AUDITORIA NOS CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO ACRE
AUDITORIA NOS CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO ACRE
Relatório Técnico
Rio Branco - Acre 2020
Relatório Técnico nº 03/2020
Ref.: Auditoria conforme disposto no Plano Anual de Auditoria - PAA 2020 e conforme solicitação extraordinária da Presidência.
Assunto: Auditoria nos Contratos Administrativos do Tribunal de Justiça do Estado do Acre.
Ex. Senhor Presidente,
Levando-se em consideração a tamanha importância da área de licitações e contratos administrativos para o Poder Público, é que se justifica a estrita necessidade de constantes fiscalizações e/ou auditorias nessa seara. Assim, e consoante solicitação extraordinária de Vossa Excelência, apresentamos o presente Relatório de Auditoria, a fim de verificar a regularidade e legalidade dos procedimentos nos contratos licitatórios realizados pelo Tribunal de Justiça, no período de 01/01/2020 a 13/10/2020, conforme programação expressa na matriz de procedimentos anexa.
1. INTRODUÇÃO
Trata-se de Auditoria realizada no Tribunal de Justiça do Estado do Acre, nos contratos administrativos, conforme procedimento regular de licitação, abrangendo o lapso temporal de 01/01/2020 a 13/10/2020.
A análise foi realizada em alguns processos administrativos, por amostragem, especificamente, nos processos de pregão eletrônico, concorrência e tomada de preços, nos quais se objetivou avaliar a ocorrência de eventuais irregularidades na contratação e execução dos contratos realizados pelo Poder Público.
O objetivo foi emitir opinião acerca do desempenho da área auditada, através da análise de suas atividades ou funções, gerando informações que facilitem a tomada de decisão dos responsáveis pela supervisão ou pela iniciativa de ações corretivas, visando solucionar problemas ou preveni-los, evitando demandas desnecessárias e possíveis infrações administrativas, bem como buscando minimizar os riscos inerentes à atividade.
2. UNIDADES ENVOLVIDAS COM A ÁREA DE LICITAÇÕES E CONTRATOS
Além dos requisitantes e das unidades técnicas, participam dos procedimentos referentes à Auditoria na área de licitações e contratos, nos limites de suas atribuições:
• Diretoria de Logística - DILOG;
• Gerência de Contratação – GECON.
3. LEGISLAÇÃO E REGULAMENTOS ATINENTES À MATÉRIA
• Constituição Federal de 1988;
• Lei Federal nº. 8.666/93, de 21 de junho de 1993;
• Lei Federal nº. 10.520, de 17 de julho de 2002;
• Jurisprudências do TCU.
4. ESCOPO DO TRABALHO
A auditoria nessa área objetiva verificar se o gestor público está conduzindo o processo licitatório dentro dos padrões exigidos pela Lei nº. 8.666/93, notadamente, no que diz respeito à complexidade e à variedade das regras estabelecidas pela legislação e pela jurisprudência dos tribunais superiores, praticados no presente exercício de 2020, tendo por base as seguintes questões de auditoria, presentes na matriz de procedimentos, em anexo:
• Houve estudo que antecedeu e motivou a tomada de decisão pelo gestor do Tribunal de Justiça do Estado do Acre quanto à necessidade de contratação?
• A Unidade de Contratação tem adotado medidas para evitar o excesso de apostilamentos nos contratos administrativos?
• Foi especialmente designado pela Administração representante para realização da tarefa de fiscalização e a execução do contrato foi efetivamente acompanhada e fiscalizada?
• Os contratos administrativos estão sendo lançados no LICON em todas as suas fases?
5. EXAME TÉCNICO
Neste trabalho foram observados 40 (quarenta) processos de contratos licitatórios, dentre os quais, foram selecionados 07 (sete) processos para analise.
