicionar Subação, Fonte Recurso e Natureza de Despesa clique nos respectivos
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botões Adicionar.
⏵ Para remover, selecione o campo e clique nos respectivos botões Remover.
- Não é permitido remover Natureza de Despesa após a inclusão de um item de contrato com a mesma natureza.
▪ Aba Item:
⏵ No campo Local Execução, preencha ou pesquise o local de execução padrão para o contrato. Este deve ser da mesma Unidade Gestora / Gestão Contratante, informada na aba Identificação. (Para cadastrar um local de execução, ver seção 16. Manter Local de Execução.)
⏵ Para alterar as informações de um item adicionado, selecione o item e clique em Editar.
⏵ Para remover um item adicionado, selecione e clique em Remover.
⏵ Para adicionar um item estimado, clique em Item Estimado. Deve ser utilizado para itens em que não há valor unitário fixo, ou que possuem fechamentos periódicos com medição do que foi utilizado, tais como: energia, telefonia, água, gestão de combustíveis e aquisição de passagens.
⏵ Para adicionar um item ao contrato, clique em Adicionar e o sistema exibe a tela Adicionar Item Contrato.
⏵ Para adicionar um item, na Aba Item, clique em Pesquisar do campo Material/Serviço.
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⏵ O sistema exibe a tela Pesquisar Material/Serviço, com a tabela de materiais padrão do Estado. Selecione um item, clicando no campo Cód. Genérico, considerando a Unidade de Medida e a Natureza de Despesa vinculada.
⏵ O sistema retorna à tela Adicionar Item Material/Serviço, com os campos Material, Nome, Unidade Medida e Natureza Despesa preenchidos.
⏵ No campo Descrição, insira informações complementares do item contratado.
⏵ No campo Marca, preencha a marca do material, caso seja informada no contrato.
⏵ O campo Unidade Medida é preenchido pelo sistema quando selecionado o Item do campo Material/Serviço, não sendo possível editá-lo. Para alterá-lo, é necessário selecionar outro item que contenha a unidade de medida contratada.
⏵ No campo Quantidade, preencha a quantidade do item contratado.
⏵ No campo Natureza Despesa, confira a natureza de despesa sugerida pelo sistema. É possível alterar, se necessário.
- O preenchimento do campo Natureza Despesa de um item de contrato fica restrito aos detalhamentos das naturezas de despesa que foram informadas no preenchimento da dotação orçamentária do contrato. Ou seja, a natureza de despesa de um item deve ter o mesmo elemento despesa da dotação do contrato, adicionado os dígitos do sub-elemento de despesa de detalhamento. Exemplo: Se a natureza de despesa da dotação orçamentária do contrato é “33.90.30”, a Natureza Despesa do item do mesmo contrato pode ser “33.90.30.01”, “33.90.30.02”, até “33.90.30.99”.
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⏵ Marque o campo Quantidade Não Acumulativa, para o item em que a quantidade total contratada é a mesma mensalmente, ou seja, o item em que a quantidade não acumula durante os meses. Este tipo de quantidade é comumente utilizado para contratos de serviço contínuo. Ex: locação de imóvel, serviços terceirizados, locação mensal de veículos.
⏵ No campo Valor Unitário, informe o valor unitário do item contratado. Em seguida, clique em Calculadora. O sistema preenche o campo Valor Calculado Item. Em seguida Confirme.
- Importante: Para item marcado como Quantidade Não Acumulativa, o Valor Anual Item sugerido pelo sistema é calculado com base na Quantidade do item multiplicada pela vigência do contrato.
▪ Para finalizar o cadastro do contrato no sistema, após o preenchimento dos campos obrigatórios das abas pressione Incluir, caso não tenha gerado número SIGEF, ou alterar caso já tenha gerado número SIGEF.
Observação: Os seguintes campos podem ser alterados, sem necessidade de alteração contratual, na funcionalidade Manter Contrato:
- Aba identificação: Publicação DOE, RG representante, Interveniente.
- Aba Contrato: Resumo Objeto, Objeto Contrato, nº Documento, nº Edital, nº processo. Caso não haja Cota Definida , AD gerada e Certificação, será possível alterar a escolha das etapas de execução do contrato.
- Aba Fiscal/Gestor: email do Fiscal ou Gestor.
