EDITAL DE PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº 014/2014

Xxxxxxx xx Xxx, Xx 00,0, Nº 1.620 Anchieta – ES – XXX 00.000-000 Telefax (00) 0000-0000

EDITAL DE PREGÃO PRESENCIAL

PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº 014/2014

O Município de Anchieta realizará licitação na modalidade "Pregão Presencial", pelo sistema de Registro de Preços para Contratação de Empresa Especializada na Prestação de Serviços de Digitalização do Arquivo Municipal, conforme Processo nº 3.625/2014, devidamente aprovada pelo seu Prefeito.

O Pregão e o Registro de Preços serão realizados pela Pregoeira e Equipe de Apoio, designados pelo Decreto nº. 4710/14.

Todos os procedimentos serão regidos pela Lei Federal nº. 10.520, de 17 de julho de 2002, regulamentada pelos pelo Decreto Federal nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013, Decretos Municipais n.º 2.223, de 29 de agosto de 2007, e 1.790 de 07 de julho de 2005, bem como pela Portaria n.º 497, de 21 de setembro de 2007, pela Lei Complementar nº. 123/06, e por este Edital, seus anexos e, subsidiariamente, pela Lei nº. 8.666/93, e suas alterações posteriores.

1 – PREÂMBULO

1.1 – Modalidade: Pregão Presencial para Registro de Preços.

1.2 – Processo Administrativo: nº 3.625/2014

1.3 – Tipo de Licitação: MENOR PREÇO POR LOTE

1.4 – Data e horário do credenciamento e entrega dos envelopes: De 9h às 9:15h do dia 25 de abril de 2014.

1.5 – Data e horário da abertura da sessão pública e dos envelopes: Às 9h do dia 25 de abril de 2014.

1.6 – Local de realização do Pregão: Local de realização do Pregão: Auditório da Prefeitura Municipal de Anchieta-ES no prédio sede sito á Rodovia do Sol, n.º 1620, Km 21,5 – Vila Residencial Samarco, Anchieta/ES.

Fazem parte integrante deste Edital, os seguintes anexos:

⮚ Anexo 01 – Minuta da Ata de Registro de Preços

⮚ Anexo 02 – Minuta do Contrato

⮚ Anexo 03 – Termo de Referência

⮚ Anexo 04 – Relação dos itens licitados

⮚ Anexo 05 - Modelo Planilha de Formação de Proposta Comercial

⮚ Anexo 06 – Modelo Carta de Credenciamento

⮚ Anexo 07 – Modelo de Declaração de Atendimento às Exigências Habilitatórias

⮚ Anexo 08 – Modelo Declaração para participar do Pregão Presencial para Registro de Preços (Declaração Atendimento ao Inciso XXXIII, art. 7º, da Constituição Federal Declaração de Superveniência, Declaração de inexistência de débito com o Município de Anchieta e Declaração de Idoneidade).

⮚ Anexo 09 - Modelo de Declaração para ME/EPP/MEI

⮚ Anexo 10 – Modelo de Atestado de Visita Técnica

2 - DO OBJETO

2.1 – A presente licitação tem por objeto para Prestação de Serviços de Digitalização do Arquivo Municipal para atender a demanda da Secretaria Municipal de Administração e Recursos Humanos, conforme as especificações, demais condições e informações contidas nos Anexos 03 e 04 do presente Edital.

2.2 – O prazo de entrega do objeto licitado neste Pregão será de acordo com o Cronograma de Implantação a contar do recebimento da Autorização de Fornecimento – AF e/ou Ordem de Serviço - OS, emitida pela Coordenação de Compras.

• Etapa 01 com disponibilização e instalação das licenças de ambiente do sistema com xxxxx xx xxxxxx 00 (xxxxxx) dias a partir da assinatura do contrato;

• Etapa 02 com mapeamento dos processos com prazo máximo 90 (noventa) dias a partir da assinatura do contrato;

• Etapa 03 com desenvolvimento e configuração dos processos no sistema com prazo máximo 120 (cento e vinte) dias a partir da assinatura do contrato;

• Etapa 04 com treinamentos com prazo máximo 120 (cento e vinte) dias a partir da assinatura do contrato;

• Etapa 05 de garantia e manutenção das licenças do sistema durante toda a vigência do contrato;

• Etapa 06 com consultoria em tecnologia da informação e modelagem de processos com prazo máximo de 06 meses a partir da conclusão da etapa 03;

• Etapa 07 com suporte técnico ao sistema durante toda a vigência do contrato;

• Etapa 08 de operação assistida para uso dos softwares com prazo de 03 (três) meses a partir da conclusão da etapa 03;

• Etapa 09 de consultoria de montagem de um centro de digitalização de documentos com prazo máximo 60 (sessenta) dias a partir da assinatura do contrato.

2.3 – A entrega e instalação dos softwares que compõem a solução e a realização dos serviços e treinamentos ocorrerão na sede da PREFEITURA MUNICIPAL DE ANCHIETA-ES.

2.4 – A inobservância das condições do Edital implicará na recusa do objeto sem que caiba qualquer tipo de reclamação por parte da inadimplente, SOB PENA DA CONTRATADA SOBRER AS SANÇÕES CABÍVEIS e sem ônus para a Prefeitura de Anchieta.

3 – DOS PEDIDOS DE ESCLARECIMENTOS

3.1 – Qualquer pedido de esclarecimento em relação a eventuais dúvidas sobre o procedimento de licitação e interpretação do presente Edital acompanhados dos seus Anexos deverá ser enviado à Pregoeira responsável por esta licitação, exclusivamente no endereço eletrônico xxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx.xx, até 03 dias úteis antes da data fixada da abertura da sessão pública fixada no item 1.5.

3.2 - As empresas que tiverem interesse em participar do certame deverão retirar o edital na Municipalidade (mediante assinatura de Recibo de Retirada do Edital através de pen drive ou CD) ou obter através da solicitação ao setor responsável via correio eletrônico (xxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx.xx), ficando obrigadas a acompanhar as publicações referentes à licitação no Diário Oficial do Estado, tendo em vista a possibilidade de alterações e avisos sobre o procedimento.

4 – DA IMPUGNAÇÃO DO ATO CONVOCATÓRIO

4.1 – Conforme previsto no art. 41 da Lei 8.666/93, qualquer cidadão é parte legítima para impugnar edital de licitação por irregularidade na aplicação da lei, devendo protocolar o pedido até 05 (cinco) dias úteis antes da data fixada para a abertura dos envelopes de habilitação, devendo a Administração julgar e responder a impugnação em até 03 (três) dias úteis, sem prejuízo da faculdade prevista no § 1º do art. 113 da mesma lei.

4.2 – Decairá do direito de impugnar os termos do Edital de licitação perante a Administração o licitante que não o fizer até o segundo dia útil que anteceder à abertura deste Pregão, sendo que o mesmo não terá efeito de recurso.

4.3 – Os pedidos de impugnações deverão ser protocolados na Prefeitura Municipal de Anchieta-ES, observando os seguintes critérios:

a) serem dirigidos à Pregoeira responsável pelo certame devidamente fundamentados e acompanhados da documentação pertinente, devidamente autenticados (ato constitutivo, estatuto ou contrato social com seus termos aditivos ou contrato social consolidado, devidamente registrado na Junta Comercial ou no cartório de pessoas jurídicas, conforme o caso), e instruídos com o número do Pregão e do Processo Administrativo;

b) estarem assinados por representante legal do licitante, com comprovação da aptidão do signatário que tem os poderes para tal, hipótese em que deverá ser anexado o instrumento procuratório;

4.4 – Caberá à Pregoeira decidir sobre a impugnação.

4.5 – Acolhida a impugnação contra o ato convocatório, será designada nova data para a realização do certame.

4.6 – As impugnações protocoladas intempestivamente, enviadas por e-mail, fax ou Correios e não atenderem o item 4.3 não serão conhecidas.

5 – DO REGISTRO DE PREÇOS

5.1 – Após a homologação da presente licitação, será assinada Ata de Registro de Preços entre as partes, conforme o Anexo 01, com validade de 12 (doze) meses, a partir da sua data de assinatura, vedado os acréscimos quantitativos, inclusive o acréscimo de que trata o § 1º do artigo 65 da Lei 8.666/93, conforme dispõe o art. 12, § 1º do Decreto Federal nº 7.892/2013.

5.2 – A partir da convocação, que se dará por e-mail ou por ofício, a proponente terá até 05 (cinco) dias úteis para assinar a Ata de Registro de Preços.

5.3 – É facultado à Administração, convocar outro licitante, quando a proponente vencedora não atender à convocação para assinatura da Ata de Registro de Preços, a ser realizada até 05 (cinco) dias após a homologação da licitação, nos termos supra referidos, desde que respeitada a ordem de classificação para, comprovados os requisitos habilitatórios e feita a negociação, assinar a Ata de Registro de Preços, sem prejuízo das multas previstas em edital e no contrato e das demais cominações legais.

6 - DA DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

6.1 – Os recursos necessários ao pagamento das despesas inerentes a este Edital de Pregão estão previstos no Orçamento e correrão às seguintes contas:

Secretaria/Gerência

Classificação Funcional

Natureza de Despesa

Fonte de Recurso

Secretaria Municipal de Administração e Recusos Humanos

04.122.0002.2.0062

3.3.90.39.99

1.000.0001

7 – DAS CONDIÇÕES PARA PARTICIPAÇÃO

7.1 - Poderão participar desta Licitação as empresas que tenham ramo de atividade compatível com o objeto e que atenderem a todas as exigências, inclusive quanto à documentação requisitada no item 12 deste Edital, cuja comprovação se dará através da Classificação Nacional de Atividades Econômicas – CNAE, indicada no Cartão do CNPJ ou estatuto, ou contrato social com seus termos aditivos;

7.2 - As propostas apresentadas deverão atender a todo o objeto solicitado não sendo aceitas propostas de fornecimento de itens parciais do objeto.

7.3 - Estarão impedidos de participar de qualquer fase do processo os interessados que se enquadrem em uma ou mais das situações a seguir:

a) Não será permitida a participação de empresas em consórcio.

b) Só será permitida subcontratação de empresas, desde que ocorra prévia anuência da Prefeitura de Anchieta-ES;

c) Não poderão participar as empresas ou instituições que se encontrem sob falência, dissolução, liquidação e que atue na forma de cooperativa;

Obs.: Caso seja identificado o impedimento da empresa ou instituição junto à Administração Pública brasileira, a empresa estará inabilitada.

d) Não poderão participar do presente Pregão Presencial para Registro de Preços, as empresas das quais o(a) Servidor(a) Público(a) do Município de Anchieta/ES seja gerente, acionista, controlador, responsável técnico, subcontratado ou administrador.

e) Também não poderão participar deste certame as empresas que estejam cumprindo penalidade de suspensão imposta pela Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal, inclusive, imposta pelo Município de Anchieta-ES. Ainda aquelas impedidas de contratar com o Tribunal de Contas do Estado ou declaradas inidônea para licitar, bem como contratar com quaisquer órgãos da Administração Pública.

7.4 - Cada LICITANTE, inclusive suas filiais ou empresas que façam parte de um mesmo grupo econômico ou financeiro, somente poderá concorrer com uma única proposta individual.

7.4.1 - Entendem-se que fazem parte de um mesmo grupo econômico ou financeiro as empresas que tenham diretores, acionistas (com mais de 5% de participação) ou representantes legais comuns e as que dependam economicamente ou financeiramente de outra empresa ou a subsidiem.

7.5 - Os proponentes deverão proceder, antes da elaboração das propostas, a verificação minuciosa de todos os elementos fornecidos, comunicando por escrito até 03 (três) dias úteis, antes da reunião de abertura da licitação, os erros ou omissões porventura observados.

7.6 - A não comunicação no prazo acima estabelecido implicará na tácita aceitação dos elementos fornecidos, não cabendo, em nenhuma hipótese, qualquer reivindicação posterior com base em imperfeições, omissões ou falhas.

7.7 - Os proponentes deverão ter pleno conhecimento dos termos deste edital e seus anexos, sem poder invocar qualquer desconhecimento como elemento impeditivo da correta formulação da proposta, não sendo aceitas reivindicações posteriores sob quaisquer alegações. Em entendimento, a participação no certame implica a aceitação de todas as condições conforme reza o instrumento convocatório.

8 – DO REGULAMENTO OPERACIONAL DO CERTAME

8.1 - O certame será conduzido pela Pregoeira no qual tem, em especial, as seguintes atribuições:

a) acompanhar os trabalhos da equipe de apoio;

b) responder as questões formuladas pelos fornecedores, relativas ao certame;

c) abrir as propostas de preços;

d) analisar a aceitabilidade das propostas;

e) desclassificar propostas indicando os motivos;

f) conduzir os procedimentos relativos aos lances e à escolha da proposta do lance de menor preço;

g) verificar os documentos de habilitação do proponente classificado em primeiro lugar;

h) declarar o vencedor;

i) receber, examinar e decidir sobre a pertinência dos recursos;

j) Acompanhar a elaboração da ata da sessão;

k) encaminhar o processo à autoridade superior para homologar e autorizar a contratação;

l) abrir processo administrativo para apuração de irregularidades visando à aplicação de penalidades previstas na legislação;

m) esclarecer dúvidas junto a sua assessoria jurídica.

9 – DO CREDENCIAMENTO

9.1 – No início da Sessão Pública a Pregoeira realizará o credenciamento dos interessados, os quais xxxxxxx comprovar por meio de instrumento próprio os poderes para formulação de ofertas e lances verbais, firmar declarações, desistir ou apresentar recurso, assinar a ata e praticar todos os demais atos pertinentes ao presente certame, em nome do proponente. As empresas licitantes devem fazer constar a devida autorização para participar do Pregão, sendo apresentado seu proponente no ensejo, através de documentos que comprovem sua aptidão para a formulação das propostas e prática de todos os demais atos inerentes ao procedimento de licitação.

9.2 – Para fins de credenciamento junto à Xxxxxxxxx, o proponente deverá apresentar:

a) Representante munido de documento que o credencie à participação (modelo Anexo 06), respondendo o mesmo pela representada e documento de identificação original ou cópia do documento de identificação autenticado.

b) Cópia autenticada de documento (apresentação do ato constitutivo, estatuto ou contrato social com seus termos aditivos ou contrato social consolidado, devidamente registrado na Junta Comercial ou no cartório de pessoas jurídicas, conforme o caso), a fim de comprovar se o outorgante do instrumento procuratório que trata o item ‘a’ possui os devidos poderes da outorga citada.

c) Será admitido apenas 01 (um) representante para cada licitante credenciada, sendo que cada um deles poderá representar apenas uma credenciada.

d) Declaração que a empresa satisfaz plenamente as exigências habilitatórias, conforme modelo no Anexo 07.

e) Declaração de condição de Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte ou Micro Empreendedor Individual (modelo anexo 09) para usufruir os benefícios previstos na Lei Complementar nº 123/06 (Art. 42 a 45), juntamente com cópia autenticada da Certidão Simplificada da Junta Comercial.

e.1. A ausência do solicitado na alínea “e” do item 9.2, neste momento, significará a desistência da Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte ou Micro Empreendedor Individual de utilizar-se das prerrogativas a elas concedidas pela Lei Complementar Federal de nº 123, de 14 de dezembro de 2006, art. 44.

9.3 – O credenciamento é imprescindível para que o interessado possa realizar lances verbais e sucessivos, bem como para que possa manifestar o interesse recursal.

9.4 – No caso de proprietário, diretor, sócio ou assemelhado da proponente que comparecer ao local, deverá comprovar que tem poderes de representatividade por meio da apresentação do ato constitutivo, estatuto ou contrato social e seus termos aditivos, do documento de eleição de seus administradores, devidamente registrados na Junta Comercial ou no cartório de pessoas jurídicas, conforme o caso, juntamente com documento de identificação original ou autenticado.

9.5 – Caso o proponente não compareça, xxx envie toda a documentação necessária para o credenciamento dentro do prazo estipulado, participará do Pregão com a primeira proposta apresentada quando do início dos trabalhos, renunciando a apresentação de novas propostas e a interposição de recurso.

9.5.1 – No caso da não participação, o proponente deverá enviar a declaração de que trata o modelo Anexo 07 em envelope devidamente lacrado, a ser entregue junto com os Envelopes n.º 01 e n.º 02, com os seguintes dizeres: "Prefeitura Municipal de Anchieta E.S - Pregão Presencial para Registro de Preços nº 014/2014, Envelope DECLARAÇÃO".

9.6 – A apresentação do Contrato Social, Ato Constitutivo ou Estatuto, bem como documentos de identificação, devidamente autenticado no Credenciamento, isenta o licitante de apresentá-los no Envelope n.º 02 – Habilitação.

Observação: Os documentos poderão ser apresentados em original, por qualquer processo de cópia autenticada por tabelião de nota ou pela Pregoeira que dará fé pública, como também pela Equipe de Apoio do Pregão, hipótese em que a autenticação deverá ocorrer 1 (um) dia antes a data da realização do certame, ou por publicação Oficial.

10 – DA ENTREGA DOS ENVELOPES

10.1 – De 9h às 9:15h do dia 25 de abril de 2014, a Pregoeira efetuará o credenciamento e receberá os envelopes (PROPOSTA e HABILITAÇÃO) referentes a este Pregão, Auditório da Prefeitura Municipal Anchieta/ES no prédio sede sito á Rodovia do Sol, n.º 1620, Km 21,5 – Vila Residencial Samarco, Anchieta/ES.

10.2 – Uma vez encerrado o prazo para o credenciamento e a entrega dos envelopes acima referidos, não será aceita a participação de nenhuma licitante retardatária.

10.3 – Na hipótese dos licitantes não apresentarem, no momento da entrega dos envelopes, a Declaração de caráter obrigatório (modelo Anexo 07), a Pregoeira disponibilizará a estes, um modelo de declaração que poderá ser preenchido e assinado pelo representante credenciado.

10.4 – Os licitantes deverão entregar no entretempo definido neste edital, sua proposta e sua documentação necessária para habilitação, em 02 (dois) envelopes distintos, lacrados e rubricados, contendo na parte externa, além da razão social completa da proponente com CNPJ os seguintes dizeres: "Prefeitura Municipal de Anchieta” – PMA – Pregão Presencial para Registro de Preços nº 014/2014, Envelope nº 001 – PROPOSTA; Envelope nº 002 – HABILITAÇÃO".

10.5 – O Envelope nº 001 – PROPOSTA deverá conter as informações/documentos exigidos no item 11 deste Edital, e o Envelope nº 002 – HABILITAÇÃO deverá conter os documentos/informações exigidos no item 12 deste Edital.

Obs.: Os documentos poderão ser apresentados em original, por qualquer processo de cópia autenticada por tabelião de nota ou pela Pregoeira, como também pela Equipe de Apoio do Pregão, hipótese em que a autenticação deverá ocorrer 1 (um) dia antes a data da realização do certame , ou por publicação Oficial.

11 – DA PROPOSTA COMERCIAL – ENVELOPE N.° 01

11.1 – A proposta deverá ser formulada em 01 (uma) via, datilografada ou digitada, contendo a identificação da licitante, datada, assinada por seu representante legal, carimbada ou em papel timbrado (modelo Anexo 05), sem emendas, rasuras ou entrelinhas, devendo conter as seguintes informações:

a) Discriminação do objeto ofertado, conforme especificações e condições previstas no Edital e no Anexo 04.

b) Validade da proposta a qual não poderá ser inferior a 60 (sessenta) dias contados da data da realização da sessão pública do Pregão;

c) Quantidade e preço unitário ofertado, devendo ser cotado em Real e com até duas casas decimais após a vírgula (R$ X,XX), incluindo-se todos os custos de fornecimento, dentre eles, os encargos sociais, fiscais, trabalhistas, taxas, seguros, transportes, embalagens, licenças, despesas de frete e todas as demais despesas necessárias para fornecimento do objeto ora licitado.

d) Serão corrigidos automaticamente pela Pregoeira quaisquer erros de soma e/ou multiplicação.

11.3 – A proposta deverá informar, ainda, valor total por extenso.

11.4 – Implicarão na imediata DESCLASSIFICAÇÃO do licitante, as propostas que:

a) Estiverem com valor total acima do máximo estimado no edital. Serão também desclassificadas aquelas que apresentarem preços incompatíveis com os praticados no mercado;

b) Não atenderem às exigências do presente Edital, forem omissas ou apresentarem irregularidades ou defeitos capazes de dificultar o julgamento.

11.6– A(s) empresa(s) vencedora(s) deverão estar cientes de que as propostas comerciais deverão ser atualizadas de acordo com o máximo estimado para cada item do Anexo 04 do Edital. Depois de declarado vencedor, embora a licitação tenha julgamento de menor preço por lote, o registro dos preços será feito por item e se baseará no máximo estimado por item.

11.7 – Nos preços propostos já serão considerados incluídos todos os encargos, tributos, transporte, seguros, contribuições e obrigações sociais, trabalhistas e previdenciárias, bem como todos os outros custos relacionados aos demais serviços de apoio, os quais não acrescentarão ônus para a Prefeitura Municipal de Anchieta-ES.

11.8 – A simples apresentação da proposta por si só implicará a plena aceitação por parte do licitante de todas as condições deste edital, independentemente de transcrição.

11.9 – Não será considerada nenhuma oferta ou vantagem baseada nas propostas dos demais licitantes, ou não prevista neste edital.

11.10 – As propostas, sempre que possível, deverão trazer as mesmas expressões contidas no Anexo 04, preenchidas conforme o modelo do Anexo 05, evitando sinônimos técnicos, omissões ou acréscimos referentes à especificação do objeto.

11.11 – Não serão aceitas propostas parciais (quantidade inferior) com relação a cada item.

12 – DA HABILITAÇÃO – ENVELOPE N.° 02

Os documentos necessários à habilitação deverão estar com prazo vigente, à exceção daqueles que, por sua natureza, não contenham validade, e poderão ser apresentados em original, por qualquer processo de cópia autenticada por tabelião de notas ou por servidor da unidade que realizará o Pregão, ou publicação em órgãos da imprensa oficial, não sendo aceitos “protocolos de entrega” ou “solicitação de documento” em substituição aos documentos requeridos neste edital.

12 – DA HABILITAÇÃO

a) Alvará de funcionamento emitido pelo órgão fiscal da sede do licitante

12.1 – DA HABILITAÇÃO JURÍDICA

a) Registro comercial, no caso de empresa individual;

b) Ato constitutivo, estatuto ou contrato em vigor, devidamente registrado, em se tratando de sociedades comerciais e no caso de sociedade por ações, acompanhado dos documentos de eleição de seus atuais administradores;

c) Inscrição do ato constitutivo no caso de sociedades civis, acompanhada de prova de Diretoria em exercício;

d) Decreto de autorização, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no País, e ato de registro ou autorização para funcionamento expedido pelo órgão competente, quando a atividade assim o exigir.

e) Cédula de Identidade do(s) representante(s) legal(is) da licitante, definido no ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor.

f) Declaração de empregado menor (modelo descrito no Anexo 08).

g) Declaração de inexistência de fatos supervenientes (modelo descrito no Anexo 08).

h) Declaração do licitante de inexistência de débito perante o Município de Anchieta-ES, (modelo no Anexo 08).

i) Declaração do licitante de que não tenha sido declarada inidônea pela Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal, ou que esteja cumprindo suspensão do direito de licitar e de contratar com a Administração Pública do Município de Anchieta (modelo descrito no Anexo 08).

