GERIR O DEPARTAMENTO DE EXECUÇÃO DE CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Proposto por:Equipe do Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços (DECOP) Analisado por:Diretor do Departamento de Execução de Contratos de Prestação de...
GERIR O DEPARTAMENTO DE EXECUÇÃO DE CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS | |||
Proposto por: Equipe do Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços (DECOP) | Analisado por: Diretor do Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços (DECOP) | Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL) | |
IMPORTANTE: Sempre verifique no site do TJRJ se a versão impressa do documento está atualizada.
1 OBJETIVO
Estabelecer critérios e procedimentos gerais para gerir o Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/DECOP).
2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA
Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/DECOP), passando a vigorar a partir de 28/05/2021.
3 DEFINIÇÕES
TERMO | DEFINIÇÃO |
Ação corretiva (AC) | Ação para eliminar a(s) causa(s) de uma não conformidade identificada ou outra situação indesejável. |
Administração Superior | Pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organização no mais alto nível. No DECOP, a administração superior é o diretor do Departamento. |
Análise Crítica | Atividade realizada para determinar a pertinência, a adequação, a eficiência e a eficácia do que está sendo examinado, com o fim de alcançar os objetivos estabelecidos. |
Código de Classificação de Documentos (CCD) do PJERJ | Instrumento técnico utilizado nos arquivos correntes e intermediários para consolidar codificação hierárquica de assuntos de documentos, visando, principalmente, ao respectivo agrupamento lógico e físico. |
Correção | Ação para eliminar não conformidade identificada. |
Não conformidade (NC) | Não atendimento à necessidade ou expectativa que é expressa, geralmente, de forma implícita ou obrigatória. |
Base Normativa: Ato Executivo 2.950/2003 | Código: RAD-DGCOL-012 | Revisão: 00 | Página: 1 de 21 |
TERMO | DEFINIÇÃO |
Plano de Ação | Planejamento documentado, com o fim de proporcionar e mensurar a execução de atividades planejadas, facilitando alcançar os resultados previstos. A parametrização contempla as ações previstas, prazos e responsáveis. |
Processo Administrativo Eletrônico (SEI) | Sistema informatizado de produção, gestão de documentos e controle de processos administrativos eletrônicos no PJERJ. |
Produto | Saída de uma organização que pode ser produzida sem transação alguma ocorrendo entre a organização e o cliente. |
Produto Não Conforme (PNC) | Produto que porte uma não conformidade. |
Relatório de Avaliação de Não Conformidade (RANAC) | Documento utilizado para avaliação de não conformidade encontrada na UO. |
Relatório de Informações Gerenciais (RIGER) do PJERJ | Relatório que consolida a análise de dados e melhorias contínuas do PJERJ. |
Representante da Administração Superior (RAS/RD) | 1-Membro da unidade organizacional participante de escopo de certificação, que detém responsabilidade de apoiar, diretamente, a gestão da qualidade (RAS). 2-Membro da unidade organizacional que detém responsabilidade de apoiar, diretamente, a gestão (RD). |
Saída | Resultado de um processo. |
Saída não conforme | Resultado de um processo que aporte não conformidade. |
Sistema de Frequência de Funcionários (FREQWEB) | Sistema informatizado de lançamento de frequência dos funcionários do PJERJ. |
Sistema de Protocolo Administrativo Eletrônico (e-PROT) | Sistema informatizado de protocolo, que registra o andamento de expedientes e de processos administrativos do PJERJ e a sua movimentação. |
Sistema de Solicitação de Material (SM Online) | Sistema informatizado utilizado para solicitar materiais de consumo e permanentes. |
Termo de Responsabilidade | Documento emitido para controle patrimonial. |
TERMO | DEFINIÇÃO |
Termo de Transferência de Carga Patrimonial | Documento que formaliza a movimentação do bem, por meio do SISPAT. |
Usuário | Pessoa, jurídica ou física, que faça uso dos serviços administrativos ou jurisdicionais do PJERJ. |
4 REFERÊNCIAS
• Resolução TJ/OE RJ nº 03/2021 – Aprova a Estrutura Organizacional do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro e revoga as disposições em contrário, especialmente a Resolução TJ/OE nº 01/2017;
• Resolução TJ/OE RJ nº 11/2018 – Altera a Resolução nº 01/2017 e aprova a Estrutura Organizacional do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro;
• Resolução TJ/OE Nº 28, de 17/08/2015 – Consolida e disciplina as normas gerais sobre a gestão patrimonial dos bens móveis no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro PJERJ;
• Resolução TJ/OE nº 16/2015 – Estabelece política de gestão estratégica e atualiza as diretrizes para o Planejamento Estratégico Institucional do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ);
• Ato Normativo TJ nº 05, de 17/03/2014 - Resolve que o Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos somente procederá ao arquivamento de documentos administrativos cuja destinação final, definida pela Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), seja a guarda permanente;
• Ato Normativo Conjunto TJ nº 1/2003 - Aprova o Código de Classificação de Documentos do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro – Atualizado pelo Ato Normativo TJ/CGJ nº 1/2004.
