CONTRACT LIFECYCLE MANAGEMENT
GERENCIAMENTO DO CICLO
DE VIDA DOS CONTRATOS
CONTRACT LIFECYCLE MANAGEMENT
Agenda
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✓ Objetivo e Escopo
✓ Conta
✓ Contato
✓ Cotação
✓ Oportunidade
✓ Gerar Minuta
✓ Formulário CLM
✓ Tarefas no CLM
✓ Interface do Usuário
✓ Editando Documento
Objetivos e Escopo
VENDAS
1. Fornecimento Geral
2. Aditivo
3. Sistema de Ar e Vácuo Medicinal
com Serviço de Manutenção
4. Revenda
5. Distribuidor Autorizado
6. Distrato
7. Minutas de terceiros + Legado
✓ Produtividade - geração automatizada das minutas via integração com Salesforce
✓ Agilidade - fluxo de revisão e aprovação da minuta via CLM e
integrada com o processo de assinatura eletrônica (eSignature)
✓ Foco - as áreas serão acionadas somente quando de fato houver demanda
✓ Automatização - diminuição de intervenção humana, manter todos os acordos em único repositório, facilitando buscas futuras
✓ Rastreabilidade - acesso ao histórico de revisão das minutas, transparência e segurança durante todo o ciclo de vida da minuta, relatórios e painéis de controle que auxiliam em tomadas de decisões
Conta
1 2 | ||
3 | ||
4
Na conta:
1. Filial de atendimento Messer
2. Razão Social
3. CNPJ/CPF
4. Inscrição Estadual
OBS: As informações da conta serão utilizadas para preenchimento da minuta.
1
2
Nas Informações de Distribuição:
Será necessário preencher dois campos que serão levados para Minuta de Fornecimento:
1. Forma de entrega PGP
i. Automática
ii. Por pedido
iii. Periódica
iv. Não aplicável
2. Forma de entrega Bulk
i. Automática
ii. Por pedido
iii. Periódica
iv. Não aplicável
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Objetos da Conta
O novo objeto “Ships” mostra todos os endereços de entrega relacionados ao “Sold”.
OBS: Sempre se atentar ao número do local para
indicar na cotação/documento.
O endereço do “SOLD” será sempre no local 1, os “SHIPS” começarão a partir do local 2
Contato
1
2
3
1. Primeiro Nome
2. Sobrenome
3. E-mail
OBS: Dados para preenchimento do campo de assinaturas do documento. O e-mail é necessário para enviar o documento para assinatura eletrônica.
1
2
3
4
1. RG – O CPF foi substituído pelo RG por orientação do Jurídico Messer
2. Estado Civil*
3. Outorga Uxória* - Quando o fiador for Casado deverá registrar o cônjuge
4. Regime de bens para fiadores*
OBS: Esses registros serão utilizados no preenchimento da minuta e no envio para assinatura eletrônica
*Apenas para Vendas Indiretas
1
2
3
4
5
6
FUNÇÃO COMERCIAL
(Leva as informações para o
campo de assinaturas)
1. Resp. pela Manutenção (Bulk)
2. Representante legal do
contrato
3. Fiador
4. Outorga Uxória
5. Validador Jurídico
6. Testemunha do Contrato
FUNÇÃO OPERACIONAL
1. Recebedor NF Eletrônica (O contato com essa função terá o e-mail registrado na minuta)
1
Funções de Contato
Cotação
1 | |
1. Primário – Este campo precisa estar marcado para gerar os dados da cotação que irão para a minuta
OBS: A Cotação deve ser preenchida antes de obter as aprovações e gerar a minuta
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1
1. Necessário central reserva? – O preenchimento dessa pergunta irá habilitar na minuta todas as cláusulas referente a central reserva.
1
1. Prazo de entrega PGP (em dias)– Esse campo deve ser preenchido de acordo com o alinhamento junto a filial de atendimento
• O Número preenchido será levado para todas as linhas de produto PGP dentro da cotação;
• Caso um produto tenha Prazo diferente alterar dentro da cotação;
• O Prazo de entrega Bulk será preenchido automaticamente
Linhas de produto
1 2 3
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1. Regime – O preenchimento padrão para ativos é “locação”, porém pode ser editado para “Comodato”;
2. Local de entrega – Caso o preenchimento for diferente de 1, indicar o local(is) correto(s) de acordo com o objeto Ship’s na conta;
3. Prazo de entrega - Para Bulk, o preenchimento é feito de forma automática; para PGP, pode ser preenchido de forma geral na página da cotação e alterado por linha de produto, de acordo com o alinhamento feito com a filial.