Observação: As declarações de que tratam as alíneas “f”, ‘g’, ‘h’ e ‘i’ do item 12.1 podem ser entregues em apenas um documento (modelo do Anexo 08), ou individualmente.

12.2 – DA REGULARIDADE FISCAL E TRABALHISTA

a) Prova de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ.

b) Prova de regularidade para com a Fazenda Pública Federa (Certidão Conjunta da PGFN e RFB), Estadual e Municipal da sede da licitante, comprovada através de certidão negativa;

c) Prova de regularidade com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS;

d) Prova de regularidade com a Seguridade Social (INSS).

e) Prova de regularidade com a Justiça do Trabalho, através de certidão negativa ou certidão positiva com efeito de negativa (xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxx).

12.3 – DA QUALIFICAÇÃO TÉCNICA

a) Comprovação de que o licitante forneceu o objeto de natureza igual ao indicado no Anexo 04 do edital. A comprovação será feita por meio de apresentação de no mínimo 1 (um) atestado de Capacidade Técnica fornecido por Órgãos da Administração Pública ou Entidade Privada, devidamente assinado, carimbado e em papel timbrado da empresa/ou com o carimbo ou órgão tomador, compatível com o objeto desta licitação.

b) Declaração de que assume o compromisso de reparar os problemas que porventura surgirem nos produtos ofertados - objeto desta licitação -, no prazo determinado pelo Município, contado do recebimento da notificação desta.

c) CAT – Certidão expedida pelo Corpo de bombeiros das Instalações da Contratada onde serão executados os serviços de Microfilmagem e Digitalização de Documentos;

d) Registro no Ministério da Justiça, conforme Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968 e Decreto nº. 1799, de 30 de janeiro de1996.

e) Registro no Conselho Regional de Administração, tanto da empresa quanto do profissional responsável.

f) Apólice contra sinistros das instalações da contratada destinada a prestação de serviços de Digitalização e Microfilmagem de Documentos, no valor de 30% do valor máximo orçado neste edital.

12.4 – DA QUALIFICAÇÃO ECONÔMICO-FINANCEIRA

a) Certidão Negativa de Falência, expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica, com data de emissão de no máximo 30 (trinta) dias, anteriores à data fixada para a sessão de abertura da licitação. Caso a Certidão Negativa de Falência contenha prazo de validade, prevalecerá o prazo de validade nela estipulado.

b) Apresentação do Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultado Contábil do último exercício social, devidamente registrado na Junta Comercial ou órgão equivalente, já exigível e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa, vedada a sua substituição ou por balancetes ou balanços provisórios. O balanço das empresas Sociedade Anônima ou por Ações, deverá ser apresentado em publicação no “Diário Oficial”, enquanto as demais deverão apresentar o balanço autenticado, certificado por contador registrado no Conselho Regional de Contabilidade, mencionando, expressamente o número do “Livro Diário” e folha em que cada balanço se acha regularmente transcrito.

c) Documento de comprovação da boa situação financeira da empresa carimbado e assinado pelo contabilista responsável, o qual será considerado através da verificação dos índices de Liquidez Corrente (LC), Liquidez Geral (LG) e de Solvência Geral (SG), de acordo com as fórmulas e condições abaixo:

LG = (Ativo Circulante + Realizável a Longo Prazo) / (Passivo Circulante + Exigível a Longo Prazo) =>1 LC = (Ativo Circulante) / (Passivo Circulante) =>1

SG = (Ativo Geral) / (Passivo Circulante + Exigível a Longo Prazo) =>1

c.1- As empresas que apresentarem resultado menor do que 1 (um), em qualquer dos índices referidos na alínea ‘c’ deste item, quando de suas habilitações deverão comprovar, considerados os riscos para a Administração, o capital mínimo ou patrimônio líquido mínimo de 10% (dez por cento) do valor arrematado para este Pregão, na forma dos §§ 2o e 3o, do artigo 31, da Lei 8.666/93, como exigência imprescindível para sua classificação podendo, ainda, ser solicitada prestação de garantia na forma do

§1o, do art. 56, do mesmo diploma legal, para fins de contratação.

d) Os índices relacionados acima serão apurados a partir do balanço patrimonial referido no item 12.4 alínea ‘a’.

e) As empresas com menos de 01 (um) ano de existência deverão apresentar balanços de constituição e balancetes do mês anterior ao da realização da presente licitação, autenticados por profissional credenciado.

Observação 1: As empresas que apresentarem no envelope de Habilitação o CAGEFAN – Cadastro Geral de Fornecedores de Anchieta-ES, estarão dispensadas da apresentação dos documentos de Habilitação exigidos nas alíneas ‘b’, ‘c’, ‘d’, ‘e’ e ‘f’ do item 12.2, na alínea ‘a’ do item 12.3 e na alínea ‘e’ do item 12.4, que já tenham sido apresentados a essa mesma Comissão de Cadastro Geral de Fornecedores de Anchieta-ES. Observação 2: Toda a documentação para a habilitação e proposta comercial deverá ser apresentada em língua portuguesa, sendo admitido o recebimento de folhetos ou catálogos nos idiomas espanhol ou inglês, desde que devidamente traduzidos para o português por tradutor juramentado.

13 – DOS PROCEDIMENTOS DA SESSÃO E JULGAMENTO

13.1 – Declarada aberta a sessão pela Pregoeira, não mais serão admitidos novos licitantes.

13.2 – A Pregoeira procederá à abertura do Envelope nº 001 – PROPOSTA, julgando-as e classificando-as, MENOR PREÇO POR LOTE, considerando para tanto, as disposições da Lei nº 10.520/02, principalmente as previstas no art. 4º, VIII, VIII, IX e X.

13.3 – Não serão admitidos lances ou propostas fracionados por item.

13.4 – Serão desclassificadas as propostas elaboradas em desacordo com os termos deste edital, o Anexo 04 ou imponham condições, que se opuserem a qualquer dispositivo legal vigente, ou que consignarem preços excessivos ou manifestamente inexequíveis.

13.5 – No curso da sessão, o autor da oferta de valor mais baixo e os das ofertas com preços de até 10% (dez por cento) superiores àquela poderão fazer novos lances verbais e sucessivos, quaisquer que sejam os preços oferecidos.

13.6 – Não havendo pelo menos 3 (três) ofertas nas condições definidas no item 13.5, poderão os autores das melhores propostas, até o máximo de 3(três) – a melhor proposta e mais duas – , oferecer novos lances verbais e sucessivos, quaisquer que sejam os preços oferecidos.

13.7 – Uma vez classificada as propostas a Pregoeira convidará individualmente os licitantes classificados, de forma sequencial, a apresentar lances verbais, a partir do autor da proposta classificada de maior preço e os demais, em ordem decrescente de valor.

13.8 – Os valores dos lances deverão ser decrescentes e distintos.

13.9 – A desistência em apresentar lance verbal, quando convidado pela Pregoeira, implicará a exclusão do licitante da etapa de lances verbais e na manutenção do último preço apresentado pelo licitante, para efeito de ordenação das propostas.

13.10 – A Pregoeira durante a sessão, poderá estipular normas, procedimentos, prazos e demais condições que julgar necessárias, a fim de por ordem ao certame.

13.11 – Não poderá haver desistência dos lances ofertados, sujeitando-se o proponente desistente às penalidades previstas em lei e neste edital.

13.12 - Dos lances ofertados não caberá retratação.

13.13 – Não havendo mais interesse dos licitantes em apresentar lance verbal, será encerrada a etapa competitiva e ordenada às ofertas, exclusivamente pelo critério de menor preço por lote.

13.14 – Em seguida, a Pregoeira examinará a aceitabilidade da(s) primeira(s) classificada(s), quanto ao objeto e valor, decidindo motivadamente a respeito.

13.15 – Sendo aceitável a proposta será aberto o Envelope nº 02 – HABILITAÇÃO e verificado o atendimento as exigências habilitatórias previstas neste edital.

13.16 – Constatado o atendimento às exigências fixadas neste edital (PROPOSTA e HABILITAÇÃO), a(s) licitante(s) será(ão) declarada(s) vencedora(s), sendo-lhe(s) adjudicado POR LOTE o objeto do certame, caso não ocorra a manifestação de recurso. No caso em que a vencedora seja empresa enquadrada como Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte, e haja problema na documentação de regularidade fiscal apresentada, serão dados 02 dias úteis prorrogáveis por mais 02, para que a mesma apresente sua regularização, (seguindo normas da Lei Complementar 123/06).

13.17 – A adjudicação do objeto desta licitação poderá ser a mais de um licitante.

13.18 – O proponente é responsável pelas informações e documentações apresentadas, sendo motivo de desclassificação ou inabilitação a prestação de quaisquer dados ou documentos falsos.

13.19 – A desclassificação ou inabilitação poderá ocorrer em qualquer fase, se porventura a Pregoeira vier a tomar conhecimento de fatos que contrariem as disposições contidas neste edital ou que desabonem a idoneidade do proponente.

13.20 – O licitante declarado vencedor deverá encaminhar a proposta realinhada (com preços finais) ao setor de Pregão com prazo máximo de 02 (dois) dias útil após o encerramento do certame.

14 – DOS RECURSOS

14.1 – Dos atos relacionados a este procedimento licitatório cabem os recursos previstos na Lei nº 10.520/02, na Lei nº 8.666/93, Decreto Federal nº 7.892/13 e suas alterações, sendo a autoridade superior para decidir sobre a admissibilidade do recurso proposto, o Exm° Prefeito Municipal.

14.2 – Os recursos deverão ser protocolados na Prefeitura Municipal de Anchieta-ES, observando os seguintes critérios:

a) serem dirigidos à Pregoeira responsável pelo certame, devidamente fundamentados e acompanhados da documentação pertinentes autenticados (ato constitutivo, estatuto ou contrato social com seus termos aditivos ou contrato social consolidado, devidamente registrado na Junta Comercial ou no cartório de pessoas jurídicas, conforme o caso);

b) estarem assinados por representante legal do licitante, com comprovação de que a pessoa tem poderes para tal, hipótese em que deverá ser anexado o instrumento procuratório;

Obs.: Os recursos protocolados em desacordo com as alíneas acima não serão reconhecidas.

14.3 - após manifestar e motivar a intenção de recurso – que feita durante a sessão do pregão – o licitante terá 03 (três) dias para apresentar as razões do recurso, ficando os demais licitantes desde logo intimados para apresentar contrarrazões em igual prazo, que começarão a correr do término do prazo concedido a recorrente, sendo-lhes assegurada vista imediata dos autos.

14.4 – A falta de manifestação imediata e motivada do licitante, no ato da sessão do pregão, importará na decadência do direito de recurso e a adjudicação do objeto da licitação será feita pelo pregoeiro ao vencedor.

14.5 – Não serão conhecidos os recursos apresentados intempestivamente e/ou subscritos por representante não habilitado legalmente ou não identificado no processo para responder pela empresa licitante, e ainda os recursos enviados por fax e/ou e-mail e Correios não serão conhecidos.

15 – DA ADJUCAÇÃO, HOMOLOGAÇÃO E ATA DE REGISTRO DE PREÇOS

15.1 – Caso não haja interesse recursal manifestado logo após a sessão, a Pregoeira é quem adjudicará o objeto conforme previsto como suas atribuições, sendo que esta adjudicação não produzirá efeitos até a homologação pela autoridade superior.

15.2 – Cabe a autoridade superior a homologação do objeto da licitação ao licitante vencedor.

15.3 – Em caso de recurso e o mesmo decidido, a autoridade superior fará a adjudicação e homologação do objeto da licitação ao licitante vencedor.

15.4 – O resultado de julgamento será submetido à autoridade competente para homologação.

15.5 – O compromisso para a futura e eventual contratação se dará a partir da assinatura da Ata de Registro de Preços, com vigência de 12 (doze) meses a partir da sua assinatura.

15.6 – Homologada esta licitação, a Comissão do Pregão convocará os interessados para assinatura da Ata de Registro de Preços que, após cumpridos os requisitos de publicidade, terá efeito de compromisso de fornecimento nas condições estabelecidas.

15.7 – A contratação do fornecedor será formalizada através da emissão da Autorização de Fornecimento – AF e/ou Ordem de Serviço - OS, que contará a partir do recebimento e nas condições estabelecidas neste Edital e seus Anexos.

15.8 – É facultado à Comissão do Pregão, quando a convocada não comparecer para assinar a ata, não apresentar situação regular no ato da assinatura do contrato ou, ainda, recusar-se a assiná-lo, injustificadamente, convocar as LICITANTES remanescentes, na ordem de classificação, sem prejuízo da aplicação das sanções cabíveis, observando o disposto no item 17.

15.9 – O prazo de convocação (item 15.8) poderá ser prorrogado, uma vez, por igual período, quando solicitado pela parte, durante o seu transcurso e desde que ocorra motivo justificado e aceito pela Comissão do Pregão.

15.10 – A presente licitação poderá ser revogada por razões de interesse público e será anulada por ilegalidade, através de parecer escrito e devidamente fundamentado, sem que caiba ao licitante o direito à indenização.

16 - DOS ÓRGÃOS PARTICIPANTES DO PREGÃO

16.1 – A Comissão do Pregão - Órgão Gerenciador, será o órgão responsável pelos atos de controle e administração do Registro de Preços decorrentes desta Licitação e indicará sempre que solicitado pelos órgãos usuários, respeitada a ordem de registro e os quantitativos a serem contratados, o fornecedor para o qual será emitida a Autorização de Fornecimento – AF e/ou Ordem de Serviço - OS.

16.2 – Os Órgãos Participantes serão responsáveis pela manifestação de interesse em participar do Registro de Preço, providenciando o encaminhamento ao Órgão Gerenciador – Comissão do Pregão, sua estimativa de consumo, sua concordância com o objeto a ser licitado.

16.3 – Cabe ao Órgão Participante aplicar as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preço ou o descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências ao Órgão Gerenciador.

16.4 – Poderá utilizar-se da Ata de Registro de Preços qualquer órgão da Administração Estadual ou Municipal que não tenha participado do certame, mediante prévia consulta ao Órgão Gerenciador, desde que devidamente comprovada a vantagem e, respeitadas no que couber, as condições e as regras estabelecidas na Lei n.º 10520/02, Lei n.º 8.666/93, Decreto Federal nº. 7.892/13 e pela Portaria n.º 497, de 21 de setembro de 2007, relativas à utilização do Sistema de Registro de Preços.

17 – DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS

17.1 – Ao(s) Licitante(s) poderá(ão) ser aplicada(s) a(s) sanção(ões) adiante, além das responsabilidades por perdas e danos, devendo observar rigorosamente as condições estabelecidas no edital e sujeitando-se as penalidades constantes no artigo 7° da Lei n° 10.520/2002 e nos artigos 86 e 87 da Lei n°. 8.666/93, conforme disposto:

I – advertência – nos casos de:

a) desistência parcial da proposta, devidamente justificada;

b) cotação errônea parcial ou total da proposta, devidamente justificada;

II – multas – nos seguintes casos e percentuais:

a) por atraso injustificado na execução do Contrato/Ordem de Serviço/Autorização de Fornecimento até 30 (trinta) dias: 0,3% (três décimos por cento) por dia de atraso sobre o valor global contratado;

b) por atraso injustificado na execução do Contrato/Ordem de Serviço/Autorização de Fornecimento, superior a 30 (trinta) dias: 15% (quinze por cento) sobre o valor global contratado, com possibilidade de cancelamento da Nota de Xxxxxxx ou rescisão contratual;

c) por desistência da proposta, após ser declarado vencedor, sem motivo justo decorrente de fato superveniente e aceito pela Pregoeira: 15% (quinze por cento) sobre o valor global da proposta;

d) recusa do adjudicatário em receber o contrato, a Ordem de Serviço/Autorização de Fornecimento, dentro de 05 (cinco) dias úteis contados da data da convocação: 15% (quinze por cento) sobre o valor global da proposta;

e) por inexecução total ou parcial injustificada do Contrato/Ordem de Serviço/Autorização de Fornecimento: 20% (vinte por cento) sobre o valor global da proposta ou sobre a parcela não executada, respectivamente;

f) A aplicação da penalidade de multa não afasta a aplicação da penalidade de suspensão temporária de participação em licitação ou impedimento de licitar ou contratar com a Administração, a critério da Autoridade.

III – suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de licitar ou contratar com a Administração:

a) por atraso injustificado na execução do Contrato/Ordem de Serviço/Autorização de Fornecimento, superior a 31 (trinta e um) dias: até 01 (um) ano;

b) por desistência da proposta, após ser declarado vencedor, sem motivo justo decorrente de fato superveniente e aceito pela Pregoeira: até 02 (dois) anos;

c) por recusa do adjudicatário em assinar/receber, o Contrato, a Ordem de Serviço/Autorização de Fornecimento e/ou a Ata de Registro de Preços, dentro de até 05 (cinco) dias úteis da data da convocação: até 02 (dois) anos;

d) por inexecução total ou parcial injustificada do Contrato/Ordem de Serviço/Autorização de Fornecimento: até 02 (dois) anos;

e) por deixar de entregar os documentos exigidos para habilitação: até 02 (dois) anos;

IV – declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que poderá ser concedida sempre que o Licitante ressarcir a Administração pelos prejuízos resultantes.

17.2 – As multas previstas no inciso II serão descontadas, de imediato, do pagamento devido ou cobradas judicialmente, se for o caso.

17.3 – As sanções previstas nos incisos I, III e IV do item 17.1, poderão ser aplicadas juntamente com a do inciso II, facultada a defesa prévia do Licitante no respectivo processo, no prazo de 05 (cinco) dias úteis a contar da intimação, onde deverá ser observada a regra de contagem de prazo estabelecida no art. 110 da Lei n.° 8.666/93. As sanções administrativas serão aplicadas pela Autoridade após a devida notificação e o transcurso do prazo estabelecido para a defesa prévia. A notificação deverá ocorrer pessoalmente ou por meio de correspondência com aviso de recebimento onde será indicada a conduta considerada irregular, a motivação e a espécie de sanção administrativa que se pretende aplicar, o prazo e o local de entrega das razões de defesa.

17.4 – A suspensão do direito de licitar e contratar com a Administração será declarada em função da natureza e gravidade da falta cometida.

17.5 – A declaração de inidoneidade para licitar e contratar com a Administração Pública será declarada em função da natureza e gravidade da falta cometida.

17.6 – A sanção prevista no inciso IV, do item 17.1 é da competência do Prefeito de Anchieta, facultada a defesa do Licitante no respectivo processo, no prazo de 05 (cinco) dias da abertura de vista, podendo a reabilitação ser requerida após 02 (dois) anos de sua aplicação ou antes, se devidamente justificada e aceita pela autoridade que a aplicou.

17.7 – As demais sanções previstas nos incisos I, II e III do subitem 17.1 são da competência do Prefeito de Anchieta.

18 – DO CONTRATO E DOS PREÇOS

18.1 – A contratação do objeto licitado será efetivada mediante a Autorização de Fornecimento – AF e/ou Ordem de Serviço - OS, solicitada pela Secretaria Requisitante e elaborada pela Comissão do Pregão de conformidade com a Lei n.º 10520/02, Lei n.º 8.666/93 e Decreto Federal nº 7.892/13.

18.2 – A existência de preços registrados não obriga a Administração a firmar as contratações que deles poderão advir, facultando-lhe a realização de licitação específica para a aquisição pretendida, sendo assegurado ao beneficiário do registro preferência do fornecimento em igualdade de condições.

18.3 – Os preços, durante a vigência da Ata, serão fixos e irreajustáveis, exceto nas hipóteses devidamente comprovadas, de ocorrência de situação prevista na alínea “d” do inciso II do art. 65 da Lei n.º 8.666/93 ou de redução de preços praticados no mercado, a ser verificada pelo Departamento de Compras.

18.4 – Mesmo comprovada à ocorrência da situação prevista na alínea “d” do inciso II do art. 65 da Lei n.º 8.666/93, a Administração, se julgar conveniente, poderá optar por cancelar a Ata e iniciar outro procedimento licitatório.

18.5 – O presente Xxxxxx e seus Anexos, bem como a(s) proposta(s) do(s) licitante(s) vencedor(es) deste certame, farão parte integrante do Contrato, independente de transcrição.

19 – DO PAGAMENTO

19.1 – O(s) pagamento(s) será(ão) realizado(s) mediante a apresentação à Prefeitura Municipal de Anchieta-ES (PMA) dos documento(s) fiscal(is) hábil(eis), bem como os documentos de regularidade fiscal exigidos para a habilitação no procedimento licitatório, sem emendas ou rasuras. Estes documentos depois de conferidos e visados, serão encaminhados para o processamento e pagamento no prazo de 30 (trinta) dias úteis após a respectiva apresentação.

a) A nota fiscal deverá conter o mesmo CNPJ e razão social apresentados na etapa de CREDENCIAMENTO e acolhidos nos DOCUMENTOS DE HABILITAÇÃO.

19.2 – Após verificação da entrega do objeto solicitado nesta licitação estar de acordo com as exigências do Edital, com apresentação das respectivas faturas/notas fiscais, devidamente atestadas pela secretaria responsável pela fiscalização dos serviços, e desde que atendidas todas as exigências, serão encaminhados para o processamento conforme a cláusula 19.1. Constatando o adquirente qualquer divergência ou irregularidade na nota fiscal/futura, esta será devolvida ao Fornecedor para as devidas correções, não sendo devida, neste caso, correção sobre os valores.

19.2. 1 - A liquidação das despesas obedecerá rigorosamente o estabelecido na Lei nº 4.320/64, assim como nas Leis Estaduais nºs. 2.583/71 e 5.383/97 e alterações posteriores.

19.3 – Ocorrendo erros na apresentação do(s) documento(s) fiscal(is), o(s) mesmo(s) será(ão) devolvido(s) à contratada para correção, ficando estabelecido que o prazo para pagamento será contado a partir da data de apresentação da nova fatura, devidamente corrigida.

19.4 – A Prefeitura Municipal de Anchieta-ES poderá deduzir do pagamento importâncias que a qualquer título lhe forem devidos pela contratada, em decorrência de descumprimento de suas obrigações.

19.5 – O pagamento das faturas somente será feito em carteira ou cobrança simples, sendo expressamente vedada à contratada a cobrança ou desconto de duplicatas por meio da rede bancária ou de terceiros.

19.6 – Para a efetivação do pagamento o licitante deverá manter as mesmas condições previstas neste edital no que concerne a PROPOSTA e a HABILITAÇÃO.

19.7 - Caso a empresa seja optante pelo SIMPLES NACIONAL deverá apresentar, também, cópia do “Termo de Opção” pelo recolhimento de imposto naquela modalidade.

20 - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

20.1 – A apresentação da proposta pelo licitante implica aceitação deste edital e seus anexos, bem como das normas legais que regem a matéria e, se porventura o licitante for declarado vencedor, ao cumprimento de todas as disposições contidas nesta licitação.

20.2 – A Prefeitura Municipal de Anchieta-ES reserva-se o direito de efetuar diligências com a finalidade de verificação da autenticidade e veracidade dos documentos e das informações apresentadas nas propostas.

20.3 – O proponente é responsável pela fidelidade e legitimidade das informações prestadas e dos documentos apresentados em qualquer fase da licitação. A falsidade de qualquer documento apresentado ou a inverdade das informações nele contidas implicará a imediata desclassificação do proponente que o tiver apresentado, ou, caso tenha sido o vencedor, a rescisão do contrato ou pedido de compra, sem prejuízo das demais sanções cabíveis.