5 RESPONSABILIDADES GERAIS
FUNÇÃO | RESPONSABILIDADE |
Diretor do Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços (DGCOL/DECOP) | • Estabelecer e manter os objetivos da qualidade da Divisão de Apoio Administrativo à Execução de Contratos de Prestação de Serviços (DGCOL/DICON) em conformidade com a política da qualidade do PJERJ; • promover a política da qualidade e implementar os objetivos da qualidade na DICON aumentando a conscientização, a motivação e o envolvimento dos funcionários; • assegurar o foco nos requisitos do cliente (usuário) assim identificados no diagrama de contexto da DICON constante no Documento Estratégico da DGCOL – RAD-DGCOL-001; • garantir que o SGQ/DICON, eficaz e eficiente, seja estabelecido, implementado, mantido e melhorado continuamente para atingir os objetivos da qualidade indicados pela DICON; • garantir, considerada a sua esfera de competência e situações conjunturais, a disponibilidade dos recursos necessários; • conduzir as reuniões periódicas de análise crítica do SGQ/DICON, assessorado pelo RAS. Na sua ausência, a condução é realizada pelos diretores de divisão; • decidir sobre ações a serem adotadas em relação aos objetivos da qualidade e quanto à política da qualidade, levar sugestão ao Departamento de Gestão Estratégica e Planejamento do Gabinete da Presidência (GABPRES/DEGEP), no que couber; • decidir sobre as ações para a melhoria do SGQ/DICON; • exercer o provisionamento dos meios necessários ao funcionamento do DECOP, mediante delegação aos diretores da DICON e da Divisão de Acompanhamento da Conta Vinculada (DGCOL/DICOV); • gerir os recursos humanos no DECOP; • dar ciência à direção da DGCOL dos principais fatos ocorridos no DECOP ou que impactem as atividades da unidade; • fornecer dados necessários à DGCOL para a elaboração do Relatório de Informações Gerenciais (RIGER); • supervisionar o adequado tratamento dispensado às saídas e aos produtos não conformes ou delegar ao representante da Administração Superior (RAS). |
FUNÇÃO | RESPONSABILIDADE |
Diretor de Divisão | • Assessorar o diretor do DECOP em suas atribuições; • zelar pelo bom ambiente de trabalho e pelo bom relacionamento interpessoal; • informar ao diretor do DECOP as movimentações de pessoal e eventuais alterações nas escalas de férias das pessoas lotadas nas divisões; • apoiar o diretor do DECOP nas suas atividades administrativas; • conduzir, na ausência do diretor do Departamento, as reuniões periódicas de análise crítica do desempenho da DICON, com o apoio do RAS; • controlar a frequência do pessoal de suas divisões; • manter o controle patrimonial e dos materiais; • manter atualizado e organizado o acervo documental de sua divisão; • administrar a utilização dos materiais de consumo; • propiciar que as instalações sejam mantidas em condições de conservação, limpeza e funcionamento, inclusive organização espacial; • apoiar o diretor do DECOP na gestão de pessoas e manter controle da capacitação dos servidores. |
Chefes de Serviço | • Apoiar o diretor da divisão nas suas atividades administrativas; • cumprir adequadamente o processo de trabalho que lhe é atribuído; • contribuir com sugestões de melhoria nos processos de trabalho; • informar ao diretor da divisão qualquer fato que prejudique ou impossibilite atender à satisfação dos destinatários do processo de trabalho sob sua responsabilidade; • controlar as saídas e produtos não conformes. |
Representante da Administração Superior (RAS) | • Assegurar que os processos de trabalho do SGQ/DICON sejam estabelecidos, implementados e mantidos; • assessorar o diretor do DECOP na condução das reuniões de análise crítica e acompanhar auditorias de gestão na unidade; • assegurar a promoção da conscientização sobre os requisitos dos usuários em todo o ambiente do DECOP; |
FUNÇÃO | RESPONSABILIDADE | ||
• relatar ao diretor do Departamento o desempenho do SQG/DICON, bem como qualquer necessidade de melhoria; • acompanhar os indicadores da DICON, por meio da Planilha de Indicadores (FRM-PJERJ-006-02); • promover a realização da pesquisa de satisfação do usuário e da pesquisa de opinião; • manter atualizado e organizado o acervo documental do gabinete do DECOP; • supervisionar o adequado tratamento dispensado às saídas e aos produtos não conformes quando delegado pela Administração Superior; • consolidar o preenchimento do Quadro de Controle de Saídas e Produtos Não Conformes da DICON; • verificar o alinhamento das ações corretivas propostas; • manter atualizado o Documento Estratégico da DGCOL - RAD- DGCOL-001, em especial, no que concerne ao DECOP, observar as diretrizes nele estabelecidas e promover sua divulgação aos servidores e aos colaboradores lotados na unidade; • auxiliar as lideranças na determinação e abordagem de riscos e oportunidades. | |||
