Controlando o caos

eBook

Controlando o caos

da preparação e

negociação de vendas

Quatro maneiras simples de automatizar o processo dos contratos para eficiência e colaboração aprimoradas

Resumo executivo

Embora a tecnologia de assinatura eletrônica tenha ajudado muito na aceleração do processo de contrato, muitas organizações ainda dependem de processos manuais e sistemas desconectados para preparar um contrato para assinatura. Os erros passam despercebidos, as negociações demoram mais do que deveriam e os representantes de vendas passam mais tempo administrando os contratos do que vendendo. Os clientes ficam impacientes e a receita diminui.

Os resultados da pesquisa Estado do Gerenciamento de Contratos DocuSign de 2019 ajudam a explicar o problema. Mais de 70% das organizações de vendas relataram ineficiência devido à inserção manual de dados (que já existem em outros sistemas) em contratos e 63% dos entrevistados relataram ter de refazer contratos devido

a erros.1 Além disso, tendo e-mail e Microsoft Word como as principais ferramentas de preparação de contratos,

metade de todos os entrevistados relataram atrasos devido a um longo processo de preparação do contrato, além da dificuldade em manter a segurança e a confidencialidade.2

Com as tecnologias digitais disponíveis hoje em dia, a preparação de contratos não deve demorar tanto tempo e não deve demandar tanto esforço. As organizações podem simplificar a geração, negociação e aprovação de contratos para acelerar os ciclos de vendas e aprimorar as experiências de todos os envolvidos, sem precisar investir em uma solução robusta de gerenciamento de ciclo de vida do contrato. Aqui, vamos discutir algumas das ineficiências comuns no trabalho de acordos e sugerir quatro maneiras simples de automatizar a preparação do contrato de forma a ser vantajoso para ambas as partes.

As negociações acontecem por escrito

A tecnologia de assinatura eletrônica teve um grande impacto na simplificação e aceleração do processo de contrato, permitindo a assinatura de contratos sem papel, de praticamente qualquer lugar e a qualquer hora. Entretanto, antes que um contrato de venda possa ser assinado, ele precisa ser preparado.

Os termos devem ser acordados por ambas as partes e todos os detalhes devem ser registrados por escrito. A primeira versão de um contrato é raramente assinada.

Hoje, as negociações acontecem por escrito, na forma de revisões, negociações e aprovações de documentos. Com todos os aspectos pessoais, comerciais e jurídicos a serem considerados, é comum que um contrato passe por diversas revisões antes de estar pronto para assinaturas. Essa é apenas a natureza dos contratos escritos legalmente vinculativos. Cada palavra, cada caractere, é importante, e a finalização de um contrato pode ser um processo demorado.

70%

A preparação do contrato consome tempo de venda

Nas etapas do processo de contrato prévias à assinatura, muitas organizações usam o e-mail e o Microsoft Word para criar documentos e lidar manualmente com negociações e aprovações. Na verdade, há décadas os contratos de vendas têm sido feitos dessa maneira. Uma pessoa cria um documento no Word, envia por e-mail para revisores internos e externos, recebe alterações e comentários por e-mail, obtém aprovações sobre as alterações, atualiza o documento, salva uma nova versão, envia por e-mail… e o processo continua até que não haja

mais nada a ser alterado. Durante o processo, podem ser feitas mudanças não autorizadas ou não rastreadas. Dessa forma, uma pessoa precisa comparar as versões do documento para encontrar tudo o que foi alterado. Quem é essa pessoa na sua organização?

Poucas médias empresas e um número ainda menor de pequenas empresas podem contratar funcionários em tempo integral com a única função de gerenciar e revisar contratos. Elas também não têm os recursos para implementar e oferecer suporte a uma solução abrangente para o gerenciamento automatizado do ciclo de vida do contrato. Mesmo com um departamento jurídico, a preparação do contrato muitas vezes recai sobre a equipe de vendas, resultando em vendedores menos produtivos, contratos imprecisos ou arriscados e ciclos de vendas mais lentos.

Mais de 70% das organizações de vendas relataram ineficiência devido à inserção manual de dados (que já existem em outros sistemas) em contratos.

63%

63% dos profissionais de vendas afirmam sofrer com o retrabalho por conta de erros manuais em contratos.

Quatro maneiras simples de automatizar a preparação e negociação do contrato

A boa notícia é que as tecnologias digitais estão disponíveis hoje para ajudar os vendedores a se conectar, automatizar a preparação de contratos e muito mais, tudo a partir da interface de usuário familiar do Salesforce. Para ganhos rápidos, concentre-se na transformação digital dessas quatro áreas do processo (há até uma quinta dica para obter um retorno ainda maior para o seu investimento).