20.4 – As decisões da Pregoeira somente serão consideradas definitivas depois de homologadas pela autoridade competente da Prefeitura Municipal de Anchieta-ES.

20.5 – Poderão ser convidados a colaborar com a Pregoeira, assessorando-a, quando necessário, profissionais de reconhecida competência técnica, bem como qualquer outro servidor desta Prefeitura Municipal de Anchieta- ES não vinculados direta ou indiretamente a qualquer dos licitantes.

a) Cabe a Pregoeira solucionar os casos omissos do Edital com base no ordenamento jurídico vigente e nos princípios de Direito Público.

20.6 – Este Edital será regido pelas regras e princípios inerentes da Administração Pública, pela Lei nº 10.520/02 e pela Lei nº 8.666/93 com suas alterações, independente da transcrição das normas vigentes.

20.7 – Os envelopes não abertos contendo a documentação dos licitantes ficarão em posse da Equipe do Pregão, à disposição das mesmas, pelo prazo de 30 (trinta) dias corridos após a conclusão da licitação. Ao término deste prazo os mesmos serão eliminados.

20.8 – A Pregoeira pode a qualquer tempo negociar o preço com o licitante vencedor a fim de almejar proposta mais vantajosa para a Administração.

20.9 – As decisões referentes a este processo licitatório poderão ser comunicadas aos proponentes por qualquer meio de comunicação que comprove o recebimento ou, ainda, mediante publicação no Diário Oficial do Estado.

20.10 – As normas que disciplinam este Pregão serão sempre interpretadas em favor da ampliação da disputa entre os proponentes, desde que não comprometam o interesse da Administração, a finalidade e a segurança da contratação.

20.11 – A critério da Prefeitura Municipal de Anchieta-ES, mediante despacho fundamentado da autoridade competente, a presente licitação poderá ser suspensa, transferida, revogada e anulada no todo ou em parte, ter as quantidades de seu objeto diminuídas ou aumentadas, sem que, por qualquer desses motivos, possam os licitantes reclamar direitos ou exigir indenizações.

20.12 – É facultado a Pregoeira/Comissão ou a autoridade superior solicitar esclarecimentos e promover diligências, em qualquer momento e sempre que julgar necessário, fixando prazo para atendimento, destinados a elucidar ou complementar a instrução do processo e solicitar informações complementares, se julgar necessário; - sendo vedada às empresas licitantes a juntada posterior de informações ou documentos que deveriam ter sido apresentados para fins de credenciamento, classificação e habilitação.

20.13 – Os licitantes intimados para prestar quaisquer esclarecimentos adicionais deverão fazê-lo no prazo determinado pela Pregoeira, sob pena de desclassificação.

20.14 – Caso haja necessidade de adiamento da Sessão Pública, será marcada nova data para continuação dos trabalhos.

20.15 – O desatendimento de exigências formais não essenciais não importará no afastamento do proponente, desde que seja possível a aferição da sua qualificação, e a exata compreensão da sua proposta.

20.16 - Os casos não previstos neste Edital serão decididos pela Pregoeira e a participação do licitante nesta licitação, implica na aceitação de todos os termos deste Edital.

Anchieta/ES, 08 de abril de 2014.

Xxxxxxx Xxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Oficial

PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº 014/2014 ANEXO 01

MINUTA DA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS

PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS N.º 014/2014

PROCESSO N.º 3.625/2014

No dia XX de XXXXXX de 2013, no Auditório da Prefeitura Municipal de Anchieta-ES (PMA), situada no prédio sede sito á Rodovia do Sol, n.º 1620, Km 21,5 – Vila Residencial Samarco, Anchieta/ES, a Comissão de Pregão/ Registro de Preços, nos termos Lei Federal nº. 10.520, de 17 de julho de 2002, regulamentada pelos pelo Decreto Federal nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013, Lei Federal nº 8.666/93, Portaria n.º 497, de 21 de setembro de 2007 e Decreto Municipal n.º 4505, de 02 de maio de 2012, e subsidiariamente, pela Lei nº. 8.666/93 e das demais normas legais aplicáveis, em face da classificação das propostas apresentadas no Pregão Presencial para Registro de Preços nº. 014/2014, resultado do processo licitatório, divulgado no Diário Oficial e homologada pelo ordenador de despesas deste Município, RESOLVE registrar os preços para eventual contratação do objeto licitado, que passa a fazer parte desta, tendo sido os referidos preços oferecidos pelas empresas cujas propostas foram classificadas em 1º lugar no certame acima numerado.

Cláusula Primeira – Do objeto

A presente Xxx tem por objetivo assegurar o compromisso de possível contratação entre o Município de Anchieta e a empresa vencedora do certame licitatório referente ao Pregão Presencial para Registro de Preços n.º 0xxx/2014, cujo objeto é a Prestação de Serviços de Digitalização do Arquivo Municipal, para atender à demanda da Secretaria Municipal de Administração e Recursos Humanosl e demais condições e informações contidas no Anexo 04 e o presente Edital.

Cláusula Segunda – Da validade da Ata

2.1 - A presente Ata de Registro de Preços terá validade de 12 (doze) meses, contada a partir de sua assinatura.

2.2 – Durante prazo de validade desta Ata de Registro de Preços, a Prefeitura de Anchieta-ES não será obrigada a firmar as contratações que dela poderão advir, facultando-se-lhe a realização de licitação específica para a aquisição pretendida, sendo assegurado ao beneficiário do registro preferência de prestar serviço em igualdade de condições.

Cláusula Terceira – Dos órgãos participantes do Pregão

3.1 – A Comissão do Pregão - Órgão Gerenciador, será o órgão responsável pelos atos de controle e administração do Registro de Preços decorrentes desta Licitação e indicará sempre que solicitado pelos órgãos usuários, respeitada a ordem de registro e os quantitativos a serem contratados, o fornecedor para o qual será emitida a Autorização de Fornecimento – AF e/ou Ordem de Serviço - OS.

3.2 – Os Órgãos Participantes serão responsáveis pela manifestação de interesse em participar do Registro de Preço, providenciando o encaminhamento ao Órgão Gerenciador – Comissão do Pregão, sua estimativa de consumo, sua concordância com o objeto a ser licitado.

3.3 – Cabe ao Órgão Participante aplicar as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preço ou o descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências ao Órgão Gerenciador.

3.4 – Poderá utilizar-se da Ata de Registro de Preços qualquer órgão da Administração Estadual ou Municipal que não tenha participado do certame, mediante prévia consulta ao Órgão Gerenciador, desde que devidamente comprovada a vantagem e, respeitadas no que couber, as condições e as regras estabelecidas na Lei n.º 8.666/93, Decreto Federal nº. 7.892, de 23 de janeiro de 2013 e pela Portaria n.º 497, de 21 de setembro de 2007, relativas à utilização do Sistema de Registro de Preços.

Subcláusula primeira – O preço ofertado pela(s) empresa(s) signatária(s) da presente Ata de Registro de Preços é o especificado nesta Ata.

Subcláusula segunda – Em cada fornecimento decorrente desta Ata, serão observadas, quanto ao preço, as cláusulas e condições constantes do Edital referente à mesma.

Subcláusula terceira – Em cada fornecimento, o preço unitário a ser pago será o constante da proposta apresentada pela(s) empresa(s) da presente Ata, a(s) qual(is) também a integram.

Cláusula Quarta – Da classificação das Propostas

4.1 - A relação do(s) item(ns) com a(s) respectiva(s) empresa(s) ofertante(s) do melhor lance, a(s) qual(is) terá(ao) preferência de contratação constitui o Anexo 01 desta Ata.

Cláusula Quinta – Do local, prazo de entrega e fiscalização

5.1 - O prazo de entrega do objeto licitado neste Pregão serviços deverá acontecer imediatamente a contar do recebimento da Autorização de Fornecimento – AF e/ou Ordem de Serviço - OS emitida pela Coordenação de Compras.

Subcláusula primeira – Entende-se como fornecimento a efetiva entrega do objeto solicitado em total conformidade com as condições e especificações do Edital e seus Anexos.

Subcláusula segunda – A Secretaria Requisitante será responsável pelo acompanhamento e fiscalização do fornecimento solicitado.

Subcláusula terceira - A fiscalização a que se refere a subcláusula segunda não exclui nem reduz a responsabilidade da CONTRATADA por eventuais danos causados à CONTRATANTE ou a terceiros, resultantes de ação ou omissão culposa ou dolosa de quaisquer de seus empregados ou propostos.

Cláusula Sexta – Do pagamento

6.1 - O(s) pagamento(s) será(ão) realizados mediante a apresentação à Prefeitura Municipal de Anchieta-ES (PMA) dos documento(s) fiscal(is) hábil(eis), sem emendas ou rasuras, bem como comprovantes do recolhimento dos encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais resultantes da execução do contrato. Os documentos fiscais hábeis, depois de conferidos e visados, serão encaminhados para processamento e pagamento no prazo de até 30 (trinta) dias úteis após a respectiva apresentação.

6.2 – Após verificação da entrega do objeto solicitado nesta licitação estar de acordo com as exigências do Edital, o pagamento será efetuado até o trigésimo dia, que se dará de acordo com os termos deste edital, mediante a apresentação das respectivas faturas/notas fiscais, devidamente atestadas pela Secretaria requisitante dos serviços e desde que atendidas todas as exigências do Edital. Constatando o adquirente qualquer divergência ou irregularidade na nota fiscal/fatura, esta será devolvida ao Fornecedor para as devidas correções, não sendo devida, neste caso, correção sobre os valores.

§1º - A liquidação das despesas obedecerá rigorosamente o estabelecido na Lei nº 4.320/64, assim como nas Leis Estaduais nºs. 2.583/71 e 5.383/97 e alterações posteriores.

6.3 – Ocorrendo erros na apresentação do(s) documento(s) fiscal(is), o(s) mesmo(s) será(ão) devolvido(s) à contratada para correção, ficando estabelecido que o prazo para pagamento será contado a partir da data de apresentação da nova fatura, devidamente corrigida.

6.4 – A PMA poderá deduzir do pagamento importâncias que a qualquer título lhe forem devidos pela contratada, em decorrência de inadimplemento contratual.

6.5 – O pagamento das faturas somente será feito em carteira ou cobrança simples, sendo expressamente vedada à contratada a cobrança ou desconto de duplicatas por meio da rede bancária ou de terceiros.

6.6 – Para a efetivação do pagamento o licitante deverá manter as mesmas condições previstas neste edital no que concerne a PROPOSTA e a HABILITAÇÃO.

6.7– Caso a empresa seja optante pelo SIMPLES NACIONAL deverá apresentar, também, cópia do “Termo de Opção” pelo recolhimento de imposto naquela modalidade.

6.8 – Para a efetivação do pagamento o licitante deverá manter as mesmas condições previstas no Edital de Pregão Presencial para Registro de Preço n° xxx/2014 no que concerne a proposta e habilitação.

Cláusula Sétima – Das penalidades

7.1 - Ao(s) Licitante(s) poderá(ão) ser aplicada(s) a(s) seguinte(s) sanção(ões), além das responsabilidades por perdas e danos:

I – advertência – nos casos de:

a) desistência parcial da proposta, devidamente justificada;

b) cotação errônea parcial ou total da proposta, devidamente justificada;

II – multas – nos seguintes casos e percentuais:

a) por atraso injustificado na execução do Contrato/Ordem de Serviço/Autorização de Fornecimento até 30 (trinta) dias: 0,3% (três décimos por cento) ao dia sobre o valor total contratado;

c) por desistência da proposta, após ser declarado vencedor, sem motivo justo decorrente de fato superveniente e aceito pelo Pregoeiro: 15% (quinze por cento) sobre o valor global da proposta;

e) por inexecução total ou parcial injustificada do Contrato/Ordem de Serviço/Autorização de Fornecimento: 20% (vinte por cento) sobre o valor total da proposta ou sobre a parcela não executada, respectivamente;

III – suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de licitar e contratar com a Administração:

a) por atraso injustificado na execução do Contrato/Ordem de Serviço/Autorização de Fornecimento, superior a 31 (trinta e um) dias: até 01 (um) ano;

b) por desistência da proposta, após ser declarado vencedor, sem motivo justo decorrente de fato superveniente

e aceito pelo Pregoeiro: até 02 (dois) anos;

d) por inexecução total ou parcial injustificada do Contrato/Ordem de Serviço/Autorização de Fornecimento: até 02 (dois) anos;

e) por deixar de entregar os documentos: até 02 (dois) anos;

IV – declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que poderá ser concedida sempre que o Licitante ressarcir a Administração pelos prejuízos resultantes.

7.2 – As multas previstas no inciso II serão descontadas, de imediato, do pagamento devido ou cobradas judicialmente, se for o caso.

7.3 – As sanções previstas nos incisos I, III e IV do item 7.1, poderão ser aplicadas juntamente com a do inciso II, facultada a defesa prévia do Licitante no respectivo processo, no prazo de 05 (cinco) dias úteis.

7.4 – A suspensão do direito de licitar e contratar com a Administração será declarada em função da natureza e gravidade da falta cometida.

7.5 – A declaração de inidoneidade para licitar e contratar com a Administração Pública será declarada em função da natureza e gravidade da falta cometida.

7.6 – A sanção prevista no inciso IV, do item 7.1 é da competência do Prefeito de Anchieta, facultada a defesa da Licitante no respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da abertura de vista, podendo a reabilitação ser requerida após 02 (dois) anos de sua aplicação ou antes, se devidamente justificada e aceita pela autoridade que a aplicou.

7.7 – As demais sanções previstas nos incisos I, II e III do subitem 7.1 são da competência do Prefeito de Anchieta.

Cláusula Oitava– Do cancelamento da Ata de Registro de Preços

8.1 - Esta Ata de Registro de Preços poderá ser cancelada, de pleno direito:

I – Pela Administração, quando:

a – a detentora não cumprir as obrigações constantes desta Ata de Registro de Preços;

b – a detentora não assinar o contrato no prazo estabelecido e a Administração não aceitar sua justificativa;

c – a detentora der causa a rescisão administrativa de contrato decorrente de registro de preços;

d – em qualquer das hipóteses de inexecução total ou parcial de contrato decorrente de registro de preços;

e - cometimento reiterado de falhas na sua execução, anotadas em registro próprio, pelo representante da

CONTRATANTE designado para acompanhamento e fiscalização deste contrato;

f – os preços registrados se apresentarem superiores aos praticados no mercado;

g – por razões de interesse público devidamente demonstrado e justificado pela Administração;

h – a comunicação do cancelamento do preço registrado, nos casos previstos neste Edital, será feita pessoalmente ou por correspondência com aviso de recebimento, juntando-se o comprovante aos autos que deram origem ao registro de preços;

i – no caso de ser ignorado, incerto ou inacessível o endereço da detentora, a comunicação será feita por publicação no Diário Oficial do Estado, considerando-se cancelado o preço registrado após a publicação.

II – Pelas detentoras, quando, mediante solicitação por escrito, comprovarem estar impossibilitadas de cumprir as exigências desta Ata de Registro de Preços:

a – a solicitação das detentoras para cancelamento dos preços registrados deverá ser formulada com a antecedência de 30 (trinta) dias, facultada à Administração a aplicação das penalidades previstas neste Contrato, caso não aceitas as razões do pedido.

Xxxxxxxx Xxxx – Da autorização para aquisição e emissão das autorizações de fornecimento

9.1 - O fornecimento, objeto da presente Ata de Registro de Preços, será autorizado, caso a caso, pelo Ordenador de Despesas do Município de Anchieta.

Subcláusula primeira – a solicitação das Autorizações de Fornecimento – AF ou cancelamento total ou parcial serão igualmente autorizados pelo órgão requisitante.

Subcláusula segunda – o gerenciamento das Autorizações de Fornecimento – AF caberá à Comissão do Pregão.

Subcláusula terceira – a emissão das Autorizações de Fornecimento – AF às contratadas será realizada pelo Departamento de Compras.

Cláusula Décima – Das previsões orçamentárias

Os recursos necessários ao pagamento das despesas inerentes a esta Ata de Registro de Preços estão previstos no Orçamento correrão às seguintes contas:

Secretaria/Gerência

Classificação Funcional

Natureza de Despesa

Fonte de Recurso

Secretaria Municipal de Administração e Recusos Humanos

04.122.0002.2.0062

3.3.90.39.99

1.000.0001

Cláusula Décima Primeira – Das disposições finais e do foro

11.1 - Integram esta Ata, o Edital do Pregão Presencial para Registro de Preços n.º xxx/2014 e as propostas das empresas abaixo relacionadas.

11.2 - Os casos omissos serão resolvidos de acordo com o Decreto Municipal n.º 1790, de 07 de julho de 2005, Portaria n.º 497, de 21 de setembro de 2007, Decreto Federal nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013 e Lei Federal n.º 8.666/93.

11.3 - Fica eleito o Foro da Cidade de Anchieta/ES para dirimir quaisquer questões decorrentes da utilização da presente Ata.

Anchieta, XX de XXXXXXX de 2014.

Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Assad Prefeito Municipal

Nome e assinatura do Representante da Empresa CPF N.º

Nome da empresa CNPJ

PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº 014/2014 ANEXO 02

MINUTA DE CONTRATO

CONTRATO Nº. xxx/2014 PROCESSO: N.º 3.625/2014

CONTRATO QUE ENTRE SI CELEBRAM A PREFEITURA MUNICIPAL DE ANCHIETA – ES E A EMPRESA , NA QUALIDADE DE CONTRATANTE E CONTRATADA, RESPECTIVAMENTE, PARA O FIM EXPRESSO NAS CLÁUSULAS QUE O INTEGRAM.

O Município de Anchieta-ES, Estado do Espírito Santo, pessoa jurídica de direito público, com sede na Xxx. xx Xxx, xx. 0000, Xxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx, xxxxxx xx Xxxxxxxx, inscrito no CNPJ-MF sob o nº. 27.142.694/0001-58, neste ato representado por seu representante legal, Sr. Xxxxxx Xxxxxxxx Doelinger Assad, inscrito no CPF n.º -

--------------------------, brasileiro, casado, residente e domiciliado neste Município, doravante denominado

CONTRATANTE, e a empresa inscrita no CNPJ sob o nº neste ato representado por seu

representante legal o Sr. ---------------, portador do R. G. nº. ------------ e inscrito no CPF sob o nº ,

brasileiro, ----------, empresário, residente e domiciliado a Rua: -------------- S/Nº ED. Centro – --------- e/ou a Sr.----

----------, brasileiro, --------, ......, inscrita no CIC/MF sob nº ------------doravante denominado CONTRATADA, ajustam a presente Contratação de Empresa Especializada na Prestação de Serviços de Digitalização do Arquivo Municipal no Âmbito do Município de Anchieta nos termos do procedimento licitatório do Pregão Presencial para Registro de Preço acima epigrafado, conforme a Lei nº 8.666/93 e suas alterações, e a Lei n° 10.520/2002, que se regerá mediantes as Cláusulas e condições seguintes:

CLÁUSULA PRIMEIRA - DO OBJETO

1.1 - Constitui objeto deste instrumento, licitação de Contratação de Empresa xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx, para atender a demanda da Secretaria xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx conforme especificações, condições e informações contidas nos Anexos 03 e 04 do presente Edital, conforme as condições e quantitativos constantes do Processo Administrativo nº. xxxxxx/2014 e dos Anexos do Edital.

1.2- A contratação de empresa especializada para prestação de serviços deverá disponibilizar dos objetos dessa licitação de acordo com as especificações constantes no Anexo 04, a descrição obedece a solicitação do Gabinete.

1.3 - Todas as despesas decorrentes da execução do objeto, tais como carro de apoio, auxiliares, seus encargos, mão de obra e ferramentas ficarão por conta da contratada conforme especificado no Anexo 03 e 04.

1.4 – Fazem parte integrante deste contrato todos os documentos e instruções, inclusive as propostas, que compõe o Pregão Presencial para Registro de Preços xxx/2014, completando o presente contrato para todos os fins de direito, independente de sua transcrição, obrigando-se as partes em todos os seus termos.

CLÁUSULA SEGUNDA - DO AMPARO LEGAL

2.1 - O presente contrato decorreu da Licitação na modalidade de Pregão Presencial para Registro de Preços nº. xxx/2014, Processo Administrativo xxx/2013, nos moldes da Lei n° 10.520/02 e sua subsidiária Lei n° 8.666/93.

Consigna-se que a forma de execução é indireta, sob o regime de empreitada por preço global, nos termos do art. 10, II, “a” da Lei 8.666/93.

CLÁUSULA TERCEIRA - DA VIGÊNCIA

3.1 - O contrato decorrente deste pregão terá vigência pelo período de 12 (doze) meses a partir da emissão da Autorização de Fornecimento – AF e/ou Ordem de Serviço - OS, podendo ser prorrogado, a critério da Administração, por iguais e sucessivos períodos, limitados a 60 (sessenta) meses. (Art. 57, Incisos I e II, da Lei 8.666/93).

CLAUSULA QUARTA – DO PRAZO E DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS

4.1- Os serviços serão executados mediante solicitação da Secretaria Municipal de Administração e Recursos Humanos responsável pela fiscalização do contrato.

4.2- O prazo para execução dos serviços se dará a partir da emissão da Autorização de Fornecimento – AF e/ou Ordem de Serviço – OS, conforme programação da Secretaria Requisitante.

4.3- A fiscalização dos serviços objeto deste contrato será feita pela Secretaria xxxxxxxxxxxxxxxxxxx. A fiscalização de que trata esta Cláusula não exclui nem reduz a responsabilidade da CONTRATADA por eventuais danos causados à CONTRATANTE ou a terceiros, resultantes de ação ou omissão culposa ou dolosa de quaisquer de seus empregados ou propostos.

4.4- O Município de Anchieta-ES ficará isento de qualquer responsabilidade com os funcionários da empresa contratada, sendo de inteira responsabilidade da mesma o pagamento, assistência em caso de saúde ou acidente, entre outros.

CLAUSULA QUINTA– DOS RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS

5.1 - As despesas decorrentes da execução do objeto desta Licitação na modalidade Pregão Presencial para Registro de Preço correrão à conta da seguinte dotação orçamentária:

SECRETARIA/GERÊNCIA

CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL

NATUREZA DE DESPESA

FONTE DE RECURSO

Secretaria Municipal de Administração e Recusos Humanos

04.122.0002.2.0062

3.3.90.39.99

1.000.0001

CLÁUSULA SEXTA – DO VALOR

6.1 - O Município de Anchieta pagará a Contratada pela prestação do serviço, importância de R$ ( ) considerando os serviços efetivamente prestados do objeto licitado, de acordo com a proposta comercial homologada e conforme a execução do serviço, sendo que o Município de Anchieta-ES não estará obrigado a pagar pelos serviços e materiais não executados ao fim do prazo de vigência do contrário.

6.2 - No valor do Serviço, já estão incluídos todos os custos e despesas com encargos fiscais, sociais e trabalhistas, inclusive transporte, taxas, impostos, embalagens, seguros, licenças e outros custos relacionados ao serviço.

CLAUSULA SÉTIMA – DO REAJUSTE DOS VALORES E REEQUILÍBRIO ECONOMICO

7.1 - Os preços firmados entre o contratante não serão passiveis de reajustes durante a vigência do contrato administrativo celebrado, resguardando a revisão para manter o equilíbrio econômico-financeiro, devidamente fundamentado e comprovado conforme Edital de convocação.