Equipe do Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços (DGCOL/DECOP) | • Informar ao diretor da divisão qualquer necessidade de material verificada para a execução adequada de seus processos de trabalho; • informar ao DECOP os seus dados pessoais e suas atualizações; • informar ao diretor do DECOP qualquer necessidade referente ao seu treinamento, para a execução adequada de seus processos de trabalho; • informar ao DECOP eventuais necessidades de realização de serviços de limpeza ou conservação; • realizar as atividades inerentes aos seus processos de trabalho com autocontrole; • informar aos chefes de serviço qualquer impossibilidade de atender à satisfação dos destinatários dos processos de trabalho; • utilizar os recursos e materiais disponíveis de forma adequada; • emitir, quando necessário, a Relação de Protocolos Movimentados para o Setor no Período (RELO) periodicamente, a critério de cada equipe; | ||
Base Normativa: Ato Executivo 2.950/2003 | Código: RAD-DGCOL-012 | Revisão: 00 | Página: 6 de 21 |
FUNÇÃO | RESPONSABILIDADE |
• registrar as saídas e produtos não conformes no Quadro de Controle de Saídas e Produtos Não Conformes. |
6 GESTÃO DE AUTOS DE PROCESSOS E EXPEDIENTES
6.1 O DECOP realiza a triagem e a distribuição interna dos autos de processos administrativos, expedientes recebidos e processos eletrônicos, com o auxílio da equipe de apoio, cumprindo o despacho de encaminhamento às respectivas divisões, via sistema informatizado de protocolo e via Processo Administrativo Eletrônico (SEI).
6.2 No caso de processos físicos, a equipe de apoio ao DECOP movimenta os autos de processos administrativos e expedientes, utilizando o sistema informatizado de protocolo, com a emissão de 02 (duas) vias da “Guia de Remessa”. Entrega os autos e expedientes na unidade organizacional indicada no despacho de encaminhamento e arquiva nas pastas “Guia de Remessa Recebida” e “Guia de Remessa” os comprovantes referentes à entrada e saída dos autos e expedientes.
6.3 No caso de processos eletrônicos, são recebidos, distribuídos às divisões, instruídos e enviados à outras unidades, via SEI, com o auxílio da equipe de apoio.
6.4 Os documentos gerados pelo DECOP são encaminhados das seguintes formas:
• e-mail;
• por meio do Serviço de Registro e Autuação da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SERAU), para protocolização;
• por meio de livro de protocolo, diretamente ao destinatário, mediante recibo;
• por entrega direta ao destinatário, com recibo em cópia;
• via correio/malote, utilizando, respectivamente, o SISCOR – Sistema de Controle de Correspondências, para remessa a destinatários externos e o SISCOMA – Sistema
de Controle de Malotes, para remessa interna, no âmbito do Poder Judiciário Estadual;
• por meio do SEI.
6.5 A equipe do DECOP e suas divisões arquivam os documentos físicos encaminhados na pasta “Cópia da Correspondência Expedida”. E os documentos físicos recebidos na pasta “Cópia da Correspondência Recebida”.
7 LOTAÇÃO E MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL
7.1 O Departamento comunica a lotação dos serventuários e as movimentações de pessoal mediante envio de memorando à Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES), por intermédio da DGCOL. É arquivada cópia do memorando em pasta física ou eletrônica.
7.1.1 O DECOP mantém um cadastro de servidores e prestadores de serviços em atividade, bem como de seus dados pessoais e profissionais.
7.2 A DICON define e mantém atualizadas as informações constantes do FRM-DGCOL- 012-01 – Atividades da Equipe – DICON, tais como atividades operacionais de cada equipe, os responsáveis por sua execução e os respectivos substitutos e apoio.
7.3 A frequência diária é registrada no livro de ponto, referente a cada servidor, quando couber.
7.4 A frequência dos servidores é lançada no Sistema FREQWEB (intranet), até o terceiro dia útil do mês subsequente, por serventuário designado, que possui acesso autorizado. É arquivada uma cópia do boletim de frequência mensal dos servidores por cada divisão.
