APRESENTAÇÃO 03
CARTILHA DO
GESTOR DE CONTRATO
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO 03
O GESTOR DO CONTRATO 04
1.Definição 04 2.Obrigatoriedade Artigo 58, inciso III, c/c artigo 67 da Lei 8.666/93 04 3.Designação do Gestor 05 4.Perfil do Gestor 05 5.Atribuições do Gestor 06
6. Responsabilidades do Gestor 08
7. O Termo Contratual 08
7.1. Termo Aditivo 09
7.2. Rescisão - Artigos 77 a 80 da Lei 8.666/93 09
7.3. São motivos para rescisão do contrato: 09
7.4. Prorrogação da Vigência do Contrato - Artigo 57 da Lei 8.666/93 11
7.5. As Alterações Contratuais - Artigo 65 da Lei 8.666/93 11
7.6. Alterações Unilaterais 12
7.7. Alterações por Acordo entre as Partes 12
7.8. Acréscimos e Supressões 13
7.9.1. Equilíbrio Econômico-financeiro 14
7.9.2 Reajuste de Preços 14
7.10. Repactuação 15
7.11. Penalidades de acordo com o Artigo 87 da Lei 8.666/93 15
8. Notas Fiscais 16
9. Audesp 17
9.1 Está dividido em 4 fases 17
O GESTOR DE ATA 18
1. Validade de uma Ata 19
2. Recebimento do Objeto 20
3. Atestação do Recebimento do Objeto 20 DICAS DA CONTROLADORIA 21 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 22
APRESENTAÇÃO
A Lei de Licitações e Contratos, Lei Federal no 8.666/93, prevê em seus artigos que o Administrador Público deve organizar e implantar em órgãos públicos, um sistema de gestão de contratos, compreendendo o gerenciamento, o acompanhamento e a fiscalização da execução até o recebimento do objeto.
Dessa forma, diversos esforços têm sido efetuados pela Administração Pú- blica no sentido de orientar e auxiliar os seus servidores na execução de suas funções cotidianas, sobretudo no que se refere às instruções necessárias à execução de todo o ciclo de contratação de fornecedores de produtos, mercadorias ou serviços, isto é, desde a elaboração do projeto básico até o arquivamento do processo.
O mais importante passo na direção do aperfeiçoamento da ação dos gesto- res dos órgãos e entidades da Administração Pública foi a elaboração desta Cartilha do Gestor de Contratos e Atas, pois o documento servirá de guia de referência para todas as etapas do desenvolvimento de uma contratação, inclusive para os aspectos legais. Evidentemente, o conteúdo da presente Xxxxxxxx não inibe ou inviabiliza a utilização, por parte dos gestores, de formas e estilos particulares de gerenciamento que propiciem melhor eficácia, eficiência e efetividade na utilização dos recursos públicos sob a responsabilidade de cada órgão ou entidade.
A competente atuação dos gestores é essencial para que as diversas áreas dos órgãos e entidades da Administração Pública possam exercer plenamen- te suas respectivas atribuições, contribuindo, assim, para o cumprimento de suas missões.
A presente Cartilha é um documento dinâmico que permite atualizações fre- quentes, cuja periodicidade de revisão variará conforme a ocorrência de avanços na legislação e nos processos gerenciais aplicados à Administração Pública, bem como por propostas dos gestores, seu público alvo, que serão os verdadeiros mensageiros para seu constante aperfeiçoamento.
O GESTOR DO CONTRATO
1. Definição
O Gestor de Contrato é um represen- tante da Administração Pública, no- meado pelo chefe do Poder Executivo, especialmente designado para atuar na organização de custos e prazos, execução de forma mais econômica e que atenda às necessidades de plane- jamento, avaliação do impacto no cus-
to orçado, além de verificar se a execução do objeto do contrato está correndo conforme as normas e procedimentos previstos no contrato.
A gestão é o serviço geral de gerenciamento de todos os contratos; a fiscaliza- ção é pontual. Na gestão (Administração de Contratos), cuida-se, por exemplo, do reequilíbrio econômico-financeiro, de incidentes relativos a pagamentos, de questões ligadas à documentação, ao controle dos prazos de vencimento, de prorrogação, etc. É um serviço administrativo propriamente dito, que pode ser exercido por uma pessoa ou um setor. Já a fiscalização é exercida necessaria- mente por um representante da Administração, que pode ser chamado de Ges- tor, especialmente designado, como preceitua a lei, que cuidará pontualmente de cada contrato.