OBS: O regime deverá ser alterado apenas em linhas de ativos, para produtos o padrão é “Não Aplicável”.
IMPORTANTE – O Regime e o Prazo de Entrega para produtos Bulk será preenchido automáticamente apos salvar a cotação
Oportunidade
1
Negociação
1
2
1. Período Acordo Comercial/Contrato (mês) – irá preencher a cláusula de vigência do contrato
2. Prazo de Pagamento – irá preencher a cláusula de condição de pagamento
1
2
3
4
5
6
7
8
Campos que devem ser
preenchidos antes de “Gerar Minuta”
1. Forma de acordo comercial
2. Tipo de minuta*
3. Tipo de assinatura
4. Necessita de validador jurídico*
5. Necessita de fiador*
6. Necessita de outorga uxória*
7. Quantidade de testemunhas*
8. Quem deve assinar pelo contrato pela Messer? (serão definidos automaticamente de acordo com o valor da oportunidade)
OBS: esses registros serão utilizados no preenchimento da minuta
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Xxxxxx que devem ser preenchidos antes de “Gerar Minuta”
9. Data início contrato
10. Data fim contrato
11. Fórmula de reajuste
12. Mês base reajuste
13. Período de apuração
14. Período de prazo de denúncia
15. Contrato de exclusividade*
16. Renovação automática
17. Take or pay no contrato
18. Período de vigência subsequente
OBS: esses registros serão utilizados no preenchimento da minuta
Informações Complementares
1 2 | ||
1. Data de Início do Aditivo
2. Cláusulas do Aditivo – Cláusulas que serão utilizadas no document
OBS: Esses campos devem ser preenchidos apenas caso o tipo de minuta seja Aditivo.
O objeto “Postos Medicinais” foi criado para preenchimento da minuta de locação de Sistema de Ar e Vacuo.
OBS: Preencher a localização e o número de postos de Ar comprimido e de Vácuo presentes em cada local.
1
2
3
1. Localização
2. Número de pontos de Ar comprimido
3. Número de pontos de Vácuo
1 | ||
1. Ao chegar na fase “Finalização do Negócio” com todos os campos preenchidos e aprovados, será possivel gerar uma minuta completa.
OBS: Caso o usuário necessite enviar uma minuta para o cliente, sem as informações da negociação, estará
disponível nos arquivos do time de vendas, a minuta em pdf, para enviar por e-mail, fora do DocuSign CLM.
Gerar Minuta
Como Gerar Minuta
Formulário CLM
Campos do Formulário
- Campos editáveis preenchidos com texto padrão que podem ser alterados se necessário, pois são clausulas negociáveis pelo vendedor.
- Xxxxxx não editáveis preenchidos automaticamente a partir dos dados do Salesforce
28 | ||
Tabelas do Formulário
As tabelas são para conferência e trazem os dados preenchidos na cotação/conta.
OBS: A previa da tabela dos endereços de entrega no formulário não irá mostrar o endereço do “SOLD”, apenas os “SHIPS”, porém no documento todos serão visualizados.
Resp. pela Manutenção
O responsável pela manutenção do tanque é uma “Função Comercial” que deve ser atribuída ao contato no Salesforce quando aplicável.
Esse campo do formulário trará como opções apenas contatos com a função comercial “Resp. pela Manutenção”
OBS: Aplicável apenas para clientes BULK
Cláusula de Frete
O CLM vem com a clausula padrão mas possibilita o usuário a selecionar as outras opções pré-aprovados pelo jurídico Messer, caso seja requisitado pelo cliente.
Cláusulas de Prazo
1
2
3
4
Todos os campos são editáveis baseado no
acordo comercial
1. Prazo Máximo para Disputa em Cobrança
2. Prazo de infração de Cláusulas
3. Prazo de Descumprimento do Contrato por Força Maior
4. Prazo de Rotatividade dos Cilindros Comodatados
OBS: Será disponibilizado nos arquivos do time de vendas um documento guia para caso necessite consultar qual a clausula em questão no documento.
