Anexo I - Termo de Referência
Anexo I - Termo de Referência
Prestação de Serviços Técnicos de Inventário e Avaliação Patrimonial
1 - INTRODUÇÃO
O presente instrumento tem como objetivo definir as condições em que deverão ser prestados os serviços técnicos profissionais especializados de inventário anual a partir do exercício findo em 2017 (levantamento patrimonial físico e individualizado), conciliação patrimonial, avaliação e conciliação contábil, acompanhamento e registro mensal de todos os bens móveis da EGR, considerando-se a legislação pertinente sobre a matéria.
2 - SITUAÇÃO ATUAL DO PATRIMÔNIO DA EMPRESA
A EGR possui 14 praças de pedágio localizadas em rodovias do Estado do Rio Grande do Sul, um depósito de bens (Bororó), localizado junto à praça de Três Coroas e a Sede, localizada em Porto Alegre. Não será pago valor adicional por item excedente à quantidade estimada de itens.
Apresentamos a quantidade estimada de bens por localidade com base no inventário de 2017:
Praça | Quantidade |
Três Coroas | 1983 |
São Francisco | 210 |
Flores da Cunha | 405 |
Santo Antônio | 476 |
Gramado | 278 |
Portão | 499 |
Campo bom | 573 |
Coxilha | 340 |
Candelária | 324 |
Venâncio Aires | 416 |
Bororó | * |
Encantado | 395 |
Cruzeiro | 362 |
Viamão | 589 |
Boa Vista | 393 |
Sede | 737 |
Total | 7.980 |
* Os bens do depósito do Bororó estão somados na praça de pedágio de Três Coroas
3 - OBJETO
Contratação de serviços técnicos profissionais especializados do inventário (levantamento patrimonial físico e individualizado) anual a partir do exercício findo em 2017, conciliação patrimonial, avaliação e conciliação contábil de todos os bens, de forma individualizada dos bens móveis da EGR, colocação de plaquetas de identificação dos bens, acompanhamento e registro mensal das movimentações patrimoniais de todos os bens móveis da EGR e realização de teste de Recuperabilidade, conforme NBC TG 01 e 27, com discriminação do critério utilizado, valor contábil, valor recuperável e vida econômica do bem, considerando- se a legislação atualizada pertinente sobre a matéria.
4 - SERVIÇOS TÉCNICOS PROFISSIONAIS ESPECIALIZADOS
A Contratada estará encarregada dos serviços técnicos profissionais especializados que seguem:
4.1 – Inventário Anual
As atividades correspondentes à elaboração do inventário anual, a partir do exercício de 2018, serão realizadas “in loco” nas dependências da CONTRATANTE, distribuídas nas 14 praças de pedágio, no depósito do Bororó (junto à praça de Três Coroas) e na Sede da EGR em Porto Alegre.
As praças de pedágio são: Coxilha, Campo Bom, Portão, Encantado, Cruzeiro do Sul, Boa Vista do Sul, Flores da Cunha, Viamão, Santo Antônio da Patrulha, Três Coroas, Gramado, São Francisco de Paula, Venâncio Aires e Candelária.
O depósito do Bororó localiza-se junto à praça de Três Coroas.
A Sede da EGR está localizada em Porto Alegre, no 3º andar do Edifício União, na Av. Xxxxxx xx Xxxxxxxx, 261.
A CONTRATANTE disponibilizará as orientações necessárias aos profissionais na ocasião das visitas de campo, visando a agilidade na coleta de dados.
A CONTRATADA deverá entregar, no prazo de até 2 dias consecutivos a contar do recebimento da ordem de serviço expedida pela contratante, o Projeto Executivo contemplando o cronograma e roteiro de visitas para a elaboração do inventário físico. No Projeto Executivo deverá ser descrito, de forma clara e objetiva, a metodologia a ser adotada, as atividades e o fluxo detalhado das fases do trabalho, indicando o início e o fim de cada fase.