Os contratos analisados representaram um montante de R$ 11.087.830,22 (onze milhões, oitenta e sete mil, oitocentos e trinta reais e vinte e dois centavos), representando 70,04% do total de contratações realizadas no período objeto da auditoria, conforme descriminados no quadro abaixo:
CONTRATOS LICITATÓRIOS | |||
Nº CONTRATO | PROCESSO | OBJETO | VALOR |
40/2015 | 0001187- 83.2016 | Fornecimento de combustíveis por meio da utilização de cartões magnéticos de monitoramento de frota. | R$ 790.589,00 |
21/2019 | 0005680- 35.2018 | Limpeza, asseio e conservação diária, com fornecimento de materiais – Capital e Interior. | R$ 2.182.329,60 |
46/2018 | 0010085- 51.2017 | Manutenção predial corretiva em imóveis do PJ no interior do Estado. | R$ 600.000,00 |
07/2020 | 0000631- 42.2020 | Serviços e venda de produtos | R$ 840.000,00 |
15/2020 | 0005256- 56.2019 | Aquisição de equipamentos para expansão da infraestrutura de armazenamento de dados do Tribunal de Justiça | R$ 624.998,98 |
25/2020 | 0007673- 79.2019 | Sistema de Automação da Justiça – SAJ, voltado à gestão de processos judiciais físicos e digitais de primeira instância e segunda instância – SAJ/PG5 e SAJ/SG5, para prestação de serviços relacionados aos módulos licenciados pelo Tribunal de Justiça. | R$ 4.950.029,60 |
29/2020 | 0000386- 31.2020 | Copeiro, montador de móveis, carregador e jardineiro, com fornecimento dos materiais necessários à execução dos serviços – Capital e Interior. | R$ 1.099.883,04 |
O diagnóstico seguirá a sequência em que as questões de auditoria foram apresentadas na matriz de procedimentos.
5.1. ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR
5.1.1 Breve Histórico
Segundo o Guia de boas práticas em contratação de soluções de tecnologia da informação, do TCU, “a elaboração dos estudos técnicos preliminares constitui a primeira etapa do planejamento de uma contratação (planejamento preliminar)”. O Guia ainda informa que os estudos técnicos preliminares servem para “a) assegurar a viabilidade técnica da contratação, bem como o tratamento de seu impacto ambiental; b) embasar o termo de referência ou o projeto básico, que somente é elaborado se a contratação for considerada viável, bem como o plano de trabalho, no caso de serviços”.
Os arts. 6º, IX, e 7º da Lei 8.666/1993, disciplinam que as contratações de obras e serviços devem ser precedidas da elaboração de projeto básico, sendo este entendido como:
(...) conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução, devendo conter os seguintes elementos: (...) (grifos nossos).
Por conseguinte, pode-se inferir que o Estudo Técnico Preliminar é um controle, que busca reduzir pelo menos dois riscos: de a Administração tentar contratar algo que seja inviável tecnicamente ou que atente contra o meio ambiente.
Dessa feita, observamos que a lei de licitação regulamenta que o primeiro passo é a confecção do estudo técnico preliminar, depois elaborar o projeto básico e posteriormente contratar com fundamento nos instrumentos anteriores.
Além da Lei nº 8.666/93, também encontramos fundamento para a elabora do estudo técnico preliminar na Lei nº 10.520/2002 (na fase preparatória do pregão), na Instrução Normativa nº 05/2017, na Instrução Normativa nº 40/2020, dentre outros.
O Tribunal de Contas da União tem jurisprudência pacífica no sentido da obrigatoriedade dos estudos técnicos preliminares, seja para contratação de obras, serviços ou compras (Acórdão 3.215/2016 – Plenário; Xxxxxxx 212/2017 – Plenário; Xxxxxxx 681/2017 – Primeira Câmara; Acórdão 1.134/2017 – Segunda Câmara)
Registra-se que a elaboração de ETP é necessária em qualquer processo de aquisição, independentemente de a escolha do fornecedor se der mediante licitação ou contratação direta, ou por adesão à ata de registro de preços.
Conhecimento de mercado, estimativa preliminares de preços, análise do parcelamento do objeto visando a isonomia nas licitações, e quais os resultados pretendidos com a aquisição do produto/serviço são alguns do conteúdo do ETP.