CLÁUSULA OITAVA – DAS OBRIGAÇÕES DAS PARTES

8.1 - A CONTRATANTE obriga-se a:

a) Anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do objeto deste pregão, que estejam em desacordo com o avençado, informando à Secretaria Municipal de Governo para que sejam tomadas as devidas providências.

b) Supervisionar a execução da prestação de serviço por intermédio de servidor indicado pela Secretaria requisitante.

c) Verificar a qualidade do serviço prestado;

d) Exigir pontualidade no cumprimento dos prazos estabelecidos;

e) Efetuar o pagamento nas condições de preço e prazo estabelecidos no Edital;

f) Notificar por escrito, à contratada, toda e qualquer irregularidade constatada durante a prestação de serviço do objeto deste pregão;

g) Zelar para que sejam cumpridas as obrigações assumidas pela contratada, bem como sejam mantidas todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação;

h) Exigir o cumprimento de todos os compromissos assumidos pela CONTRATADA, de acordo com as cláusulas contratuais e os termos de sua proposta;

i) Efetuar à Contratada o pagamento do preço ajustado no presente contrato;

8.2 - A CONTRATADA obriga-se a:

a) Prestar o serviço, objeto desta licitação, de acordo com o indicado na Autorização de Fornecimento – AF e/ou Ordem de Serviço - OS.

b) Não transferir a outrem, o objeto estabelecido neste contrato, sem prévia e expressa anuência do Contratante;

c) Xxxxxx, durante o período de vigência do contrato, todas as condições que ensejaram contratação, particularmente no que tange à regularidade fiscal e qualificação técnica exigidas no Edital;

d) Cumprir o prazo do serviço conforme estabelecido.

e) Responder por quaisquer danos pessoais ou materiais ocasionados por seus empregados ou prepostos durante a prestação do serviço, do objeto licitado; responder por qualquer prejuízo que seus empregados ou prepostos causarem ao patrimônio da CONTRATANTE ou a terceiros, decorrente de ação ou omissão culposa ou dolosa, procedendo imediatamente aos reparos ou indenizações cabíveis e assumindo o ônus decorrente;

f) No preço deverão estar inclusas todas as espécies de tributos, diretos e indiretos, encargos sociais, seguros, fretes, material, mão de obra e quaisquer despesas inerentes ao objeto deste Pregão.

g) Executar os serviços contratados somente com prévia e expressa autorização formal da administração.

CLÁUSULA NONA – DO PAGAMENTO

9.1 - O(s) pagamento(s) será(ão) realizados mediante a apresentação à Prefeitura Municipal de Anchieta-ES (PMA) dos documento(s) fiscal(is) hábil(eis), sem emendas ou rasuras, bem como comprovantes do recolhimento dos encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais resultantes da execução do

contrato. Os documentos fiscais hábeis, depois de conferidos e visados, serão encaminhados para processamento e pagamento no prazo de até 30 (trinta) dias úteis após a respectiva apresentação.

9.2 – Após verificação da entrega do objeto solicitado nesta licitação estar de acordo com as exigências do Edital, o pagamento será efetuado até o trigésimo dia, que se dará de acordo com os termos deste edital, mediante a apresentação das respectivas faturas/notas fiscais, devidamente atestadas pela Secretaria requisitante dos serviços e desde que atendidas todas as exigências do Edital. Constatando o adquirente qualquer divergência ou irregularidade na nota fiscal/fatura, esta será devolvida ao Fornecedor para as devidas correções, não sendo devida, neste caso, correção sobre os valores.

§1º - A liquidação das despesas obedecerá rigorosamente o estabelecido na Lei nº 4.320/64, assim como nas Leis Estaduais nºs. 2.583/71 e 5.383/97 e alterações posteriores.

9.3 – Ocorrendo erros na apresentação do(s) documento(s) fiscal(is), o(s) mesmo(s) será(ão) devolvido(s) à contratada para correção, ficando estabelecido que o prazo para pagamento será contado a partir da data de apresentação da nova fatura, devidamente corrigida.

9.4 – A PMA poderá deduzir do pagamento importâncias que a qualquer título lhe forem devidos pela contratada, em decorrência de inadimplemento contratual.

9.5 – O pagamento das faturas somente será feito em carteira ou cobrança simples, sendo expressamente vedada à contratada a cobrança ou desconto de duplicatas por meio da rede bancária ou de terceiros.

9.6 – Para a efetivação do pagamento o licitante deverá manter as mesmas condições previstas neste edital no que concerne a PROPOSTA e a HABILITAÇÃO.

9.7– Caso a empresa seja optante pelo SIMPLES NACIONAL deverá apresentar, também, cópia do “Termo de Opção” pelo recolhimento de imposto naquela modalidade.

9.8 – Para a efetivação do pagamento o licitante deverá manter as mesmas condições previstas no Edital de Pregão Presencial para Registro de n° xxx/2014 no que concerne a proposta e habilitação.

CLÁUSULA DECIMA- DA FISCALIZAÇÃO

10.1 - A fiscalização dos serviços objeto deste contrato será feita pela Gerencia Municipal de Segurança Pública Social, cabendo a mesma a aceitação dos serviços e o aceite da Fatura, acompanhada do relatório mensal. O aceite deverá ser efetuado no prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis de sua apresentação.

10.2 - A fiscalização de que trata esta Cláusula não exclui nem reduz a responsabilidade da CONTRATADA por eventuais danos causados à CONTRATANTE ou a terceiros, resultantes de ação ou omissão culposa ou dolosa de quaisquer de seus empregados ou propostos.

10.3 - A presença da fiscalização no local de execução dos serviços não atenua nem diminui a responsabilidade da CONTRATADA em qualquer ocorrência quanto aos erros e/ou omissões verificadas no desenvolvimento dos trabalhos a eles relacionados.

10.4- A Prefeitura de Anchieta poderá recusar quaisquer serviços quando entender que estes, ou que os componentes empregados não sejam os especificados, ou quando entender que o serviço esteja irregular.

10.5- A CONTRATADA sujeitar-se-á a mais ampla e irrestrita fiscalização por parte da unidade competente da Prefeitura Municipal de Anchieta.

CLÁUSULA DECIMA PRIMEIRA - DAS PENALIDADES

11.1 – Ao(s) Licitante(s) poderá(ão) ser aplicada(s) a(s) sanção(ões) adiante, além das responsabilidades por perdas e danos, devendo observar rigorosamente as condições estabelecidas no edital e sujeitando-se as penalidades constantes no artigo 7° da Lei n° 10.520/2002 e nos artigos 86 e 87 da Lei n°. 8.666/93, conforme disposto:

I – advertência – nos casos de:

a) desistência parcial da proposta, devidamente justificada;

b) cotação errônea parcial ou total da proposta, devidamente justificada;

II – multas – nos seguintes casos e percentuais:

a) por atraso injustificado na execução do Contrato/Ordem de Serviço/Autorização de Fornecimento até 30 (trinta) dias: 0,3% (três décimos por cento) ao dia sobre o valor total contratado;

c) por desistência da proposta, após ser declarado vencedor, sem motivo justo decorrente de fato superveniente e aceito pela Pregoeira: 15% (quinze por cento) sobre o valor global da proposta;

III – suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de licitar e contratar com a Administração:

a) por atraso injustificado na execução do Contrato/Ordem de Serviço/Autorização de Fornecimento, superior a 31 (trinta e um) dias: até 01 (um) ano;

b) por desistência da proposta, após ser declarado vencedor, sem motivo justo decorrente de fato superveniente e aceito pelo Pregoeiro: até 02 (dois) anos;

d) por inexecução total ou parcial injustificada do Contrato/Ordem de Serviço/Autorização de Fornecimento: até 02 (dois) anos;

e) por deixar de entregar os documentos: até 02 (dois) anos;

resultantes.

11.2 – As multas previstas no inciso II serão descontadas, de imediato, do pagamento devido ou cobradas judicialmente, se for o caso.

11.3 – As sanções previstas nos incisos I, III e IV do item 11.1, poderão ser aplicadas juntamente com a do inciso II, facultada a defesa prévia do Licitante no respectivo processo, no prazo de 05 (cinco) dias úteis.

11.4 – A suspensão do direito de licitar e contratar com a Administração será declarada em função da natureza e gravidade da falta cometida.

11.5 – A declaração de inidoneidade para licitar e contratar com a Administração Pública será declarada em função da natureza e gravidade da falta cometida.

11.6 – A sanção prevista no inciso IV, do item 11.1 é da competência do Prefeito de Anchieta, facultada a defesa da Licitante no respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da abertura de vista, podendo a reabilitação ser requerida após 02 (dois) anos de sua aplicação, ou antes, se devidamente justificada e aceita pela autoridade que a aplicou.

11.7 – As demais sanções previstas nos incisos I, II e III do subitem 11.1 são da competência do Prefeito de Anchieta.

CLÁUSULA DECIMA SEGUNDA - DA RESCISÃO

12.1 - A inexecução total ou parcial do Contrato enseja a sua rescisão, com as consequências contratuais e as previstas em lei, bem como a aplicação das multas e penalidades previstas neste instrumento.

12.2 - Constituem motivos de rescisão do contrato:

a) O não cumprimento de cláusulas contratuais, especificações, projetos ou prazos;

b) O cumprimento irregular de cláusulas contratuais, especificações, projetos ou prazos;

c) A paralisação da prestação dos serviços sem justa causa e prévia comunicação a CONTRATANTE;

d) A lentidão do seu cumprimento, levando a Administração a comprovar a impossibilidade da conclusão do fornecimento nos prazos estipulados;

e) O atraso injustificado no fornecimento do objeto da prestação dos serviços;

f) A subcontratação total do seu objeto, a associação da CONTRATADA com outrem, a cessão ou transferência, total ou parcial, bem como a fusão, cisão ou incorporação;

g) Desatendimento das determinações regulares da autoridade designada para acompanhar e fiscalizar a sua execução, assim como as de seus superiores;

h) Cometimento reiterado de falhas na sua execução, anotadas em registro próprio, pelo representante da

CONTRATANTE designado para acompanhamento e fiscalização deste contrato;

i) A decretação de falência ou a instauração de insolvência civil;

j) A dissolução da sociedade;

l) A alteração social ou a modificação da finalidade ou da estrutura da empresa, que, a juízo do

CONTRATANTE, prejudique a execução do Contrato;

m) Razões de interesse público, de alta relevância e, amplo conhecimento, justificadas e determinadas pela máxima autoridade da esfera administrativa da CONTRATANTE e exaradas no processo administrativo a que se refere este contrato;

n) A supressão, por parte da CONTRATANTE dos serviços, acarretando modificação do valor inicial atualizado do contrato além do limite de 25% (vinte e cinco por cento), exceto quando acordado pelas partes, por meio de instrumento hábil.

o) Atraso superior a 90 (noventa) dias dos pagamentos devidos pela CONTRATANTE decorrentes de serviços já prestados, salvo em caso de calamidade pública, grave perturbação da ordem interna ou guerra, assegurado, à CONTRATADA, o direito de optar pela suspensão do cumprimento de suas obrigações até que seja normalizada a situação;

p) A ocorrência de caso fortuito ou de força maior, regularmente comprovada, impeditiva da execução deste contrato;

q) Descumprimento do disposto no inciso V do art. 27, da Lei 8.666, sem prejuízo das sanções penais cabíveis.

12.3 - A rescisão deste contrato poderá ser:

a) Determinada por ato unilateral e escrito da Administração, nos casos enumerados nos incisos I a XII do artigo 78 da Lei n° 8.666 de 21 de junho de 1993;

b) Amigável, por acordo entre as partes, reduzidas a termo no processo da licitação, desde que haja conveniência para CONTRATANTE;

c) Judicial, nos termos da legislação.

12.4 - Os casos de rescisão contratual serão formalmente motivados, nos autos do processo, assegurado o contraditório e a ampla defesa.

12.5 - A Prefeitura Municipal de Anchieta poderá rescindir este CONTRATO, a qualquer momento, mediante comunicado por escrito com no mínimo 30 (trinta) dias de antecedência.

CLÁUSULA DÉCIMA TERCEIRA – DOS RECURSOS PROCESSUAIS

13.1 - Dos atos de aplicação de penalidades prevista neste instrumento ou de sua rescisão, praticados pelo Contratante, cabe recurso no prazo de 05 (cinco) dias úteis, a contar da intimação do ato.

13.2- O CONTRATADO garante à CONTRATANTE que os serviços desenvolvidos por ela fornecidos em consequência deste CONTRATO, não infringem quaisquer direitos autorais.

CLÁUSULA DÉCIMA QUARTA - DO FORO

14.1 – A Prefeitura Municipal de Anchieta-ES reserva-se o direito de efetuar diligências com a finalidade de verificação da autenticidade e veracidade dos documentos e das informações apresentadas na habilitação e nas propostas.

14.2- Este CONTRATO não poderá ser transferido ou cedido, no todo ou em parte, pelo CONTRATADO sem o conhecimento prévio e por escrito da CONTRATANTE.

14.3 – O licitante é responsável pela fidelidade e legitimidade das informações e dos documentos apresentados.

14.4 - Para dirimir as questões oriundas do presente contrato será competente o foro da Comarca de Anchieta- ES.

14.5 - Para firmeza e como prova de haverem entre si, justos e avençados, é lavrado o presente contrato, em 03 (três) vias de igual teor e valia assinadas pelas partes e 02 (duas) testemunhas.

Anchieta - ES, ..... de de 2014.

Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Assad Prefeito de Anchieta CONTRATANTE

CONTRATADA

TESTEMUNHAS:

1 -

2 -

PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS N.° 014/2014 ANEXO 03

TERMO DE REFERÊNCIA

CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA PARA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE GESTÃO DOCUMENTAL INCLUINDO LICENCIAMENTO DE SISTEMA DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED/WORKFLOW PARA A PREFEITURA MUNICIPAL DE ANCHIETA/ES

1. IDENTIFICAÇÃO DO OBJETO

1.01 OBJETO.

Contratação de empresa especializada para Prestação de Serviços de Gestão Documental incluindo Licenciamento de Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED/WORKFLOW para a Prefeitura Municipal de Anchieta/ES, cuja metodologia permita que os trabalhos com arquivos sejam desenvolvidos de forma sistêmica, normativa, proporcionando segurança e a racionalização total dos documentos, de acordo com os critérios atuais de eficiência, qualidade e produtividade.

1.02 Modalidade de licitação

Sugerimos que a modalidade licitatória seja por registro de Preço na forma do Pregão na forma presencial.

1.03 Prazo estipulado de vigência do contrato

O prazo de vigência do contrato será de 12 (doze) meses, a partir da publicação resumida do instrumento na imprensa Oficial, podendo estender-se por igual (is) e sucessivo (s) período (s), limitado a 60 (sessenta) meses, de acordo com o art. 57, inc. II, da Lei 8.666/93 e suas alterações posteriores, por se tratar de serviços de natureza contínua.

2. JUSTIFICATIVA

Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos.

A Prefeitura Municipal de Anchieta, ao longo dos anos, vem produzindo inúmeros documentos: contratos, processos administrativos, documentos fiscais, referente a pessoal, arrecadação, tributação, educação, saúde etc, que são peças importantes para seu funcionamento.

Muitas vezes, esses documentos precisam ser arquivados por longo tempo e consultados frequentemente, o que gera custos adicionais de armazenamento, horas de pesquisa e guarda, além de elevado número de cópias, para possibilitar que o documento seja analisado por mais de uma pessoa.

Atualmente, nos arquivos setoriais da Prefeitura Municipal de Anchieta há um acúmulo de documentos que necessitam ser organizados e ordenados de modo a garantir o acesso facilitado, a racionalização de espaço

físico e manter a preservação eficaz. Estes documentos necessitam ser transferidos ao Centro de Documentação que formará consequentemente o Arquivo Municipal.

Assim, se faz necessário a contratação de empresa especializada na prestação de serviço de gestão documental para organizar acervo, visando estabelecer sua temporalidade e destinação, bem como realizar a digitalização e a microfilmagem de parte dos documentos desta Prefeitura.

3. DESCRIÇÃO DO PROJETO

1	Elaboração de Instrumentos para Organização de Arquivos	1.320 horas
2	Organização do Arquivo	20.000 caixas
3	Manutenção do Centro de Documentação	12 meses
4	Microfilmagem de Documentos	200.000 páginas
5	Digitalização de Documentos
5.1	Tamanhos A0, A1 e A2	30.000
5.2	Tamanhos A3, A4 e A5	1.500.000 páginas
6	Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
6.1	Licenciamento de GED/Workflow
	a) Servidores	01 Licença
	b) Clientes de GED	10 Licenças
	c) Clientes de Workflow	10 Licenças
6.2	Desenvolvimento e Configuração dos Processos
	a) Mapeamento do Processo	02 Processos
	b) Desenvolvimento e Configuração dos Processos	02 Processos
6.3	Treinamentos
	a) Modelagem de Processos – visão prática	01 Turma
	b) Workflow – visão prática	01 Turma
	c) GED – visão prática	01 Turma
	d) Treinamento de Administrador	01 Turma
	e) Treinamento dos Usuários em Workflow	01 Turma
	f) Treinamento dos Usuários em GED	01 Turma
6.4	Garantia e Manutenção da Licença de GED/Workflow	12 meses
6.5	Consultoria e Tecnologia da Informação em Modelagem de Processos	90 Horas
6.6	Suporte Técnico ao Sistema	12 meses
6.7	Operação Assistida para o uso dos softwares	90 Horas
6.8	Consultoria de montagem de bureau de escanerização	01 Item

4. LOCAL DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS

O local para a prestação dos serviços seguirá tabela abaixo:

Instalações da

Contratante

Instalações da

Contratada

Elaboração de Instrumentos para Organização de Arquivos

Sim

2	Organização do Arquivo	Sim
3	Manutenção do Centro de Documentação	Sim
4	Microfilmagem de Documentos		Sim
5	Digitalização de Documentos		Sim
6	Licenciamento de Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED/WORKFLOW	Sim

5. FISCALIZAÇÃO E SUPERVISÃO DOS SERVIÇOS

Os serviços contratados serão acompanhados, fiscalizados e atestados pelo Fiscal do Contrato, fazendo-se constar seu nome no instrumento contratual, observando-se o exato cumprimento das obrigações da contratada, anotando, inclusive, em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do mesmo, determinando o que for necessário a regularização das falhas observadas, como prevê o Art. 67, da Lei nº 8.666/93.

6. PAGAMENTO

A contratada procederá mensalmente a medição dos serviços, lançando os quantitativos no respectivo Boletim de Medição, que será emitido pela contratada mensalmente. A medição abrangerá os serviços entregues no período compreendido entre o dia 01 e o dia 30 do mês subsequente. Assim, o pagamento será efetuado de acordo com a entrega, ou seja, os serviços executados serão pagos, os que não forem executados serão pagos apenas após a sua execução.

A fiscalização do contrato procederá a liberação do Boletim de Medição, assim como esclarecimentos à contratada. A fiscalização do contrato emitirá autorização para emissão da nota fiscal.

Após liberação da fiscalização do contrato, a contratada deverá emitir Nota Fiscal de prestação de Serviços que será paga em até 30 dias.

7. EXECUÇÃO CONTRATUAL

7.1 ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTO PARA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

7.1.1 DO PLANEJAMENTO A contratada deverá:

Planejar o trabalho a ser executado, através da elaboração de documento que contenha a descrição dos recursos a serem empregados pela CONTRATADA no trabalho ora contratado, estabelecendo prazos, metas físicas e previsão de desembolso além das especificações técnicas relacionadas a(o):

• Especificação e disposição dos equipamentos e mobiliários para a ambientação do Centro de Documentação, principalmente quanto à localização de pontos de energia, computadores e telefone.

• Especificação e quantificação dos materiais de consumo a serem utilizados durante a prestação dos serviços (caixas, prendedores, pastas, etiquetas).

• Disposição da área reservada ao armazenamento do atual acervo do Centro de Documentação, além do espaço físico previsto para o crescimento do acervo, área administrativa, sala de apoio e salas de consultas.

Produto a ser Entregue: Plano de Trabalho e Cronograma Físico Financeiro

7.1.2 DO LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL

Realizar o levantamento, identificação e descrição dos itens documentais localizados em todas as unidades produtoras de documentos da PREFEITURA para assim elaborar parecer técnico, considerando:

• Quantificação do acervo documental, conteúdo informacional e tipologias documentais, datas-limite, estado de conservação dos documentos.

• Avaliação da organização atual dos documentos.

• Avaliação da Estrutura Física, do Mobiliário, do Layout, da Localização, dos Suportes de Arquivamento, do Acesso e da Segurança.

• Avaliação do Quadro de Pessoal responsável pela prestação do serviço de gerenciamento do acervo, analisando perfil, habilidades e competências.

• Avaliação dos Arquivos Setoriais.

O parecer técnico a ser apresentado deverá conter proposições de melhorias necessárias para viabilizar a implantação da Gestão da Documentação.

Produto a ser Entregue: Parecer Técnico

7.1.3 DA TAXIONOMIA E DA TEMPORALIDADE A contratada deverá:

Produzir o Quadro Taxionômico, além da Tabela de Temporalidade Documental, para as atividades finalísticas da PREFEITURA. Os documentos deverão ser elaborados, considerando:

• A estrutura administrativa da PREFEITURA

• Análise das competências, funções e atividades de cada unidade administrativa.

• As entrevistas com servidores da PREFEITURA.

• A legislação nacional, estadual e municipal vigente.

A elaboração da tabela de temporalidade deverá seguir as normativas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

Produto a ser Entregue: Quadro Taxionômico e Tabela de Temporalidade Documental

7.1.4 DAS NORMAS E DOS PROCEDIMENTOS A contratada deverá:

Elaborar normas e procedimentos para as seguintes tarefas:

• Eliminação dos Documentos.

• Classificação dos documentos.

• Aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos.

• Ordenação dos documentos.

• Acondicionamento/armazenamento dos documentos adequados ao suporte e ao nível de utilização.

• Indexação dos documentos.

• Transferência dos documentos para o Centro de Documentação da PREFEITURA.

• Endereçamento dos documentos nas estantes.

Produto a ser Entregue: Manual de Normas e Procedimentos

7.2 ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO ACUMULADO

Realizar palestra, explicando o objetivo do trabalho a ser realizado. Essa sensibilização para a PREFEITURA tem como objetivo estimular a participação da força de trabalho levando-a a compreender a dimensão das ações que serão desenvolvidas, e tornando-a preparada para interagir com os grupos de trabalho que implantarão essa nova abordagem documental. A PREFEITURA disponibilizará o espaço físico e a infra-estrutura para a realização da palestra.

O processo de organização dos documentos compreenderá as seguintes tarefas:

• Recebimento dos documentos.

• Higienização superficial dos documentos, através da remoção de grampos, clipes e ferragens oxidadas, preparando os documentos para seu arquivamento.

• Aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos.

• Classificação do documento.

• Ordenação dos documentos.

• Desbastamento das cópias e/ou vias cujo original será preservado.

• Elaboração de listagens dos documentos que serão eliminados, de acordo com a Resolução nº. 07, do CONARQ, de 20/05/97.

• Identificação das palavras-chave para cada tipo documental.

• Cadastramento dos documentos em software a ser definido pela PREFEITURA.

• Arquivamento dos documentos.

