Política de seleção, contratação e supervisão de prestadores de serviços
Política de seleção, contratação e supervisão de prestadores de serviços
Março 2021
1. V.1 - (JULHO / 2020)
2. v.2 – (Março / 2021) Aprovada pelo Compliance – inclusão de nova empresa no grupo reag
1. Objetivo
Esta política tem por objetivo apresentar e formalizar os princípios e diretrizes básicas da REAG DISTRIBUIDORA DE TÍTULOS E VALORES MOBILIÁRIOS S.A., a REAG ADMINISTRADORA DE RECURSOS LTDA., a REAG GESTORA DE RECURSOS S.A. e a REAG WM GESTÃO PATRIMONIAL LTDA.
(“GRUPO REAG”) para contratação de prestadores de serviços necessários para exercício da atividade de Administração Fiduciária e/ou Gestão de Recursos, com o objetivo de garantir a integridade e a capacidade do prestador de serviço em atuar de acordo com as normas legais, contratuais e de melhores práticas.
2. Contratação de Prestadores de Serviços
O GRUPO REAG não fará negócios com Terceiro que não se comprometa a fazer negócios com integridade, livres de suborno e corrupção. Anteriormente à contratação de um prestador deverão ser observados os seguintes requisitos:
a. Definir com clareza o escopo do produto ou serviço a ser contratado;
b. Assegurar-se que o prestador que tenha ilibada reputação e integridade e que seja qualificado tecnicamente;
c. Pautar todas as negociações por critérios objetivos que levem em conta a qualidade, preço, prazo e, quando possível, aspectos socioambientais;
Consideram-se “Prestadores de Serviços” aqueles contratados pelo GRUPO REAG, na qualidade de instituição Administradora e/ou Custodiante de Fundos ou ainda como Interveniente quando os Fundos contratem, para prestar os seguintes serviços:
a. Gestor de Recursos;
b. Distribuição de cotas;
c. Serviços Qualificados (Custódia, Controladoria e Escrituração de Ativos);
d. Serviços de Guarda Física;
e. Verificação de Lastro de Documentos;
f. Consultores Especializados;
g. Agente de Cobrança;
h. Auditor Externo; e
i. Agência de Rating.
3.1. PRÉ SELEÇÃO:
A contratação de prestadores de serviços inicia-se através de uma verificação prévia em relação a reputação do prestador de serviços. Neste momento, realizam-se pesquisas que incluem a consulta ao histórico da empresa, checagens reputacionais, conforme Política de Prevenção à Lavagem de dinheiro, avaliação das capacidades técnica e operacional para a prestação dos serviços que deve ser sucedida da realização de processo de Due Diligence. Adicionalmente, os prestadores devem preencher a documentação cadastral do GRUPO REAG.
Este processo é realizado em todos os terceiros a serem contratados com as respectivas aprovações formalizadas pela Diretoria antes do início da prestação dos serviços.
3.2. Documentos mínimos necessários para evidenciar a capacitação do prestador de serviços:
a. Gestor de Recursos:
i. Formulário de Referência - Anexo 15 II CVM 558;
ii. Ato declaratório de autorização da CVM.
iii. Questionário de Due Diligence padrão Anbima,
iv. Código de Ética e Conduta,
v. Manual de Controles Internos / Compliance e último Relatório de Controles Internos de que trata o art. 22º da ICVM 558/15;
vi. Política de Prevenção à Lavagem de dinheiro e combate ao Financiamento ao Terrorismo;
vii. Política de Anticorrupção;
viii. Manual / Política de Risco, contendo metodologias e procedimentos para controles do risco de mercado, de crédito, de liquidez e operacional
ix. Política de Rateio e Divisão de Ordens;
x. Política de Exercício de Direito de Voto,
xi. Política de Segurança da Informação;
xii. Plano de Continuidade de Negócios;
xiii. Comprovação da adesão aos códigos Anbima dos quais é signatário e eventuais cartas de recomendação emitidas pela Anbima.
b. Distribuidor de Cotas:
i. Metodologia de verificação a adequação dos investimento recomendados (suitability);
ii. Política / Manual de Cadastro,
iii. Política de Prevenção à Lavagem de dinheiro e combate ao Financiamento ao Terrorismo;
iv. Política / Manual de conheça seu cliente (KYC):
v. Código de Ética e Conduta,
vi. Manual de Controles Internos / Compliance e último Relatório de Controles Internos de que trata o art. 4º, parágrafo 5º da ICVM 505/15, caso aplicável.
vii. Política de Anticorrupção,
viii. Política de Segurança da Informação;
ix. Plano de Continuidade de Negócios;
x. Comprovação da adesão aos códigos Anbima dos quais é signatário e eventuais cartas de recomendação emitidas pela Anbima - é necessária a adesão ao capitulo de distribuição do Código de Fundos de Investimento.
xi. No caso de contratação de Agente Autônomo de Investimentos (AAI), deverá ser observado o disposto na Política de Atuação de Agente Autônomo de Investimentos.