Assim sendo, deve agir de forma proativa e preventiva, observar o cumprimen- to, pela contratada, das regras previstas no instrumento contratual, buscar os resultados esperados no ajuste e trazer benefícios e economia para os órgãos e entidades da Administração Pública.
2. Obrigatoriedade Artigo 58, inciso III, c/c artigo 67 da Lei 8.666/93
A execução do contrato será acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração, designado por meio de portaria e pertencente à Secretaria demandante, conforme aduz artigo 18 do Decreto Municipal 11.750/2018 e alterações.
O gestor deverá adotar as providências necessárias ao fiel cumprimento do ajus- te, tendo por parâmetro os resultados previstos no contrato. As decisões e provi- dências que ultrapassarem a sua competência deverão ser encaminhadas a seus superiores, em tempo hábil, para a adoção das medidas convenientes.
3. Designação do Gestor:
A designação do gestor poderá recair sobre o titular da unidade que tenha conhecimento técnico do objeto do contrato, ou em servidor capacitado para tal, sendo necessária a sua indicação no próprio instrumento contratual ou formalizada por meio de portaria definindo suas atribuições e competências para dar ciência à Contratada.
A Lei 8.666/93 atribui ao gestor autoridade para acompanhar sistematica- mente o desenvolvimento do contrato, o que lhe possibilita corrigir, no âmbito da sua esfera de ação e no tempo certo, eventuais irregularidades ou distor- ções existentes.
4. Perfil do Gestor:
A Lei 8.666/93 não faz referência expressa ao perfil do gestor do contrato. Todavia, em face da relevância do encargo, é importante que o servidor desig- nado seja dotado de certas qualificações, tais como:
• gozar de boa reputação ética-profissional;
• possuir conhecimentos específicos do objeto a ser fiscalizado;
• não estar, preferencialmente, respondendo a processo de sindicância ou processo administrativo disciplinar;
• não possuir em seus registros funcionais punições em decorrência da prática de atos lesivos ao patrimônio público, em qualquer esfera do governo;
• não haver sido responsabilizado por irregularidades junto ao seu órgão de origem;
• não haver sido condenado em processo criminal por crimes contra a Admi- nistração Pública, capitulados no Título XI, Capítulo I, do Código Penal Brasi- leiro, na Lei no 7.492/1986 e na Lei 8.429/1992.
5. Atribuições do Gestor:
A eficiência de um contrato está di- retamente relacionada com o acom- panhamento de sua execução. O gestor do contrato tem grande res- ponsabilidade pelos seus resultados, devendo observar o cumprimento, pela contratada, das regras técni- cas, científicas ou artísticas previstas no instrumento contratual.
O Gestor do Contrato anotará em re-
gistro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos ob- servados; certificará nos autos a entrega dos bens ou prestação dos serviços e os encaminhará à Secretaria de Finanças para o pagamento, conforme artigo 18 § 1o do Decreto Municipal 11.750/2018 e alterações.
Conforme preconiza o artigo 66 da Lei 8.666/93, o contrato deverá ser exe- cutado fielmente pelas partes, de acordo com as cláusulas estabelecidas e as normas constantes da citada lei, respondendo cada qual pelas consequências de sua inexecução total ou parcial.
Adiante estão relacionadas as Competências do Gestor de contrato, conforme
§ 2o dos artigos 18 e 19 do Decreto Municipal 11.750/2018 e alterações:
• obter as autorizações das autoridades competentes bem como realizar os atos preparatórios ao empenho que venha a suportar o pagamento decor- rente da aquisição dos bens ou serviços;
• promover consulta prévia junto ao órgão gerenciador, quando da ne- cessidade de contratação, a fim de obter a indicação do fornecedor, os respectivos quantitativos e os valores a serem praticados, encaminhando, posteriormente, as informações sobre a contratação efetivamente realizada;
• assegurar-se, quando do uso da Ata de Registro de Preços, que a con- tratação a ser procedida atenda aos seus interesses, sobretudo quanto aos valores praticados, informando ao órgão gerenciador eventual desvantagem quanto à sua utilização;
• Zelar, após receber a indicação do fornecedor, pelos demais atos relativos ao cumprimento, pelo mesmo, das obrigações contratualmente assumidas, e também, em coordenação com o órgão gerenciador, pela aplicação de eventuais penalidades decorrentes do descumprimento de cláusulas contra- tuais;
• informar ao órgão gerenciador, quando de sua ocorrência, a recusa do fornecedor em atender às condições estabelecidas em Edital, firmadas na Ata de Registro de Preços, as divergências relativas à entrega, às caracterís- ticas e origem dos bens licitados e a recusa do mesmo em assinar contrato para fornecimento ou prestação de serviços;
• manter registro das ocorrências relacionadas à Ata de Registro de Preços, determinando o saneamento das irregularidades verificadas;
•representar às autoridades competentes, caso as providências à regulariza- ção não seja de sua alçada;
• os procedimentos necessários ao exercício das atribuições de fiscalização de contratos e ao recebimento do objeto contratual, deverão observar o Decreto Municipal no 11.485/2017, pelos órgãos da Administração Muni- cipal Direta, Autarquias e Fundações de Direito Público.