- Aba Datas: Data Limite Proposta.
Após as alterações, clique no botão Alterar para salvar as modificações.
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8. EMPENHAR CONTRATO
Define o cronograma mensal dos itens do contrato no momento do empenho. Empenha valores referentes aos itens do contrato, reforça e anula empenhos e associa um pré-empenho efetuado.
PRÉ-REQUISITOS
▪ O Contrato deve estar na situação A Empenhar, Em Execução Especial ou Em Alteração (para anulação).
UTILIZAÇÃO
▪ No campo Contratante, preencha ou pesquise a Unidade Gestora/Gestão do contrato.
▪ No campo Contrato, preencha ou pesquise o número do contrato.
▪ Após o preenchimento dos campos Contratante e Contrato, clique em Pesquisar. O sistema apresenta uma lista de itens do contrato e uma lista de empenhos.
▪ Selecione o(s) item(s) e pressione Empenhar. É possível selecionar múltiplos itens do contrato quando estes forem de mesma natureza de despesa.
⏵ Não é permitido empenhar ou reforçar NE de itens de contrato de Quantidade Acumulativa , Quantidade Não Acumulativa, e Item Estimado em conjunto.
▪ O sistema apresenta a tela Emitir Nota Empenho Contrato, que contém as abas Cronograma, Identificação e Empenho.
▪ Na aba Cronograma, selecione os meses que serão empenhados e distribua as quantidades que deseja empenhar. Caso seja Item Estimado, informe o valor. Clique em Confirmar.
▪ Ao selecionar os meses e pressionar Calculadora, sem o prévio preenchimento dos campos da coluna Qtde a Empenhar, o sistema divide igualmente a Qtde a Empenhar do
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item, preenchendo as colunas Qtde a Empenhar e Valor a Empenhar.
▪ Para itens marcados como Quantidade Não Acumulativa, o sistema apresenta as colunas Qtde a Empenhar e Valor a Empenhar já preenchidas.
▪ Na aba Identificação, preencha, no mínimo, os campos marcados como obrigatório. Clique em Confirmar.
▪ As informações de Subação, Fonte Recurso e Natureza Despesa utilizadas para o empenho devem corresponder àquelas informadas no cadastro do contrato (aba Dotação da funcionalidade manter Contrato).
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▪ Na aba Empenho, revise as informações inseridas anteriormente e o campo Total Empenho. Clique em Confirmar.
▪ O sistema retorna à tela Empenhar Contrato, apresentando a lista Empenhos preenchida com a NE gerada.
Reforçar Empenho
▪ Para reforçar uma nota de empenho, selecione um empenho da lista Empenhos e um item de mesma natureza de despesa da lista Itens, e pressione Reforçar NE.
▪ O sistema apresenta a tela Emitir Nota Empenho Contrato, que contém as abas Cronograma, Identificação e Empenho, para preenchimento.
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Anular Empenho
▪ Para anular um empenho, selecione um empenho da lista Empenhos e pressione Anular NE. O sistema apresenta a tela Emitir Nota Empenho Anulação Contrato, que contém as abas Cronograma e Identificação, para preenchimento.
▪ Não é permitido anular valores que já tiverem Cota Despesa definida.
8.1 EMPENHAR CONTRATO COM PRÉ-EMPENHO
Empenha o contrato através de pré-empenho já existente no SIGEF à um contrato. Pré- empenho é o bloqueio prévio de determinado valor de uma dotação orçamentária para posterior compra ou contratação e empenhamento, sendo realizado no Módulo de Execução Orçamentária.
PRÉ-REQUISITOS
▪ O Contrato deve estar na situação A Empenhar ou Em Alteração (para anulação).
UTILIZAÇÃO
▪ No campo Contratante, preencha ou pesquise a Unidade Gestora/Gestão do contrato.
▪ No campo Contrato, preencha ou pesquise o número do contrato.
▪ Após o preenchimento dos campos Contratante e Contrato, clique em Pesquisar. Selecione os itens a serem empenhados e clique em Empenhar.
▪ O sistema apresenta a tela Emitir Nota Empenho Contrato. Selecione o mês e o valor a ser empenhado. Clique em Confirmar.
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Na aba Identificação, pesquise o pré-empenho no campo indicado:
▪ Na aba Empenho, revise as informações inseridas anteriormente e o campo Total Empenho. Clique em Confirmar.