1

Reúna conteúdo automaticamente para criar a versão inicial do contrato

Muitas organizações de todos os tamanhos usam o Salesforce (ou um sistema CRM semelhante) para gerenciar equipes de vendas e dados de clientes. Geralmente, esse CRM é o sistema de registro da empresa para todos os dados de clientes, produtos e preços. Quando os dados já estão nesse sistema, não é preciso inseri- los manualmente em outro sistema ou documento. Os representantes de vendas

raramente, ou nunca, precisam digitar, ou até mesmo cortar e colar, essas informações em um contrato; nem deveriam ter de criar um contrato do zero.

Hoje, os representantes de vendas podem gerar um contrato profissional e sem erros com o clique de um botão no Salesforce. Os dados podem ser mesclados automaticamente em um modelo para criar perfeitamente um contrato formatado da maneira adequada, pronto para revisão ou aprovação. Além da simples automação de preenchimento, os contratos podem ser configurados para incluir ou excluir determinado conteúdo, como cláusulas inteiras ou linguagem específica, com base nas regras de negócios que fazem referência aos dados do Salesforce. Por exemplo,

se um novo cliente assinar um acordo acima de US$ 50.000, uma organização incluirá automaticamente uma cláusula de publicidade no contrato. Se um cliente estiver na Califórnia, esse contrato incluirá a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA).

Os administradores do sistema podem criar um único modelo dinâmico que oferece suporte a vários cenários e variações de documentos, eliminando a necessidade de criar e manter um grande número de modelos. Os representantes de vendas não precisam mais encontrar e inserir manualmente o conteúdo certo, o que economiza tempo e elimina riscos para os negócios. Não há duplicação de esforços. Sem erros de digitação ou atrasos. Apenas a geração instantânea de documentos.

2

Esqueça revisões e aprovações espalhadas e tenha tudo em um local centralizado

Na hora de revisar e aprovar, enviar um documento do Word por e-mail e consolidar as alterações manualmente é o método típico. Entretanto, o processo é tudo menos metódico, com várias versões do contrato repassadas, várias pessoas revisando

e editando diferentes versões ao mesmo tempo. O remetente nunca sabe o status do contrato ou quem tem a versão mais recente, e ainda precisa obter aprovação e consolidar todas as alterações. Esse método caótico não apenas afasta os representantes das vendas, como também carece dos níveis de segurança, confidencialidade e conformidade que muitos contratos jurídicos exigem. No fim,

todo o processo acaba sendo mais demorado, criando muito mais confusão do que o necessário.

Hoje, as organizações podem substituir toda essa loucura por um método moderno, simplificando revisões e aprovações. Direto do Salesforce, usuários (colegas internos) e contatos (representantes externos de clientes) podem ser designados para aprovar, rejeitar, comentar ou fazer alterações em um contrato de acordo com as políticas corporativas, e o registro no Salesforce mostra claramente se a revisão foi concluída ou não.

Ao centralizar tudo em um único local, há um processo lógico para os ciclos de revisão e aprovação. Os representantes de vendas não perderão tempo administrando o contrato durante todo o processo. Revisores e aprovadores são autorizados como

tal e não perderão tempo analisando uma versão desatualizada de um contrato. É importante ressaltar que o status do contrato pode ser visto a qualquer momento.

33% dos funcionários alegam que a negociação de um contrato típico leva mais de 30 horas,

provavelmente por conta do controle de versões e das modificações.

3

Gerencie negociações e revisões facilmente com a detecção automática de alterações

A maioria da força de trabalho moderna sabe trabalhar com o Microsoft Word. É fácil editar um contrato no Word e, com o recurso "rastrear alterações" ativado, é fácil ver quais alterações foram feitas. Mas e se o proprietário do documento se esquecer

de ativá-lo ou se um revisor o desativar propositadamente? Etapas extras são adicionadas ao processo, por meio das quais uma pessoa (novamente, uma pessoa da equipe de vendas) deve comparar as versões e encontrar todas as alterações antes de passar o contrato para o próximo revisor.

Hoje, a tecnologia baseada em nuvem pode automatizar o rastreamento de quaisquer alterações feitas em um contrato, marcando com clareza todo o conteúdo adicionado, alterado ou removido, mesmo sem o recurso "rastrear alterações" ativado. Os revisores e proprietários do documento podem ver rapidamente as alterações feitas em um contrato antes de aceitá-lo ou rejeitá-lo, economizando tempo e eliminando

o risco de as principais alterações passarem despercebidas. As versões também são salvas automaticamente no Salesforce. Assim, é fácil comparar quaisquer duas versões (não apenas as consecutivas) para ver as diferenças. Depois de diversos

ciclos de revisão e colaboração, comparar diretamente as versões original e final pode ajudar a melhorar o modelo de contrato ou facilitar as negociações para contratos futuros.