•assinado o contrato ou retirado o instrumento equivalente, o processo de- verá ser remetido à Secretaria responsável pelo seu gerenciamento, onde permanecerá até o recebimento definitivo do objeto, conforme o artigo 19 do Decreto Municipal 11.750/2018 e alterações.
•durante a execução do objeto contratual serão juntados ao processo de licitação os documentos que lhe forem pertinentes.
As Secretarias gestoras devem verificar a conformidade dos documentos fis- cais emitidos em relação ao constante nos instrumentos contratuais e certifi- car as respectivas notas fiscais e faturas de serviços emitidas.
6. Responsabilidades do Gestor:
É de responsabilidade do Gestor de Contrato rejeitar, no todo ou em parte, obra, serviço ou fornecimento executado em desacordo com o instrumento con- tratual, cujas ressalvas ou justificativas deverão ser devidamente formalizadas no processo administrativo e comunicadas ao contratado, conforme artigo 19
§ 3o do Decreto Municipal 11.750/2019 e alterações.
O Gestor do Contrato, por força de atribuições formalmente estatuídas, tem particulares deveres que, se não cumpridos, poderão resultar em responsabili- zação civil, penal e administrativa.
Na aplicação dessas penalidades, serão consideradas a natureza e a gravida- de da infração cometida, bem como os danos que dela provierem para o ser- viço público. As sanções administrativas poderão cumular-se com as sanções civis e penais, sendo independentes entre si.
7. O Termo Contratual:
Pertinência do Termo Contratual – Artigo 62, caput, da Lei 8.666/93.
A contratação deve ser formalizada, obrigatoriamente, por meio de termo de contrato, nos seguintes casos:
• Licitações realizadas nas modalida- des tomadas de preços, concorrência;
• dispensa ou inexigibilidade de lici- tação, cujo valor esteja compreendido nos limites das modalidades tomada de preços e concorrência;
• contratações de qualquer valor das quais resultem obrigações futuras, por exemplo: entrega futura ou parcelada do objeto, assistência técnica, garantia técnica, serviços a serem prestados, etapas a serem cumpridas.
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Nos demais casos, o termo de contrato é facultativo, podendo ser substituído pelos instrumentos hábeis, como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço. A administração também pode dispensar o termo de contrato nas compras com entrega imedia- ta e integral dos bens adquiridos, das quais não resultem obrigações futuras, inclusive assistência técnica.
7.1. Termo Aditivo:
Termo Aditivo é o instrumento utilizado para formalizar as modificações nos contratos administrativos, previstas em lei, tais como acréscimos ou supressões no objeto, prorrogações de prazos, prorrogação do contrato, além de outras.
7.2. Rescisão - Artigos 77 a 80 da Lei 8.666/93
A inexecução total ou parcial do contrato pode acarretar a sua rescisão com as consequências estabelecidas no próprio contrato e previstas em lei ou regulamento.