▪ O sistema retorna à tela Empenhar Contrato, apresentando a lista Empenhos preenchida com a NE gerada.
9. DEFINIR COTA DESPESA
Define quantitativo do(s) item(ns) contratado(s) para local(is) de execução de um contrato, limitado ao quantitativo empenhado.
PRÉ-REQUISITOS
▪ O Contrato deve estar na situação Em Execução ou Em Execução Especial.
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UTILIZAÇÃO
▪ No campo Contratante, preencha ou pesquise a Unidade Gestora / Gestão do contrato.
▪ No campo Contrato, preencha ou pesquise o número do contrato.
▪ Após o preenchimento dos campos Contratante e Contrato, clique em Pesquisar. O sistema atualiza as abas Item e Adicionar LE.
▪ Na aba Item, selecione um item e clique em:
- Definir para definir cota mensalmente, para um ou mais locais de execução. Selecione apenas um item.
- Remover para remover cota mensalmente, para um ou mais locais de execução. Selecione apenas um item.
- Definir LEP para definir toda a cota disponível ao local de execução padrão do contrato. Selecione um ou mais itens.
- Remover LEP para remover toda a cota definida ao local de execução padrão do contrato. Selecione um ou mais itens.
- Remover LE para remover as cotas definidas a todos os locais de execução do contrato. Selecione um ou mais itens.
▪ Na aba Adicionar LE pode-se adicionar ou remover Locais de Execução.
▪ Dica: O valor do campo Saldo a Autorizar é o valor de cota definida disponível para Gerar Autorização de Despesa.
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Gera, emite, cancela e encerra Autorizações de Despesa/Fornecimento.
PRÉ-REQUISITOS
▪ O contrato deve estar na situação Em Execução ou Em Execução Especial.
▪ O usuário deve estar autorizado como responsável pelo Local Execução informado ou estar definido como Gestor do Contrato (funcionalidade Manter Contrato).
▪ Os itens do contrato para os quais se deseja gerar AD devem estar previamente empenhados, e distribuídos em Cotas de Despesas para o Local Execução informado, quando optado por Definir Cota na funcionalidade Manter Contrato.
UTILIZAÇÃO
▪ No campo Contratante, preencha ou pesquise a Unidade Gestora / Gestão do contrato.
▪ No campo Contrato, preencha ou pesquise o número do contrato.
▪ No campo Local Execução Cota, preencha ou pesquise o código do local de execução que se pretende gerar a autorização.
▪ Após o preenchimento dos campos Contratante, Contrato e Local Execução Cota, pressione
Pesquisar. O sistema apresenta a lista de autorizações de despesa já geradas, se houver.
⏵ A última coluna do grid demonstra a situação da AD, com os seguintes códigos:
- Ge = Gerada: indica a situação inicial da AD.
- Em = Emitida: indica que o documento AD já foi emitido, e está apto a ser certificado.
- Ca = Cancelada: indica que a AD foi cancelada, e o quantitativo de itens foi totalmente devolvido ao saldo do contrato.
- Bp = Baixada Parcial: indica que a AD teve alguma(s) certificação(ões) realizada(s) para parte do quantitativo autorizado e que ainda permanece quantitativo a ser certificado.
- Be = Baixada Parcial Encerrada: indica que a AD teve alguma(s) certificação(ões) realizada(s) para parte do quantitativo autorizado e que o quantitativo restante foi devolvido ao saldo do contrato, encerrando a AD.
- Bt = Baixada Total: indica que a AD teve alguma(s) certificação(ões) realizada(s) para a totalidade do quantitativo.
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▪ O sistema apresenta a tela Gerar Autorização Despesa Itens, com as informações relativas à identificação da AD e com a aba Item, para inserção dos quantitativos dos itens.
▪ Na Aba Identificação, o campo Favorecido é preenchido pelo sistema, conforme o cadastro do contrato. Entretanto, é possível alterar para um identificador que represente uma filial, quando for pessoa jurídica.
▪ No campo Mês Autorização, selecione o mês da Cota Despesa ou cronograma de empenho.
▪ No campo Observação, preencha informações complementares a serem incluídas no documento AD.
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▪ Na Aba Item, o sistema apresenta a tela Gerar Autorização Despesa Itens, com os itens de contrato e as quantidades a autorizar até o mês de autorização selecionado.