7.5 A frequência dos prestadores de serviços é controlada por folha de ponto ou por ponto eletrônico, conforme o caso, e é consolidada por divisão, mediante FRM-DGCOL-005- 09 – Relação Mensal de Identificação de Prestadores de Serviço/Levantamento de Satisfação e FRM-DGCOL-005-10 – Relação de Ocorrências do Mês do Faturamento.
Os formulários são encaminhados pelo DECOP, em 02 (duas) vias, à DGCOL. Uma das vias é arquivada em pasta.
7.6 Cabe às divisões:
a) anotar os motivos e períodos de ausências ou afastamentos dos serventuários lotados na divisão, a fim de facilitar o futuro lançamento da frequência dos serventuários;
b) anotar os dias referentes a feriados, pontos facultativos e fins de semana.
7.7 As férias dos servidores do DECOP são definidas a partir de escala anual lançada na intranet, em período divulgado pela DGPES, sendo o boleto impresso e arquivado em pasta própria.
7.8 A relação com a escala de férias dos prestadores de serviços é encaminhada anualmente pela empresa contratada para a devida aprovação do diretor do Departamento. O DECOP mantém uma cópia arquivada em pasta.
8 CAPACITAÇÃO DOS SERVIDORES
8.1 O diretor do Departamento, os diretores de divisão e os chefes de serviços verificam os conhecimentos e habilidades que devem ser desenvolvidos ou aprimorados pelos servidores, considerando-se a matriz de competências do Poder Judiciário do Rio de Janeiro (PJERJ), instrumento de gestão de pessoas que lista as competências consideradas importantes para a execução dos processos de trabalho e identifica as ações de capacitação necessárias.
8.2 A eficácia do treinamento (externo, interno ou na função) deve ser avaliada pela gerência responsável pelo servidor ou colaborador, com a observação deste no exercício da atividade para a qual foi treinado.
8.3 Cada servidor acompanha a programação dos cursos na Escola de Administração Judiciária, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/ESAJ), pela intranet, e faz sua inscrição com autorização do diretor do DECOP ou do diretor da divisão, a qual está subordinado.
8.4 Para auxiliar na recepção e na integração de novos servidores e avaliar as suas competências mínimas necessárias para que eles possam realizar suas atividades com segurança e autonomia, o gestor utiliza o FRM-DGPES-072-01 – Recepção e Integração do Servidor Recém-ingressado na Unidade. Para os casos de nova lotação, o seu preenchimento é facultativo.
8.5 Os treinamentos realizados por prestadores de serviços para adequação aos processos de trabalho são registrados no FRM-DGPES-073-01 – Registro de Implementação de Rotinas Administrativas.
8.6 O DECOP, com a ciência e autorização do diretor da DGCOL, solicita à ESAJ a participação em cursos externos, justificando sua necessidade, bem como, providencia, quando necessário, a infraestrutura para as ações de capacitação e treinamento dos servidores e dos colaboradores lotados no departamento.
8.7 Pormenores da capacitação dos servidores, bem como seus registros, seguem os parâmetros estabelecidos nas RAD-DGPES-072 – Promover a recepção e a integração de Servidores e RAD-DGPES-073 – Implementar Rotinas Administrativas.
9 GESTÃO DA INFRAESTRUTURA
9.1 O DECOP mantém, por intermédio das suas divisões, o controle do material de consumo e de material permanente, solicitando o seu fornecimento, de acordo com as necessidades efetivas do Departamento, assim como, providencia para que as instalações sejam mantidas em condições adequadas de conservação, limpeza e funcionamento, inclusive de organização espacial.
9.2 A solicitação de material de consumo e material permanente é realizada mediante registro no Sistema de Solicitação de Material (SM) on-line, disponibilizado na intranet do PJERJ, por responsável indicado por divisão, que possui acesso autorizado ao sistema, utilizando os procedimentos pormenorizados na RAD-DGLOG-009 – Gerenciar Aquisições, Encomendas e Fornecimento de Materiais.
9.3 Em casos emergenciais, solicita o material de consumo por e-mail ao Departamento de Patrimônio e Material da DGLOG (DEPAM/DGLOG).
9.4 Após o recebimento do material na unidade, as guias de solicitação de material ou Termos de Transferência de Carga Patrimonial/Termos de Responsabilidade são arquivadas em pasta.
9.5 O controle do patrimônio é de responsabilidade do DEPAM, por meio de sistema próprio, mantendo, o DECOP e suas divisões, cópias dos Termos de Transferência de Carga Patrimonial e de Responsabilidade Patrimonial.