7.3. São motivos para rescisão do contrato:
• O não cumprimento ou cumprimento irregular de cláusulas contratuais, especificações, projetos ou prazos;
• a lentidão do seu cumprimento, levando a Administração a comprovar a impossibilidade da conclusão da obra, do serviço ou do fornecimento, nos prazos estipulados;
• o atraso injustificado no início da obra, serviço ou fornecimento;
• a paralisação da obra, do serviço ou do fornecimento, sem justa causa e prévia comunicação à Administração;
• a subcontratação total ou parcial do seu objeto, a associação do contrata- do com outrem, a cessão ou transferência, total ou parcial, da execução do objeto, bem como a fusão, cisão ou incorporação da contratada, quando não admitida no ato convocatório e no contrato;
• o desatendimento das determinações regulares da autoridade designa- da para acompanhar e fiscalizar a sua execução, assim como as de seus superiores;
• o cometimento reiterado de faltas na sua execução;
• a decretação de falência ou a instauração de insolvência civil;
• a dissolução da sociedade ou o falecimento do contratado;
• a alteração social, a modificação da finalidade ou da estrutura da empresa, que prejudique a execução do contrato;
• razões de interesse público de alta relevância e amplo conhecimento, jus- tificadas e determinadas pela máxima autoridade da esfera administrativa a que está subordinada a Administração, e exaradas no processo administra- tivo a que se refere o contrato;
• a supressão, por parte da Administração, de obras, serviços ou compras,
acarretando modificação do valor inicial do contrato além do limite permi- tido;
• a suspensão de sua execução, por ordem escrita da Administração, por prazo superior a 120 (cento e vinte) dias, salvo em caso de calamidade pública, grave perturbação da ordem interna ou guerra, ou ainda por re- petidas suspensões que totalizem o mesmo prazo, independentemente do pagamento obrigatório de indenizações pelas sucessivas e contratualmente imprevistas desmobilizações e mobilizações, e outras previstas, assegurando ao contratado, nesses casos, o direito de optar pela suspensão do cumpri- mento das obrigações assumidas até que seja normalizada a situação;
• o atraso superior a 90 (noventa) dias dos pagamentos devidos pela Ad- ministração, decorrentes de obras, serviços ou fornecimento, ou parcelas deste, já recebidos ou executados, salvo em caso de calamidade pública, grave perturbação da ordem interna ou guerra, assegurado ao contratado o direito de optar pela suspensão do cumprimento de suas obrigações até que seja normalizada a situação.
7.4. Prorrogação da Vigência do Contrato - Artigo 57 da Lei 8.666/93
O prazo contratual para a prestação de serviços contínuos pode ser prorro- gado por iguais e sucessivos períodos, até o limite de 60 (sessenta) meses, a fim de que se possa obter preços e condições mais vantajosos para a Admi- nistração.
Observando o limite de sessenta meses (60), os contratos de prestação de serviços executados de forma continuada, mantidas as mesmas condições avençadas, poderão ser prorrogadas por prazos iguais ou inferiores ao origi- nalmente pactuado, conforme artigo 20 do Decreto Municipal 11.750/2019 e alterações, desde que:
• justificada a necessidade dos serviços e da prorrogação do prazo;
• o contratado haja cumprido satisfatoriamente suas obrigações; e
• pesquisa prévia revele que os preços são compatíveis com os de mercado, nos termos do artigo 6o, VII, do Decreto Municipal 11.750/2019;
7.5. As Alterações Contratuais - Artigo 65 da Lei 8.666/93
As alterações contratuais deverão ser previamente justificadas, por escrito, contendo informações sobre o acréscimo ou supressões pretendidas, quer em relação ao valor quer em relação aos quantitativos, devidamente autorizadas por autoridade competente e formalizadas por meio de termo de aditamen- to, artigo 21 do Decreto Municipal 11.750/2018 e alterações. O objeto do contrato, no caso de obras e serviços, será recebido provisoriamente pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização mediante termo circuns- tanciado, assinado pelas partes dentro de quinze (15) dias da comunicação escrita do contratado, se outro não tiver sido o prazo estipulado no referido ajuste, artigo 22 do Decreto Municipal 11.750/2018 e alterações.
O objeto do contrato, no caso de obras e serviços, será recebido definitiva- mente por servidor ou comissão designada pela autoridade competente me- diante termo circunstanciado, assinado pelas partes, após o decurso do pra- zo de observação ou vistoria, não excedente a noventa dias, comprovada a adequação do objeto aos termos contratuais, artigo 23 do Decreto Municipal
11.750/2018 e alterações.
Os contratos poderão ser alterados desde que haja interesse da Administra- ção, e para atender ao interesse público. Para que as alterações sejam consi- deradas válidas devem ser justificadas por escrito e previamente autorizadas pela autoridade competente para celebrar o contrato. As alterações podem ser unilaterais ou por acordo entre as partes.
