Sistema de Convênios e Congêneres do Ceará – SICONV-CE
Sistema de Convênios e Congêneres do Ceará – SICONV-CE
Módulo: Execução
Funcionalidades:
1. Liberação de Recursos:
a. Comprovação de Contrapartida
b. Validação de Contrapartida
2. Aquisição e Contratação de Bens e Serviços
3. Movimentação de Recursos Financeiros:
a. Documentos de Liquidação
b. Pagamento de Despesas)
Tutorial para Operacionalização de Convenentes
Junho de 2015
Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado do Ceará - CGE Coordenadoria de Controle Interno Preventivo – COINP Célula de Monitoramento dos Controles Internos – CEMCO
Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxx
Secretário de Estado Chefe da Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado
Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx xx Xxxxx
Secretário Adjunto da Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado
Xxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxxxxx Xxxxxxx
Coordenadora de Controle Interno Preventivo
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx xx Xxxxxx
Orientador da Célula de Gerenciamento de Riscos
Xxxxxx Xxxxx xx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx
Articuladora de Controle Interno Preventivo responsável pela elaboração
Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado do Ceará - CGE Coordenadoria de Controle Interno Preventivo - COINP Centro Administrativo Governador Xxxxxxxx Xxxxxx
Xx. Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx, x/x - Xx. XXXXXX
Xxxxxxx - Xxxxxxxxx (CE) xxx.xxx.xx.xxx.xx
Fone: (00) 0000.0000/ 0000-0000/ 0000-0000
Fax: (00) 0000.0000
E-mail: xxxxxxxxx@xxx.xx.xxx.xx
INTRODUÇÃO
A transferência de recursos financeiros por meio de convênios e instrumentos congêneres estabelecida pela Lei Complementar nº 119/2012, regulamentada pelos Decretos Estaduais nº 31.406/2014 e nº 31.621/2014, deverá obedecer às seguintes etapas:
I. Divulgação de Programas;
II. Cadastramento de Parceiros;
III. Aprovação ou Seleção de Plano de Trabalho;
IV. Celebração do Instrumento;
V. Execução, Acompanhamento e Fiscalização;
VI. Prestação de Contas ou Tomada de Contas.
A Execução é composta de atividades administrativas e financeiras efetuadas pelos atores do processo para execução de ações em regime de parceria.
Este documento foi elaborado com a finalidade de auxiliar os convenentes quanto ao correto registro de informações e documentos no SICONV-CE.
Para fins de monitoramento das etapas do processo de transferência de recursos, a Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado do Ceará mantém, em 9(nove) órgãos do Poder Executivo Estadual, a seguir identificados, Articuladores de Controle Interno Preventivo capacitados para oferecer orientações quanto ao processo e suporte quanto à utilização do SICONV-CE:
1. Casa Civil
2. Departamento Estadual de Rodovias - DER
3. Secretaria da Cultura - SECULT
4. Secretaria da Educação - SEDUC
5. Secretaria da Saúde - SESA
6. Secretaria das Cidades
7. Secretaria de Desenvolvimento Agrário - SDA
8. Secretaria do Esporte - SESPORTE
9. Secretaria do Trabalho e Desenvolvimento Social - STDS
Por fim, este documento possui controle de versões, sendo de responsabilidade da CGE sua atualização e dos leitores a utilização da versão em vigor publicada no sítio eletrônico da CGE.
ATENÇÃO!
A inserção de dados no SICONV-CE é de responsabilidade de cada um dos atores envolvidos, portanto, a senha de acesso às funcionalidades é pessoal e intransferível.
GLOSSÁRIO
I. Concedente – órgão ou entidade do Poder Executivo Estadual responsável pela transferência de recursos financeiros a ente ou entidade pública, pessoa jurídica de direito privado ou pessoa física, para a execução de ações por meio de convênios ou quaisquer instrumentos congêneres;
II. Contratação: processo conduzido pelo convenente com fornecedor de bens e serviços, necessários à execução do objeto conveniado, escolhido por meio do processo de aquisição. Para fins do SICONV-CE, a contratação deve ser registrada independente da formalização de termo de contrato entre o convenente e o fornecedor.
III. Convenente: parceiro selecionado para a execução de ações em parceria com órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual por meio de convênio ou instrumento congênere;
IV. Fornecedor: pessoa física ou jurídica responsável pelo fornecimento de bens e serviços adquiridos pelo convenente para a execução do objeto conveniado;
V. Item do Plano de Trabalho: menor unidade de execução de uma etapa de uma meta do plano de trabalho.
VI. Item de Aquisição: item adquirido em processo de aquisição de acordo com o item do plano de trabalho.
VII. Processo de Aquisição: procedimento realizado pelo convenente para escolha da proposta mais vantajosa para o fornecimento de bens e serviços necessários à execução do objeto conveniado.