9.6 No caso de equipamentos de informática, identificada a necessidade de alteração, seja por adição, supressão ou atualização, o DECOP e suas divisões os solicitam à Diretoria-Geral de Tecnologia da Informação e Comunicação de Dados (DGTEC), para análise quanto ao atendimento, sendo as solicitações atendidas de acordo com os critérios da mencionada Diretoria.
9.7 A manutenção dos aplicativos do sistema informatizado e dos equipamentos de informática é solicitada por todo servidor ou prestador de serviços, via telefone ou e- mail, à Central de Atendimento da DGTEC, que pode informar a necessidade de a solicitação ser encaminhada por escrito, dependendo do serviço. O solicitante acompanha o serviço realizado pelo técnico da DGTEC, atestando-o na solicitação de serviços, cuja cópia é arquivada em pasta.
9.8 Para os serviços de limpeza e conservação, controle de vetores (dedetização, desratização e descupinização), remanejamentos internos, mudanças e transporte de cargas, cada setor contata a Central de Atendimento (CA) do Serviço de Fiscalização de Limpeza da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/XXXXX).
9.9 Caso haja a necessidade de manutenção corretiva predial de pronto atendimento, o DECOP e suas divisões contatam a Central de Atendimentos do Departamento de Engenharia (DGLOG/DEENG) para abertura de ordem de serviço.
10 GESTÃO DE ARQUIVOS CORRENTES
10.1 A gestão do arquivo dos documentos da Divisão de Apoio Administrativo à Execução de Contratos de Prestação de Serviços (DGCOL/DICON), tais como correspondências internas, memorandos, ofícios, atas de reunião, lista de presença etc. é de responsabilidade da divisão e obedece à RAD-DGCOM-009 – Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais e à RAD-DGCOM-002 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA.
10.2 A DICON é responsável pela atualização do acervo documental do seu arquivo corrente, utilizando o FRM-DGCOM-009-02 - Relação do Acervo Documental, que obedece à Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), bem como determina a retenção (prazo de guarda) dos documentos nas fases corrente e intermediária e sua disposição (destinação final), que pode ser o encaminhamento ao Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM/DEGEA), ou eliminação na própria unidade organizacional.
10.3 A equipe da DICON examina o seu arquivo corrente, anualmente, observando a Relação do Acervo Documental, em conformidade com a Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD do PJERJ e seguindo as orientações do MAN-DGCOM-009-01
– Manual de Arquivos Correntes.
10.4 Caso existam documentos a serem eliminados, é preenchido o FRM-DGCOM-009-03
– Termo de Eliminação de Documentos (livros, fichas, pastas, envelopes e similares), de acordo com o item documental, e arquivado no setor correspondente.
10.5 No caso de arquivamento de documentos, a DICON os encaminha ao DEGEA, após organizá-los e acondicioná-los em caixas-arquivo. O conteúdo da caixa-arquivo é relacionado no FRM-DGCOM-002-01 – Pedido de Arquivamento, emitido em duas vias.
10.6 Os pedidos de arquivamento dos processos administrativos acautelados no DECOP ou na DICON e desarquivamento de outros processos administrativos, bem como o
pedido de desarquivamento de documentos administrativos são realizados on-line, pelo sistema corporativo (e-PROT).
11 DA REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA
11.1 O DECOP realiza, periodicamente, a reunião de análise crítica com o objetivo de assegurar a contínua adequação, eficiência e eficácia do SGQ/DICON, conforme RAD-DGCOL-001 – Documento Estratégico da DGCOL.
11.2 É conduzida pelo diretor do DECOP e, na sua ausência, pelo diretor da XXXXX.
11.3 Participam da reunião o RAS, o diretor e os chefes de serviço da DICON ou os seus respectivos substitutos, e, quando oportuno, são convidados outros funcionários de interesse do Departamento.
11.4 As entradas para as reuniões de análise crítica incluem informações sobre:
a) situação das ações provenientes de análises críticas anteriores pela direção;
b) mudança em questões externas e internas que sejam pertinentes para SGQ/DICON;
c) Informação sobre o desempenho e a eficácia do SGQ/DICON, incluindo tendências relativas a:
1) satisfação do cliente e retroalimentação de partes interessadas pertinentes;
2) extensão na qual os objetivos da qualidade foram alcançados;
3) desempenho de processo e conformidade de produtos e serviços;
4) não conformidades e ações corretivas;
5) resultados de monitoramento e medição;
6) resultados de auditoria.
7) desempenho de provedores externos.
d) a suficiência de recursos;
e) a eficácia de ações tomadas para abordar riscos e oportunidades;
f) oportunidades para melhoria.
11.5 As saídas de análise crítica devem incluir quaisquer decisões e ações relacionadas a:
a) melhorias da eficácia do SGQ/DICON e de seus processos;
b) melhorias do produto em relação aos requisitos do cliente;
c) necessidade de recursos.