7.6. Alterações Unilaterais
A alteração unilateral pode ocorrer nas seguintes situações:
• Alteração qualitativa: quando a Administração necessitar modificar o pro- jeto ou as especificações para melhor adequação técnica aos seus objetivos;
• Alteração quantitativa: quando for necessária a modificação do valor do contrato em razão do acréscimo ou diminuição nos quantitativos do seu objeto, nos limites permitidos em Lei.
7.7. Alterações por Acordo entre as Partes
Podem ocorrer, por exemplo:
• quando for conveniente substituir a garantia efetuada para execução do contrato;
• quando for necessária a modificação do regime de execução da obra ou serviços ou do fornecimento;
• quando for necessária modificação da forma de pagamento, por imposi- ção de circunstâncias que surgirem após a assinatura do contrato, devendo ser mantido seu valor inicial atualizado;
• quando for necessário restabelecer as relações inicialmente pactuadas, objetivando a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro inicial do contrato.
7.8. Acréscimos e Supressões
A Administração pode alterar o contrato quando forem necessários acrésci- mos ou supressões nas compras, obras ou serviços, desde que respeitados os seguintes limites:
• Para compras, obras ou serviços: acréscimos ou supressões de até 25% do valor atualizado do contrato.
• Para reforma de edifício ou equipamento: acréscimos até o limite de 50% do valor atualizado do contrato. Independentemente dessa possibilidade, muitas alterações poderiam ser evitadas se houvesse adequado planejamen- to para compras e serviços, pois como fato não previsto, geram descontroles orçamentários.
O gestor deverá informar a data em que iniciará a alteração do contrato. De acordo com a Lei 8.666/93, o contratado é obrigado a aceitar, nas mesmas condições do contrato original, acréscimos ou supressões, respeitados os limi- tes admitidos.
Diante da necessidade de acrescer ou suprimir quantidade de algum item do contrato, a Administração deve considerar o valor inicial atualizado do item para calcular o acréscimo ou a supressão pretendida.
Os prazos de execução do objeto contratado poderão ser aumentados ou diminuídos proporcionalmente aos acréscimos ou supressões que por acaso ocorrerem.
7.9.1. Equilíbrio Econômico-financeiro
O equilíbrio econômico-financeiro consiste na manutenção das condições de pagamento inicialmente estabelecidas no contrato, a fim de que se mantenha estável a relação entre as obrigações do contratado e a retribuição da Admi- nistração, para a justa remuneração da obra, serviço ou fornecimento.
O reequilíbrio econômico-financeiro do contrato se justifica nas seguintes ocor- rências:
• Fato imprevisível, ou previsível, porém de consequências incalculáveis, retardadores ou impeditivos da execução do que foi contratado;
• caso de força maior, caso fortuito ou fato do príncipe, configurando álea econômica (probabilidade de perda concomitante à probabilidade de lucro) extraordinária e extracontratual. Para que possa ser autorizado e concedido o reequilíbrio econômico financeiro do contrato, normalmente pedido pelo contratado, deverá ser verificado:
• Os custos dos itens constantes da proposta contratada com a planilha de custos que acompanha o pedido de reequilíbrio;
• A ocorrência de fato imprevisível, ou previsível, porém de consequências incalculáveis, que justifique as modificações do contrato para mais ou para menos.
O reequilíbrio econômico-financeiro não está vinculado a qualquer índice, ocorre quando for necessário o restabelecimento da relação econômica que as partes pactuaram inicialmente.
7.9.2 Reajuste de Preços
Em contratos com prazo de duração igual ou superior a um ano, é admitida cláusula com previsão de reajuste de preços.
O reajuste dos preços contratuais só pode ocorrer quando a vigência do contrato ultrapassar 12 (doze) meses, contados a partir da data limite para apresentação da proposta e está vinculado a índice previamente definido no contrato.
7.10. Repactuação
A repactuação é uma forma de negociação entre a Administração e a con- tratada, que visa à adequação dos preços contratuais aos novos preços de mercado. Não está vinculada a qualquer índice.
Somente os contratos que tenham por objeto a prestação de serviços de natu- reza contínua podem ser repactuados.
Para repactuação de preços deve ser apresentada demonstração analítica da variação dos componentes dos custos do contrato, devidamente justificada. A repactuação que vise a aumento de despesa não é permitida antes de decorri- do, pelo menos, 01 (um) ano de vigência do contrato.