Dessa feita, verifica-se que o planejamento é muito importante, pois viabiliza o controle administrativo, na medida em que a sua ausência submete os órgãos, instituições e agentes públicos ao risco de cometer atos antieconômicos, ineficientes, ineficazes, sem efetividade, ilegais e/ou imorais, os quais, dificilmente, serão prevenidos ou combatidos.
No caso em análise nessa auditoria, dos 07 (sete) contratos analisados, em 04 (quatro) deles não foram feitos o estudo técnico preliminar, conforme conferência nos respectivos processos e informação apresentada pela própria DILOG (evento 0879195).
Portanto, a contratação dos referidos bens/serviços sem o planejamento necessário, e anterior ao projeto básico ou termo de referência, pode acarretar em riscos à administração, como por exemplo: a indefinição do conteúdo do objeto contratual (pode ocasionar desperdício de recursos), o resultado da contratação pode não atender às necessidades da administração, a redução da competição dos licitantes e aumento indevido do custo da contratação, dentre outros.
Em manifestação acerca do referido achado, a GECON alegou que apenas em 22/05/2020 houve exigência do referido estudo por meio da IN nº 40/2020. Ocorre que já havia previsão do ETP na lei nº 8.666/93, na Lei nº 10.520/2002, na IN nº 05/2017, dentre outros documentos normativos, não sendo desculpa para o não atendimento da referida exigência legal.
Desse modo, o estudo técnico preliminar deve se feito em todo tipo de contratação realizada pelo Tribunal.
5.1.2 Achados
Em Análise realizada por esta auditoria constatou-se que:
a) Em alguns contratos foram observados a ausência do Estudo Técnico Preliminar.
5.2. APOSTILAMENTOS
5.2.1 Breve Histórico
O § 8°, do art. 65 da Lei n° 8.666/93 disciplina o apostilamento nos seguintes termos:
A variação do valor contratual para fazer face ao reajuste de preços previsto no próprio contrato, as atualizações, compensações ou penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamento nele previstas, bem como o empenho de dotações orçamentárias suplementares até o limite do seu valor corrigido, não caracterizam alteração do mesmo, podendo ser registrados por simples apostila, dispensando a celebração de aditamento.
O TCU tem o seguinte entendimento:
Apostila é a anotação ou registro administrativo de modificações contratuais que não alteram a essência da avença ou que não modifiquem as bases contratuais.
Segundo a Lei nº 8.666/1993, a apostila pode ser utilizada nos seguintes casos: • variação do valor contratual decorrente de reajuste previsto no contrato; • atualizações, compensações ou penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamento; • empenho de dotações orçamentárias suplementares até o limite do valor corrigido.
Na prática, a apostila pode ser: • feita no termo de contrato ou nos demais instrumentos hábeis que o substituem, normalmente no verso da última página;
• juntada por meio de outro documento ao termo de contrato ou aos demais instrumentos hábeis. (TCU, 2010, p. 660.).
Dessa feita, o apostilamento é instrumento para formalização de modificações de condições contratuais que decorrem de cláusulas já previstas em contrato, diferenciando-se do termo aditivo, o qual formaliza alterações das condições contratuais inicialmente pactuadas, incluindo-se algo novo e que não constava no instrumento do contrato ou na exclusão de algo já previsto.
O apostilamento é ato unilateral e, para ser formalizado, não necessita da concordância do contratado nem da comunicação a ele.
O TCU já apreciou alguns temas referentes ao apostilamento, dentre eles a repactuação, o reajuste de preços e a prorrogação de contrato.
Com relação à repactuação de preços, no Acórdão nº 1.827/2008, o Plenário do TCU considerou que, embora a Lei de Licitação faça alusão ao apostilamento em caso de reajustes, é recomendável que a repactuação seja formalizada por termo aditivo, uma vez que, ao alterar a planilha de composição de custos, acaba por alterar as bases contratuais iniciais.
Na hipótese de reajustes de preços, o art. 37 da Portaria 444/2018 do TCU indica que “O reajustamento de preços será formalizado por termo de apostilamento.”.