▪ Preencha o(s) campo(s) Qtde Autorizada da(s) respectivas(s) nota(s) de empenho e itens apresentado(s).
⏵ A coluna Qtde Autorizada deve ser preenchida respeitando o saldo disponível informado nas colunas Qtde A Aut. Até Mês e Valor A Autorizar Até Mês.
⏵ Para itens definidos como Quantidade Não Acumulativa, a Qtde Autorizada deve ser igual à Qtde A Autorizar.
▪ Pressione Calculadora para realizar o preenchimento da coluna Valor Autorizado e dos campos totalizadores.
▪ Pressione Emitir para gerar a AD.
▪ O sistema apresenta a tela Confirmar Emissão Autorização Despesa.
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⏵ Pressione Confirmar. A AD está emitida. O sistema apresenta a AD no formato de arquivo PDF.
Cancelar
▪ Para cancelar uma Autorização Despesa, pressione Cancelar na tela Gerar Autorização Despesa, e depois confirme na tela Confirmar Cancelamento Autorização Despesa.
⏵ É possível cancelar somente AD em situação “Gerada” ou “Emitida”.
Encerrar
▪ Para encerrar uma AD, pressione Encerrar na tela Gerar Autorização Despesa, e depois confirme na tela Confirmar Encerramento Autorização Despesa.
⏵ É possível encerrar somente AD em situação “Baixada Parcial”.
⏵ O encerramento da AD retorna o quantitativo do(s) item(ns) para o saldo do contrato, permitindo que seja reutilizado em novas ADs.
Editar
▪ Para editar uma AD, pressione Editar, o sistema apresenta a tela Gerar Autorização Despesa Itens para que seja editada a aba Identificação e/ou a aba Item, alterando os quantitativos dos Itens da AD Emitida.
▪ Após confirme a edição pressionando o botão Emitir na tela Confirmar Emissão Autorização Despesa.
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▪ Pressione Confirmar. A AD editada está emitida. O sistema apresenta a AD no formato de arquivo PDF.
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11.CERTIFICAR AUTORIZAÇÃO DESPESA
Realiza a certificação de itens de contrato ou o cancelamento de uma Despesa Certificada.
PRÉ-REQUISITOS
▪ O contrato deve estar na situação Em Execução ou Em Execução Especial.
▪ O usuário deve estar autorizado como responsável pelo Local Execução informado ou estar definido como Gestor do Contrato (funcionalidade Manter Contrato).
▪ Caso a execução do contrato utilize a funcionalidade Gerar Autorização de Despesa, a AD a ser certificada deve estar na situação Emitida ou Baixada Parcial.
UTILIZAÇÃO
▪ No campo Contratante, preencha ou pesquise a Unidade Gestora / Gestão do contrato.
▪ No campo Contrato, preencha ou pesquise o número do contrato.
▪ No campo Local Execução Cota, preencha ou pesquise o código do local de execução correspondente ao contrato ou à AD.
▪ No campo Autorização Despesa pesquise o número da AD que se pretende certificar, caso a execução do contrato utilize a funcionalidade Gerar Autorização de Despesa.
▪ O campo Mês é preenchido pelo sistema se a execução do contrato utiliza a funcionalidade Gerar Autorização de Despesa. Caso não utilize, o usuário deve informar o campo Mês, que trará as informações de quantidades e valores a certificar conforme cronograma de empenho.
▪ Após o preenchimento dos campos Contratante, Contrato, Local Execução e Autorização Despesa, pressione Pesquisar. O sistema apresenta as abas Baixa, Despesa e Código Barras, para serem preenchidas de posse da nota fiscal, recibo, fatura, ou documento similar.
▪ Na Aba Baixa, o sistema apresenta a lista dos itens de contrato relacionados na AD informada.
▪ No campo Qtde Baixada, preencha conforme a quantidade informada no documento.
⏵ A quantidade informada deve ser menor (baixa parcial) ou igual (baixa total) à Qtde A Baixar correspondente. Se a baixa for parcial, o restante poderá ser certificado em outro momento ou encerrado (AD encerrada, funcionalidade Gerar AD).
▪ No campo Desconto preencha o valor de desconto informado no documento, se houver.