7.11. Penalidades de acordo com o Artigo 87 da Lei 8.666/93
A Administração deve prever no contrato a aplicação de sanções administra- tivas por inexecução total ou parcial do objeto. A aplicação de penalidades não impede a Administração de rescindir o contrato, e de aplicar cumulativa- mente ao contratado advertência, multa, suspensão temporária ou declaração de inidoneidade.
Podem ser aplicadas ao contratado as sanções a seguir:
• advertência;
• multa, de acordo com o previsto no contrato;
• suspensão temporária de participar de licitação e impedimento de contra- tar com a Administração, pelo prazo de até 02 (dois) anos, e, no caso de Pregões, pelo prazo de até 5 (cinco) anos;
• declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade.
• tenham sofrido condenação definitiva por praticarem, por meios dolosos, fraude fiscal no recolhimento de quaisquer tributos;
• tenham praticado atos ilícitos visando a frustrar os objetivos da licitação;
• demonstrem não possuir idoneidade para contratar com a Administração em virtude de atos ilícitos praticados.
Além das penalidades citadas, o contratado fica sujeito às demais sanções civis e penais previstas em lei.
Para validade da aplicação das penalidades, é indispensável que seja asse- gurado ao contratado o direito de ampla defesa e do contraditório, no prazo de cinco dias úteis. As penalidades deverão estar motivadas em processo ad- ministrativo. A pena a ser imposta à Contratada, pela autoridade competente, resultará sempre de documento detalhado e fundamentado, do qual constará a cláusula contratual não cumprida.
De acordo com o artigo 76 do Decreto Municipal 11.750/18 e alterações, o gestor e/ou fiscal responsável pelo acompanhamento e fiscalização da execu- ção do objeto do contrato, quando verificar conduta irregular atribuída à pes- soa física ou jurídica, inclusive seus representantes, que seja parte em contrato firmado com a Administração, representará ao Secretário da pasta correspon- dente apresentando a descrição dos fatos.
8. Notas Fiscais
NF
em conformidade com o termo
O gestor de Contratos ou de Ata, ao atestar a fatura/nota fiscal, está declarando que o serviço ou material a que ela se refere foi satisfatoriamente prestado ou fornecido e que o seu valor está
contratual.
Após atesto, e lançamento no Sis- tema SmarAPD para geração da BRM, os documentos de cobrança devem ser encaminhados a Finan- ças, conforme Decreto de Execu- ção Orçamentário vigente.
9. Audesp
O projeto Auditoria Eletrônica de Órgãos Públicos é uma iniciativa do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo – TCE/SP no aperfeiçoamento do controle de gestão governamental que objetiva, através do concurso da tecnologia da informação, aprimorar os procedimentos de coleta de dados e informações dos órgãos fiscalizados, buscando maior agilidade nos trabalhos, aumento da qualidade dos dados e como consequência natural, o cumprimento da missão constitucional de fiscalizar e controlar as contas públicas paulistas com o máxi- mo grau de eficiência e eficácia, em benefício da sociedade.
9.1 Está dividido em 4 fases:
FASE 1 E 2
DADOS CONTÁBEIS, PEÇAS DE PLANEJAMENTO E A PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAIS
ATOS DE PESSOAL
FASE 3
FASE 4
LICITAÇÕES E CONTRATOS
O Audesp fase IV se tornou obrigatório em Agosto de 2016.
Devem ser lançados no sistema Audesp todas as licitações, os contratos e sua execução.
Cabe ao Gestor de Contrato ou Ata, o acompanhamento da execução no sistema Audesp.
O GESTOR DE ATA
Adiante, estão relacionadas as atribuições do Gestor de Ata:
• realizar estudo técnico para levantamento do quantitativo (vide cartilha de Pesquisa de Preço);
• Cuidar do Quantitativo;
• manter-se alinhado aos ges- tores de departamentos para obtenção de informações re- ferente ao quantitativo, para aquisições de bens e serviços;
• Atuar a gestão da Xxx junta-
mente com o Secretário e Gestor de Contrato, para verificação da dotação orçamentária para suportar a despesa da Ata, bem como, acompanhar o saldo do empenho durante a execução contratual, possibilitando os ajustes, as suplementações ou transferências que se fizerem necessárias;
• verificar se a entrega de materiais, execução de obras ou a prestação de serviços será cumprida integral ou parceladamente;
• após o recebimento e conferência das mercadorias recebidas, conferir não só o quantitativo, mas também itens e marca do produto;
• tirar foto de todos os produtos recebidos, juntar ao processo;
• atestar as notas fiscais e encaminhar para Finanças para providências;
• estabelecer prazo para correção de eventuais pendências na execução da entrega e informar ao DCLC ocorrências que possam gerar dificuldades à conclusão da obra ou em relação a terceiros;
• encaminhar ao DCLC eventuais pedidos de modificações no cronograma físico financeiro, substituições de materiais e equipamentos, formulados pela contratada;
• manter o processo organizado e sob sua guarda: arquivar no processo to- dos os documentos relevantes relativos à execução, em ordem cronológica; numerar as folhas e rubricá-las; registrar no processo os fatos.