Os serviços serão executados em dias úteis, em horários previamente acordados entre as partes, com base no cronograma a ser estabelecido, sendo indicado pela CONTRATANTE o responsável em cada local para acompanhamento dos trabalhos.
Para cada local inventariado, será emitido um relatório de itens (individualizados, contendo as informações mínimas sobre a identificação dos bens – plaqueta e descrição) que deverá ser assinado pelos responsáveis da CONTRATADA e CONTRATANTE.
A elaboração do inventário perfaz a identificação da situação dos bens, fixação de plaqueta nos bens que eventualmente não possuem plaqueta de identificação, registro das informações em relatório com o levantamento descritivo técnico de cada bem. Devem ser registradas as características dos bens e as informações adicionais, tais como: aspecto físico (estado de conservação) e descrição (de incorporações, marca, modelo, número de série, tipo, capacidade, dimensão, caracterização da parte elétrica, data de fabricação e outras características que se fizerem necessárias, quando aplicável). As plaquetas de identificação dos bens serão providenciadas contratante.
A CONTRATADA deverá padronizar a denominação dos bens, criando tabela padrão. A CONTRATADA deverá classificar os itens por centro de custos e localização física.
O levantamento das informações para o desenvolvimento dos estudos para determinação da vida útil dos bens ficará a cargo da CONTRATADA.
O relatório minucioso de inventário será disponibilizado pela CONTRATADA em meio impresso e, também, eletrônico, para consulta e armazenagem em mídia eletrônica ou servidor de dados compatível com o sistema de patrimônio utilizado pela CONTRATANTE.
A CONTRATADA deverá realizar o levantamento dos bens patrimoniais existentes, que estão identificados com plaquetas de alumínio com código de barras, devendo ser apontados, além dos dados que identifiquem o bem, a sua localização por local físico, sua espécie e demais características do ativo Inventariado. Caso o bem não esteja identificado com a plaqueta de alumínio com padrão da EGR, com código de barras, deverá ser identificado com base nas características do bem e sua localização se o bem que está sem a plaqueta de identificação consta no patrimônio da EGR devendo ser feita a comunicação à CONTRATANTE e posteriormente a regularização da identificação com a fixação de plaqueta fornecida pela CONTRATANTE.
A plaqueta deverá ser fixada pela CONTRATADA, com cola, em local perfeitamente visível, sem sobreposição de informações contidas nas plaquetas de fábrica, como número de série e afins, e de forma que se evitem áreas que possam acelerar a sua deterioração.
Identificada a impossibilidade ou inviabilidade de se fixar a plaqueta em razão do tamanho ou da estrutura física do bem, a identificação deverá ser realizada mediante gravação, pintura, entalhe ou outro meio que se mostre conveniente.
O código de barras impresso em cada plaqueta será utilizado para a captura de dados, devendo ser realizado teste de leitura logo após a fixação da nova plaqueta.
Todos os equipamentos necessários para o desenvolvimento dos trabalhos serão fornecidos pela CONTRATADA e devem estar adaptados aos sistemas e padrões de codificação
utilizados pela CONTRATANTE, inclusive com recurso de inclusão de registros em algarismos arábicos correspondentes ao código de barras de cada plaqueta lida.
4.1.1 – Levantamento Fotográfico dos bens inventariados
Todos os bens existentes no cadastro patrimonial da EGR possuem registro fotográfico em arquivo digital, identificando-se o número do patrimônio e o contexto de localização do bem. Os bens localizados e que por alguma razão não estejam registrados no sistema patrimonial da EGR deverão ser inseridos pela CONTRADA no sistema patrimonial bom como deverão ter a inserção de fotografia digital.
4.1.2 – Conciliação Patrimonial
Deverá ser efetuado o processamento e a automação da conciliação entre os dados coletados e os dados anteriores existentes na base do cadastro patrimonial. No caso de perfeita conciliação entre os dados, o bem será dado por definitivamente conciliado, alterando-se, se necessário, apenas alguns dados cadastrais, de modo a permitir melhor identificação de cada bem patrimonial.