Quanto à prorrogação de contratos, o TCU editou a Portaria-TCU 128, de 14 de maio de 2014, na qual autorizou expressamente no seu art. 24 a prorrogação dos contratos administrativos por meio de apostilamento, mas essa autorização perdurou até a edição da Portaria-TCU 444, de 28 de dezembro de 2018.
Entende-se que, a interpretação mais adequada é a de que as prorrogações de contratos administrativos devem ser realizadas por apostilamento, e não por termo aditivo, uma vez que a prorrogação somente é realizada quando há previsão no próprio contrato; não se trata de medida nova, que altera as disposições contratuais, mas algo autorizado na própria lei e no próprio contrato.
No caso em exame nessa auditoria, dos 07 (sete) contratos analisados, apenas 02 (dois) não tiveram apostilamentos, e os demais ocorreram por motivo de erro material conforme demonstrativo abaixo:
Contrato Nº | Processo no SEI Nº | Evento Nº | Ocorrência |
29/2020 | 0000386-31.2020 | 0884294 | Erro material quanto ao serviço contratado |
07/2020 | 0000631-42.2020 | - | Não houve apostilamento |
46/2018 | 0010085-51.2017 | - | Não houve apostilamento |
25/2020 | 0007673-79.2019 | 0793562 0799655 | Erro material de cálculo Erro material de cálculo |
15/2020 | 0005256-56.2019 | 0753517 | Acrescer a fonte 700 como elemento de despesa |
0767826 | Inclusão do percentual aplicado ao reequilíbrio econômico-financeiro | ||
21/2019 | 0005680-35.2018 | 0791385 | Correção do percentual de |
supressão dos postos de | |||
trabalho e dos respectivos | |||
pagamentos | |||
0858846 | Erro material: correção no | ||
período de contratação | |||
0868243 | Erro material de cálculo | ||
40/2015 | 0001187-83.2016 | 0178309 | Inclusão do valor total contratado |
Dessa maneira, temos que o erro material é caracterizado por sua fácil identificação, sendo assim, perceptível no primeiro instante de sua visualização. A constatação do equívoco não necessita de uma complexa análise ou da interpretação de doutrinas, conceitos ou estudos; é percebido por qualquer um. É um erro manifesto, notório, indiscutível, mas que não deve viciar a licitação. O erro material necessita de um rápido reparo, uma vez que destaca a inexatidão, isto é, reflete um acontecimento que, claramente, não ocorreu.
Portanto, os contratos que possuíram apostilamentos deveram-se ao fato de equívocos no preenchimento do valor correto, da descrição do serviço contratado, omissão quanto ao elemento de despesa e do percentual aplicado ao reequilíbrio econômico-financeiro.
Em manifestação acerca desse achado, a GECON não apresentou qualquer indicativo para correção dessa inconsistência quanto ao apostilamento, limitando-se a dizer que são decorrentes de eventuais falhas coletivas.
5.2.2 Achados
Em Análise realizada por esta auditoria constatou-se que:
a) Alguns contratos possuem vários erros materiais simples, com equívocos no mesmo item de contratação.
5.3. FISCALIZAÇÃO ADEQUADA DOS CONTRATOS
5.3.1 Breve Histórico
Os contratos administrativos - regulados pelas regras de Direito Público - preveem prerrogativas, também chamadas de clausulas exorbitantes, à Administração Pública, haja vista a supremacia/defesa do interesse público.
Dentre as prerrogativas consta a fiscalização da execução dos contratos, conforme disciplina o art. 58, inciso III, da 8.666/93, inicialmente concretizada por meio da designação de representante da Administração, popularmente conhecido como ‘fiscal de contrato’, de acordo com o art. 67, da Lei de Licitações.
A designação de fiscal de contrato, conforme orientações do Tribunal de Contas da União (TCU), deve recair sobre profissional habilitado, com experiência técnica, assim como, de preferência, ser do setor que solicitou o objeto contratado. Ademais, a comprovação de designação (portaria, por exemplo) deve constar nos processos licitatórios (Acórdãos TCU nº 642/2004 Plenário; 1130/2004 Plenário; 1105/2004 Segunda Câmara; 1077/2004 Segunda Câmara).