4

Rastreie e registre automaticamente todas as atividades do documento para melhorar a prestação de contas e auditoria

Os contratos de vendas são a base das relações comerciais. O processo de preparação e negociação de um contrato pode ser uma experiência positiva ou negativa, definindo o tom do relacionamento. Antes de assinar um contrato, ambas as partes querem ter certeza de que os termos estão corretos, conforme negociados,

e que as pessoas certas leram e aprovaram o contrato. Mas o processo ainda é importante depois que o contrato é assinado e o acordo avança. Se o relacionamento for um entrave, não deve haver dúvida quanto à validade de um contrato ou de seus termos.

Por mais complexos que os contratos sejam hoje, é importante manter um registro de todas as atividades no documento, incluindo quando ele foi criado, quando novas versões foram adicionadas e quem o revisou e aprovou durante o processo. Não há necessidade de fazer tudo isso manualmente. Hoje, o rastreamento e o registro de

todas as atividades do documento podem ser automatizados e anexados a um registro no Salesforce, junto com o contrato. Isso aprimora não apenas a responsabilidade dos participantes do processo, mas também a auditoria pelas equipes jurídicas, se houver a necessidade de rever um contrato. Rastrear o histórico também oferece uma visão crítica para o proprietário do documento, que pode identificar entraves no processo e abordar áreas dentro do fluxo de trabalho que impedem o progresso.

5

Pontos de bônus por fechar o ciclo com assinatura e armazenamento integrados

Quando um contrato está pronto para ser assinado, não é preciso perder tempo ou recursos preciosos imprimindo-o para assiná-lo. Na verdade, o papel não deve fazer parte do processo de preparação do contrato (veja acima). Hoje, as assinaturas eletrônicas não são apenas preferidas, como também são esperadas por todos os signatários, de ambas as partes.

Após a conclusão das negociações, é fácil para um representante de vendas apertar um botão no Salesforce para obter assinaturas eletronicamente dos aprovadores finais. As assinaturas eletrônicas podem ser preenchidas de praticamente qualquer lugar em um dispositivo móvel, são legalmente aceitas na maioria dos países e incluem certificados de conclusão e trilhas de auditoria para atender a todos os requisitos de conformidade. Depois de assinado, o contrato pode ser automaticamente reenviado ao Salesforce e associado ao(s) registro(s) certo(s) para armazenamento seguro e fácil pesquisa posterior.

Deixe a tecnologia fazer o trabalho administrativo na preparação e negociação do contrato

Hoje, as novas tecnologias digitais podem ajudar a simplificar e acelerar todo o processo do acordo, desde a preparação e assinatura de contratos até a atuação nos termos e gerenciamento de documentos concluídos. Para médias e pequenas empresas, reduzir o tempo e o esforço despendidos pelas equipes de vendas na preparação e negociação de contratos é ótimo, pois permite focar nas iniciativas de transformação digital para ganhos rápidos. As tecnologias que fazem o trabalho

pesado sem sobrecarregar as equipes de TI ou vendas são ideais para organizações com recursos limitados.

O DocuSign Negotiate for Salesforce acelera a geração, negociação e aprovação de contratos personalizados em uma solução fácil de implementar e usar. Ele insere perfeitamente os dados de clientes, produtos e preços do Salesforce nos contratos, utilizando as regras de negócios para gerar conteúdo, como MSAs, cotações e contratos de vendas. Ele também permite colaboração e aprovações eficientes, enquanto mantém o controle de versões e centraliza a atividade dos documentos. O DocuSign Negotiate é perfeitamente integrado à assinatura eletrônica DocuSign, automatizando todo o processo do contrato, o que aumenta a produtividade do representante, reduz o risco do negócio e acelera o tempo de fechamento.

Para obter mais informações sobre o DocuSign Negotiate, acesse: xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx.

Observações

1 xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxx-xxxxxxx/0000-xxxxx-xx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxx 2 Ibid.

Sobre a DocuSign

A DocuSign ajuda as organizações a se conectarem e automatizarem a forma como preparam, assinam, atuam em e gerenciam contratos.

Como parte do DocuSign Agreement Cloud, a DocuSign oferece a assinatura eletrônica: a melhor maneira do mundo de assinar eletronicamente em praticamente qualquer dispositivo, de praticamente qualquer lugar e a qualquer momento. Atualmente, mais de 500.000 clientes e centenas de milhões de usuários em mais de 180 países usam a DocuSign para realizar contratos da melhor forma possível.

DocuSign, Inc.

Xxx Xxxxx xx Xxxxxxxx, 0000 Xxx Xxxxx, XX

xxxxxxxx.xxx.xx

Para mais informações xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx Ligue para x00 00 0000-0000

28/02/2020