▪ No campo Acréscimo preencha o valor do acréscimo, se necessário.
▪ Pressione Calculadora para realizar o preenchimento dos campos totalizadores e coluna
Valor Baixado.
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⏵ Os campos da coluna Valor Baixado correspondem à quantidade informada no campo Qtde Baixada e o valor unitário do item.
⏵ O campo Total deve corresponder ao valor total do documento.
▪ Após o preenchimento da aba Baixa, clique na aba Despesa.
▪ Na Aba Despesa, informe os dados do documento.
▪ No campo Tipo Documento, selecione um tipo, conforme o documento que se tem em mãos: Nota Fiscal, Nota Fiscal Avulsa, Nota Fiscal Serviço, Nota Fiscal Produtor, Nota Fiscal Eletrônica, Diam / Orc. FRM, Aviso Débito Banco, Fatura, Bloquete, Contrato, Processo, C.I / Ofício, Cupom Fiscal e Outros.
▪ Nos campos Número Documento, Série, Subsérie, Modelo e Sigla, preencha o número identificador, a série, a subsérie, o modelo e a sigla, respectivamente, do documento.
▪ O campo Favorecido é preenchido pelo sistema, conforme a AD informada. Entretanto, é possível alterar para um identificador que represente uma filial, quando for pessoa jurídica.
▪ O campo Valor Documento é preenchido pelo sistema, conforme calculado na aba Baixa, e deve corresponder ao valor total do documento.
▪ No campo Data Aceite, preencha a data de certificação da despesa.
▪ No campo Data Emissão, preencha a data de emissão do documento.
▪ No campo Data Apresentação, preencha a data de apresentação do documento.
▪ No campo Observação, preencha informação complementar para a certificação do documento.
Manual Módulo de Contratos
▪ Pressione Confirmar. O sistema gera um código de Despesa Certificada (CE).
▪ Se a certificação for correspondente a convênio ou compensação, preencha a aba Código Barras. Pressione Confirmar. O sistema gera um código de Despesa Certificada.
Adicionar documento à Certificação
▪ Se for necessário incluir documentos à certificação, clique na aba Documento e em Pesquisar, se o(s) documento(s) foram enviados pelo fornecedor através do Portal; ou Adicionar se os arquivos estiverem no computador do usuário.
Manual Módulo de Contratos
▪ Selecione o tipo de documento e o arquivo a ser adicionado e clique em Confirmar.
Manual Módulo de Contratos
Cancelar CE
▪ Para cancelar uma Despesa Certificada gerada previamente, preencha os campos Contratante, Contrato, Local Execução, Autorização Despesa (se existente) e Despesa Certificada. Após, pressione Pesquisar.
⏵ A Despesa Certificada informada para cancelamento não pode ter sido liquidada anteriormente.
▪ O sistema irá listar, na aba Baixa, os itens de contrato relacionados, de acordo com a CE informada. Pressione Cancelar.
Manual Módulo de Contratos
12. ALTERAR CONTRATO SITUAÇÃO
Altera a situação atual do contrato para uma nova situação, a qual libera e/ou bloqueia determinadas funcionalidades do módulo, conforme a situação estabelecida.
UTILIZAÇÃO
▪ No campo Contratante, preencha ou pesquise a Unidade Gestora / Gestão do contrato.
▪ No campo Contrato, preencha ou pesquise o número do contrato.
▪ Após o preenchimento dos campos Contratante e Contrato, clique em Pesquisar. O sistema apresenta o resumo dos dados do contrato e os campos Situação Atual e Data Situação Atual preenchidos.
▪ No campo Nova Situação, selecione a nova situação, podendo ser: Em edição; Associar Pré-Empenho; A Empenhar; Em execução; Em execução Especial; Em Alteração; Paralisado; Rescindido; Encerrado; Ajustar Empenho; Bloqueado pelo Gestor; Em Sub- Rogação.
▪ No campo Nº Documento, informe o número do documento legal de alteração da situação do contrato, quando houver. Ex: Termo de Rescisão nº 15/2013.
▪ No campo Arquivo, inclua um arquivo (tipo PDF, com tamanho máximo de 10MB), quando necessário.
▪ Pressione Confirmar para realizar a alteração.