Caberá ainda à Contratada fornecer o material de consumo, conforme especificações:

Material	Especificação	Volume Estimado
Caixa Box	Papelão e/ou polionda tamanho 360x245x135mm	20.000
Etiqueta Adesiva Branca	Autocolante (tamanhos variados)	100.000
Garra Plástica	Tipo macho/fêmea	200.000

Produto a ser Entregue: Documentos Organizados

7.3 MANUTENÇÃO DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO

Os serviços serão prestados em 2 momentos distintos:

1º - Organização do acervo documental gerado após a contratação da empresa.

2º - Manutenção do Acervo Acumulado Organizado e repassado ao Centro de Documentação.

As atividades deverão ser desenvolvidas de acordo com o Manual de Normas e Procedimentos a ser elaborado.

A Contratada deverá:

• Recepção dos documentos dos arquivos correntes no Centro de Documentação da PREFEITURA.

• Assinar e devolver os controles de envio de documentos/processos ao Centro de Documentação;

• Higienização superficial dos documentos, através da remoção de grampos, clipes e ferragens oxidadas, preparando os documentos para seu arquivamento.

• Classificação dos documentos de acordo com a Taxionomia Documental elaborada.

• Aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos.

• Desbastamento das cópias e/ou vias cujo original será preservado.

• Organização dos documentos.

• Identificação das palavras-chave para cada tipo documental.

• Acondicionamento da documentação em suportes específicos, quando necessário.

• Arquivamento dos documentos em caixas-arquivo ou em local apropriado.

• Armazenamento dos documentos no respectivo espaço físico (estante, prateleira).

• Cadastramento dos documentos em software a ser definido pela PREFEITURA.

• Seleção da documentação com temporalidade vencida de acordo com a classificação documental.

• Elaboração de listagens dos documentos que serão eliminados, de acordo com a Resolução nº. 07, do CONARQ, de 20/05/97.

• Realizar o atendimento ao publico externo e interno: Atender a consultas formuladas pelos clientes através de diferentes canais de informação (telefone, fax, e-mail ou pessoalmente) observando o critério de sigilosidade de cada informação.

• Desarquivar e rearquivar os documentos solicitados;

• Efetuar o empréstimo de documentos solicitados pelos usuários, a prorrogação e periodicamente, de acordo com o prazo estipulado pela PREFEITURA, efetuar a cobrança e/ou renovação do empréstimo.

• Promover o registro do empréstimo no sistema de controle interno.

• Acompanhar e cobrar devolução dos documentos emprestados que estiverem mais de 30 (trinta) dias em status de emprestado;

• Elaborar e emitir relatórios visando a cobrança de documentos emprestados e com devolução pendentes.

• Propor melhorias e requisitos técnicos que objetivem a preservação dos documentos no que concerne a área de armazenamento, acondicionamento, incidência de luz, climatização, defesa contra poeiras, insetos, fungos e etc.

• Informar sobre a localização de processos e documentos;

• Atualizar o Quadro Taxionômico e Tabela de Temporalidade Documental, quando do surgimento de novos documentos,

• Estabelecer cronograma anual sobre o exercício de auditagem nos documentos já organizados, buscando identificar anomalias.

• Atender auditorias internas e externas.

• Emitir relatório mensal gerencial informando as atividades desenvolvidas no período.

• Executar tarefas relacionadas com a elaboração e manutenção de arquivos.

7.3.1 DA INFRAESTRUTURA

a) Equipamentos de Informática:

A contratada deverá disponibilizar a seguinte infraestrutura para a prestação dos serviços, incluindo equipamentos e manutenção:

02 (dois) microcomputadores completos com sistema operacional Windows e telas de LCD ou LED de 22 polegadas;

01 (uma) impressora colorida;

01 (um) Escaner com a seguinte especificação:

• Volume diário recomendado de até 3,000 folhas por dia

• Tecnologia de digitalização com CCD Dual e profundidade de bits de saída em tons de cinza de 256 níveis (8 bits)

• Velocidade de produção em retrato, tamanho A4, preto-e-branco de 40 páginas por minuto a 200 dpi;

• Resolução óptica de 600 dpi

• Iluminação tipo fluorescente dual com lâmpada catódica fria

• Resolução da saída de 75, 100, 150, 200, 240, 300, 400, 600 e 1200 dpi

• Tamanho máximo do documento de 215 mm x 863 mm

• Espessura e gramatura do papel entre 34-413 g/m²;

• Alimentador para 75 folhas de papel de 75 g/m²

• Detecção de alimentações múltiplas com tecnologia ultrassônica

• Conectividade USB 2.0

• Drivers XXXXX, ISIS, WIA

• Formatos de arquivos de saída TIFF, JPEG, RTF, BMP, PDF e PDF pesquisável de uma ou várias páginas;

• Sistemas operacionais com suporte para Windows 7 (32 bits e 64 bits)

Suporte e Manutenção dos equipamentos:

• Manutenção dos equipamentos incluindo limpeza, conserto, reposição de peças defeituosas, higienização:

• Substituição de equipamentos defeituosos em prazo de no máximo24 horas.

• Cartuchos P&B e colorido.

b) Mobiliário

Caberá a PREFEITURA fornecer os mobiliários necessários à execução dos serviços, para a equipe da contratada, incluindo mesas, cadeiras, armários, estantes, bebedouros entre outros.

c) Meios de Comunicação

Caberá a PREFEITURA fornecer os meios de comunicação necessários à execução dos serviços, para a equipe da contratada, incluindo telefone para ligações internas e/ou externas, acesso a internet e/ou intranet, entre outros.

d)Material de Expediente

Caberá a PREFEITURA fornecer os materiais de expediente necessários à execução dos serviços, para a equipe da contratada, incluindo papel, caneta, lápis, borracha, entre outros.

e) Espaço Físico

Caberá a PREFEITURA fornecer o espação físico necessário à execução dos serviços, para a equipe da contratada.

Quadro Sintético referente as Responsabilidades:

	Contratante	Contratada
Equipamentos de Informática		Sim
Mobiliário	Sim
Meios de Comunicação	Sim
Material de Expediente	Sim
Espaço Físico	Sim

7.3.2 DA EQUIPE MÍNIMA PROPOSTA

A Contratada deverá fornecer equipe em quantidade suficiente para atender o referido item MANUTENÇÃO DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO. Entretanto, deverá possuir disponível para a prestação o serviço, no mínimo 01 profissional arquivista. Ver exigência no item 10.1.

7.4 MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS

7.4.1 DA PREPARAÇÃO A contratada deverá:

• A PREFEITURA indicará os documentos que serão microfilmados.

• Proceder a limpeza, a recuperação e a ordenação dos documentos, eliminando clipes, grampos, fitas adesivas, sujeiras e outros elementos estranhos, que possam obscurecer o seu conteúdo.

• Executar a recuperação dos documentos amassados e rasgados, através de técnicas e materiais adequados, além da identificação dos documentos ilegíveis e dilacerados, através de marcação de carimbo. Os documentos com margem interna muito pequena deverão ser desencadernados, determinando divisões dos rolos, e criando e inserindo as sinaléticas correspondentes.

Na ausência de páginas ou qualquer outro documento complementar, deverá ser comunicado a PREFEITURA que definirá a liberação ou não da microfilmagem de tais documentos.

7.4.2 DA MICROFILMAGEM A contratada deverá:

• Utilizar microfilmadora planetária sistema convencional de 16mm (dezesseis milímetros), com redução compatível às dimensões do original e à largura do filme.

• Utilizar microfilmes halogenetos de prata (originais) à base de sais de prata 16mm.

Na operação de microfilmagem, todos os documentos, sempre que possível, serão posicionados em um único sentido e centralizados, de maneira a obter-se uniformidade de disposição, facilitando a leitura e tiragem de cópias em equipamentos periféricos.

Caberá a PREFEITURA estabelecer, mediante identificação de prioridades, a ordem de microfilmagem da documentação e possíveis alterações, visando preservar a continuidade dos trabalhos nos setores objeto de novo tratamento documental.

Fica expressamente vedada a utilização de microfilmagem eletrônica.

7.4.3 DA DUPLICAÇÃO DOS MICROFILMES ORIGINAIS A contratada deverá:

Produzir 01 (um) microfilme original negativo (base prata) e 02 (dois) conjuntos de microfilmes para consulta (base diazo), sendo permitida a duplicação dos mesmos.

Todos os microfilmes duplicados deverão ser em filme "diazo" de 16mm. As cópias "diazo" geradas deverão ser entregues em caixas apropriadas para microfilme, contendo etiqueta com a indicação do número do rolo, e outras informações necessárias. As cópias devem ser de boa qualidade e estar dentro dos respectivos prazos de validade.

A densidade e a resolução da cópia seguirão os padrões do negativo matriz, sendo admitido a perda de, no máximo, 2% de legibilidade.

7.4.4 DO CONTROLE DE QUALIDADE A contratada deverá:

Realizar o controle de qualidade em dois níveis: aferição dos aspectos laboratoriais (testes de densitometria, resolução, controle químico) e inspeção ótica (revisão visual de 100% das imagens) conforme normas internacionais e ainda a fiel observância ao disposto na legislação brasileira (Lei nº 5433 de 08 de maio de 1968 e Decreto nº 1779 de 30 de janeiro de 1996).

Os microfilmes deverão ter alta definição e apresentar densidade uniforme.

Os filmes que tenham mais de um 5% (um por cento) dos seus fotogramas fora das condições acima estipuladas, que não seja aprovado no controle de qualidade, e/ou por defeito, deverão ser integralmente refeitos. Para os demais, será aceito filme de correção.

7.4.5 DO ARMAZENAMENTO DOS DOCUMENTOS A contratada deverá:

Rearquivar os documentos em seus suportes originais, conforme necessidade apresentada pela PREFEITURA.

7.4.6 DA GESTÃO DE TRANSPORTE A contratada deverá:

• Transportar os documentos desde as instalações da PREFEITURA ou outros que venha a ser lhe informado com a devida antecedência, até o local de microfilmagem dos documentos.

• Gerenciar os riscos dos transportes e responsabilizar-se pelos mesmos.

• Disponibilizar veículos em condições adequadas de uso, sendo sua responsabilidade todo e qualquer evento, como conservação, manutenção, suprimento de combustível e lubrificante, seguros, tributos, encargos e quaisquer outras despesas.

Observações:

• A PREFEITURA não aceitará, em nenhuma hipótese, filmes contendo defeitos ou omissões. O não cumprimento das especificações, pela contratada, ensejará a repetição dos serviços deficientes, sem nenhuma despesa adicional para a PREFEITURA, além da possibilidade de aplicação das sanções cabíveis ao caso.

• Os microfilmes deverão ser entregues acompanhados de caixas-arquivo para seu armazenamento. As caixas dos microfilmes matrizes e dos microfilmes cópia deverão ser de cores diferentes, devendo ser mantida a uniformidade das cores para todas as caixas. Nas partes superior e frontal das caixas, serão afixadas etiquetas, nas quais constará o número do filme, o resumo da indexação, além de outras informações pertinentes.

• O transporte será realizado nos dias úteis em horário comercial, previamente agendando com a PREFEITURA.

Disposições Gerais:

a) Todo o processo de microfilmagem deverá estar de acordo com o Decreto no 1.799, de 30 de janeiro de 1996, e todas as disposições posteriores e normas técnicas pertinentes.

b) Os documentos a serem microfilmados, têm características e tamanhos variados (ofício, A4, etc.), podendo ser coloridos, encadernadas, frente e verso.

c) Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

d) Os serviços serão prestados em local adequado para a sua execução, de responsabilidade da empresa contratada.

7.4.7 DOS EQUIPAMENTOS NECESSÁRIOS A contratada deverá:

Dispor no momento da vistoria técnica, para adjudicação e homologação e durante toda a vigência do contrato, a quantidade mínima dos equipamentos abaixo listados, em perfeitas condições de funcionamento.

− 02 Microfilmadoras.

− 01 Duplicadora de microfilmes de 16 ou 35mm.

− 01 Processadora /Reveladora de microfilmes de 16 ou 35mm.

− 01 Leitora copiadora de microfilmes.

− 01 Densitômetro.

− 01 Microscópio para controle de qualidade dos microfilmes.

− Veículo tio baú para transporte dos documentos (próprio ou locado)

− Mesas, cadeiras, armários e outros mobiliários que se fizerem necessários à prestação do serviço.

7.4.8 DAS INSTALAÇÕES DA CONTRATADA

Quanto à segurança, as instalações da contratada onde serão executados dos serviços de Microfilmagem e/ou digitalização deverão dispor de:

• A área que circunda o prédio deve ser murada.

• Vigilância patrimonial interna e externa 24 (vinte e quatro) horas, interligado via internet, com gravação das imagens.

• Acesso às instalações restrito a funcionários ou pessoal autorizado pela empresa.

• Hidrantes e extintores manuais em todas as dependências, observando-se as regulamentações/normas legais existentes e aplicações específicas. Os extintores manuais devem ser à base de água, CO2 (dióxido de carbono) ou pó químico, devem ser distribuídos pelos depósitos de acordo com as normas vigentes, independentemente da existência de extintores automáticos.

• Alarme monitorado contra invasão, com os respectivos sensores de presença.

• Estar localizada no mínimo à 1000m de distância de locais de manipulação, armazenagem ou estocagem de produtos químicos (agrotóxicos, solventes, tintas, lubrificantes), postos de gasolina e/ou depósitos de gás.

• As instalações elétricas devem estar de acordo com as normas técnicas em vigor. A chave geral de energia deve ser localizada de forma a facilitar sua visualização e o acesso dos funcionários em casos emergenciais.

As dependências deverão ter, obrigatoriamente, as seguintes condições:

• Construção em alvenaria, sem vazamento, infiltrações e rachaduras.

• Instalações elétricas apropriadas e seguras.

• Área seca e arejada para tratamento dos documentos.

• A área deverá ser dedetizada periodicamente, ou a pedido da PREFEITURA de forma a impedir a formação e proliferação de qualquer tipo de fungo, bolor, insetos, cupins, traças e baratas, roedores e outros, mediante apresentação de certificado.

• A área deverá ser constantemente higienizada de forma a evitar o acúmulo de pó e de outros detritos que possam causar a alteração ou a deterioração dos documentos contidos nas caixas e das próprias caixas.

• Ausência de sinais de mofo ou de infiltrações nas paredes do(s) ambiente(s) administrativo(s) e de arquivamento de documentos independente do suporte.

7.5 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

7.5.1 DA DIGITALIZAÇÃO A contratada deverá:

• A PREFEITURA indicará os documentos que serão digitalizados.

• Preparar os documentos.

• Ordenar os documentos.

• Higienizar os documentos.

• Digitalizar os documentos, com geração de imagens no formato a ser definido pela PREFEITURA, 01 (um) arquivo por documento, na resolução de no mínimo 200 (duzentos) dpi em modo preto e branco.

• Disponibilizar as imagens para revisão.

7.5.2 DA REVISÃO

A contratada deverá:

• Inspecionar a qualidade das imagens digitalizadas.

• Tratar as imagens de acordo com o padrão estabelecido.

• Poderá realizar a compactação, ou seja, redução do tamanho da imagem digitalizada para armazenamento e transmissão. A compactação pode ser realizada controlando a resolução da imagem digitalizada, o seu tamanho e a extensão de gravação em mídia.

• Aprovar as imagens.

7.5.3 DA INDEXAÇÃO A contratada deverá:

Indexar as imagens pelos descritores a serem definidos juntamente com a PREFEITURA. A indexação deverá ser realizada no mesmo sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED/WORKFLOW) adquirido neste Projeto.

7.5.4 DO ARMAZENAMENTO DOS DOCUMENTOS Ver item 8.4.5.

7.5.5 DA GESTÃO DE TRANSPORTE Ver item 8.4.6.

7.5.6 DOS EQUIPAMENTOS NECESSÁRIOS A contratada deverá:

− 03 Scaners para documentos.

− 05 Microcomputadores.

− 01 Impressora, inclusive para impressão de código de barras.

− Veículo tio baú para transporte dos documentos.

− Mesas, cadeiras, armários e outros mobiliários que se fizerem necessários à prestação do serviço.

7.5.7 DAS INSTALAÇÕES DA CONTRATADA Ver item 8.4.8.

7.6 LICENCIMENTO DO SISTEMA DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED E WORKFLOW

Premissas

Todos os softwares utilizados pela Contratada durante a execução dos serviços deverão estar devidamente licenciados, devendo as referidas licenças serem apresentadas à PREFEITURA antes do início da execução dos serviços.

Descrição da solução

É escopo do presente projeto:

a) Fornecimento de software;

b) Serviços de desenvolvimento e configuração de processos;

c) Consultoria em modelagem e configuração de processos;

d) Treinamento;

e) Garantia e manutenção do sistema;

f) Suporte técnico do sistema;

g) Operação assistida para uso dos softwares;

h) Consultoria de montagem de um centro de digitalização de documentos.

Compatibilidade com ambiente operacional e infraestrutura

O sistema ofertado deve ser completamente compatível com as especificações de infraestrutura de TI especificada neste edital, LOTE 02.

Fornecimento de licenças da solução do sistema

As licenças de uso dos softwares fornecidas pela contratada deverão ter caráter definitivo. Dentro da quantidade de licenças devem estar incluídos os seguintes quantitativos de licenças para os perfis de usuários:

Quantidade	Perfil
01	Administrador de infraestrutura e do ambiente da solução / Construtor e configurador dos fluxos de trabalho, inclusive de formulários eletrônicos.
10	Usuário final para atender características técnicas de GED
10	Usuário final para atender características técnicas de WORKFLOW

A solução de Workflow deve ser baseada em uma ferramenta de BPM e integrada à solução de GED. Todos os usuários, independentemente de seu perfil, serão usuários de formulários eletrônicos.

Características gerais do sistema

a) Todos os produtos ofertados devem pertencer ao mesmo fabricante, exceto para o visualizador de arquivos que poderá ser de terceiros;

b) Todos os produtos ofertados devem possuir integração nativa;

c) Permitir a utilização completa via WEB (Internet, Intranet e Extranet.) INCLUSIVE para:·

i. Desenvolvimento, construção e configuração do fluxo, que podem ser via WEB ou cliente/servidor

ii. Administração do ambiente, que pode ser via WEB ou cliente/servidor;

d) Permitir uso full-time e simultâneo do quantitativo de licenças especificado neste documento, em qualquer que seja a modalidade de controle de licenças.

e) Possuir, no caso de licenças concorrentes, time-out, ou seja, após determinado tempo inativo, a aplicação libera as licenças de uso, permitindo que outros acessem esta mesma licença, sendo possível configurar por tipo de usuário tempos diferenciados de time-out;

f) Utilizar Login e password unificados em todos os módulos oferecidos, integrados ao Diretório LDAP, sem replicação de usuários;

g) Utilizar protocolos TCP/IP entre os módulos e suas diversas camadas;

h) Realizar instalação em base multi-tier, ou seja, múltiplas camadas de instalação (base de dados, aplicação, usuário, etc.);

i) Não possuir restrição quanto ao número de repositórios que possam ser acessados pela aplicação;

j) Permitir o gerenciamento de múltiplos repositórios de documentos;

k) Contar com capacidade de recuperação automática, no caso de queda de qualquer servidor, para a situação anterior à falha, para as transações que foram efetivadas até o momento da queda, sem interferência humana, exceto a necessária para reinício do servidor;

l) Contar com console para administração da aplicação (usuários, distribuição de carga, etc);

m) Utilizar API’s para permitir customizações e integrações com outras aplicações;

n) Controlar segurança das seguintes formas:

i. Possuir controle de acesso por função do ambiente de GED e Workflow;

ii. Possuir controle de acesso por grupos de usuários;

iii. Permitir autenticação do usuário pelo sistema de diretório LDAP;

o) Possuir geração de relatórios das ações do sistema (arquivos de log) para fins de auditoria, configurável pelos seguintes critérios: Data ou período, Usuário ou grupo de usuários, Tipo de ação;

p) Possuir compatibilidade com o seguinte sistema operacional de servidores: MS-Windows 2003 ou Linux;

q) Possuir compatibilidade com os sistemas operacionais abaixo especificados nas estações clientes, para utilização das seguintes funcionalidades:

i. MS-Windows XP, para desenvolvimento, construção e configuração do fluxo, que podem ser via WEB ou cliente/servidor.

ii. MS-Windows XP, para administração do ambiente, que pode ser via WEB ou cliente/servidor.

r) Possuir compatibilidade com browser comumente utilizado no mercado;

s) Possuir ferramentas de programação:

i. Possuir APIs documentadas para customização;

ii. Possuir kit de desenvolvimento;

iii. Possuir bibliotecas de objetos entregues com o kit de desenvolvimento;

iv. Utilizar as seguintes linguagens de marcação: HTML e XML

v. Utilizar ao menos uma das seguintes linguagens de script: VB Script, Java Script ou PHP;

vi. Utilizar ao menos uma das seguintes linguagens e recursos de programação: XXX.XXX, C#, C++, XX.XXX ou Java;

t) Possuir compatibilidade com as redes LAN, WAN e Web;

u) Possuir interfaces para usuários finais que trabalhe no idioma Português;

v) Possuir auxílios de ajuda on-line (Help) em Português para os usuários finais e em Português ou em Inglês para os módulos utilizados exclusivamente pelos administradores de TI;

w) Possuir Manuais em Português para os módulos de uso pelos usuários finais e em Português ou em Inglês dos módulos para administradores de TI. Devem estar inclusos manuais de instalação dos módulos.

x) Permitir a visualização, por meio de interface amigável, do conteúdo dos arquivos de log, de todas as operações realizadas na solução, por todos os usuários desta (Data/hora ou período, Usuário ou grupo de usuários, Tipo de ação), possibilitando a visualização das mesmas por usuários que tenham o nível de permissão adequado

y) A solução ofertada utiliza interface única para administração de todos os seus módulos.

z) A solução ofertada deve permitir configurar um tempo de inatividade da sessão (timeout) que force o usuário a fazer novamente o login após vencimento deste prazo, sem perda do trabalho que o usuário esteja realizando no momento, independentemente da política de licenciamento.

aa) Permitir, apenas através de parametrização e construção de consultas em SQL, a validação externa

de valores de índices. (Ex.: conferir se uma matrícula de uma instalação realmente existe em tabela em um BD externo ao GED)

bb) Permitir, apenas através de parametrização e construção de consultas em SQL, a configuração de campos como de auto-preenchimento, a partir de um índice. (Ex. ao se digitar CPF, o nome, endereço, etc serão preenchidos automaticamente a partir da extração destas informações de uma tabela em um BD externo ao GED).

cc) Utiliza notação BPMN – Business Process Management Notation, da BPMI – Business Process Management Initiative (disponível para download em xxx.xxxx.xxx)