Nesse processamento, será conferida a descrição e, se houver divergências, será regularizada e /ou alterada. Para os bens não identificados com plaquetas patrimoniais, no momento do inventário, a conciliação deverá ser feita por critérios técnicos (marca, modelo, ano, fabricação e estado de conservação).
Dessa conciliação, resultará a identificação de possíveis faltas patrimoniais (bens existentes no cadastro do sistema patrimonial e que não foram localizados fisicamente) ou sobras físicas (bens localizados fisicamente que não foram identificados no cadastro do sistema patrimonial).
Diante da constatação de sobras físicas ou faltas patrimoniais, caberá à CONTRATADA a sugestão de alternativas para o encerramento da conciliação, visando a eliminação das sobras e faltas.
O saneamento da base de dados do cadastro patrimonial compreende as atividades de regularização do cadastro de bens e cotejamento entre as informações disponibilizadas pela CONTRATANTE e as informações coletadas no inventário pela CONTRATADA.
Após a reconciliação, a CONTRATADA deverá apresentar relatório de sobras e elenco de alternativas e métodos para o tratamento dos saldos divergentes, sujeitos à aprovação da CONTRATANTE.
Deverá ser feita a conciliação patrimonial e localização dos bens não encontrados nos inventários de 2015 e que ainda não foram regularizados, emitindo-se relatórios e proposta de regularização.
4.1.3 – Conciliação Contábil
Após a conciliação patrimonial deverá ser procedida a conciliação contábil, visando aos ajustes de valores, por grupos do Ativo Imobilizado.
4.2 – Avaliação dos Bens
Caberá a CONTRATADA a avaliação anual de cada um dos itens, a determinação de sua vida útil e seu valor residual, bem como a apresentação de laudos de avaliação patrimonial, elaborados em conformidade com o disposto neste Termo de Referência:
4.2.1 Bens Móveis
De acordo com o definido no Pronunciamento Técnico CPC 10, o laudo individual de bens móveis, organizado por grupo contábil, deverá ser estruturado por local físico (Praça de Pedágio, Sede, Depósito, gerências, setores, salas) e centros de custos.
4.2.1.1 - Determinação da Vida Útil Remanescente dos Bens
Determinar a vida útil econômica de cada bem, em número de meses, através de laudo técnico, de acordo com metodologia definida no Pronunciamento Técnico CPC 10 e Pronunciamento Técnico CPC 027.
4.2.1.2 - Apuração do Valor Residual
A CONTRATADA deverá apurar o valor residual item a item, em valor percentual, de acordo com a ICPC 10, apresentando sua metodologia de cálculo.
4.2.1.3 - Laudos de Avaliação Patrimonial
Os laudos de avaliação deverão ser entregues em forma de relatórios impressos, emitidos em meio digital, devidamente numerados e assinados pelo engenheiro avaliador e responsável técnico perante a empresa avaliadora junto ao Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia – CREA, seguindo as normas e diretrizes do Instituto
Brasileiro de Avaliações e Perícias de Engenharia - IBAPE e Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT, sendo o laudo merecedor de Fé Pública no Brasil.
Os laudos de avaliação deverão ser elaborados obedecendo às diretrizes estabelecidas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT, por meio dos procedimentos das seguintes normas técnicas:
a) NBR - 14653-1 (Procedimentos Gerais);
b) NBR - 14653-5 (Avaliação de Máquinas, Equipamentos, Instalações e Bens Industriais em Geral); dentre outras NBRs pertinentes.
Os Laudos de Avaliação deverão expressar de forma clara, objetiva e de fácil interpretação das informações neles contidas e apresentados em papel (duas vias) e em meio digital nos formatos PDF (cópia fiel do impresso) e MS Excel, contendo:
a) descrição dos critérios e metodologia adotados;
b) demonstrativo dos cálculos efetuados.
