ANEXO II – TERMO DE REFERÊNCIA
ANEXO II – TERMO DE REFERÊNCIA
Processo nº 02/2012 / Pregão Presencial nº 02 / 2012
Câmara Municipal de Rio Pomba
Sistema de Gestão Orçamentária, Administrativa e Financeira
Anexo II - Termo de Referência
Rio Pomba, 01 de agosto de 2012
1 – OBJETO
PROCESSO LICITATÓRIO Nº 02/2012 PREGÃO PRESENCIAL Nº 02 /2012
Contratação de empresa especializada em cessão de direito de uso temporário de sistemas integrados nos módulos Orçamentário, Financeiro e Administrativo, distribuídos da seguinte forma:
RF1. - Módulo Orçamentário |
RF11 - Elaboração do Orçamento |
RF12 - Execução do Orçamento |
RF2. - Módulo Financeiro |
RF21 - Contabilidade |
RF22 - Tesouraria |
RF3. - Módulo Administrativo |
RF31 - Almoxarifado |
RF32 - Patrimônio |
RF33 - Licitação e Compras |
RF34 - Fornecedores |
RF36 - Frota |
RF37 - Gestão de Pessoal RF38 - Controle Interno |
Constituem serviços complementares ao objeto:
a. Migração dos dados existentes na atual plataforma de dados e respectiva customização dos mesmos na nova plataforma;
b. Serviços de implantação dos sistemas na sede da Contratante;
c. Treinamento programático dos servidores municipais;
d. Apoio técnico à distância (correio eletrônico, mensagens instantâneas ou telefone);
e. Atualização do sistema
f. Manutenção do sistema
g. Serviços avulsos de treinamento na sede da Contratante
h. Serviços avulsos de treinamento na sede da Contratada
i. Apoio técnico realizado na sede da Contratante
OBSERVAÇOES:
1) O serviço mencionado na alínea (a) constitui obrigação inerente ao item 01 – Migração / Customização, constante da Proposta Comercial, sendo vedadas quaisquer cobranças adicionais.
2) Os serviços mencionados nas alíneas (b, c) são obrigações inerentes ao item 02 – Implantação / Treinamento, constante da Proposta Comercial / Contrato, sendo vedadas quaisquer cobranças adicionais.
3) Os serviços mencionados nas alíneas (d, e, f) são obrigações inerentes ao item 03 – Locação dos Sistemas, constante da Proposta Comercial / Contrato, sendo vedadas quaisquer cobranças adicionais.
4) Os serviços mencionados nas alíneas (g, i) são obrigações inerentes ao item 04 – Treinamento / Apoio Técnico, constante da Proposta Comercial, serão remunerados por hora técnica efetivamente executada, conforme prévia solicitação e aprovação pela Contratante, através de Ordem de Serviço específica para tal finalidade.
5) O serviço mencionado na alínea (h) é obrigação inerente ao item 05 – Treinamento (Sede da Contratada), constante da Proposta Comercial será remunerado por hora técnica efetivamente executada, conforme prévia solicitação e aprovação pela Contratante, através de Ordem de Serviço específica para tal finalidade.
2- JUSTIFICATIVAS
A locação de sistemas informatizados faz-se necessária tendo em vista que o atual contrato que envolve consultoria contábil, com fornecimento de software, vigorará até o dia 31 de agosto do corrente ano, não podendo ser prorrogado para que não reste ferida a modalidade licitatória utilizada para a contratação (carta convite).
Tratam-se de serviços essenciais para as atividades da Câmara Municipal de Rio Pomba e a prestação de contas.
Ressaltamos que o contrato será realizado sob a modalidade de licitação, pregão presencial, considerando que os serviços se enquadram como serviços comuns, em consonância ao art. 1º da Lei nº 10.520/2002 e com as orientações do Tribunal de Contas da União e do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais.
Para garantir estes objetivos, observamos quesitos técnicos utilizados em vários processos licitatórios de diversos entes públicos, inclusive os que foram utilizados no Processo Administrativo nº 28/2009, Pregão nº 24/09, realizado Egrégio Tribunal de Contas de Minas Gerais para contratação de sistema informatizado.
3 - AVALIAÇÃO DE CUSTO
O Coordenador do Legislativo realizou pesquisa de preços de mercado, junto a empresas do ramo, apurando-se o valor médio MENSAL estimado de R$1.165,00 (mil cento e sessenta e cinco reais).