Características técnicas do GED

a) Criação de padrões de documentos (templates);

i. Permitir a criação de documentos baseados em padrões (templates);

ii. Permitir criar templates dos tipos Word e Excel;

iii. Permitir a criação de índices integrados ao conteúdo do formulário, de forma que sejam atualizados automaticamente;

b) Controle de saída e retorno do documento;

i. Permitir fazer check-in e check-out dos documentos armazenados;

ii. Registrar a pessoa que retirou o documento e quem está responsável pelo mesmo;

iii. Não permitir fazer nova revisão no documento que está em check-out;

iv. Atualizar o documento original, seguindo configuração ao fazer o Check-in;

c) Xxxxx e recuperação de documentos;

i. Permitir buscas utilizando: operadores lógicos (booleanos) e palavras-chave, expressões SQL, coringas nos campos de pesquisa;

ii. Permitir atribuição de diferentes níveis de acesso, por usuário e por grupo de usuário, das pesquisas pré-definidas;

iii. Possuir configurador de pesquisa, dispensando uso de linguagens e scripts de configuração;

d) Segurança:

i. Restringir consulta a grupos de usuários indicados;

ii. Restringir consulta a pastas de documentos indicados;

iii. Restringir consulta a índices indicados;

e) Referências entre documentos:

i. Permitir a criação de referências entre documentos, indicando para um documento, em quais outros documentos existem informações associadas;

ii. Permitir referências entre quaisquer extensões de documento (TIF, JPG, ZIP, DOC, DWG,DGN, XLS, PDF, etc), de modo indistinto;

iii. Não haver limite para o número de referências de um documento;

iv. Permitir a navegação na estrutura de relacionamento, a partir do documento da estrutura que se deseja visualizar;

f) Utilizar qualquer impressora padrão MS-Windows;

g) Armazenar documentos digitais:

i. Armazenar documentos em seu formato digital nativo sem encapsulamento proprietário ou outra forma proprietária;

ii. Armazenar qualquer tipo de objeto digital;

iii. Não haver limite para o tamanho do documento armazenado;

h) Configuração do sistema realizada sem uso de programação;

i) Permitir gerenciamento nativo de documentos tipo: ZIP, EML, WAV e MP3;

j) Possibilitar a criação e configuração de tipos documentais e de grupos documentais, permitindo a correlação destes com processos para que documentos adicionados ao GED possam ser

categorizados de acordo com estes tipos;

k) Permitir a definição de níveis de permissões de acesso para cada tipo documental e para cada grupo documental;

l) Permitir que tipos de documentos possam ser associados a quaisquer formatos de documentos;

m) Permitir criação de pastas de processos contendo diferentes tipos de documentos;

n) Permitir execução de tarefas ou scripts programáveis no sistema, toda vez que um documento pertencente a um tipo documental indicado entrar no ambiente;

o) Permitir que um tipo documental seja criado a partir da cópia e alteração de um tipo existente;

p) Permitir a criação de grupos documentais, representando os processos (pastas) ou setores da empresa;

q) Índices:

i. Não haver limite para número de índices de tipos documentais;

ii. Não haver limites para número de campos que podem ser indexados em formulários;

iii. Permitir a criação de índices de diversos tipos de campos:

• Numérico inteiro

• Data & hora

• Ponto flutuante

• Alfa numérico

iv. Permitir a criação de índice invisível, atuando apenas como controlador no processo;

v. Permitir o uso de listas de valores válidos para um índice (Ex: Lista de estados, Departamentos, etc.);

r) Permitir chamada automática de visualizadores e programas externos caso o visualizador não seja nativo do software;

s) Possuir capacidade de sobrepor aos documentos notas e marcações;

t) Notas e marcações:

i. Permitir fazer notas e marcações em documentos sem alteração do documento original;

ii. Permitir visualização das notas e marcações de acordo com nível de acesso;

iii. Controlar a impressão das notas e documentos.

u) Importação de documentos (Captura de documentos)

i. Permitir importação de documentos, por função própria do aplicativo de GED, simplesmente indicando o nome e diretório do sistema operacional onde os documentos se encontram, sem necessidade de programação;

ii. Não haver limite para o número de documentos do lote importado;

iii. Não haver limite para a quantidade de formulários importados;

iv. Permitir inserção dos documentos importados diretamente a uma fila de workflow, iniciando automaticamente um fluxo de trabalho;

v. Permitir associação do documento importado a um tipo e grupo de documento;

v) Operação de scanner

i. Possuir recursos de controle de scanners de modo a permitir digitalização direta;

ii. Possuir interface TWAIN de controle de scanners;

iii. Não restringir a interface de scanners a marcas e modelos específicos de scanners;

w) Realizar controle de versão de documentos:

i. Indicar se os documentos de um tipo documental serão versionados atribuindo diretamente o controle de versão;

ii. Permitir que um documento que pode sofre revisão seja salvo como sendo um novo documento, de modo a reutilizar o conteúdo do mesmo;

iii. Permitir múltiplas revisões;

iv. Permitir configurar que somente seja publicada a versão mais recente do documento em uso, impedindo que acidentalmente as versões antigas sejam usadas;

v. Permitir que somente pessoas autorizadas vejam versões anteriores;

vi. Permitir acesso às versões para comparações;

vii. Permitir o bloqueio de versões anteriores de modo que ninguém possa alterá-las;

x) Garantir a integridade e segurança de acesso aos arquivos das imagens e documentos eletrônicos armazenados, por meio de criptografia;

y) Possibilitar o gerenciamento de documentos eletrônicos dos seguintes tipos:

i. Imagem

ii. Texto

iii. Planilha

iv. Fax

v. Apresentação

vi. Áudio

z) Possuir controle automático de versões e trilhas de auditoria com o nome do usuário, data/hora e situação do documento;

aa) Permitir a importação de e-mails como documentos, incluindo seus anexos, integrado à interface do MS-Windows Outlook;

bb) Permitir pesquisar, visualizar e imprimir documentos eletrônicos através de uso de interface via cliente WEB Browser.

cc) Permitir assinatura digital para autorizar tarefas

i. Assinar eletronicamente qualquer tipo de documento, de acordo com ICP-Brasil;

ii. Indicar se o documento está ou não assinado;

iii. Visualizar os dados da assinatura, emissão, validade do certificado;

iv. Assinar lotes de documentos selecionados;

v. Permitir apor assinaturas, ou seja, várias pessoas podem assinar o mesmo documento;

vi. Reconhecer os vários tipos de assinaturas armazenadas nos dispositivos mais comuns (smartcard, token, instalada no computador);

vii. Permitir armazenar o código HASH em separado do documento, para que softwares de terceiros possam ler a(s) assinatura(s) do documento(s)

viii. Não utilizar solução proprietária de assinatura que impeça que a leitura das assinaturas sejam realizadas por softwares de terceiros.

dd) Configurar Formulários Eletrônicos também fazendo uso dos seguintes recursos, em adição às características já citadas:

i. Possuir ferramenta de configuração de tipos de formulários;

ii. Executar OCR para leitura dos campos indicados, atribuindo diretamente valores aos índices correspondentes a esses campos;

iii. Ler códigos de barra para leitura dos campos indicados, atribuindo diretamente valores aos índices correspondentes a esses campos;

ee) Possuir configurador de índices permitindo associar índice diretamente pela localização posicional no texto indicado. Ex.: linha 5, posição 11 a 19 corresponde ao CPF;

ff) Permitir a atribuição de valores a campos utilizados como índices, a partir de regras da empresa (Ex.: que o número de um parecer receba o ano atual seguido de um número sequencial);

gg) Permitir a visualização, por usuário autorizado, do documento que está em check-out; hh) Permitir buscas utilizando expressões SQL e coringas nos campos de pesquisa.

ii) Possuir integração WebDav Web-based Distributed Authoring and Versioning" (conjunto de extensões do protocolo http que permite usuários colaborar, editar e gerenciar arquivos em servidores remotos xxxx://xxx.xxxxxx.xxx/). As integrações devem garantir, pelo menos, a

integração com documentos tipo Microsoft Office.

jj) Possuir Impressora virtual para o GED com as seguintes características: Capturar impressões de qualquer aplicativo como impressora MS-Windows; Impressora virtual deve permitir indexação e captura da impressão gerada diretamente no ambiente GED; Impressora virtual possui interface de configuração de propriedades, permitindo configurar tamanho e

kk) Permitir importação de documentos a partir do MS-Windows Explorer ll) Restringir consulta a tipos de documentos indicados

Características técnicas do Workflow

a) Não haver limite para o número de fluxos criados;

b) Não haver limite para o número de filas (queue) dentro de um fluxo

c) Não haver limite para o número de instâncias de um mesmo fluxo;

d) Permitir o uso de pasta (processo) contendo todos os documentos que participam de uma instância do fluxo;

e) Disponibilizar recursos automatizados para impedir encaminhamento de pasta (processo) no caso de ausência de documentos;

f) Permitir o desvio de documentos de um fluxo a outro, atendendo ao processo de negócio da empresa;

g) Permitir o uso de assinaturas eletrônicas para autorizar tarefas;

h) Permitir checar a assinatura digital para autorizar tarefas;

i) Possuir controle de acesso por: tipo de fluxo, fila, documento, atividade dentro de uma fila do fluxo, perfil do usuário e grupo do qual faça parte;

j) Permitir a geração de novas instâncias de fluxo automaticamente, a cada novo documento que é criado / importado;

k) Permitir a definição de qual fluxo será instanciado dependendo do tipo documental criado/importado;

l) Permitir a indicação da fila que dará início a uma instância de fluxo, pelo usuário (gestor);

m) Permitir ao entrar na fila, processamentos automatizados de: tarefas, lista de tarefas, regras condicionais de tarefas;

n) Permitir o uso de controles de tempo (temporizadores ou engines)

o) Não haver limite para número de temporizadores criados;

p) Permitir a utilização de temporizadores por tarefa;

q) Permitir a associação de quaisquer tarefas e qualquer número de tarefas dentro de um temporizador;

r) Permitir visualização das tarefas do fluxo:

i. Visualização de tarefas a serem executadas / já executadas por fila;

ii. Visualização dos objetos componentes de um processo (pasta) situado em uma fila de processo;

iii. Visualização da fase do fluxo onde está um determinado documento;

iv. Visualização de mensagens necessárias ao andamento do fluxo;

s) A interface web deve permitir aos usuários finais definir a aparência desejada (look-and-feel);

t) Permitir notificações:

i. Possuir sistema de envio de notificações internas ao próprio workflow, que podem ser acessadas quando o usuário realizar o logon;

ii. Permitir o envio de notificações via SMTP;

iii. Permitir o envio de notificações via SMTP com referência para documento (objeto);

u) Possuir recursos para validar os tipos de fluxos criados;

v) Permitir balanceamento de tarefas:

i. Permitir o gerenciamento de filas, equilibrando a quantidade de instâncias de fluxos que deve ser encaminhada a cada uma das filas;

ii. Permitir o balanceamento das filas dos fluxos, equilibrando a quantidade de tarefas entre os membros envolvidos;

iii. Permitir o desvio de tarefas entre os diversos membros para compensar acúmulo de tarefas, ausência de funcionários, férias, etc.

w) Criar lista de eventos já programados de modo a minimizar tempo de configuração para tarefas equivalentes;

x) Permitir fluxo para documentos individuais

i. Permitir a criação de um fluxo de trabalho ad-hoc (aleatório) apenas para tratar um novo documento para o qual não existir fluxo pré-definido;

ii. Permitir a atribuição de um novo fluxo de trabalho ad-hoc a um colaborador ou grupo de colaboradores, a partir de uma lista de usuários;

y) Possuir tarefas pré-configuradas para uso imediato (out of the box):

i. Tarefas sobre documentos

ii. Tarefas sobre campos do documento

iii. Notificações

iv. Tarefas de sistema para execução de uma ação: Chamadas de programas externos, Scripts,

DLL e API

z) Possuir questões pré-configuradas para uso imediato (out of the box)

i. Possuir questões pré-configuradas sobre características dos objetos (ex: existência do objeto, existência do objeto em uma fila, etc)

ii. Permitir a chamada de rotinas externas para executar questões sobre os objetos usando:

• Chamadas de programas externos, Scripts, DLL e API; aa) Suportar formulários eletrônicos:

i. Suportar uso de formulários eletrônicos para entrada de dados e acompanhamento do fluxo;

ii. Permitir a utilização de formulários com linguagem padrão de mercado (html ou xml);

iii. Permitir a configuração de formulários como tipos documentais;

iv. Permitir a seleção a partir de um menu, de um formulário para acrescentar ao ambiente;

v. Permitir que formulários iniciem fluxos ou sejam criados a partir de um fluxo;

vi. Permitir o acesso de índices dos formulários como índices de consulta do ambiente GED;

vii. Permitir a utilização de máscaras para preenchimento do campo de um formulário, limitando a maneira correta de escrevê-lo. (Ex.: para CEP: XX.XXX-XXX);

viii. Permitir a integração com aplicativos legados para inserção de dados, recuperação de documentos e processos;

ix. Possuir ferramenta para tratamento de exceções de fluxos;

x. Controlar as modificações da informação, registrando cronologicamente a atualização efetuada, o usuário responsável, a data e hora da efetivação;

xi. Permitir controle de sequência de processos atendidos por cada usuário pela ordem de entrada ou prioridade definida por usuários “master”;

bb) Permitir que seja configurada caixa de tarefas única para cada usuário

cc) Permitir a configuração das caixas de tarefas dos usuários (ordenações por data de entrada, por emitente, por prioridade, etc)

dd) Permitir que os temporizadores façam uso de calendário, onde os feriados não serão contabilizados (ou seja o fluxo obedece a regra de feriado quer seja feriado municipal e/ou estadual e/ou federal

ee) Possibilitar consultas e relatórios de quais usuários “master” alteraram a sequência de entrada ou prioridade.

Processos de Negócio da PREFEITURA

Todos os documentos que participam dos processos de negócio tratados por este sistema estarão em formato digital. O fluxo do trabalho estará automatizado e a gerência possuirá indicadores de produtividade e de qualidade.

Apresenta-se, a seguir, uma visão macro de três processos de negócios da PREFEITURA, que deverão ser automatizados.

Processos

Quantidade de processos: 02 (dois) Processos de média complexidade.

Desenvolvimento e Configuração dos Processos

Para cada processo deverá ser fornecida documentação da visão funcional, permitindo aos usuários descrever por completo o processo incluindo também a documentação referente aos tipos documentais, formulários, templates e fluxos de trabalho.

Os processos, tipos documentais, formulários e templates mapeados deverão ser configurados no ambiente GED / Workflow ofertado em conformidade com a documentação gerada.

O mapeamento e configuração dos processos deverá objetivar a sua otimização (“TO-BE”), trazendo ganhos para a PREFEITURA na execução dos mesmos, eliminando gargalos, redundâncias, retrabalho e falta de padrões.

Deverão ser providenciadas as documentações dos processos, tipos documentais, formulários, templates de documentos de aproximadamente:

Item	Quantidade
Processo de média complexidade	02 (três)
Tipos documentais	20 (vinte)
Formulários eletrônicos	09 (nove)
Templates (padrões) de documentos	12 (doze)

A seguir é detalhada a documentação que deverá ser gerada para cada item mapeado.

Mapeamento do processo

a) Controle de revisões de documento e página;

b) Objetivo do processo;

c) Escopo;

d) Participantes do mapeamento do processo;

e) Definições específicas para o processo (glossário);

f) Referências para uso e aplicação deste processo (leis, portarias, regulamentos, normas, manuais e outros que habilitam este processo);

g) Diagrama geral esquemático do processo, mostrando em forma resumida as entradas e saídas, além dos recursos e controles do processo em esquema de caixa ICOM;

h) Registros, relatórios e formulários dos indicadores de performance necessários ao controle do processo;

i) Definição de forma de armazenagem dos documentos;

j) Detalhamento das instruções para cada atividade do processo com: entradas, saídas, controles, recursos utilizados (recursos humanos e materiais), regras utilizadas, nível de automação,

tratamento das exceções, registro de tempo por atividade;

k) Limitações de atuação do processo;

l) Fluxograma com técnica de raias de responsabilidade, incluindo indicações de: entradas e saídas do processo, atividades, papéis funcionais utilizando, preferencialmente, a notação de modelagem de processos de negócios BPMN (Business Process Modeling Notation) definida pela BPMI ( Business Process Management Initiative );

m) No fluxograma anterior devem ser documentadas as entradas e saídas do processo referentes à integração com os sistemas legados;

i. Documentação gerada deve ser detalhada e consistente o suficiente para:

ii. permitir a discussão e compreensão do fluxo do processo de negócio, podendo ser usado para ensinar e treinar novos usuários;

iii. auxiliar na definição de atividades, tendo em vista atingir os objetivos da organização;

iv. servir como base para melhoria contínua (análise eficiência e de eficácia).

v. simular alternativas ou novos modelos;

vi. atuar como elemento fundamental na especificação dos fluxos do processo que deverão suportar o negócio;

vii. facilitar, no futuro, a implementação de Programas da Qualidade de Gestão Governamental, ISO 9000, etc;

n) O padrão adotado será o BPMN (Business Process Modeling Notation) definido como diretriz no presente projeto, permitindo a manutenção futura dos processos levantados e a criação de novos processos compatíveis em documentação com aqueles já levantados;

o) Deve ser feita a saturação (testes reais) do processo para atestar seu funcionamento junto aos usuários;

p) Xxxx a documentação gerada, bem como a saturação (testes reais) citada no item anterior, deve utilizar a ferramenta MS Xxxxx.

Configuração do Fluxo

a. Descrição geral do processo;

b. Caracterização geral dos objetos que serão gerenciados;

c. Detalhamento de cada uma das filas do processo, possuindo pelo menos as seguintes informações por fila documentada:

i. Regras aplicadas à fila;

ii. Textos de ajuda;

iii. Papéis funcionais autorizados a ver a fila;

iv. Rotas possíveis;

v. Detalhamento em nível adequado à configuração e/ou programação das:

• Tarefas automatizadas ao entrar na fila;

• Tarefas iniciadas como opções do usuário;

• Temporizadores (engines);

d. Detalhamento de como será implementada a integração com os sistemas legados indicando banco de dados, tabelas, colunas a serem acessados e tipo de operações a serem efetuadas, obedecendo as regras de negócio documentadas para o processo;

e. Tratamento das exceções da integração com os sistemas legados;

f. O Lay-out das telas deverá ser criado e customizado de acordo com as necessidades da área usuária;

g. Deve ser feita a validação da configuração do fluxo para:

i. atestar seu funcionamento e o atendimento das necessidades da área usuária;

ii. atestar à área de suporte da PREFEITURA que não há prejuízo para outras aplicações e para a rede, mantendo a qualidade dos serviços atuais;

h. Construção de relatórios gerenciais para acompanhamento dos indicadores de performance necessários ao controle do processo.

i. Diagrama do fluxo em MS Xxxxx, com as seguintes características:

i. conter ícones representando as filas;

ii. conter as rotas representadas por setas com indicativo de direção;

iii. indicações claras de início e fim;

iv. controle de revisão;

v. nome do proprietário do processo;

vi. identificação do processo;

vii. cada ícone de fila deverá ter o título da fila;

viii. em formato máximo de A0;

Tipos Documentais

A seguir é detalhada a documentação que deverá ser entregue para cada tipo documental:

a. Estrutura dos documentos no formato de um plano de arquivo, plano de destinação documental e tabela de temporalidade;

b. Descrição do tipo documental;

c. Grupos de usuários que podem ter acesso ao tipo documental em questão;

d. Índices (palavras-chave) que permitirão recuperar o documento;

e. Departamentos usuários do documento;

f. Local físico de armazenamento digital do tipo documental;

g. Tipos de notas que podem ser acrescentadas a este documento; e

h. Tipos de processos e pastas associados.

Formulários Eletrônicos

A seguir é detalhada a documentação que deverá ser entregue para cada formulário:

a. Código fonte do respectivo formulário de modo a servir de base a novos formulários a serem criados para outros processos;

b. Especificação de como disponibilizá-lo na WEB e injetar as informações nele capturadas para a aplicação do sistema.

Templates (padrões)

A seguir é detalhada a documentação que deverá ser entregue para cada template de documento:

a. Formato nativo do tipo de template;

b. Instruções de como disponibilizá-lo para trabalho diário dos usuários e permitir servir de base a novos templates a serem criados para outros processos.

Consultoria em tecnologia da informação e modelagem de processos

A empresa deverá fornecer consultoria em modelagem de processos ON-SITE por um período de 12 (doze) meses após a finalização do item denominado SERVIÇOS DE DESENVOLVIMENTO E CONFIGURAÇÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO, visando auxiliar a PREFEITURA no aperfeiçoamento dos processos descritos no referido item.

Treinamento

Esta implantação exige que sejam realizados treinamentos essenciais à compreensão do usuário para a tecnologia que está sendo implantada e facilitar a Gestão da Mudança na organização.

Os programas de treinamentos sugeridos são indicativos. No caso de programa diferente do indicado, a empresa deverá apresentar proposta para que a PREFEITURA possa avaliar tecnicamente a mesma e aprovar o seu conteúdo ou sugerir melhorias.

Os treinamentos deverão ocorrer em horário comercial na sede da PREFEITURA.

Para os treinamentos que requeiram ambientes de testes, não podendo ser usado ambiente de produção da PREFEITURA, a Contratada deverá fornecer o(s) servidor(es) de teste, incluindo suas licenças de softwares.

a) Modelagem Prática de processos

Pretende-se, com a realização deste treinamento, que os usuários consigam, além de capacitar-se, ter uma visão clara das vantagens para a organização da gestão com visão em processos. Adicionalmente, pretende-se que os usuários possam modelar seus processos, de modo a obter uma compreensão completa de seu fluxo de trabalho.

PROGRAMA

• Fundamentos; Modelagem; Modelo; Metodologia; Composição dos modelos; Modelagem de negócio; Processo; Cliente; Fornecedor; 5W2H; 3R Fornecedor; Exercício prático abrangendo conteúdo anterior.

• Processos, sub-processos e atividades; Perspectivas de processos; Visões de processo; Modelos organizacionais; Tipo de processos de negócio; Interação entre processos; Exemplos de processos; Identificando processos; Exercício prático abrangendo conteúdo do tópico.

• Representação gráfica de processos; Técnica de modelagem de processos; IDEF ; Faixas de responsabilidade; UML; Exercício prático abrangendo conteúdo do tópico.

• Documentação de processos; Métodos de documentação; Documentação de processos Produtivos; Documentação com diretrizes da ISSO.

• Definindo processos; Escopo dos processos e problemas relacionados; Patrocinadores; Métricas; Reunião de kick-off; Definição do processo; Análise; Habilitadores; Exercício prático.

• Análise de processos; Diagramas; Medida de desempenho; Performance; Eficiência x eficácia; Ações de melhoria contínua; Melhoria de processos: estratégias; Caracterização de processos; Exercício prático.

• Indicadores de desempenho; Definições; Seleção de indicadores; Cockpit; Estrutura de sistema de indicadores; Caracterização de indicadores; Tipos de ; indicadores ; Exercícios práticos .

• Duração: 16 horas;

• Alunos por turma: 10 alunos.

b) Workflow – Visão Prática

O propósito do curso é permitir aplicações diretas dos conceitos de WORKFLOW em processos reais, gerando sua documentação e exercitando sua aplicação a casos em sala de aula.

PROGRAMA

• Aplicações de Workflow; Definições; Groupware; Workgroup; Workflow; Histórico; Elementos; Benefícios; Funcionalidades básicas; Classificações de Workflow; Arquitetura; Abrangência

• Exemplos de software Aplicações; Componentes de um fluxo de trabalho em Workflow; Representação do processo; Ciclo de vida do Fluxo de trabalho; Fila; Formulários de acompanhamento; Transição; Pastas; Gatilho (Trigger); Ação; Regra; Tarefas automáticas; Trabalho solicitado pelo usuário (ad hoc); Temporizadores; Balanceamento de filas ; Simulador ; Exercícios práticos.

• Duração: 12 horas;

• Alunos por turma: 10 alunos.

c) Gerenciamento Eletrônico de Documentos – Visão Prática

O propósito do curso é permitir aplicações diretas dos conceitos de GED em processos reais, fazendo sua documentação e aplicação direta a casos exercitados em sala de aula.