4.3 - Acompanhamento mensal
O acompanhamento mensal incluirá o registro mensal das movimentações e aquisições dos bens móveis no sistema informatizado da EGR e colocação de plaquetas de identificação nos bens novos. Caso haja a localização de bem sem a plaqueta de identificação, deverá ser verificado se o bem já consta no cadastro patrimonial da EGR, investigando-se o motivo da falta da plaqueta e adotando-se providências para colocação de nova plaqueta, sempre com prévia comunicação à Contratante.
As plaquetas de identificação serão fornecidas pela Contratante, mediante solicitação.
A inserção dos dados dos bens no sistema patrimonial da EGR poderá ser feita através de importação de arquivo eletrônico compatível, ou caso não seja possível a compatibilidade a inserção deverá ser feita de forma manual, ou seja, digitada diretamente no sistema patrimonial.
Deverão ser apresentados relatórios mensais demonstrando as atividades desenvolvidas e o quantitativo de bens movimentados.
4.4 – Realização de Teste de Recuperabilidade
A CONTRADA deverá realizar Teste de Recuperabilidade dos itens do imobilizado, com a discriminação do critério utilizado para a realização do teste, bem como apurar o valor contábil e o valor recuperável individual dos itens, informando a vida econômica restante. O teste deve obedecer às normas previstas no Pronunciamento Técnico CPC 01 e Pronunciamento Técnico CPC 27.
5 - PRODUTOS A SEREM ENTREGUES
Na finalização dos trabalhos, a CONTRATADA deverá entregar à CONTRATANTE os seguintes produtos:
5.1) documentos e arquivo magnético contendo os relatórios de inventário, detalhando critérios, metodologia de avaliação e resultados quanto ao inventário físico e conciliação patrimonial e contábil;
5.2) relatório de sobras e faltas e elenco de alternativas e métodos para o tratamento dos saldos divergentes;
5.3) relatório de avaliação de acordo com as novas normas contábeis, organizado por grupo de classificação contábil, contendo as informações oriundas dos laudos de avaliação: a vida útil, o valor avaliado e o valor residual.
5.4) relatório de identificação dos bens considerados inservíveis, ociosos, antieconômicos e irrecuperáveis, visando o desfazimento e a baixa patrimonial;
5.5) tabela padronizada de denominação de bens;
5.6) tabela padrão de vida útil econômica para bens novos, definindo a vida útil, em meses, e o valor residual, em percentual, por grupo de bens, a ser utilizada para fins de depreciação;
5.7) laudos de avaliação de bens móveis com o valor avaliado, a determinação da vida útil remanescente e do valor residual dos mesmos;
5.8) demonstrativo analítico da composição do Xxxxx Xxxxxxxxxxx;
5.9) arquivo de importação em leiaute compatível (a ser informado posteriormente) ao sistema patrimonial que a EGR utiliza; Caso haja a impossibilidade técnica de importação dos arquivos para o sistema informatizado da EGR, os dados deverão ser inseridos manualmente pela CONTRATADA no sistema informatizado de patrimônio da CONTRATANTE.
5.10) Termos de Responsabilidade Patrimonial assinados pelos responsáveis nas praças de pedágio e pelos responsáveis de cada setor na Sede da EGR;
5.11) ata de Inventário, assinada pela equipe responsável da CONTRATADA;
5.12) relação de Bens de Terceiros que se encontrem nas dependências da CONTRATANTE;
5.13) relatório da Conciliação patrimonial do item 4.1.2 e propostas de regularização.
5.14) relatório da Conciliação contábil do item 4.1.3 e propostas de regularização.
5.15) relatório de conclusão dos trabalhos, devidamente assinado.
5.16) relatório com o Teste de Recuperabilidade dos bens, conforme item 4.4.
6 - EQUIPES DE TRABALHO
As equipes de trabalho deverão ser formadas de acordo com a necessidade da CONTRATADA para concluir a execução dos serviços no prazo estipulado pela CONTRATANTE. As equipes deverão estar identificadas por crachá.
Fica vedado à CONTRATADA permitir a utilização de qualquer trabalho de menor de dezesseis anos, exceto na condição de aprendiz para os maiores de quatorze anos.