SUMÁRIO
1 CADASTRAR FORNECEDOR 7
1.1 Descrição 7
1.2 Telas: 8
1.2.1 Acessando a funcionalidade: 8
1.2.2 Incluindo um fornecedor Pessoa Física: 8
1.2.3 Incluindo um fornecedor Pessoa Jurídica: 10
1.2.4 Alterando os dados de um fornecedor 12
1.2.5 Excluindo um fornecedor do cadastro: 13
2 CADASTRAR PROCESSO DE AQUISIÇÃO 14
2.1 Descrição 14
2.2 Telas: 15
2.2.1 Acessando a funcionalidade: 15
2.2.2 Incluindo um processo de aquisição: 15
2.2.3 Editando um processo de aquisição: 20
2.2.4 Excluindo um processo de aquisição 20
3 CADASTRAR CONTRATAÇÃO 21
3.1 Descrição: 21
3.2 Telas: 22
3.2.1 Acessando a funcionalidade: 22
3.2.2 Incluindo uma Contratação: 23
3.2.3 Editando uma Contratação: 25
3.2.4 Excluindo uma Contratação: 26
4 FLUXO DAS ATIVIDADES 27
1 CADASTRAR FORNECEDOR
1.1 Descrição
a) Essa atividade será realizada sempre que for necessário incluir um fornecedor no cadastro, atualizar seus dados ou excluir um fornecedor cadastrado no SICONV-CE. Para essas ações é necessário posicionar o cursor no Menu “Execução” e clicar na opção “Fornecedor Parceiro”.
b) Para incluir um fornecedor, na tela inicial clicar no ícone “Incluir”: O sistema exibirá tela para cadastro das informações de acordo com o tipo de pessoa: física ou jurídica.
i. Pessoa Física: os dados necessários do fornecedor são: nome, CPF, e- mail, telefone e dados bancários;
ii. Pessoa Jurídica: os dados necessários (campos obrigatórios) do fornecedor são: razão social, CNPJ, e-mail, telefone, dados bancários e, se for o caso, dados do consórcio que integra para fins de vinculação;
iii. Para finalizar a operação, aciona o botão “Salvar”.
ATENÇÃO!
O DOMICÍLIO BANCÁRIO INFORMADO DEVE SER A CONTA DO FORNECEDOR QUE IRÁ RECEBER OS PAGAMENTOS DO CONVENENTE ATRAVÉS DE ORDEM BANCÁRIA DE TRANSFERÊNCIA - OBT.
c) Para atualizar os dados de um fornecedor, na tela inicial identificar o fornecedor que terá os dados alterados e clicar no botão “Editar”: O sistema exibe as informações cadastrais para alteração. Para finalizar a operação, aciona o botão “Salvar”.
i. O domicílio bancário de um fornecedor somente poderá ser editado ou excluído caso não exista nenhuma Ordem Bancária de Transferência - OBT emitida.
d) Para excluir um fornecedor, na tela inicial identificar o fornecedor que será excluído do cadastro e clicar no botão “Excluir”: O sistema exibe tela para confirmação da exclusão. A exclusão de fornecedor somente poderá ocorrer se não houver nenhum pagamento efetuado a ele naquela conta.
1.2 Telas:
1.2.1 Acessando a funcionalidade:
1.2.2 Incluindo um fornecedor Pessoa Física:
Para incluir o “Domicílio Bancário”
1.2.3 Incluindo um fornecedor Pessoa Jurídica:
Se o fornecedor é um Consórcio:
Incluindo informações bancárias do fornecedor:
1.2.4 Alterando os dados de um fornecedor:
1.2.5 Excluindo um fornecedor do cadastro:
2 CADASTRAR PROCESSO DE AQUISIÇÃO
2.1 Descrição
a) Essa atividade será realizada após o cadastro do fornecedor de bens e serviços, sempre que for necessário incluir/excluir/editar um processo de aquisição, vincular/desvincular um processo ao plano de trabalho do instrumento celebrado. Para essas ações é necessário posicionar o cursor no Menu “Execução” e clicar na opção “Processo Aquisição”.
b) Para incluir um processo de aquisição, clicar no ícone “Incluir”.
i. Quando o convenente for pessoa física: o sistema exibe tela com a opção Cotação de Preço;
ii. Quando o convenente for pessoa jurídica de direito privado, o sistema exibe tela com as seguintes opções: Compra Direta e Cotação de Preço.
iii. Quando o convenente for ente e entidade pública, o sistema exibe tela com as seguintes opções: Inexigibilidade de Licitação, Dispensa de Licitação e Licitação.
iv. Selecionado o tipo de processo de aquisição, informa o instrumento a que se refere a aquisição, os Dados de Aquisição (nº do processo de aquisição, data e valor) e os respectivos Itens de Aquisição (item do plano de trabalho, dados do fornecedor e do item).
v. A ação de vincular um item de aquisição a um item do plano de trabalho se dá no início do cadastro. A desvinculação se dá a qualquer tempo, desde que o contrato com o fornecedor ainda não tenha sido incluído no sistema.
vi. Para finalizar a operação, aciona o botão “Salvar”.
c) Para editar um processo de aquisição, seleciona o processo e clica no botão “Editar”. O sistema exibe todas as informações cadastradas nas abas “Dados de Aquisição” e “Itens da Aquisição”. Para finalizar a operação, aciona o botão “Salvar”.
d) Para excluir um processo de aquisição, seleciona o processo e clica no botão “Excluir”. O sistema exibe uma tela para confirmação da exclusão.
