Contract
Termo de Referência para Contratação de Terceiros | |||
1 | Identificação da posição | ||
Título | Lugar de destino | ||
Assistente Administrativo IV | Brasília, Brazil | ||
Supervisão Primeiro Nível | Oficial de Recursos Humanos | Supervisão Segundo Nível | Administrador |
2 | Objetivo do programa | ||
A Organização tem como missão essencial fortalecer os sistemas nacional e locais de saúde e melhorar a saúde dos povos das Américas, em colaboração com os Ministérios de Saúde, outras agências governamentais e internacionais, organizações não governamentais, universidades, agências de segurança social, grupos comunitários e muitos outros. A OPAS promove estratégias de cuidados primários de saúde, os quais alcançam a população em suas comunidades, para distribuir serviços de saúde para todos e para aumentar a eficiência na utilização de recursos escassos. | |||
3 | O Contexto de Organização | ||
As designações envolvem tarefas não especializadas e algumas especializadas, que requerem seleção, interpretação e reunião de informações e dados de diversas fontes no exame de problemas, para os quais existem várias possíveis soluções, mas que estão normalmente cobertos por práticas estabelecidas. Decisões e recomendações envolvem o planejamento e agendamento de serviços e operações, afetando a entrega oportuna do trabalho completo e correto. Contatos frequentes com funcionários no escritório, assim como muitos contatos externos para prover ou coletar uma variedade de informações, assegurar o entendimento comum, esclarecer e/ou resolver arranjos operacionais sobe assuntos de serviço importantes para a Organização. São aplicáveis procedimentos de escritório estabelecidos, mas requerem interpretação ao fazer frente a situações não usuais ou mais complexas. Muitas funções são desempenhadas independentemente. O trabalho é avaliado quanto à eficiência dos serviços e conformidade com o objetivo estabelecido. | |||
4 | Resumo de responsabilidades | ||
Sob a supervisão geral do Administrador e a supervisão direta da Oficial de Recursos Humanos, o funcionário é designado, mas não limitado, a desenvolver as seguintes atividades: a) Apoiar no lançamento de ocorrências e devidos ajustes no sistema de ponto eletrônico (inclusão, exclusão, ajustes, parametrização, hierarquização, abonos, férias, etc), e arquivar a documentação suporte assegurando que o sistema vigente esteja atualizado e preciso; b) Apoiar na análise da folha de ponto e reporte às respectivas entidades para cálculo da folha de pagamento, assegurando a correta aplicação da legislação brasileira, regras e normas da Organização bem como diretivas vigentes no que diz respeito à assistência de pessoal e benefícios; c) Atualizar o sistema de gestão de pessoas no que tange às informações do pessoal contratado localmente; d) Realizar a logística das capacitações realizadas pela área de Recursos Humanos de acordo com o Plano de Aprendizagem Anual através da coordenação com as demais áreas e participantes, assegurando o correto registro e avaliação dos eventos, além de analisar os dados coletados e apresentar propostas para o aperfeiçoamento das capacitações e atualizar as planilhas de controle de indicadores e estatísticas; e) Apoiar na logística dos eventos e programas da área de Recursos Humanos assegurando a qualidade, inovação, satisfação dos participantes bem como o devido registro e informe, quando necessário; f) Buscar fornecedores e prestadores de serviços para os eventos e programas geridos pela área de Recursos Humanos além de buscar parcerias e convênios para a promoção da saúde, bem-estar e aprendizagem de funcionários e colaboradores; g) Realizar solicitação, acompanhar e dar seguimento aos instrumentos administrativos vigentes para contratação de serviços e compra de produtos no sistema vigente e em conformidade com as regras e procedimentos estabelecidos pela Organização; h) Providenciar notificações formais para autoridades locais na chegada e saída de funcionários e colaboradores no Brasil e em outros países, solicitando, verificando e organizando toda a documentação exigida pelo Ministério de Relações Internacionais, embaixadas e outras agências governamentais; i) Realizar o controle das datas de vencimento dos documentos oficiais (passaporte, vistos, carteira de identidade estrangeira, etc.) de todos profissionais internacionais e seus familiares lotados na Representação da OPAS/OMS no Brasil e tomar as devidas ações para assegurar que toda a documentação esteja atualizada e em conformidade com a legislação do Brasil; j) Apoiar a Oficial de Recursos Humanos na comunicação interna, endomarketing e relatórios das atividades e programas desenvolvidos nos canais de comunicação disponíveis localmente e regionalmente; k) Realizar e acompanhar o processo de exames médicos de entrada, periódicos e de saída dos funcionários OPAS/OMS até que sua documentação de suporte esteja no escritório central além de realizar os pagamentos necessários junto à área de Finanças; l) Alimentar as planilhas de controle dos indicadores, estatísticas e monitoramento de RH; m) Auxiliar nas atividades administrativas dos processos seletivos da Representação, de acordo com a necessidade e