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REGRAS GERAIS
Transições Permitidas de Situações do Contrato | |
De... | Para... |
Em Edição | A Empenhar |
Em Execução | Bloqueado pelo Gestor |
Paralisado | |
Em Sub-rogação | |
Rescindido | |
Encerrado | |
A Empenhar | |
Em Alteração | |
Bloqueado pelo Gestor | Em Execução |
Em Execução Especial | |
Paralisado | Em Execução |
Em Execução Especial | |
Rescindido | |
Em Alteração | |
Em Sub-rogação | Em Execução |
Em Execução Especial | |
Vencido | Rescindido |
Encerrado | |
Em Execução Especial | A Empenhar |
Paralisado | |
Bloqueado pelo Gestor | |
Em Sub-rogação | |
Rescindido | |
Encerrado | |
Em Alteração | |
Em Alteração | Situação anterior do contrato antes de ser alterado para “Em Alteração” (conceito Contrato Situação Histórico), caso não exista Alteração Contratual ativa ainda não aplicada, ou seja, na situação “Concluída”. |
▪ O contrato inicia-se na situação Em Edição.
▪ Para alterar a situação Em Edição para A Empenhar, o contrato deve ter sido cadastrado em sua totalidade, ou seja, o somatório dos valores dos itens do contrato deve ser igual ao valor total do seu contrato.
▪ Para alterar a situação A Empenhar para Em Edição, o contrato não poderá ter empenho para o ano atual.
▪ Para alterar a situação para Em Execução, o contrato deverá ter todo o valor do ano atual empenhado.
▪ Para alterar a situação para Em Execução Especial, quando a Unidade Gestora / Gestão Contratante estiver autorizada para o tipo de contrato a ser alterado, o contrato não necessita ter todo o valor do ano atual empenhado, entretanto deve ter valores empenhados maiores que zero, considerando o ano atual.
Manual Módulo de Contratos
▪ Para alterar a situação Em Execução para A Empenhar, o contrato não poderá ter valores de Cota Despesa definidos para o ano vigente do sistema.
▪ É obrigatório adicionar um arquivo (Termo de Paralisação, Termo de Rescisão, Termo de Sub-rogação) quando a nova situação selecionada for igual a Paralisado, Em Sub- rogação ou Rescindido.
▪ Não é permitida a transição para a situação Encerrado de Contratos que possuam: Autorizações Despesa com situação igual a Gerada, Baixada Parcial ou Emitida; Saldos A Empenhar; Saldos A Liquidar; Saldos A Pagar; Saldos de Restos a Pagar Processados A Pagar; Saldos de Restos a Pagar Não Processados A Liquidar; Saldos de Restos a Pagar Não Processados A Pagar; quantitativos para anos futuros.
▪ Não é permitida a transição para as situações Rescindido e Em Sub-rogação de Contratos que possuam: Saldos A Autorizar Despesa, Saldos A Autorizar Despesa Especial (não regularizadas) e Autorizações Despesa e Autorizações Despesa Especiais não regularizadas com situação igual a Gerada ou Baixada Parcial.
▪ Não é permitido alterar a situação de contratos inativos.
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13. MANTER LOCAL EXECUÇÃO
Inclui ou altera um local de execução em uma Unidade Gestora e Gestão.
UTILIZAÇÃO
▪ Para consultar, preencha os campos Local Execução e UG / Gestão Contratante. Pressione
Consultar, o sistema exibe as informações referentes a esse registro.
▪ Para alterar, consulte um Local de Execução cadastrado, efetue as alterações necessárias e pressione Alterar para confirmar a alteração.
▪ A opção Listar permite que o usuário selecione o registro desejado por meio de lista auxiliar.
▪ Para incluir um novo local de execução, preencha os campos da tela, conforme orientações a seguir, e escolha Incluir.
▪ O campo Local Execução será preenchido pelo sistema ao incluir o registro.
▪ No campo UG / Gestão Contratante, preencha ou pesquise a Unidade Gestora e Gestão.
▪ No campo Nome Local Execução, informe o nome do novo local de execução a ser cadastrado. Não é possível informar um nome de local já cadastrado para a mesma UG / Gestão Contratante.
▪ Preencha os campos CEP, Logradouro, Bairro, Município, UF e Ponto Referência do novo local.
▪ Pressione Incluir para cadastrar o local de execução. O sistema gera um código para o local de execução.