3.1 - PLANILHA DE CUSTOS UNITÁRIOS
3.1.3 – LOCAÇÃO DOS SISTEMAS, INCLUSO MIGRAÇÃO E TREINAMENTO
ITEM | DISCRIMINAÇÃO | VALOR MENSAL R$ |
1 | Sistema integrado de contabilidade pública, tesouraria e planejamento | 335,00 |
2 | Sistema integrado de folha de pagamento e recursos humanos | 225,00 |
3 | Sistema integrado de patrimônio público | 120,00 |
4 | Sistema integrado de almoxarifado | 115,00 |
5 | Sistema integrado de compras e licitações | 175,00 |
6 | Sistema integrado de controle de frotas/veículos | 85,00 |
7 | Sistema integrado de controle interno | 110,00 |
Total mensal estimado | 1.165,00 | |
CAPÍTULO II - PRAZOS DE EXECUÇÃO E CRONOGRAMA FÍSICO FINANCEIRO
Para instalação, configuração, transferência e conversão dos dados existentes nos sistemas em utilização, parametrização, adequação, testes, treinamento, suporte técnico, manutenção e atualização do SISTEMA, incluindo a locação dos sistemas e serviços complementares descritos no edital a CONTRATADA deverá obedecer às especificações contidas neste roteiro e utilizar metodologia fundamentada em princípios e técnicas, observando as descrições e os prazos definidos em cada uma das seguintes atividades:
1. Implantação Instalação e configuração dos programas que fazem parte da solução Fornecimento de toda a documentação e mídias relativas ao do SISTEMA, bem como sua instalação e configuração, pela CONTRATADA.
2. Transferência e Conversão de Dados Cadastrais e Históricos
Migração de dados dos sistemas atualmente utilizados pela Administração seja por meio eletrônico seja por reprocessamento a cargo da CONTRATADA
3. Parametrização e Adequação do SISTEMA para Atender as Funcionalidades Específicas Descrição: Análise, revisão, detalhamento, especificação de regras de negócio, parametrização e adequação do SISTEMA no que diz respeito às funcionalidades dos sistemas contratados para seu adequado funcionamento para a CONTRATANTE
4. Parametrização e Adequação e testes do SISTEMA para a execução das Rotinas Mensais e Anuais
Descrição: Implementação e testes das funcionalidades averiguando a consistência do SISTEMA, no cumprimento das obrigações periódicas da CONTRATANTE tais como fechamentos contábeis, cálculo da Folha, prestações de contas, fechamento de procedimentos licitatórios, lançamentos tributários etc.
Nesta atividade, poderá ocorrer, se for o caso, o processamento em paralelo com o sistema existente para comparações a serem aprovadas pela CONTRATANTE.
5. Treinamento dos Administradores e Usuários do SISTEMA
Treinamento voltado para administradores do SISTEMA, com o objetivo de capacitá-los a utilizar as funções de gerenciamento.
Treinamento voltado para servidores públicos, usuários do SISTEMA, com o objetivo de capacitá- los a utilizar todas as suas funcionalidades.
Os Treinamentos serão realizados na sede da CONTRATADA que fornecerá sala de aula com a infra-estrutura necessária.
Por acordo entre as partes o treinamento poderá ser realizado na sede da CONTRATANTE e dessa forma toda a infra-estrutura para sua realização deverá ser providenciada pela CONTRATANTE. Número de Treinadores: O número de treinadores fica a cargo da CONTRATADA.
Número de Treinados: A CONTRATADA obterá as informações necessárias para dimensionar a demanda de treinamento e quantidade de Administradores e usuários a serem treinados durante a realização da visita técnica.
Duração: a CONTRATADA apresentará após a assinatura do contrato o plano de treinamento que deverá ser aceito pela CONTRATANTE contendo as horas aulas a serem ministradas
6. Validação Final da implantação e pleno funcionamento dos sistemas
Descrição: Reconhecimento pela CONTRATANTE de que os sistemas estão em funcionamento
normal, realizando testes, verificando documento, colhendo depoimentos de servidores responsáveis pelas áreas para que seja certificado o atendimento das especificações contidas neste Termo de Referência, no que diz respeito às funcionalidades dos sistemas contratados.
7. Locação dos sistemas e serviços complementares
Trata-se do relacionamento entre as partes durante a vigência da locação dos sistemas, em especial da oferta de serviços técnicos, realizados à distância, para solucionar, verbalmente ou por escrito, questionamentos técnicos apresentados, de casos concretos que sejam correlacionados ao uso do sistema contratado e de questões de informática relacionadas à operacionalização do sistema ou atendimento “in loco” solicitado pela contratada com a mesma finalidade e neste caso havendo pagamento de horas técnicas, ou mesmo para a para a implantação, parametrização e configurações avançadas do sistema que não foram executadas na implantação. A CONTRATANTE pagará mensalmente por estes serviços desde a assinatura do contrato, devendo observar os prazos para implantação de cada sistema, a partir do qual poderá ocorrer suspensão parcial ou total dos pagamentos, bem como as demais sansões legais por inadimplência.