⮚ Os gestores que pretendam distribuir as cotas dos fundos de investimento de sua propriedade deverão apresentar também a documentação relacionada neste item para serem aprovados na condição de distribuidor
c. Prestadores de Serviços Qualificados:
i. Plano de Continuidade de Negócios;
ii. Questionário Due Diligence Xxxxxx assinado por diretor responsável pela prestação de Serviços Qualificados;
iii. Política de segurança da informação;
iv. Demais documentos exigidos para a execução das atividades, conforme disposto nas normas aplicáveis, bem como no Código de Serviços Qualificados da ANBIMA e comprovação de adesão aos códigos de autorregulação ANBIMA, quando aplicável;
No caso de Custodiante:
i. Caso necessário guarda física de documentos: Laudo dos bombeiros, certificações e licenças aplicáveis.
ii. Prestador de Serviço de Verificação de Xxxxxx: descrição da metodologia aplicada para prestação do Serviço, e demais documentos considerados exigíveis para a execução das atividades.
d. Consultores Especializados:
i. Questionário de Due Diligence Anbima assinado. Aplicável aos FIDCs e FIIs.
ii. Para Consultor Legal: Demonstração de que está devidamente registrado na entidade de classe competente.
e. Agente de Cobrança:
i. Política de Cobrança, manual de procedimentos, bem como Informações e Documentos
Societários comprovando não haver qualquer ligação societária com o Cedente para o caso de FIDCs.
f. Auditor Externo:
i. Confirmação da habilitação na CVM para a prestação de serviços de auditoria independente.
g. Agência de Rating:
i. Descrição das regras, procedimentos e mecanismo de controles internos, código de conduta e metodologias atualizadas.
3.3. Processo de Aprovação:
A área de Administração fiduciária deverá fazer toda a avaliação técnica do prestador de serviços, através da análise dos documentos e visita aos escritórios do prestador (quando aplicável), deverá então submeter toda a documentação pertinente para a Diretoria de Compliance, que fará uma avaliação meticulosa do referido prestador podendo esta diretoria recomendar: (a) aprovar; (b) rejeitar, justificando sua decisão ou (c) solicitar mais documentos.
A aprovação será colegiada entre Diretoria de Compliance, Área Solicitante e Diretoria de Administração Fiduciária e, após deliberação neste comitê, o departamento jurídico deverá atuar para a formalização do Contrato de Prestação de Serviços.
3.4. Contrato de Prestação de Serviços:
A contratação de terceiros, ainda que em nome dos Fundos de Investimento, deve ser formalizada em contrato escrito e deve prever, no mínimo:
• As obrigações e deveres das partes envolvidas;
• A descrição das atividades que serão contratadas e exercidas por cada uma das partes;
• A obrigação de cumprir suas atividades em conformidade com as disposições previstas neste Código e na Regulação em vigor específica, no que aplicável, para cada tipo de Fundo de Investimento; e
• Que os terceiros contratados devem, no limite de suas atividades, deixar à disposição do Administrador Fiduciário todos os documentos e informações exigidos pela Regulação em vigor que sejam necessários para a elaboração de documentos e informes periódicos
obrigatórios, salvo aqueles considerados confidenciais, nos termos da Regulação em vigor.
3. Processo de Avaliação
O GRUPO REAG avalia os prestadores de serviço através de solicitação de documentos que sejam capazes de demonstrar se o prestador de serviço possui capacidade de recursos humanos, sistemas e controles compatíveis com a atividade a ser exercida pelo prestador de serviços, bem como realiza a diligência in loco, se necessário.
Na avaliação do prestador, são consideradas as competências técnicas, a qualidade dos produtos e serviços oferecidos, a agilidade dos profissionais, o conhecimento técnico dos colaboradores, o cumprimento de prazos e precificação compatível com os serviços desempenhados,
Avalia-se também se existe algum tipo de vínculo entre o prestador de serviços com os colaboradores do GRUPO REAG que possam de alguma forma indicar algum favorecimento ou conflito de interesses.
O processo de avaliação de um determinado prestador de serviços será sempre realizado quando de seu primeiro contato como GRUPO REAG e revalidado a cada 24 (vinte e quatro) meses.
4. Supervisão e monitoramento
A supervisão e monitoramento pelo GRUPO REAG é realizada pela área de Compliance e incluem todos os Prestadores de Serviço contratados, de acordo com suas respectivas atribuições, devidamente suportados pelos contratos firmados e serão observados novamente todos os requisitos iniciais que foram observados quando de sua respectiva contratação, inclusive com a apresentação de documentação comprobatória.
O GRUPO REAG adota procedimentos para supervisão e monitoramento do fiel cumprimento dos contratados em relação as suas responsabilidades previstas em contrato, o que abrangerá:
I – os limites e condições estabelecidos na regulação e no regulamento do fundo ou no contrato de carteira administrada sejam cumpridos pelos prestadores de serviços;
II – se o prestador de serviço possui recursos humanos, computacionais e estrutura adequados e suficientes para prestar os serviços contratados;
III – se o gestor de recursos adota política de gerenciamento de riscos consistente e passível de verificação, que é efetivamente levada em conta no processo de tomada de decisões de
investimento;
IV – se o gestor de recursos adota política de gerenciamento de riscos compatível com a política de investimentos que pretende perseguir;
V – se o custodiante possui sistemas de liquidação, validação, controle, conciliação e monitoramento de informações que assegurem um tratamento adequado, consistente e seguro para os ativos nele custodiados;
VI – Se os preços praticados estão em linha com o mercado, bem como se há o repasse de vantagens obtidas por conta da condição de prestador dos serviços aos Fundos contratantes.
Em caso de eventos extraordinários, como aquisições ou alterações societárias e notícias divulgadas à público que justifiquem a fiscalização em prazo inferior ao estipulado (“Bad Press”), tal procedimento deve ser realizado e documentado de imediato.
5. Vigência
O presente documento entrará em vigor em março / 21 e vigorará por prazo indeterminado.