Acompanhar e fiscalizar um contrato são obrigações legais da Administração, na medida em que o interesse público é algo do qual o Estado não pode dispor.
Seguidamente, cumpre salientar que, conforme dispõe o art. 67, §1º, da 8.666/93, o controle efetivo da execução do contrato se dá com anotação em registro próprio e formal de todas as ocorrências (cumprimento de prazos, desenvolvimento dos serviços, materiais empregados, dentre outros). O registro não é discricionário e serve, especialmente, para fundamentar as ações de liquidação e pagamento.
“O art. 67 determina que a execução do contrato deve ser acompanhada e fiscalizada por representante da Administração, que anotará, em registro próprio, todas as ocorrências pertinentes, mantendo os superiores devidamente informados. O descumprimento do dispositivo, com a deficiente fiscalização da execução contratual, implicou a não correspondência dos serviços previstos com as necessidades dos respectivos trechos. [...] O registro da fiscalização, na forma prescrita em lei, não é ato discricionário. É elemento essencial que autoriza as ações subsequentes e informa os procedimentos de liquidação e pagamento dos serviços. É controle fundamental que a administração exerce sobre o contratado. Propiciará aos gestores informações sobre o cumprimento do cronograma das obras e a conformidade da quantidade e qualidade contratadas e executadas. E, nesses termos, manifesta-se toda a doutrina e jurisprudência.” (Acórdão TCU nº 767/2009 Plenário (Voto do Ministro Relator)
“Adote providências no sentido de orientar o servidor responsável pela fiscalização de todos os contratos na unidade para que elabore, periodicamente, relatórios de acompanhamento de execução dos referidos instrumentos, bem como exerça efetiva fiscalização dos contratos, consoante preconiza o art. 67, caput, da Lei nº 8.666/1993.” (Acórdão TCU nº 616/2010 Segunda Câmara)
“Implemente controles, como listas de verificação, que viabilizem a efetiva fiscalização dos contratos do órgão e assegurem o cumprimento das condições contratuais tanto pelas empresas contratadas como pelos fiscais dos contratos, em cumprimento ao art. 6º, inciso IX, alínea “e”, e ao art. 54, § 1º, da Lei nº 8.666/1993.” (Acórdão TCU nº 137/2010 Primeira Câmara Relação)
Ainda nesse sentido, o controle efetivo e formal da execução do contrato orienta à verificação de possíveis falhas e defeitos e, por conseguinte, a busca pela tempestiva regularização, evitando responsabilização pessoal pelo ‘atesto’ indevidamente emitido, assim como evita a responsabilidade solidária e subsidiária do Ente Público perante os encargos não suportados pela contratada (art. 71,
§1º e 2º, da 8.666/93; Xxxxxxx TCU nº 558/2006 1ª Câmara).
Assim, a segura fiscalização da execução dos contratos administrativos é satisfeita com a ocorrência de dois elementos, quais sejam a designação formal do representante da Administração, e o registro (formal) das ocorrências da execução do contrato.
De outro lado, a falta de pessoal, em quantidade e com capacitação de conhecimentos específicos relacionados com a execução contratual, é um dos pontos mais críticos do Poder Público. Por isso, muitas vezes, qualquer agente, inclusive aqueles tecnicamente despreparados, são nomeados fiscais, enquanto que o correto seria nomear apenas aquele agente da Administração Pública que tenha conhecimentos técnicos para fiscalizar a execução do contrato.
Outra situação de fato que merece reparo é a sobrecarga de funções para aquele que foi nomeado fiscal de contrato, uma vez que não se deve esquecer que o fiscal é um agente da Administração Pública e, ao ser nomeado para tal função, ele não deixa de exercer as suas atividades anteriores, ao contrário: passa a suportar mais uma.