PROGRAMA

• Conceitos fundamentais e tecnologias correlatas ao GED; Justificativas do uso de GED; Ciclo de vida de documentos; Principais tecnologias; Document Imaging; Document Management; ; Image Enable; ; Form Processing; ; Controle de qualidade de imagens;; COLD-ERM; ; EDMS; ; Características adicionais de ambientes GED Tecnologias de armazenamento de objetos não-estruturados:

• Reconhecimento Automático (OCR, ICR, BCR), etc.; Imagem digital; ; Uso de arquivos PDF; Entrada de imagens geradas por programas e papel; ; Controle de qualidade de imagens;; Indexação;; Exibição;; Armazenamento: dispositivos, equipamentos e mídias; Infra-estrutura: componentes de servidores e redes, sistema operacional; Impressão: pequenos e grandes formatos;; Aspectos legais; Planejamento de solução de GED: exercícios.

• Duração: 08 horas;

• Alunos por turma: 10 alunos.

d) Treinamento de Administrador

O propósito do curso é permitir que o administrador possa manter a solução operacional e disponível para os usuários.

A contratada deverá fornecer o programa adequado à sua solução.

O número de horas apresentado é apenas indicativo, podendo as partes negociar a quantidade de horas necessária para que os usuários possam usar plenamente o software indicado.

• Duração: 08 horas;

• Alunos por turma: 04 alunos.

e) Treinamento dos Usuários em Workflow

O propósito do curso é permitir que os usuários possam usar plenamente o produto. A contratada deverá fornecer o programa adequado à sua solução.

O número de horas apresentado é apenas indicativo, podendo as partes negociar a quantidade de horas necessária para que os usuários possam usar plenamente o software indicado.

O treinamento deverá ser na sede da PREFEITURA, horário da manhã.

• Duração: 04 horas;

• Alunos por turma: 12 alunos.

f) Treinamento dos Usuários em GED

O propósito do curso é permitir que os usuários possam usar plenamente o produto. A contratada deverá fornecer o programa adequado à sua solução.

O número de horas apresentado é apenas indicativo, podendo as partes negociar a quantidade de horas necessária para que os usuários possam usar plenamente o software indicado.

O treinamento deverá ser na sede da PREFEITURA, horário da manhã.

• Duração: 04 horas;

• Alunos por turma: 12 alunos.

Garantia e manutenção das licenças do sistema

a. Todas as licenças do software ofertado possuirão garantia de atualizações de versão, pelo período de vigência do contrato;

b. Garantir que o fornecedor tenha um canal direto com o fabricante para atendimento a chamados que necessitem de intervenção do fabricante da solução;

c. Regime de Funcionamento Diário do Ambiente:

i. Uso do sistema 5x9 para dias úteis em horário comercial;

ii. Suporte ao sistema: 5x9 para dias úteis em horário comercial.

Suporte técnico ao sistema

Os “Serviços de Desenvolvimento e Configuração dos Processos” deverão ter garantias contra erros e inconsistências, além de suporte técnico, nas seguintes condições:

a. Garantia mínima de 24 (vinte e quatro) meses, com atendimento “on-site” em regime de 5x9 (dias úteis em horário comercial);

b. A empresa contratada deve oferecer suporte telefônico em português, funcionando em regime 5x9 (dias úteis em horário comercial) para abertura de chamados técnicos, sendo atendido no idioma PORTUGUÊS, para sanar as dúvidas relacionadas aos serviços prestados descritos no item “Serviços de Desenvolvimento e configuração dos processos”;

c. A contratada deverá refazer ou corrigir, sem ônus adicionais para a PREFEITURA, erros que possam ser constatados após a implantação da solução.

d. Suporte técnico de 24 (vinte e quatro) meses, on-site, com atendimento em regime de 5x9 (dias úteis em horário comercial), a partir da sua disponibilização;

i. Disponibilizar site na Internet com informações para realização de suporte técnico (download de drivers, informações técnicas, atualização de software, etc.), sem nenhum ônus adicional para a PREFEITURA. Observação: Informar URL (endereço na Internet);

ii. A empresa contratada deve possuir sistema de postagem de ticket eletrônico de solicitação e descrição de suporte para abertura de chamados técnicos, sendo atendido no idioma PORTUGUÊS. (informar URL);

e. Suporte Telefônico:

i. A empresa contratada ou fabricante deve oferecer suporte telefônico em português, na modalidade 5x9 (dias úteis em horário comercial), para sanar as dúvidas relacionadas às licenças dos softwares a serem fornecidos;

f. Ocorrerá pelo período de 24 (vinte e quatro) meses, durante toda a vigência do contrato.

Operação assistida para uso dos softwares

A Contratada deverá alocar 01 (hum) analista de sistemas especializado no sistema implantado, com conhecimento em configuração da ferramenta e em modelagem de processos de negócios, por um período de 3 meses após início da produção do sistema, na sede da PREFEITURA para operação assistida do uso dos softwares fornecidos, visando a garantia da continuidade dos serviços, evitando que dúvidas dos usuários possam vir a comprometer o sucesso da implantação dos demais fluxos de processo da PREFEITURA.

O analista acompanhará a solução implantada, dando suporte aos usuários no uso da solução, provendo melhorias dos fluxos e documentos configurados. Deverá ocorrer em horário comercial.

Capacitação mínima do funcionário alocado: Deverá obedecer as qualificações definidas em no atestado que cita que desenvolveu e implantou projeto de solução GED/Workflow.

Consultoria de montagem de um centro de digitalização de documentos

a. Dimensionar estrutura de escanerização e cadastramento diário observando as fontes de documentos atendidos por este projeto;

b. Dimensionar volumes necessários à armazenagem prevendo crescimento vegetativo;

c. Especificar equipamentos necessários para funcionamento do bureau de escanerização caso os equipamentos existentes na PREFEITURA não sejam suficientes;

d. Especificar características técnicas necessárias à execução da escanerização;

e. Montagem física dos equipamentos especificados, quando necessário;

f. Realização de testes do bureau integrado ao sistema de GED fornecido;

g. Treinar equipe indicada pela PREFEITURA para operação do bureau;

h. Acompanhamento inicial de 15 dias da operação do bureau;

i. Entregar manual de operação do bureau.

Características comuns à garantia e manutenção das licenças do sistema e Suporte técnico ao sistema

a. A licitante vencedora deverá prestar manutenção e suporte 05 (cinco) dias por semana x 9 (nove) horas por dia, de segundas às sextas-feiras em horário comercial das 09:00 à 18:00 h, com resposta de atendimento em um prazo compatível com o nível de urgência especificado pela PREFEITURA no momento da abertura do chamado, conforme descrito a seguir:

Nível do problema	Descrição	Remoto	Local
Critico	Serviço completamente indisponível	1h	2h
Severo	Serviço operando parcialmente	2h	4h
Alerta	Serviço com degradação de performance ou funcionalidade	4h	8h
Normal	Demais problemas	24 horas

b. Caso o número telefônico a ser utilizado nas aberturas e acompanhamentos dos chamados não seja uma chamada local para a cidade de Vitória – ES, a empresa contratada deverá dispor de um número 0800;

c. Atendimento remoto: Os serviços poderão ser executados por meio de intervenções remotas pelos consultores da empresa contratada, contanto que o acesso seja realizado por meio de uma VPN que garanta a segurança da comunicação.

d. Atendimento no local: Nos casos onde o atendimento remoto não for suficiente, a empresa contratada deverá deslocar para o local do evento consultores de seu quadro profissional no prazo máximo estipulado no quadro acima.

e. Sistema informatizado para controle e atendimento do suporte: Deverá ser utilizado um sistema informatizado, disponibilizado via Internet, para controle dos serviços de suporte, que funcionará como gerenciador de demandas, devendo possuir registro, acompanhamento e formação de estatísticas sobre a evolução das operações dos atendimentos de suporte.

f. A empresa CONTRATADA deverá disponibilizar este sistema para o cliente pelo tempo de duração do contrato.

g. O fabricante dos softwares deve possuir sistema on line para abertura de casos de suporte via internet pelo cliente;

h. O fabricante dos softwares deve manter base de conhecimento on line, em português ou inglês, disponível para consultas pelo cliente.

Serviços complementares

Serão exigidos, quando da implantação e uso, dependendo da etapa necessária, os seguintes serviços e documentos relacionados:

• Documentação do Projeto seguindo diretrizes do PMI no período de início do projeto;

• Detalhamento do Plano de aceitação do projeto no período de início do projeto;

• Plano de solução de transição: como será feita a migração do modo de trabalho atual para o novo método de trabalho no período de início do projeto;

• Documento indicando como deve ser feita a preparação do ambiente da contratante para instalação do produto no período antes da instalação do produto;

• Apostilas e materiais de treinamento no período antes dos treinamentos;

• Material para acompanhamento do andamento do projeto na Web ao longo do projeto;

• Execução do plano de aceitação do projeto ao fim do projeto;

• Resumo executivo da solução: resumo com tópicos relevantes a nível gerencial ao final do projeto;

• Workshop de apresentação da solução implantada ao final do projeto.

Local de entrega

A entrega e instalação dos softwares que compõem a solução e a realização dos serviços e treinamentos ocorrerão na sede da PREFEITURA MUNICIPAL DE ANCHIETA/ES.

A empresa licitante vencedora ficará responsável pelo transporte dos softwares para os locais de instalação; Todas as despesas inerentes ao transporte dos softwares serão de responsabilidade da empresa licitante vencedora.

Cronograma de implantação, etapas e prazos de entrega

• Etapa 01 com disponibilização e instalação das licenças de ambiente do sistema com xxxxx xx xxxxxx 00 (xxxxxx) dias a partir da assinatura do contrato;

• Etapa 02 com mapeamento dos processos com prazo máximo 90 (noventa) dias a partir da assinatura do contrato;

• Etapa 03 com desenvolvimento e configuração dos processos no sistema com prazo máximo 120 (cento e vinte) dias a partir da assinatura do contrato;

• Etapa 04 com treinamentos com prazo máximo 120 (cento e vinte) dias a partir da assinatura do contrato;

• Etapa 05 de garantia e manutenção das licenças do sistema durante toda a vigência do contrato;

• Etapa 06 com consultoria em tecnologia da informação e modelagem de processos com prazo máximo de 06 meses a partir da conclusão da etapa 03;

• Etapa 07 com suporte técnico ao sistema durante toda a vigência do contrato;

• Etapa 08 de operação assistida para uso dos softwares com prazo de 03 (três) meses a partir da conclusão da etapa 03;

• Etapa 09 de consultoria de montagem de um centro de digitalização de documentos com prazo máximo 60 (sessenta) dias a partir da assinatura do contrato.

Aceite dos serviços

A conferência da proposta técnica será realizada pela área técnica da PREFEITURA.

Os seguintes aceites deverão estar descritos no plano de aceitação do projeto, respeitadas as condições mínimas de aceites descritas a seguir:

• Etapa 01 de disponibilização e instalação das licenças de ambiente do sistema condicionado o aceite à demonstração, executada por operador indicado pelo licitante, das características técnicas das licenças do sistema do produto ofertado. A demonstração deverá ser agendada com a equipe técnica da PREFEITURA, utilizando o ambiente disponibilizado e irá gerar um termo de aceite, sem o qual será rescindido o contrato e serão aplicadas as penalidades cabíveis.

• Etapa 02 ao término do serviço mapeamento do processo descrito como parte do serviço de desenvolvimento e configuração dos processos, para todos os processos de negócios com aceitação por, no mínimo, dois usuários finais da PREFEITURA participantes do processo de negócios e um técnico da TI,

atestando o atendimento ao serviço de mapeamento do processo, para cada processo de negócio mapeado.

• Etapa 03 ao término completo do serviço desenvolvimento e oonfiguração dos processos, com o término do serviço de configuração do fluxo com aceitação por, no mínimo, dois usuários finais da PREFEITURA participantes dos fluxos de trabalho e um técnico da TI, atestando a conclusão do serviço desenvolvimento e configuração dos processos, para cada fluxo de trabalho configurado.

• Etapa 04 com realização individual de treinamentos com aceitação por, no mínimo, um dos gerentes de participantes de cada treinamento, a ser indicado pela PREFEITURA, e pela TI, atestando que os objetivos do treinamento foram alcançados plenamente, para cada treinamento efetuado.

• Etapa 05 de garantia e manutenção das licenças do sistema conferindo a data de validade da manutenção disponibilizada pelo sistema implantado e condicionada a aceitação que será feita por um usuário final da PREFEITURA além de um técnico da TI, anualmente.

• Etapa 06 de consultoria em modelagem de processos por 12 meses condicionada a aceitação que será feita por um usuário final da PREFEITURA além de um técnico da TI, mensalmente.

• Etapa 07 de suporte técnico ao sistema condicionada a aceitação que será feita por um usuário final da PREFEITURA além de um técnico da TI, mensalmente.

• Etapa 08 de operação assistida para uso dos softwares com aceitação feita por um usuário final da PREFEITURA além de um técnico da TI, mensalmente.

• Etapa 09 de consultoria de montagem de um centro de digitalização de documentos com aceitação que será feita por um usuário final da PREFEITURA além de um técnico da TI.

Depois de constatada a conformidade da especificação/funcionamento dos softwares/serviços, a PREFEITURA emitirá Termo de Aceite.

Somente será emitido o Termo de Aceite após a regularização e entrega dos softwares/serviços, de acordo com as especificações do Instrumento Convocatório.

Pagamento

O pagamento dos serviços contratados será feito em etapas conforme previsto no item Aceite dos Serviços.

A cada etapa será necessário que o licitante apresente os termos de aceitação dos serviços prestados. A simples apresentação da nota fiscal não garante a aceitação por parte da PREFEITURA.

Qualificação do sistema Ofertado

Documento relacionando o nome do software proposto bem como todos os módulos do software proposto, indicando sua denominação e todas as características técnicas;

Todos os licitantes devem anexar em sua documentação, manuais, folhetos, sites impressos da WEB, com suas respectivas URL´s para conferência, ou qualquer outro tipo de documento técnico, que efetivamente comprove a existência aderência a cada requisito ou padrão exigido ao longo dessa especificação. Cada característica deverá ser comprovada individualmente através de documentação técnica oficial do fabricante do produto atendendo aos seguintes critérios:

b. Deverão ser usados manuais técnicos, folders e white papers descritivos do produto, elaborados pelo fabricante ou por seu distribuidor autorizado;

c. Deverá estar em língua portuguesa ou inglesa, com preferência pela língua portuguesa;

d. Xxxxxx descrever como a característica funciona e não apenas declarar o atendimento da característica, demonstrando de forma clara e inequívoca o atendimento à característica;

e. Deverá, para cada característica, indicar qual documentação técnica que a descreve e indicar as respectivas páginas e localização.

Toda documentação entregue deverá estar numerada em ordem crescente e sequencial;

As características técnicas deverão estar grifadas ou destacadas na documentação entregue, além de estarem todas relacionadas em tabela específica indicando o número da página da documentação onde encontrar a comprovação de cada item solicitado do software de GED e Workflow, de forma a garantir uma rápida e melhor análise;

8. RESULTADOS PREVISTOS

- Redução ao essencial da massa documental dos arquivos.

- Aumento do índice de recuperação da informação.

- Garantia de condições de conservação dos documentos de valor permanente.

- Controle do processo de produção documental, orientando emprego de suportes adequados ao registro da informação.

- Aproveitamento dos recursos humanos e materiais.

- Não ocorrência de extravio de documentos.

- Melhoria na qualidade dos processos e das informações.

- Padronização nos procedimentos do arquivo.

- Menor envolvimento pessoa/hora na recuperação da informação.

- Satisfação com o arquivo.

- Melhor aproveitamento do espaço controle da utilização do acervo.

- Preservação da memória técnico-administrativa da PREFEITURA.

- Não ocorrência problemas com a fiscalização e Auditorias.

- Mostrar a imagem de organização.

9. REQUISITOS PARA HABILITAÇÃO

09.1 DA EQUIPE TÉCNICA

A LICITANTE deverá comprovar por meio de documentos, no ato do processo licitatório, no mínimo os seguintes profissionais em seu quadro funcional:

a) Supervisor Técnico: destinado a supervisão da execução das atividades da equipe.

Requisito

Comprovação

Profissional com formação no curso de Arquivologia, de acordo com a Lei nº 6.456, de

04.07.78 e Decreto nº 82.590, de 06.11.78.

O profissional deverá comprovar a conclusão do curso por diploma fornecido por instituição de ensino superior, reconhecida pelo MEC, devidamente registrado na entidade fiscalizadora da profissão, no órgão de classe correspondente, ou na Delegacia Regional do

Trabalho (DRT).

03 (três) anos de comprovada experiência em organização arquivística, pertinente e compatível em características com o projeto desta licitação.

A empresa licitante deverá apresentar pelo menos 1 (hum) atestado de capacidade técnica emitido por empresa pública ou privada, comprovando que o Supervisor Técnico com vínculo com a licitante, tenha participado como gestor de projetos compatíveis com o presente edital, indicando claramente nome de contato e telefone nas declarações, sujeito à inspeção técnica da PREFEITUA. Deverá constar no atestado:

- Nome e CNPJ da empresa CONTRATADA;

- Nome e CNPJ da empresa CONTRATANTE;

- Nome e telefone de contato do representante da empresa CONTRATANTE;

- Nome dos produtos e ferramentas utilizados no

desenvolvimento dos projetos concluídos;

- Tempo de utilização dos produtos;

- Escopo do projeto;

- Descrição dos serviços prestados pelo técnico;

- Nome e cpf do técnico

Habilidade de gerenciamento, organização, controle, liderança, solução de problemas,

trabalho em equipes e relacionamento pessoal

Declaração do licitante

Conhecimento e prática em Windows XP, Word 2007, Excel 2007 ou versões posteriores e

internet

Declaração do licitante

b) Técnico de Apoio: executar atividades de apoio técnico das atividades de recebimento de processos e documentos, bem como o tratamento de acervos documentais, abrangendo atividades de classificação documental, preparação, indexação, classificação, digitalização, transferências, arquivamento, desarquivamentos e recolhimento de acervos para os arquivos intermediários e permanentes; atendimento a consultas, empréstimos e devoluções de originais de documentos a usuários internos e externos.

Requisito	Comprovação
Profissionais com ensino médio completo	Diploma de Conclusão de Xxxxxx Xxxxx.
01 (um) ano de comprovada experiência em execução de serviços pertinentes e compatíveis com as características do objeto desta licitação.	Declaração do licitante
Conhecimento e prática em Windows XP, Word 2007, Excel 2007 ou versões posteriores e internet	Declaração do licitante

c) 01 Técnico em Microfilmagem com experiência profissional comprovada via declaração ou comprovação em carteira, em implantação de processos de microfilmagem de acervos documentais arquivísticos realizados em instituições públicas e ou privadas. A Empresa deverá extrair do site do MJ - Ministério da Justiça, espelho de seu registro, onde deverá constar o nome do Técnico responsável pela Microfilmagem.

d) Consultor Sênior em Sistemas GED/Workflow

A empresa licitante deverá apresentar no mínimo 01 (hum) atestado de Capacidade Técnica, comprovando que o Consultor Sênior, com o qual possua vínculo, desenvolveu e implantou projeto de solução GED/Workflow, para pessoa jurídica de direito privado e/ou público, prestando serviços semelhantes (exclusivamente no Brasil). Deverá constar no atestado:

- Nome e CNPJ da empresa CONTRATADA;

- Nome e CNPJ da empresa CONTRATANTE;

- Nome e telefone de contato do representante da empresa CONTRATANTE;

- Nome dos produtos e ferramentas utilizados no desenvolvimento dos projetos concluídos;

- Tempo de utilização dos produtos;

- Escopo do projeto;

- Descrição dos serviços prestados pelo técnico;

- Nome e cpf do técnico

Deverá ser apresentado o currículo de cada profissional com o detalhamento de sua experiência profissional, em atendimento aos requisitos especificados. Para o arquivista deverá ainda apresentar atestado comprovando a experiência profissional.

Os atestados entregues pela Licitante deverão ser específicos para esta licitação e não poderão ter sido emitidos há mais de 36 (trinta e seis) meses.

Atestados emitidos por empresas fora do Brasil deverão ser traduzidos por tradutores juramentados. Prova de vínculo com a licitante deverá ser comprovada da seguinte forma:

1) Cópias das carteiras de trabalho (CTPS) dos profissionais e Guia de recolhimento do FGTS do

mês anterior a abertura da licitação.ou;

2) Caso não exista vínculo empregatício, cópia de documento idôneo que demonstre que o profissional integra o quadro permanente da licitante, dentre as seguintes opções:

a) contrato de prestação de serviços referentes a atividades de desenvolvimento e implantação de sistemas entre a licitante e a empresa à qual o técnico esteja vinculado, acompanhado de comprovação de vínculo do técnico com tal empresa.

b) no caso de participação societária do técnico na empresa licitante, cópia do contrato social da licitante no qual conste claramente sua identificação como tal.

09.2 DA COMPROVAÇÃO DE APTIDÃO TÉCNICA DA EMPRESA

A empresa licitante deverá apresentar certificado, emitido pelo fabricante, de no mínimo 01 (hum) profissional com vínculo com a licitante, com a certificação do fabricante no software ofertado, sendo este o profissional que deverá executar no local, os serviços de implantação dos softwares especificados neste edital.

A empresa licitante deverá apresentar no mínimo 01 (hum) profissional com vínculo com a licitante, que possua certificação PMP – Project Management Professional ou Especialização em Gerência de Projetos ou Especialização em Gerência de Projetos com carga horária maior ou igual a 360 horas. Apresentar cópia do certificado emitido pelo Project Management Institute ou cópia do diploma do curso de Especialização em Gerência de Projetos com carga horária maior ou iguala a 360 horas/aula.

Apresentação de, no mínimo, 01 (um) atestado de aptidão da empresa licitante para execução de serviços compatíveis com o objeto desta licitação em características, quantidades e prazo que permitam o ajuizamento da capacidade de atendimento, fornecidos por pessoa jurídica de Direito Público ou Privado, devidamente registrado no Conselho Regional de Administração – CRA.

A empresa licitante deverá apresentar pelo menos 1 (hum) atestado de capacidade técnica indicando claramente nome de contato e telefone nas declarações, sujeito à inspeção técnica da PREFEITURA. Deverá constar no atestado:

- Nome e CNPJ da empresa CONTRATADA;

- Nome e CNPJ da empresa CONTRATANTE;

- Nome e telefone de contato do representante da empresa CONTRATANTE;

- Escopo do projeto;

Em caso de empresa sediada fora do Estado do Espírito Santo, o Atestado de Capacidade Técnica deverá ser autenticado pelo CRA/ES, com sua demonstração no momento da assinatura do contrato.

A análise do atestado terá como parâmetro a prestação de serviços de Elaboração de Tabela de Temporalidade, organização de arquivos, microfilmagem, digitalização de documentos, licenciamento e implantação de GED/workflow, modelagem de processos e guarda de documentos.