Caso haja necessidade, os responsáveis pela equipe de trabalho da CONTRATADA, poderão ser chamados para prestar esclarecimentos sobre o desenvolvimento dos trabalhos e a metodologia adotada, à Auditoria Externa da EGR, bem como aos Conselhos Fiscal e de Administração da EGR.
6.1 - Requisitos da Equipe Técnica e Administrativa
A equipe técnica da PROPONENTE deverá ser supervisionada por profissionais da área de contabilidade, com formação de nível superior, com registro ativo no respectivo Conselho de Classe.
A PROPONENTE deverá apresentar termos de compromisso da disponibilidade das equipes técnica e administrativa, de acordo com o objeto desta licitação, devidamente assinados pelos profissionais.
6.2 - Dos Documentos Relativos à Qualificação Técnica
6.2.1 - Comprovação de experiência em prestação de serviço técnico especializado de inventário físico e avaliação patrimonial, em quantidade de itens/bens inventariados, através de atestados fornecidos por pessoas jurídicas de direito público ou privado.
6.2.2 - Comprovação por parte das licitantes de que possuem em seu quadro permanente o contador e o engenheiro; os quais se responsabilizarão pelos serviços a serem executados. Tal comprovação deverá vir acompanhada de:
a) comprovante de registro do contador/engenheiro por meio de certificado de registro profissional expedido pelo conselho competente, devidamente atualizado, ou documento equivalente;
b) cópia da CTPS; ou
c) contrato de prestação de serviços regido pela legislação civil, ou
d) cópia do contrato social, quando tratar-se de sócio cotista ou diretor da pessoa jurídica licitante, ou
e) declaração de contratação futura do profissional detentor do atestado apresentado, desde que acompanhada de declaração de anuência do profissional;
7 – PRAZOS DE EXECUÇÃO
7.1 - Inventário: Até o dia 31 de março relativo ao exercício contábil encerrado no ano anterior em 31 de dezembro.
7.2 - Avaliação dos Bens: Até o dia 31 de março relativo ao exercício contábil encerrado no ano anterior em 31 de dezembro.
7.3 - Acompanhamento mensal (Item 4.3): mensalmente com a apresentação de relatórios dos bens até o dia 30 de cada mês.
7.4 - Realização de Teste de Recuperabilidade (Item 4.4): Até o dia 31 de março relativo ao exercício contábil encerrado no ano anterior em 31 de dezembro.
8 – DO PREÇO DOS SERVIÇOS
O preço deverá ser apresentado de forma global para atendimento dos itens descritos no item “4 - Serviços Técnicos Profissionais Especializados”, devendo ser discriminado, conforme o modelo constante no anexo II – Modelo de Proposta de Preços. No preço dos serviços já deverão estar inclusas todas as despesas do CONTRATANTE, bem como todos os tributos previstos na legislação vigente.
9 - FORMA DE PAGAMENTO
O pagamento dos serviços será feito 30 dias após a protocolização da nota fiscal da seguinte forma:
9.1 - Para os serviços referentes ao inventário, avaliação dos bens e realização do Teste de Recuperabilidade:
9.1.1 –Cento por cento (100%), após a realização e aceite do inventário, através de relatório e apresentação dos Termos de Inventário e Termos de Responsabilidade Patrimonial assinados e entrega de todos os produtos previstos no item 5 – Produtos a Serem Entregues.
9.2 - Para os serviços de acompanhamento mensal dos bens patrimoniais (item 4.3):
9.2.1 – O valor total do item 4.3, dividido por 12 (doze) que é o nº de meses em que o serviço será prestado, com a apresentação de relatórios demonstrando as atividades desenvolvidas e o quantitativo de bens movimentados.
Anexo II - Modelo de Proposta de Preços
Descrição dos Serviços | Valor |
Inventário anual, avaliação, conciliação contábil, patrimonial e teste de Recuperabilidade (Item 4.1, 4.2 e 4.4) | R$ .......................... |
Acompanhamento mensal, registro das movimentações patrimoniais (Item 4.3) | R$ .......................... |
TOTAL | R$ .......................... |