11.6 Sugestões, decisões e resultados são registrados em ata de reunião de análise crítica.
12 CONSIDERAÇÕES GERAIS DA GESTÃO ESTRATÉGICA E OPERACIONAL NO DECOP
12.1 A Administração Superior, com o apoio do RAS, promove a gestão do DECOP, cabendo-lhe monitorar os resultados dos indicadores, o grau de implementação dos planos de ação dos objetivos da qualidade e o desenvolvimento de ações que contribuam para um eficiente e eficaz processo de comunicação interna e para a constituição de um bom ambiente de trabalho.
12.2 O RAS elabora minuta do documento "Objetivos da Qualidade” da DICON, contendo os objetivos da qualidade e os seus respectivos indicadores e metas, alinhando-os aos temas e objetivos estratégicos, e o apresenta à Administração Superior do DECOP, para aprovação.
12.3 Tanto os resultados da medição dos indicadores dos objetivos da qualidade, bem como os dos indicadores operacionais da DICON, são utilizados como “entradas” das reuniões de análise crítica do Departamento.
12.4 O resultado das atividades da DICON é encaminhado, mensalmente, preferencialmente, até o dia 15 do mês subsequente, por relatório, com informações consolidadas dos sistemas corporativos.
12.5 A DICON monitora os indicadores de desempenho e de acompanhamento de suas respectivas RADs ou de seus processos de trabalho, registrando-os na Planilha de Indicadores – FRM-PJERJ-006-02 e repassam diretamente ao diretor do Departamento as informações obtidas.
12.6 A DICON mantém atualizado o Quadro de Requisitos dos Produtos, por meio do FRM-DGCOL-012-02.
13 CONTROLAR PESQUISA DE SATISFAÇÃO E DE OPINIÃO DO USUÁRIO
13.1 As pesquisas de satisfação de usuários - PSU e de opinião de usuários são realizadas de acordo com os procedimentos descritos na RAD-PJERJ-010 – Medir a Percepção do Usuário.
13.2 São usuários da DICON:
a) unidades organizacionais;
b) fiscais de contrato;
c) gestores de contrato;
d) empresas.
13.3 A PSU se realiza com a disponibilização aos usuários e demais partes interessadas do (s) formulário (s) previamente elaborado (s).
13.4 O RAS acompanha a realização da pesquisa e solicita resposta, a fim de completar a amostra, caso verifique a necessidade.
13.5 Após o cumprimento do prazo para obtenção da amostra, as respostas são consolidadas no FRM-PJERJ-010-02 - Análise da Pesquisa de Satisfação do Usuário, com gráfico (s) informativo (s), cuja cópia é afixada em Quadro de Avisos para divulgação interna.
13.6 Os resultados da pesquisa são avaliados, após sua conclusão, pelo diretor do DECOP e/ou pelos diretores de divisão, com o objetivo de solucionar reclamações e pendências ou de implementar ações de melhoria, quando necessário, mediante registro em RANAC.
13.7 O RAS mantém registro dos resultados das pesquisas de satisfação no FRM-DGCOL- 012-05 –– Quadro com Resultados, Respostas e Providências Adotadas – Pesquisa de Satisfação.
13.8 O RAS informa aos usuários os resultados da pesquisa, bem como as eventuais ações gerenciais simples ou estruturadas no RANAC.
13.9 A pesquisa de satisfação do usuário é complementada pela Pesquisa de Opinião, realizada ininterruptamente, utilizando-se o FRM-PJERJ-010-01 – Pesquisa de Opinião do Usuário, sendo consideradas, também, as opiniões que cheguem ao DECOP ou à DICON por e-mail, expediente, contato telefônico etc.
13.10 Os FRM-PJERJ-010-01 preenchidos são depositados em urna localizada na recepção da DICON, cabendo ao RAS contabilizar e tabular seus resultados mensalmente no FRM-PJERJ-010-05 – Quadro de Respostas – Pesquisa de Opinião – UO.
13.11 São divulgados aos usuários identificados nos formulários e à equipe do DECOP, os resultados da Pesquisa de Xxxxxxx, bem como as eventuais tratativas que sejam necessárias, após avaliação do diretor do departamento, sendo afixada uma cópia em quadro de aviso.
14 IDENTIFICAR E TRATAR SAÍDAS E PRODUTOS NÃO CONFORMES NA DICON
14.1 As saídas e os produtos não conformes gerados pela DICON são registrados, por qualquer servidor/prestador de serviço e controlados pelo chefe de serviço, no FRM- DGCOL-012-04 – Quadro de Controle de Saídas e Produtos Não Conformes, que se encontra disponibilizado em uma pasta eletrônica compartilhada.