A comprovação do atestado deverá ser acompanhada do respectivo contrato e notas fiscais comprovando a respectiva prestação dos serviços atestados. A proponente deverá apresentar tanto quantos atestados comprovantes que a mesma presta ou prestou serviços pertinentes a essa licitação.

b) DECLARAÇÃO de que dispõe de instalações adequadas, máquinas e equipamentos modernos e pessoal especializado, adequado e disponível para execução dos serviços, objeto deste Projeto Básico

09.3 DOS REGISTROS OBRIGATÓRIOS

Para a prestação dos serviços descritos neste Termo de Referência, a proponente deverá possuir os seguintes registros:

- CAT – Certidão expedida pelo Corpo de bombeiros das Instalações da Contratada onde serão executados os serviços de Microfilmagem e Digitalização de Documentos;

- Registro no Ministério da Justiça, conforme Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968 e Decreto nº. 1799, de 30 de janeiro de1996.

- Registro no Conselho Regional de Administração, tanto da empresa quanto do profissional responsável.

- Alvará de funcionamento do local da prestação dos serviços de Digitalização e Microfilmagem de Documentos;

- Apólice contra sinistros das instalações da contratada destinada a prestação de serviços de Digitalização e Microfilmagem de Documentos, no valor de 30% do valor máximo orçado neste edital.

Observações:

− Caso a prestação dos serviços seja realizada por filial, a proponente deverá apresentar todas as certidões de regularidade fiscal da filial, sem prejuízo da matriz.

− A documentação que trata do Item 10 – REQUISITOS PARA HABILITAÇÃO deverá constar no envelope de HABILITAÇÃO.

10. VISTORIA TÉCNICA DE ADJUDICAÇÃO E HOMOLOGAÇÃO

Após a realização do certame, a PREFEITURA fará vistoria técnica às instalações da licitante vencedora para verificação do atendimento das exigências descritas neste termo de referencia, no prazo máximo de até 03 (três) dias.

Durante a vistoria técnica a proponente deverá demonstrar no ato da visita:

▪ Processo de microfilmagem.

▪ Processo de digitalização de papel.

▪ Frota disponível transporte dos documentos.

▪ Equipamentos referentes aos serviços de microfilmagem e digitalização de documentos.

▪ Apresentação do Sistema de Gerenciamento Eletrônico dos Documentos proposto.

A adjudicação e homologação da vencedora, somente será realizada após o resultado dessa vistoria e certificação da licitante possuir e atender as exigências deste Termo.

Em virtude do processo exitoso, que consiste na homologação da empresa vencedora, no ato da vistoria técnica, a licitante deverá expedir Termo de Autorização para que contratante possa efetuar diligências e investigação criminal da empresa e seus empregados envolvidos na prestação do serviço.

11. RESPONSABILIDADES E OBRIGAÇÕES DAS PARTES

11.1 CABERÁ AO LICITANTE VENCEDOR:

Além das obrigações constantes em cláusulas próprias deste contrato, do Edital de licitação e seus anexos, cabe a contratada:

a) Disponibilizar um único local para armazenagem dos documentos, devendo ser dotado de estrutura coberta que garanta a integridade do objeto, protegendo contra agentes externos (poeira, chuva, roubo, furto e danificações de qualquer natureza), piso liso e ventilação.

b) Manter seguro contra incêndio, intrusão, inundação, explosão, roubo ou furto e outros sinistros possíveis, cabendo a PREFEITURA a correspondente indenização na eventualidade de ocorrência de sinistro.

c) Dar ciência imediata e por escrito a PREFEITURA sobre qualquer anormalidade que verificar na execução do contrato.

d) Facilitar, durante todo o processo, o acesso em qualquer local relacionado à execução da operação ao(s) técnico(s) da PREFEITURA, ou por ele designado, para ações de acompanhamento, supervisão e verificação do cumprimento contratual.

e) Responsabilizar-se por quaisquer danos causados por seus empregados, ao patrimônio da PREFEITURA

quando da execução do serviço.

f) Responsabilizar-se pelos ônus resultantes de quaisquer ações, demandas, custos e despesas decorrentes de danos, ocorridos por culpa sua ou de qualquer de seus empregados e prepostos, obrigando-se, outrossim, por quaisquer responsabilidades decorrentes de ações judiciais movidas por terceiros, que lhe venham a ser exigidas por força da Lei, ligadas ao cumprimento do presente Edital e do Contrato.

g) Responsabilizar-se pela conservação dos documentos que estiverem em seu poder durante a execução, tanto dos serviços de microfilmagem/digitalização, quanto dos demais descritos neste Termo de Referência.

h) Abster-se de veicular publicidade ou qualquer outra informação acerca das atividades objeto deste Edital, sem prévia autorização da PREFEITURA.

i) Xxxxxx durante toda a vigência do contrato, as condições de habilitação e qualificação exigidas no Edital.

j) Prestar esclarecimentos à PREFEITURA sobre eventuais atos ou fatos noticiados que a envolvam, independentemente de solicitação.

k) Arcar com todas as despesas diretas ou indiretas, decorrentes da execução do objeto deste Termo de Referência, sem qualquer ônus a PREFEITURA.

l) Realizar todos os serviços em conformidade com as especificações técnicas, pelo preço ofertado, no prazo acordado, fornecendo todos os recursos materiais e humanos para a completa e qualificada execução.

m) Em caso de serviços e/ou materiais entregues em desconformidade com o especificado, ou com defeito, terá a empresa um prazo de até 10 (dez) dias úteis, contados a partir da notificação da recusa, formalmente realizado, para realizar a substituição ou reparo.

n) Substituir seus empregados que, durante a execução dos serviços ajustados, venham a responder a inquérito policial ou processo judicial criminal, no prazo máximo de 30 (trinta) dias após a instalação dos mesmos.

o) Responsabilizar-se pelos encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais, comerciais, entre outros, resultantes da execução.

p) Empregar na execução dos serviços mão-de-obra qualificada, fornecer aos seus empregados equipamentos de proteção individual, bem assim, fiscalizar o seu uso adequado.

q) Fornecer à Contratante, antes de iniciada a execução dos serviços contratados, certidão negativa expedida pela Polícia Civil e Cartórios distribuidores competentes, de todos os empregados a serem utilizados no serviço.

r) Designar por escrito preposto(s) que tenha(m) poderes para resolução de possíveis ocorrências durante a execução deste contrato.

s) Participar, por intermédio do preposto e/ou do(s) responsável(s) técnico(s), de reuniões convocadas pela

PREFEITURA, para tratar de assuntos relativos aos serviços objeto deste Termo de Referência.

t) Não transferir ou subcontratar o objeto total ou parcialmente a terceiros, estranhos ao ajuste sem a devida autorização expressa e por escrito da PREFEITURA, sob pena de rescisão contratual.

u) Indicar nominalmente profissional para supervisão, coordenação e controle dos serviços contratados, que acompanhará as visitas periódicas mensais da contratante durante as quais reunir-se-á para aferir a aceitação contínua dos serviços e tomar conhecimento de eventuais reclamações e reivindicações apresentando soluções.

v) Aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acréscimos ou supressões que se fizerem necessários até 25% (vinte e cinco por cento) do valor do contrato.

w) Assegurar a continuidade normal dos serviços, mesmo nos casos de falta, licença ou férias de seus empregados, providenciando a pronta substituição dos mesmos, não sendo permitida a prorrogação da jornada de trabalho (hora extra).

x) Comunicar à contratante, toda vez que ocorrer afastamento, substituição, inclusão ou alteração de qualquer elemento da equipe que esteja prestando serviço.

y) Assegurar que todo profissional que cometer falta disciplinar, não será mantido no posto de trabalho ou quaisquer outras instalações da contratante.

z) Instruir seus empregados quanto às necessidades de acatar as orientações da contratante, inclusive quanto ao cumprimento das Normas Internas e de Segurança e Medicina do Trabalho.

aa) Atender de imediato, em até 2 (dois) dias úteis, as solicitações da contratante quanto às substituições de empregados não qualificados ou entendidos como inadequados para a prestação dos serviços.

bb) Assumir todas as responsabilidades e tomar as medidas necessárias ao atendimento dos seus empregados acidentados ou com mal súbito.

cc) Apresentar quando solicitado os comprovantes de pagamentos de benefícios e encargos.

dd) Manter, durante toda a duração deste contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, as condições de habilitação e qualificação exigidas para participação na licitação.

ee) Emitir Certificado de Garantia de cada filme, de acordo com a Lei Federal nº. 5.422/68 e do Decreto Federal nº. 1.799/

ff) Assumir as responsabilidades e os deveres previstos no Código Civil, nas Normas Técnicas da ABNT, inclusive eventuais indenizações devidas a terceiros e no Código de Defesa do Consumidor.

gg) Xxxxxx sigilo completo e absoluto quanto a todos os dados e informações de que o preposto, o(s) Responsável(s) Técnico(s), ou os demais empregados alocados para a execução dos serviços venham a tomar conhecimento, em razão da execução dos serviços, quer estejam, tais dados ou informações, relacionados ou não com a execução do objeto, nada divulgando, nem reproduzindo, em seu benefício, ou de terceiros, sem a autorização formal do contratante, por intermédio da autoridade competente, sob pena de aplicação da penalidade de suspensão do direito de licitar e contratar com toda a Administração Pública, na esfera federal, estadual e municipal.

hh) Emitir DECLARAÇÃO autorizando a contratante em realizar diligências e investigação criminal da empresa e seus colaboradores envolvimento na prestação do serviço exposto acima.

ii) Observar o credenciamento de todos os componentes da equipe técnica alocados para a execução dos serviços, comunicando, imediatamente, ao fiscal da execução do contrato, sobre eventuais alterações na composição da equipe, respeitadas as condições para substituição da equipe técnica constante deste Termo de Referência e do contrato.

jj) Xxxxxx as orientações do fiscal da execução do contrato, ou de seu substituto legal, e do respectivo gestor, sujeitando-se a mais ampla e irrestrita fiscalização, prestando os esclarecimentos solicitados e atendendo às solicitações e/ou reclamações formuladas.

kk) A contratada se sujeitará a mais ampla e irrestrita fiscalização por parte da PREFEITURA através de servidores, por este indicado, como fiscais do contrato.

11.2 CABERÁ A CONTRATANTE:

a) Xxxxxx sob rigoroso controle as atividades de retirada entrega e transporte dos documentos, quando necessárias à execução dos serviços.

b) Promover o acompanhamento e a fiscalização de todo o serviço contratado, sob os aspectos qualitativo e quantitativo, anotando, em registro próprio, os fatos que, a seu critério, exijam medidas corretivas por parte da empresa Contratada.

c) Caberá a PREFEITURA fornecer os recursos necessários à execução dos serviços, incluindo instalações, meios de comunicação e mobiliário para a equipe da contratada.

d) Comunicar, por escrito, à futura contratada quaisquer falhas, deficiências, imperfeições, irregularidades, inadequações e/ou omissões verificadas no cumprimento deste instrumento contratual, estabelecendo prazo compatível para a devida correção.

e) Prestar quaisquer informações e esclarecimentos referentes ao objeto deste Termo de Referência.

f) Rejeitar serviços executados em desacordo com as obrigações assumidas pela empresa, tendo essa o prazo de 24 (vinte e quatro) horas para sua correção, sob pena de suspensão imediata do contrato, ressalvado os casos fortuitos ou de força maior.

g) Rejeitar no todo ou em parte o resultado dos serviços executados em desacordo com as especificações deste Termo e solicitar expressamente sua substituição, no prazo acordado.

h) Efetuar o(s) pagamento(s) da(s) Nota(s) Fiscal(ais) ou Xxxxxx(s) do Fornecedor, nos termos do cronograma físico-financeiro apresentado pela Contratada e aprovado pela Contratante.

i) Efetuar, quando julgar necessário, inspeção com a finalidade de verificar a prestação dos serviços e o atendimento das exigências contratuais decorrentes deste Termo.

j) Vistoriar a qualquer época, as dependências destinadas, microfilmagem, digitalização do objeto deste Termo.

k) Tomar todas as providências institucionais para implantação dos procedimentos propostos pela Contratada, na forma deste Termo de Referência.

l) Promover todas as condições para a boa execução dos trabalhos com vistas a não ocasionar atrasos no cronograma.

m) Supervisionar o controle das atividades de retirada e entrega dos documentos à Contratada.

n) Fiscalizar como lhe aprouver e no seu exclusivo interesse, o exato cumprimento das condições estabelecidas.

12. VISITA TÉCNICA

A licitante deverá realizar vistoria para o real conhecimento dos serviços a serem executados, não podendo alegar posteriormente qualquer desconhecimento, devendo, fazer entrega da declaração de vistoria com a informação de que tomou conhecimento dos serviços a serem executados, junto com a documentação prevista no Edital (ENVELOPE DE HABILITAÇÃO).

Esta visita deverá ser agendada com antecedência mínima de um dia anterior a abertura do processo licitatório pelo telefone 000-0000-0000 com a Sra. Geruza Pego. Na oportunidade será emitida o Atestado de Visita Técnica (Vide Anexo X).

13. CONDIÇÕES PARA SUA EXECUÇÃO

Os serviços serão executados na forma prevista neste projeto básico, que integra este Edital. Esperam-se serviços de alto padrão de qualidade.

O serviço deverá ser feito por técnicos capacitados, que garantam a eficiência e a eficácia desejada.

PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº 014/2014

ANEXO 04

RELAÇÃO DOS ITENS LICITADOS

LOTE 01

Valor Máximo Estimado: R$: 4.044.610,72 (Quatro milhões, quarenta e quatro mil, seiscentos e dez reais e setenta e dois centavos).

Item	Descrição	Und.	Quant.	Valor Unit. (R$)	Valor Total
01.	2.09.35.0251-2 ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTO PARA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO, CONFORME ESPECIFICADO NO TERMO DE REFERENCIA.	HO	1.320	357,66	472.111,20
02.	2.09.35.0252-0 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO, CONFO RME ESPECIFICADO NO TERMO DE REFERENCIA.	CX	20.000	75,30	1.506.000,00
03.	2.09.35.0253-9 MANUTENÇÃO DO CENTRO DE MANUTENÇÃO, CONFO RME ESPECIFICADO NO TERMO DE REFERENCIA.	ME	12	30.197,66	362.371,92
04.	2.09.35.0254-7 MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS, CONFO RME ESPECIFICADO NO TERMO DE REFERENCIA.	PP	200.000	0,26	52.000,00
05.	2.09.35.0255-5 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS - TAMANHOS A0, A1 E A2, CONFO RME ESPECIFICADO NO TERMO DE REFERENCIA.	PP	30.000	11,80	354.000,00
06.	2.09.35.0256-3 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS - TAMANHOS A3, A4 E A5, CONFO RM E ESPECIFICADO NO TERMO DE REFERENCIA.	PP	1.500.000	0,46	690.000,00
07.	2.09.35.0257-1 LICENCIAMENTO DE GED/WORKFLOW- SERVIDOR, CONFO RM E ESPECIFICADO NO TERMO DE REFERENCIA.	UN	01	249.975,00	249.975,00
08.	2.09.35.0258-0 LICENCIAMENTO DE GED/WORKFLOW- CLIENTES DE GED, CONFO RM E ESPECIFI CADO NO TERMO DE REFERENCIA.	UN	10	10.154,33	101.543,30
09.	2.09.35.0259-8 LICENCIAMENTO DE GED/WORKFLOW- CLIENTE DE XXXXXXXX, CONFO RM E ESPECIFI CADO NO TERMO DE REFERENCIA.	UN	10	8.133,33	81.333,30
10.	2.09.35.0260-1 DESENVOLVIMENTO E CONFIGURAÇÃO DOS PROCESSOS - MAPEAMENTO DO PROCESSO, CONFORME ESPECIFICADO NO TERMO DE REFERENCIA.	UN	02	43.529,00	87.058,00
11.	2.09.35.0261-0 DESENVOLVIMENTO E CONFIGURAÇÃO DOS PROCESSOS - CONFORME ESPECIFICADO NO TERMO DE REFERENCIA.	UN	02	44.109,00	88.218,00

PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº 014/2014 ANEXO 05

MODELO PLANILHA DE FORMAÇÃO DE PROPOSTA COMERCIAL

LOTE .............

Itens	Descrição dos Serviços	Unidade	Quant.	Custo Unitário
1	Elaboração de Instrumentos para Organização de Arquivos	Horas	1.320
2	Organização do Arquivo	Caixas	20.000
3	Manutenção do Centro de Documentação	Meses	12
4	Microfilmagem de Documentos	Páginas	200.000
5	Digitalização de Documentos
5.1	Digitalização de Documentos – tamanhos A0, A1 e A2	Páginas	30.000
5.2	Digitalização de Documentos – tamanhos A3, A4 e A5	Páginas	1.500.000
6	Licenciamento de Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED/WORKFLOW
6.1	Licenciamento de GED/Workflow
	a) Servidores	Licenças	01
	b) Clientes de GED		10
	c) Clientes de Workflow		10
6.2	Desenvolvimento e Configuração dos Processos
	c) Mapeamento do Processo	Processo	02
	d) Desenvolvimento e Configuração dos Processos	Processo	02
6.3	Treinamentos
	g) Modelagem de Processos – visão prática	Turmas	01
	h) Workflow – visão prática		01
	i) GED – visão prática		01
	j) Treinamento de Administrador		01
	k) Treinamento dos Usuários em Workflow		01
	l) Treinamento dos Usuários em GED		01
6.4	Garantia e Manutenção da Licença de GED/Workflow	Meses	12
6.5	Consultoria e Tecnologia da Informação em Modelagem de Processos	Hora	90
6.6	Suporte Técnico ao Sistema	Meses	12
6.7	Operação Assistida para o uso dos softwares	Horas	90
6.8	Consultoria de montagem de bureau de escanerização	Item	01

OBS.: SEGUIR SEGUENCIA DE LOTES CASO FOR NECESSÁRIO, EX. LOTE 1, LOTE 2 ......

Valor Total da proposta por extenso:

Obs.: Os valores unitários da proposta em cada lote poderão ser preenchidos somente em algarismo.

Os valores totais da proposta para cada lote cotado deverão ser preenchidos em algarismo e por extenso,.

Prazo de validade da proposta:

DECLARO que nos preços ora propostos e naqueles que porventura vierem a ser ofertados através de lances, estão incluídos todos os custos que se fizerem indispensáveis à perfeita execução dos serviços objeto desta proposta.

Razão Social: CNPJ:

Endereço: Telefones:

FAX:

E-mail: Banco: Agência: Conta: Nome do representante legal para assinatura da Ata: CPF: Ident. Residência Cargo na Empresa Local/Data:

Assinatura do Representante Legal

Observações: O prazo de validade de presente Proposta é de 60 (sessenta) dias consecutivos, a contar da data estabelecida neste edital.

Os preços ora propostos incluem todas as despesas diretas, indiretas, benefícios, tributos, contribuições, materiais, produtos e equipamentos, de modo a se constituírem a única e total contraprestação pela execução dos serviços.

O Preço ofertado no pregão deverá ser o PREÇO GLOBAL. A redução alcançada no pregão deverá ser aplicada de forma linear sobre todos os custos unitários.

PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº 014/2014 ANEXO 06

MODELO DE CREDENCIAMENTO

Cidade XXXX, de de 2014. À

Pregoeira da PMA

Assunto: Credenciamento para a participação no Pregão Presencial para Registro de Preços n.° xxx/2014.

O(s) abaixo assinado(s), na qualidade de responsável(is) legal(is) pela Empresa

, inscrita no CNPJ sob o nº

vem pela presente, informar a V.Sªs, que o(a) Srº.(ª)

, Xxxxxxxx(s) de identidade nº(s) (entregar cópia autenticada) é pessoa autorizada a representar, em todos os atos, a pessoa jurídica acima citada durante a realização do Pregão em epígrafe, podendo para tanto, oferecer novos lances verbais, transigir, renunciar a recursos, requerer, assinar, enfim, praticar todos os atos referentes ao certame.

Assinatura Identificável

(nome do representante da empresa)

Obs.: Deverá ser apresentado documento que comprove que o subscritor tem poderes para a outorga.

PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº 014/2014 ANEXO 07

MODELO DE DECLARAÇÃO DE ATENDIMENTO ÀS EXIGÊNCIAS HABILITATÓRIAS

Cidade XXXX, de de 2014. À

Pregoeira da PMA

Assunto: Declaração de atendimento de exigências habilitatórias para participação no Pregão Presencial para Registro de Preços nº xxx/2014.

O(s) abaixo assinado(s), na qualidade de responsável(is) legal(is) pela Empresa

, inscrita no CNPJ sob o nº

DECLARA, sob as penas da lei, principalmente a disposta no art. 7º da Lei nº 10.520/02, que satisfaz plenamente todas as exigências habilitatórias previstas no certame epigrafado, em obediência ao disposto no art. 4º, VII da Lei nº 10.520/02.

Assinatura Identificável

(nome do representante da empresa)

PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº 014/2014 ANEXO 08

MODELO DE DECLARAÇÃO PARA PARTICIPAR DO PREGÃO

LOCAL E DATA

Pregoeira da PMA

Referente: Declarações para participar do Pregão Presencial para Registro de Preços nº xxx/2014.

A empresa (Nome da Empresa) , estabelecida à (Endereço Completo)

, devidamente inscrita no CNPJ/MF sob o nº , declara sob as penalidades cabíveis que:

1º) Atendemos ao disposto no Inciso XXXIII do Art. 7º da Constituição Federal, bem como, para os fins do disposto no inciso V do art. 27 da Lei 8.666/93, acrescido pela Lei nº 9.854/99, que não empregamos menores de 18 (dezoito) anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre e não empregamos menores de 16 (dezesseis) anos.

Ressalva: empregamos menores, a partir de 14 (quatorze) anos, na condição de aprendizes ( ).

Observação: em caso afirmativo, assinalar a ressalva acima.

2º) Inexiste fato superveniente impeditivo a sua participação no Pregão em referência.

3º) Inexiste débito perante o Município de Anchieta – ES.

4º) Inexiste fatos que venham declarar inidônea pela Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal, ou que esteja cumprindo suspensão do direito de licitar e de contratar com a Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal, inclusive com a Administração Pública do Município de Anchieta.

(Assinatura, Identificação do representante legal da empresa e da

empresa)

PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº 014/2014 ANEXO 09

MODELO DE DECLARAÇÃO – ME/EPP/MEI

DECLARO, sob as penas da lei penal e civil, sem prejuízo das sanções e multas previstas neste ato convocatório, que a Empresa (denominação da pessoa jurídica), CNPJ nº estabelecida na (rua; nº e cidade), por seu representante legal (nome do representante, RG, CPF) que ora declarante está classificada como (Microempresa – ME, Empresa de Pequeno Porte – EPP ou Microempreendedor Individual – MEI), perante (Receita Federal e/ou Secretaria da Fazenda do Estado), comprometendo-se ainda a informar caso deixe de ser enquadrada na condição de Microempresa – ME, Empresa de Pequeno Porte – EPP ou Microempreendedor Individual – MEI, nos termos da lei.

Atenciosamente,

(Assinatura do representante legal)

Nome: RG nº:

PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº 014/2014

ANEXO 10 ATESTADO DE VISITA TÉCNICA

Declaramos que temos pleno conhecimento dos locais e das condições em que deverão ser prestados os serviços de , conforme estipulado no edital do PREGÃO Nº. xxx/2014, reconhecendo ainda que tal circunstancia retira-nos a possibilidade de qualquer alegação futura de necessidade de adequação de objeto e/ou recomposição

(reequilíbrio, revisão ou repactuação) de preços quanto ao aqui declarado.

Anchieta/ES, de de 2014.

Atenciosamente,

Servidor designado pela PREFEITURA RG Funcional:

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EDITAL DE PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº 014/2014

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