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1
2
3
4
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3. Prazo de Envio do Técnico em Horas
4. Prazo de Envio do Técnico em Horas por Extenso
OBS: Esses campos são obrigatórios apenas para cliente Bulk.
1. Cláusulas de Indenização Cilindros sem Giro
2. Cláusula de locação Trimestral
OBS: As duas cláusulas são opcionais e podem ser aplicadas apenas em clientes PGP, de acordo com a negociação feita com o cliente.
Campos Exclusivos
Signatários
• Para preenchimento dos signatários o formulário trará como opção apenas os contatos com a respectiva função comercial
• O representante legal 2 do cliente é opcional
• Será requisitado Fiador/Outorga/Validador Jurídico caso indicado na oportunidade
• A testemunha 2 por padrão será o proprietário
da oportunidade.
• Os Representantes Messer serão preenchidos automaticamente
OBS: Caso necessário duas testemunhas do cliente, indicar na tarefa para performance de vendas.
Caso necessário envio para revisão externa, Marcar como “Sim” e preencher o nome e e-mail do “Revisor Externo” responsável.
O Revisor Externo pode ser o Cliente, uma pessoa da área jurídica/consultoria contratada pelo cliente.
OBS: A Revisão Externa acontecerá antes de enviar para assinatura ou para alterações internas
Ao enviar para revisão externa, temos 3 opções disponíveis em “Enviar”;
• Cancelar Revisão Externa
• Concluir Revisão Externa
• Reenviar Solicitação de Revisão Externa
Minuta de Terceiro
Minuta de Terceiro: Qualquer documento que não seja padrão Messer
1. Ao gerar a minuta anexar o documento no campo a esquerda
2. Preencher os dados da informação do contrato de acordo com o documento recebido.
OBS:
• Validar os campos do formulário já preenchidos na oportunidade que devem ser iguais ao documento;
• O Solicitante deverá direcionar uma tarefa para a equipe jurídico Messer para validar o documento;
• Não existe a função comparar versão de documentos.
2
1
Recuperar Formulário
Quando o usuário tiver que voltar para o Salesforce para alguma correção ou ajuste,
quando “Gerar minuta” clique na opção “Descartar e iniciar
novamente” e revisar o formulário.
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Pré-Visualização
É possível realizar uma pré- visualização do documento antes de iniciar o fluxo de alterações ou o fluxo de assinatura.
Ao clicar em “Salvar” o solicitante receberá uma tarefa para redirecionar este documento para o departamento desejado, assim é iníciado o fluxo.
Tarefas no CLM
Onde está meu documento?
Depois que a geração do documento for concluída o Workflow para a Minuta de Venda será inicializado. Assim dando início ao processo de revisão até a assinatura do documento.
Notificação via e-mail
Sempre que uma tarefa for associada à um usuário ou para um departamento, uma notificação será enviada por e-mail.
Todas as notificações possuem o link para acessar a tarefa.
Página de Tarefas
Nessa guia, é possível visualizar todos os documentos que estão pendentes de sua ação. Se necessário direcionar para um departamento, clicar diretamente na tarefa.
1
2
OBS: A aprovação do Diretor Comercial e Diretor Presidente será direcionada
pelo Gerente Comercial quando necessário.
IMPORTANTE: Obter as aprovações do Departamento Financeiro e do Comercial antes de solicitar alteração de cláusulas ao Departamento Jurídico.
1. Direcionar a solicitação de aprovação para o departamento responsável, de acordo com as políticas internas.
2. Sempre detalhar ao máximo a solicitação utilizando o campo “Comentários”
Cláusulas Obrigatórias
− Volume Xxxxxx Xxxxxxxxx
− Causas de rescisão contratual
− Multa por infração contratual
− Força maior e Caso fortuito
− Limitação de Responsabilidade
− Normas de Segurança
− Responsabilidade dos Equipamentos
− Confidencialidade
− Validação de cessão contratual
− Forma e local de solução de conflitos
− Encerramento sem multa (saída fácil)
− Take or Pay (Volume Mínimo Obrigatório)
− Garantias / Fiança (de acordo com as regras de Cobrança
Após a devolução por parte da área responsável a tarefa retorna para o solicitante.