sob supervisão da Especialista de Recursos Humanos; n) Fazer a gestão o arquivo físico e digital, mantendo-os atualizados e organizados para controle, consulta e auditoria; o) Fazer a gestão da agenda da equipe de RH para notificação dos aniversariantes e outras datas comemorativas; p) Enviar correspondências vindas do escritório central para os funcionários aposentados, licenciados e ex-funcionários; q) Dar suporte as solicitações de auditoria interna e/ou externa nos temas relacionados à área de RH; r) Trabalhar, em estreita colaboração, com os colegas de equipe e apoiar na realização das prioridades e dos objetivos do trabalho; s) Executar outras tarefas correlatas, compatíveis com a sua função além de substituir outros membros da equipe, sempre que solicitado; t) Realizar outras atividades correlatas, conforme demanda da Organização. |
PERFIL DE RECRUTAMENTO VALORES DA OPAS/OMS: Equidade, excelência, solidariedade, respeito, integridade. | |
5 | Competências Fundamentais |
a. Ação Intrainstitucional (L02): Com seu comportamento, demonstra entender os valores e a missão da OPAS. Busca informação e atua com entendimento sobre as expectativas da Organização, ao mesmo tempo em que aprofunda o entendimento e a aplicação de suas políticas. Demonstra interesse e preocupação com as atividades relacionadas a seu trabalho, juntamente com a missão, os valores, a visão e as políticas da organização. Atua sistematicamente em conformidade com o Código de Ética da Organização. b. Comunicação (L02): Estabelece e participa ativamente de diálogos produtivos sobre o trabalho dentro e fora da Organização, além de ajudar na construção de consenso. Busca compartilhar informações com outros dentro da organização, tanto pessoalmente quanto utilizando sistemas de tecnologia de comunicação e informação, conforme o caso. c. Trabalho em equipe (L01): Constrói e mantém relações interpessoais produtivas, baseadas em confiança, dentro da Organização. Participa de boa vontade, apóia as decisões da equipe, é um bom membro de equipe, faz sua parte do trabalho. d. Orientação a serviço (L02): Acompanha as dúvidas, solicitações e reclamações dos clientes. Mantém o cliente atualizado sobre o progresso do projeto. Monitora a satisfação do cliente. e. Gestão do desempenho (L02): Mantém-se concentrado em alcançar os objetivos. Identifica e toma ações concretas por iniciativa própria para melhorar o desempenho do trabalho e as competências necessárias. f. Gerenciamento de informação – (L02): Garante que se obtenha, processe, selecione e divulgue informações relevantes na área de trabalho. Treina para utilizar a tecnologia do processamento da informação em relação à área de trabalho em uma maneira lógica e organizada a fim de facilitar a difusão de informação uniforme, válida e precisa. Está a par das últimas tecnologias para processar as informações relevantes na área de trabalho e avalia as suas vantagens e desvantagens. | |
6 | Competências técnicas |
• Capacidade em pesquisar, analisar e organizar informações recebidas de canais de comunicação formais ou informais da organização, revisão, preparação dos gráficos, relatórios, apresentação dos relatórios/apresentações PowerPoint, etc; • Capacidade de planejar, organizar, coordenar e realizar os processos administrativos como: gestão orçamentária, pagamentos diversos, gestão de contratos e ordens de compras, atividades de treinamento e desenvolvimento de pessoal, eventos para a saúde e bem-estar de funcionários e colaboradores; • Habilidade de comunicação oral e escrita, polida e respeitosa, em português e outro idioma (inglês e/ou espanhol), de acordo com os padrões da OPAS; • Capacidade para trabalhar com sistemas integrados e outras ferramentas tecnológicas para o desenvolvimento de seu trabalho; • Capacidade em apresentar solução aos problemas apresentados nos processos administrativos e reportar ao gestor antecipadamente para apoiar a tomada de decisão e mitigar riscos à Organização; • Capacidade para buscar, assimilar e implementar orientações sobre padrões, políticas e procedimentos sempre zelando pelo cumprimento das normas e valores da Organização, agindo com excelência, integridade, respeito, equidade e solidariedade. | |
7 | Educação (qualificações) |
Essencial: Cursando nível superior em Administração, Psicologia, Recursos Humanos, Relações Internacionais ou áreas afins, a partir do 5º semestre. | |
8 | Experiência |
Essencial: Três anos de experiência em atividades relacionadas à área de recursos humanos (programas de saúde e bem estar, treinamento e desenvolvimento, eventos, e/ou comunicação interna/endomarketing). Desejável: Experiência de trabalho em organismos internacionais, multinacionais e/ou sistema das Nações Unidas. | |
9 | Idiomas |
Essencial: Sólido conhecimento de português. Conhecimento avançado de inglês. Desejável: Conhecimento avançado em Espanhol. | |
10 | Conhecimento de tecnologia da informação |
Habilidade demonstrada para utilizar efetivamente softwares tais como Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint SharePoint e Outlook. Outras habilidades em tecnologia da informação e conhecimento de sistemas integrados de gestão de recursos humanos serão uma vantagem. |