14.2 O servidor/prestador de serviço, ao identificar a saída ou os produtos não conformes, promove ação para corrigi-los e, não estando apto a fazê-lo, informa ao gestor da sua unidade para tratar a não conformidade.
14.3 Registra a saída ou o produto não conforme, o número do processo relacionado (se for o caso), a data da ocorrência, como foi corrigido, o nome do executor da correção e se foi resolvido ou não, lançando a data da resolução.
14.4 O RAS verifica, mensalmente, no Quadro de Controle de Saídas e Produtos Não Conformes, as correções realizadas, as ocorrências não resolvidas e a frequência das não conformidades, a fim de verificar as consequências que afetam o usuário final, entre outras, com vistas a emitir RANAC, se necessário, para promover ações corretivas.
14.5 Os critérios para proposição de RANAC, a partir da frequência de ocorrência de saída ou de produto não conforme, são estabelecidos, registrados e revistos em reunião de análise crítica ou nesta RAD ou no respectivo formulário.
14.6 Pormenores do procedimento para tratamento das não conformidades são encontrados na RAD-PJERJ-004 – Tratamento de Não Conformidades.
15 TRATAMENTO DE NÃO CONFORMIDADES NA DICON
15.1 O tratamento de não conformidades segue as diretrizes contidas na RAD-PJERJ-004.
15.2 As ações corretivas são acompanhadas pelos responsáveis por sua propositura e avaliadas pelas Administração Superior do DECOP, com o auxílio do RAS.
16 COMUNICAÇÃO INTERNA
16.1 A comunicação do diretor do DECOP com todos os seus colaboradores se realiza de forma imediata e ampla, conforme a necessidade, por reuniões periódicas, registrando-se os participantes e as saídas na ata de reunião interna ou na lista de presença, quando couber, por intermédio dos diretores de divisão, por correio
eletrônico e comunicados, repassados pelo RAS ou por divulgação no quadro de avisos, mantido pelas divisões, onde são afixadas informações.
17 VALIDAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE MEDIÇÃO E MONITORAMENTO NA DICON
17.1 A validação das planilhas eletrônicas de cálculos referentes aos instrumentos de medição e monitoramento é realizada, anualmente, conferindo-se as respectivas fórmulas e, após a conferência, procedendo a sua proteção, por meio da Planilha de Proteção e Verificação Periódica de Fórmulas – FRM-DGCOL-012-03.
18 INDICADORES
NOME | FÓRMULA | PERIODICIDADE |
Grau de satisfação do usuário | {(Quantidade de formulários com conceito Ótimo + conceito Bom) / Quantidade total de formulários válidos da PSU} x 100 | Anual |
19 GESTÃO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA
19.1 As informações deste processo de trabalho são geridas pela UO e mantidas em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão da informação documentada apresentada a seguir:
IDENTIFICAÇÃO | CÓDIGO CCD* | RESPON- SÁVEL | ACESSO | ARMAZE- NAMENTO | RECUPE- RAÇÃO | PROTEÇÃO | RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) | DISPOSIÇÃO |
Ata de Reunião de Análise Crítica | 0-1-1-1b | DECOP | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Assunto/ data/ número | Condições apropriadas ou backup | 4 anos | DGCOM/ DEGEA*** |
Ata de Reunião Interna | 0-1-1-1b | DECOP/ DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Assunto/ data | Condições apropriadas ou backup | 4 anos | DGCOM/ DEGEA |
Atividades da Equipe (FRM-DGCOL- 012-01) | 0-0-2c | DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Período | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
IDENTIFICAÇÃO | CÓDIGO CCD* | RESPON- SÁVEL | ACESSO | ARMAZE- NAMENTO | RECUPE- RAÇÃO | PROTEÇÃO | RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) | DISPOSIÇÃO |
Boletim de Frequência Mensal dos Servidores – cópia | 0-2-9-1-1b | DECOP/ DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Nome/ período | Condições apropriadas ou backup | 2 anos | Eliminação na UO |
Cadastro de Prestadores de Serviços | 0-2-9-5b | DECOP | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Nome | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Cadastro de Servidores | 0-2-0-5f | DECOP | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Nome | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Comunicados Internos | 0-1-2-3-2 | DECOP/ DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Assunto/ data | Condições apropriadas ou backup | 2 anos | Eliminação na UO |
Cópia da Correspondência Expedida | 0-6-2-2j | DECOP/ DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Número/ Assunto | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Correspondência Recebida | 0-6-9-1 | DECOP/ DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Número/ Assunto | Condições apropriadas ou backup | 2 anos | Eliminação na UO |
Escala de Férias (Prestadores de Serviços) – cópia | 0-2-9-5b | DECOP/ DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Nome/ período | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Escala de Férias (servidores) – cópia | 0-2-4-2a | DECOP/ DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Nome/ período | Condições apropriadas ou backup | 2 anos | Eliminação na UO |