1. É possível visualizar o histórico de alterações do documento na aba de atividade;
2. Clique no balão azul para visualizar os comentários de cada etapa. (Também será enviado um e-mail com os comentários).
OBS: Após conferencia do comentário, tomar a ação indicada e direcionar a tarefa (em “Tarefas”) para o próximo departamento ou reenviar para revisão do mesmo departamento se necessário ajuste.
1
2
Solicitação de Assinatura
Após finalizar os ajustes necessários ou ao utilizar um documento padrão, enviar tarefa ao Departamento Perfomance de Vendas solicitando assinatura.
Quando as assinaturas forem concluídas o documento será adicionado a pasta do Cliente no CLM.
OBS: Sempre detalhar ao máximo a solicitação utilizando o campo “Comentários” (Ex: Ordem das assinaturas, duas testemunhas do cliente, Documento assinado fisicamente)
IMPORTANTE: Sempre se atentar ao preenchimento do tipo de assinatura na oportunidade, pois será usado como base nessa etapa.
O Departamento Perfomance de Vendas pode realizar as seguintes ações:
▪ Enviar para Assinatura Eletrônica;
▪ Coletar Assinatura Manual da Messer;
▪ Cancelar o Documento;
▪ Devolver a Tarefa ao solicitante para ajustes;
▪ Armazenar Minuta – Documentos relacionados ao contrato para serem adicionados a pasta do cliente
OBS: Em caso de Assinatura Eletrônica, após o envio, o solicitante poderá acompanhar o status da assinatura pela oportunidade.
IMPORTANTE: Caso a negociação com o cliente se encerre por algum motivo, solicitar o Cancelamento do Documento ao time de Perfomance de Vendas. Dessa forma, não será perdido o histórico de alterações.
Assinatura Física
O processo de assinatura física deve seguir o mesmo caminho de solicitação já mostrado anteriormente, até a obtenção do documento em sua versão final.
▪ Em caso de documento Padrão Messer, gerar a Minuta e baixa-la em PDF para encaminhar ao cliente;
▪ Para documentos de terceiros ou alterações em minutas padrões, gerar a minuta e direcionar tarefa para os departamentos responsáveis (Jurídico, financeiro e/ou comercial);
▪ Após obter o documento desejado, baixa-lo em PDF e encaminha-lo ao cliente;
▪ Ao obter a assinatura do cliente, encaminhar para assinatura Messer e enviar uma tarefa para o departamento Perfomance de Vendas;
▪ O Departamento Perfomance de Vendas irá coletar as assinaturas físicas por parte da Messer e finalizar o fluxo;
▪ O Documento assinado será disponibilizado na pasta do cliente no DocuSign CLM
Mais
Manualmente retirar ou fazer check in do documento, visualizar histórico do documento, etc.
Ações do Documento (CLM)
Baixar
Baixar o arquivo atual em Word, PDF ou com a comparação entre versões
OBS: Para envio ao cliente sempre utilize o documento em PDF
Editar
Fazer upload de uma nova versão em Word, editar com DocuSign Edit plugin.
Mais
Manualmente retirar ou fazer check in do documento, visualizar histórico do documento, etc.
Retirar:
Utilizado para bloquear o documento enquanto estiver editando-o em seu Desktop
Checkin:
Utilizado para fazer upload de uma nova versão de um documento previamente bloqueado.
Ao realizar o check-in certifique-se de anexar o documento alterado em word e registre nos comentários
OBS: Para realizar o Check-in é necessário antes “Retirar” o documento
1
Na comparação das versões;
− Os textos riscados são as cláusulas retiradas
− Os textos sublinhados são as cláusulas adicionadas
OBS: É possivel selecionar com qual versão deseja comparar o documento atual clicando em 11
Ao realizar o check-in de um novo documento é possivel compará-lo as versões anteriores e visualizar quem realizou a alteração pelo DocuSign CLM
É possivel acompanhar suas tarefas e documentos pela Oportunidade ou
Conta através da nova Guia “DocuSign”
1. Guia DocuSign
2. Tarefas pendentes do CLM
3. Documentos do cliente
a. Pasta Legado (Documentos que migraram do SAP)
b. Pasta de novos Documentos (Contém as minutas geradas por oportunidade)
OBS: É possivel interagir com o painel, pois é diretamente conectado com o DocuSign CLM
1
2
3
Histórico do Documento
Os usuários podem acessar o histórico do documento selecionando o ícone relógio.
