POP 08.4
POP’s
(Procedimento Operacional Padrão)
POP 08.4
Orientações sobre Tramitação de Notas Fiscais no SEI
Versão 02, Mar/2021.
Orientações sobre tramitação de notas fiscais no SEI
Notas fiscais referentes a contratos de serviços sem mão de obra exclusiva: o Fis- cal quando receber a nota fiscal deverá abrir processo de pagamento no SEI e anexar os documentos que seguem, conforme roteiro abaixo, e encaminhá-los ao Núcleo de Contratos.
Documentos que devem ser anexados pelo Fiscal:
a) Nota Fiscal eletrônica (inserir o link da nota fiscal por meio de xxxxxxxxx);
b) Relatórios complementares quando for o caso;
c) Certidões negativas xxxxx://xx.xxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxx/;
d) Declaração de Ateste assinada pelo fiscal (encaminhar o modelo padrão de declaração de ateste de serviço com contrato disponibilizado no SEI).
Após, o Núcleo de Contratos encaminhará o processo à Seção de Análise e Registro Contábil de Contratos solicitando o pagamento da nota fiscal.
1) Acessar o SEI, e iniciar processo.
1.1 Tipo de Processo – Gestão de Contrato: Processo de pagamento
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1.2 Especificação do Processo – Contrato n° Pagamento da Nota Fiscal nº / competência da nota/nome do fornecedor
1.3 Interessado – Núcleo de Contratos (NUCON):
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1.4 Observação desta Unidade – Toda a informação que a unidade considerar relevante para realizar busca do processo podem ser colocadas neste campo:
1.5 Nível de Acesso – Via de regra os processos são Públicos:
Por fim clicar em salvar.
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2) Incluir documento – Após aberto o processo é necessário incluir o documento:
No processo de Pagamento é necessário incluir: a nota fiscal, as certidões de regulari- dade fiscal do fornecedor, o Ateste da Nota Fiscal e o memorando de encaminhamento ao Núcleo de Contratos.
2.1 Incluir documento:
2.2 Escolha o tipo de documento – Externo:
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2.3 Tipo de documento – Nota Fiscal.
2.4 Data do documento – Data do documento que está sendo inserido:
2.5 Número/Nome na Árvore – Deve ser preenchido o nome que vai complementar o Tipo de Documento. Ex.: Se na árvore de processo deve aparecer que o documento que estou anexando é Nota Fiscal da Empresa Eichelt & Eichelt Ltda., como no ‘Tipo de documento’ já preenchemos ‘Nota Fiscal’ no ‘Número/Nome na Árvore’ vamos preen- cher apenas ‘da Empresa Eichelt & Eichelt Ltda’:
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2.6 Formato – Pode ser:
*Nato digital: é aquele criado originalmente em meio eletrônico.
*Digitalizado nesta unidade: é o que foi gerado em meio físico e depois foi fielmente convertido para meio eletrônico. Neste caso é necessário informar qual foi o tipo de conferência realizado.
Vale reforçar que no caso do documento ser entregue de forma física na unidade, e caso a unidade não tenha como devolver ao fornecedor, será necessário anotar no canto superior do documento o número do processo ao qual foi anexado e efetuar a guarda deste documento físico pelo tempo exigido por lei.
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2.7 Remetente – Neste campo deve ser preenchida a unidade que está encaminhando a nota fiscal:
2.8 Interessados – Setor ao qual será enviado o documento. No caso da Nota Fiscal de serviço, que possui contrato, deve ser encaminhada para o Núcleo de Contratos:
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2.9 Classificação por assunto – Por tratar-se de nota fiscal para pagamento, neste caso vamos classificar como despesa [052.22 – DESPESA (inclusive Despesas Cor- rentes e de Capital, bem como Adiantamentos, Subvenções, Suprimento de Fundos e Restos a Pagar)]:
2.10 Observação desta Unidade e Tipos de Acesso – Mesma orientação mencionada nos itens 1.4 e 1.5:
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2.11 Anexar Arquivo – Aqui é necessário localizar o arquivo em PDF da Nota Fiscal (salvo no computador) e anexar ao processo:
E por fim, confirmar os dados:
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Após confirmar os dados verificamos que o documento aparece na árvore do processo:
3) Anexando as Certidões de Regularidade Fiscal do Fornecedor – Para anexar as cer- tidões de regularidade fiscal será necessário acessar o site da PRA (xxxxx://xx.xxxxx. xxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxx/), emitir todas as certidões e gerá-las em PDF. Após repetir os passos 2.1 ao 2.11, observando para informar nos campos:
- Tipo de documento: “Certidão de Regularidade Fiscal”.
- Número/Nome na árvore: O nome da certidão que foi emitida.
Estes passos são necessários até anexar todas as certidões.
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4) Anexando o Ateste – Como o documento de ateste já foi incluído na base de conhe- cimento do SEI, ele é um documento interno e para incluir ao processo é necessário:
4.1 Incluir documento:
4.2 Escolha o tipo de documento – Ateste de Serviços com Contrato:
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4.3 Texto Inicial – Nenhum:
4.4 Descrição – Não é necessário preencher nenhuma informação.
4.5 Classificação por assunto – Por tratar-se de ateste de nota fiscal para pagamento, vamos classificar como despesa [052.22 – DESPESA (inclusive Despesas Correntes e de Capital, bem como Adiantamentos, Subvenções, Suprimento de Fundos e Restos a Pagar)]:
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4.6 Observação desta Unidade e Nível de Acesso – Mesma orientação mencionada nos itens 1.4 e 1.5 (não é obrigatório o preenchimento, pois as informações lançadas nos documentos anteriores já vão servir para busca).E, por fim, confirmar os dados:
4.7 Editando o documento – Após confirmar os dados o documento é inserido na árvore do processo, mas é necessário informar os campos grifados em vermelho de acordo com os dados dos documentos que foram inseridos.
Para editar o documento clicar em ‘Editar Conteúdo’:
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Após, digitar o número do contrato e o número do processo, o número da portaria de nomeação do fiscal, e inserir o link da nota fiscal clicando no ícone ‘Inserir um Link para processo ou documento do SEI!’:
Na aba seguinte digitar o número que fica ao lado do nome do documento na árvore do processo:
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E clicar em ‘OK’. Após salvar o documento, será inserindo o link para abrir de forma automática o documento mencionado. Não esquecer de apagar os textos que estão em vermelho (que são apenas orientações dos dados a serem preenchidos).
Para finalizar, assinar o documento (assinatura do responsável pela unidade):
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Podemos observar que o link para acessar o documento na árvore do processo fica disponível após o documento concluído.
Após, com a documentação toda anexa ao processo no SEI, encaminhar o processo para o Núcleo de Contratos.
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Sugerimos que antes de enviar o processo seja incluído nele o acompanhamento espe- cial para facilitar consultas futuras, para isso ver o POP com as orientações na página do SEI através do endereço: xxxxx://xx.xxxxx.xxx.xx/xxx/xxxxx/0000/00/XXX-00- Incluir-processo-em-Acompanhamento-Especial.pdf.
Orientamos evitar ao máximo deixar marcado a opção “Manter processo aberto na unidade atual”, pois nesta situação alguns encaminhamentos ficam desabilitados.
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