Formulário de Pedido de Arquivamento | 0-6-2-6-3a | DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Número/ data | Condições apropriadas ou backup | 5 anos | DGCOM/ DEGEA |
Formulário de Pesquisa de Opinião do Usuário (FRM- PJERJ-010-01) | 0-0-3b | RAS | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Data/ Assunto | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Formulário para análise da pesquisa de satisfação do usuário (FRM-PJERJ- 010-02) | 0-0-3b | RAS | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Data/ Assunto | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Lista de Presença | 0-1-1-1b | DECOP/ DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Assunto/ data | Condições apropriadas ou backup | 4 anos | DGCOM/ DEGEA |
Livro de Ponto | 0-2-9-1-1a | DECOP/ DICON | Irrestrito | Mesa | Período | Condições Apropriadas | 56 anos | Eliminação na UO |
IDENTIFICAÇÃO | CÓDIGO CCD* | RESPON- SÁVEL | ACESSO | ARMAZE- NAMENTO | RECUPE- RAÇÃO | PROTEÇÃO | RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) | DISPOSIÇÃO |
Planilha de Indicadores (FRM-PJERJ- 006-02) | 0-0-3b | DECOP/ DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Nome/ período | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Planilha de Proteção e Verificação Periódica de Fórmula (FRM-DGCOL- 012-03) | 0-0-3b | DECOP/ DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Período | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Quadro com resultados, respostas e providências adotadas – Pesquisa de Satisfação (FRM- DGCOL-012-05) | 0-0-3b | RAS | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Data/ Assunto | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Quadro de Controle de Saídas e Produtos Não Conformes (FRM-DGCOL- 012-04) | 0-1b | RAS | Irrestrito | Pasta | Data | Condições apropriadas | 1 ano | Eliminação na UO |
Quadro de Requisitos dos Produtos (FRM- DGCOL-012-02) | 0-1a | DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Período | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | DGCOM/ DEGEA |
Quadro de Respostas – Pesquisa de Opinião- UO (FRM-PJERJ- 010-05) | 0-0-3b | RAS | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Data/ Assunto | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Recepção e Integração do Servidor Recém- ingressado na Unidade (FRM- DGPES-072-01) | 0-2-2-1a | DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Nome/ período | Condições apropriadas ou backup | 4 anos | Eliminação na UO |
Registro de Implementação de Rotinas Administrativas (FRM-DGPES- 073-01) | 0-2-2-1a | RAS/ DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Período | Condições apropriadas ou backup | 4 anos | Eliminação na UO |
Relação de Ocorrências do Mês do Faturamento (FRM-DGCOL- 005-10) | 0-2-9-5b | DECOP | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Período | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Relação do Acervo Documental | 0-6-2-4b | DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Assunto/ período | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
IDENTIFICAÇÃO | CÓDIGO CCD* | RESPON- SÁVEL | ACESSO | ARMAZE- NAMENTO | RECUPE- RAÇÃO | PROTEÇÃO | RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) | DISPOSIÇÃO |
Relação Mensal de Identificação de Prestadores de Serviço/ Levantamento de Satisfação (FRM- DGCOL-005-09) | 0-2-9-5b | DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Período | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Relatório de Avaliação de Não- Conformidades (FRM-PJERJ- 004-01) | 0-1c | RAS | Irrestrito | Arquivo eletrônico | Data | Backup | 2 anos | Eliminação na UO |
Requisição de Material (cópia) | 0-3-4a | DECOP/ DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Período | Condições apropriadas ou backup | 1 ano | Eliminação na UO |
Termo de Eliminação de Documentos - ADM | 0-6-2-6-2a | DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Número/ data | Condições apropriadas ou backup | 5 anos | DGCOM/ DEGEA |
Termo de Responsabilidade Patrimonial (cópia) | 0-3-4b | DECOP/ DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Assunto/ período | Condições apropriadas ou backup | 2 anos | Eliminação na UO |
Termo de Transferência de Carga Patrimonial (cópia) | 0-3-4c | DECOP/ DICON | Irrestrito | Pasta ou Pasta Eletrônica | Assunto/ período | Condições apropriadas ou backup | 2 anos | Eliminação na UO |
Legenda:
Notas:
*CCD = Código de Classificação de Documentos.
**UO = Unidade Organizacional.
***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento.
a) Eliminação na UO – Procedimento – Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais.
b) DGCOM/DEGEA – procedimentos - Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente.
c) Os dados lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses dados cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.
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