8. Prazo e Cronograma de Implantação dos sistemas
O prazo de implantação do SISTEMA será de, no máximo, 30 (trinta) dias, contados da data de emissão da ordem de serviço.
9. Os valores de locação mensais serão pagos tão logo a CONTRATANTE certifique que a CONTRATADA concluiu a migração/customização e implantação/treinamento, sendo observada tal fato em relação a cada um dos sub-módulos.
CAPÍTULO III - CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DAS PROPOSTAS DE PREÇOS
1) A proposta de preço deverá conter os seguintes itens:
a) Preços individualizados para cada sub-módulo acerca dos serviços de migração/customização (item 01 da Proposta Comercial), incluso os valores atinentes aos serviços complementares correlatos;
b) Preços individualizados para cada sub-módulo acerca dos serviços de implantação/treinamento (item 02 da Proposta Comercial), incluso os valores atinentes aos serviços complementares correlatos;
c) Preços individualizados dos serviços de locação de cada sub-módulo (item 03 da Proposta Comercial), incluso os valores atinentes aos serviços complementares correlatos;
d) Preços dos serviços de treinamento e apoio técnico (itens 04 e 05 da Proposta Comercial).
Poderá a CONTRATANTE, a seu critério, solicitar à CONTRATADA, atendimento em suas dependências, de assessoramento, assistência técnica ou mesmo solicitar treinamentos a novos funcionários ou reciclagem. A remuneração destes serviços se dará através da medição de horas trabalhadas aprovada pela CONTRATANTE, multiplicados pelo valor unitário da hora técnica apurado no julgamento desta licitação, não devendo, portanto, ocorrer qualquer tipo de reembolso
em razão de despesas relativas a passagens, hospedagem, transporte local e alimentação.
2) Todas as despesas relativas a passagens, hospedagem, transporte local e alimentação, decorrentes de manutenções adaptativas on line para realização da implantação serão a cargo da CONTRATANTE.
CAPÍTULO IV - INFORMAÇÕES TÉCNICAS
1- Equipe Técnica
Para a implementação do SISTEMA a CONTRATADA deverá disponibilizar em sua equipe responsável pelos trabalhos, técnicos devidamente qualificados. O dimensionamento desta equipe deverá ser compatível com o trabalho de implantação a ser executada no prazo de 30 (trinta) dias, conforme definido neste Termo de Referência.
A utilização de equipe de apoio pela CONTRATADA ficará a seu cargo e as suas expensas.
2 - Etapas para o desenvolvimento do projeto
A CONTRATADA deverá implantar os módulos e executar todos os serviços em conformidade com as especificações técnicas, condições, objetivos estabelecidos, prazos definidos e demais elementos informadores integrantes deste Termo de Referência.
Para cada um dos módulos ou componentes da solução fornecida, o serviço de instalação compreende as seguintes atividades, que deverão ser executadas pelos técnicos da CONTRATADA:
- planejamento da instalação;
- instalação dos módulos ou componentes;
- parametrização;
- testes unitários e integrados;
- carga de dados oriundos de conversão ou migração dos sistemas já existentes;
- geração de documentação de todas as etapas;.
A implantação e a configuração dos ambientes tecnológicos e operacionais ficarão a cargo da CONTRATADA com o acompanhamento de servidores designados pela administração.
A equipe da CONTRATADA deverá, também, monitorar os níveis de utilização e desempenho do sistema, recomendando ajustes nos parâmetros do ambiente sempre que necessário. Deverá, também, garantir a eliminação de erros detectados que prejudiquem o funcionamento do sistema e, também, atualizações de versões decorrentes de alterações legais ou tecnológicas e/ou qualquer outra evolução no produto padrão, oferecida espontaneamente pela contratada. As adequações decorrentes de mudanças na legislação vigente deverão ser executadas, durante a vigência do contrato, sem ônus para o CONTRATANTE, de forma plena e tempestiva, observando as obrigações e os prazos legais.
Na conclusão da fase de implantação dos sistemas, deverá ser apresentado à administração um resumo executivo das atividades realizadas e dos resultados alcançados durante o período de sua instalação lavrando um documento certificando a conclusão.