Essa sobrecarga de funções muitas vezes impede que ele exerça com eficiência a função de fiscal, haja vista existir contratos, principalmente, aqueles decorrentes de obras ou de serviços, que pedem a sua presença constante até o término dos serviços, e, muitas vezes, essa dedicação não é possível, tudo contribuindo para uma execução mal realizada ou ainda se encaminhando para uma inexecução contratual.
Portanto, é necessário que o fiscal tenha conhecimentos tanto jurídicos quanto técnicos. O fiscal deve ter pleno conhecimento dos termos contratuais que irá fiscalizar, principalmente de suas cláusulas, assim como das condições constantes do edital e seus anexos, com vistas a ter condições para identificar todos os problemas, que, porventura, vierem surgir durante a execução das obrigações do contratante e contratado.
É de se frisar que o TCU entende que o fiscal do contrato não pode ser responsabilizado, caso não possua condições apropriadas para o desempenho de suas atribuições. Nesses casos, a responsabilidade jurídica por eventuais danos causados pode recair sobre a autoridade que nomeou o fiscal, pela figura da culpa in elegendo.
Além disso, é imprescindível a devida capacitação técnica do agente, a fim de poder efetivamente fiscalizar toda a execução do contrato.
Cumpre registrar que o agente fiscalizador deveria ser nomeado para exercer a sua função tão logo a Administração perceba a necessidade de contratar, ou seja, antes mesmo da assinatura do contrato, com o escopo de já poder acompanhar os procedimentos prévios de preparo da minuta do contrato, e ter condições de tomar parte (inclusive ativa) da conformação do conteúdo que se pretende dar ao contrato.
Diante desse quadro, nos processos administrativos relacionados à licitação, notadamente aqueles selecionados para essa auditoria, a equipe técnica da ASCOI constatou que em 04 (quatro) deles houve designação do gestor e do fiscal no contrato, e nos outros 03 (três) não houve designação formal e específica do gestor/fiscal.
Os demais contratos, embora não apreciados pela auditoria, mas pela simples conferência do relatório apresentado pela DILOG (evento 0879195) constam que não há designação de gestor/fiscal em praticamente 50% (cinquenta por cento) dos contratos vigentes.
Consoante entendimento do TCU e inteligência do art. 67 da Lei nº 8.666/93, o contrato deve ser fiscalizado por representante pertencente ao quadro próprio de pessoal da administração, especificamente designado e capacitado para o exercício da função.
Diversamente do que alegou a GECON em manifestação ao referido achado, os fiscais e gestores não foram designados especificamente em todos os contratos, como se comprova do próprio relatório apresentado pela DILOG (evento 0879195).
Ademais, averiguou-se que a pessoa efetivamente incumbida de fiscalizar o contrato só toma conhecimento de seu encargo após a assinatura do instrumento contratual, inexistindo oportunidade para discussão das cláusulas por aquele que será responsável pela execução do contrato.
A GECON argumentou que há participação informal dos fiscais na fase pré-contratual e, diante disso, a ASCOI fará oportunamente monitoramentos e inspeções pontuais para fins de analisar eventual incorreção contratual quanto a esse achado.
5.3.2 Achados
Em Análise realizada por esta auditoria constatou-se que:
a) Não é observada, em alguns contratos, a designação formal e específica de um fiscal, em atenção ao art. 67 da lei nº 8.666/93.
5.4. LANÇAMENTOS DOS ATOS CONTRATUAIS NO LICON
5.4.1. Breve Histórico
O LICON é o Portal das Licitações do Tribunal de Contas do Estado do Acre, o qual tem por objetivo o acompanhamento tempestivo pelo TCE dos processos licitatórios de seus jurisdicionados, e, dentre outras finalidades, também o aprimoramento da transparência na administração pública e fomento ao controle social.
Conforme art. 1º da Resolução TCE nº 97/2015, os responsáveis pelos Poderes e Órgãos, incluindo fundos e outras entidades sujeitas à fiscalização pelo TCE/AC encaminharão, em caráter obrigatório, o cadastro das licitações, dos atos de dispensa ou inexigibilidade de licitação, bem como, os contratos envolvendo recursos públicos vinculados à sua gestão, no prazo de 48 horas, após sua assinatura ou publicação.