Selecionando esse ícone será apresentado o histórico detalhado do documento desde quando foi criado até o presente momento.
Os usuários podem filtrar o que desejam visualizar no histórico
SLA das Tarefas
Departamentos / Usuários | SLA (Tempo para execução em dias) |
Solicitante | n/a |
Revisor Externo | 5 |
Juridico | 5 |
Financeiro | 1 |
Gerente Comercial | 1 |
Diretor Comercial | 1 |
Diretor Presidente | 1 |
Outras áreas de suporte | 2 |
Performance de Vendas | 5 |
Notificações de Vigência
O sistema enviará notificações de encerramento da vigência dos documentos assinados (novos ou
legado)
Será enviado um lembrete de encerramento por e-mail a cada:
▪ 150 dias
▪ 90 dias
▪ 60 dias
▪ 30 dias
▪ Na data em que a vigência se encerra
Utilizem dessas notificações para tomar as devidas tratativas junto ao cliente, seja de renovação ou de
encerramento do acordo.
Caso identifique inconsistência nos dados, solicitar ajuste ao time de cadastro (MasterData)
Fluxo Encerramento de
Contrato - Distrato
Fluxo de Encerramento –
▪ Utilizar a última oportunidade conquistada referente ao contrato que está sendo encerrado
1▪ Solicitar apoio da equipe de inteligência para alterar o “Tipo de Minuta” para “Distrato”
2▪ Gerar uma nova minuta – Deve ser realizado sempre pelo Executivo de Vendas responsável pelo cliente
▪ OBS: Os dados do cliente e da Messer serão preenchidos automaticamente conforme dados do salesforce
Geração da minuta
2
1
3
4
5
3▪ Preencher dados do contrato
primitivo
4▪ Data preenchida automaticamente de acordo com o fim da vigência da oportunidade
5▪ Preencher de acordo com o número dessas cláusulas no contrato primitivo, no contrato padrão, trata-
se da clausula 6.1.1 e 1 do ultimo anexo da minuta de Fornecimento Geral
5
Tipo de Distrato:
▪ Com equipamentos e sem débito
▪ Com equipamentos e com débito em aberto
▪ Com equipamentos e com débito vincendo
▪ Com equipamentos e com débito perdoado
▪ Sem equipamentos e sem débitos
❑ Cliente possui equipamentos a devolver? Possui Débitos?
Deve ser preenchido apenas o que for indicado como obrigatório (*) para o tipo de distrato selecionado
6
7
8
9
6▪ Indicar Índice Econômico que será Utilizado no Cálculo do Débito em Aberto (Ex: IGPM, IPCA, IPC)
7▪
Preencher percentual de Multa que será aplicada sobre o valor em aberto, conforme alinhamento com o time de cobrança
8▪ Data limite para pagamento do débito
9▪ Prazo máximo para devolução dos equipamentos de posse da Messer
▪ Em caso de dúvidas quanto ao envio para revisão externa do cliente e preenchimento dos contratos, verificar os slides 34-36.
▪ Em seguida, clicar em próximo para visualizar rascunho e validar a minuta gerada.
▪ Ao salvar, será criada uma tarefa e o fluxo para alterações e envio para assinatura será o mesmo já apresentado nesse material
▪ Os distratos devem ser assinados pelos representantes legais do cliente, 2 representantes Messer e 2 testemunhas quaisquer
Interface do Usuário
Guia de Navegação
Abaixo estão todas as guias de navegação disponíveis para o usuário:
• Painel – Relatórios, Documentos Recentes, Tarefas do Usuário, etc.
• Tarefas – Caixa de entrada de tarefas geradas pelo Workflow
Paineis
• Os usuários podem utilizar paineis de controle pessoal e podem compartilhar com outros usuários
• Os usuários podem criar novos paineis de controle customizados utilizando os widgets disponíveis
(Incluir Tabelas, Gráficos, Relatórios e Dados)
• Os paineis serão a página inicial do DocuSign CLM e podem ser utilizados para uma análise crítica dos documentos de sua propriedade.