Treinamento
A CONTRATADA deverá garantir a realização de treinamentos a serem realizados em suas dependências, abrangendo operação, parametrização, administração e suporte técnico do sistema.
As datas e horários dos treinamentos serão definidos em comum acordo entre as partes assim como eventuais mudanças de local.
Manuais do Sistema - Documentação Técnica do Sistema
Deverá ser entregue a CONTRATANTE os manuais completos dos sistemas, com as instruções necessárias ao uso de suas respectivas funcionalidades.
3 - Suporte Técnico, Manutenção e Atualização de Versões do SISTEMA
Os serviços de manutenção do sistema deverão ser executados exclusivamente pela CONTRATADA, seja nas instalações da CONTRATANTE ou meio eletrônico – internet, e-mail, chat ou VPN, durante os dias úteis e em horário comercial, devendo-se respeitar os critérios de segurança e disponibilidade adotados pela CONTRATANTE.
A subcontratação será possível mediante aprovação, por escrito, da CONTRATANTE.
Os serviços de manutenção do sistema a serem contratados pela ADMINISTRAÇÃO devem ser incluídos na proposta de preço dos licitantes:
a) MANUTENÇÃO CORRETIVA - A primeira atividade de manutenção decorre porque não é razoável presumir que a atividade de testes descobrirá todos os erros latentes na implantação de um grande sistema de software. Durante o uso de qualquer sistema de grande porte, erros ocorrerão e deverão ser relatados ao desenvolvedor. O processo que inclui o diagnóstico e a correção de um ou mais erros, e, ainda, alterações decorrentes de mudanças na legislação, é denominado MANUTENÇÃO CORRETIVA.
b) MANUTENÇÃO PREVENTIVA ou EVOLUTIVA - A segunda atividade de manutenção ocorre quando o sistema é modificado para melhorar a confiabilidade ou possíveis manutenções futuras ou para oferecer uma base melhor para futuras ampliações.
c) ATUALIZAÇÃO DE VERSÃO – Compreende itens de manutenção preventiva/evolutiva ou adaptativa, lançadas pela contratada em novas versões do sistema.
As alterações decorrentes de modificações legais ou de erros do SISTEMA serão realizadas sem ônus adicionais para a CONTRATANTE durante o período de vigência do contrato.
CAPÍTULO V- LICENCIAMENTO DE USO DO SISTEMA
O contrato será na modalidade cessão do direito de uso temporário dos SISTEMAS especificados e dará direito à utilização de todas as ferramentas constantes da proposta da CONTRATADA.
1- Os serviços de garantia ofertados, por meio do suporte técnico, da manutenção e da atualização de versões, conterão todos os objetos do contrato.
2- A proposta comercial do licitante deverá abranger as licenças de uso para os ambientes de:
a) produção,
b) manutenção,
c) teste e
d) treinamento.
3- Para efeito de garantia de continuidade dos serviços dependentes do SISTEMA, a CONTRATADA deverá disponibilizar cópia dos programas fonte para a CONTRATANTE nos casos de falência ou extinção. Essa cópia deverá ser atualizada pela CONTRATADA até a última versão do código- fonte do SISTEMA colocado em produção.
4- A CONTRATADA tem o direito de utilizar todos os métodos de construção, projetos, softwares e outras propriedades intelectuais protegidas ou não, necessárias à completa implantação do sistema, obrigando-se também a utilizar os banco de dados, os softwares e as plataformas operacionais existentes na CONTRATANTE, caso contrário deverá a CONTRATADA assumir os custos referentes a qualquer mudança.
5- Será de responsabilidade exclusiva da CONTRATADA, todo e qualquer ônus, custo ou despesa com o pagamento de royalties, direitos autorais ou qualquer outro em virtude do uso de processo sigiloso ou invenção, patenteada ou não, relativa a artigo, dispositivo ou equipamento, métodos de construção, inclusive componentes desenvolvidos por terceiros, ou pela própria CONTRATADA, utilizados na execução do sistema, comprometendo-se a CONTRATADA a isentar a CONTRATANTE, seus dirigentes, servidores ou prepostos, de responsabilidade de qualquer natureza ou espécie com relação aos referidos ônus, custos e despesas, ainda que apurados ou cobrados após o término do Contrato, exceto dos programas existentes na CONTRATANTE na data da assinatura do Contrato, ainda que sejam posteriormente utilizados.
Rio Pomba, 01 de agosto de 2012.
XXXXX XXXXXXX XX XXXXXXXX
Pregoeiro
VISTO:
XXXXXXXX XXXXXXXXX XXX XXXX
Presidente da Câmara