ATENÇÃO!
UM PROCESSO DE AQUISIÇÃO SOMENTE PODERÁ SER EDITADO OU EXCLUÍDO ANTES DA INCLUSÃO DA RESPECTIVA CONTRATAÇÃO, COM OU SEM CONTRATO CELEBRADO, SER REGISTRADA NO SICONV – CE.
2.2 Telas:
2.2.1 Acessando a funcionalidade:
2.2.2 Incluindo um processo de aquisição:
Se o convenente for pessoa jurídica de direito privado
Se o convenente for ente ou entidade pública
Para incluir os Dados de Aquisição
Para pesquisar o instrumento:
Para anexar um processo de aquisição:
Para incluir e vincular os itens da Aquisição ao Plano de Trabalho:
Para editar, excluir ou desvincular do Plano de Trabalho os Itens da Aquisição:
2.2.3 Editando um processo de aquisição:
2.2.4 Excluindo um processo de aquisição
3 CADASTRAR CONTRATAÇÃO
3.1 Descrição:
a) Essa atividade será realizada após o cadastro do processo de aquisição de bens e serviços, sempre que for necessário incluir/excluir/editar a contratação decorrente de um processo de aquisição, com ou sem a celebração de um termo de contrato. Para essas ações é necessário posicionar o cursor no Menu “Execução” e clicar na opção “Contratação Fornecedor Parceiro”.
b) Para incluir uma contratação, clicar no ícone “Incluir”. O sistema exibe uma tela “Tipo Contratação” para que seja selecionado um dos tipos: “Com Contrato” ou “Sem Contrato”. Após marcar a opção, clicar no botão “Salvar”.
i. Na tela “Aquisição Com Contrato” ou “Aquisição Sem Contrato” o sistema solicita informações sobre: Instrumento, Fornecedor, Valor, Data da Contratação e Número do Contrato (se for o caso).
ii. Para selecionar o instrumento: clicar na lupa para identificar o instrumento ao qual a contratação será vinculada. O sistema exibe tela com Filtros de Consulta, marcar a opção desejada e acionar o botão “Selecionar”.
iii. Para selecionar o fornecedor: clicar na lupa para identificar o fornecedor ao qual a contratação se refere. O sistema exibe tela com Filtros de Consulta, marcar a opção desejada e acionar o botão “Selecionar”.
iv. No campo “Processo de Aquisição”, clicar na seta para selecionar o processo que deu origem à contratação que está sendo cadastrada. Identificado o processo, selecionar o item cadastrado no processo de aquisição e que está sendo contratado pelo convenente.
v. No campo “Documentos Anexados”, clicar no botão “Anexar” para o sistema habilitar opção para que sejam inseridos documentos, como o contrato assinado entre o convenente e o fornecedor.
vi. Para finalizar a operação, clicar no botão “Salvar”.
c) Para editar uma contratação, na tela inicial utiliza os Filtros de Busca para identificar a contratação a ser editada, seleciona o processo e clica no botão “Editar”. O sistema exibe as informações cadastradas que são passíveis de edição: Valor, Data e Item do Processo de Aquisição. Para finalizar a operação, aciona o botão “Salvar”.
i. Somente é possível editar uma contratação caso não haja nenhum documento de liquidação a ela vinculado.
ii. Uma contratação registrada e vinculada a um documento de liquidação pode ter outros documentos anexados, se for o caso.
d) Para excluir uma contratação, seleciona o processo e clica no botão “Excluir”. O sistema exibe uma tela para confirmação da exclusão.
ATENÇÃO!
1 - O PROCESSO DE AQUISIÇÃO A SER INFORMADO NA CONTRATAÇÃO SERÁ DISPONIBILIZADO APENAS SE O FORNECEDOR SELECIONADO ESTIVER VINCULADO A UM PROCESSO DE AQUISIÇÃO.
2 - O VALOR TOTAL DO ITEM NO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO NÃO PODERÁ SER SUPERIOR AO VALOR DO MESMO ITEM NO PROCESSO DE AQUISIÇÃO.
3.2 Telas:
3.2.1 Acessando a funcionalidade:
3.2.2 Incluindo uma Contratação:
Para selecionar um instrumento:
Para selecionar um fornecedor:
Para selecionar um item de aquisição a ser vinculado à contratação:
3.2.3 Editando uma Contratação:
3.2.4 Excluindo uma Contratação:
4 FLUXO DAS ATIVIDADES