• fazer a gestão das mercadorias recebidas, para que não haja falta de produtos nos departamentos;
• controlar o prazo de vigência da Ata;
1. Validade de uma Ata
Prazo de validade da ata de registro de preços não poderá ser superior a um ano, computadas eventuais prorrogações.
Durante vigência da ata, havendo necessidade do objeto licitado, basta ao órgão ou entidade tomar as medidas necessárias para formalizar a requisição, ou seja, verificar se o preço registrado continua compatível com o de mercado e providenciar o empenho da despesa.
A vantagem do sistema do registro de preços é evitar o fracionamento da des- pesa, pois a escolha da proposta mais vantajosa já foi precedida de licitação nas modalidades concorrência ou pregão, não restritas a limite de valores para contratação.
A existência de preços registrados não obriga a Administração a firmar as contratações que deles poderão advir, ficando-lhe facultada a utilização de outros meios, respeitada a legislação relativa a licitações.
Contudo, é assegurado ao beneficiário do registro preferência em igualdade de condições.
2. Recebimento do Objeto
Recebimento do objeto consiste na aceitação do produto licitado. Bens e ser- viços aceitos poderão ter uso imediato ou ser incorporados ao patrimônio da Administração. Pode ser provisório ou definitivo.
Recebimento do objeto não exclui a responsabilidade civil do contratado pela solidez e segurança de obras ou de serviços nem a ético-profissional pela perfeita execução do objeto contratual, dentro dos limites estabelecidos pela lei ou pelo contrato.
3. Atestação do Recebimento do Objeto
Ao atestar o recebimento do objeto, deve o responsável verificar se o bem foi entregue, a obra executada ou o serviço prestado em conformidade com o contrato, observando: a quantidade, itens e marca.
Objeto contratado deve estar de acordo com as especificações licitadas, apre- sentadas e aceitas.
Concretiza-se a atestação com a declaração e assinatura do responsável no verso da nota fiscal/fatura ou documento equivalente.
Importante que seja tirado foto de todo material recebido, para que seja jun- tado ao processo.
DICAS DA CONTROLADORIA
Quais os principais apontamento si- nalizados pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, na Gestão de Contratos:
1. Acompanhamento do cronogra- ma de execução em conformidade com o contrato, inclusive os prazos de entrega e/ou instalação de equi- pamentos;
2. Não apresentação de ART em se tratando de execução de obras;
3. Não apresentação do Livro de Ordem em se tratando de execução de obras;
4. Atraso na entrega de materiais dentro do cronograma estabelecido;
5. Atraso na Emissão de Ordem de Serviços;
6. Inexistência de placa de identificação de obras;
7. Relatórios de Gestores sem assinatura;
Contratos de Gestão e Contratos de Repasses do Terceiro Setor
1. Não acompanhamento do alcance das metas;
2. Não apresentação da Prestação de Contas dentro do prazo estabelecido.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Lei Federal nº 8.666/1993 – Licitações e Contratos Lei Federal nº 10.520/2002 – Pregão
Decreto Federal nº 7.892/2013 - SRP
Decreto Municipal nº 11.750/2018 e atualizações - Gestor de Contratos
CONTROLADORIA
ELABORAÇÃO DA CARTILHA
Controladoria Interna
EQUIPE TÉCNICA
Subcontroladoria de Estudos, Normatização, e Controle da Transparência
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Rita de Cassia Lima Villa
SUBCONTROLADORIA DE CONTROLE DE CONTRATOS, CONVÊNIO E PARCERIAS
Xxxxxx Xxxxxx
COORDENAÇÃO
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx
CONTROLADORA
Setembro/2019