O gestor deve manter as informações dos contratos devidamente atualizadas, especialmente os aditivos de valor e/ou prazo, bem como seu cancelamento ou encerramento.
O art. 5º da referida Resolução disciplina que o descumprimento de qualquer dispositivo dessa normativa, implicará ao responsável multa com base no art. 89, inciso II, da Lei Complementar Estadual nº 38/93 e nas demais sanções previstas cabíveis.
Cumpre registrar que são solidariamente responsáveis o gestor, o pregoeiro e o presidente da comissão de licitação.
No caso em análise nessa auditoria, a equipe da ASCOI identificou que, dos contratos selecionados para auditagem, o contrato nº 07/2020, cujo objeto é a prestação de serviços e venda de produtos, sendo os Correios a parte contratada, não foi cadastrado no LICON até o presente momento. Ainda consta no sistema do TCE o contrato nº 10/2017, com o mesmo objeto e mesma contratada.
Após apresentação do relatório de auditoria, a GECON sanou a referida pendência junto ao TCE, conforme se comprova do evento nº 0919476.
Com relação à inserção de dados no LICON, consta nesse sistema as atualizações feitas nos contratos cadastrados, como termo aditivo, apostilamento, e outras, conforme conferência feita pela equipe da ASCOI no sistema do LICON.
De outro lado, conforme informação da DILOG no relatório apresentado com evento 0879195, não há designação formal do gerente responsável pela inserção de dados no sistema LICON.
Em manifestação a esse achado de auditoria, a GECON alegou que o responsável pelo LICON é o servidor designado como gestor, mas não há designação formal.
Dessa forma, não havendo uma pessoa formalmente designada para cadastramento dos contratos, informação de ativos, cancelamentos, encerramentos, e outras atualizações das informações, podem acarretar em ausência no repasse dos dados necessários, bem como inviabiliza a imputação de responsabilidade.
5.4.2 Achados
Em Análise realizada por esta auditoria constatou-se:
a) Inexistência de designação formal do responsável pela inserção de dados no LICON.
6. RECOMENDAÇÕES
Diante dos achados enfatizados, esta Assessoria de Controle Interno – ASCOI vem propor as seguintes recomendações:
6.1 Recomenda-se que nos contratos posteriores seja feito o Estudo Técnico Preliminar em toda modalidade de contratação;
6.2 Recomenda-se a melhoria no sistema de controle interno da unidade de contratos com o intuito de evitar erros simples, como os que foram apresentados para saneamento por apostilamento;
6.3 Recomenda-se a designação formal e específica do fiscal e gestor de contratos;
6.4 Recomenda-se a designação formal do responsável pela inserção de dados no LICON, com o fim de melhor controle da respectiva obrigação.
7. CONCLUSÃO
Tendo sido abordados os tópicos elencados na Matriz de Procedimentos, necessários à realização da Auditoria, na área de contratos administrativos, tudo em conformidade com o disposto no Plano Anual de Auditoria – PAA 2020 e solicitação extraordinária da Presidência, sendo aplicada à legislação pertinente, temos o seguinte:
1. Submetemos o presente relatório à apreciação da Presidência, para que seja tomado conhecimento das divergências consideradas relevantes pela Unidade de Controle Interno - ASCOI, referentes à Auditoria de Licitação e Contratos;
2. Utilizando-se, fundamentalmente, das recomendações efetuadas no corpo deste Relatório Técnico, sejam tomadas as providências que Vossa Excelência achar cabíveis;
3. Encaminhe a tomada de decisão aos setores competentes, para que estes as adotem a partir das próximas contratações realizadas pelo TJAC;
4. Após o envio das decisões tomadas pela Presidência aos setores competentes, que as mesmas venham a ser comunicadas também à Assessoria de Controle Interno – ASCOI, para que possamos efetuar junto às unidades administrativas, o monitoramento da implementação das recomendações, acatadas por Vossa Excelência.
Rio Branco – AC, 03 de março de 2021.
Xxxxxxx Xxxxxxx
Assessor de Controle Interno