DocuSign Edit
Passo a passo para instalação do DocuSign Edit:
1. Instalar e autorizar DocuSign Edit – Solicitar via Ticket do Service Now
2. No CLM selecionar Abrir com o editor da
DocuSign no menu Editar
3. Será feito o download do arquivo e aberto no Microsoft Word
4. Faça as alterações e clique em Salvar no Word
5. Uma nova versão será salva no CLM
Tarefas dos aprovadores
68
O Menu de Tarefas do CLM traz as tarefas atribuidas ao departamento que não
foram finalizadas.
1
2
3
4
1. Atribuído a – Pessoa que reivindicou ou foi designada para realizar a tarefa, dentro do “Departamento”;
2. Data atribuída – Data em que a tarefa foi atribuída;
3. Informações – Tipo de minuta e o nome do cliente;
4. Data de vencimento – Prazo para finalizar a tarefa.
2
1
3
4
1. Selecione o Check Box da tarefa e depois “Gerenciar” para direcionar uma tarefa;
2. Reivindicar Tarefa
3. Reatribuir para um integrante do departamento
4. Cancelar a atribuição
OBS: A atribuição é importante para organização interna do departamento.
1
2
1. Todas as Tarefas do departamento
2. Minhas tarefas – Tarefas que estão atribuídas a você ou foram
reivindincadas por você.
OBS: Sempre que uma tarefa for atribuída a você, será enviado um e-mail contendo os dados da solicitação e link para acesso.
Após o SLA de 5 dias, serão enviados lembretes diariamente em relação a tarefa.
1
2
3
Ao acessar o documento, é possivel navegar pelo ícones da esquerda
1. Tarefas – Detalhar em “Comentários” o que foi alterado na minuta ou o parecer de aprovação/reprovação
2. Atividades – Visualizar o histórico de solicitações do documento
3. Preencher – Devolver o documento para o solicitante após inclusão de comentários e atualização do documento
Atividade do fluxo de trabalho
1. É possível visualizar o histórico de alterações e o fluxo do documento na aba “Atividade”;
2. Clique no balão azul para visualizar os comentários de cada etapa. (o e-mail da tarefa contém apenas os comentários do último solicitante).
OBS: Após conferência dos comentários, realizar a análise e
retornar o parecer (em “Tarefas”) para o solicitante
1
2
74
Mais
Manualmente retirar ou fazer check in do documento, visualizar histórico do documento, etc.
Ações do Documento (CLM)
Baixar
Baixar o arquivo atual em Word, PDF ou com a comparação entre versões
OBS: Para envio ao cliente sempre utilize o documento em PDF
Editar
Fazer upload de uma nova versão em Word, editar com DocuSign Edit plugin.
Mais
Manualmente retirar ou fazer check in do documento, visualizar histórico do documento, etc.
Retirar:
Utilizado para bloquear o documento enquanto estiver editando-o em seu Desktop
Checkin:
Utilizado para fazer upload de uma nova versão de um documento previamente bloqueado.
75
Ao realizar o check-in certifique-se de anexar o documento alterado em word com o mesmo nome e registre seus comentários
OBS: Para realizar o Check-in é necessário antes “Retirar” o documento
1
Na comparação das versões ao visualizar o documento:
− Os textos riscados são as cláusulas retiradas
− Os textos sublinhados são as cláusulas adicionadas
OBS: É possivel selecionar com qual versão deseja comparar o documento atual clicando em 1
Para desabilitar a comparação desmarque a Caixa de seleção.
É possivel comparar todas as versões do documento (atual e anteriores entre si) e visualizar quem realizou a alteração pelo DocuSign CLM
SLA das Tarefas
Departamentos / Usuários | SLA (Tempo para execução em dias) |
Solicitante | n/a |
Revisor Externo | 5 |
Juridico | 5 |
Financeiro | 1 |
Gerente Comercial | 1 |
Diretor Comercial | 1 |
Diretor Presidente | 1 |
Outras áreas de suporte | 2 |
Performance de Vendas | 5 |
OBRIGADO!!!
Para acessar o DocuSign CLM utilize o link: xxxxx://xx00.xxxxxxxx.xxx/xxxxx/Xxxxxxxxx/Xxxx space?aid=26060