▪ Para inativar um local de execução cadastrado, consulte um Local de Execução, marque o campo Situação Registro Inativo, e pressione Alterar para confirmar a inativação.
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14. DEFINIR RESPONSÁVEL LOCAL EXECUÇÃO
Define usuário(s) como responsável(eis) por local de execução, permitindo o acesso à determinadas funcionalidades do sistema, para o local de execução em que foi definido.
UTILIZAÇÃO
▪ No campo UG / Gestão, preencha ou pesquise a Unidade Gestora e Gestão.
▪ No campo Local Execução, preencha ou pesquise o código do local. Pressione Pesquisar.
▪ O sistema exibe o(s) responsável(eis) já adicionado(s) para o local informado. Caso não haja nenhum responsável cadastrado, o sistema irá retornar a mensagem “Não há registros a serem listados”.
▪ Para definir responsável, pressione Adicionar.
▪ O sistema exibe a tela Adicionar Responsável. Informe o CPF ou Nome de um usuário SIGEF, conforme a aba selecionada, e pressione Pesquisar.
▪ Selecione o(s) usuário(s) e pressione Confirmar.
Manual Módulo de Contratos
▪ O sistema retorna à tela Definir Responsável Local Execução, apresentando o(s) usuário(s) selecionado(s) na lista Responsáveis. Para finalizar a operação, pressione Confirmar.
▪ Para remover, selecione um ou mais nomes da lista Responsáveis, pressione Remover e, em seguida, Confirmar para finalizar a operação.
Manual Módulo de Contratos
15. INCLUIR GARANTIA CONTRATO
Inclui os dados de uma garantia recebida referente a um contrato.
PRÉ-REQUISITOS
▪ O contrato deve estar na situação Em Execução ou Em Execução Especial.
▪ A informação de que o contrato possui garantia deve ter sido previamente registrada na funcionalidade Manter Contrato.
UTILIZAÇÃO
▪ No campo Contratante, preencha ou pesquise a Unidade Gestora / Gestão do contrato.
▪ No campo Contrato, preencha ou pesquise o número do contrato.
▪ Após o preenchimento dos campos Contratante e Contrato, pressione Pesquisar. O sistema exibe os campos Contratado e Valor Contrato preenchidos, conforme cadastrado previamente.
▪ O campo Garantia será preenchido pelo sistema com o código gerado ao incluir o registro.
▪ No campo Tipo Garantia, selecione um tipo, conforme a garantia recebida do fornecedor: Caução Depósito, Caução Retenção, Caução em Título, Fiança Bancária ou Seguro Garantia.
▪ No campo Nº Documento Legal, preencha o número do documento que representa a garantia.
▪ No campo Guia Recebimento, pesquise o número da guia de recebimento, somente quando o tipo de garantia for Caução Depósito.
▪ Preencha os campos Data Referência e Valor Garantia. Clique em Calculadora para calcular o campo Percentual Contrato.
▪ Preencha o campo Data Vencimento, obrigatoriamente se o tipo de garantia for Fiança Bancária ou Seguro Garantia.
▪ Preencha o campo Observação com informações adicionais. Pressione Confirmar para finalizar a inclusão.
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16. BAIXAR GARANTIA CONTRATO
Realiza a baixa de uma garantia cadastrada referente a um contrato.
PRÉ-REQUISITOS
▪ O contrato deve estar na situação Em Execução ou Em Execução Especial.
UTILIZAÇÃO
▪ No campo Contratante, preencha ou pesquise a Unidade Gestora / Gestão do contrato.
▪ No campo Contrato, preencha ou pesquise o número do contrato.
▪ No campo Garantia, preencha ou pesquise o número da garantia.
▪ Após o preenchimento dos campos Contratante, Contrato e Garantia, pressione Pesquisar. O sistema exibe os campos Contratado, Data Referência Inclusão, Tipo Garantia e Valor Garantia preenchidos, conforme cadastrado previamente.
▪ Preencha, no mínimo, os campos Motivo Baixa, Valor Atualizado, Data Baixa e
Justificativa, e pressione Confirmar, para finalizar a operação.
17. FLUXOGRAMA MÓDULO DE CONTRATOS
Suporte
SEA/DGMS/GECON - Gerência de Contratos E-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx.xxx.xx
Fones: (00) 0000-0000 / 1708 / 1822